Орталық сараптау-тексеру комиссиясы және орталық мемлекеттік және арнайы мемлекеттік архивтердің сараптау-тексеру комиссиялары туралы ережелерді бекіту туралы

      Ескерту. Бұйрықтың тақырыбы жаңа редакцияда – ҚР Мәдениет және спорт министрінің 29.12.2017 № 355 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

      "Ұлттық архив қоры және архивтер туралы" Қазақстан Республикасы Заңының 18-бабы 2-тармағының 3) тармақшасына сәйкес БҰЙЫРАМЫН:

      1. Мыналар:

      1) осы бұйрықтың 1-қосымшасына сәйкес Орталық сараптау-тексеру комиссиясы туралы ереже;

      2) осы бұйрықтың 2-қосымшасына сәйкес Орталық мемлекеттік және арнайы мемлекеттік архивтердің сараптау-тексеру комиссиясы туралы ереже бекітілсін.

      2. Қазақстан Республикасы Байланыс және ақпарат министрлігі Ақпарат және мұрағат комитеті (Б.Т.Берсебаев):

      1) осы бұйрықтың Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде мемлекеттік тіркелуін;

      2) мемлекеттік тіркеуден өткеннен кейін осы бұйрықтың бұқаралық ақпарат құралдарында ресми жариялануын және Қазақстан Республикасы Байланыс және ақпарат министрлігінің интернет-ресурсында орналастырылуын қамтамасыз етсін.

      3. Осы бұйрықтың орындалуын бақылау Қазақстан Республикасының Байланыс және ақпарат вице-министрі Л.М.Танысбайға жүктелсін.

      4. Осы бұйрық алғашқы ресми жарияланған күнінен бастап қолданысқа енгізіледі.

Орталық сараптау-тексеру комиссиясы туралы ереже

      Ескерту. 1-қосымша жаңа редакцияда – ҚР Мәдениет және спорт министрінің 29.12.2017 № 355 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

1-тарау. Жалпы ережелер

      1. Орталық сараптау-тексеру комиссиясы (бұдан әрі – ОСТК) Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрлігі (бұдан әрі – Министрлік) жанындағы құжаттардың құндылығына сараптама жасау, Ұлттық архив қорының құрамына енгізу (шығару), сондай-ақ оның жинақтау көздерін белгілеу мәселелерін қарауды жүзеге асыратын алқалық, консультативтік-кеңесші орган болып табылады.

      2. ОСТК өз қызметінде Қазақстан Республикасының Конституциясын, "Ұлттық архив қоры және архивтер туралы" Қазақстан Республикасының Заңын, Қазақстан Республикасының архив ісі және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету, электрондық құжат айналымы және электрондық архивтер саласындағы басқа да нормативтік құқықтық актілерін, сондай-ақ осы Орталық сараптау-тексеру комиссиясы туралы ережені (бұдан әрі – Ереже) басшылыққа алады.

2-тарау. ОСТК-ның міндеттері, функциялары және құрамы

1-параграф. ОСТК-ның міндеттері

      3. ОСТК-ның мiндеттерi болып табылады:

      1) архивтік құжаттардың құндылығына сараптама жасау мен мемлекеттік және арнайы мемлекеттік архивтерді Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қорының құрамына жатқызылған құжаттармен толықтырудың ғылыми-әдістемелік және тәжірибелік мәселелеріне сараптама жасау;

      2) Ұлттық архив қорын қалыптастырудың принциптері мен критерийлерін анықтау.

2-параграф. ОСТК-ның функциялары

      4. ОСТК өзіне жүктелген міндеттерді орындау үшін келесідей функцияларды жүзеге асырады:

      1) сақтау мерзімдерін көрсете отырып, ұйымдардың қызметі барысында қалыптасатын құжаттар тізбесінің жобаларына сараптама жасайды және келіседі;

      2) ұйымдардың үлгілік істер номенклатураларының жобаларына сараптама жасайды және келіседі;

      3) Ұлттық архив қорын толықтыру көздерінің тізімдерінің жобаларына сараптама жасайды және келіседі;

      4) орталық және жергілікті атқарушы органдардың, мемлекеттік және арнайы мемлекеттік архивтердің, басқа да ұйымдардың қызметі барысында қалыптасатын қолданыстағы құжаттар тізбелеріне өзгерістер мен толықтырулар енгізу туралы ұсыныстарына сараптама жасайды;

      5) СТК-ның қызметі туралы ақпаратты тексереді, олардың жұмыстары туралы есептерді қабылдайды;

      6) СТК, ОСК, СК арасында туындайтын құжаттардың құндылығына сараптама жасау және олармен мемлекеттік, арнайы мемлекеттік архивтерді және ұйымдардың архивтерін толықтырудың даулы мәселелері бойынша сараптамалық қорытынды ұсынады;

      7) СТК-ның және ОСТК-ның мүшелерінің қорытындыларын тексереді;

      8) Ұлттық архив қорының мемлекеттік меншіктегі құжаттарын Қазақстан Республикасынан тысқары жерлерге уақытша әкетуге жоспарланған құжаттардың ғылыми және тәжірибелік құндылығына сараптама жасау.

3-параграф. ОСТК-ның құрамы

      5. ОСТК құрамына төраға, төрағаның орынбасары және ОСТК мүшелері кіреді.

      Хатшы ОСТК-ның мүшесі болып табылмайды.

      ОСТК саны тақ болатын мүшелерден тұрады.

      6. ОСТК мүшелері төрағаның орынбасарынан, Министрліктің архив ісі және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы функциялар жүктелген құрылымдық бөлімшенің (бұдан әрі – құрылымдық бөлімше) мамандарынан, мемлекеттік, арнайы мемлекеттік, орталық және жергілікті атқарушы органдардың мамандарынан, ғылым, оқу ұйымдарының өкілдерінен тұрады.

      Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрлігінің жетекшілік ететін вице-министрі ОСТК төрағасы болып табылады.

      ОСТК төрағасының орынбасары құрылымдық бөлімше басшыларының қатарынан тағайындалады.

      7. ОСТК-ның хатшысы:

      1) ОСТК отырысының күн тәртібін қалыптастырады;

      2) ОСТК мүшелерінің шақырылуын қамтамасыз етеді;

      3) ОСТК отырысының хаттамасын жүргізеді;

      4) ОСТК шешімдерін тиісті ұйымдардың назарына жеткізеді;

      5) ОСТК отырыстарының құжаттарын жедел сақтауды жүргізеді.

      ОСТК-ның хатшысы ОСТК-да қаралатын мәселелерді дайындауды қамтамасыз ететін құрылымдық бөлімше қызметкерлерінің қатарынан тағайындалады.

      8. ОСТК-ның құрамы Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің (бұдан әрі – Министр) бұйрығымен бекітіледі.

4-параграф. ОСТК-ның қызметін ұйымдастыру

      9. Құрылымдық бөлімше ОСТК-ның жұмыс органы болып табылады.

      10. ОСТК төрағасы ОСТК-ның қызметіне басшылық жасайды, оның отырыстарында төрағалық етеді, ОСТК-ның қызметіне жалпы бақылауды жүзеге асырады. Төраға болмаған кезде оның функцияларын орынбасары орындайды.

      11. ОСТК-ның қызметі ОСТК төрағасы бекітетін жоспарға сәйкес жүзеге асырылады.

      12. ОСТК отырысының күн тәртібі бойынша ұсыныстарды, құжаттар мен материалдарды дайындауды, ОСТК отырысының хаттамасын ресімдеуді хатшы жүзеге асырады.

      13. ОСТК отырыстарын өткізуге материалдарды дайындауды ОСТК-ның хатшысы жүзеге асырады, ол отырыс өтуден кемінде 30 күнтізбелік күн бұрын материалдарды ОСТК мүшелеріне жолдайды.

      14. ОСТК мүшелері сараптамаға ұсынылған материалдарды зерделейді, сараптамалық қорытындылар әзірлейді және ОСТК отырысына дейін кемінде 5 жұмыс күнінен кешіктірмей, хатшыға ОСТК отырыстарында талқылау үшін қорытындыларын береді.

      15. ОСТК отырыстары қажеттілігіне қарай, оның мүшелерінің кемінде жартысы болған жағдайда, бірақ тоқсанында кемінде бір рет өткізіледі.

      16. ОСТК шешімді ашық дауыс беру арқылы қабылдайды. Егер ОСТК мүшелерінің жалпы санының көпшілігі дауыс берсе, шешімдер қабылданған болып есептеледі.

      Дауыстар тең болған жағдайда төраға дауыс берген шешім қабылданған болып есептеледі.

      ОСТК мүшелерінің ОСТК хаттамасына ескертулері, ерекше пікірлері мен толықтырулары жазбаша түрде баяндалады және хаттамаға қоса беріледі.

      ОСТК шешімдері комиссия мүшелері қол қоятын хаттамамен ресімделеді.

      17. Осы Ереженің 4-тармағында көрсетілген және ОСТК-ға ұсынылған жобаларды келісу OСТК хаттамасының күнін, нөмірін көрсете отырып келісу грифімен ресімделеді.

5-параграф. ОСТК қызметінің тоқтатылуы

      18. ОСТК-ның қызметі Министрдің шешімімен тоқтатылады.

Орталық мемлекеттік және арнайы мемлекеттік архивтердің сараптау-тексеру комиссиялары туралы ереже

      Ескерту. 2-қосымша жаңа редакцияда – ҚР Мәдениет және спорт министрінің 29.12.2017 № 355 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

1-тарау. Жалпы ережелер

      1. Орталық мемлекеттік және арнайы мемлекеттік архивтердің сараптау-тексеру комиссиялары (бұдан әрі – СТК) Қазақстан Республикасының Ұлттық архивінің, Қазақстан Республикасының орталық мемлекеттік архивтерінің, арнайы мемлекеттік архивтердің, Қазақстан Республикасы Президентінің архивінің (бұдан әрі – архивтер) құжаттарының құндылығына сараптама жасаудың ғылыми-әдістемелік және тәжірибелік мәселелерін қарау мақсатында құрылатын консультативтік-кеңесші органдар болып табылады.

      2. СТК өз қызметінде Қазақстан Республикасының Конституциясын, "Ұлттық архив қоры және архивтер туралы" Қазақстан Республикасының Заңын, Қазақстан Республикасының архив ісі және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету, электрондық құжат айналымы және электрондық архивтер саласындағы басқа да нормативтік құқықтық актілерін, сондай-ақ осы Орталық мемлекеттік және арнайы мемлекеттік архивтердің сараптау-тексеру комиссиялары туралы ережені (бұдан әрі – Ереже) басшылыққа алады.

2-тарау. СТК-ның міндеттері, функциялары және СТК құрылымы

1-параграф. СТК міндеттері

      3. СТК-ның негізгі міндеттері:

      1) архивтің толықтыру көздері болып табылатын ұйымдарды анықтау;

      2) құжаттарды Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының (бұдан әрі – Ұлттық архив қоры) құрамына енгізу және оның құрамынан шығару;

      3) істер номенклатурасын құру, істерді қалыптастыру және оларды мемлекеттік сақтауға тапсыруға әзірлеу кезінде іс қағаздарын жүргізу кезеңінде құжаттарды ұйымдастыру және құндылығына сараптама жасау;

      4) ұйымдардың басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметтерінің, Ұлттық архив қорын толықтыру көзі болып табылатын ұйымдар архивтерінің қызметіне әдістемелік көмек көрсету.

2-параграф. СТК-ның функциялары

      4. СТК жүктелген міндеттерге сәйкес:

      1) архивті толықтыру көздерінің тізімдерінің, оларға өзгерістер мен толықтырулардың жобаларына сараптама жасайды және келіседі;

      2) архивтің толықтыру көздері болып табылатын ұйымдармен ұсынылатын құжаттарды мемлекеттік сақтауға дайындау мен тапсырудың жоспарлары мен кестелерінің жобаларына сараптама жасайды және келіседі;

      3) істер номенклатураларының, құжаттандыру және құжаттаманы басқару қағидаларының, ведомстволық (жеке) архивтер туралы ережелердің, ОСК және СК туралы ережелердің жобаларына сараптама жасайды және келіседі;

      4) архивтердің толықтыру көздерінен түскен тұрақты сақталатын істер тізімдемелеріне сараптама жасайды және бекітеді, жеке құрам бойынша істер тізімдемелерінің, сақтауға жатпайтын құжаттар мен істерді жоюға бөлу туралы актілердің жобаларына сараптама жасайды және келіседі;

      5) архивте және ведомстволық (жеке) архивтердегі тұрақты сақталатын құжаттардың қайта қалпына келмейтіндей бүлінгендігі туралы актілерге, мемлекеттік сақтауға тапсыруға жататын істердің табылмағандығы туралы актілерге сараптама жасайды және бекітеді;

      6) Қазақстан Республикасының ұлттық мәдени игілік объектілеріне жатқызылған архивтік құжаттардың, архивте сақталатын аса құнды құжаттардың, сақтандыру көшірмесін жасауға жататын аса құнды құжаттардың тізбелеріне, архивтің толықтыру көздері болып табылатын ұйымдармен ұсынылатын аса құнды істердің тізімдемелеріне және сақтандыру көшірмелерінің тізімдемелеріне сараптама жасайды және бекітеді;

      7) мемлекеттік сақтауға қабылданатын жеке тектік құжаттарға сараптама жасайды;

      8) архивтің және оның толықтыру көздерінің қызметкерлерімен әзірленген құжаттардың құндылығына сараптама жасау және архивтерді толықтыру мәселелері бойынша әдістемелік ұсыныстардың жобаларына сараптама жасайды;

      9) архивтердің және олардың толықтыру көздерінің құжаттардың жекелеген түрлерінің сақтау мерзімдерін анықтау бойынша ұсыныстарына сараптамалық қорытынды ұсынады;

      10) ұйымдардың ОСК және СК жұмыстары туралы ақпаратты қабылдайды;

      11) құжаттарды мемлекеттік сақтауға іріктеу кезінде пайда болатын құжаттардың құндылығына сараптама жасаудың және олармен архивтерді толықтырудың даулы мәселелері бойынша сараптамалық қорытынды ұсынады;

      12) СТК мүшелерінің қорытындыларына тексеріс жүргізеді.

3-параграф. СТК-ның құрылымы

      5. Архив басшысының немесе құрылымдық бөлімше басшысының (Қазақстан Республикасының мемлекеттік арнайы архиві үшін) бұйрығымен бекітілген СТК құрамына: төраға, оның орынбасары және архивтік құжаттамалау саласындағы барынша білікті архив мамандары қатарынан комиссия мүшелері, сонымен қатар архивті толықтыру көздері болып табылатын ұйымдардың өкілдері (Қазақстан Республикасының мемлекеттік арнайы архиві үшін) кіреді.

      Хатшы СТК-ның мүшесі болып табылмайды.

      СТК саны тақ болатын мүшелерден тұрады.

      6. СТК-ны төраға ретінде архив басшысы немесе оның орынбасарлары басқарады.

      СТК төрағасы қызметке жалпы басшылық жасайды, отырыстарда төрағалық етеді, СТК-ға жүктелген міндеттердің орындалуын бақылайды.

      7. СТК-ның хатшысы:

      1) Төрағаның (төраға орынбасарының) нұсқауы бойынша СТК отырысын шақыруды қамтамасыз етеді;

      2) отырыстың хаттамасын жүргізеді және он жұмыс күні ішінде хаттаманы төрағаға қол қоюға ұсынады;

      3) мүдделі заңды тұлғаларды комиссияның шешімі туралы хабардар етеді;

      4) СТК жұмысы туралы мемлекеттік есеп пен есептілік жүргізеді;

      5) құжаттаманы жүргізеді және оның сақталуын қамтамасыз етеді;

      6) күн тәртібін, отырысқа шақырылған тұлғалардың тізімін жасайды және оны өткізгенге дейін үш күнтізбелік күн бұрын СТК төрағасына барлық құжаттар жинағын ұсынады.

4-параграф. СТК қызметін ұйымдастыру

      8. СТК қызметі архивтердің жұмыс жоспарларымен қарастырылады.

      9. СТК отырыстары СТК-ға ұсынылған құжаттардың түсуіне қарай, алайда айына кем дегенде бір реттен кем емес, шақырылары.

      Қажет жағдайда жылжымалы комиссия отырыстары, сонымен қатар СТК және архивтердің әдістемелік кеңестерінің бірлескен отырыстары өткізіледі.

      10. СТК отырысы, егер құрамының жартысынан көп бөлігі қатысқанда құқылы деп есептеледі.

      11. СТК-да қарау үшін құжаттар СТК отырысының қарауына отырысқа дейін 7 жұмыс күнінен кешіктірілмей жолданады.

      СТК отырысының күн тәртібі бойынша ұсыныстарды, құжаттар мен материалдарды дайындауды, СТК отырысының хаттамасын әзірлеуді хатшы жүзеге асырады.

      12. СТК отырыстарын өткізуге материалдарды дайындауды СТК хатшысы жүзеге асырады, ол отырыс өтуден кемінде 30 күнтізбелік күн бұрын материалдарды СТК мүшелеріне жолдайды.

      13. СТК мүшелері сараптамаға ұсынылған материалдарды зерделейді, сараптамалық қорытындылар әзірлейді және отырысқа дейін кемінде 5 жұмыс күнінен кешіктірмей оларды хатшыға СТК отырыстарында талқылау үшін жолдайды.

      14. СТК шешімді ашық дауыс беру арқылы қабылдайды. Егер СТК мүшелерінің жалпы санының көпшілігі дауыс берсе, шешімдер қабылданған болып есептеледі.

      Дауыстар тең болған жағдайда төраға дауыс берген шешім қабылданған болып есептеледі.

      СТК мүшелерінің СТК хаттамасына ескертулері, ерекше пікірлері мен толықтырулары жазбаша түрде баяндалады және хаттамаға қоса беріледі.

      СТК шешімдері архив басшысы бекітетін хаттамамен ресімделеді.

      Заңды және жеке тұлғалардың өтініштеріне жауаптар Қазақстан Республикасы Әкімшілік рәсімдік-процестік кодексімен белгіленген тәртіпте жолданады.

      15. Осы Ереженің 4-тармағында көрсетілген және СТК-ға ұсынылған жобаларды келісу СТК хаттамасының күнін, нөмірін көрсете отырып келісу грифімен ресімделеді.

      16. Осы Ереженің 4-тармағында көрсетілген және СТК-ға ұсынылған жобаларды бекіту СТК хаттамасының күнін, нөмірін көрсете отырып бекіту грифімен ресімделеді.

5-параграф. СТК қызметінің тоқтатылуы

      17. СТК-ның қызметі архив басшысының шешімімен тоқтатылады.