«Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Заңының 18-бабы 2-тармағының 3) тармақшасына сәйкес, БҰЙЫРАМЫН:
1. Мыналар:
1) осы бұйрықтың 1-қосымшасына сәйкес Орталық сараптау-тексеру комиссиясы туралы ереже;
2) осы бұйрықтың 2-қосымшасына сәйкес орталық мемлекеттік және арнайы мемлекеттік мұрағаттардың сараптау-тексеру комиссиясы туралы ереже бекітілсін.
2. Қазақстан Республикасы Байланыс және ақпарат министрлігі Ақпарат және мұрағат комитеті (Б.Т.Берсебаев):
1) осы бұйрықтың Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде мемлекеттік тіркелуін;
2) мемлекеттік тіркеуден өткеннен кейін осы бұйрықтың бұқаралық ақпарат құралдарында ресми жариялануын және Қазақстан Республикасы Байланыс және ақпарат министрлігінің интернет-ресурсында орналастырылуын қамтамасыз етсін.
3. Осы бұйрықтың орындалуын бақылау Қазақстан Республикасының Байланыс және ақпарат вице-министрі Л.М.Танысбайға жүктелсін.
4. Осы бұйрық алғашқы ресми жарияланған күнінен бастап қолданысқа енгізіледі.
Министр А. Жұмағалиев
Қазақстан Республикасы
Байланыс және ақпарат
министрінің
2011 жылғы 16 қарашадағы
№ 348 бұйрығына
1-қосымша
Орталық сараптау-тексеру комиссиясы туралы ереже
1. Жалпы ережелер
1. Орталық сараптау-тексеру комиссиясы (бұдан әрi – ОСТК) Қазақстан Республикасы Байланыс және ақпарат министрлігі Ақпарат және мұрағат комитетiнiң (бұдан әрі - Комитет) жанындағы құжаттардың құндылығына сараптама жасайтын және оларды Ұлттық мұрағат қорының құрамына енгізуге (шығаруға) байланысты ғылыми-әдістемелік мәселелерді қарастыратын, сонымен қатар, оның толықтыру көздерін белгілеуді жүзеге асыратын консультативтік-кеңесшi орган болып табылады.
2. ОСТК өз қызметінде Қазақстан Республикасының Конституциясын, Қазақстан Республикасының «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Заңын, Қазақстан Республикасы Үкіметінің 1999 жылғы 7 қазандағы № 1538 қаулысымен бекітілген Ұлттық мұрағат қоры туралы ережесін, мұрағат ісі мен құжаттама саласындағы басқа да Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық актілерді, сондай-ақ осы Ережелерді басшылыққа алады.
3. ОСТК құрамы Комитет төрағасының бұйрығымен бекітіледі.
4. ОСТК құрамына: төраға, төрағаның орынбасары, хатшы және Комитеттің, мемлекеттік, арнайы мемлекеттік, орталық және жергілікті атқарушы органдардың мамандарынан, ғылым, оқу ұйымдардың өкілдері ОСТК мүшелері болып кіреді;
1) ОСТК төрағасы болып Комитет төрағасының орынбасары табылады. ОСТК төрағасының орынбасары Комитеттің құрылымдық бөлімшелері басшыларының құрамынан тағайындалады;
2) ОСТК хатшысы Комитеттің құрылымдық бөлімшелерінің қатарынан тағайындалады, ОСТК қарастырылатын мәселелерді дайындауды қамтамасыз етеді.
2. ОСТК міндеттері мен функциялары
4. ОСТК-ның негізгі мiндеттерi:
1) Ұлттық мұрағат қорын қалыптастыру мен толықтыру үшін құжаттарды анықтау және оның құрамын оңтайландыру;
2) мұрағаттық құжаттардың құндылығына сараптама жасау бойынша ғылыми-әдістемелік және тәжірибелік мәселелерді, олармен мемлекеттік және арнайы мемлекеттік мұрағаттарды толықтыру бойынша шешімдерді қарастырады және қабылдайды;
3) жергілікті атқарушы органдардың сараптау-тексеру комиссияларының (бұдан әрі - СТК), орталық мемлекеттік, арнайы мемлекеттік мұрағаттардың орталық сараптау комиссияларының (бұдан әрі - ОСК) және орталық және жергілікті атқарушы органдардың және басқа да ұйымдардың сараптау комиссияларының (бұдан әрі - СК) қызметтеріне ғылыми-әдістемелік басшылықты жүзеге асырады.
5. ОСТК функциялары:
1) нормативтік құқықтық актіледің (ереже, нұсқаулық) жобаларын, құжаттардың құндылығына сараптама жасау және олардың Ұлттық мұрағат қоры құрамына енгізуге байланысты әдістемелік ұсыныстар мәселелері бойынша;
2) қызмет барысында қалыптасатын, сақтау мерзімдері көрсетілген құжаттар тізбесінің жобалары, оларға өзгертулер мен толықтырулар;
3) ұйымның үлгілік істер номенклатураларының жобаларын;
4) мемлекеттік және арнайы мемлекеттік мұрағаттардың толықтыру көздерінің тізімдерінің жобалары, оларға өзгерістер мен толықтырулар енгізу;
5) қолданыстағы тізбеде қарастырылмаған, құжаттардың сақтау мерзімдерін анықтау (келісу) туралы орталық және жергілікті атқарушы органдардың, мемлекеттік және арнайы мемлекеттік мұрағаттардың, басқа да ұйымдардың ұсыныстары;
6) СТК, ОСК (СК) жұмыстары туралы ақпараттар, осы комиссиялардың құзыретіне кіретін мәселелер бойынша;
7) құжаттардың құндылықтарына сараптама жасау және олармен мемлекеттік, арнайы мемлекеттік мұрағаттарға және ұйымдардың мұрағаттарын толықтыру, СТК, ОСК (СК) арасында туындайтын қарама-қайшы мәселелерді бекіту (келісу) туралы шешімдерді қарастыру және енгізу болып табылады.
3. ОСТК қызметін ұйымдастыру
6. ОСТК төрағасы оның қызметіне басшылық жасайды, оның отырыстарында төрағалық етеді, оның жұмысын жоспарлайды, оның шешімдерінің іске асырылуына жалпы бақылауды жүзеге асырады. Төраға болмаған кезде оның функцияларын орынбасары орындайды.
7. ОСТК өз қызметін ОСТК төрағасы бекітетін Жоспарға сәйкес жүзеге асырылады.
8. ОСТК отырысының күн тәртібі бойынша ұсыныстарды, қажетті құжаттарды, материалдар дайындауды және отырыстың хаттамасын ресімдеуді ОСТК хатшысы жүзеге асырады.
9. Қазақстан Республикасы Байланыс және ақпарат министрлігі Ақпарат және мұрағат комитетінің Мұрағаттар және құжаттама басқармасы ОСТК жұмыс органы болып табылады.
10. ОСТК отырыстарын өткізуге материалдарды дайындауды ОСТК хатшысы жүзеге асырады, ол отырыс өтуден кемінде 30 күнтізбелік күн бұрын материалдарды ОСТК мүшелеріне жолдайды.
11. ОСТК хатшысы:
1) ОСТК отырысының күн тәртібін қалыптастырады;
2) ОСТК мүшелерінің және шақырылған адамдардың қатысуын қамтамасыз етеді;
3) ОСТК отырысының хаттамасын жүргізеді;
4) ОСТК шешімдерін тиісті ұйымдардың назарына жеткізеді;
5) ОСТК отырыстарының құжаттарын жедел сақтауды жүргізеді.
12. ОСТК отырыстары қажеттілігіне қарай, оның мүшелерінің кемінде жартысы болған кезде, бірақ тоқсанында кемінде бір рет өткізіледі.
13. ОСТК шешімдері ашық дауыс беру арқылы қабылданады және егер оларға ОСТК мүшелерінің жалпы санынан көпшілік дауыс берілсе, қабылданған болып есептеледі. Дауыстар тең болған жағдайда төраға дауыс берген шешім қабылданған болып есептеледі. ОСТК мүшелерінің ерекше пікір білдіруге құқығы бар, егер оны білдірсе, ол ОСТК хаттамасына қосымша ретінде жазбаша түрде берілуі қажет.
ОСТК шешімдері Комитет төрағасымен бекітілген хаттамамен ресімделеді.
Қазақстан Республикасы
Байланыс және ақпарат
министрінің
2011 жылғы 16 қарашадағы
№ 348 бұйрығына
2-қосымша
Орталық мемлекеттік және арнайы мемлекеттік мұрағаттардың сараптау-тексеру комиссиялары туралы ереже
1. Жалпы ережелер
1. Орталық мемлекеттік және арнайы мемлекеттік мұрағаттардың сараптау-тексеру комиссиялары (бұдан әрі - СТК) құжаттардың құндылығына сараптама жасау үшін ғылыми-әдістемелік және тәжірибелік мәселелерді қарастыру және олармен Қазақстан Республикасының орталық мемлекеттік және арнайы мемлекеттік мұрағаттарын (бұдан әрі - Мұрағат) толықтыру, сонымен қатар, ұйымдардың орталық сараптау комиссияларының (бұдан әрі - ОСК) және сараптау комиссияларының (бұдан әрі - ОСК) қызметтеріне басшылық жасау үшін құрылады.
2. ОСТК өз қызметінде Қазақстан Республикасының Конституциясын, Қазақстан Республикасының «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Заңын, Қазақстан Республикасы Үкіметінің 1999 жылғы 7 қазандағы № 1538 қаулысымен бекітілген Ұлттық мұрағат қоры туралы ережесін, мұрағат ісі мен құжаттама саласындағы басқа да Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық актілерді, сондай-ақ осы Ережелерді басшылыққа алады.
3. Мұрағат басшысының бұйрығымен бекітілген СТК құрамына: төраға, оның орынбасары, хатшы, білікті мұрағат мамандары, сонымен қатар, Қазақстан Республикасының мұрағат ісі саласындағы уәкілетті органдардың, мұрағаттың толықтыру көздері болып табылатын ұйымдардың өкілдері кіреді.
4. СТК мұрағат басшысы немесе оның орынбасары басшылық етеді. СТК төрағасы СТК қызметіне жалпы басшылық жасайды, отырыстарда төрағалық етеді, СТК жүктелген міндеттердің орындалуына бақылайды.
5. СТК жанында мұрағат басшысы бұйрығымен бекітілген сарапшылар тобы құрылады.
2. СТК міндеттері мен функциялары
6. СТК негізгі міндеттері:
1) мұрағаттың толықтыру көздері болып табылатын ұйымдарды анықтау;
2) белгіленген тәртіпке сәйкес Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қорының құрамына құжаттарды енгізу және оның құрамынан оларды шығару;
3) Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының құрамын, құжаттардың құндылығына сараптама жасаудың әдістемелік және тәжірибелік мәселелерін және олармен мұрағатты толықтырудың оңтайландыру мәселелері бойынша шешімдерді қарастыру және қабылдау;
4) мұрағаттың толықтыру көзі болып табылатын ұйымдардың басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметіне әдістемелік көмек көрсету болып табылады.
7. СТК жүктелген міндеттерге сәйкес:
1) мұрағаттың толықтыру көздерінің тізімдерін, оларға өзгерістер мен толықтыруларды;
2) мұрағаттың толықтыру көздері болып табылатын ұйымдардың өкілдерімен құжаттарды мемлекеттік сақтауға беру мен дайындаудың жоспарлары мен кестелерді;
3) істер номенклатураларын, құжаттау мен құжаттаманы басқарудың ережелерін, ведомстволық (жеке) мұрағаттар туралы ережелерді, ОСК және СК туралы ережелерді;
4) тұрақты сақталатын істер тізімдемелерін; жеке құрам бойынша істер тізімдемелерін; Мұрағаттың толықтыру көздерінен түскен сақтауға жатпайтын құжаттар мен істерді жоюға бөлу туралы актілерді;
5) мұрағат қорынан құжаттар мен істерді жоюға бөлу туралы актерді тізімдемелерін жетілдіру мен қалыптастырудан кейін Мұрағат құрастырған тұрақты сақталатын істердің тізімдемелерін;
6) мұрағаттарда және ведомстволық (жеке) мұрағаттарда тұрақты сақталатын құжаттардың қайта қалпына келмейтіндей бүлінгендігі туралы акт, мемлекеттік сақтауға берілетін істерді таба алмау туралы акт;
7) Қазақстан Республикасының ұлттық мәдени құндылығының нысанына жатқызылған мұрағаттық құжаттарды беру және аса құнды істердің тізімдемелерін және Мұрағаттың толықтыру көздері болып табылатын ұйымдар ұсынған сақтандыру көшірмелерінің тізімдемелерін;
8) Мұрағаттың толықтыру көздері болып табылатын ұйымдармен микро көшірме түрінде ұсынылған тұрақты сақтауға жататын құжаттардың тізімдемелерін;
9) жеке текті құжаттарды мемлекеттік сақтауға қабылдау мәселелері;
10) Мұрағаттың және басқа да ұйымдардың қызметкерлерімен әзірленген, Ұлттық мұрағат қорының құрамына жатқызылған құжаттардың құндылығына сараптама жасау және олармен Мұрағаттарды және ведомстволық мұрағаттарды толықтыру мәселелері бойынша әдістемелік ұсыныстарды;
11) Ұлттық мұрағат қорының құрамына жатқызылған құжаттардың құндылығына сараптама жасау және олармен Мұрағаттарды, ведомстволық мұрағаттармен толықтыру, ұйымның іс жүргізу құжаттарын ұйымдастыруға қатысты нормативтік және әдістемелік құжаттарды әзірлеу бойынша Мұрағаттардың және басқа да ұйымдардың ұсыныстарын;
12) құжаттың түрі мен әр түрлілігіне байланысты сақтау мерзімдерін анықтау бойынша мұрағаттардың және басқа да ұйымдардың ұсыныстары;
13) СТК құзыретіне мәселелер бойынша ұйымның ОСК және СК есептері мен баяндамалары;
14) құжаттар құндылығын бағалауға сараптама жасау және олармен Мұрағатты және ведомстволық мұрағаттарды толықтыру үшін мемлекеттік сақтауға құжаттарды іріктеу кезінде пайда болатын қарама-қайшы мәселелерді қарастыруға құқылы.
3. СТК қызметін ұйымдастыру
8. СТК қызметі мұрағаттың жұмыс жоспарында қарастырылады.
9. СТК отырысы қажеттілігіне қарай, айына кем дегенде бір рет өткізіледі. Қажет жағдайда жылжымалы комиссия отырыстары, сонымен қатар, СТК және әдістемелік комиссиялардың бірлескен отырыстары өткізіле алады.
10. СТК отырысы, егер құрамының жартысынан көп бөлігі қатысқанда құқылы деп танылады.
11. СТК қарауына құжаттар орындаушылармен отырысқа 7 жұмыс күні қалғанда кешіктірілмей ұсынылады.
12. СТК шешімдері ашық дауыс беру арқылы қабылданады және егер оларға СТК мүшелерінің жалпы санынан көпшілік дауыс берілсе, қабылданған болып есептеледі. Дауыстар тең болған жағдайда төраға дауыс берген шешім қабылданған болып есептеледі. СТК мүшелерінің ерекше пікір білдіруге құқығы бар, егер оны білдірсе, ол СТК хаттамасына қосымша ретінде жазбаша түрде берілуі қажет.
СТК шешімі мұрағат басшысымен бекітілген хаттамамен рәсімделеді.
СТК отырысында қарастырылған мәселелер бойынша шешімдер мүдделі заңды және жеке тұлғаларға жіберіледі.
Комиссия хатшысы төрағаның (төраға орынбасарының) нұсқаумен СТК отырысының жиналуын, отырыстың жүру тәртібін хаттамалауды және комиссия төрағасына хаттаманы қол қоюға он жұмыс күні ішінде ұсынуды, мүдделі заңды тұлғаларды комиссияның шешімдерімен ақпараттандыруды, СТК жұмысы туралы есепті жүзеге асыруды қамтамасыз етеді; құжаттауды жүргізеді және оның сақталуын қамтамасыз етеді; күн тәртібін және отырысқа шақырылған тұлғалардың тізімін құрастырады: СТК төрағасына отырысқа үш күнтізбелік күн қалғанда барлық құжаттарды ұсынады.