О внесении изменений в приказ Министра культуры и информации Республики Казахстан от 6 февраля 2013 года № 27 "Об утверждении Инструкции о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан"

      О внесении изменений в приказ Министра культуры и информации Республики Казахстан от 6 февраля 2013 года № 27 "Об утверждении Инструкции о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан"

      В соответствии с пунктом 2 статьи 9 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архивном фонде и архивах" ПРИКАЗЫВАЮ:

      1. Внести в приказ Министра культуры и информации Республики Казахстан от 6 февраля 2013 года № 27 "Об утверждении Инструкции о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан" (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 8366, опубликованный в газете "Казахстанская правда" от 20 марта 2013 года № 101-102 (27375-27376) следующие изменения:

      заголовок изложить в следующей редакции:

      "Об утверждении Правил централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда";

      преамбулу изложить в следующей редакции:

      "В соответствии со статьей 9 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архивном фонде и архивах" ПРИКАЗЫВАЮ:";

      пункт 1 изложить в следующей редакции:

      "1. Утвердить прилагаемые Правила централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда.";

      Правила централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда, утвержденные указанным приказом, изложить в редакции согласно приложению к настоящему приказу.

      2. Департаменту архивного дела и документации в установленном законодательством порядке обеспечить:

      1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

      2) в течение десяти календарных дней со дня государственной регистрации настоящего приказа направление его копий в печатном и электронном виде на казахском и русском языках в Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения "Республиканский центр правовой информации" Министерства юстиции Республики Казахстан для официального опубликования и включения в Эталонный контрольный банк нормативных правовых актов Республики Казахстан;

      3) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в течение десяти календарных дней после его официального опубликования;

      4) в течение десяти рабочих дней после исполнения мероприятий, предусмотренных настоящим пунктом, представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий.

      3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.

      4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Правила централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда

Глава 1. Общие положения

      1. Правила централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда (далее – Правила) определяют порядок проведения централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда Республики Казахстан (далее – Национальный архивный фонд).

      2. Обеспечение ведения централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда осуществляется уполномоченным органом по управлению архивами и документацией (далее – уполномоченный орган).

Глава 2. Порядок централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда

      3. В соответствии с пунктом 1 статьи 4 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архивном фонде и архивах" Национальный архивный фонд состоит из следующих документов:

      1) законодательных актов и других официальных документов;

      2) управленческой, научно-исследовательской, проектно-конструкторской, технологической, патентно-лицензионной, картографической, геодезической, геологической, телеметрической и другой специальной документации;

      3) электронных информационных ресурсов, машиноориентированной и аудиовизуальной документации;

      4) документальных памятников истории и культуры;

      5) документов личного происхождения и иной документации, представляющей национальную ценность;

      6) иных документов, поступивших в собственность Республики Казахстан;

      7) страховых копий документов.

      4. Централизованный государственный учет данных о составе документов Национального архивного фонда является единой для всех организаций, осуществляющих постоянное, временное хранение документов Национального архивного фонда и осуществляется по архивным фондам, единицам хранения, представляющим собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющих самостоятельное значение.

      5. Централизованный государственный учет данных о составе документов Национального архивного фонда основывается на следующих принципах:

      1) централизации;

      2) унификации;

      3) динамичности;

      4) полноты и достоверности.

      6. Для проведения централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы Республики Казахстан, специальные государственные архивы, Архив Президента Республики Казахстан и местные исполнительные органы ежегодно вместе с годовым отчетом о работе представляют в уполномоченный орган в одном экземпляре:

      1) паспорт архива по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам;

      2) карточку фонда по форме согласно приложению 2 к настоящим Правилам;

      3) сведения об изменениях в составе и объеме фондов по форме согласно приложению 3 к настоящим Правилам;

      4) учетные сведения по фондовому каталогу по форме согласно приложению 4 к настоящим Правилам.

      7. Государственный учет документов Национального архивного фонда Республики Казахстан осуществляется государственными и специальными государственными архивами в порядке установленными Правилами комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами, утвержденными приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 145 (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 10127), а также ведомственными и частными архивами в соответствии с Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденными приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 146 (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 10128).

      8. Уполномоченный орган ежегодно к 15 февраля следующего за отчетным годом на основе карточек фондов, представленных Национальным архивом Республики Казахстан, центральными государственными архивами Республики Казахстан, Архивом Президента Республики Казахстан, специальными государственными архивами и местными исполнительными органами вносит изменения и дополнения в Центральный фондовый каталог.

      9. Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы Республики Казахстан, Архив Президента Республики Казахстан и местные исполнительные органы один раз в три года вместе с годовым отчетом о работе составляют и представляют в уполномоченный орган сводный паспорт архивов организаций – источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан по форме согласно приложению 5 к настоящим Правилам.

      10. Уполномоченный орган один раз в три года к 15 февраля следующего за отчетным периодом на основании представленных сводных паспортов, по форме согласно приложению 5, составляет сводный паспорт архивов организаций – источников комплектования государственных архивов по республике.

      Кому представляется ________________________
                  (наименование получателя)
Кем представляется __________________________
                  (наименование отчитывающейся
___________________________________________
организации)

      Паспорт архива ______________________ на 1 января 20__ года
(наименование архива)

      1. Состав и объем архивных документов

      Объем единицы учета

                   2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов

3. Состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам
                        Описи, каталоги, базы данных

      Справочно-информационные издания

      4. Состав и объем научно-справочной библиотеки

      5. Условия хранения документов

      _____________________________________________________________________________________________
Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя
_____________________________________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя
Дата
Место для печати

      Карточка фонда

      Оборотная сторона карточки фонда

      Прежний № ___________ фонда
Примечание__________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя
_____________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя
Дата
Место для печати

      _______________________________
(наименование государственного архива,
_______________________________
музея, библиотеки)

                                     Сведения об изменениях в составе и объеме фондов
                                                на 1 января 20___ года

      Всего за ______ поступило ____ фондов ______ единиц хранения/документов;
            выбыло _____ фондов ______ единиц хранения/документов;
            созданы страховые копии на __________ единиц хранения.
На 1 января _____ года в архиве по списку фондов числятся с № __ по № ___ номеров фондов,
            в том числе номеров, числящихся в наличии __ фондов _ единиц хранения,
            номеров фондов, переданных и объединенных (дела которых использовались и номер занимать нельзя) _____,
            утраченных __________ фондов,
            свободных номеров __________.
Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя
__________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя
Дата
Место для печати

                                           Учетные сведения по фондовому каталогу

                                                  на 1 января 20___ года

      ______________________________________________________________________
Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя
______________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя
Дата
Место для печати

      Кому представляется ________________________
                  (официальное наименование
__________________________________________
государственного архива и его почтовый адрес)
Кем представляется _________________________
                  (официальное наименование
__________________________________________
отчитывающейся организации и его почтовый адрес)
___________________________________________
(форма собственности отчитывающейся организации)

      Сводный паспорт архивов организаций – источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан
                                          на 1 декабря 20__ года
      1. Сведения об организациях, передающих в государственные архивы управленческую документацию

                                           2. Сведения об управленческой документации

                         3. Сведения об организациях-источниках комплектования государственных,
                        городских, районных архивов, хранящих научно-техническую документацию

                                     4. Сведения о кино-, фото-, фоно-, видеодокументах

      _____________________________________________________________________
Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя
_____________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя
Дата
Место для печати