Рус | Қаз | Eng

Об утверждении форм проверочных листов

Приказ Министра связи и информации Республики Казахстан от 11 июля 2011 года № 200. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 8 августа 2011 года № 7113

Действующий

      В соответствии с пунктом 3 статьи 13, пунктом 1 статьи 15 Закона Республики Казахстан «О государственном контроле и надзоре в Республике Казахстан» и подпунктом 20) пункта 1 статьи 18 Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» ПРИКАЗЫВАЮ:
      1. Утвердить:
      1) формы проверочных листов по проверкам государственных юридических лиц, в деятельности которых образуются документы Национального архивного фонда согласно приложению 1 к настоящему приказу;
      2) формы проверочных листов по проверкам органов управления и ведения архивным делом согласно приложению 2 к настоящему приказу.
      2. Комитету информации и архивов Министерства связи и информации Республики Казахстан (Берсебаев Б. Т.) обеспечить:
      1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;
      2) после государственной регистрации настоящего приказа его официальное опубликование в средствах массовой информации и размещение на интернет-ресурсе Министерства связи и информации Республики Казахстан.
      3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на вице-министра связи и информации Республики Казахстан Уразова Н. Н.
      4. Настоящий приказ вводится в действие со дня его первого официального опубликования.

      Министр                                    А. Жумагалиев

Приложение 1        
к приказу          
Министра связи и информации
Республики Казахстан   
от 11 июля 2011 года № 200

Форма           

                       Проверочный лист
по проверке государственных юридических лиц, в деятельности
которых образуются документы Национального архивного фонда

Государственный орган, назначивший проверку _________________________
_____________________________________________________________________
Акт о назначении проверки ___________________________________________
                                               (№, дата)
Наименование субъекта _______________________________________________
_____________________________________________________________________
РНН (ИИН), БИН_______________________________________________________
Адрес места нахождения ______________________________________________

№

Перечень требований

1.

Наличие службы документационного обеспечения управления и архива (далее
– ДОУ) (ответственное должностное лицо).

2.

Наличие положений о документационной службе и ведомственном архиве, даты
их утверждения и согласования.

3.

Соответствие бланков Типовым правилам документирования и управления
документацией в государственных и негосударственных организациях
(далее-Типовые правила), утвержденным приказом и.о. министра культуры и
информации Республики Казахстан от 25 сентября 2009 года № 128
зарегистрированным в Реестре государственной регистрации нормативных
правовых актов за № 5834.

4.

Соответствие оформления реквизитов документов требованиям Типовых
правил.

5.

Соответствие организации документооборота требованиям Типовых правил.

6.

Наличие информационной системы электронного документооборота.

7.

Соответствие организации работы по обращениям физических и юридических
лиц требованиям Типовых правил.

8.

Соответствие формирования дел по обращениям физических и юридических лиц
требованиям Типовых правил.

9.

Наличие учета и хранения печатей, штампов и печатно-бланочной продукции.

10.

Наличие согласованной номенклатуры дел. Дата согласования с экспертной
комиссией организации (далее – ЭК), с экспертной проверочной комиссией
государственного архива (местного исполнительного органа) (далее – ЭПК).

11.

Соответствие оформления заголовков дел требованиям Типовых правил.

12.

Заполнение итоговой записи о количестве заведенных дел (томов) в
номенклатуре дел.

13.

Соответствие формирования и оформления дел требованиям Типовых правил.

14.

Наличие контроля за формированием дел в структурных подразделениях
службой ДОУ.

15.

Наличие индивидуальных правил документирования и управления
документацией, дата их утверждения и согласования.

16.

Наличие отраслевых правил документирования и управления документацией,
дата их утверждения и согласования.

17.

Наличие ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения.

18.

Наличие архивохранилищ, помещений для хранения документов ведомственного
архива.

19.

Наличие в архивохранилище металлических дверей, металлических решеток,
металлических и деревянных стеллажей, обработанных огнезащитными
средствами.

20.

Соответствие расстановки средств хранения нормам Основных правил работы
ведомственных архивов, утвержденных приказом председателя Комитета по
управлению архивами и документацией Министерства культуры Республики
Казахстан от 29 декабря 2003 года № 93; (зарегистрированным в Реестре
государственной регистрации нормативных правовых актов за № 2679)
(далее – Основные правила).

21.

Соответствие освещения архивохранилищ, помещений для хранения документов
ведомственного архива нормам Основных правил.

22.

Соответствие температурно-влажностного режима для хранения документов
нормам Основных правил.

23.

Наличие регистрационного журнала температурно-влажностного режима.

24.

Наличие журналов учета физико-химического состояния дел.

25.

Соблюдение сроков хранения дел в структурных подразделениях и передачи
дел на хранение в архив организации.

26.

Наличие положения о центральной экспертной (экспертной) комиссии
(далее - ЦЭК) или ЭК. Организация работы ЦЭК (ЭК).

27.

Наличие утвержденных описей дел постоянного хранения, согласование
описей дел по личному составу и рассмотрение актов о выделении к
уничтожению документов.

28.

Наличие утвержденных руководителем организации актов о выделении к
уничтожению документов, не подлежащих хранению.

29.

Наличие паспорта ведомственного архива.

30.

Наличие в ведомственном архиве следующих документов:
1) хранящихся сверх установленных сроков;
2) документов других организаций.

31.

Наличие системы научно-справочного аппарата.

Дата окончания проверки: ___________________________________________

Должностные лица осуществившие проверку
                               ______________ _________ ____________
                                 (должность)  (подпись)    (Ф.И.О.)
                               ______________ _________ ____________
                                (должность)    (подпись)   (Ф.И.О.)

Руководитель организации ______________________________ ____________
                                    ( должность)          (Ф.И.О.)

Приложение 2      
к приказу      
Министра связи и информации
Республики Казахстан 
от 11 июля 2011 года № 200

Форма           

                         Проверочный лист
       по проверке органов управления и ведения архивным делом

Государственный орган, назначивший проверку _________________________
_____________________________________________________________________
Акт о назначении проверки ___________________________________________
                                              (№, дата)
Наименование государственного учреждения ____________________________
_____________________________________________________________________
РНН (ИИН), БИН_______________________________________________________
Адрес места нахождения ______________________________________________
_____________________________________________________________________

№

Перечень требований

1.

Организация работы Экспертно-проверочной комиссии.

2.

Сведения об изменениях в составе и объеме фондов.

3.

Наличие сводного паспорта архивов учреждений, организаций и
предприятий-источников комплектования государственных архивов Республики
Казахстан.

4.

Развитие научно-исследовательской и научно-методической деятельности в
области архивоведения, документоведения и вспомогательных исторических
дисциплин.

5.

Состояние делопроизводства, ведомственного хранения документов.

6.

Наличие договоров об обязательстве по хранению и использованию документов
Национального архивного фонда, заключенных с частными собственниками.

7.

Организация работы по обеспечению сохранности документов и создания страховых
копий документов.

8.

Соответствие температурно-влажностного режима для хранения документов нормам,
утвержденных приказом председателя Комитета по управлению архивами и
документацией Министерства культуры Республики Казахстан от 29 декабря 2003
года № 93; (зарегистрированным в Реестре государственной регистрации
нормативных правовых актов за № 2679).

9.

Наличие в архивохранилище металлических дверей, металлических решеток,
металлических и деревянных стеллажей, обработанных огнезащитными средствами.

10.

Организация хранения и учета Государственного страхового фонда копий
документов.

11.

Организация работы по передаче документов Национального архивного фонда на
постоянное хранение.

12.

Организация работы по оказанию государственной услуги «Выдача архивных
справок».

Должностное (ые) лицо (а)
                               ______________ _________ _____________
                                 (должность)  (подпись)    (Ф.И.О.)
                                _____________ _________ _____________
                                 (должность)  (подпись)    (Ф.И.О.)

Руководитель государственного учреждения __________________ _________
                                        (Ф.И.О., должность) (подпись)