В соответствии с пунктом 1 статьи 21-1 Закона Республики Казахстан от 24 марта 1998 года «О нормативных правовых актах» и статьи 9 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах» ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан.
2. Признать утратившим силу приказ председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 11 августа 2000 года № 47 «Об утверждении Инструкции о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан» (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 1240).
3. Комитету информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан обеспечить:
1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан и его официальное опубликование;
2) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и информации Республики Казахстан.
4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.
Министр М. Кул-Мухаммед
Утверждена
приказом Министра
культуры и информации
Республики Казахстан
от 6 февраля 2013 года № 27
Инструкция о централизованном государственном учете документов
Национального архивного фонда Республики Казахстан
1. Общие положения
1. Настоящая Инструкция о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан (далее – Инструкция) разработана в целях реализации статей 9 и 10 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах» (далее – Закон).
2. Централизованному государственному учету подлежат все документы, которые относятся к Национальному архивному фонду Республики Казахстан (далее – Национальный архивный фонд), независимо от формы собственности. Обеспечение централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда осуществляется уполномоченным органом.
3. Документы Национального архивного фонда учитываются по архивным фондам, архивным коллекциям, единицам хранения.
4. Основой учета документов Национального архивного фонда является единая система регистрации архивных фондов, архивных коллекций, единиц хранения, единиц учета, обеспечивающая организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов. Средством учета документов является присвоение архивных шифров единицам хранения.
5. В Инструкции используются следующие основные понятия:
1) государственный учет архивных документов – установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксации (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;
2) централизованный государственный учет документов Национального архивного фонда – система учета документов Национального архивного фонда в масштабе государства, основанная на сборе в уполномоченном органе по управлению архивами и документацией (далее – уполномоченный орган) сведений о количестве, составе архивных фондов, архивных коллекций и количестве единиц хранения;
3) уполномоченный орган – центральный государственный орган управления архивами и документацией;
4) местный исполнительный орган (акимат) – коллегиальный исполнительный орган, возглавляемый акимом области, города республиканского значения и столицы, осуществляющий в пределах своей компетенции местное государственное управление и самоуправление на соответствующей территории;
5) специальный государственный архив – архивное учреждение или подразделение государственного органа Республики Казахстан, указанное в пункте 1 статьи 22 Закона;
6) ведомственный архив – учреждение или структурное подразделение государственного юридического лица, осуществляющее собирание, временное хранение и использование документов Национального архивного фонда, а также документов, не вошедших в его состав;
7) частный архив – учреждение или структурное подразделение негосударственного юридического лица, осуществляющее собирание, хранение, использование документов Национального архивного фонда, а также документов, не вошедших в его состав, или архив физического лица, возникший в результате его деятельности, собирания (приобретения) документов;
8) учетный документ – документ фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в архиве;
9) единица учета архивных документов – единица измерения количества документов Национального архивного фонда в архиве;
10) единица хранения архивных документов – учетная классификационная единица, представляющая собой
физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.
6. Централизованный государственный учет документов Национального архивного фонда основывается на принципах централизации, унификации, регулярности, полноты и достоверности.
7. Документами централизованного государственного учета являются:
1) паспорт архива по форме согласно приложению 1 к настоящей Инструкции;
2) карточка фонда по форме согласно приложению 2 к настоящей Инструкции;
3) сведения об изменениях в составе и объеме фондов по форме согласно приложению 3 к настоящей Инструкции;
4) учетные сведения по фондовому каталогу по форме согласно приложению 4 к настоящей Инструкции;
5) паспорт архива организации, хранящего управленческую документацию по форме согласно приложению 5 к настоящей Инструкции;
6) паспорт архива организации, хранящего научно-техническую документацию по форме согласно приложению 6 к настоящей Инструкции;
7) паспорт архива организации, хранящего аудиовизуальную документацию по форме согласно приложению 7 к настоящей Инструкции;
8) паспорт архива организации, хранящего электронные документы по форме согласно приложению 8 к настоящей Инструкции;
9) сводный паспорт архивов организаций – источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан по форме согласно приложению 9 к настоящей Инструкции.
2. Осуществление централизованного государственного учета
документов Национального архивного фонда
8. Централизованный государственный учет документов Национального архивного фонда, хранящихся в государственных архивах, осуществляется в следующим порядке:
1) Центральный государственный архив, Центральный государственный архив научно-технической документации, Центральный государственный архив кинофотодокументов и звукозаписей, Национальный архив Республики Казахстан, Архив Президента Республики Казахстан ежегодно до 15 января составляют и предоставляют в уполномоченный орган в одном экземпляре:
паспорт архива;
карточку фонда на поступившие в течение отчетного года фонды;
сведения об изменениях в составе и объеме фондов;
учетные сведения по фондовому каталогу;
2) государственные архивы областей, городов, районов и их филиалы ежегодно до 5 января составляют и представляют в местные исполнительные органы в двух экземплярах:
паспорт архива;
карточку фонда на поступившие в течение отчетного года фонды;
сведения об изменениях в составе и объеме фондов;
учетные сведения по фондовому каталогу;
3) местные исполнительные органы ежегодно до 15 января составляют и представляют сводную информацию в уполномоченный орган в одном экземпляре:
паспорта архива;
карточку фонда на поступившие в течение отчетного года фонды;
учетных сведении по фондовому каталогу;
сведения об изменениях в составе и объеме фондов;
4) уполномоченный орган ежегодно до 15 февраля составляет сводную информацию учетных сведений о составе и содержании документов Национального архивного фонда.
9. Централизованный государственный учет документов Национального архивного фонда, хранящихся в специальных государственных архивах, организуется в следующем порядке:
1) специальные государственные архивы ежегодно до 15 января составляют и представляют в уполномоченный орган в одном экземпляре:
паспорт архива;
карточку фонда на поступившие в течение отчетного года фонды;
сведения об изменениях в составе и объеме фондов;
2) уполномоченный орган ежегодно до 15 февраля составляет сводную информацию учетных сведений о составе и содержании документов Национального архивного фонда.
10. Централизованный государственный учет документов Национального архивного фонда, находящихся в государственной собственности, хранящихся в организациях, не входящих в систему органов управления и ведения архивным делом, осуществляется в следующим порядке:
1) Республиканский музей книги, Национальная академическая библиотека Республики Казахстан, Государственный фонд стандартов Республики Казахстан, Республиканский фонд данных по гидрометеорологии и загрязнению природной среды, Республиканский геологический фонд, Национальный картографо-геодезический фонд ежегодно до 15 января составляют и представляют в Национальный архив Республики Казахстан в одном экземпляре:
паспорт архива;
карточку фонда на поступившие в течение отчетного года фонды;
сведения об изменениях в составе и объеме фондов.
11. Централизованный государственный учет документов Национального архивного фонда, временно хранящихся в ведомственных и частных архивах, организуется в следующем порядке:
1) государственные и негосударственные организации (далее – организации) – источники комплектования Центрального государственного архива, Центрального государственного архива научно-технической документации, Центрального государственного архива кинофотодокументов и звукозаписей, Национального архива Республики Казахстан, Архива Президента Республики Казахстан, государственных архивов областей, городов, районов и их филиалов ежегодно до 30 декабря составляют паспорт архива организации по формам согласно приложениям 5, 6, 7 и 8 к настоящей Инструкции, о составе документов, образующихся в их деятельности, один раз в три года до 5 января предоставляют в соответствующий Центральный государственный архив, Центральный государственный архив научно-технической документации, Центральный государственный архив кинофотодокументов и звукозаписей, Национальный архив Республики Казахстан, Архив Президента Республики Казахстан, государственные архивы областей, городов, районов и в их филиалы;
2) Центральный государственный архив, Центральный государственный архив научно-технической документации, Центральный государственный архив кинофотодокументов и звукозаписей, Национальный архив Республики Казахстан, Архив Президента Республики Казахстан один раз в три года составляют сводный паспорт архивов организации – источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан и предоставляют в уполномоченный орган, в одном экземпляре до 1 февраля;
3) государственные архивы областей, городов, районов и их филиалы один раз в три года составляют сводный паспорт архивов организации – источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан и предоставляют в местные исполнительные органы, в двух экземплярах до 15 января;
4) местные исполнительные органы один раз в три года составляют сводный паспорт архивов организации – источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан и предоставляют в уполномоченный орган, в одном экземпляре до 1 февраля;
5) уполномоченный орган до 15 февраля составляет сводный паспорт архивов организации – источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан.
3. Централизованный государственный учет документов
Национального архивного фонда, находящихся в частной
собственности физических лиц, переданных
на хранение в государственные архивы
12. Документы Национального архивного фонда, находящиеся в частной собственности физических лиц, и переданные собственниками на государственное хранение в Центральный государственный архив, Центральный государственный архив научно-технической документации, Центральный государственный архив кинофотодокументов и звукозаписей, Национальный архив Республики Казахстан, Архив Президента Республики Казахстан, государственные архивы областей, городов, районов и их филиалы учитываются отдельно от документов Национального архивного фонда, находящихся на хранении в данных государственных архивах, по формам согласно приложениям 1, 2, 3 и 4 к настоящей Инструкции.
Приложение 1
к Инструкции о централизованном
государственном учете документов
Национального архивного фонда
Республики Казахстан
форма
Кому предоставляется ________________________________________________
(наименование получателя)
Кем предоставлен ____________________________________________________
(наименование отчитывающейся организации)
Паспорт архива ___________________________________ на «___» 20__ года
(наименование архива)
1. Состав и объем архивных документов:
№ |
Показатели |
Кол-во фондов |
Количество единиц храненя |
Кол-во ед. хр., принятых на временное хранение |
|||
В |
в том числе |
||||||
внесенных в описи |
на государст- |
учтенных особо ценных |
|||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
2 |
Документы на бумажной основе |
||||||
3 |
в том числе: управленческая документация |
||||||
4 |
Документы личного происхождения |
||||||
5 |
Научно-техническая документация |
||||||
6 |
Документы по личному составу |
||||||
7 |
Кинодокументы |
||||||
8 |
Фотодокументы |
||||||
9 |
Фонодокументы |
||||||
10 |
Видеодокументы |
||||||
11 |
Машиночитаемая документация |
||||||
12 |
Микроформы на правах подлинника |
||||||
Итого: |
|||||||
1) Объем единицы учета
№ |
Показатель |
Количество единиц учета |
|
всего |
внесенные в описи |
||
1 |
2 |
3 |
4 |
1 |
Кинодокументы |
||
2 |
Фонодокументы |
||
3 |
Видеодокументы |
||
4 |
Машиночитаемая документация |
||
2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов
№ п/п |
Показатели |
Количество единиц хранения |
Объем страхового фонда |
||
скопированных для страхового фонда |
имеющих фонд пользования |
Кол-во кадров негатива |
Кол-во ед. хр. страхового фонда |
||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
1 |
Документы на бумажной основе |
||||
2 |
в том числе: управленческая документация |
||||
3 |
Документы личного происхождения |
||||
4 |
Научно-техническая документация |
||||
5 |
Документы по личному составу |
||||
6 |
Кинодокументы |
||||
7 |
Фотодокументы |
||||
8 |
Фонодокументы |
||||
9 |
Видеодокументы |
||||
10 |
Машиночитаемая документация |
||||
11 |
Микроформы на правах подлинника |
||||
Итого: |
|||||
3. Состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам
1) Описи, каталоги, базы данных
№ |
Показатели |
Кол-во описей (книг учета и описания) |
Закаталогизировано |
Создано баз данных о составе и содержании документов |
|||||
в |
из них в полном комплекте |
Кол-во фондов |
Кол-во ед. хранения |
Кол-во составленных карточек |
кол-во БД |
объем в Мбайтах |
|||
в |
из них включенных в каталоги |
||||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
1 |
|||||||||
2 |
в том числе: управленческая документация |
||||||||
3 |
Документы личного происхождения |
||||||||
4 |
Научно-техническая документация |
||||||||
5 |
Документы по личному составу |
||||||||
6 |
Кинодокументы |
||||||||
7 |
Фотодокументы |
||||||||
8 |
Фонодокументы |
||||||||
9 |
Видеодокументы |
||||||||
10 |
Машиночитаемая документация |
||||||||
11 |
Микроформы на правах подлинника Итого |
||||||||
Итого |
|||||||||
2) Справочно-информационные издания:
№ |
Показатели |
Количество |
1 |
2 |
3 |
1 |
Изданные справочники всего |
|
2 |
Путеводители, краткие справочники по фондам |
|
3 |
Других типов |
|
4 |
По административно-территориальному делению |
|
5 |
По истории учреждений |
4. Состав и объем научно-справочной библиотеки
№ |
Показатели |
Количество |
1 |
2 |
3 |
1 |
Книги и брошюры |
|
2 |
Газеты |
|
3 |
Журналы |
|
4 |
Другие виды печатной продукции |
5. Условия хранения документов
№ п/п |
Показатели |
Количество |
1 |
2 |
3 |
1 |
Здания архива |
|
2 |
Специальные помещения |
|
3 |
Приспособленные помещения |
|
4 |
Степень загруженности архивохранилищ (в %) |
|
5 |
Оснащенность зданий охранной сигнализацией (в %) |
|
6 |
Оснащенность зданий пожарной сигнализацией (в %) |
|
7 |
Протяжность металлических стеллажей (пог. м.) |
|
8 |
Протяжность деревянных стеллажей (пог. м.) |
|
9 |
Закортанировано документов (в ед. хранения) |
Руководитель ______________________________ _____________
(Ф. И. О.) (подпись)
«____» ____________ 20___ года
___________________________________________
(Ф. И. О. и телефон исполнителя)
МП
Формат А4 (297 х 210)
Приложение 2
к Инструкции о централизованном
государственном учете документов
Национального архивного фонда
Республики Казахстан
форма
КАРТОЧКА ФОНДА
Дата первого поступления фонда |
Дата получения карточки фонда |
Место хранения фонда |
№ фонда |
||
Категория |
|||||
Форма собственности |
|||||
Крайние даты каждого названия фонда |
НАЗВАНИЕ ФОНДА |
||||
Объем фонда на 1 января |
Годы |
||||
Кол-во ед. хр./документов |
|||||
В т. ч. неописанных ед. хр./док-тов |
|||||
имеющих страховые копии ед. хр. |
|||||
Формат А5 (148 х 210)
Оборотная сторона карточки фонда
Название описи; аннотация документов |
Начало года |
Конец года |
Название описи; аннотация документов |
Начало года |
Конец года |
Прежний № ___________ фонда
Примечание
__________________________________________________________________
Руководитель __________________________________ __________
(Ф. И. О. и телефон исполнителя) (подпись)
МП
Формат А5 (148 х 210)
Приложение 3
к Инструкции о централизованном
государственном учете документов
Национального архивного фонда
Республики Казахстан
форма
____________________________________________________________________
(наименование государственного архива, музея, библиотеки)
СВЕДЕНИЯ об изменениях в составе и объеме фондов
на «___» 20___ года
№ п/п |
№ фонда |
К |
Название фондов |
Поступило |
Выбыло |
Общее количество ед. хранения в фонде на 1 января ___ года |
Примечание |
||||
Название описи, аннотация документов |
Г |
Название описи, аннотация документов |
Г |
Внесенных в описи ед. хранения |
Не внесенных ед. хранения/ документов |
Имеющих страховые копии ед. хр. |
|||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
Итого: за ______ поступило ____ фондов __________ ед. хр./документов:
выбыло _______ фондов __________ ед. хр./документов;
созданы страховые копии на __________ ед. хр.
На 01.01. ________ в архиве по списку фондов числятся с № ___ по
№ ____ номеров фондов,
в том числе номеров, числящихся в наличии ______ фондов ______ ед. хр.,
номеров фондов, переданных и объединенных (дела которых использовались и номер занимать нельзя) _______
утраченных __________ фондов
свободных номеров __________
Руководитель __________________________________ ___________
(Ф. И. О.) (подпись)
«____» ___________ 20___ года
___________________________________________________________________
(Ф. И. О. и телефон исполнителя)
МП
Формат А4 (297 х 210)
Приложение 4
к Инструкции о централизованном
государственном учете документов
Национального архивного фонда
Республики Казахстан
форма
Учетные сведения по фондовому каталогу
на «___» 20___ года
№ |
Наимено- |
Первый и последний номера фондов по списку фондов |
Количество фондов по паспорту на 1 января |
Количество карточек в фондовом каталоге |
Количество свободных номеров фондов |
Примечание |
|||
Всего |
На фонды, хранящиеся в архиве |
На фонды, включенных в состав НАФ (ранее использованных) и переданные фонды |
На утраченные фонды |
||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
Руководитель __________________________________ ____________
(Ф. И. О.) (подпись)
«____» ___________ 20___ года
_____________________________________________________
(Ф. И. О. и телефон исполнителя)
МП
Формат А4 (297 х 210)
Приложение 5
к Инструкции о централизованном
государственном учете документов
Национального архивного фонда
Республики Казахстан
форма
Кому представляется _________________________________________________
(официальное наименование государственного архива и
его почтовый адрес)
Кем представляется __________________________________________________
(официальное наименование отчитывающейся организации и его
почтовый адрес)
_____________________________________________________________________
(форма собственности отчитывающейся организации)
ПАСПОРТ
архива организации, хранящего управленческую документацию
на «___» ____________ 20__ года
1. Общие сведения
№ |
Количество архивных фондов |
Площадь архивохранилищ в квадратных метрах |
Загруженность архивохранилищ в процентах |
1 |
2 |
3 |
4 |
2. Сведения о документах крайние даты
№ |
Показатели |
Количество единиц хранения |
|||||||
всего |
крайние даты |
из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК местного исполнительного органа (республиканского государственного архива) |
хранится сверх установленного (договорного) срока |
образуется в год дел |
|||||
начальная |
конечная |
всего |
крайние даты |
||||||
начальная |
конечная |
||||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
1 |
Постоянного хранения |
||||||||
2 |
2 По личному составу |
||||||||
3. Кадры
|
Условия хранения документов (нужное |
Наименование должности
руководителя организации _________________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
«__» __________ 20__ года
______________________________________________________
(Ф. И. О. и телефон исполнителя)
МП
Формат А3 (297 х 420)
Приложение 6
к Инструкции о централизованном
государственном учете документов
Национального архивного фонда
Республики Казахстан
форма
Кому представляется _________________________________________________
(официальное наименование государственного архива и
его почтовый адрес)
Кем представляется __________________________________________________
(официальное наименование отчитывающейся организации и его
почтовый адрес)
_____________________________________________________________________
(форма собственности отчитывающейся организации)
ПАСПОРТ
архива организации, хранящего
научно-техническую документацию
на «___» ____________ 20__ года
1. Общие сведения
№ |
Показатели |
Количество единиц хранения |
|||
всего |
крайние даты |
хранится сверх установленного (договорного) срока |
|||
начальная |
конечная |
||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Научно-исследовательская |
|||||
Конструкторская |
|||||
Технологическая |
|||||
Проектная |
|||||
Прочие виды |
|||||
Всего |
|||||
2. Научно-техническая документация, отнесенная к
составу Национального архивного фонда
№ |
Показатели |
Количество перечней проектов, проблем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение |
Крайние даты |
Количество единиц хранения |
||||
начальная |
конечная |
внесенных в описи |
крайние даты |
хранится сверхустанов- |
||||
начальная |
конечная |
|||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
Научно- |
||||||||
Конструкторская |
||||||||
Технологическая |
||||||||
Проектная |
||||||||
Прочие виды |
||||||||
Всего |
||||||||
3. Управленческая документация
№ |
Показатели |
Количество единиц хранения |
||||||
всего |
крайние даты |
из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК местного исполнительного органа (республиканского государственного архива) |
хранится сверх установленного (договорного) срока |
|||||
начальная |
конечная |
всего |
крайние даты |
|||||
начальная |
конечная |
|||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
1 |
Постоянного хранения |
|||||||
2 |
По личному составу |
|||||||
3. Кадры
|
Условия хранения документов (нужное |
Наименование должности
руководителя организации _________________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
«__» __________ 20__ года
______________________________________________________
(Ф. И. О. и телефон исполнителя)
МП
Формат А3 (297 х 420)
Приложение 7
к Инструкции о централизованном
государственном учете документов
Национального архивного фонда
Республики Казахстан
форма
Кому представляется _________________________________________________
(официальное наименование государственного архива и
его почтовый адрес)
Кем представляется __________________________________________________
(официальное наименование отчитывающейся организации и его
почтовый адрес)
_____________________________________________________________________
(форма собственности отчитывающейся организации)
ПАСПОРТ
архива организации, хранящего
аудиовизуальную документацию
«___» ________ 20__ года
1. Кинодокументы
№ |
Показатели |
Количество единиц хранения |
||||||
всего |
крайние даты |
из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК местного исполнительного органа (республиканского государственного архива) |
хранится сверх установленного (договорного) срока |
|||||
начальная |
конечная |
всего |
крайние даты |
|||||
начальная |
конечная |
|||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
1 |
На 35-мм пленке |
|||||||
2 |
На 16-мм пленке |
|||||||
2. Фотодокументы
№ |
Показатели |
Количество единиц хранения |
|||||||
всего |
крайние даты |
из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК местного исполнительного органа (республиканского государственного архива) |
хранится сверх установленного (договорного) срока |
||||||
начальная |
конечная |
всего |
крайние даты |
||||||
начальная |
конечная |
||||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
1 |
Негативы |
черно-белые |
|||||||
цветные |
|||||||||
2 |
Позитивы на пленке, диапозитивы (слайды) |
черно-белые |
|||||||
цветные |
|||||||||
3 |
Фотоотпечатки |
||||||||
4 |
Фотоальбомы |
количество альбомов |
|||||||
количество снимков |
|||||||||
3. Фонодокументы
№ |
Показатели |
Количество единиц хранения |
||||||
всего |
крайние даты |
из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК местного исполнительного органа (республиканского государственного архива) |
хранится сверх установленного (договорного) срока |
|||||
начальная |
конечная |
всего |
крайние даты |
|||||
начальная |
конечная |
|||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
1 |
Магнитные записи |
|||||||
2 |
Граммофонные записи |
|||||||
3 |
Записи на других носителях |
|||||||
4. Видеодокументы
№ |
Показатели |
Количество единиц хранения |
||||||
всего |
крайние даты |
из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК местного исполнительного органа (республиканского государственного архива) |
хранится сверх установленного (договорного) срока |
|||||
начальная |
конечная |
всего |
крайние даты |
|||||
начальная |
конечная |
|||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
5. Кадры
|
Условия хранения документов (нужное |
Наименование должности
руководителя организации _________________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
«__» __________ 20__ года
______________________________________________________
(Ф. И. О. и телефон исполнителя)
МП
Формат А3 (297 х 420)
Приложение 8
к Инструкции о централизованном
государственном учете документов
Национального архивного фонда
Республики Казахстан
форма
Кому представляется _________________________________________________
(официальное наименование государственного архива и
его почтовый адрес)
Кем представляется __________________________________________________
(официальное наименование отчитывающейся организации и его
почтовый адрес)
_____________________________________________________________________
(форма собственности отчитывающейся организации)
ПАСПОРТ
архива организации, хранящего
электронные документы
«___» _______20__ года
1. Сведения об электронных документах
№ |
Показатели |
Количество специфических информационных ресурсов |
Объем записанной информации |
Сведения об электронных документах |
|||
количество единиц хранения электронных документов |
объем записанной информации (Мбт) |
крайние даты |
|||||
начальная |
конечная |
||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
2. Кадры
|
Условия хранения документов (нужное |
Наименование должности
руководителя организации _________________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
«__» __________ 20__ года
______________________________________________________
(Ф. И. О. и телефон исполнителя)
МП
Формат А3 (297 х 420)
Приложение 9
к Инструкции о централизованном
государственном учете документов
Национального архивного фонда
Республики Казахстан
форма
Кому представляется _________________________________________________
(наименование получателя)
Кем представляется __________________________________________________
(наименование отчитывающейся организации)
СВОДНЫЙ ПАСПОРТ
архивов организации – источников комплектования
государственных архивов
Республики Казахстан
«____» _________ 20__ года
1. Сведения об организациях, передающих в государственные архивы управленческую документацию
№ |
Наименование показателей |
Количество |
Кол-во штатных работников |
Кол-во согласованных с архивными учреждениями |
Кол-во помещений для хранения документов |
Количество организации полностью подготовивших документов к передаче на постоянное |
|
номенклатуры дел |
инструкции, правила по делопроизводству |
||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
1 |
Государственные организации профиля комплектования государственных архивов |
||||||
2 |
Негосударственные организации профиля комплектования государственных архивов |
||||||
3 |
Государственные организации профиля комплектования районных, городских архивов |
||||||
4 |
Негосударственные организации профиля комплектования районных, городских архивов |
||||||
5 |
Объединения ведомственных архивов |
||||||
2. Сведения об управленческой документации
№ |
Наименование показателей |
Всего ед. хранения |
Кол-во документов постоянного срока хранения (в ед. хранения) |
Кол-во документов по личному составу (в ед. хранения) |
Кол-во образующихся в течении года дела постоянного срока хранения (в ед. хранения) |
||
внесенные в описи, утвержденные ЭПК архивного учреждения |
хранящиеся сверх установленного срока |
Всего |
внесенных в описи, утвержденного ЭПК архивного учреждения |
||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
1 |
Государственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов |
||||||
2 |
Негосударственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов |
||||||
3 |
Государственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов |
||||||
4 |
Негосударственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов |
||||||
5 |
Управленческая до кументация, хранящаяся в объединениях ведомственного архива |
3. Сведения об организациях-источниках комплектования государственных, городских, районных архивов, хранящих научно-техническую документацию
№ |
Виды организаций |
Кол-во помещения для хранения документов |
Кол-во штатных сотрудников |
Кол-во единиц хранения внесенных в описи, утвержденного ЭПК архивного учреждения |
Кол-во документов хранящихся сверх установленного срока (в ед. хранении) |
Всего единиц хранения |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
1 |
Государственные организации |
|||||
2 |
Негосударственные организации |
4. Сведения о кино-, фото-, фоно-, видеодокументах
№ |
Виды организаций |
Кол-во организаций, состоящих на учете в архивном учреждении |
Кол-во помещения для хранения документов |
Кол-во штатных сотрудников |
Кол-во единиц хранения внесено в описи, утвержденных ЭПК архивного учреждения |
Кол-во хранящихся сверх установленного срока (в ед. хранении) |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
1 |
Государственные организации, хранящие кинодокументы |
|||||
2 |
Негосударственные организации, хранящие кинодокументы |
|||||
3 |
Государственные организации, хранящие фотодокументы |
|||||
4 |
Негосударственные организации, хранящие фотодокументы |
|||||
5 |
Государственные организации хранящие фонодокументы |
|||||
6 |
Негосударственные организации, хранящие фонодокументы |
|||||
7 |
Государственные организации, хранящие видеодокументы |
|||||
8 |
Негосударственные организации, хранящие видеодокументы |
«__» _____________ 20__ года
Руководитель ____________________________________ ______________
(Ф. И. О. и телефон исполнителя) (подпись)
МП
Формат А4 (297 х 210)