№

Перечень требований

1.

Наличие службы документационного обеспечения управления и
архива (ответственного должностного лица, самостоятельного
структурного подразделения, структурного подразделения в
составе управления, департамента) (далее – ДОУ).

2.

Наличие положений о службе ДОУ и архиве, даты их утверждения
и согласования.

3.

Наличие должностных инструкций работников ДОУ и архива (даты
их утверждения).

4.

Организация внутриведомственного контроля (проверки) работы
службы ДОУ и архива.

5.

Рассмотрение вопросов работы с документами и хранения
документов на оперативных совещаниях, на заседаниях
коллегиальных органов; выполнение принятых решений.

6.

Наличие нормативной правовой и научно-методической базы по
вопросам документационного обеспечения управления и хранения
документов.

7.

Издание распорядительных документов по вопросам
документационного обеспечения управления и временного
хранения документов в архиве.

8.

Обучение работников службы документационного обеспечения
управления и ведомственного архива организации современным
требованиям к документированию, управлению документацией и
хранению документов в архиве.

9.

Соответствие бланков Типовым правилам документирования и
управления документацией в государственных и
негосударственных организациях, утвержденным приказом и.о.
Министра культуры и информации Республики Казахстан от 25
сентября 2009 года № 128, зарегистрированным в Реестре
государственной регистрации нормативных правовых актов за №
5834.

10.

Соблюдение порядка оформления реквизитов документа.

11.

Система регистрации входящих, исходящих и внутренних
документов (централизованная, смешанная,
децентрализованная). Позволяет ли существующая система
осуществлять учет всех зарегистрированных документов, вести
поиск и осуществлять контроль за исполнением документов в
том числе по обращениям граждан на всех стадиях работы с
ними.

12.

Наличие информационной системы
электронного документооборота.

13.

Номенклатура дел. Качество разработанной номенклатуры дел.
Дата согласования экспертно-проверочной комиссией (далее –
ЭПК). Наличие согласованной номенклатуры дел.

14.

Соответствие наименований фактически заведенных в
делопроизводстве дел наименованиям позиций в номенклатуре
дел. Формирование и оформление завершенных делопроизводством
дел, соответствие их предъявляемым требованиям.

15.

Заполнение итоговых сведений в номенклатуре дел.

16.

Наличие индивидуальных правил документирования и управления
документацией, дата их утверждения и согласования. Их
качество, соответствие их предъявляемым требованиям.

17.

Наличие отраслевых правил документирования и управления
документацией, дата утверждения и согласования. Их качество,
соответствие их предъявляемым требованиям.

18.

Наличие ведомственных перечней документов с указанием сроков
хранения. Их качество, соответствие их предъявляемым
требованиям.

19.

Соответствие условий хранения документов предъявляемым
требованиям.

20.

Соблюдение порядка передачи дел на хранение в архив
организации.

21.

Наличие положения о центральной экспертной (экспертной)
комиссии (далее - ЦЭК (ЭК)). Организация работы ЦЭК (ЭК).

22.

Утверждение ЭПК описей дел постоянного хранения,
согласование описей дел по личному составу и рассмотрение
актов о выделении к уничтожению документов и дел, не
подлежащих хранению за последние 5 лет.

23.

Факты незаконного уничтожения или утраты документов,
отнесенных к составу Национального архивного фонда
Республики Казахстан, и документов по личному составу.

24.

Наличие паспорта ведомственного, частного архива, других
учетных документов.

25.

Наличие в ведомственном (частном) архиве документов:
хранящихся сверх установленных сроков; документов других
организаций.

26.

Наличие научно-справочного аппарата (описи дел, исторические
справки к фондам, каталоги, карточки, справки).

27.

Наличие пожарной и охранной сигнализации, металлических
дверей и стеллажей, приборов учета и регистрации
температурно-влажностного режима.

28.

Наличие помещения для хранения документов ведомственного,
частного архива.

№

Перечень требований

1.

Организация деятельности Управления архивов и документации по
координации работы архивных учреждений (наличие положения об
управлении, должностных инструкций).

2.

Организация работы консультативно-совещательных органов
(Коллегии управления, Экспертно-проверочной методической
комиссии, Дирекции архива).

3.

Планирование работы органов управления и ведения архивным
делом и их структурных подразделений, работников.

4.

Контроль за выполнением поручений вышестоящих органов,
принятых решений, планов. Учет труда работников, отчетность.

5.

Рассмотрение вопросов состояния архивного дела и работы с
документами на заседаниях маслихатов, акиматов за последние 3
года.

6.

Повышение квалификации работников архивной сферы.

7.

Организация научно-исследовательской и методической работы в
области архивоведения, документоведения, археографии,
вспомогательных исторических дисциплин. Внедрение результатов
исследований и разработок в практику работы архивных
учреждений.

8.

Использование автоматизированных информационных технологий в
области архивного дела.
Организация работы по документационному обеспечению
управления, в том числе с обращениями граждан. Наличие
нормативных правовых документов, регулирующих порядок работы с
документами.

9.

Объем Национального архивного фонда и документов по личному
составу, хранящихся в архивных учреждениях. Оборудование
зданий и хранилищ архивов средствами пожаротушения, охраны и
сигнализации.

10.

Создание оптимального температурно-влажностного, светового,
санитарно-гигиенического, противопожарного, охранного режимов.

11.

Оборудование хранилищ средствами хранения. Размещение
документов в хранилищах, в том числе документов обособленного
хранения.

12.

Контроль и учет за наличием, техническим и физико-химическим
состоянием документов. Результаты контроля.

13.

Состояние работы по выдаче документов и описей из хранилищ.
Контроль за сохранностью выданных документов. Возвращение
документов в хранилище.

14.

Организация работы по созданию
Государственного страхового фонда копий документов.

15.

Состояние работы по выявлению особо ценных документов,
отнесению документов Национального архивного фонда к объектам
национального достояния Республики Казахстан.

16.

Учет документов Национального архивного фонда и других
архивных документов. Организация работы по централизованному
государственному учету документов Национального архивного
фонда Республики Казахстан. Качество работы.

17.

Состав учетных документов. Соблюдение требований к ведению
учетных документов. Наличие баз данных.

18.

Контроль за состоянием ведомственных архивов и организацией
документов в делопроизводстве организаций:
1) количество организаций-источников комплектования, из них
имеют специально оборудованные помещения, штатных работников;
2) объем хранящихся в них документов, в том числе количество
дел по личному составу, а также хранящихся сверх установленных
сроков;
3) обеспеченность организаций нормативными правовыми актами и
методическими пособиями по вопросам документирования, работы
ведомственных архивов, номенклатурами дел, перечнями в том
числе разработанными архивами;
4) общее состояние делопроизводства в организациях, источниках
комплектования архивов. Эффективность проверок по вопросам
делопроизводства и работы ведомственных архивов.

19.

Экспертиза ценности документов, роль Экспертной проверочной
комиссии, периодичность ее заседания, перечень рассматриваемых
вопросов, взаимодействие с экспертными комиссиями, работа со
списками учреждений, источниками комплектования, качество
научно-технической обработки документов, обеспечение полноты
документов. Работа архивов по упорядочению документов
ликвидированных (реорганизованных) организаций.

20.

Ведение централизованного государственного учета документов
Национального архивного фонда, хранящихся в ведомственных и
частных архивах. Обобщение и анализ итогов учета.

21.

Учеба и повышение квалификации работников служб
документационного обеспечения организаций источников
комплектования и ведомственных архивов (количество проводимых
совещаний-семинаров, их периодичность, тематика).

22.

Учет работы с источниками комплектования Национального
архивного фонда.

23.

Состав и система научно-справочного аппарата. Типы архивных
справочников, их виды и разновидность (опись дел,
путеводитель, каталог, указатель, обзор). Качество их
составления.

24.

Внедрение автоматизированных информационно-поисковых систем.

25.

Формы использования документов (обеспечение пользователей
информацией в соответствии с их запросами, а также в
инициативном порядке, работа читального зала, экспонирование
документов на выставках, использование документов в средствах
массовой информации, проведение информационных мероприятий с
использованием документов, выдача документов во временное
пользование, публикация документов, в том числе сотрудниками
архивов). Сроки и качество выполнения запросов.

26.

Качество и своевременность исполнения запросов, в том числе
социально-правового характера, достоверность содержания
(выборочно), методическая обеспеченность выполняемых работ при
исполнении запросов.