Об утверждении Правил по организации заказа, хранению, учету и выдаче бланков документов государственного образца об образовании и обеспечению ими организаций образования, реализующих общеобразовательные учебные программы основного среднего, общего среднего образования и образовательные программы технического и профессионального, послесреднего, высшего и послевузовского образования, подведомственных организаций образования и осуществлении контроля за их использованием

      Сноска. Заголовок в редакции приказа Министра образования и науки РК от 21.09.2018 № 483 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

      В целях реализации подпункта 22) статьи 5 Закона Республики Казахстан от 27 июля 2007 года "Об образовании" и подпункта 2) пункта 3 статьи 16 Закона Республики Казахстан от 19 марта 2010 года "О государственной статистике" ПРИКАЗЫВАЮ:

      1. Утвердить прилагаемые Правила по организации заказа, хранению, учету и выдаче бланков документов государственного образца об образовании и обеспечению ими организаций образования, реализующих общеобразовательные учебные программы основного среднего, общего среднего образования и образовательные программы технического и профессионального, послесреднего, высшего и послевузовского образования, подведомственных организаций образования и осуществлении контроля за их использованием.

      2. Признать утратившим силу приказ и.о. Министра образования и науки Республики Казахстан от 1 июля 2011 года № 280 "Об утверждении Инструкции по организации заказа бланков документов государственного образца об образовании и (или) квалификации и обеспечении ими организаций образования, осуществлении контроля за их использованием" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов Республики Казахстан 1 августа 2011 года под № 7094, опубликованный в газете "Казахстанская правда" от 24 сентября 2011 г. № 308-309 (26699-26700)).

      3. Департаменту высшего, послевузовского образования и международного сотрудничества (Шаймарданов Ж.К.):

      1) обеспечить в установленном порядке государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

      2) после прохождения государственной регистрации опубликовать настоящий приказ в средствах массовой информации.

      4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на вице-министра образования и науки Балыкбаева Т.О.

      5. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Правила по организации заказа, хранению, учету и выдаче бланков документов государственного образца об образовании и обеспечению ими организаций образования, реализующих общеобразовательные учебные программы основного среднего, общего среднего образования и образовательные программы технического и профессионального, послесреднего, высшего и послевузовского образования, подведомственных организаций образования и осуществлении контроля за их использованием

      Сноска. Заголовок в редакции приказа Министра образования и науки РК от 21.09.2018 № 483 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
      Сноска. Правила в редакции приказа Министра образования и науки РК от 29.01.2016 № 113 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Глава 1. Общие положения

      Сноска. Заголовок главы 1 в редакции приказа Министра образования и науки РК от 21.09.2018 № 483 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

      1. Настоящие Правила по организации заказа, хранению, учету и выдаче бланков документов государственного образца об образовании и обеспечению ими организаций образования, реализующих общеобразовательные учебные программы основного среднего, общего среднего образования и образовательные программы технического и профессионального, послесреднего, высшего и послевузовского образования, подведомственных организаций образования и осуществлению контроля за их использованием (далее - Правила) разработан в соответствии с подпунктом 22) статьи 5 Закона Республики Казахстан от 27 июля 2007 года "Об образовании".

      2. Настоящие Правила устанавливают порядок организации заказа, хранения, учета и выдачи бланков документов государственного образца об образовании и обеспечению ими организаций образования, реализующих общеобразовательные учебные программы основного среднего, общего среднего образования и образовательные программы технического и профессионального, послесреднего, высшего и послевузовского образования, подведомственных организаций образования (далее – организации образования), осуществления контроля за их использованием.

      3. Министерство образования и науки Республики Казахстан (далее - Министерство), Управления образования области, города республиканского значения (далее-Управления образования) заключают договора с Банкнотной фабрикой Национального Банка Республики Казахстан (далее - Банкнотная фабрика) на оказание услуг по изготовлению бланков в объеме сводной заявки, в соответствии с требованиями к видам и формам документов государственного образца об образовании (типовой образец, цвет, степень защиты, качество бумаги).

      Порядок и сроки изготовления, доставки и приема бланков, а также ответственность за надлежащее исполнение обязательств содержатся в договоре, заключаемом между Министерством и Управлением образования и Банкнотной фабрикой.

      4. Министерство устанавливает единую серию для каждого вида бланка, порядковую нумерацию устанавливает Банкнотной фабрикой.

      5. Бланки выдаются организациям образования бесплатно, оплата оговаривается в договоре на оказание услуг по изготовлению бланков, заключенном между Министерством и (или) Управлением образования и Банкнотной фабрикой.

Глава 2. Порядок организации заказа, хранения, учета и выдачи бланков документов государственного образца об образовании и обеспечению ими организаций образования, реализующих общеобразовательные учебные программы основного среднего, общего среднего образования и образовательные программы технического и профессионального, послесреднего, высшего и послевузовского образования, подведомственных организаций образования, осуществления контроля за их использованием

      Сноска. Заголовок главы 2 в редакции приказа Министра образования и науки РК от 21.09.2018 № 483 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

      6. Организации образования, реализующие общеобразовательные учебные программы основного среднего и общего среднего образования и образовательные программы технического и профессионального, послесреднего образования подают в Управление образования, а организации образования, реализующие образовательные программы высшего и послевузовского образования, а также республиканские организации образования в Министерство:

      потребность в бланках на прогнозный трехлетний учебный период для формирования бюджетной заявки Управления образования или Министерства не позднее 10 апреля текущего года;

      заявки на бланки на один учебный год для составления договора между Министерством и (или) Управлениями образований с Банкнотной фабрикой не позднее 10 октября текущего года.

      В случае полного использования бланков, при возникновении в течение года дополнительной потребности в бланках, организации образований направляют дополнительную заявку в Управления образований и (или) Министерство с указанием необходимого количества бланков.

      7. Заявка составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем организации образования и скрепляется печатью. Один экземпляр заявки направляется в Управление образования и (или) Министерство, второй остается в организации образования.

      8. При формировании заявки Управления образований и (или) Министерство учитывает возможное увеличение потребности в предстоящем году и предусматривает 10-ти процентный резерв от заявленного количества потребности по каждому виду бланков.

      9. Управления образований и Министерство направляет сводную заявку с сопутствующими документами, отражающими количество, типовые образцы и другие сведения в Банкнотную фабрику для составления договора.

      10. Обязанности по получению от Банкнотной фабрики бланков, их учету, хранению, выдачи республиканским организациям образований и осуществлению контроля за их использованием возлагается Министерством на Национальный центр тестирования Министерства (далее - НЦТ) и Управления образований.

      11. НЦТ и Управление образования - определяет сотрудника в качестве материально-ответственного лица (далее - материально-ответственное лицо), на которою возлагаются обязанности по получению от Банкнотной фабрики бланков, их учету, хранению, выдачи организациям образования и осуществлению контроля за их использованием.

      НЦТ и Управления образований издают приказ о назначении материально-ответственного лица и заключает договор о его материальной ответственности.

      12. Министерство выдает генеральную доверенность НЦТ. На основании выданной доверенности материально-ответственное лицо получает и выдает бланки организациям образований.

      Управления образований выдают бланки на местах.

      13. Руководители организации образований издают приказ о назначении и осуществлении работы по учету, хранению и выдаче бланков, а также о назначении ответственного должностного лица от организации образования.

      14. В целях осуществления контроля по организации приема, хранения, выдачи и списания бланков в организациях образования создается постоянно действующая комиссия из пяти человек, утверждаемая приказом руководителя организации образования.

      15. Материально-ответственное лицо осуществляет выдачу бланков ответственному должностному лицу организации образования в соответствии с поданной заявкой и накладной на основании доверенности, выданной организацией образования.

      16. Доверенности, накладные организаций образования о выдаче бланков являются отчетными документами и хранятся у материально-ответственного лица.

      17. Бланки хранятся в несгораемых сейфах, железных шкафах или специально оборудованном помещении, обеспечивающем сохранность бланков без сроков ограничения.

Глава 3. Осуществление контроля за исполнением бланков документов государственного образца об образовании

      Сноска. Заголовок главы 3 в редакции приказа Министра образования и науки РК от 21.09.2018 № 483 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

      18. В целях осуществления контроля использования бланков в организациях образований ведутся журналы учета использования бланков (далее – журналы) по каждому виду отдельно, которые должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены руководителем организации образования и скреплены печатью.

      19. Записи в журналах производятся шариковой или перьевой ручкой, синими чернилами, в хронологическом порядке, на основании соответствующих документов, подтверждающих достоверность этих записей. Исправление ошибок производится путем зачеркивания текста тонкой линией и внесения в соответствующих строках и графах правильных номеров и текста. Одновременно на полях соответствующей строки делается отметка "исправлено" за подписью ответственного должностного лица.

      20. Ответственные должностные лица организаций образования, реализующих образовательные программы высшего и послевузовского образования, а также республиканские организации образования до 1 августа текущего года, подписанный руководителем организации образования, а в его отсутствие - лицом, его заменяющим, представляют в НЦТ, а организаций образования, реализующих общеобразовательные учебные программы основного среднего и общего среднего образования и образовательные программы технического и профессионального, послесреднего образования в Управление образования отчет об использовании бланков документов государственного образца об образовании в соответствующем учебном году по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам.

      21. Ответственные должностные лица организаций образований реализующие образовательные программы высшего и послевузовского образования каждый месяц представляет в НЦТ отчет о движении бланков по форме согласно приложению 2 к настоящим Правилам.

      Управление образования раз в квартал составляет отчет об использовании бланков документов государственного образца об образовании по форме согласно приложению 3 к настоящим Правилам.

      22. Неиспользованные бланки остаются в организациях образования, их количество указывается в отчетах о движении бланков согласно приложению и заявке на следующий год. Передача бланков другой организации образования категорически запрещается.

      23. В случае выявления фактов недостачи бланков, комиссией составляется акт, в котором указывается место и дата инвентаризации по форме согласно приложению 4 к настоящим Правилам.

      24. В случаях обнаружения утерянных бланков комиссия составляет акт и передает на хранение ответственному должностному лицу по форме согласно приложению 5 к настоящим Правилам.

      25. В случае порчи бланков при их использовании в работе, составляется акт по испорченным бланкам по форме согласно приложению 6 настоящего приказа. К акту по испорченным бланками прикладываются вырезанные и наклеенные на лист бумаги государственные номера и серии испорченных бланков, оставшиеся части бланков измельчаются или сжигаются.

      26. В случае внесения изменений в содержание бланков, бланки старого образца уничтожаются в организациях образования на основании решения руководителя организации образования и оформляются актом уничтожения бланков документов государственного образца об образовании по форме согласно приложению 7 к настоящим Правилам, в НЦТ на основании решения комиссии, созданной в Министерстве, и оформляется актом уничтожения бланков документов государственного образца об образовании по форме согласно приложению 8 к настоящим Правилам. К акту прикладываются вырезанные и наклеенные на лист бумаги государственные номера и серии бланков, оставшиеся части бланков измельчаются или сжигаются.

      27. В целях осуществления контроля достоверности отчетных данных обеспечивается надлежащее хранение копий отчетов. Отчеты хранятся в отдельных папках по срокам их составления.

      28. Осуществление контроля за заказом, выдачей и хранением бланков возлагается на первых руководителей организаций образования.

      Сноска. Приложение 1 в редакции приказа Министра образования и науки РК от 02.09.2019 № 393 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

      Представляется в Управление образования

      и в РГКП "Национальный центр тестирования"

Отчет об использовании бланков документов государственного образца об образовании
            ____________________________________________________________________
                        (наименование организации образования)
                        в __________________________учебном году

      Индекс формы административных данных: 1 – ПП.

      Периодичность: ежегодная.

      Отчетный период: 20__ - 20___ учебный год.

      Круг лиц, представляющих информацию: Информацию представляют ответственные должностные лица организаций образования.

      1. Выдача бланков

      2. Выдача дубликатов

      3. Порча бланков приложений (вкладышей)

      4. Остаток бланков приложений (вкладышей)

      5. Выдача справок

      6. Остаток бланков справок

      Наименование организации
образования__________________________________________________________
Адрес_______________________________________________________________
Телефон_____________________________________________________________
Адрес электронной почты______________________________________________
Исполнитель_________________________________________________________
фамилия, имя и отчество (при его наличии), подпись, телефон
Руководитель или лицо, исполняющее его обязанности_____________________
____________________________________________________________________
фамилия, имя и отчество (при его наличии), подпись
Место для печати
(за исключением лиц, являющихся субъектами частного предпринимательства)

Пояснение по заполнению формы "Отчет об использовании бланков документов государственного образца об образовании"

      1. Настоящее пояснение определяет единые требования по заполнению формы, предназначенной для сбора административных данных "Отчет об использовании бланков документов государственного образца об образовании" (далее – Форма).

      2. В графе А таблиц 1, 2, 3, 4, 5, 6 формы указывается наименование бланков (серии и регистрационные номера).

      3. В графе 1 таблиц 1, 2, 3, 4, 5, 6 формы указывается год поступления бланков.

      4. В графе 2 таблиц 1, 2, 3, 4, 5, 6 формы указывается количество бланков.

      Сноска. Приложение 2 в редакции приказа Министра образования и науки РК от 02.09.2019 № 393 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

      Представляется в РГКП "Национальный центр тестирования"

      Отчет о движении бланков документов государственного образца об образовании
            ____________________________________________________________________
                        (наименование организации образования)
                        в __________________________учебном году

      Индекс формы административных данных: 1 – ПП.

      Периодичность: ежегодная.

      Отчетный период: 20__ - 20___ учебный год.

      Круг лиц, представляющих информацию: Информацию представляет ответственные должностные лица организаций образования.

      Наименование организации
образования__________________________________________________________
Адрес_______________________________________________________________
Телефон_____________________________________________________________
Адрес электронной почты______________________________________________
Исполнитель_________________________________________________________
фамилия, имя и отчество (при его наличии), подпись, телефон
Руководитель или лицо, исполняющее его обязанности_____________________
____________________________________________________________________
фамилия, имя и отчество (при его наличии), подпись
Место для печати
(за исключением лиц, являющихся субъектами частного предпринимательства)

Пояснение по заполнению формы "Отчет о движении бланков документов государственного образца об образовании"

      1. Настоящее пояснение определяет единые требования по заполнению формы, предназначенной для сбора административных данных "Отчет о движении бланков документов государственного образца об образовании" (далее – Форма).

      2. В графе А формы указывается наименование бланков.

      3. В графе 1 формы указывается выпуск бланков.

      4. В графе 2 формы указывается количество заказанных бланков.

      5. В графе 3 формы указывается всего получено в НЦТ из них количество, серии и номера бланков.

      6. В графе 4 формы указывается сведения о движении бланков, из них указывается сколько выдано, испорчено и остаток.

      Сноска. Приложение 3 в редакции приказа Министра образования и науки РК от 02.09.2019 № 393 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

      Представляется в Управление образования

      Отчет о движении бланков документов государственного образца об образовании
      ___________________________________________________________________
                        (наименование организации образования)
                  в __________________________учебном году

      Индекс формы административных данных: 1 – ПП.

      Периодичность: ежегодная.

      Отчетный период: 20__ - 20___ учебный год.

      Круг лиц, представляющих информацию: Информацию представляют ответственные должностные лица организаций образования.

      Наименование организации
образования__________________________________________________________
Адрес_______________________________________________________________
Телефон_____________________________________________________________
Адрес электронной почты______________________________________________
Исполнитель_________________________________________________________
фамилия, имя и отчество (при его наличии), подпись, телефон
Руководитель или лицо, исполняющее его обязанности_____________________
____________________________________________________________________
фамилия, имя и отчество (при его наличии), подпись
Место для печати
(за исключением лиц, являющихся субъектами частного предпринимательства)

Пояснение по заполнению формы "Отчет о движении бланков документов государственного образца об образовании"

      1. Настоящее пояснение определяет порядок заполнения формы, предназначенной для сбора административных данных "Отчет о движении бланков документов государственного образца об образовании" (далее – Форма).

      2. В графе А формы указывается наименование бланков.

      3. В графе 1 формы указывается выпуск бланков.

      4. В графе 2 формы указывается количество заказанных бланков.

      5. В графе 3 формы указывается всего получено в Управлении образования из них количество, серии и номера бланков.

      6. В графе 4 формы указывается сведения о движении бланков, из них указывается сколько выдано, испорчено и остаток.

      Сноска. Приложение 4 в редакции приказа Министра образования и науки РК от 21.09.2018 № 483 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

                  Акт № _____ от "___" ___________ 20 __ года недостачи бланков
                        документов государственного образца об образовании

            Мы, нижеподписавшиеся,
________________________________________________________________________________
      (Ф.И.О. (при его наличии) – должность ответственного должностного лица от
организации образования за осуществление работы по учету, хранению и выдаче бланков)
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
      (Ф.И.О. (при его наличии) – должности членов постоянно действующей комиссии по
            осуществлению контроля организации приема, хранения, выдачи и списания
                        бланков в организациях образования)
составили настоящий акт в том, что в ходе проведения проверки была обнаружена недостача
нижеследующих бланков документов государственного образца об образовании:

      Члены комиссии:

      Должность ______________________________________________ Фамилия, инициалы

      Должность ______________________________________________ Фамилия, инициалы

      Должность ______________________________________________ Фамилия, инициалы

      Должность ______________________________________________ Фамилия, инициалы

      Должность ______________________________________________ Фамилия, инициалы

      Сноска. Приложение 5 в редакции приказа Министра образования и науки РК от 21.09.2018 № 483 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

                        Акт №_____ от "___" ___________20__ года обнаружения
            утерянных бланков документов государственного образца об образовании

            Мы, нижеподписавшиеся,
________________________________________________________________________________
            (Ф.И.О. (при его наличии) – должность ответственного должностного лица
от организации образования за осуществление работы по учету, хранению и выдаче бланков)
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
      (Ф.И.О. (при его наличии) – должности членов постоянно действующей комиссии по
      осуществлению контроля организации приема, хранения, выдачи и списания бланков
            в организациях образования) составили настоящий акт в том, что при
________________________________________________________________________________
      (описать ситуацию, проведение вторичной проверки и другое при которой были
      обнаружены ранее утерянные бланки)
были обнаружены нижеследующие утерянные бланки документов государственного образца об образовании:

      Члены комиссии:

      Должность ______________________________________________ Фамилия, инициалы

      Должность ______________________________________________ Фамилия, инициалы

      Должность ______________________________________________ Фамилия, инициалы

      Должность ______________________________________________ Фамилия, инициалы

      Должность ______________________________________________ Фамилия, инициалы

      Сноска. Приложение 6 в редакции приказа Министра образования и науки РК от 21.09.2018 № 483 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Акт №_____ от "___" ___________20__ года
                  порчи бланков документов государственного образца
                  об образовании при использовании их в работе

      Мы, нижеподписавшиеся,
________________________________________________________________________________
(Ф.И.О. – должность ответственного должностного лица от организации образования
      за осуществление работы по учету, хранению и выдаче бланков)
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
(Ф.И.О.(при его наличии) – должности членов постоянно действующей комиссии по
осуществлению контроля организации приема, хранения, выдачи и списания бланков
в организациях образования) составили настоящий акт в том, что при заполнении
бланков документов государственного образца в ходе работы были испорчены
нижеследующие бланки документов государственного образца об образовании:

      Члены комиссии:

      Должность _____________________ Фамилия, имя, отчество (при его наличии)

      Должность _____________________ Фамилия, имя, отчество (при его наличии)

      Должность _____________________ Фамилия, имя, отчество (при его наличии)

      Должность _____________________ Фамилия, имя, отчество (при его наличии)

      Должность _____________________ Фамилия, имя, отчество (при его наличии

      Сноска. Приложение 7 в редакции приказа Министра образования и науки РК от 21.09.2018 № 483 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

      Акт №_____ от "___" ___________20__ года уничтожения бланков документов
                        государственного образца об образовании

      Мы, нижеподписавшиеся,
____________________________________________________________________
(Ф.И.О. (при его наличии) – должность ответственного должностного
лица от организации образования за осуществление работы
по учету, хранению и выдаче бланков)
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(Ф.И.О. (при его наличии) – должности членов постоянно действующей комиссии
по осуществлению контроля организации приема, хранения, выдачи и списания
бланков в организациях образования) составили настоящий акт в том, что при
заполнении бланков документов государственного образца в ходе работы были
уничтожены нижеследующие испорченные бланки документов
государственного образца об образовании:

      Члены комиссии:

      Должность _____________________ Фамилия, имя, отчество (при его наличии)

      Должность _____________________ Фамилия, имя, отчество (при его наличии)

      Должность _____________________ Фамилия, имя, отчество (при его наличии)

      Должность _____________________ Фамилия, имя, отчество (при его наличии)

      Должность _____________________ Фамилия, имя, отчество (при его наличии)

      Сноска. Правила дополнены приложением 8 в соответствии с приказом Министра образования и науки РК от 21.09.2018 № 483 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования); в редакции приказа Министра образования и науки РК от 21.09.2018 № 483 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

            Акт №_____ от "___" ___________20__ года уничтожения бланков документов
                        государственного образца об образовании

      Мы, нижеподписавшиеся,
________________________________________________________________________________
(Ф.И.О. (при его наличии) – должность ответственного должностного лица от организации
образования за осуществление работы по учету, хранению и выдаче бланков)
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
(Ф.И.О. (при его наличии) – должности членов действующей комиссии по осуществлению
контроля организации приема, хранения, выдачи и списания бланков в организациях
образования) составили настоящий акт в том, что при заполнении бланков документов
государственного образца в ходе работы были уничтожены нижеследующие испорченные
бланки документов государственного образца об образовании:

      Члены комиссии:

      Должность _____________________ Фамилия, имя, отчество (при его наличии)

      Должность _____________________ Фамилия, имя, отчество (при его наличии)

      Должность _____________________ Фамилия, имя, отчество (при его наличии)

      Должность _____________________ Фамилия, имя, отчество (при его наличии)

      Должность _____________________ Фамилия, имя, отчество (при его наличии)