Сноска. Утратил силу приказом и.о. Министра культуры и спорта РК от 25.07.2018 № 168 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
Сноска. Заголовок в редакции приказа Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 09.12.2016 № 321 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
В соответствии со статьей 9 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архивном фонде и архивах" ПРИКАЗЫВАЮ:
Сноска. Преамбула в редакции приказа Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 09.12.2016 № 321 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).1. Утвердить прилагаемые Правила централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда.
Сноска. Пункт 1 в редакции приказа Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 09.12.2016 № 321 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).2. Признать утратившим силу приказ председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 11 августа 2000 года № 47 "Об утверждении Инструкции о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 1240).
3. Комитету информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан обеспечить:
1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан и его официальное опубликование;
2) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и информации Республики Казахстан.
4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.
Министр | М. Кул-Мухаммед |
| Утверждены приказом Министра культуры и информации Республики Казахстан от 6 февраля 2013 года № 27 |
Правила централизованного государственного учета данных
о составе документов Национального архивного фонда
Сноска. Правила в редакции приказа Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 09.12.2016 № 321 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
Глава 1. Общие положения
1. Правила централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда (далее – Правила) определяют порядок проведения централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда Республики Казахстан (далее – Национальный архивный фонд).
2. Обеспечение ведения централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда осуществляется уполномоченным органом по управлению архивами и документацией (далее – уполномоченный орган).
Глава 2. Порядок централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда
3. В соответствии с пунктом 1 статьи 4 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архивном фонде и архивах" Национальный архивный фонд состоит из следующих документов:
1) законодательных актов и других официальных документов;
2) управленческой, научно-исследовательской, проектно-конструкторской, технологической, патентно-лицензионной, картографической, геодезической, геологической, телеметрической и другой специальной документации;
3) электронных информационных ресурсов, машиноориентированной и аудиовизуальной документации;
4) документальных памятников истории и культуры;
5) документов личного происхождения и иной документации, представляющей национальную ценность;
6) иных документов, поступивших в собственность Республики Казахстан;
7) страховых копий документов.
4. Централизованный государственный учет данных о составе документов Национального архивного фонда является единой для всех организаций, осуществляющих постоянное, временное хранение документов Национального архивного фонда и осуществляется по архивным фондам, единицам хранения, представляющим собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющих самостоятельное значение.
5. Централизованный государственный учет данных о составе документов Национального архивного фонда основывается на следующих принципах:
1) централизации;
2) унификации;
3) динамичности;
4) полноты и достоверности.
6. Для проведения централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы Республики Казахстан, специальные государственные архивы, Архив Президента Республики Казахстан и местные исполнительные органы ежегодно вместе с годовым отчетом о работе представляют в уполномоченный орган в одном экземпляре:
1) паспорт архива по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам;
2) карточку фонда по форме согласно приложению 2 к настоящим Правилам;
3) сведения об изменениях в составе и объеме фондов по форме согласно приложению 3 к настоящим Правилам;
4) учетные сведения по фондовому каталогу по форме согласно приложению 4 к настоящим Правилам.
7. Государственный учет документов Национального архивного фонда Республики Казахстан осуществляется государственными и специальными государственными архивами в порядке установленными Правилами комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами, утвержденными приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 145 (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 10127), а также ведомственными и частными архивами в соответствии с Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденными приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 146 (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 10128).
8. Уполномоченный орган ежегодно к 15 февраля следующего за отчетным годом на основе карточек фондов, представленных Национальным архивом Республики Казахстан, центральными государственными архивами Республики Казахстан, Архивом Президента Республики Казахстан, специальными государственными архивами и местными исполнительными органами вносит изменения и дополнения в Центральный фондовый каталог.
9. Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы Республики Казахстан, Архив Президента Республики Казахстан и местные исполнительные органы один раз в три года вместе с годовым отчетом о работе составляют и представляют в уполномоченный орган сводный паспорт архивов организаций – источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан по форме согласно приложению 5 к настоящим Правилам.
10. Уполномоченный орган один раз в три года к 15 февраля следующего за отчетным периодом на основании представленных сводных паспортов, по форме согласно приложению 5, составляет сводный паспорт архивов организаций – источников комплектования государственных архивов по республике.
| Приложение 1 к Правилам централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда |
форма
Кому представляется ___________________________
(наименование получателя)
Кем представляется ____________________________
(наименование отчитывающейся
_______________________________________________
организации)
Паспорт архива ______________________ на 1 января 20__ года
(наименование архива)
1. Состав и объем архивных документов
№ п/н | Показатели | Количество фондов | Количество единиц хранения | Количество единиц хранения, принятых на временное хранение | |||
Всего | в том числе | ||||||
внесенных в описи | на государственном языке | учтенных особо ценных | |||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
1 | Документы на бумажной основе. Всего | ||||||
1.1 | Управленческая документация | ||||||
1.2 | Документы личного происхождения | ||||||
1.3 | Научно-техническая документация | ||||||
1.4 | Документы по личному составу | ||||||
2 | Кинодокументы | ||||||
3 | Фотодокументы | ||||||
4 | Фонодокументы | ||||||
5 | Видеодокументы | ||||||
6 | Машиночитаемая документация | ||||||
7 | Микроформы на правах подлинника | ||||||
8 | Итого | ||||||
Объем единицы учета
№ п/н | Показатели | Количество единиц учета | |
всего | в том числе внесенных в описи | ||
1 | 2 | 3 | 4 |
1 | Кинодокументы | ||
2 | Фонодокументы | ||
3 | Видеодокументы | ||
4 | Машиночитаемая документация | ||
2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов
№ п/н | Показатели | Количество единиц хранения | Объем страхового фонда | ||
скопированных для страхового фонда | имеющих фонд пользования | количество кадров негатива | количество единиц хранения страхового фонда | ||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
1 | Документы на бумажной основе. Всего | ||||
1.1 | Управленческая документация | ||||
1.2 | Документы личного происхождения | ||||
1.3 | Научно-техническая документация | ||||
1.4 | Документы по личному составу | ||||
2 | Кинодокументы | ||||
3 | Фотодокументы | ||||
4 | Фонодокументы | ||||
5 | Видеодокументы | ||||
6 | Машиночитаемая документация | ||||
7 | Микроформы на правах подлинника | ||||
8 | Итого | ||||
3. Состав и объем научно-справочного аппарата
к архивным документам
Описи, каталоги, базы данных
№ п/н | Показатели | Количество описей (книг учета и описания) | Закаталогизировано | Создано баз данных о составе и содержании документов | |||||
всего | из них в полном комплекте | Количество фондов | Количество единиц хранения | Количество составленных карточек | Количество баз данных | объем в мега байтах | |||
всего | из них включенных в каталоги | ||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
1 | Документы на бумажной основе. Всего | ||||||||
1.1 | Управленческая документация | ||||||||
1.2 | Документы личного происхождения | ||||||||
1.3 | Научно-техническая документация | ||||||||
1.4 | Документы по личному составу | ||||||||
2 | Кинодокументы | ||||||||
3 | Фотодокументы | ||||||||
4 | Фонодокументы | ||||||||
5 | Видеодокументы | ||||||||
6 | Машиночитаемая документация | ||||||||
7 | Микроформы на правах подлинника | ||||||||
8 | Итого | ||||||||
Справочно-информационные издания
№ п/н | Показатели | Количество |
1 | 2 | 3 |
1 | Изданные путеводители, краткие справочники по фондам | |
2 | Изданные справочники по административно-территориальному делению | |
3 | Изданные справочники по истории учреждений | |
4 | Изданные справочники других типов | |
5 | Всего изданных справочников |
4. Состав и объем научно-справочной библиотеки
№ п/н | Показатели | Количество |
1 | 2 | 3 |
1 | Книги и брошюры | |
2 | Газеты | |
3 | Журналы | |
4 | Другие виды печатной продукции |
5. Условия хранения документов
№ п/н | Показатели | Количество |
1 | 2 | 3 |
1 | Здания архива | |
2 | Специальные помещения | |
3 | Приспособленные помещения | |
4 | Степень загруженности архивохранилищ (в процентах) | |
5 | Оснащенность зданий охранной сигнализацией (в процентах) | |
6 | Оснащенность зданий пожарной сигнализацией (в процентах) | |
7 | Протяжность металлических стеллажей (в погонных метрах) | |
8 | Протяжность деревянных стеллажей (в погонных метрах) | |
9 | Закартонировано документов (в единицах хранения) |
_____________________________________________________________________
Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя
_____________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя
Дата
Место для печати
| Приложение 2 к Правилам централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда |
Форма
Карточка фонда
Дата первого поступления фонда | Дата получения карточки фонда | Место хранения фонда | № фонда/ Категория/ Форма собственности | |||||
Крайние даты каждого названия фонда | Название фонда | |||||||
Объем фонда на 1 января | Годы | |||||||
Количество единиц хранения/документов | ||||||||
В том числе неописанных единиц хранения/документов | ||||||||
имеющих страховые копии единиц хранения | ||||||||
Оборотная сторона карточки фонда
Название описи, аннотация документов | Начало года | Конец года | Название описи, аннотация документов | Начало года | Конец года |
Прежний № ___________ фонда
Примечание __________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись
руководителя
_____________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон
исполнителя
Дата
Место для печати
| Приложение 3 к Правилам централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда |
Форма
__________________________________________________________
(наименование государственного архива, музея, библиотеки)
Сведения об изменениях в составе и объеме фондов
на 1 января 20___ года
№ п/н | № фонда | Категория | Название фондов | Поступило | Выбыло | Общее количество единиц хранения в фонде на 1 января ___ года | Примечание | ||||
Название описи, аннотация документов | Годы | Название описи, аннотация документов | Годы | Внесенных в описи единиц хранения | Не внесенных единиц хранения/ документов | Имеющих страховые копии единиц хранения | |||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
Всего за ____ поступило ____ фондов _____ единиц хранения/документов;
выбыло _____ фондов ______ единиц хранения/документов;
созданы страховые копии на __________ единиц хранения.
На 1 января _____ года в архиве по списку фондов числятся с № __ по №
___ номеров фондов,
в том числе номеров, числящихся в наличии __ фондов _
единиц хранения,
номеров фондов, переданных и объединенных (дела которых
использовались и номер занимать нельзя) _____,
утраченных __________ фондов,
свободных номеров __________.
Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись
руководителя
__________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон
исполнителя
Дата
Место для печати
| Приложение 4 к Правилам централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда |
Форма
Учетные сведения по фондовому каталогу
на 1 января 20___ года
№ п/н | Наименование архива | Первый и последний номера фондов по списку фондов | Количество фондов по паспорту на 1 января | Количество карточек в фондовом каталоге | Количество свободных номеров фондов | Примечание | |||
Всего | На фонды, хранящиеся в архиве | На фонды, включенных в состав объединенного архивного фонда (ранее использованных) и переданные фонды | На утраченные фонды | ||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
___________________________________________________________________
Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись
руководителя
___________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон
исполнителя
Дата
Место для печати
| Приложение 5 к Правилам централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда |
Форма
Кому представляется __________________________________
(официальное наименование
_____________________________________________________
государственного архива и его почтовый адрес)
Кем представляется __________________________________
(официальное наименование
_____________________________________________________
отчитывающейся организации и его почтовый адрес)
_____________________________________________________
(форма собственности отчитывающейся организации)
Сводный паспорт архивов организаций – источников комплектования
государственных архивов Республики Казахстан на 1 декабря 20__ года
1. Сведения об организациях, передающих
в государственные архивы управленческую документацию
№ п/н | Наименование показателей | Количество | Количество штатных работников | Количество согласованных с архивными учреждениями | Количество помещений для хранения документов | Количество организаций полностью подготовивших документы к передаче на постоянное хранение | |
Номенклатуры дел | Инструкции, правила по делопроизводству | ||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
1 | Государственные организации профиля комплектования государственных архивов | ||||||
2 | Негосударственные организации профиля комплектования государственных архивов | ||||||
3 | Государственные организации профиля комплектования районных, городских архивов | ||||||
4 | Негосударственные организации профиля комплектования районных, городских архивов | ||||||
5 | Объединенные ведомственные архивы | ||||||
2. Сведения об управленческой документации
№ п/н | Наименование показателей | Всего единиц хранения | Количество документов постоянного срока хранения (в единицах хранения) | Количество документов по личному составу (в единицах хранения) | Количество образующихся в течении года дела постоянного срока хранения (в единицах хранения) | ||
Внесенных в описи | Хранящиеся сверх установленного срока | Всего | Внесенных в описи | ||||
Утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения | |||||||
Утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения | |||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
1 | Государственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов | ||||||
2 | Негосударственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов | ||||||
3 | Государственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов | ||||||
4 | Негосударственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов | ||||||
5 | Управленческая документация, хранящаяся в объединениях ведомственного архива | ||||||
3. Сведения об организациях-источниках комплектования
государственных, городских, районных архивов, хранящих
научно-техническую документацию
№ п/н | Виды организаций | Количество помещения для хранения документов | Количество штатных сотрудников | Количество единиц хранения внесенных в описи | Количество документов хранящихся сверх установленного срока (в единицах хранении) | Всего единиц хранения |
утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения | ||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
1 | Государственные организации | |||||
2 | Негосударственные организации |
4. Сведения о кино-, фото-, фоно-, видеодокументах
№ п/н | Виды организаций | Количество организаций, состоящих на учете в архивном учреждении | Количество помещения для хранения документов | Количество штатных сотрудников | Количество единиц хранения внесенных в описи | Количество хранящихся сверх установленного срока (в единицах хранении) |
утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения | ||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
1 | Государственные организации, хранящие кинодокументы | |||||
2 | Негосударственные организации, хранящие кинодокументы | |||||
3 | Государственные организации, хранящие фотодокументы | |||||
4 | Негосударственные организации, хранящие фотодокументы | |||||
5 | Государственные организации хранящие фонодокументы | |||||
6 | Негосударственные организации, хранящие фонодокументы | |||||
7 | Государственные организации, хранящие видеодокументы | |||||
8 | Негосударственные организации, хранящие видеодокументы |
________________________________________________________________
Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя
________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя
Дата
Место для печати
