«Нормативтік құқықтық актілер туралы» 1998 жылғы 24 наурыздағы Қазақстан Республикасы Заңының 21-1-бабы 1-тармағына және «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Қазақстан Республикасы Заңының 9-бабына сәйкес БҰЙЫРАМЫН:
1. Қоса беріліп отырған Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу туралы нұсқаулық бекітілсін.
2. «Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының орталықтандырылған мемлекеттік есебі туралы нұсқауды бекіту жайлы» Қазақстан Республикасы Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігі Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитеті төрайымының 2000 жылғы 11 тамыздағы № 47 бұйрығының (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 1240 болып тіркелген) күші жойылды деп танылсын.
3. Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрлігінің Ақпарат және мұрағат комитеті:
1) осы бұйрықтың Қазақстан Республикасы Әділет министрлігінде мемлекеттік тіркелуден өтуін және оның ресми жариялануын;
2) осы бұйрықтың Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрлігінің интернет-ресурсында орналастыруын қамтамасыз етсін.
4. Осы бұйрық алғашқы ресми жарияланған күнінен бастап күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.
Министр М. Құл-Мұхаммед
Қазақстан Республикасы
Мәдениет және ақпарат
министрінің
2013 жылғы 6 ақпандағы № 27
бұйрығымен бекітілген
Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын
орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу туралы
нұсқаулық
1. Жалпы ережелер
1. Осы Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу туралы нұсқаулығы (бұдан әрі - Нұсқаулық) «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Қазақстан Республикасы Заңының 10 және 9-баптарын (бұдан әрі - Заң) жүзеге асыру мақсатында әзірленді.
2. Меншіктік нысанына тәуелсіз, Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қорына (бұдан әрі - Ұлттық мұрағат қоры) жататын барлық құжаттар, орталықтандырылған мемлекеттік есепке алынуы қажет. Уәкiлеттi орган Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алуды жүзеге асыруды қамтамасыз етеді.
3. Ұлттық мұрағат қорының құжаттары мұрағат қорлары, мұрағат коллекциялары, сақтау бірліктері бойынша есепке алынады.
4. Мұрағат қорларын, мұрағат коллекцияларын, сақтау бірліктерін, есеп бірліктерін ұйымдастыру тәртібіне сәйкестігін және құжаттар атауымен іздестіру мүмкіндігін қамтамасыз етуін бірыңғай тіркеу жүйесі Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын есепке алудың негізі болып табылады. Құжаттарды есепке алуды жүргізудің құралы сақтау бірлігіне мұрағаттық шифр беру болып табылады.
5. Нұсқаулықта мына негізгі ұғымдар пайдаланылады:
1) мұрағаттық құжаттарды мемлекеттік есепке алу – мұрағат құжаттарының саны мен құрамын есеп бірлігімен белгілеу және әрбір бірлігінің есептік құжаттардың белгіленген кешеніне тиістілігіне және олардың жалпы санына қарай жазу (тіркеу);
2) Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу - мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі уәкілетті органының (бұдан әрі - уәкiлеттi орган) мұрағат қорлары, мұрағат коллекциялары және сақтау бірлігінің құрамы мен саны туралы мәліметтерді жинақталуына негізделген Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының мемлекеттік ауқымдағы есепке алу жүйесі;
3) уәкiлеттi орган - мұрағаттар мен құжаттаманы басқарудың орталық мемлекеттiк органы;
4) жергілікті атқарушы орган (әкімдік) - облыстың, республикалық маңызы бар қалалар мен астананың әкімі басқаратын, өз құзыреті шегінде тиісті аумақта жергілікті мемлекеттік басқаруды және өзін-өзі басқаруды жүзеге асыратын алқалы атқарушы орган;
5) арнайы мемлекеттiк мұрағат - мұрағат мекемесi немесе Заңның 22-бабы 1-тармағында көрсетiлген Қазақстан Республикасының мемлекеттiк органының бөлiмшесi;
6) ведомстволық мұрағат - Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын, сондай-ақ оның құрамына енбеген құжаттарды жинақтауды, уақытша сақтау мен пайдалануды жүзеге асыратын мемлекеттiк заңды тұлғаның мекемесi немесе құрылымдық бөлiмшесi;
7) жеке мұрағат - Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын, сондай-ақ оның құрамына кiрмеген құжаттарды жинақтауды, сақтауды, пайдалануды жүзеге асыратын мемлекеттiк емес заңды тұлғаның мекемесi немесе құрылымдық бөлiмшесi немесе жеке адамның қызметi, құжаттарды жинақтауы (сатып алуы) нәтижесiнде пайда болған мұрағаты;
8) есептік құжат - мұрағаттық құжаттардың түсуін, шығуын, санын, құрамын және жағдайы белгіленетін құжат;
9) мұрағаттық құжаттардың есеп бірлігі - мұрағаттағы Ұлттық мұрағат қоры құжаттар санын өлшеу бірлігі;
10) мұрағаттық құжаттардың сақтау бірлігі - дербес маңызы бар құжаттар жиынтығы немесе физикалық жағынан оқшауланып көрсетілетін құжаттардың есептік және жіктеу бірлігі.
6. Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу орталықтандыру, бірыңғайлау, толықтық және шынайылық қағидаларына негізделеді.
7. Мыналар орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу құжаттары болып табылады:
1) осы Нұсқаулықтың 1-қосымшасында берілген нысан бойынша мұрағат төлқұжаты;
2) осы Нұсқаулықтың 2-қосымшасында берілген нысан бойынша қордың карточкасы;
3) осы Нұсқаулықтың 3-қосымшасында берілген нысан бойынша қорлардың көлемі мен құрамындағы өзгерістер туралы мәліметтері;
4) осы Нұсқаулықтың 4-қосымшасында берілген нысан бойынша қорлар каталогі бойынша есептік мәліметтері;
5) осы Нұсқаулықтың 5-қосымшасында берілген нысан бойынша ұйым мұрағатында сақтауда тұрған басқару құжаттамасының төлқұжаты;
6) осы Нұсқаулықтың 6-қосымшасында берілген нысан бойынша ұйым мұрағатында сақтауда тұрған ғылыми-техникалық құжаттамасының төлқұжаты;
7) осы Нұсқаулықтың 7-қосымшасында берілген нысан бойынша ұйым мұрағатында сақтауда тұрған дыбыстық-бейнелік құжаттама төлқұжаты;
8) осы Нұсқаулықтың 8-қосымшасында берілген нысан бойынша ұйым мұрағатында сақтауда тұрған электронды құжаттар төлқұжаты;
9) осы Нұсқаулықтың 9-қосымшасында берілген нысан бойынша Қазақстан Республикасы мемлекеттік мұрағаттарының толықтыру көздері - ұйымдар мұрағаттарының жинақ төлқұжаты.
2. Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын орталықтандырылған
мемлекеттік есепке алуды жүзеге асыру
8. Мемлекеттік мұрағаттарда сақтауда тұрған Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу келесі тәртіпте жүргізіледі:
1) Орталық мемлекеттік мұрағаты, Орталық мемлекеттік ғылыми-техникалық құжаттама мұрағаты, Орталық мемлекеттік кино-фото құжаттар және дыбыс жазбалары мұрағаты, Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағаты, Қазақстан Республикасы Президентінің Мұрағаты жыл сайын 15 қаңтарға дейін құрайды және бір данасын уәкілетті органға жолдайды:
мұрағат төлқұжатын;
есеп беру жыл ішінде келіп түскен қорларға қордың карточкасын;
қорлардың құрамы және көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер;
қорлар каталогі бойынша есептік мәліметтер;
2) облыстар, қалалар, аудандар мемлекеттік мұрағаттары және олардың филиалдары жыл сайын 5 қаңтарға дейін құрайды және екі данасын жергілікті атқарушы органға жолдайды:
мұрағат төлқұжатын;
есеп беру жыл ішінде келіп түскен қорларға қордың карточкасын;
қорлардың құрамы және көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер;
қорлар каталогі бойынша есептік мәліметтер;
3) жергілікті атқарушы органдар жыл сайын 15 қаңтарға дейін жинақ ақпаратын құрайды және бір данасын уәкілетті органға жолдайды:
мұрағат төлқұжатын;
есеп беру жыл ішінде келіп түскен қорларға қордың карточкасын;
қорлар каталогі бойынша есептік мәліметтер;
қорлардың құрамы және көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер;
4) уәкілетті орган жыл сайын 15 ақпанға дейін Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының ұсталынуы мен құрамы туралы есептік мәліметтерінің жинақ ақпаратын құрайды.
9. Арнайы мемлекеттік мұрағаттарда сақтауда тұрған, Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу келесі тәртіпте ұйымдастырылады:
1) арнайы мемлекеттік мұрағаттар жыл сайын 15 қаңтарға дейін құрайды және бір данасын уәкілетті органға жолдайды:
мұрағат төлқұжатын;
есеп беру жыл ішінде келіп түскен қорларға қордың карточкасын;
қорлардың құрамы және көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер;
2) уәкілетті орган жыл сайын 15 ақпанға дейін Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының ұсталынуы мен құрамы туралы есептік мәліметтерінің жинақ ақпаратын құрайды.
10. Мұрағат ісін жүргізу және басқару ұйымдарының жүйесіне енбейтін ұйымдарда сақтауда тұрған, мемлекеттік меншіктегі, Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу келесі тәртіпте жүргізіледі:
1) Республикалық кітап мұражайы, Қазақстан Республикасы Ұлттық академиялық кітапханасы, Қазақстан Республикасының Мемлекеттік стандарттар қоры, Гидрометеорология және табиғи ортаның ластануы жөніндегі деректер Республикалық қоры, Республикалық геологиялық қор, Ұлттық картография-геодезиялық қоры жыл сайын 15 қаңтарға дейін құрайды және бір данасын Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағатына жолдайды:
мұрағат төлқұжатын;
есеп беру жыл ішінде келіп түскен қорларға қордың карточкасын;
қорлардың құрамы және көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер;
11. Жеке және ведомстволық мұрағаттарда уақытша сақтауда тұрған Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу келесі тәртіпте ұйымдастырылады:
1) Орталық мемлекеттік мұрағатының, Орталық мемлекеттік ғылыми-техникалық құжаттама мұрағатының, Орталық мемлекеттік кино-фото құжаттар және дыбыс жазбалары мұрағатының, Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағатының, Қазақстан Республикасы Президенті мұрағатының, облыстар, қалалар, аудандардың мемлекеттік мұрағаттарының және олардың филиалдарының толықтыру көздері - мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар (бұдан әрі- ұйымдар) жыл сайын 30 желтоқсанына дейін, өз қызметінде пайда болған құжаттар құрамы туралы, осы Нұсқаулықтың 5, 6, 7 және 8-қосымшаларда берілген нысандар бойынша ұйым мұрағатының төлқұжатын құрайды, үш жылда бір рет 5 қаңтарға дейін тиісті Орталық мемлекеттік мұрағатына, Орталық мемлекеттік ғылыми-техникалық құжаттама мұрағатына, Орталық мемлекеттік кино-фото құжаттар және дыбыс жазбалары мұрағатына, Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағатына, Қазақстан Республикасы Президенті мұрағатына, облыстар, қалалар, аудандардың мемлекеттік мұрағаттарына және олардың филиалдарына жолдайды;
2) Орталық мемлекеттік мұрағаты, Орталық мемлекеттік ғылыми-техникалық құжаттама мұрағаты, Орталық мемлекеттік кино-фото құжаттар және дыбыс жазбалары мұрағаты, Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағаты, Қазақстан Республикасы Президенті мұрағаты үш жылда бір рет Қазақстан Республикасы мемлекеттік мұрағаттарының толықтыру көздері - ұйымдар мұрағаттарының жинақ төлқұжатын құрайды және бір данасын 1 ақпанға дейін уәкілетті органға жолдайды;
3) облыстар, қалалар, аудандардың мемлекеттік мұрағаттары және олардың филиалдары үш жылда бір рет Қазақстан Республикасы мемлекеттік мұрағаттарының толықтыру көздері - ұйымдар мұрағаттарының жинақ төлқұжатын құрайды және екі данасын 15 қаңтарға дейін жергілікті атқарушы органдарға жолдайды;
4) жергілікті атқарушы органдар үш жылда бір рет Қазақстан Республикасы мемлекеттік мұрағаттарының толықтыру көздері - ұйымдар мұрағаттарының жинақ төлқұжатын құрайды және бір данасын 1 ақпанға дейін уәкілетті органға жолдайды;
5) уәкілетті орган Қазақстан Республикасы мемлекеттік мұрағаттарының толықтыру көздері - ұйымдар мұрағаттарының жинақ төлқұжатын 15 ақпанға дейін құрайды.
3. Мемлекеттік мұрағаттарға сақтауға тапсырылған, жеке тұлғада
жеке меншікте тұрған Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу
12. Жеке тұлға меншік иесі жеке меншікте тұрған, Ұлттық мұрағат қоры құжаттары Орталық мемлекеттік мұрағатына, Орталық мемлекеттік ғылыми-техникалық құжаттама мұрағатына, Орталық мемлекеттік кино-фото құжаттар және дыбыс жазбалары мұрағатына, Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағатына, Қазақстан Республикасы Президенті мұрағатына, облыстар, қалалар, аудандардың мемлекеттік мұрағаттарға және олардың филиалдарына мемлекеттік сақтауға тапсырылған құжаттары, сол мемлекеттік мұрағатта сақтауда тұрған Ұлттық мұрағат қоры құжаттарынан бөлек, осы Нұсқаулықтың 1, 2, 3 мен 4-қосымшаларында берілген нысандарға сәйкес есепке алынады.
Қазақстан Республикасының
Ұлттық мұрағат қоры
құжаттарын орталықтандырылған
мемлекеттік есепке алу туралы
нұсқаулығына
1-қосымша
нысан
Кімге беріледі___________________________________________________
(алушының атауы)
Кіммен берілді___________________________________________________
(есеп беруші ұйымның атауы)
Мұрағат төлқұжаты___________________________20__жылғы «___»______
(мұрағат атауы)
1. Мұрағаттық құжаттардың көлемі мен құрамы:
№ |
Көрсеткіштер |
Қорлар саны |
Сақтау бірлігінің саны |
Уақытша сақтауға алынған сақтау бірлігінің саны |
|||
Барлығы |
оның ішінде |
||||||
хаттама тізіміне енгізілгені |
мемлекеттік тілде |
айрықша құндылардың есептелгені |
|||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
1 |
Қағаз негізіндегі құжаттар |
||||||
2 |
соның ішінде: басқару құжаттамасы |
||||||
3 |
Жеке тектік құжаттар |
||||||
4 |
Ғылыми-техникалық құжаттама |
||||||
5 |
Жеке құрам жөніндегі құжаттар |
||||||
6 |
Киноқұжаттар |
||||||
7 |
Фотоқұжаттар |
||||||
8 |
Дыбысқұжаттар |
||||||
9 |
Бейнеқұжаттар |
||||||
10 |
Машинадан оқылатын құжаттар |
||||||
11 |
Түпнұсқа құқығындағы шағын нысандар |
||||||
Барлығы: |
|||||||
1) Есептік бірлік көлемі
№ |
Көрсеткіштер |
Есептік бірлік саны |
|
барлығы |
хаттама тізіміне енгізілгені |
||
1 |
2 |
3 |
4 |
1 |
Киноқұжаттар |
||
2 |
Дыбысқұжаттар |
||
3 |
Бейнеқұжаттар |
||
4 |
Машинадан оқылатын құжаттар |
||
2. Мұрағаттық құжаттардың сақтандыру көшірмелерінің көлемі мен құрамы
№ |
Көрсеткіштер |
Сақтау бірлігінің саны |
Сақтандыру қорының көлемі |
||
сақтандыру қоры үшін көшірілгендері |
пайдалану қоры барлары |
негативтер кадрларының саны |
сақтандыру қорының сақтау бірлігінің саны |
||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
1 |
Қағаз негізіндегі құжаттар |
||||
2 |
соның ішінде: |
||||
3 |
Жеке тектік құжаттар |
||||
4 |
Ғылыми-техникалық құжаттама |
||||
5 |
Жеке құрам жөніндегі құжаттар |
||||
6 |
Киноқұжаттар |
||||
7 |
Фотоқұжаттар |
||||
8 |
Дыбысқұжаттар |
||||
9 |
Бейнеқұжаттар |
||||
10 |
Машинадан оқылатын құжаттар |
||||
11 |
Түпнұсқа құқығындағы шағын нысандар |
||||
Барлығы |
|||||
3. Мұрағат құжаттарына ғылыми-анықтамалық аппараттың көлемі мен құрамы:
1) Хаттама тізімі, каталогтар, деректер базалары;
№ |
Көрсеткіштер |
Хаттама тізімінің саны (есеп кітабы және сипаттама) |
Каталогтандырылғаны |
Құжаттардың мазмұны және құрамы туралы деректер базасы құрылды |
|||||
Қорлар саны |
Сақтау бірлігінің саны |
Жасалған карточкалар саны |
|||||||
барлығы |
толық жинақта |
||||||||
барлығы |
каталогқа енгізілгені |
ДБ |
Мбайт |
||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
1 |
Қағаз негізіндегі құжаттар |
||||||||
2 |
соның ішінде: басқару құжаттамасы |
||||||||
3 |
Жеке тектік құжаттар |
||||||||
4 |
Ғылыми-техникалық құжаттама |
||||||||
5 |
Жеке құрам жөніндегі құжаттар |
||||||||
6 |
Киноқұжаттар |
||||||||
7 |
Фотоқұжаттар |
||||||||
8 |
Дыбысқұжатта |
||||||||
9 |
Бейнеқұжаттар |
||||||||
10 |
Машинадан оқылатын құжаттар |
||||||||
11 |
Түпнұсқа құқығындағы шағын нысандар |
||||||||
Барлығы |
|||||||||
2) Анықтамалық ақпараттық басылымдар.
№ |
Көрсеткіштер |
Саны |
1 |
2 |
3 |
1 |
Басылған анықтамалар |
|
2 |
Жолсілтемелер, корлар бойынша қысқаша анықтамалықтар |
|
3 |
Басқа да түрде |
|
4 |
Әкімшілік-аймақтық бөлу бойынша |
|
5 |
Мекеме тарихы бойынша |
4. Ғылыми-анықтамалық кітапхананың көлемі мен құрамы
№ |
Көрсеткіштер |
Саны |
1 |
2 |
3 |
1 |
Кітаптар және кітапшалар |
|
2 |
Газеттер |
|
3 |
Журналдар |
|
4 |
Баспалық өнімнің басқа түрлері |
5. Құжаттардың сақталу жағдайлары
№ |
Көрсеткіштер |
Саны |
1 |
2 |
3 |
1 |
Мұрағат ғимараты |
|
2 |
Арнайы үй жайлар |
|
3 |
Бейімделген үй жайлар |
|
4 |
Мұрағат қоймаларының толу дәрежесі (% бен) |
|
5 |
Ғимараттың күзет жүйесімен жабдықталуы (% бен) |
|
6 |
Ғимараттың өртке қарсы жүйесімен жабдықталуы (% бен) |
|
7 |
Металды сөрелерінің ұзындығы (пог.м.) |
|
8 |
Ағаш сөрелерінің ұзындығы (пог.м.) |
|
9 |
Мұқабаланған құжаттар (сақтау бірлігінде) |
|
10 |
Басшы __________________________ __________________
(аты жөні) (қолы)
20__жылғы «__» _____________
______________________________________
(орындаушының аты-жөні мен телефоны)
МО
А4(297х210) тұрпатта
Қазақстан Республикасының
Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын
орталықтандырылған мемлекеттік
есепке алу туралы нұсқаулығына
2-қосымша
нысан
ҚОРДЫҢ КАРТОЧКАСЫ
Қордың бастапқы түскен мерзімі |
Қор карточкасын алу мерзімі |
Қордың сақталу орны |
Қордың № |
|||||
Санат |
||||||||
Меншік түрі |
||||||||
Әр қор атының уақыт аралықтары |
ҚОРДЫҢ АТАУЫ |
|||||||
1 қаңтарға қордың көлемі |
Жылдар |
|||||||
құжаттардың сақтау бірлігінің саны |
||||||||
оның ішінде: құжаттардың сипатталмаған сақтау бірлігі |
||||||||
Сақтандыру көшірмелері бар сақтау бірлігі |
||||||||
А5(148х210) тұрпатта
Қор карточкасының сырт жағы
Тізімдемелердің атауы; құжаттардың аңдатпалары |
Бастапқы жыл |
Соңғы жыл |
Тізімдемелердің атауы; құжаттардың аңдатпалары |
Бастапқы жыл |
Соңғы жыл |
Қордың бұрынғы № _______
Ескертпе
__________________________________________________________________
Басшы ______________________________________ _____________________
(аты жөні) (қолы)
20__жылғы «__»_____________
____________________________________________
(орындаушының аты-жөні мен телефоны)
МО А5(148х210) тұрпатта
Қазақстан Республикасының
Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын
орталықтандырылған мемлекеттік
есепке алу туралы нұсқаулығына
3-қосымша
нысан
_____________________________________________________________
(мұрағаттың, мұражайдың, кітапхананың атауы)
20__жылдың «__» ________________
Қорлардың көлемі мен құрамындағы өзгерістер
МӘЛІМЕТТЕР
Рет № |
Қорлардың № |
Санаты |
Қордың атауы |
Келіп түскені |
Шығыс болғаны |
______ жылдың 1 қаңтарына қордағы сақтау бірлігінің жалпы саны |
Ескертпе |
||||
Тізімдемелердің атаулары, құжаттардың аңдатпалары |
Жылдар |
Тізімдемелердің атаулары, құжаттардың аңдатпалары |
Жылдар |
Тізімдемеге енгізілгендерінің сақтау бірлігі |
Сипатталмаған құжаттар сақтау бірлігі |
Сақтандыру көшірмелері бар сақтау бірліктері |
|||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
Жиынтығы:______ ішінде____ қор,__________________ сақтау бірлікте құжаттар келіп түсті:
_______қор, _______________сақтау бірлікте құжаттар шығыс болды;
_______қор, _______________сақтау бірлігіне сақтандыру көшірмелері жасалынды
_______ 01.01-на мұрағаттағы қорлардың тізімі бойынша № ___ден бастап № ____ дейін нөмірлі қорлар бар деп есептеледі,
Олардың ішінде:___ қор,____________ сақтау бірлігіндегі нөмірлі құжаттар бар,
тапсырылған және біріктірілген (пайдаланылған және нөмір алуға жатпайтын) қорлардың нөмірлері_______________
жойылған қорлар_______________бос нөмірлер______________________
Басшы __________________________________ _____________
(аты жөні) (қолы)
20__жылғы «__»___________
_________________________________________
(орындаушының аты-жөні мен телефоны)
МО Форматы А4 (297х420) тұрпатта
Қазақстан Республикасының
Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын
орталықтандырылған мемлекеттік
есепке алу туралы нұсқаулығына
4-қосымша
нысан
20____ жылдың «___» _______________
Қорлар каталогі бойынша
есептік мәліметтер
Рет № |
Мұрағат атауы |
Мұрағаттағы қорлардың тізімі бойынша қорлардың бастапқы және соңғы нөмірлері |
1 қаңтарға төлқұжат бойынша қорлардың саны |
Қор каталогіндегі карточкалар саны |
Қорлардың бос нөмірлерінің саны |
Ескертпе |
|||
Барлығы |
Мұрағатта сақталуда тұрған қорларға |
БМҚ құрамына енгізілген қорға |
Жойылған қорларға |
||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
Басшы ___________________________ _________________
(аты жөні) (қолы)
20___жылғы «__»_____________
________________________________________
(орындаушының аты-жөні мен телефоны)
МО А4 (297х420) тұрпатта
Қазақстан Республикасының
Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын
орталықтандырылған мемлекеттік есепке
алу туралы нұсқаулығына
5-қосымша
нысан
Кімге ұсынылды_____________________________________________________
(мемлекеттік мұрағаттың және оның пошталық мекенжайының ресми атауы)
Кіммен ұсынылды____________________________________________________
(есеп беруші ұйымның және оның пошталық мекенжайының ресми атауы)
_______________________________________________
(есеп беруші ұйымның жеке меншік нысаны)
20___ жылдың «___» ______________
Ұйым мұрағатында сақтауда тұрған басқару құжаттамасына
ТӨЛҚҰЖАТ
1. Жалпы мәліметтер
№ |
Мұрағаттық қорлардың саны |
Мұрағат қоймасының шаршы метрдегі көлемі |
Мұрағат қоймаларының толықтығы пайыздық көрсеткішпен |
1 |
2 |
3 |
4 |
2. Құжаттар туралы мәліметтер
№ |
Көрсеткіштер |
Сақтау бірліктерінің саны |
|||||||
барлығы |
Алғашқы және соңғы күні |
оның ішінен жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік мұрағаттың) СТК келісілген тізімдемеге енгізілді |
Белгіленген мерзімнен артық сақтауда тұрғаны (шартпен) |
Жыл ішінде іс қалыптасады |
|||||
алғашқы |
соңғы |
||||||||
барлығы |
Алғашқы және соңғы күні |
||||||||
алғашқы |
соңғы |
||||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
1 |
Тұрақты сақталатын |
||||||||
2 |
Жеке құрам бойынша |
||||||||
3. Кадрлар
|
Құжаттарды сақтаудың жағдайы (қажеттінің астын сызу) |
Ұйым басшысы
лауазымының атауы _____________ Қолының
(жеке қолы) толық жазылуы
20__жылғы «__»_____________
_______________________________
(орындаушының аты-жөні мен телефоны)
МО
Форматы А3 (297х420)
Қазақстан Республикасының
Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын
орталықтандырылған мемлекеттік есепке
алу туралы нұсқаулығына
6-қосымша
нысан
Кімге ұсынылды____________________________________________________
(мемлекеттік мұрағаттың және оның пошталық мекенжайының ресми атауы)
Кіммен ұсынылды___________________________________________________
(есеп беруші ұйымның және оның пошталық мекенжайының ресми атауы)
________________________________________
(есеп беруші ұйымның жеке меншік нысаны)
20___жылдың «__» ______________
Ұйым мұрағатында сақтауда тұрған ғылыми-техникалық құжаттамасының
ТӨЛҚҰЖАТЫ
1. Жалпы мәліметтер
№ |
Көрсеткіштері |
Сақтау бірліктерінің саны |
|||
барлығы |
Шеткі күндері |
Белгіленген мерзімнен жоғары сақтаудағы (шарттық) |
|||
алғашқы |
соңғы |
||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Ғылыми-зерттеу |
|||||
Конструкторлық |
|||||
Технологиялық |
|||||
Жобалық |
|||||
Басқа түрлері |
|||||
Барлығы |
|||||
2. Ұлттық мұрағат қоры құрамына жатқызылған ғылыми-техникалық құжаттама
№ |
Көрсеткіштер |
Мемлекеттік сақтауға тапсыруға жататын ғылыми-техникалық құжаттама, жобалар, проблемалар тізбелерінің саны |
Алғашқы және соңғы күні |
Сақтау бірліктерінің саны |
||||
Тізімдемеге енгізілген |
Алғашқы және соңғы күні |
Белгіленген мерзімнен артық сақтауда (шартпен) |
||||||
алғашқы |
соңғы |
алғашқы |
соңғы |
|||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
Ғылыми-зерттеулік |
||||||||
Конструкторлық |
||||||||
Технологиялық |
||||||||
Жобалық |
||||||||
Басқа түрлері |
||||||||
Барлығы |
||||||||
3. Басқарушылық құжаттама
№ |
Көрсеткіштер |
Сақтау бірліктерінің саны |
||||||
барлығы |
Алғашқы және соңғы күні |
оның ішінде жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік мұрағаттың) СТК келісіліп тізімдемеге енгізілгені |
белгіленген мерзімінен артық сақтауда (шартпен) |
|||||
Алғашқы |
Соңғы |
Барлығы |
Алғашқы және соңғы күні |
|||||
Алғашқы |
Соңғы |
|||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
1 |
Тұрақты сақталатын |
|||||||
2 |
Жеке құрам бойынша |
|||||||
4. Кадрлар
|
Құжаттарды сақтаудың жағдайы (қажеттінің астын сызу) |
Ұйым басшысы
лауазымының атауы _____________ Қолының
(жеке қолы) толық жазылуы
20__жылғы «__»_____________
_______________________________
(орындаушының аты-жөні мен телефоны)
МО
МО Форматы А3 (297х420)
Қазақстан Республикасының
Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын
орталықтандырылған мемлекеттік есепке
алу туралы нұсқаулығына
7-қосымша
нысан
Кімге ұсынылды_____________________________________________________
(мемлекеттік мұрағаттың және оның пошталық мекенжайының ресми атауы)
Кіммен ұсынылды____________________________________________________
(есеп беруші ұйымның және оның пошталық мекенжайының ресми атауы)
________________________________________
(есеп беруші ұйымның жеке меншік нысаны)
20___ жылдың «__» ______________
Ұйым мұрағатында сақтауда тұрған дыбыстық-бейнелік құжаттама
ТӨЛҚҰЖАТЫ
1. Киноқұжаттар
№ |
Көрсеткіштер |
Сақтау бірліктерінің саны |
||||||
Барлығы |
Алғашқы және соңғы күні |
оның ішінен жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік мұрағаттың) СТК келісілген тізімдемеге енгізілді |
белгіленген мерзімнен артық сақтауда тұрғаны (шартпен) |
|||||
алғашқы |
соңғы |
|||||||
барлығы |
Алғашқы және соңғы күні |
|||||||
алғашқы |
соңғы |
|||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
1 |
35-мм үлдірде |
|||||||
2 |
16-мм үлдірде |
|||||||
2. Фотоқұжаттар
№ |
Көрсеткіштер |
Сақтау бірлігінің саны |
|||||||
Барлығы |
Алғашқы және соңғы күні |
оның ішінен жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік мұрағаттың) СТК келісілген тізімдемеге енгізілді |
Белгіленген мерзімнен артық сақтауда тұрғаны (шартпен) |
||||||
алғашқы |
соңғы |
||||||||
Барлығы |
Уақыт аралығы |
||||||||
бастапқы |
соңғы |
||||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
1 |
Негативтер |
ақ-қара |
|||||||
түрлі-түсті |
|||||||||
2 |
Үлдірдегі позитивті, диапозитивті (слайдтар) |
ақ-қара |
|||||||
түрлі-түсті |
|||||||||
3 |
Фотобасылымдар |
||||||||
4 |
Фотоальбомдар |
альбомдардың саны |
|||||||
Түсірілмдердің саны |
|||||||||
3. Үнқұжаттар
№ |
Көрсеткіштер |
Сақтау бірліктерінің саны |
||||||
барлығы |
Алғашқы және соңғы күні |
оның ішінен жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік мұрағаттың) СТК келісілген тізімдемеге енгізілді |
белгіленген мерзімнен артық сақтауда тұрғаны (шартпен) |
|||||
алғашқы |
соңғы |
|||||||
барлығы |
Алғашқы және соңғы күні |
|||||||
алғашқы |
соңғы |
|||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
1 |
Магниттік жазбалар |
|||||||
2 |
Граммофонды жазбалар |
|||||||
3 |
Басқа тасығыштағы жазбалар |
|||||||
4. Бейнеқұжаттар
Р/с |
Көрсеткіштер |
Сақтау бірліктерінің саны |
||||||
барлығы |
Алғашқы және соңғы күні |
оның ішінен жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік мұрағаттың) СТК келісілген тізімдемеге енгізілді |
белгіленген мерзімнен артық сақтауда тұрғаны (шартпен) |
|||||
алғашқы |
соңғы |
|||||||
барлығы |
Алғашқы және соңғы күні |
|||||||
алғашқы |
соңғы |
|||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
5. Кадрлар
|
Құжаттарды сақтаудың жағдайы (қажеттінің астын сызу) |
Ұйым басшысы
лауазымының атауы _____________ Қолының
(жеке қолы) толық жазылуы
20__жылғы «__»_____________
_______________________________
(орындаушының аты-жөні мен телефоны)
МО
Форматы А3 (297х420)
Қазақстан Республикасының
Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын
орталықтандырылған мемлекеттік
есепке алу туралы нұсқаулығына
8-қосымша
нысан
Кімге ұсынылды ____________________________________________________
(мемлекеттік мұрағаттың және оның пошталық мекенжайының ресми атауы)
Кіммен ұсынылды____________________________________________________
(есеп беруші ұйымның және оның пошталық мекенжайының ресми атауы)
__________________________________________
(есеп беруші ұйымның жеке меншік нысаны)
20__ жылдың «___» __________
Ұйым мұрағатында сақтауда тұрған электронды құжаттар
ТӨЛҚҰЖАТ
1. Электрондық құжаттар туралы мәліметтер
№ |
Көрсеткіштер |
Ақпараттық ресурстардың сандары |
Жазылған ақпараттың көлемі |
Электрондық құжаттар туралы мәліметтер |
|||
Электрондық құжаттар сақтау бірлігінің саны |
Жазылған ақпараттың көлемі (Мбайт) |
Алғашқы және соңғы күні |
|||||
алғашқы |
соңғы |
||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
2. Кадрлар
|
Құжаттарды сақтаудың жағдайы (қажеттінің астын сызу) |
Ұйым басшысы
лауазымының атауы _____________ Қолының
(жеке қолы) толық жазылуы
20__жылғы «__»_____________
_______________________________
(орындаушының аты-жөні мен телефоны)
МО
Форматы А3 (297х420)
Қазақстан Республикасының
Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын
орталықтандырылған мемлекеттік
есепке алу туралы нұсқаулығына
9-қосымша
нысан
Кімге беріледі____________________________________________________
(алушының атауы)
Кіммен берілді____________________________________________________
(есеп беруші ұйымның атауы)
Қазақстан Республикасы мемлекеттік мұрағаттарының толықтыру
көздері - ұйымдар мұрағаттарының
ЖИНАҚ ТӨЛҚҰЖАТЫ
20__жылдың «__» __________
1. Мемлекеттік мұрағаттарға басқару құжаттамаларын тапсыратын ұйымдар туралы мәліметтер
№ |
Көрсеткіштер атауы |
Саны |
Штаттағы қызметкерлер саны |
Мұрағаттар мекемелерімен келісілгендер саны |
Құжаттарды сақтау үшін үй-жайлар саны |
Құжаттарды тұрақты сақтауға өткізу үшін толық дайындалған ұйымдар саны |
|
Істер номенклатурасы |
Іс жүргізу бойынша ереже,нұсқаулық |
||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
1 |
Мемлекеттік мұрағаттарды профильге сәйкес толымдаушы мемлекеттік ұйымдар |
||||||
2 |
Мемлекеттік мұрағаттарды профильге сәйкес толымдаушы мемлекеттік емес ұйымдар |
||||||
3 |
Қалалық, аудандық мұрағаттарды профильге сәйкес толымдаушы мемлекеттік ұйымдар |
||||||
4 |
Қалалық, аудандық мұрағаттарды профильге сәйкес толымдаушы мемлекеттік емес ұйымдар |
||||||
5 |
Бірлескен ведомстволық мұрағаттар |
||||||
2. Басқару құжаттамалары туралы мәліметтер
№ |
Көрсеткіштер атауы |
Барлық сақтау бірлігі |
Тұрақты сақталатын құжаттар саны |
Жеке құрам бойынша құжаттар саны (сақтау бірлігі) |
Жыл ішінде тұрақты сақтауда тұрған істердің жинақталу саны |
||
мұрағат мекемесінің СТК бекітілген, тізімдемеге енгізілгені |
белгіленген мерзімнен артық уақыт сақтауда тұрғаны |
барлығы |
мұрағат мекемесінің СТК бекітілген, тізімдемеге енгізілгені |
||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
1 |
Мемлекеттік мұрағаттарды профильге сәйкес толымдаушы мемлекеттік ұйымдарда сақтауда тұрған басқару құжаттамасы |
||||||
2 |
Мемлекеттік мұрағаттарды профильге сәйкес толымдаушы мемлекеттік емес, ұйымдарда сақтауда тұрған басқару құжаттамасы |
||||||
3 |
Қалалық, аудандық мұрағаттарды профильге сәйкес толымдаушы мемлекеттік ұйымдарда сақтауда тұрған басқару құжаттамасы |
||||||
4 |
Қалалық, аудандық мұрағаттарды профильге сәйкес толымдаушы мемлекеттік емес ұйымдарда сақтауда тұрған басқару құжаттамасы |
||||||
5 |
Бірлескен ведомстволық мұрағаттар |
||||||
3. Мемлекеттік, қалалық, аудандық мұрағаттарын ғылыми-техникалық құжаттамалармен толықтыру көзі-ұйымдар туралы мәліметтер
№ |
Көрсеткіштер атауы |
Құжаттарды сақтау үшін үй-жайлар саны |
Штаттағы қызметкерлер саны |
Мұрағат мекемесінің СТК бекітілген, тізімдемеге енгізілген сақтау бірлік саны |
Белгіленген мерзімнен артық уақыт сақтауда тұрғаны құжаттар саны (сақтау бірлігі) |
Барлық сақтау бірлігі |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
1 |
Мемлекеттік ұйымдарда |
|||||
2 |
Мемлекеттік емес ұйымдарда |
4. Кино, фото, дыбыс, бейне құжаттары туралы мәліметтер
№ |
Көрсеткіштер атауы |
Мұрағат мекемесінің есептік тізімінде тұрған ұйымдар саны |
Құжаттарды сақтау үшін үй-жайлар саны |
Штаттағы қызметкерлер саны |
Мұрағат мекемесінің СТК бекітілген, тізімдемеге енгізілген сақтау бірлік саны |
Белгіленген мерзімнен артық уақыт сақтауда тұрғаны құжаттар саны (сақтау бірлік) |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
1 |
Кино құжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар |
|||||
2 |
Кино құжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар |
|||||
3 |
Фото құжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар |
|||||
4 |
Фото құжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар |
|||||
5 |
Дыбыс құжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар |
|||||
6 |
Дыбыс құжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар |
|||||
7 |
Бейне құжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар |
|||||
8 |
Бейне құжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар |
Басшы _______________________________ __________________
(аты жөні) (қолы)
20__жылғы «___»____________
____________________________________________
(орындаушының аты-жөні мен телефоны)
МО
А4 (297х420) тұрпатта