В соответствии с пунктом 4 статьи 13 Закона Республики Казахстан от 27 ноября 2000 года "Об административных процедурах" Правительство Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемые Правила отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней.
2. Признать утратившими силу некоторые решения Правительства Республики Казахстан согласно приложению к настоящему постановлению.
3. Настоящее постановление вводится в действие со дня его подписания.
Премьер-Министр | |
Республики Казахстан | К. Масимов |
| Утверждены постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 декабря 2015 года № 1196 |
Правила
отнесения сведений к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней
1. Общие положения
1. Настоящие Правила отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней (далее – Правила) разработаны в соответствии с Законом Республики Казахстан от 27 ноября 2000 года "Об административных процедурах" и определяют порядок отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней, независимо от ее вида и/или носителя информации.
2. Настоящие Правила не распространяются на порядок работы со служебной информацией, содержащей государственные секреты Республики Казахстан.
3. К служебной информации ограниченного распространения относятся сведения, касающиеся деятельности государственного органа, открытое опубликование которых может нарушить порядок соблюдения административных процедур, связанных с необходимостью обеспечения независимости государственного органа при принятии решения.
Под открытым опубликованием понимаются публикация материалов в открытой печати (в том числе, размещение на интернет-ресурсе), передача их по радио и телевидению, оглашение на открытых конференциях, совещаниях, симпозиумах, демонстрация в кинофильмах, экспонирование в музеях, на выставках, публичная защита научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, депонирование рукописей.
4. При работе со служебной информацией устанавливаются следующие прилагаемые специальные требования по защите информации ограниченного распространения (приложение 1, для служебного пользования).
5. Лицам, использующим в работе служебную информацию ограниченного распространения, необходимо точно и аккуратно выполнять все требования по защите информации, хранить и не разглашать сведения, полученные ими при исполнении служебных обязанностей.
6. За нарушение требований настоящих Правил должностные лица, допущенные к работе со служебной информацией ограниченного распространения, несут ответственность в соответствии с законами Республики Казахстан.
2. Порядок отнесения сведений к служебной информации
ограниченного распространения
7. Документам, делам и изданиям, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, присваивается пометка "Для служебного пользования" (далее – пометка "ДСП").
Отнесение сведений к информации ограниченного распространения производится исполнителем и лицом, подписавшим документ на основании перечня сведений для служебного пользования, разработанного в государственном органе (далее — перечень сведений).
Перечень сведений (дополнения и изменения к нему) утверждается приказом руководителя государственного органа.
Разработка перечня сведений осуществляется на основании следующих критериев:
1) сведения, не содержащие государственных секретов, относящиеся к организации и обеспечению режима секретности, а также контролю за его соблюдением, в том числе учетные формы;
2) сведения, опубликование или разглашение которых оказывает непосредственное влияние на работу государственных органов, в том числе, на процесс защиты информации от уничтожения, блокирования или изменения в результате несанкционированного доступа к электронным информационным ресурсам, включая пароли доступа;
3) сведения, переданные государственному органу законным обладателем информации на условиях конфиденциальности;
4) сведения, опубликование или разглашение которых нарушают законные права и интересы физических и юридических лиц;
5) сведения содержащие информацию о межведомственной и внутриведомственной переписке, осуществляющейся в процессе выработки решений, совещаниях в государственных органах, проводившихся в процессе выработки решений, разглашение которых может нарушить порядок соблюдения административных процедур, связанных с необходимостью обеспечения независимости государственного органа при принятии решения, в том числе по вопросам, указанным в статье 6 Закона Республики Казахстан "О доступе к информации";
6) сведения о результатах проверок, проводимых в рамках государственного контроля и надзора, по которым не принято окончательное решение;
7) сведения, поступившие от иностранных государств или международных организаций, по которым не принято взаимного соглашения об условиях их раскрытия.
8. Настоящие критерии не отменяют существующие и (или) вновь поступающие ведомственные перечни служебной информации ограниченного распространения с пометкой "Для служебного пользования", а также не ограничивают право отнесения других сведений, содержащих информацию ограниченного распространения, если это не противоречит нормативным правовым актам в области защиты государственных секретов, информатизации, защиты информации и информационной безопасности, ведомственным перечням сведений, подлежащих засекречиванию в государственных органах, разработанных в установленном законодательством Республики Казахстан порядке.
9. Если сведения не предусмотрены перечнем сведений, но по мнению исполнителя могут быть использованы в ущерб интересам государственного органа, он совместно с руководителем структурного подразделения государственного органа, к компетенции которого отнесены данные сведения, представляет на рассмотрение руководству аргументированные предложения о необходимости защиты этих сведений и внесения соответствующих дополнений в указанный перечень.
3. Порядок работы со служебной информацией с пометкой "ДСП"
10. Передавать служебную информацию ограниченного распространения по техническим каналам открытых видов связи (телефонная, факсимильная связь общего пользования, радиосвязь, спутниковая и сотовая (подвижная (мобильная) связь, сеть Интернет) не допускается.
11. Прием и учет (регистрация) документов и изданий с пометкой "ДСП" осуществляются документационной службой государственного органа.
12. Вся поступающая в государственный орган корреспонденция с пометкой "ДСП" подвергается первичной обработке, предварительному осмотру, регистрации и представлению к рассмотрению руководству. Указанная корреспонденция принимается, вскрывается и проверяется (за исключением с пометкой "Лично") и обрабатывается работниками документационной службы, которым в соответствии с должностными инструкциями поручена работа с такого рода документами.
В случае поступления корреспонденции с пометкой "ДСП" в бумажном виде, она должна быть запечатана в конверте (пакете). При этом проверяется целостность упаковки, количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.
В случае отсутствия (неполноты) в конвертах (пакетах) документов и изданий с пометкой "ДСП" или приложений к ним, составляется акт в произвольной форме, в трех экземплярах: один из которых направляется отправителю, второй - остается в документационной службе, третий - передается исполнителю документа.
Конверты (пакеты) не подлежат выделению к уничтожению в тех случаях, когда только по ним возможно определить точный адрес отправителя, время отправки и получения документа, а также получения доплатной корреспонденции.
Ошибочно поступившие документы и издания с пометкой "ДСП" возвращаются отправителю.
При поступлении документов и изданий с пометкой "ДСП" на электронных носителях проверяется наличие вредоносных программ.
13. В нерабочее время документы и издания с пометкой "ДСП" принимаются дежурным по государственному органу, который, не вскрывая, передает их руководителю документационной службы.
Не допускается доставлять в нерабочее время документы и издания с пометкой "ДСП" в государственные органы, не имеющие постоянных дежурных.
14. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания с пометкой "ДСП". Документы учитываются по количеству листов, изданий (книги, журналы, брошюры), экземпляров.
Основным требованием учета является однократность присвоения регистрационного номера документам и изданиям с пометкой "ДСП". Исключение cоставляют документы, переходящие на следующий делопроизводственный год, незавершенные делопроизводством или требующие длительного срока исполнения, которые подлежат перерегистрации.
15. Учет документов и изданий с пометкой "ДСП" ведется отдельно от учета несекретной документации в общей системе электронного документооборота, а при отсутствии электронного документооборота – по журналам или карточкам учета (приложение 2). При незначительном объеме документов и изданий ограниченного распространения допускается ведение учета совместно с несекретными документами (в отдельном разделе журнала учета).
Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются с указанием на последнем листе количества пронумерованных листов (цифрами и прописью), наименования должности работника, его подписи и расшифровки подписи.
После завершения журналов на последнем листе дополнительно проставляется количество зарегистрированных документов (цифрами и прописью) с указанием номера первого и номера последнего зарегистрированного документа, а также количества литерных и пропущенных номеров. После указанных данных проставляются наименование должности работника, его подпись и расшифровка подписи.
Движение документов и изданий с пометкой "ДСП" должно своевременно отражаться в соответствующих регистрационных учетных формах.
16. На каждом зарегистрированном документе, а также сопроводительном письме к изданиям с пометкой "ДСП" проставляются регистрационный номер и пометка "ДСП" с добавлением аббревиатуры "ДСП".
Регистрационный номер состоит из порядкового номера, который можно дополнить индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях, дате поступления и другие.
17. Весь тираж издания ограниченного распространения, полученный для рассылки, регистрируется за одним номером.
Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа (издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и в соответствующей регистрационной учетной форме. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.
18. На первом листе в правом верхнем углу документа печатаются пометка "Для служебного пользования" или аббревиатура "ДСП" и указываются номер отпечатанного экземпляра.
На обороте последнего листа каждого экземпляра документа и сопроводительного письма указывается, куда направлены экземпляры отправленного документа, и его отпуск (расчет рассылки), фамилия исполнителя документа.
19. Подписанные (утвержденные) документы с пометкой "ДСП" передаются для регистрации работнику документационной службы, осуществляющему их учет.
20. Реферативные информационные издания в журнальном или сброшюрованном карточном исполнении, в которых содержатся сведения о документах и изданиях с пометкой "ДСП", выпускаются с этой же пометкой. Изъятые из этих изданий реферативные информационные карточки и листы, не содержащие служебной информации ограниченного распространения, учитываются и хранятся как несекретные материалы.
Факт изъятия карточек и листов заверяется подписями двух работников документационной службы на обложке этих изданий.
21. По окончании печатания издания с пометкой "ДСП" печатные формы аннулируются, а соответствующие файлы (при компьютерном наборе) удаляются, о чем составляется акт в произвольной форме за подписями представителя государственного органа-заказчика и типографии (печатно-издательского центра) – исполнителя.
22. Рассылка тиражированных документов и изданий с пометкой "ДСП" осуществляется документационной службой на основании подписанных их руководителями списков (реестров или расчетов рассылки) с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров.
23. Пересылка документов, дел и изданий с пометкой "ДСП" другим организациям в пределах Республики Казахстан производится, как правило, фельдъегерской связью или курьерами. Отправляемые документы, дела и издания с пометкой "ДСП" должны быть помещены в конверты из плотной бумаги либо упакованы. Не допускается использовать для пересылки конверты с прозрачными "окошками".
24. На упаковке (конверте) указываются адреса и наименования (открытые или условные) получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением пометки "ДСП".
На конвертах (пакетах) с документами и изданиями с пометкой "ДСП" не допускается указывать фамилии и должности руководителей и работников, а также наименования структурных подразделений.
25. Передача документов и изданий с пометкой "ДСП" физическим и юридическим лицам Республики Казахстан осуществляется на условиях соблюдения конфиденциальности служебной информации ограниченного распространения и других условиях нераскрытия этой информации, сообщаемой при передаче или в сопроводительных документах к ним.
26. Передача документов и изданий с пометкой "ДСП" иностранным юридическим (физическим) лицам и их представителям допускается в каждом отдельном случае только по письменному разрешению руководителя данного государственного органа.
Такие документы предварительно рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии, создаваемой государственным органом, которая выносит заключение о целесообразности их передачи или возможности снятия пометки "ДСП", если к моменту передачи, содержащиеся в них сведения утратили первоначальное значение.
По запросам уполномоченного органа в области внешнеторговой деятельности либо органа, проводящего расследования, Евразийской экономической комиссии государственные органы в пределах своей компетенции представляют через уполномоченный орган в области внешнеторговой деятельности в орган, проводящий расследования, Евразийской экономической комиссии необходимые для целей проведения расследований и применения специальных защитных, антидемпинговых и компенсационных мер сведения, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, имеющие пометку "ДСП", в порядке и сроки, установленные законодательством.
Если в документах и изданиях с пометкой "ДСП" содержатся сведения, относящиеся к компетенции других государственных органов, передача их за границу может быть осуществлена только с согласия руководителей этих государственных органов.
Не допускается направлять за границу издания с пометкой "ДСП" в порядке книгообмена.
27. Порядок исполнения, прохождения документов с пометкой "ДСП", контроля за их исполнением аналогичен порядку работы с несекретными документами.
28. Документы с пометкой "ДСП" после их исполнения формируются в дела. Заголовки указанных дел вносятся в номенклатуру дел государственного органа несекретного делопроизводства.
В номенклатуру дел включаются заголовки всех регистрационных учетных форм и контрольно-справочных, тематических и других картотек на документы с пометкой "ДСП".
29. Дела с пометкой "ДСП" формируются в соответствующих структурных подразделениях государственного органа под контролем документационной службы.
30. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
1) помещать в дело только исполненные и правильно оформленные документы;
2) помещать в дело все документы, относящиеся к решению данного конкретного вопроса;
3) группировать в дело документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел;
4) раздельно формировать в дела документы постоянного и временного срока хранения;
5) помещать в соответствующие дела распечатки с документов на электронных носителях, требующих особого юридического подтверждения (гербовая печать, подпись, грифы утверждения и согласования), на общих для документов на бумажной основе, основаниях;
6) не подшивать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики;
7) объем дела не должен превышать 180 листов;
8) планы, отчеты, сметы формировать в соответствующие дела того года, на который или за который они составлены, независимо от даты составления, подписания (утверждения);
9) приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся, приложения объемом свыше 180 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
31. Обложка дела, завершенного делопроизводством, должна содержать следующие реквизиты:
1) пометку "ДСП";
2) официальное наименование государственного органа;
3) наименование населенного пункта, в котором дислоцирован государственный орган;
4) наименование структурного подразделения государственного органа;
5) индекс дела по номенклатуре дел;
6) заголовок дела;
7) номер тома дела;
8) крайние даты дела (для распорядительных документов, протоколов, стенограмм, переписки), для распорядительных документов-протоколов, стенограмм - порядковые номера первого и последнего документа;
9) срок хранения дела.
32. В ходе проведения экспертизы ценности документов с пометкой "ДСП" на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения проставляются дополнительные реквизиты: номер архивного фонда, номер сводной описи дел, номер дела и количество листов в деле. Указанные категории дел переплетаются или подшиваются на четыре прокола и снабжаются внутренней описью документов (приложение 3) и листом-заверителем дела (приложение 4).
Внутренняя опись документов размещается в начале дела, лист-заверитель – в конце.
33. Дела с пометкой "ДСП", включающие крупноформатные документы (чертежи, схемы и т.п.), хранятся в твердых папках или футлярах (коробках).
34. Документы с пометкой "ДСП" в зависимости от служебной необходимости допускается формировать в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. При включении в дело одного и более документов с пометкой "ДСП" все дело приобретает характер ограниченного распространения.
В случаях, когда в государственном органе образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел (приказы, планы, отчеты, инструкции и т.д.) как с пометкой "ДСП", так и без указанной пометки, целесообразно предусмотреть их обособленное формирование в дела.
35. При проведении экспертизы ценности документов законченные производством дела с пометкой "ДСП" просматриваются Центральной экспертной комиссией государственного органа полистно.
36. К работе с делами с пометкой "ДСП" допускаются должностные лица в соответствии со списками, утверждаемыми руководителями документационной службы, а к документам ограниченного распространения – согласно указаниям, содержащимся в резолюциях руководителей государственных органов.
37. Не допускается:
1) размещать сведения из документов и изданий ограниченного распространения в международных (глобальных) сетях передачи данных, сети Интернет;
2) использовать их для открытых выступлений или опубликования в открытой печати, передачах по радио и телевидению;
3) экспонировать документы и издания с пометкой "ДСП" на открытых выставках, демонстрировать их на стендах, в витринах или других местах массового обозрения.
38. Работники сторонних организаций допускаются к ознакомлению и работе с документами и изданиями с пометкой "ДСП" только с разрешения руководителя государственного органа, в ведении которого находятся указанные документы, при наличии письменного запроса тех организаций, в которых они работают, с указанием темы выполняемого задания.
39. Дела и издания с пометкой "ДСП" выдаются исполнителям (исследователям) и принимаются от них под расписку в карточке учета выдаваемых дел и изданий (приложение 5).
40. Снятие копий, а также производство выписок из документов и изданий с пометкой "ДСП" работниками данного государственного органа производятся по письменному разрешению руководителя документационной службы.
Снятие копий для сторонней организации с документов и изданий с пометкой "ДСП" производится на основании ее письменного запроса по разрешению руководителя государственного органа, подготовившего эти документы или издания.
Копирование для сторонних организаций документов и изданий с пометкой "ДСП", полученных от других организаций, производится только по согласованию с последними.
41. Издания с пометкой "ДСП" включаются только в служебные каталоги, выпускаемые государственными органами.
42. Выдача гражданам изданий с пометкой "ДСП" в публичных библиотеках производится только по письменным ходатайствам руководителей государственных органов, в которых эти граждане работают, с указанием темы работы. Полученные разрешения действительны в течение одного года со дня их подписания только при предъявлении служебного удостоверения работника государственного органа.
Изъятие документов и дел с пометкой "ДСП" производится в соответствии с законодательством Республики Казахстан с обязательным оставлением в деле заверенных копий документов и протокола изъятия подлинников.
43. В ведомственных библиотеках издания с пометкой "ДСП" выдаются:
1) работникам данного государственного органа - с разрешения руководителя документационной службы;
2) работникам сторонних организаций – по письменным ходатайствам этих организаций с разрешения руководителя государственного органа, хранящих указанные издания.
44. Издания с пометкой "ДСП" могут выдаваться по межбиблиотечному абонементу (в пределах Республики Казахстан) в порядке, определяемом пунктом 42 настоящих Правил.
45. Дела постоянного и временного срока хранения с пометкой "ДСП" периодически просматриваются с целью возможного снятия этой пометки. Просмотр осуществляется:
1) при представлении информации по письменному запросу гражданина согласно Закону Республики Казахстан от 16 ноября 2015 года "О доступе к информации";
2) при передаче дел из структурных подразделений в ведомственный архив государственного органа;
3) в процессе хранения дел в ведомственном архиве;
4) при подготовке дел постоянного хранения к передаче в соответствующий государственный архив по истечении 10 или 15 лет ведомственного архивного хранения;
5) при передаче копий документов и дел иностранным физическим (юридическим) лицам.
46. Решение вопроса о снятии пометки "ДСП" со сведений, указанных в статье 16 Закона Республики Казахстан от 16 ноября 2015 года "О доступе к информации", возлагается на руководителя государственного органа после рассмотрения данного вопроса экспертной комиссией государственного органа.
В остальных случаях решение вопроса о снятии пометки "ДСП" возлагается на центральную экспертную комиссию.
47. Решение вопроса о снятии пометки "ДСП" оформляется актом произвольной формы, который составляется в двух экземплярах и утверждается руководителем государственного органа. В акте перечисляются заголовки дел, с которых снимается пометка "ДСП".
Один экземпляр акта, составленного при предоставлении информации по письменному запросу гражданина в порядке исполнения Закона Республики Казахстан "О доступе к информации", направляется в документационную службу, второй – в структурное подразделение государственного органа, в котором хранилась данная информация.
Один экземпляр акта, составленный при передаче дел из структурных подразделений в ведомственный архив государственного органа, направляется в документационную службу, второй – в ведомственный архив.
Оба экземпляра акта, составленного в процессе хранения дел в ведомственном архиве, остаются в его делопроизводстве.
Один экземпляр акта, составленного при подготовке дел постоянного хранения к передаче в соответствующий государственный архив, направляется в государственный архив, второй – остается в ведомственном архиве.
Один экземпляр акта, составленного при передаче иностранным физическим (юридическим) лицам документов и дел, передается документационной службе, второй – остается в ведомственном архиве.
48. На обложках дел пометка "ДСП" погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для ее снятия.
Аналогичные отметки вносятся в соответствующие описи структурных подразделений или разделы сводных описей дел.
49. На постоянное хранение в соответствующий государственный архив дела, имевшие пометку "ДСП", передаются только после снятия указанной пометки и с соответствующими отметками в разделе сводной описи дел постоянного хранения.
50. Проведение экспертизы ценности документов и дел с пометкой "ДСП", рассмотрение и утверждение ее результатов производятся в соответствии с законодательными актами Республики Казахстан.
51. При передаче дел из структурных подразделений в ведомственный архив заголовки дел с пометкой "ДСП" вносятся в соответствующую опись дел структурного подразделения наряду с заголовками других дел.
52. Подготовка дел для хранения в ведомственном архиве (оформление, простановка дополнительных реквизитов на обложках дел, составление описей структурных подразделений, осуществление приема-передачи описанных дел) производится в соответствии с законодательными актами Республики Казахстан.
53. Дела с пометкой "ДСП", отобранные к уничтожению, могут оформляться отдельным актом или включаться в общий акт (приложение 6) вместе с другими отобранными к уничтожению несекретными документами. При этом в графе 2 акта после заголовков дел с пометкой "ДСП" ставится пометка ""ДСП"".
54. Документы, дела и издания с пометкой "ДСП", отобранные к уничтожению, должны в обязательном порядке измельчаться до степени, исключающей возможность прочтения текста.
Допускается уничтожение документов, дел и изданий с пометкой "ДСП" путем их сжигания в присутствии работников ведомственного архива (ведомственной библиотеки) государственного органа.
55. После уничтожения дел с пометкой "ДСП" в регистрационных учетных формах проставляется отметка: "Уничтожено. Акт от (дата) №".
56. Бюллетени, вестники, реферативные информационные издания, телефонные и адресные справочники, а также дублетные и копийные экземпляры документов, стенографические записи и типографский брак с пометкой "ДСП" уничтожаются без акта, но с отметкой в регистрационных учетных формах, заверяемой подписями исполнителя и работника, ответственного за их учет и хранение.
57. Законченные делопроизводством дела с пометкой "ДСП" должны храниться в служебных помещениях структурных подразделений государственного органа до передачи их в ведомственный архив.
Издания с пометкой "ДСП" хранятся, как правило, в ведомственной библиотеке, при ее отсутствии – в ведомственном архиве.
Хранение осуществляется в надежно запираемых и опечатываемых металлических шкафах или сейфах. При этом должны быть созданы надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность.
Не допускается хранить издания с пометкой "ДСП" в подсобных фондах библиотеки.
58. Выданные для работы дела с пометкой "ДСП" подлежат возврату в соответствующее структурное подразделение или ведомственный архив государственного органа.
59. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с пометкой "ДСП" из одного дела в другое без разрешения руководителя документационной службы. В регистрационных учетных формах, а также во внутренних описях документов дела обо всех проведенных изъятиях или перемещениях проставляются соответствующие отметки.
Лицам, командированным в другие города, запрещается иметь при себе в пути следования документы, дела или издания с пометкой "Для служебного пользования". Эти документы должны быть направлены заранее в адрес организации по месту командировки работников в соответствии с порядком, изложенным в настоящих Правилах.
60. При смене работников, ответственных за учет и хранение документов, дел и изданий с пометкой "ДСП", составляется акт приема-передачи этих документов и дел, утверждаемый руководителем подразделения государственного органа (приложение 7).
61. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "ДСП" проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя государственного органа. В состав комиссии обязательно включаются лица, которым поручено ведение их учета и хранения.
В ведомственных библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество документов, дел и изданий с пометкой "ДСП", проверка наличия и состояния документов может производиться не реже одного раза в пять лет. Результаты проверки оформляются актом (приложение 8), один из экземпляров которого передается в соответствующий государственный архив.
Проверка наличия и состояния документов, дел и изданий с пометкой "ДСП" в обязательном порядке проводится:
1) до и после перемещения их в другое помещение (здание);
2) после чрезвычайных ситуаций, вызвавших их перемещение (эвакуацию) или доступ в хранилища и служебные помещения посторонних лиц;
3) при смене руководителя документационной службы (ведомственного архива, ведомственной библиотеки);
4) при реорганизации (ликвидации) государственного органа.
62. О фактах утраты документов, дел и изданий с пометкой "ДСП" либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставятся в известность руководитель государственного органа и руководитель документационной службы (ведомственной библиотеки, ведомственного архива), органы национальной безопасности.
Для служебного расследования факта утраты документов, дел и изданий с пометкой "ДСП" или установления факта разглашения сведений, содержащихся в них, распорядительным документом руководителя государственного органа назначается комиссия.
Заключение комиссии о результатах расследования утверждается руководителем, создавшим данную комиссию.
На утраченные документы, дела и издания с пометкой "ДСП" составляется акт, и соответствующие отметки вносятся в регистрационные учетные формы.
Акты на утраченные дела постоянного хранения после их утверждения руководителем государственного органа передаются в ведомственный архив для включения в дело фонда.
Нарушение порядка работы со служебной информацией ограниченного распространения, имеющей пометку "Для служебного пользования", не ставшее причиной и не повлекшее разглашение или утрату данной информации, может являться основанием для привлечения виновных лиц к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством.
| Приложение 2 к Правилам отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней |
Журнал учета документов и изданий с пометкой
"Для служебного пользования"
Дата поступления и индекс документа | Дата и индекс документа | Откуда поступил или куда направлен | Вид документа и краткое содержание | Количество листов | Количество и номера экземпляров | |
документа | приложений | |||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
продолжение
Резолюция или кому направлен | Отметка о взятии на контроль | Дата и расписка | Индекс (номер) дела, куда направлен документ | Отметка об уничтожении | Примечания | |
О получении | О возврате | |||||
8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
Примечания:
1. Допускается раздельное ведение журнал на входящие и исходящие документы и издания с пометкой "Для служебного пользования".
2. При заполнении граф журнала можно использовать примечания к приложению 2.
Формат А4 (210X2297)
| Приложение 3 к Правилам отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней |
Внутренняя опись
документов дела с пометкой "ДСП" № ____
№ п/п | Номер документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого _________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
заполнившего внутреннюю опись
документов дела _______________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
Дата
Формат А4 (210X297)
| Приложение 4 к Правилам отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней |
Лист-заверитель дела с пометкой "ДСП"
Фонд № ____ Опись № ____ Дело № ____
В дело подшито и пронумеровано ______________ лист(ов), в том числе
литерные номера листов __________________________________________
пропущенные номера листов _______________________________________
пронумерованные чистые листы ____________________________________
листов внутренней описи _________________________________________
Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих
нумерации _______________________________________________________
(разновидности документов и их количество)
Особенности формирования, оформления, физического состояния и учета документов дела | Номера листов |
1 | 2 |
1. Брошюры и другие издания 2. Листовки 3. Вырезки из газет 4. Открытки 5. Конверты 6. Марки почтовые 7. Марки гербовые 8. Штемпели почтовые и другие 9. Специальные почтовые отметки 10. Сургучные, мастичные печати 11. Фотодокументы 12. Карты, планы, чертежи и другая научно-техническая документация 13. Рисунки, гравюры, акварели 14. Автографы видных деятелей 15. Скленные листы 16. Утрата части листов 17. Угасающий текст |
Наименование должности лица,
заполнившего лист-завреитель дела
Расшифровка документов дела ________________ подписи
(личная подпись)
Дата
Формат А4 (210Х297)\
1. Лист-заверитель составляется
2. Лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах) подшиваются в конце дела.
3. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи документов дела.
4. В листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации, оформления и физического состояния документов дела:
1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпели, штампы, пломбы);
2) печати и их оттиски;
3) автографы видных государственных и общественных деятелей, деятелей науки, техники и культуры;
4) фотодокументы;
5) рисунки, гравюры и акварели;
6) крупноформатные документы;
7) склеенные листы, повреждения документов;
8) листы с наклеенными фотографиями, документами;
9) конверты с вложениями и количество вложенных в них (предметов);
10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том числе типографические материалы), и количество их листов (страниц).
5. Если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления документа, то в графе 2 листа-заверителя проставляется номер этого документа против каждой позиции графы 1.
6. Если в документе на одном листе имеется несколько марок материалов, то в графе 2 в скобках после номера листа дела указывается количество.
7. Если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна, особенностей материала, из которого они исполнены (стекло, металл, другие), то в графе 2 указываются номера листов, между которыми на данный предмет.
8. Все последующие изменения в составе и состоянии (повреждение, замена подлинных документов копиями, присоединениями документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
9. Лист-заверитель не нумеруется.
| Приложение 5 к Правилам отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней |
Карточка учета выдаваемых дел и изданий с пометкой "ДСП"
Наименование дела или издания | |||||
№ п/п | Номер дела номер экземпляров и количество листов | Структурное подразделение и фамилия работника | Расписка | примечание | |
В получении и дата | О возврате и дата | ||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Формат А5 (148X210)
| Приложение 6 к Правилам отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней |
Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
Официальное наименование государственного органа (официальное наименование вышестоящего государственного органа) | Утверждаю Наименование должности руководителя государственного органа _________________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата |
Акт № __
Место составления
О выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
На основании _________________________________________________
(Наименование, место и год издания перечня документов
______________________________ отобраны к уничтожению как не имеющие
с указание сроков их хранения)
научно-исторической ценности и утратившие практическое значение дела
и документы архивного фонда ______________________________________:
(номер и наименование архивного фонда)
№ п/п | Заголовок дела или групповой заголовок дел | Дата или крайние даты дел | Индекс дела (тома, части) по номенклатуре дел или № дела по описи | Кол-во дел (томов, частей) | Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей но Перечню | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Всего __________________ дел и документов за __________________ годы.
(цифрами и прописью)
Разделы сводных описей дел постоянного хранения и дел по
личному составу за _________________ годы утверждены протоколом
экспертно-проверочной комиссии (дата и номер) _______________________
_____________________________________________________________________
(официальное наименование местного исполнительного органа,
_____________________________________________________________________
центрального государственного архива Республики Казахстан, Архива
Президента Республики Казахстан)
Наименование должности лица, проводившего обработку документов | __________________ Расшифровка (личная подпись) подписи |
Согласован Одобрен
протоколом экспертно-проверочной комиссии местного исполнительного органа (центрального государственного архива Республики Казахстан, Архива Президента Республики Казахстан) протоколом Центральной экспертной комиссии государственного органа
от "____" _______ года № __ от "__" __________ года № __
Формат А4 (210Х297)
| Приложение 7 к Правилам отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней |
Официальное наименование государственного органа (официальное наименование вышестоящего государственного органа) | Утверждаю Наименование должности руководителя государственного органа _________________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата |
АКТ № ___
Место составления
О приеме-передаче документов, дел
и изданий с пометкой "Для служебного
пользования"
В соответствии с приказом от ______________________ № ________
(фамилия и инициалы
________________ передал (а), ____________________________ принял (а)
имени и отчества) (фамилия и инициалы имени и отчества)
в присутствии комиссии, образованной на основании данного приказа, в
составе председателя ___________________________ и членов __________
(фамилия и инициалы имени и отчества) (фамилии
____________________________ следующие документы и дела с пометкой
и инициалы имени и отчества)
"ДСП" за ______________ годы и регистрационные учетные формы к ним:
№ п/и | Название и номер номенклатуры (описи) дел | Количество экземпляров номенклатуры (описи) дел | Количество документов и дел с пометкой "ДСП" | Количество экземпляров изданий с пометкой "ДСП" | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого принято ______________________ документов и дел с пометкой "Для
(цифрами и прописью)
служебного пользования", изданий в количестве _______________________
(цифрами и прописью)
экземпляров, номенклатур (описей) дел в _______________ экземплярах.
(цифрами и прописью)
Состояние документов и дел, номенклатур (описей) дел:________________
_____________________________________________________________________
(общая характеристика состояния)
Одновременно передаются _____________________________________________
(наименования видов регистрационных учетных форм)
Состояние работы с документами, делами и изданиями с пометкой "ДСП"
_____________________________________________________________________
(общая характеристика)
Передал (а) ________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Принял (а) ________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Председатель комиссии ________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Члены комиссии ________________ Расшифровки подписей
(личные подписи)
Формат А4 (210Х297)
| Приложение 8 к Правилам отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней |
Форма акта о проверке наличия и состояния документов,
дел и изданий с пометкой "ДСП"
Официальное наименование государственного органа (официальное наименование вышестоящего государственного органа) | Утверждаю Наименование должности руководителя государственного органа ________________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата |
Акт № __
Место составления
Проверки наличия и состояния
документов, дел и изданий с пометкой
"ДСП"
На основании приказа ________________________________________________
(наименование должности руководителя государственного
______________ от "____" ____________ года № ________________________
органа) (заголовок приказа)
комиссия в составе председателя _____________________________________
(фамилия, инициалы имени и отчества)
И членов комиссии ___________________________________________________
(фамилии, инициалы имен и отчеств)
установила, что:
1. Всего числится по сводным описям дел (номенклатурам дел,
регистрационным учетным формам) __________ документов, дел и изданий
(цифрами и прописью)
с пометкой "ДСП", из них:
1) в наличии ________________________________________________________
(цифрами и прописью)
2) не обнаружено ______________________________________, в том числе
(индексы (номера) документов, дел, изданий)
отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики
Казахстан ________________________.
(цифрами и прописью)
2. Обнаружено документов, дел и изданий, не внесенных в сводные описи
дел (номенклатуры дел, регистрационные учетные формы) _______________
(цифрами и прописью)
3. Из общего числа наличных документов, дел и изданий обнаружено:
требующие дезинфекции и дезинсекции _________________________________
(цифрами и прописью)
требующие реставрации _______________________________________________
(цифрами и прописью)
требующие переплета или подшивки ____________________________________
(цифрами и прописью)
с физическими и химическими повреждениями ___________________________
(цифрами и прописью)
4. Характеристика состояния и условий хранения документов, дел и
изданий _____________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
5. Решение руководителя документационной службы (ведомственной
библиотеки) по результатам проверки _________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
| Приложение к постановлению Правительства Республики Казахстан от 31 декабря 2015 года № 1196 |
Перечень
утративших силу некоторых решений Правительства
Республики Казахстан
1. Постановление Правительства Республики Казахстан от 23 января 2008 года № 51 дсп "Об утверждении Правил работы государственных органов со служебной информацией".
2. Постановление Правительства Республики Казахстан от 31 декабря 2013 года № 1478 дсп "О внесении изменений и дополнений в постановление Правительства Республики Казахстан от 23 января 2008 года № 51 дсп "Об утверждении Правил работы государственных органов со служебной информацией".
3. Постановление Правительства Республики Казахстан от 19 октября 2015 года № 834 дсп "О внесении изменений и дополнений в постановление Правительства Республики Казахстан от 23 января 2008 года № 51 дсп "Об утверждении Правил работы государственных органов со служебной информацией".