Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидаларын бекіту туралы

      "Ұлттық архив қоры және архивтер туралы" Қазақстан Республикасы Заңының 18-бабы 2-тармағының 2-7) тармақшасына және "Мемлекеттік статистика туралы" Қазақстан Республикасы Заңының 16-бабы 3-тармағының 2) тармақшасына сәйкес БҰЙЫРАМЫН:

      1. Қоса берілген Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидалары бекітілсін.

      2. Мыналардың:

      1) "Ұлттық архив қоры құжаттарының құрамы туралы деректердің орталықтандырылған мемлекеттік есебін жүргізу қағидаларын бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің 2013 жылғы 6 ақпандағы № 27 бұйрығының (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 8366 болып тіркелген, "Егемен Қазақстан" газетінде 2013 жылғы 20 наурызда № 90 (28029) жарияланған);

      2) "Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу туралы нұсқаулықты бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің 2013 жылғы 6 ақпандағы № 27 бұйрығына өзгерістер енгізу туралы" Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2016 жылғы 9 желтоқсандағы № 321 бұйрығының (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 14654 болып тіркелген, 2017 жылғы 20 қаңтарда Қазақстан Республикасының Нормативтік құқықтық актілерінің эталондық бақылау банкінде жарияланған) күші жойылды деп танылсын.

      3. Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлiгiнiң Архив ісі және құжаттама департаменті заңнамада белгiленген тәртiпте:

      1) осы бұйрықты Қазақстан Республикасы Әділет министрлігінде мемлекеттік тіркеуді;

      2) осы бұйрықты мемлекеттік тіркелген күннен бастап күнтізбелік он күн ішінде электронды түрде қазақ және орыс тілдерінде Қазақстан Республикасы нормативтік құқықтық актілерінің Эталондық бақылау банкіне ресми жариялау және енгізу үшін "Республикалық құқықтық ақпарат орталығы" шаруашылық жүргізу құқығындағы республикалық мемлекеттік кәсіпорнына жіберілуін;

      3) осы бұйрық қолданысқа енгізілгеннен кейін екі жұмыс күні ішінде Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің интернет-ресурсында орналастыруды;

      4) осы бұйрықта көзделген іс-шаралар орындалғаннан кейін екі жұмыс күні ішінде Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің Заң қызметі департаментіне іс-шаралардың орындалуы туралы мәліметтерді ұсынуды қамтамасыз етсін.

      4. Осы бұйрықтың орындалуын бақылау Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт жетекшілік ететін вице-министріне жүктелсін.

      5. Осы бұйрық алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

      "Келісілді"

      Қазақстан Республикасының

      Стратегиялық жоспарлау және

      реформалар жөніндегі агенттігінің

      Ұлттық статистика бюросы

Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидалары

      Ескерту. Қағида жаңа редакцияда - ҚР Мәдениет және спорт министрінің м.а. 16.08.2022 № 239 (алғаш ресми жарияланған күнінен кейін он күнтізбелік күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

1-тарау. Жалпы ережелер

      1. Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидалары (бұдан әрі – Қағидалар) Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қоры (бұдан әрі – Ұлттық архив қоры) құжаттарының орталықтандырылған мемлекеттік есебін жүргізу тәртібін айқындайды.

      2. Архив ісі және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы уәкілетті орган (бұдан әрі - уәкілетті орган) бірыңғай Мемлекеттік қорлар каталогын жүргізу жолымен Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алуды жүзеге асырады.

2-тарау. Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу тәртібі

      3. Ұлттық архив қоры құжаттарына орталықтандырылған мемлекеттік есепке алуды жүргізу үшін Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, арнаулы мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің архиві және жергілікті атқарушы органдар жыл сайын 5 қаңтарға дейін уәкілетті органға қағаз жеткізгіште (бір данада) және электрондық нысанда:

      1) осы Қағидалардың 1-қосымшасына сәйкес нысан бойынша архив паспортын;

      2) осы Қағидалардың 2-қосымшасына сәйкес нысан бойынша қор карточкасын;

      3) осы Қағидалардың 3-қосымшасына сәйкес нысан бойынша қорлардың құрамы мен көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтерді;

      4) осы Қағидалардың 4-қосымшасына сәйкес нысан бойынша қорлар каталогы бойынша есептік мәліметтерді ұсынады.

      4. Уәкілетті орган жыл сайын 15 ақпанға қарай Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтері, Қазақстан Республикасы Президентінің архиві, арнаулы мемлекеттік архивтер және жергілікті атқарушы органдар ұсынған қор карточкаларының негізінде Мемлекеттік қор каталогына өзгерістер мен толықтырулар енгізеді.

      5. Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің архиві және жергілікті атқарушы органдар үш жылда бір рет 5 қаңтарға дейін осы Қағидалардың 5-қосымшасына сәйкес нысан бойынша Қазақстан Республикасы мемлекеттік архивтерінің жинақтау көздерінің жиынтық паспортын уәкілетті органға ұсынады.

      6. Уәкілетті орган үш жылда бір рет 15 ақпанға қарай ұсынылған жиынтық паспорттардың негізінде Қазақстан Республикасы мемлекеттік архивтерінің жинақтау көздерінің жиынтық паспортын құрастырады.

      Уәкілетті органға ұсынылады:

      Әкімшілік деректер нысаны орналастырылған интернет – ресурс: https://www.gov.kz/entities/mcs

      Әкімшілік деректер нысанының атауы: Архив паспорты

      Әкімшілік деректер нысанының индексі: АП

      Кезеңділігі: жыл сайын

      Есепті кезең: 5 қаңтарға дейін

      Ақпаратты ұсынатын тұлғалар тобы: Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, арнаулы мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің архиві және жергілікті атқарушы органдар

      Әкімшілік деректер нысанын ұсыну мерзімі: жыл сайын есепті жылдан кейінгі 20___жылғы 5 қаңтарға дейін.

      20__жылғы "___"________ ______________________ архив паспорты

      (архивтің атауы)

      1. Архивтік құжаттардың құрамы мен көлемі

      Есеп бірлігінің көлемі

      2. Архивтік құжаттар көшірмелерінің сақтандыру қорының құрамы мен көлемі

      3. Архивтік құжаттардың ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы мен көлемі

      Тізімдемелер, каталогтар, деректер базасы

      Анықтамалық-ақпараттық басылымдар

      4. Ғылыми-анықтамалық кітапхананың құрамы мен көлемі

      5. Құжаттарды сақтау жағдайлары

      __________________________________________________________________________

      Басшының лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты (ол болған жағдайда), қолы

      __________________________________________________________________________

      Орындаушының лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты (ол болған жағдайда), қолы, телефон нөмірі

      Күні

      Мөр қоятын орын

      Ескертпе:

      Архивтің паспорты жүргізу нысаны бойынша түсініктеме:

      Архив паспортының 1-бағанында (архив құжаттардың құрамы мен көлемі, есепке алу бірлігінің көлемі, архивтік құжаттар көшірмелерінің сақтандыру қорының құрамы мен көлемі, архивтік құжаттарға ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы мен көлемі, тізімдемелер, каталогтар, деректер базасы, анықтамалық-ақпараттық басылымдар, ғылыми-анықтамалық кітапхананың құрамы мен көлемі, құжаттарды сақтау шарттары) нөмір "№" реті бойынша толтырылады;

      2-бағанда (архивтік құжаттардың құрамы мен көлемі, архивтік құжаттар көшірмелерінің сақтандыру қорының құрамы мен көлемі, тізімдемелер, каталогтар, деректер базасы) архивтік құжаттардың көрсеткіштері (қағаз негіздегі құжаттар) көрсетіледі. Барлығы; басқару құжаттамасы; жеке тектік құжаттар; ғылыми-техникалық құжаттама; жеке құрам бойынша құжаттар; киноқұжаттар; фоноқұжаттар; бейнеқұжаттар; машинамен оқылатын құжаттама; түпнұсқа құқығындағы микроформалар; фотоқұжаттар; жиыны);

      Архивтік құжаттардың құрамы мен көлемі:

      3-бағанда қорлар саны көрсетіледі;

      4, 5, 6 және 7 – бағандарда сақтау бірліктерінің саны (4 – баған – барлығы, 5 – баған-тізімдемелерге енгізілген, 6-баған-мемлекеттік тілде, 7-баған-ерекше құнды есепке алынған) көрсетіледі;

      8-бағанда уақытша сақтауға қабылданған сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі.

      Есепке алу бірлігінің көлемі:

      2-бағанда есепке алу көрсеткіштері (киноқұжаттар, фоноқұжаттар, бейнеқұжаттар, машинамен оқылатын құжаттама) көрсетіледі;

      3 және 4 - бағандарда есепке алу бірліктерінің саны көрсетіледі (3 - баған-барлығы, 4-баған-оның ішінде тізімдемеге енгізілгендер).

      Архивтік құжаттар көшірмелерінің сақтандыру қорының құрамы мен көлемі:

      3 және 4-бағандарда сақтау бірліктерінің саны (3 - баған - сақтандыру қоры үшін көшірілген, 4-баған-пайдалану қоры бар) көрсетіледі;

      5 және 6 – бағандарда сақтандыру қорының көлемі (5 - баған-негатив кадрларының саны, 6-баған-сақтандыру қорының сақтау бірліктерінің саны) көрсетіледі.

      Архив құжаттарына ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы мен көлемі. Тізімдемелер, каталогтар, деректер базасы:

      3 және 4 – бағандарда тізімдемелердің саны (есепке алу және сипаттау кітаптары (3 - баған-барлығы, 4-баған-олардың толық жиынтықта) көрсетіледі;

      5, 6, 7 және 8 - бағандарда акаталогияланған (5 - баған - қорлар саны, 6 - баған-сақтау бірліктерінің саны, 7-баған-барлық жасалған карточкалар саны, 8-баған-каталогтарға енгізілген) құжаттардың саны көрсетіледі;

      9 және 10 - бағандарда құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы құрылған дерекқорлар (9 - баған-дерекқорлардың саны, 10-баған-мега байтпен көлемі) көрсетіледі.

      Анықтамалық-ақпараттық басылымдар:

      2-бағанда анықтамалық-ақпараттық басылымдардың көрсеткіштері (шығарылған жолсілтемелер, қорлар бойынша қысқаша анықтамалықтар, әкімшілік-аумақтық бөлініс бойынша шығарылған анықтамалықтар, мекемелердің тарихы бойынша шығарылған анықтамалықтар, басқа типтегі басылым анықтамалары, барлық шығарылған анықтамалықтар) көрсетіледі;

      3-бағанда анықтамалық-ақпараттық басылымдардың саны көрсетіледі.

      Ғылыми-анықтамалық кітапхананың құрамы мен көлемі:

      2-бағанда ғылыми-анықтамалық кітапхананың көрсеткіштері (кітаптар мен брошюралар, газеттер, журналдар, баспа өнімінің басқа да түрлері) көрсетіледі;

      3-бағанда ғылыми-анықтамалық кітапхананың саны көрсетіледі.

      Құжаттарды сақтау шарттары:

      2-бағанда құжаттарды сақтау көрсеткіштері (архив ғимараты, арнайы үй-жайлар, бейімделген үй-жайлар, архив қоймаларының жүктелу дәрежесі (пайызбен), ғимараттардың күзет сигнализациясымен жарақталуы (пайызбен), ғимараттардың өрт сигнализациясымен жарақталуы (пайызбен), металл стеллаждардың ұзындығы (қума метрмен), құжаттардың картондалуы (сақтау бірлігімен), ағаш стеллаждардың ұзындығы (қума метрмен) көрсетіледі

      3-бағанда құжаттарды сақтау шарттарының саны көрсетіледі.

      Уәкілетті органға ұсынылады:

      Әкімшілік деректер нысаны орналастырылған интернет – ресурс: https://www.gov.kz/entities/mcs

      Әкімшілік деректер нысанының атауы: қор карточкасы

      Әкімшілік деректер нысанының индексі: ҚК

      Кезеңділігі: жыл сайын

      Есепті кезең: 5 қаңтарға дейін

      Ақпаратты ұсынатын тұлғалар тобы: Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, арнаулы мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің архиві және жергілікті атқарушы органдар

      Әкімшілік деректер нысанын ұсыну мерзімі: жыл сайын есепті жылдан кейінгі 20___жылғы 5 қаңтарға дейін.

      Қор карточкасы

      Қор карточкасының артқы жағы

      Қордың бұрынғы № _______

      Ескертпе _____________________________________________________________

      _____________________________________________________________________

      Басшының лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты (ол болған жағдайда), қолы

      __________________________________________________________________________

      Орындаушының лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты (ол болған жағдайда), қолы, телефон нөмірі

      Күні

      Мөр қоятын орын

      Ескертпе:

      Қор карточкасын жүргізі бойынша нысанына түсіндірме:

      Қор карточкасы

      1-бағанда қордың бірінші келіп түскен күні көрсетіледі;

      2-бағанда қор карточкасын алған күн көрсетіледі;

      3-бағанда қордың сақтау орны көрсетіледі;

      4-бағанда қордың № /санаты / меншік нысаны көрсетіледі.

      5- бағанда қордың әрбір атауының соңғы күндері көрсетіледі;

      6- бағанда қордың атауы көрсетіледі;

      7, 8 және 9 – бағандарда 20__жылғы 1 қаңтардағы қордың көлемі (7 - баған - жылдар, 8-баған-сақтау бірліктерінің/құжаттардың саны, 9-баған-оның ішінде сақтау бірліктерінің сақтандыру көшірмелері бар жазылмаған сақтау бірліктері/құжаттар) көрсетіледі.

      Қор карточкасының сыртқы жағы:

      1 және 4-бағандарда тізімдеменің атауы, құжаттардың аннотациясы көрсетіледі;

      2 және 5-бағандарда жылдың басы көрсетіледі;

      3 және 6-бағандарда жылдың соңы көрсетіледі.

      ____________________________

      (мемлекеттік архивтің, музейдің,

      ____________________________

      кітапхананың атауы)

      Уәкілетті органға ұсынылады:

      Әкімшілік деректер нысаны орналастырылған интернет – ресурс: https://www.gov.kz/entities/mcs

      Әкімшілік деректер нысанының атауы: қорлардың құрамындағы және көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер:

      Әкімшілік деректер нысанының индексі: ҚҚКӨМ

      Кезеңділігі: жыл сайын

      Есепті кезең: 5 қаңтарға дейін

      Ақпаратты ұсынатын тұлғалар тобы: Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, арнаулы мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің архиві және жергілікті атқарушы органдар

      Әкімшілік деректер нысанын ұсыну мерзімі: жыл сайын есепті жылдан кейінгі 20___жылғы 5 қаңтарға дейін.

      20__жылғы 1 қаңтардағы қорлардың құрамы мен көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер

      Барлығы:______ ішінде____ қор,_______________ сақтау бірлігі/құжат түсті;

      ____ қор, _______________ сақтау бірлігі/құжат шықты;

      _______________ сақтау бірлігіне сақтандыру көшірмелері жасалды.

      _____ жылғы 1 қаңтарда архивте қорлардың тізімі бойынша № ___ден бастап № ____

      дейінгі қорлардың нөмірлері бар, соның ішінде бар болып есептелетін ___

      қор,____________ сақтау бірлігінің қор, тапсырылған және біріктірілген (істері

      пайдаланылған және нөмірін алуға болмайтын) қорлардың нөмірлері__________,

      жойылған қорлар_______________, бос нөмірлер___________________.

      __________________________________________________________________________

      Басшының лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты (ол болған жағдайда), қолы

      __________________________________________________________________________

      Орындаушының лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты (ол болған жағдайда), қолы, телефон нөмірі

      Күні

      Мөр қоятын орын

      Ескертпе:

      Қорлардың құрамы мен көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер жүргізу бойынша нысанға түсініктеме:

      Қорлардың құрамы мен көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер:

      1-бағанда нөмір "№" реті бойынша толтырылады;

      2-бағанда қордың № көрсетіледі;

      3-бағанда санаты көрсетіледі;

      4-бағанда қорлардың атауы көрсетіледі;

      5 және 6-бағандарда келіп түскен құжаттар туралы (5 - баған-тізімдеменің атауы, құжаттардың аннотациясы, 6 – баған-жылдар) көрсетіледі;

      7 және 8-бағандарда істен шыққан құжаттар туралы (7 - баған-тізімдеменің атауы, құжаттардың аннотациясы, 8 – баған-жылдар) көрсетіледі;

      9, 10 және 11 - бағандарда қордағы сақтау бірліктерінің жалпы саны (9 - баған-сақтау бірліктерінің тізімдемесіне енгізілген, 10-баған-енгізілмеген сақтау бірліктері/құжаттары, 11 - баған-сақтау бірліктерінің сақтандыру көшірмелері бар) көрсетіледі;

      12-бағанда ескертпе көрсетіледі (егер жаңа қор көрсетілсе-қор карточкасын қараңыз, егер жалғасы қалыптастырылса қор карточкасы-қор карточкасының жалғасын қараңыз, сақтау бірліктері келіп түскен немесе шығып қалған жағдайда жыл ішінде келіп түскен сақтау бірліктерінің саны істердің келіп түскен немесе шығып қалған актісінің № мен күнін көрсете отырып көрсетіледі).

      Уәкілетті органға ұсынылады:

      Әкімшілік деректер нысаны орналастырылған интернет – ресурс: https://www.gov.kz/entities/mcs

      Әкімшілік деректер нысанының атауы: қор каталогы бойынша есепке алу мәліметтері

      Әкімшілік деректер нысанының индексі: ҚКЕМ

      Кезеңділігі: жыл сайын

      Есепті кезең: 5 қаңтарға дейін

      Ақпаратты ұсынатын тұлғалар тобы: Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, арнаулы мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің архиві және жергілікті атқарушы органдар

      Әкімшілік деректер нысанын ұсыну мерзімі: жыл сайын есепті жылдан кейінгі 20___жылғы 5 қаңтарға дейін.

      20__жылғы 1 қаңтардағы

      Қорлар каталогы бойынша есептік мәліметтер

      ______________________________________________________________________

      Басшының лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты (ол болған жағдайда), қолы

      __________________________________________________________________

      Орындаушының лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты (ол болған жағдайда), қолы, телефон нөмірі

      Күні

      Мөр қоятын орын

      Ескертпе:

      Қор каталогы бойынша есепке алу мәліметтері жүргізу бойынша түсіндірме нысан:

      1-бағанда нөмір "№" реті бойынша толтырылады;

      2-бағанда архивтің атауы көрсетіледі;

      3-бағанда Қорлар тізімі бойынша қорлардың бірінші және соңғы нөмірлері көрсетіледі;

      4-бағанда 20__жылғы 1 қаңтарға паспорт бойынша қорлардың саны көрсетіледі;

      5, 6, 7 және 8 – бағандарда қор каталогындағы карточкалардың саны (5 - баған - барлығы, 6 - баған-архивте сақталатын қорларға, 7-баған-біріккен архив қорының құрамына енгізілген қорларға (бұрын пайдаланылған) және берілген қорларға, 8-баған-жоғалған қорларға) көрсетіледі;

      9-бағанда қорлардың бос нөмірлерінің саны көрсетіледі;

      10-бағанда ескертпе көрсетіледі (ескертпеде бос қорлардың нөмірлерін көрсету қажет).

      Кімге ұсынылады

      ________________

      (мемлекеттік архивтің ресми

      ___________________________________________

      атауы және оның пошталық мекенжайы)

      Кім ұсынады ____________________

      (есеп беретін ұйымның ресми

      ___________________________

      атауы және оның пошталық мекенжайы)

      ____________________________

      (есеп беретін ұйымның меншік нысаны)

      Уәкілетті органға ұсынылады:

      Әкімшілік деректер нысаны орналастырылған интернет – ресурс: https://www.gov.kz/entities/mcs

      Әкімшілік деректер нысанының атауы: Қазақстан Республикасының Мемлекеттік архивтерін жинақтау көздерінің жиынтық паспорты

      Әкімшілік деректер нысанының индексі: ҚР МА ТКЖП

      Кезеңділігі: үш жылда бір рет

      Есепті кезең: 5 қаңтарға дейін

      Ақпаратты ұсынатын тұлғалар тобы: Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің архиві және жергілікті атқарушы органдар

      Әкімшілік деректер нысанын ұсыну мерзімі: есепті жылдан кейінгі 20___жылғы 5 қаңтарға дейін үш жылда бір рет.

      20__жылғы 1 желтоқсандағы

      Қазақстан Республикасы мемлекеттік архивтерінің жинақтау көздерінің жиынтық паспорты

      1. Мемлекеттік архивтерге басқару құжаттамаларын тапсыратын ұйымдар туралы мәліметтер

      2. Басқару құжаттамасы туралы мәліметтер

      3. Ғылыми-техникалық құжаттаманы сақтайтын мемлекеттік, қалалық, аудандық архивтердің жинақтау көздері туралы мәліметтер

      4. Кино-, фото-, дыбыстық-, бейнеқұжаттар туралы мәліметтер

      __________________________________________________________________________

      Басшының лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты (ол болған жағдайда), қолы

      _________________________________________________________________________

      Орындаушының лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты (ол болған жағдайда), қолы, телефон нөмірі

      Күні

      Мөр қоятын орын

      Ескертпе:

      Нысанға түсіндірме Қазақстан Республикасының Мемлекеттік архивтерін жинақтау көздерінің жиынтық паспорты:

      Қазақстан Республикасының Мемлекеттік архивтерін жинақтау көздерінің жиынтық паспорты:

      1-бағанда Қазақстан Республикасының Мемлекеттік архивтерін жинақтау көздерінің жиынтық паспорты (мемлекеттік архивтерге басқару құжаттамасын беретін ұйымдар туралы мәліметтер, басқару құжаттамасы туралы мәліметтер, ғылыми-техникалық құжаттаманы сақтайтын Мемлекеттік, қалалық, аудандық архивтердің жинақтау көздері туралы мәліметтер, кино -, фото -, фоно -, бейне құжаттары туралы мәліметтер) толтырылады "№" реті бойынша;

      2-бағанда Көрсеткіштердің атауы көрсетіледі (мемлекеттік архивтерді жинақтау бейініндегі мемлекеттік ұйымдар, мемлекеттік архивтерді жинақтау бейініндегі мемлекеттік ұйымдар, аудандық, қалалық архивтерді жинақтау бейініндегі мемлекеттік ұйымдар, аудандық, қалалық архивтерді толықтыру бейініндегі мемлекеттік емес ұйымдар, біріктірілген ведомстволық архивтер);

      3-бағанда саны көрсетіледі;

      4-бағанда штаттық қызметкерлердің саны көрсетіледі;

      5 және 6-бағандарда архив мекемелерімен келісілгендердің саны (5 - баған-істер номенклатурасы, 6 - баған-нұсқаулықтар, іс жүргізу ережелері) көрсетіледі;

      7-бағанда құжаттарды сақтауға арналған үй-жайлардың саны көрсетіледі;

      8-бағанда құжаттарды тұрақты сақтауға беруге толық дайындаған ұйымдардың саны көрсетіледі.

      Басқару құжаттамасы туралы мәліметтер:

      2-бағанда көрсеткіштердің атауы (мемлекеттік архивтерді жинақтау бейініндегі мемлекеттік ұйымдар, мемлекеттік архивтерді бейіндегі толықтырудың мемлекеттік емес ұйымдары, аудандық, қалалық архивтерді бейінді толықтырудың мемлекеттік ұйымдары, аудандық, қалалық архивтерді бейіндік жинақтаудың мемлекеттік емес ұйымдары, біріктірілген ведомстволық архивтер) көрсетіледі;

      3-бағанда барлық сақтау бірліктері көрсетіледі;

      4 және 5-бағандарда тұрақты сақтау мерзімі бар құжаттардың саны (сақтау бірліктерінде (4 - баған-архив мекемесінің сараптау - тексеру комиссиясы бекіткен тізімдемелерге енгізілген, 5-баған-белгіленген мерзімнен артық сақталатын) көрсетіледі;

      6 және 7 – бағандарда жеке құрам бойынша құжаттардың саны (сақтау бірліктерінде (6 – баған - барлығы, 7-баған-архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясы бекіткен тізімдемелерге енгізілген) көрсетіледі;

      8-бағанда жыл ішінде тұрақты сақтау мерзімі қалыптасқан істердің саны (сақтау бірліктерінде) көрсетіледі.

      Ғылыми-техникалық құжаттаманы сақтайтын Мемлекеттік, қалалық, аудандық архивтерді жинақтау көздері туралы мәліметтер:

      2-бағанда ұйымдардың түрлері (мемлекеттік ұйымдар, мемлекеттік емес ұйымдар) көрсетіледі;

      3-бағанда құжаттарды сақтауға арналған үй-жайлардың саны көрсетіледі;

      4-бағанда штаттық қызметкерлердің саны көрсетіледі;

      5-бағанда архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясы бекіткен тізімдемеге енгізілген сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

      6-бағанда белгіленген мерзімнен артық сақталатын құжаттардың саны көрсетіледі (сақтау бірлігінде);

      7-бағанда барлық сақтау бірліктері көрсетіледі.

      Кино -, фото -, фоно -, бейне құжаттар туралы мәліметтер:

      2-бағанда ұйымдардың түрлері (киноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар, киноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар, фотоқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар, фотоқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар, фоноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар, фоноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар, бейнеқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар) көрсетіледі;

      3-бағанда архивтік мекемеде есепте тұрған ұйымдардың саны көрсетіледі;

      4-бағанда құжаттарды сақтауға арналған үй-жайлардың саны көрсетіледі;

      5-бағанда штаттық қызметкерлердің саны көрсетіледі;

      6-бағанда архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясы бекіткен тізімдемеге енгізілген сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

      7-бағанда белгіленген мерзімнен артық сақталғандардың саны (сақтау бірліктерінде) көрсетіледі.