В соответствии с подпунктом 2-7) пункта 2 статьи 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архивном фонде и архивах" ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить прилагаемые Правила централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда.
2. Признать утратившими силу:
1) приказ Министра культуры и информации Республики Казахстан от 6 февраля 2013 года № 27 "Об утверждении Правил централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 8366, опубликован в газете "Казахстанская правда" 20 марта 2013 года № 101-102 (27375-27376);
2) приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 9 декабря 2016 года № 321 "О внесении изменений в приказ Министра культуры и информации Республики Казахстан от 6 февраля 2013 года № 27 "Об утверждении Инструкции о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 14654, опубликован 20 января 2017 года в Эталонном контрольном банке нормативных правовых актов Республики Казахстан).
3. Департаменту архивного дела и документации Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить:
1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;
2) в течение десяти календарных дней со дня государственной регистрации настоящего приказа направление в электронном виде на казахском и русском языках в Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения "Республиканский центр правовой информации" для официального опубликования и включения в Эталонный контрольный банк нормативных правовых актов Республики Казахстан;
3) в течение двух рабочих дней после его введения в действие размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан;
4) в течение двух рабочих дней после исполнения мероприятий, предусмотренных настоящим пунктом, представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.
5. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.
|
Исполняющий обязанности министра культуры и спорта Республики Казахстан |
Е. Кожагапанов |
| Утверждены приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 июля 2018 года № 168 |
Правила централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда
Глава 1. Общие положения
1. Правила централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда (далее – Правила) определяют порядок проведения централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда Республики Казахстан (далее – Национальный архивный фонд).
2. Уполномоченный орган в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления (далее – уполномоченный орган) осуществляет централизованный государственный учет документов Национального архивного фонда путем ведения единого Центрального фондового каталога.
Глава 2. Порядок централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда
3. Для проведения централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы, специальные государственные архивы, Архив Президента Республики Казахстан и местные исполнительные органы ежегодно до 5 января представляют в уполномоченный орган в одном экземпляре:
1) паспорт архива по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам;
2) карточку фонда по форме согласно приложению 2 к настоящим Правилам;
3) сведения об изменениях в составе и объеме фондов по форме согласно приложению 3 к настоящим Правилам;
4) учетные сведения по фондовому каталогу по форме согласно приложению 4 к настоящим Правилам.
4. Уполномоченный орган ежегодно к 15 февраля вносит изменения и дополнения в Государственный фондовый каталог на основе карточек фондов, представленных Национальным архивом Республики Казахстан, центральными государственными архивами, Архивом Президента Республики Казахстан, специальными государственными архивами и местными исполнительными органами.
Сноска. Пункт 4 в редакции приказа Министра культуры и спорта РК от 15.11.2019 № 301 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).5. Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы, Архив Президента Республики Казахстан и местные исполнительные органы один раз в три года до 5 января представляют в уполномоченный орган сводный паспорт источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан по форме согласно приложению 5 к настоящим Правилам.
6. Уполномоченный орган один раз в три года к 15 февраля на основании представленных сводных паспортов составляет сводный паспорт источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан.
Паспорт архива __________________________________ на 1 января 20__ года
(наименование архива)
1. Состав и объем архивных документов
№ п/н | Показатели | Количество фондов | Количество единиц хранения | Количество единиц хранения, принятых на временное хранение | |||
всего | в том числе | ||||||
внесенных в описи | на государственном языке | учтенных особо ценных | |||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
1 | Документы на бумажной основе. Всего | ||||||
1.1 | Управленческая документация | ||||||
1.2 | Документы личного происхождения | ||||||
1.3 | Научно-техническая документация | ||||||
1.4 | Документы по личному составу | ||||||
2 | Кинодокументы | ||||||
3 | Фотодокументы | ||||||
4 | Фонодокументы | ||||||
5 | Видеодокументы | ||||||
6 | Машиночитаемая документация | ||||||
7 | Микроформы на правах подлинника | ||||||
8 | Итого | ||||||
Объем единицы учета
№ п/н | Показатели | Количество единиц учета | |
всего | в том числе внесенных в описи | ||
1 | 2 | 3 | 4 |
1 | Кинодокументы | ||
2 | Фонодокументы | ||
3 | Видеодокументы | ||
4 | Машиночитаемая документация | ||
2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов
№ п/н | Показатели | Количество единиц хранения | Объем страхового фонда | ||
скопированных для страхового фонда | имеющих фонд пользования | количество кадров негатива | количество единиц хранения страхового фонда | ||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
1 | Документы на бумажной основе. Всего | ||||
1.1 | Управленческая документация | ||||
1.2 | Документы личного происхождения | ||||
1.3 | Научно-техническая документация | ||||
1.4 | Документы по личному составу | ||||
2 | Кинодокументы | ||||
3 | Фотодокументы | ||||
4 | Фонодокументы | ||||
5 | Видеодокументы | ||||
6 | Машиночитаемая документация | ||||
7 | Микроформы на правах подлинника | ||||
8 | Итого | ||||
3. Состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам
Описи, каталоги, базы данных
№ п/н | Показатели | Количество описей (книг учета и описания) | Закаталогизировано | Создано баз данных о составе и содержании документов | |||||
всего | из них в полном комплекте | Количество фондов | Количество единиц хранения | Количество составленных карточек | Количество баз данных | объем в мега байтах | |||
всего | из них включенных в каталоги | ||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
1 | Документы на бумажной основе. Всего | ||||||||
1.1 | Управленческая документация | ||||||||
1.2 | Документы личного происхождения | ||||||||
1.3 | Научно-техническая документация | ||||||||
1.4 | Документы по личному составу | ||||||||
2 | Кинодокументы | ||||||||
3 | Фотодокументы | ||||||||
4 | Фонодокументы | ||||||||
5 | Видеодокументы | ||||||||
6 | Машиночитаемая документация | ||||||||
7 | Микроформы на правах подлинника | ||||||||
8 | Итого | ||||||||
Справочно-информационные издания
№ п/н | Показатели | Количество |
1 | 2 | 3 |
1 | Изданные путеводители, краткие справочники по фондам | |
2 | Изданные справочники по административно-территориальному делению | |
3 | Изданные справочники по истории учреждений | |
4 | Изданные справочники других типов | |
5 | Всего изданных справочников |
4. Состав и объем научно-справочной библиотеки
№ п/н | Показатели | Количество |
1 | 2 | 3 |
1 | Книги и брошюры | |
2 | Газеты | |
3 | Журналы | |
4 | Другие виды печатной продукции |
5. Условия хранения документов
№ п/н | Показатели | Количество |
1 | 2 | 3 |
1 | Здания архива | |
2 | Специальные помещения | |
3 | Приспособленные помещения | |
4 | Степень загруженности архивохранилищ (в процентах) | |
5 | Оснащенность зданий охранной сигнализацией (в процентах) | |
6 | Оснащенность зданий пожарной сигнализацией (в процентах) | |
7 | Протяжность металлических стеллажей (в погонных метрах) | |
8 | Протяжность деревянных стеллажей (в погонных метрах) | |
9 | Закартонировано документов (в единицах хранения) |
________________________________________________________________________________
Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя
________________________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя
Дата
Место для печати
| Приложение 2 к Правилам централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда |
|
| Форма |
Карточка фонда
Дата первого поступления фонда | Дата получения карточки фонда | Место хранения фонда | № фонда/Категория/Форма собственности | |||||
Крайние даты каждого названия фонда | Название фонда | |||||||
Объем фонда на 1 января | Годы | |||||||
Количество единиц хранения/документов | ||||||||
В том числе неописанных единиц хранения/документов | ||||||||
имеющих страховые копии единиц хранения | ||||||||
Оборотная сторона карточки фонда
Название описи, аннотация документов | Начало года | Конец года | Название описи, аннотация документов | Начало года | Конец года |
Прежний № ___________ фонда
Примечание_____________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя
________________________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя
Дата
Место для печати
Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января 20___ года
№ п/н | № фонда | Категория | Название фондов | Поступило | Выбыло | Общее количество единиц хранения в фонде на 1 января ___ года | Примечание | ||||
Название описи, аннотация документов | Годы | Название описи, аннотация документов | Годы | Внесенных в описи единиц хранения | Не внесенных единиц хранения/документов | Имеющих страховые копии единиц хранения | |||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
Всего за ______ поступило ____ фондов ______ единиц хранения/документов;
выбыло _____ фондов ______ единиц хранения/документов;
созданы страховые копии на __________ единиц хранения.
На 1 января _____ года в архиве по списку фондов числятся с № __ по № ___ номеров фондов,
в том числе номеров, числящихся в наличии __ фондов _ единиц хранения, номеров фондов,
переданных и объединенных (дела которых использовались и номер занимать нельзя)_____,
утраченных __________ фондов, свободных номеров __________.
Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя
_____________ __________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя
Дата
Место для печати
| Приложение 4 к Правилам централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда |
|
| Форма |
Учетные сведения по фондовому каталогу на 1 января 20___ года
№ п/н | Наименование архива | Первый и последний номера фондов по списку фондов | Количество фондов по паспорту на 1 января | Количество карточек в фондовом каталоге | Количество свободных номеров фондов | Примечание | |||
Всего | На фонды, хранящиеся в архиве | На фонды, включенных в состав объединенного архивного фонда (ранее использованных) и переданные фонды | На утраченные фонды | ||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
________________________________________________________________________________
Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя
________________________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя
Дата
Место для печати
Сводный паспорт источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан на 1 декабря 20__ года
1. Сведения об организациях, передающих в государственные архивы управленческую документацию
№ п/н | Наименование показателей | Количество | Количество штатных работников | Количество согласованных с архивными учреждениями | Количество помещений для хранения документов | Количество организаций полностью подготовивших документы к передаче на постоянное хранение | |
Номенклатуры дел | Инструкции, правила по делопроизводству | ||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
1 | Государственные организации профиля комплектования государственных архивов | ||||||
2 | Негосударственные организации профиля комплектования государственных архивов | ||||||
3 | Государственные организации профиля комплектования районных, городских архивов | ||||||
4 | Негосударственные организации профиля комплектования районных, городских архивов | ||||||
5 | Объединенные ведомственные архивы | ||||||
2. Сведения об управленческой документации
№ п/н | Наименование показателей | Всего единиц хранения | Количество документов постоянного срока хранения (в единицах хранения) | Количество документов по личному составу (в единицах хранения) | Количество образующихся в течении года дела постоянного срока хранения (в единицах хранения) | ||
Внесенных в описи | Хранящиеся сверх установленного срока | Всего | Внесенных в описи | ||||
Утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения | |||||||
Утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения | |||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
1 | Государственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов | ||||||
2 | Негосударственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов | ||||||
3 | Государственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов | ||||||
4 | Негосударственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов | ||||||
5 | Управленческая документация, хранящаяся в объединениях ведомственного архива | ||||||
3. Сведения об источниках комплектования государственных, городских, районных архивов, хранящих научно-техническую документацию
№ п/н | Виды организаций | Количество помещения для хранения документов | Количество штатных сотрудников | Количество единиц хранения внесенных в описи | Количество документов хранящихся сверх установленного срока (в единицах хранении) | Всего единиц хранения |
утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения | ||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
1 | Государственные организации | |||||
2 | Негосударственные организации |
4. Сведения о кино-, фото-, фоно-, видеодокументах
№ п/н | Виды организаций | Количество организаций, состоящих на учете в архивном учреждении | Количество помещения для хранения документов | Количество штатных сотрудников | Количество единиц хранения внесенных в описи | Количество хранящихся сверх установленного срока (в единицах хранении) |
утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения | ||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
1 | Государственные организации, хранящие кинодокументы | |||||
2 | Негосударственные организации, хранящие кинодокументы | |||||
3 | Государственные организации, хранящие фотодокументы | |||||
4 | Негосударственные организации, хранящие фотодокументы | |||||
5 | Государственные организации хранящие фонодокументы | |||||
6 | Негосударственные организации, хранящие фонодокументы | |||||
7 | Государственные организации, хранящие видеодокументы | |||||
8 | Негосударственные организации, хранящие видеодокументы |
________________________________________________________________________________
Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя
________________________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя
Дата
Место для печати