ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Внести в приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 31 января 2012 года № 32 "Об утверждении Правил по нотариальному делопроизводству" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов Республики Казахстан № 7445, опубликован в газете "Казахстанская правда" от 26 мая 2012 года, № 154-156 (26973-26975) следующие дополнение:
в Правилах по нотариальному делопроизводству, утвержденных указанным приказом:
пункт 5 изложить в следующей редакции:
"5. При увольнении или переводе государственного нотариуса организация и правильное ведение делопроизводства, хранение, учет и использование нотариальных архивных документов приказом территориального органа юстиции возлагается на другого государственного нотариуса.
В случае приостановления действия лицензии частного нотариуса, территориальный орган юстиции и территориальная нотариальная палата принимают меры по передаче документов, находящихся в производстве нотариуса, другому частному нотариусу в порядке, предусмотренном настоящими Правилами.
В случае приостановления членства в нотариальной палате частного нотариуса, территориальная нотариальная палата принимает меры по передаче документов, находящихся в производстве нотариуса, другому частному нотариусу.
При прекращении действия лицензии нотариуса, занимающегося частной практикой, территориальный орган юстиции и территориальная нотариальная палата в течение десяти рабочих дней, со дня подписания приказа о прекращении действия лицензии нотариуса, принимают меры по передаче документов другому нотариусу или в частный нотариальный архив.
При выходе из членов территориальной нотариальной палаты, территориальный орган юстиции совместно с нотариальной палатой в течение десяти рабочих, со дня поступления заявления нотариуса о выходе из состава членов нотариальной палаты, осуществляет прием-передачу завершенных и оформленных дел в частный нотариальный архив.";
пункт 7 изложить в следующей редакции:
"7. Возможность регистрации нотариальных действий в электронном реестре ЕНИС блокируется путем введения данных о приказе (дата, номер приказа, срок и основании):
для частных нотариусов при прекращении, приостановлении действия лицензии, нахождения в отпуске или приостановлении либо выходе из членства в нотариальной палате - Республиканской нотариальной палатой;
для государственного нотариуса при увольнении или нахождения в отпуске - Министерством юстиции Республики Казахстан.
Электронный реестр ЕНИС частного нотариуса разблокируется Республиканской нотариальной палатой при восстановлении действия лицензии либо восстановлении членства нотариальной палаты либо подачи заявление о выходе на работу из отпуска;
Электронный реестр ЕНИС государственного нотариуса разблокируется Министерством юстиции Республики Казахстан при подаче заявления о выходе на работу из отпуска.";
пункт 44 изложить в следующей редакции:
"44. В случае прекращения действия лицензии частного нотариуса или выходе частного нотариуса из членов территориальной нотариальной палаты, нотариально удостоверенные завещания, в том числе секретные завещания, алфавитные книги учета завещаний, алфавитные книги учета наследственных дел, а также неоконченные наследственные дела, в течение десяти рабочих дней, передаются другому частному нотариусу, по совместному решению территориального органа юстиции и территориальной нотариальной палаты.
В случае приостановления действия лицензии частного нотариуса, документы, находящиеся в производстве нотариуса, в течение десяти рабочих дней передаются другому частному нотариусу, по совместному решению территориального органа юстиции и территориальной нотариальной палаты.
В случае приостановления членства в нотариальной палате частного нотариуса, документы, находящиеся в производстве нотариуса, в течение десяти рабочих дней передаются другому частному нотариусу, по решению территориальной нотариальной палаты.
О произведенной передаче документов составляется акт приема-передачи документов по форме согласно приложению 11 к настоящим Правилам.";
пункт 61 изложить в следующей редакции:
"61. При заполнении удостоверительной надписи указывается полностью в соответствии с оттиском печати:
фамилия, имя, отчество (при его наличии) частного или государственного нотариуса;
наименование государственной нотариальной конторы;
номер, дата выдачи лицензии.
Дату совершения нотариального действия прописывается словами.
Фамилию, имя, отчество (при его наличии) лица, подписавшего документ, указывается в той последовательности, как указано в документе, удостоверяющем его личность.
пункт 66 изложить в следующей редакции:
"66. Написание фамилии, имени и отчества (при его наличии) частного и государственного нотариуса в тексте печати производится по документу, удостоверяющему его личность.";
пункт 71 изложить в следующей редакции:
"71. Печать сдается на хранение в территориальный орган юстиции:
частным нотариусом на период приостановления действия лицензии со дня ознакомления с приказом о приостановлении действия его лицензии;
частным нотариусом на период приостановления членства в нотариальной палате;
государственным нотариусом на период нахождения в отпуске (в том числе по уходу за ребенком) в течение одного рабочего дня со дня ознакомления с приказом.
Печать государственного или частного нотариуса в присутствии нотариуса помещается в конверт, который скрепляется подписями нотариуса, должностного лица и печатью территориального органа юстиции.
Вскрытие конверта с печатью производится в присутствии нотариуса.";
пункт 102 изложить в следующей редакции:
102. Если секретное завещание хранится у нотариуса удостоверившего секретное завещание, то конверт с секретным завещанием в запечатанном нотариусом конверте, экземпляр свидетельства о принятии на хранение секретного завещания, заявление об отмене секретного завещания, в случае его отмены завещателем помещаются в дело "Конверты хранения секретного завещания".
Для обеспечения целостности секретного завещания они помещаются в папки из твердого материала, оснащенные специальными средствами, позволяющими содержать в них документы без механического повреждения (с зажимами, прозрачными файлами).
Все документы, относящиеся к одному секретному завещанию, группируются вместе и нумеруются, но не прошиваются.
Помимо самого конверта хранения в дело помещается экземпляр свидетельства о принятии на хранение секретного завещания.
При отмене секретного завещания переданного на хранение завещателю или исполнителю (душеприказчику) завещания, в делах нотариуса остается свидетельство о передаче на хранение секретного завещания и заявление об его отмене.";
пункты 104 и 105 изложить в следующей редакции:
"104. Если секретное завещание хранится у нотариуса удостоверившего секретное завещание, то секретное завещание и относящееся к нему свидетельство о принятии на хранение секретного завещания изымаются из дела при вскрытии конверта секретного завещания, на их место помещается справка об изъятии документа по форме согласно приложению 24 к настоящим Правилам, содержащая сведения о причине и дате изъятия документов.
105. Основанием для начала производства по вскрытию конверта с секретным завещанием является получение нотариусом, у которого удостоверено либо хранится секретное завещание свидетельства о смерти завещателя, а также конверт с секретным завещанием, в случае хранения его у завещателя или у исполнителя (душеприказчика) завещания, заявления о вскрытии и оглашении секретного завещания.".
приложение 5, 11 и 25 к Правилам, изложить в новой редакции согласно приложениям 1, 2 и 3 к настоящему приказу.
2. Департаменту регистрационной службы и организации юридических услуг Министерства юстиции Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить государственную регистрацию настоящего приказа.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего Вице-министра юстиции Республики Казахстан.
4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.
|
Министр юстиции Республики Казахстан |
М. Бекетаев |
"Согласован"
Министерство культуры и спорта
Республики Казахстан
Примерная номенклатура дел
1. Делопроизводство, административно-хозяйственные вопросы | ||||
Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Количество дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и номер пункта по перечню | Примечание |
1-1 | Статистические отчеты | постоянно | ||
1-2 | Справки и акты о результатах проверки работы нотариальной конторы | 5 лет | ||
1-3 | Приказы и другие документы по личному составу | 75 лет | ||
1-4 | Переписка с органами юстиции и нотариальной палатой | 5 лет | ||
1-5 | Переписка с учреждениями, организациями и гражданами | 5 года | ||
1-6 | Документы финансовой и хозяйственной деятельности нотариальной конторы | 5 лет | при условии завершения документальной ревизии финансово- хозяйственной деятельности. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел-сохраняются до вынесения окончательного решения | |
1-7 | Заявления и предложения по организации работы нотариальной конторы и ответы на них | 5 лет ЭПК | ||
1-8 | Номенклатура дел нотариальной конторы | постоянно | ||
1-9 | Описи документальных материалов, сданных в архив | постоянно | ||
1-10 | Журнал регистрации входящих документов | 5 лет | ||
1-11 | Журнал регистрации исходящих документов | 5 лет | ||
1-12 | Переписка с физическими и юридическими лицами по вопросам совершения нотариальных действий | 5 лет | ||
2. Дело совершивших нотариальных действий | ||||
2-1 | Договоры об отчуждении земельных участков | 75 лет | ||
2-2 | Договоры об отчуждении и залоге жилых домов, квартир (документы, на основании которых они удостоверены) | 75 лет | ||
2-3 | Прочие договоры | 25 лет | ||
2-4 | Нотариально удостоверенные завещания | 75 лет | ||
2-5 | Свидетельство о принятии секретного завещания | 75 лет | ||
2-6 | Свидетельство о передаче на хранение секретного завещания | 75 лет | ||
2-7 | Протокол вскрытия и оглашения секретного завещания | 75 лет | ||
2-8 | Наследственные дела | 75 лет | ||
2-9 | Доверенности | 3 года со дня истечения срока их давности (действия) | ||
2-10 | Согласий | 25 лет | ||
2-11 | Свидетельство о праве на собственности на долю в общем имуществе супругов (если такое свидетельство выдано пережившему супругу в связи с заведенным в нотариальной конторе наследственным делом, оно подшивается в наследственное дело) | 75 лет | ||
2-12 | Свидетельство об удостоверении фактов нахождения лиц в живых и в определенном месте, о принятии на хранение документов | 3 года | ||
2-13 | Документы по удостоверению времени предъявления документов | 3 года | ||
2-14 | Документы по передаче заявлений граждан, учреждений, предприятий и организаций другим гражданам, учреждениям, предприятиям и организациям | 3 года | ||
2-15 | Документы по совершению депозитных операций | 10 лет | ||
2-16 | Акты о морских протестах | 3 года | ||
2-17 | Документы, составленные в связи с обеспечением доказательств | 5 лет | ||
2-18 | Дела юридических лиц (копии устава, свидетельства о государственной регистрации, протокола, приказы) | 10 лет | ||
2-19 | Постановления об отказе в совершении нотариальных действий | 5 лет | ||
2-20 | Постановления о направлении документов на экспертизу | 3 года | ||
2-21 | Реестры для регистрации нотариальных действий | постоянно | на бумажном и электронном носителе | |
2-22 | Книга учета наследственных дел | 75 лет | ||
2-23 | Алфавитная книга учета наследственных дел | 75 лет | ||
2-24 | Алфавитная книга учета завещаний | 75 лет | ||
2-25 | Исполнительная надпись | 3 года | ||
Примечание:
Книги, указанные в подпунктах 2-21), 2-22), 2-23) и 2-24) прошнуровываются.
Количество листов заверяется подписью работника органа юстиции или территориальной нотариальной палаты.
Наименование должности
руководителя __________________________
Расшифровка подписи нотариуса
дата
Согласована | Согласована |
протоколом ЦЭК (ЭК) Департамента юстиции (наименование области или города) (дата и номер протокола) | протоколом ЭПК частного нотариального архива (дата и номер протокола) |
| Приложение 2 к приказу Министра юстиции Республики Казахстан от 12 декабря 2019 года № 596 |
|
| Приложение 11 к Правилам по нотариальному делопроизводству |
|
| форма |
АКТ
приема-передаче документов
Мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт о передаче документов частного
нотариуса _____________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество (при его наличии) частного нотариуса, который передает
документы) частному нотариусу __________________________________________________
(фамилия, имя, отчество (при его наличии) частного нотариуса, который принимает
документы) в присутствии _______________________________________________________
(фамилия, имя, отчество (при его наличии) работника юстиции и нотариальной палаты,
должность)
1. ____________________________________________________
2. ____________________________________________________
Итого к ____________________________________ документов.
(количество цифрами и прописью)
Передал:
фамилия, имя, отчество (при его наличии) частного нотариуса
Подпись
Принял:
фамилия, имя, отчество (при его наличии) частного нотариуса
подпись
В присутствии:
фамилия, имя, отчество (при его наличии) работника территориального органа юстиции
подпись
и работника территориальной нотариальной палаты
подпись
| Приложение 3 к приказу Министра юстиции Республики Казахстан от 12 декабря 2019 года № 596 |
|
| Приложение 25 к Правилам по нотариальному делопроизводству |
|
| форма |
Извещение о вскрытии секретного завещания
Куда
Кому
Я, ___________________________________________________________________
(фамилия, имя и отчество (при его наличии)),
нотариус _____________________________________________________________
(наименование государственной нотариальной конторы или нотариального округа
________________________________________________________________________________
частного нотариуса, номер, дата выдачи и орган, выдавший
государственную лицензию частного нотариуса) сообщаю Вам,
что "__ " ___________ 20__ года представлено свидетельство о смерти
________________________________________________________________________________
(указывается фамилия, имя, отчество (при наличии) лица, совершившего секретное завещание)
совершившего секретное завещание.
В соответствии с пунктом 4-1 статьи 1051 Гражданского Кодекса Республики
Казахстан по представлении свидетельства о смерти лица, совершившего секретное
завещание, нотариус не позднее чем через десять дней со дня представления свидетельства
вскрывает конверт с секретным завещанием.
Извещаю Вас о том, что в ___ часов ___ минут __________________ 20__ года
по адресу _______________________________________________________________________
состоится вскрытие и оглашение секретного завещания
_________________________________________________________________________.
(указывается фамилия, имя, отчество (при наличии) лица, совершившего секретное завещание)
Предлагаю Вам прибыть на вскрытие и оглашение секретного завещания в качестве наследника по закону.
Предъявление нотариусу документов, удостоверяющих личность и подтверждающих
Вашу принадлежность к наследникам завещателя по закону, является обязательным.
Дата
Подпись