О внесении изменений и дополнений в приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 31 января 2012 года № 32 "Об утверждении Правил по нотариальному делопроизводству"

Приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 12 декабря 2019 года № 596. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 12 декабря 2019 года № 19729

Действующий

      ПРИКАЗЫВАЮ:

      1. Внести в приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 31 января 2012 года № 32 "Об утверждении Правил по нотариальному делопроизводству" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов Республики Казахстан № 7445, опубликован в газете "Казахстанская правда" от 26 мая 2012 года, № 154-156 (26973-26975) следующие дополнение:

      в Правилах по нотариальному делопроизводству, утвержденных указанным приказом:

      пункт 5 изложить в следующей редакции:

      "5. При увольнении или переводе государственного нотариуса организация и правильное ведение делопроизводства, хранение, учет и использование нотариальных архивных документов приказом территориального органа юстиции возлагается на другого государственного нотариуса.

      В случае приостановления действия лицензии частного нотариуса, территориальный орган юстиции и территориальная нотариальная палата принимают меры по передаче документов, находящихся в производстве нотариуса, другому частному нотариусу в порядке, предусмотренном настоящими Правилами.

      В случае приостановления членства в нотариальной палате частного нотариуса, территориальная нотариальная палата принимает меры по передаче документов, находящихся в производстве нотариуса, другому частному нотариусу.

      При прекращении действия лицензии нотариуса, занимающегося частной практикой, территориальный орган юстиции и территориальная нотариальная палата в течение десяти рабочих дней, со дня подписания приказа о прекращении действия лицензии нотариуса, принимают меры по передаче документов другому нотариусу или в частный нотариальный архив.

      При выходе из членов территориальной нотариальной палаты, территориальный орган  юстиции совместно с нотариальной палатой в течение десяти рабочих, со дня поступления заявления нотариуса о выходе из состава членов нотариальной палаты, осуществляет прием-передачу завершенных и оформленных дел в частный нотариальный архив.";

      пункт 7 изложить в следующей редакции:

      "7. Возможность регистрации нотариальных действий в электронном реестре ЕНИС блокируется путем введения данных о приказе (дата, номер приказа, срок и основании):

      для частных нотариусов при прекращении, приостановлении действия лицензии, нахождения в отпуске или приостановлении либо выходе из членства в нотариальной палате - Республиканской нотариальной палатой;

      для государственного нотариуса при увольнении или нахождения в отпуске - Министерством юстиции Республики Казахстан.

      Электронный реестр ЕНИС частного нотариуса разблокируется Республиканской нотариальной палатой при восстановлении действия лицензии либо восстановлении членства нотариальной палаты либо подачи заявление о выходе на работу из отпуска;

      Электронный реестр ЕНИС государственного нотариуса разблокируется Министерством юстиции Республики Казахстан при подаче заявления о выходе на работу из отпуска.";

      пункт 44 изложить в следующей редакции:

      "44. В случае прекращения действия лицензии частного нотариуса или выходе частного нотариуса из членов территориальной нотариальной палаты, нотариально удостоверенные завещания, в том числе секретные завещания, алфавитные книги учета завещаний, алфавитные книги учета наследственных дел, а также неоконченные наследственные дела, в течение десяти рабочих дней, передаются другому частному нотариусу, по совместному решению территориального органа юстиции и территориальной нотариальной палаты.

      В случае приостановления действия лицензии частного нотариуса, документы, находящиеся в производстве нотариуса, в течение десяти рабочих дней передаются другому частному нотариусу, по совместному решению территориального органа юстиции и территориальной нотариальной палаты.

      В случае приостановления членства в нотариальной палате частного нотариуса, документы, находящиеся в производстве нотариуса, в течение десяти рабочих дней передаются другому частному нотариусу, по решению территориальной нотариальной палаты.

      О произведенной передаче документов составляется акт приема-передачи документов по форме согласно приложению 11 к настоящим Правилам.";

      пункт 61 изложить в следующей редакции:

      "61. При заполнении удостоверительной надписи указывается полностью в соответствии с оттиском печати:

      фамилия, имя, отчество (при его наличии) частного или государственного нотариуса;

      наименование государственной нотариальной конторы;

      номер, дата выдачи лицензии.

      Дату совершения нотариального действия прописывается словами.

      Фамилию, имя, отчество (при его наличии) лица, подписавшего документ, указывается в той последовательности, как указано в документе, удостоверяющем его личность.

      пункт 66 изложить в следующей редакции:

      "66. Написание фамилии, имени и отчества (при его наличии) частного и государственного нотариуса в тексте печати производится по документу, удостоверяющему его личность.";

      пункт 71 изложить в следующей редакции:

      "71. Печать сдается на хранение в территориальный орган юстиции:

      частным нотариусом на период приостановления действия лицензии со дня ознакомления с приказом о приостановлении действия его лицензии;

      частным нотариусом на период приостановления членства в нотариальной палате;

      государственным нотариусом на период нахождения в отпуске (в том числе по уходу за ребенком) в течение одного рабочего дня со дня ознакомления с приказом.

      Печать государственного или частного нотариуса в присутствии нотариуса помещается в конверт, который скрепляется подписями нотариуса, должностного лица и печатью территориального органа юстиции.

      Вскрытие конверта с печатью производится в присутствии нотариуса.";

      пункт 102 изложить в следующей редакции:

      102. Если секретное завещание хранится у нотариуса удостоверившего секретное завещание, то конверт с секретным завещанием в запечатанном нотариусом конверте, экземпляр свидетельства о принятии на хранение секретного завещания, заявление об отмене секретного завещания, в случае его отмены завещателем помещаются в дело "Конверты хранения секретного завещания".

      Для обеспечения целостности секретного завещания они помещаются в папки из твердого материала, оснащенные специальными средствами, позволяющими содержать в них документы без механического повреждения (с зажимами, прозрачными файлами).

      Все документы, относящиеся к одному секретному завещанию, группируются вместе и нумеруются, но не прошиваются.

      Помимо самого конверта хранения в дело помещается экземпляр свидетельства о принятии на хранение секретного завещания.

      При отмене секретного завещания переданного на хранение завещателю или исполнителю (душеприказчику) завещания, в делах нотариуса остается свидетельство о передаче на хранение секретного завещания и заявление об его отмене.";

      пункты 104 и 105 изложить в следующей редакции:

      "104. Если секретное завещание хранится у нотариуса удостоверившего секретное завещание, то секретное завещание и относящееся к нему свидетельство о принятии на хранение секретного завещания изымаются из дела при вскрытии конверта секретного завещания, на их место помещается справка об изъятии документа по форме согласно приложению 24 к настоящим Правилам, содержащая сведения о причине и дате изъятия документов.

      105. Основанием для начала производства по вскрытию конверта с секретным завещанием является получение нотариусом, у которого удостоверено либо хранится секретное завещание свидетельства о смерти завещателя, а также конверт с секретным завещанием, в случае хранения его у завещателя или у исполнителя (душеприказчика) завещания, заявления о вскрытии и оглашении секретного завещания.".

      приложение 5, 11 и 25 к Правилам, изложить в новой редакции согласно приложениям 1, 2 и 3 к настоящему приказу.

      2. Департаменту регистрационной службы и организации юридических услуг Министерства юстиции Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить государственную регистрацию настоящего приказа.

      3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего Вице-министра юстиции Республики Казахстан.

      4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

      Министр юстиции
Республики Казахстан
М. Бекетаев

      "Согласован"
Министерство культуры и спорта
Республики Казахстан

  Приложение 1 к приказу
Министра юстиции
Республики Казахстан
от 12 декабря 2019 года № 596
  Приложение 5 к Правилам
по нотариальному делопроизводству
форма
  "Утверждаю"
Руководитель
Департамента юстиции
(наименование области или города)
или фамилия, имя, отчество
(при его наличии) нотариуса,
дата, номер лицензии
____________________________
фамилия, инициалы подпись
_____ "__"______20__год
___________№_____________
(дата)             (индекс)

Примерная номенклатура дел

1. Делопроизводство, административно-хозяйственные вопросы

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Количество дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и номер пункта по перечню

Примечание

1-1

Статистические отчеты


постоянно


1-2

Справки и акты о результатах проверки работы нотариальной конторы


5 лет


1-3

Приказы и другие документы по личному составу


75 лет


1-4

Переписка с органами юстиции и нотариальной палатой


5 лет


1-5

Переписка с учреждениями, организациями и гражданами


5 года


1-6

Документы финансовой и хозяйственной деятельности нотариальной конторы


5 лет

при условии завершения документальной ревизии финансово- хозяйственной деятельности. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел-сохраняются до вынесения окончательного решения

1-7

Заявления и предложения по организации работы нотариальной конторы и ответы на них


5 лет ЭПК


1-8

Номенклатура дел нотариальной конторы


постоянно


1-9

Описи документальных материалов, сданных в архив


постоянно


1-10

Журнал регистрации входящих документов


5 лет


1-11

Журнал регистрации исходящих документов 


5 лет


1-12

Переписка с физическими и юридическими лицами по вопросам совершения нотариальных действий


5 лет


2. Дело совершивших нотариальных действий

2-1

Договоры об отчуждении земельных участков


75 лет


2-2

Договоры об отчуждении и залоге жилых домов, квартир (документы, на основании которых они удостоверены)


75 лет


2-3

Прочие договоры


25 лет


2-4

Нотариально удостоверенные завещания


75 лет


2-5

Свидетельство о принятии секретного завещания


75 лет


2-6

Свидетельство о передаче на хранение секретного завещания


75 лет


2-7

Протокол вскрытия и оглашения секретного завещания


75 лет


2-8

Наследственные дела


75 лет


2-9

Доверенности


3 года со дня истечения срока их давности (действия)


2-10

Согласий


25 лет


2-11

Свидетельство о праве на собственности на долю в общем имуществе супругов (если такое свидетельство выдано пережившему супругу в связи с заведенным в нотариальной конторе наследственным делом, оно подшивается в наследственное дело)


75 лет


2-12

Свидетельство об удостоверении фактов нахождения лиц в живых и в определенном месте, о принятии на хранение документов


3 года


2-13

Документы по удостоверению времени предъявления документов


3 года


2-14

Документы по передаче заявлений граждан, учреждений, предприятий и организаций другим гражданам, учреждениям, предприятиям и организациям


3 года


2-15

Документы по совершению депозитных операций


10 лет


2-16

Акты о морских протестах


3 года


2-17

Документы, составленные в связи с обеспечением доказательств


5 лет


2-18

Дела юридических лиц (копии устава, свидетельства о государственной регистрации, протокола, приказы)


10 лет


2-19

Постановления об отказе в совершении нотариальных действий


5 лет


2-20

Постановления о направлении документов на экспертизу


3 года


2-21

Реестры для регистрации нотариальных действий


постоянно

на бумажном и электронном носителе

2-22

Книга учета наследственных дел


75 лет


2-23

Алфавитная книга учета наследственных дел


75 лет


2-24

Алфавитная книга учета завещаний


75 лет


2-25

Исполнительная надпись


3 года


      Примечание:

      Книги, указанные в подпунктах 2-21), 2-22), 2-23) и 2-24) прошнуровываются.

      Количество листов заверяется подписью работника органа

      юстиции или территориальной нотариальной палаты.

      Наименование должности

      руководителя __________________________

      Расшифровка подписи нотариуса

      дата

Согласована

Согласована

протоколом ЦЭК (ЭК) Департамента юстиции (наименование области или города) (дата и номер протокола)

протоколом ЭПК частного нотариального архива (дата и номер протокола)

  Приложение 2 к приказу
Министра юстиции
Республики Казахстан
от 12 декабря 2019 года № 596
  Приложение 11 к Правилам по
нотариальному делопроизводству
  форма     

                                    АКТ
                        приема-передаче документов

      Мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт о передаче документов частного
нотариуса _____________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество (при его наличии) частного нотариуса, который передает
документы) частному нотариусу __________________________________________________
(фамилия, имя, отчество (при его наличии) частного нотариуса, который принимает
документы) в присутствии _______________________________________________________
(фамилия, имя, отчество (при его наличии) работника юстиции и нотариальной палаты,
должность)
1. ____________________________________________________
2. ____________________________________________________
Итого к ____________________________________ документов.
            (количество цифрами и прописью)

      Передал:
фамилия, имя, отчество (при его наличии) частного нотариуса

      Подпись

      Принял:

      фамилия, имя, отчество (при его наличии) частного нотариуса

      подпись

      В присутствии:

      фамилия, имя, отчество (при его наличии) работника территориального органа юстиции

      подпись

      и работника территориальной нотариальной палаты

      подпись

  Приложение 3 к приказу
Министра юстиции
Республики Казахстан
от 12 декабря 2019 года № 596
  Приложение 25 к Правилам по
нотариальному делопроизводству
  форма     

                  Извещение о вскрытии секретного завещания

      Куда

      Кому

      Я, ___________________________________________________________________
                        (фамилия, имя и отчество (при его наличии)),

      нотариус _____________________________________________________________

      (наименование государственной нотариальной конторы или нотариального округа
________________________________________________________________________________
            частного нотариуса, номер, дата выдачи и орган, выдавший
государственную лицензию частного нотариуса) сообщаю Вам,
что "__ " ___________ 20__ года представлено свидетельство о смерти
________________________________________________________________________________
(указывается фамилия, имя, отчество (при наличии) лица, совершившего секретное завещание)
совершившего секретное завещание.

      В соответствии с пунктом 4-1 статьи 1051 Гражданского Кодекса Республики
Казахстан по представлении свидетельства о смерти лица, совершившего секретное
завещание, нотариус не позднее чем через десять дней со дня представления свидетельства
вскрывает конверт с секретным завещанием.

      Извещаю Вас о том, что в ___ часов ___ минут __________________ 20__ года
по адресу _______________________________________________________________________

      состоится вскрытие и оглашение секретного завещания

      _________________________________________________________________________.

      (указывается фамилия, имя, отчество (при наличии) лица, совершившего секретное завещание)

      Предлагаю Вам прибыть на вскрытие и оглашение секретного завещания в качестве наследника по закону.

      Предъявление нотариусу документов, удостоверяющих личность и подтверждающих
Вашу принадлежность к наследникам завещателя по закону, является обязательным.

      Дата

      Подпись