Сноска. Утратило силу постановлением Правления Агентства РК по регулированию и развитию финансового рынка от 26.05.2023 № 33 (вводится в действие с 01.07.2023).
2. Департаменту рынка ценных бумаг в установленном законодательством Республики Казахстан порядке обеспечить:
1) совместно с Юридическим департаментом государственную регистрацию настоящего постановления в Министерстве юстиции Республики Казахстан;
2) размещение настоящего постановления на официальном интернет-ресурсе Агентства Республики Казахстан по регулированию и развитию финансового рынка после его официального опубликования;
3) в течение десяти рабочих дней после государственной регистрации настоящего постановления представление в Юридический департамент сведений об исполнении мероприятия, предусмотренного подпунктом 2) настоящего пункта.
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на курирующего заместителя Председателя Агентства Республики Казахстан по регулированию и развитию финансового рынка.
4. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования, за исключением пунктов 50 и 59 Перечня документов, подлежащих хранению, и сроков их хранения в едином накопительном пенсионном фонде и добровольном накопительном пенсионном фонде согласно приложению к настоящему постановлению, которые вводятся в действие с 1 января 2023 года.
№ пункта
|
Виды документов
|
Срок хранения
|
Примечание
|
в Центральном органе
|
в филиалах и представительствах ЕНПФ*, ДНПФ**
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
1. РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
|
1.
|
Протоколы, стенограммы заседаний, решения общего собрания акционеров ЕНПФ, ДНПФ, документы к ним (докладные записки, справки, проекты, решения)
|
Постоянно
|
До минования надобности
|
|
2.
|
Протоколы, стенограммы, постановления исполнительного органа ЕНПФ, ДНПФ, документы к ним (докладные записки, справки, проекты, решения)
|
Постоянно
|
До минования надобности
|
|
3.
|
Протоколы, стенограммы заседаний совета директоров ЕНПФ, ДНПФ, документы к ним (докладные записки, справки, проекты, решения)
|
Постоянно
|
До минования надобности
|
|
4.
|
Правила, положения, инструкции, методические указания, рекомендации, разработанные ЕНПФ, ДНПФ
|
Постоянно
|
До замены новыми
|
|
5.
|
Приказы, распоряжения руководителей ЕНПФ, ДНПФ:
|
|
|
|
1) по основной деятельности;
|
Постоянно
|
Постоянно
|
2) по личному составу;
|
75 лет
|
75 лет
|
3) по отпускам, командировкам
|
75 лет
|
75 лет
|
2. КОНТРОЛЬ
|
6.
|
Документы ревизий и проверок деятельности ЕНПФ, ДНПФ, их структурных подразделений, проводимых уполномоченными государственными органами, аудиторскими организациями и внутренним аудитом (доклады, докладные записки, справки, акты, заключения, отчеты, возражения, переписка)
|
Постоянно
|
Постоянно
|
|
7.
|
Документы о выполнении предложений по результатам ревизий и проверок (докладные записки, отчеты, справки, переписка)
|
5 лет ЭПК
|
5 лет ЭПК
|
|
8.
|
Документы ревизий и проверок, проводимых ЕНПФ и ДНПФ (акты, справки, переписка)
|
5 лет ЭК
|
5 лет ЭК
|
|
9.
|
Журналы учета проведенных ревизий и проверок, контроля за исполнением решений, принятых по результатам осуществленных ревизий и (проверок)
|
5 лет
|
5 лет
|
|
3. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ
|
10.
|
Статистические отчеты и таблицы по деятельности ЕНПФ, ДНПФ, филиалов и представительств ЕНПФ:
|
|
|
На электронном носителе.
1При отсутствии годовых отчетов - постоянно.
2При отсутствии годовых, полугодовых отчетов - постоянно.
3При отсутствии годовых, полугодовых квартальных отчетов - постоянно.
|
сводные годовые и отчеты
с большей периодичностью;
|
Постоянно
|
-
|
годовые отчеты и отчеты
с большей периодичностью;
|
Постоянно
|
10 лет
|
полугодовые отчеты;
|
5 лет1
|
5 лет
|
квартальные отчеты;
|
5 лет2
|
5 лет
|
месячные отчеты
|
1 год3
|
1 год
|
11.
|
Отчеты о результатах деятельности исполнительного органа ЕНПФ, ДНПФ:
|
|
|
1При отсутствии годовых отчетов - постоянно.
2При отсутствии годовых отчетов - 10 лет.
3При отсутствии годовых, полугодовых отчетов - постоянно.
4При отсутствии годовых, полугодовых отчетов - 10 лет.
5При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных отчетов - 10 лет.
6При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных отчетов - 10 лет.
|
сводные годовые отчеты и отчеты с большей периодичностью;
|
Постоянно
|
-
|
годовые отчеты и отчеты с большей периодичностью;
|
Постоянно
|
10 лет
|
полугодовые отчеты;
|
5 лет1
|
5 лет2
|
квартальные отчеты;
|
5 лет3
|
5 лет4
|
месячные отчеты
|
3 года5
|
3 года6
|
12.
|
Отчетность ЕНПФ, ДНПФ, предоставляемая согласно требованиям Национального Банка Республики Казахстан, подписанные первым руководителем, главным бухгалтером или лицами, уполномоченными на подписание отчета
|
3 года
|
|
На электронном носителе.
|
13.
|
Отчеты о результатах деятельности структурных подразделений ЕНПФ и ДНПФ:
|
|
|
|
годовые отчеты;
|
5 лет
|
|
полугодовые отчеты;
|
5 лет
|
|
квартальные отчеты;
|
5 лет
|
|
месячные отчеты
|
3 года
|
|
14.
|
Аудиторские отчеты:
|
|
|
На бумажном носителе.
1При отсутствии годовых отчетов постоянно.
2При отсутствии годовых отчетов - 10 лет.
|
годовые;
|
Постоянно
|
10 лет
|
квартальные
|
5 лет1
|
5 лет2
|
15.
|
Финансовая отчетность ЕНПФ, ДНПФ:
|
|
|
На электронном носителе.
1При отсутствии годовых отчетов - постоянно.
2При отсутствии годовых отчетов - 10 лет.
|
консолидированные;
|
Постоянно
|
-
|
годовые;
|
Постоянно
|
10 лет
|
квартальные;
|
5 лет1
|
5 лет2
|
ежемесячные
|
5 лет
|
5 лет
|
16.
|
Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки к ним
|
Постоянно
|
10 лет
|
На бумажном носителе.
|
17.
|
Аналитические таблицы по разработке и анализу годовой финансовой отчетности
|
Постоянно
|
5 лет
|
На электронном носителе.
|
18.
|
Переписка с Национальным Банком Республики Казахстан и уполномоченным органом по регулированию, контролю и надзору финансового рынка и финансовых организаций
|
3 года
|
3 года
|
На бумажном носителе и идентичные им на электронном носителе.
|
19.
|
Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (по пенсионным активам и по собственным активам)
|
5 лет
|
5 лет
|
На электронном носителе хранятся по пенсионным активам. На бумажном носителе хранятся- по собственным активам. При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения.
|
20.
|
Расчетные (расчетно-платежные) ведомости
|
5 лет
|
|
При отсутствии лицевых счетов - 75 лет.
|
21.
|
Инвентарные карточки и книги учета основных средств
|
Постоянно
|
Постоянно
|
На электронном носителе.
|
22.
|
Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированные доверенности)
|
5 лет
|
5 лет
|
Аннулированные доверенности хранятся вместе с журналом регистрации доверенностей по финансово-хозяйственной деятельности.
|
23.
|
Учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы), вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, кассовые книги, оборотные ведомости
|
5 лет
|
5 лет
|
На электронном носителе.
При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения.
|
24.
|
Журналы, книги регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений (по пенсионным активам и по собственным активам)
|
5 лет
|
5 лет
|
На электронном носителе хранятся- по пенсионным активам.
На бумажном носителе и идентичные им на электронном носителе хранятся- по собственным активам.
|
25.
|
Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий
|
5 лет
|
5 лет
|
|
26.
|
Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, сличительные ведомости) об инвентаризации
|
5 лет
|
5 лет
|
При условии завершения инвентаризации. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения.
|
27.
|
Документы (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, пенсий, листков нетрудоспособности по социальному страхованию
|
До минования надобности
|
До минования надобности
|
Не менее 5 лет.
|
28.
|
Исполнительные листы
|
До минования надобности
|
До минования надобности
|
Не менее 5 лет.
|
29.
|
Справки, представляемые в бухгалтерию на оплату отпусков, получение льгот по налогам
|
До минования надобности
|
До минования надобности
|
Не менее 5 лет.
|
30.
|
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) по дебиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях
|
До минования надобности
|
До минования надобности
|
Не менее 5 лет.
|
31.
|
Документы (протоколы, акты, отчеты) о переоценке основных фондов
|
Постоянно
|
До переоценки
|
|
32.
|
Акты, ведомости переоценки и определения износа основных средств
|
Постоянно
|
До переоценки
|
|
33.
|
Паспорта зданий, сооружений и оборудования
|
Постоянно
|
Постоянно
|
|
34.
|
Документы (планы, отчеты, переписка) о проведении документальных ревизий и контрольно-ревизионной работы
|
3 года
|
|
|
35.
|
Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности ЕНПФ, ДНПФ, их филиалов и представительств документы (справки, информации, докладные записки) к ним
|
Постоянно
|
Постоянно
|
При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения.
|
36.
|
Акты проверки кассы, правильности взимания налогов
|
5 лет
|
5 лет
|
|
37.
|
Договоры, соглашения
|
5 лет
|
5 лет
|
После истечения срока действия договора, соглашения, при условии завершения ревизий.
|
38.
|
Реестры договоров
|
5 лет
|
|
|
39.
|
Договоры о материальной ответственности.
|
5 лет
|
5 лет
|
После увольнения материально-ответственного лица.
|
40.
|
Переписка по административно-хозяйственным вопросам
|
5 лет
|
|
|
41.
|
Образцы подписей (материально-ответственных лиц)
|
До
минования надобности
|
До
минования
надобности
|
|
42.
|
Налоговые декларации ЕНПФ и ДНПФ и расчеты к ним по всем видам налогов, документы по налоговому администрированию и сертификаты резидентства
|
5 лет ЭПК
|
|
На бумажном носителе и идентичные им на электронном носителе.
|
4. НАКОПИТЕЛЬНАЯ ПЕНСИОННАЯ СИСТЕМА
|
43.
|
Документы, представленные лицензиару для получения лицензии на управление инвестиционным портфелем с правом привлечения добровольных пенсионных взносов (финансовые документы, пенсионные правила, инвестиционная декларация, положение о внутреннем контроле, учетная политика, экономическое обоснование, кастодиальный договор)
|
Постоянно
|
|
|
44.
|
Документы (заявление, анкета, копии личных документов, приказ, выписка из протокола) для согласования кандидатур для руководящих работников ЕНПФ, ДНПФ, представленные в уполномоченный орган по регулированию, контролю и надзору финансового рынка и финансовых организаций
|
Постоянно
|
Постоянно
|
|
45.
|
Документы (приказ, решение, экономическое обоснование, доверенность) на открытие и закрытие филиалов и представительств ЕНПФ, ДНПФ
|
Постоянно
|
Постоянно
|
|
46.
|
Документы (техническое задание, акты, отчеты, описание) об автоматизированной информационной системе ЕНПФ, ДНПФ
|
Постоянно
|
|
|
47.
|
Договоры о пенсионном обеспечении, а также документы (при наличии), влияющие на изменение данных договора о пенсионном обеспечении, в том числе дополнительные соглашения к договорам
|
5 лет1
|
5 лет1
|
1На бумажном носителе после истечения срока действия договора при условии завершения ревизий,
2на электронном носителе.
|
Постоянно2
|
Постоянно2
|
48.
|
Заявление о присоединении к договору о пенсионном обеспечении за счет обязательных профессиональных пенсионных взносов
|
5 лет1
|
5 лет1
|
1На бумажном носителе после истечения срока действия договора при условии завершения ревизий,
2на электронном носителе.
|
Постоянно2
|
Постоянно2
|
49.
|
База данных по индивидуальным пенсионным счетам (в том числе Книга регистрации индивидуальных пенсионных счетов)
|
Постоянно
|
Постоянно
|
На электронном носителе.
|
50.
|
База данных по учету условных пенсионных счетов в ЕНПФ (в том числе Книга регистрации условных пенсионных счетов в ЕНПФ)
|
Постоянно
|
Постоянно
|
На электронном носителе.
|
51.
|
Первичные документы и приложения к ним, подтверждающие поступление пенсионных взносов
|
5 лет
|
|
На электронном носителе.
При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения.
|
52.
|
Выписки с банковских, кастодиальных счетов и приложения к ним
|
5 лет
|
|
На электронном носителе.
|
53.
|
Акты сверок с управляющим инвестиционным портфелем и банком-кастодианом
|
5 лет
|
|
На бумажном носителе.
|
54.
|
Расчет стоимости условной единицы пенсионных активов
|
Постоянно
|
|
На электронном носителе.
|
55.
|
Электронные сведения, получаемые/передаваемые из/в государственных(-ые) органов(-ы) и организаций (-и), в том числе из/в Некоммерческое акционерное общество "Государственная корпорация "Правительство для граждан" в рамках осуществления деятельности ЕНПФ
|
Постоянно
|
|
На электронном носителе.
|
56.
|
Документы (заявления, копии документов, удостоверяющих личность вкладчика (получателя), поверенного, законного представителя, доверенности и иные документы) по переводу
пенсионных накоплений
|
5 лет1
|
5 лет1
|
1На бумажном носителе - после осуществления перевода,
2на электронном носителе.
|
Постоянно2
|
Постоянно2
|
57.
|
Документы (заявления, копии документов, удостоверяющих личность получателя пенсионных выплат, поверенного, законного представителя, свидетельства о смерти, о праве на наследство, уведомления (при наличии), доверенности и иные документы), представленные в ЕНПФ, ДНПФ на получение пенсионных выплат
|
10 лет1
|
10 лет1
|
1На бумажном носителе - с даты закрытия индивидуального пенсионного счета,
2на электронном носителе.
|
Постоянно2
|
Постоянно2
|
58.
|
Заявления на получение информации о состоянии индивидуального пенсионного счета
|
1 год
|
1 год
|
|
59.
|
Заявления на получение информации о состоянии условного пенсионного счета в ЕНПФ
|
1 год
|
1 год
|
|
60.
|
Реестры (заявлений на пенсионные выплаты, переводы пенсионных накоплений, о (об) выборе (изменении) управляющего инвестиционным портфелем, на возврат пенсионных накоплений, находящихся в доверительном управлении управляющего инвестиционным портфелем, в доверительное управление Национальному Банку Республики Казахстан
|
2 года
|
2 года
|
На электронном носителе.
|
61.
|
Выписки с индивидуальных пенсионных счетов, полученные из ЕНПФ
|
1 месяц
|
1 месяц
|
На электронном носителе.
|
62.
|
Переписка по основной деятельности ЕНПФ, ДНПФ, филиалов и представительств ЕНПФ
|
5 лет
|
5 лет
|
На бумажном носителе и идентичные им на электронном носителе.
|
63.
|
Переписка с вкладчиками (получателями пенсионных выплат)
|
5 лет
|
5 лет
|
На бумажном носителе и идентичные им на электронном носителе.
|
64.
|
Документы касающиеся реорганизации и ликвидации ДНПФ (постановления, решения, протоколы, акты, заключения уведомления и др.)
|
Постоянно
|
|
|
ДНПФ** – добровольный накопительный пенсионный фонд.
Отметка "До минования надобности" означает, что документация имеет только практическое значение. Срок их хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года.
Отметка "ЭПК" – экспертно-проверочная комиссия означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и может передаваться в государственные архивы или храниться в организациях, не являющихся источниками комплектования. В последнем случае в номенклатурах дел вместо отметки "ЭПК" применяется отметка "ЭК" – экспертная комиссия.
