Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік ережелерін, Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардың қызметінде жасалатын үлгілік құжаттардың тізбесін сақтау мерзімдерін көрсете отырып бекіту туралы

      Ескерту. Бұйрықтың күші жойылды - ҚР Мәдениет және ақпарат министрінің 2012.07.25 N 114 бұйрығымен (бұйрықтың мемлекеттік тілдегі мәтіні берілмеген).

      "Қазақстан Республикасының кейбір заңнамалық актілеріне құжаттамалық қамтамасыз ету мәселелері бойынша өзгерістер мен толықтырулар енгізу туралы" 2009 жылғы 4 маусымдағы Қазақстан Республикасының Заңын іске асыру мақсатында БҰЙЫРАМЫН:
      1. Қоса беріліп отырған:
      1) Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік ережелері;
      2) Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардың қызметінде жасалатын үлгілік құжаттардың тізбесін сақтау мерзімдерін көрсете отырып бекітілсін.
      2. Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрлігінің Ақпарат және мұрағат комитеті:
      1) осы бұйрықтың Қазақстан Республикасы Әділет министрлігінде мемлекеттік тіркелуін;
      2) осы бұйрықтың белгіленген тәртіппен ресми жариялануын қамтамасыз етсін.
      3. Мыналардың:
      1) "Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың Тұрпатты ережелерін бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитет төрағасының 2003 жылғы 29 сәуірдегі N 33 (Нормативтік құқықтық актілердің мемлекеттік тізіліміне N 2331 болып тіркелген) бұйрығының;
      2) "Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың Тұрпатты ережелерін бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитет төрағасының 2003 жылғы 29 сәуірдегі N 33 бұйрығына толықтырулар енгізу туралы" Қазақстан Республикасы Мәдениет, ақпарат және спорт министрінің м.а. 2005 жылғы 11 қазандағы N 266 ҚБП (Нормативтік құқықтық актілердің мемлекеттік тізіліміне N 3903 болып тіркелген) бұйрығының күші жойылды деп танылсын.
      4. Осы бұйрық алғашқы ресми жарияланған күнінен бастап он күнтізбелік күн өткеннен кейін қолданысқа енгізіледі.

      Қазақстан Республикасының
      Мәдениет және ақпарат
      министрінің міндетін атқарушы                  Ж. Құрманғалиева

Қазақстан Республикасы   
Мәдениет және ақпарат    
министрінің міндетін     
атқарушының              
2009 жылғы 25 қыркүйектегі
N 128 бұйрығымен бекітілді

Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың
Үлгілік ережелері

1-тарау. Жалпы ережелер

      1. Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік ережесі (бұдан әрі – Үлгілік ережелер) "Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы" Қазақстан Республикасы Заңының 18-бабының 1-тармағының 17) тармақшасына сәйкес әзірленген.
      2. Үлгілік ережелер басқарушылық қызметтегі құжаттау мен қағаздағы құпия емес құжаттармен жұмысты ұйымдастыруды, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда (бұдан әрі – ұйымдар) құжаттамалық қамтамасыз етуді басқару қызметінің жұмыс істеуінің жалпы талаптарын белгілейді және ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттамаларға таратылады.
      3. Басқарушылық қызметте қолданылатын құжаттардың құрамы ұйымның құзыреті мен функцияларына, мәселерді шешу тәртібіне (жекеше басқару тәртібімен немесе алқалық тәртіппен), басқа ұйымдармен байланыс жасаудың көлемі мен сипатына қарай анықталады.
      4. Ұйымдар осы Үлгілік ережелерді қолданады немесе олардың негізінде:
      1) құжаттаудың және құжаттаманы басқарудың ведомстволық (салалық) ережесін әзірлейді және Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрлігінің Ақпарат және мұрағат комитетімен (бұдан әрі – уәкілетті орган) келісе отырып бекітеді.
      2) мемлекеттік ұйымдардағы құжаттаудың ережелері мен басқарушылық құжаттарды, сонымен қатар, ұйымдардағы мемлекет меншігіне жататын акциялардың бақылау пакеттерін әзірлейді және облыстардың (республикалық маңызы бар қалалар, астаналар), мұрағат ісі және құжаттама саласындағы жергілікті атқарушы органдарымен, Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағатымен, Қазақстан Республикасы Орталық мемлекеттік мұрағаттарымен, Қазақстан Республикасы Президенті мұрағатымен келісе отырып бекітіледі.
      5. Бірыңғай техникалық саясат негізінде басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету жүйесін ұйымдастыру, жүргізу мен жетілдіруді, құжаттармен жұмыс істеуде заманауи техникалық құралдарды қолдануды, ұйымдағы құжаттармен жұмыс істеудің бекітілген тәртіптің орындалуына әдістемелік басшылық жасау мен бақылау жүргізуді ұйым басшысымен бекітілген (1-қосымша) ұйымның құжаттамалық қызметі туралы Үлгілік ережесіне сәйкес жұмыс істейтін басқаруды құжаттамалық қамтамасыз етудің функциялары жүктелген құрылымдық бөлімше жүзеге асырады.
      Ұйымның штаттық кестесінде басқаруды құжаттамалық қамтамасыз етудің функцияларын жүзеге асыратын құрылымдық бөлімше қарастырылмаған жағдайда, аталмыш функция жауапты лауазымды тұлғаға жүктеледі.
      6. Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз (бұдан әрі - БҚҚ қызметі) етудің функцияларын жүзеге асыратын құрылымдық бөлімшенің басшысы немесе жауапты лауазымды тұлға ауысқан кезде құжаттар мен істер және олардың есептік тіркеу формалары жаңадан тағайындалған басшыға немесе жауапты лауазымды тұлғаға қабылдау-өткізу актісімен тапсырылады.
      7. Мұрағат ісі және құжаттама саласындағы уәкілетті орган, облыстардың жергілікті атқарушы органдары (республикалық маңызы бар қалалар, астаналар), Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағаты, Қазақстан Республикасы Президентінің мұрағаты, облыстардың, қалалардың, аудандар мен олардың филиалдарының мемлекеттік мұрағаттары (бұдан әрі – мемлекеттік мұрағаттық мекемелер) ұйымдарға Үлгілік ережелерді енгізу жөнінде әдістемелік көмек көрсетеді және Қазақстан Республикасы Заңнамасымен қарастырылған жағдайда олардың талаптарының орындалуын бақылайды.
      8. Осы Үлгілік ережелер мемлекеттік құпия мәліметтер бар қызметтік ақпараттармен жұмыс істеу тәртібіне таралмайды.

2-тарау. Құжаттау

§ 1. Құжаттарды дайындау мен рәсімдеу ережелері

      9. Мемлекеттік органдардың нормативтік құқықтық және құқықтық актілерді әзірлеу Қазақстан Республикасының 2007 жылғы 15 мамырдағы N 251 Еңбек кодексіне, "Нормативтік құқықтық актілер туралы" Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 24 наурыздағы N 213 Заңнамасына, "Әкімшілік рәсімдеулер туралы" 2000 жылғы 27 қарашадағы N 107 Заңына сәйкес жүзеге асырылады.
      10. Құжаттар мемлекеттік тілде дайындалады, қазақ тілімен қатар ресми түрде орыс тілі де қолданылады. "Қазақстан Республикасы тілдер туралы" Қазақстан Республикасы Заңымен қарастырылған жағдайда басқа тілдер де қолданылады.
      Мемлекеттік тілдегі және онымен бір мезгілде жасалған өзге тілдегі тең түпнұсқа құжаттардың әрқайсысы жеке бланкiлерде (жеке парақтарда) басылады және бірыңғай деректемелермен ресімделеді.
      11. Қағаздағы құжатты әзірлеу мен ресімдеу кезінде белгіленген бірізділікпен орналасқан деректемелер құжаттар деректемелерінің орналасу сұлбасына сәйкес қолданылады (2-қосымша).
      12. Шағын және орта кәсіпкерлік субъектілері құжаттарды таза парақтарда дайындай алады. Құжаттарды таза парақтарға дайындау кезінде көрсетілуі қажет деректемелер:
      1) құжатты шығарған ұйымның ресми атауы;
      2) құжат түрінің атауы;
      3) құжаттың уақыты;
      4) құжаттың тіркеу нөмірі;
      5) құжатқа қол қойған тұлға лауазымының атауы, қолы және қолының толық мәнінің жазылуы;
      6) мөрдің бедерлемесі.
      13. Құжат бланкісі А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм) форматтағы стандартты парақтарда дайындалады. Бланкте, бланкісіз дайындалған құжаттардың әр парағында мынадан кем болмайтын жиек болу керек:
      сол жағынан – 20 мм;
      оң жағынан – 10 мм;
      жоғарғы жағынан – 10 мм;
      төменгі жағынан – 10 мм.
      14. Ұйымда мынадай құжат бланкілері қолданылады:
      1) ұйымның хат бланкісі (3-қосымша);
      2) ұйымның нақты құжат түрінің бланкісі (4-қосымша);
      3) ұйымның ортақ бланкісі (5-қосымша). Ортақ бланктер, нақты құжат түрінің бланкісін типографиялық жолмен басып шығару тиімсіз болған жағдайда қолданылады.
      15. Құжат бланкісі типографиялық тәсілмен, жедел полиграфиялық құралдарын қолдану көмегімен немесе құжатты дайындау кезінде компьютер арқылы басылып шығарыла алады.
      16. Қазақстан Республикасы Мемлекеттік елтаңбасы бар құжаттар бланкілері мемлекеттік ұйымның тапсырыс беруімен және есепке алына отырып, аталмыш қызмет түріне сәйкес лицензиясы бар, полиграфиялық кәсіпорын басып шығара алады.
      17. Құжат бланкісі бағытына қарай қолданылуы қажет және ұйым басшының сәйкес рұқсатынсыз басқа ұйымдар мен тұлғаларға беріле алмайды.
      18. Шағын және орта кәсіпкерлік субъектілері бланк орнына таза парақта мөр бедерін сол жақ жоғарғы жағының бұрышына қою жолымен ұйымның атауы бейнеленген мөр табандарды қолдана алады.
      19. Екі немесе одан көп ұйымдармен әзірленген құжатты ресімдеу кезінде (бірлескен бұйрық, бірлескен шешім, бірлескен хат) бланк қолданылмайды. Дәрежелері тең екі және одан да көп ұйымдар әзірлеген бірлескен құжатты ресімдеген кезде ұйымдардың ресми атаулары, ұйымның атауларының әліпбилік ретіне қарай бір деңгейде орналастырылады.
      Екі және одан да көп ұйымдар әзірлеген бірлескен құжатты ресiмдеген кезде ресми атаулары ұйымның бағыныстылығына сәйкес кiшiрею жағына қарай жазылады.
      Бірлескен құжат міндетті түрде ұйымдардың мөрлерімен куәландырылуы тиіс.

§ 2. Құжат деректемелерін ресімдеу кезінде қойылатын талаптар

      20. Ұйымның құжат бланкісінде Қазақстан Республикасы Мемлекеттік елтаңбасының бейнесі "Қазақстан Республикасы Мемлекеттік рәміздер туралы" Қазақстан Республикасы Конституциялық Заңына және Қазақстан Республикасының Мемлекеттік ҚР СТ 989-2008 "Қазақстан Республикасы Мемлекеттік елтаңбасы. Формасы, көлемі және техникалық талаптар" стандартының белгіленген талаптарына сәйкес орналастырылады.
      21. Эмблема, логотип немесе тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі) бланкіге ұйымның құрылтайшылық құжаттарына сәйкес көшіріліп салынады.
      Қазақстан Республикасы Мемлекеттік елтаңбасы бейнеленген бланкіге эмблема, логотип немесе тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі) салынбайды.
      22. Ұйымның ресми атауы құрылтайшылық құжаттарда ұйымдастырушылық-құқықтық формасына сілтеме жасай отырып көрсетілген атауға сәйкес болуы тиіс.
      Ұйымның қысқартылған атауы тиісті нормативтік құқықтық актілерде және/немесе құрылтайшылық құжаттарда бекітілген жағдайларда ғана келтіріледі және толық атауынан төмен жақша ішінде жазылады.
      Ұйым филиалының, өкілдігінің немесе құрылымдық бөлімшелерінің атаулары, олар құжаттың авторы болған жағдайда ғана көрсетіледі және ол ұйым атауынан төмен орналастырылады.
      23. Ұйым туралы анықтамалық деректерде: поштаның мекен-жайы, телефондардың, телефакстердің нөмірлері, электронды поштаның мекен-жайы және ұйым қажет деп тапқан басқа да мәліметтер енеді.
      24. Ұйымнан шығатын құжат түрінің атауы ұйымның құрылтайшылық құжаттарымен регламенттеледі.
      25. Құжаттың уақыты оған қол қойған уақыт (басқарушылық құжаттар, хаттар, анықтамалар және басқалары) немесе құжатта белгіленген оқиға уақыты (хаттама, акт және басқалары) болып табылады. Бекітілетін құжаттар үшін (ереже, регламент және басқалары) бекіту уақыты болып табылады.
      Құжат уақытын құжатқа қол қоюшы немесе бекітуші лауазымды тұлға қояды. Құжаттың жобасын дайындау кезінде айы мен жылдың орнына белгілер ғана басылады.
      Екі немесе одан көп ұйымдармен әзірленген құжаттың уақыты бірдей (бірыңғай) болуы қажет.
      Құжаттың жылжуы мен орындалуына байланысты қызметтік белгілерге уақыт пен қол қойылуы қажет.
      Құжат уақыты араб цифрімен мына ретте ресімделеді: айдың күні, айы, жылы. Күні мен айы екі жұп араб цифрімен нүкте арқылы, жылы төрт араб цифрімен ресімделеді.
      Уақытты сөздік-цифрлық тәсілмен жазу басқарушылық, қаржылық сипаттағы мәліметтер бар құжаттарда, азаматтардың құқықтар мен қызығушылықтарын анықтайтын құжаттарда, сандай-ақ нормативтік құқықтық актілерге сілтеме жасағанда, сонымен қатар, соңғыларын ресімдеген кезде пайдаланылады. Мысалы: 1995 жылдың 5 сәуірі.
      26. Құжаттың тіркеу нөмірі тіркеу-есепке алу нысанындағы реттік нөмірінен тұрады. Басқа деректемелер (құрылымдық бөлімшенің индексі, ұйымның істер номенклатурасы бойынша істің индексі) ұйымның ұйғарымы бойынша қойылады.
      27. Кіріс құжаттың нөмірі мен уақытының сілтемесінде жауап беріліп отырған құжаттың тіркеу нөмірі мен уақыты көрсетіледі.
      Жауап құжаттың мәтінін кіріс құжаттың уақыты мен нөміріне сілтеме жасаудан бастауға рұқсат етілмейді.
      28. Хаттан басқа құжаттардың барлық түрлерін дайындаған кезде құжаттың жасалған немесе басып шығарылған жері көрсетіледі. Ішкі құжаттарда дайындалған немесе басып шығарылған жерін көрсетпеуге де болады.
      29. Қол жеткізуді шектеу белгісі нешінші дана екені көрсетіліп бірінші парақтың жоғарғы оң жақ бұрышынан қойылады.
      30. Адресат. Құжаттар ұйымдардың, олардың құрылымдық бөлімшелерінің, лауазымды немесе заңды тұлғалардың мекен-жайларына жолданады.
      Ұйымның, оның құрылымдық бөлімшелерінің, лауазымды тұлғаның мекен-жайына жолданған кезде, олардың атауы кіші әріппен, жартылай қалың шрифтпен атау септігінде, құжат жолдаған лауазымды тұлғаның атауы барыс септігінде жазылады.
      Құжатты ұйым басшысына жолдаған кезде ұйым атауы құжат жолданған адресаттың лауазымының құрамына кіреді.
      Құжатты жеке тұлғаның мекен-жайына жолдаған кезде пошталық мекен-жайы, тегі және есімінің бас әріптері көрсетіледі. Ұйым ішінде хат алмасу кезінде лауазымды тұлғаның тегі мен аты-жөнін барыс септігінде көрсетуге рұқсат етіледі.
      Егер құжат біртекті ұйымдарға жолданған кезде олардың мекен-жайы жинақталып көрсетіледі.
      Құжаттағы адрес төртеуден артық болмау керек. Екінші, үшінші, төртінші алушыларға "Көшірме" сөзі жазылмайды. Алушылардың саны көп болса, онда құжатты таратудың тізімі (тізілімі) жасалады.
      Құжатты тұрақты емес мекен-жайға жолдаған кезде, деректемелер құрамына орындаушымен ресімделген "Адресаттың" пошталық мекен-жайы кіреді. Пошталық мекен-жайдың элементтері, "Пошталық байланыс қызметтерін көрсету ережелерін бекіту туралы" Қазақстан Республикасының Ақпараттандыру және байланыс агенттігі төрағасының 2005 жылғы 1 шілдедегі N 210-п бұйрығымен (2005 жылғы 11 тамыздағы мемлекеттік тіркеу нөмірі 3783) бекітілген бір ізділікпен көрсетіледі.
      31. Құжатты бекітудің белгісі құжаттың бірінші парағының оң жақ жоғарғы жағының бұрышына қойылады.
      Құжатты нақты лауазымды тұлғамен бекіткен кезде бекіту белгісі келесі элементтерден: "Бекітемін" (кіші әріптермен, тырнақшаларды қолданусыз ресімделеді) сөзінен, лауазым атауынан, қол таңбадан, тегі мен актының бас әріптерінен және бекіту уақытынан тұрады.
      Құжатты лауазымы тең екі немесе одан көп тұлғалармен бекітілген кезде бекіту белгісі ұйымның ресми атауы әліпбилік реттілікпен орналастырылады.
      Құжатты қаулымен, шешіммен, бұйрықпен, хаттамамен бекітілген кезде бекіту белгісі "Бекітілді (ген)" деген сөздер арқылы жазылады, өкімдік құжаттың түрі көмектес септігінде көрсетіледі және оның уақыты мен нөмірінен тұрады.
      32. Бұрыштама. Бұрыштаманың құрамына орындаушының (орындаушылардың) тегі, тапсырманың (тапсырмалардың) мазмұны, орындалу мерзімі, қойылған қолы, уақыты енеді. Тапсырма лауазымы тең екі немесе бірнеше тұлғаға берілген жағдайда, егер басқасы бұрыштамада көрсетілмесе, жауапты орындаушы тапсырмадағы бірінші көрсетілген тұлға болып табылады.
      Бұрыштама құжаттың бірінші парағына, оның жоғарғы бөлігіндегі мәтіннен бос орынға қойылады. Бұрыштаманы кіріске алынған тіркеу нөмірін бұрыштамаға қатысты және құжат деректемелері туралы белгілерді (авторды, құжаттың шығыс нөмірі мен уақытын) міндетті түрде көрсете отырып жеке бланкiде (фишкiде) ресімдеуге болады.
      33. Құжат мәтінінің тақырыбы, құжаттың сол жақ жиегінен бері, жартылай қалың шрифтпен, сөз тасымалысыз ресімделеді және әр жолда 35 белгіден артық белгі болмау қажет. Әділет мекемелерінде мемлекеттік тіркеуді қажет етпейтін құжаттарда, 5 жолдан асатын тақырып құжаттың ортасында ресімделеді. Тақырыптың соңынан нүкте қойылмайды.
      Мәтінге қойылатын тақырып қысқа, әрі мәтіннің мазмұнын дәл беретін болуы керек. Құжат түрінің атауымен келісілуі және "не туралы?" ("кім туралы?"), "нені?", "кімді?" деген сұрақтарға жауап беру қажет.
      10 жолдан аз мәтінге және А5 пішінді бланкіге жасалған құжатқа тақырып қойылмайды.
      34. Құжаттың орындалуын бақылау туралы белгі "Бақылау", "Контроль" "Бақылауға алынды", "Взято на контроль" сөздерімен немесе мөртабандармен, арнайы (литерлі) "Б", "К" және құжаттың бірінші парағының сол жақ жоғарғы жиегінде тақырыптың жанында қойылады.
      35. Құжат мәтіні сауалнама, диаграмма, кесте, байланыстырғыш мәтін немесе олардың қосындысы ретінде ресімделеді.
      Сауалнама түрінде - белгілі бір белгілер жиынтығы бойынша анықталған бір нысан жайлы ақпаратты цифр немесе сөз арқылы баяндауда қолданылады.
      Мәтінді сауалнама түрінде құрастырған кезде сипатталатын нысанның атауы зат есімде немесе екінші жақтағы етістік сөз тіркестерімен осы шақта не өткен шақтың көпше түрінде (бар, болған және басқалары) жазылады.
      Сөз арқылы жазылған мінездеме белгілер атауымен келісілуі қажет.
      Диаграмма түрінде - ақпаратты цифр немесе сөз арқылы баяндауда қолданылады. Диаграмма бөлінбеу және басқа бетке көшпеу керек.
      Кесте түрінде – белгілеріне қарай қатар бірнеше нысандар туралы ақпаратты цифр немесе сөз арқылы баяндауда қолданылады.
      Кестелердегі мәтінді бөліктерге бөлудің екі деңгейі бар: тік – бағана және көлденең – жол. Кестенің бағаны мен жолдарын зат есімнің атау септігінде жазылған тақырыбы болуы керек. Бағандар мен жолдардың тақырыпшалары тақырыппен үйлесімді болу керек.
      Егер кесте екі немесе одан көп параққа басылатын болса, онда кесте бағандары нөмірленеді де келесі беттерге олардың тек нөмірлері ғана басылады.
      Байланыстырғыш мәтін екі бөлімнен тұрады: Бірінші бөлімде себептер, мақсаттар, құжатты дайындауға себепші болған негіздеме, екінші (қортынды)- шешімдер, қорытындылар, өтініштер мен ұсыныстардан тұрады. Кей жағдайда бірінші бөлімде өтініштер мен ұсыныстар, ал екінші бөлімде негіздемелер мен айғақтар көрсетіледі. Мәтін бір қортынды бөлімнен (мысалы, бұйрықтың – басқарушылық бөлімін айқындаусыз, хаттарда - өтінішті түсіндірусіз) тұрады.
      Басқа ұйымдар құжаттары негізінде немесе бұрын шығарылған құжаттарды негізге ала отырып дайындалған құжат мәтінінде олардың деректемелері беріледі: құжаттың атауы және автор-ұйым, уақыты, тіркеу нөмірі, мәтінің тақырыбы.
      Егер мәтінде бірнеше шешімдер, тұжырымдамалар, ұсыныстар мен өтініштер болса, онда оны араб цифрларымен нөмірлеп, бөлім мен тарауларға бөлуге болады.
      Құжат мәтіні жазу машинкасында бір жарым жоларалық интервал немесе компьютер техникасының құрылғылары көмегімен мөлшері 14 Тіmеs New Roman ғаріптерімен жоларалық бір интервалда басылады. Кейбір жағдайларда (кестені, қосымшаны, орындаушы туралы белгіні, ескертуді және басқаларын ресімдеуді) ғаріп мөлшері мен жоларалық интервал басқа болуы мүмкін.
      Құжатты екі немесе одан да көп парақта ресімдеу кезінде, екінші және одан кейінгі парақтар нөмірленеді, нөмірлер араб цифрларымен парақтың жоғарғы жиегі ортасынан тыныс белгісінсіз қойылады.
      36. Құжатқа қосымшаның бар болуы туралы белгі. Атауы бар құжат мәтінінің қосымшасында парақтар саны, данасы, орындалған тілі туралы белгі болады. Атауы жоқ құжат мәтінінің қосымшасында олардың нөмірі, атауы, парақтар мен данасының саны және орындалу тілі көрсетіледі, егер қосымша кітапшаланған болса онда даналардың саны ғана көрсетіледі.
      Егер құжат басқа қосымшасы бар құжаттан тұрса, онда белгіде бар қосымшаның ерекшелігі көрсетіледі, сонымен қатар, қосымшалардың жалпы парақтар саны көрсетіледі.
      Егер қосымша құжатта көрсетілген мекен-жайдың барлығына жолданбаса, онда қандай мекен-жайларға жіберілу керектігін көрсету қажет.
      Басқарушылық құжат қосымшасының (бұйрық, өкім, ереже, нұсқаулық, шешім) бірінші парағының оң жақ жоғарғы жағында басқарушылық құжаттың атауы, оның уақыты мен тіркеу нөмірі көрсетіліп "Қосымша" сөзі жазылады.
      37. Құжатта қойылған қолға:
      1) қол қойған тұлға лауазымының атауы, құрылымдық бөлімшенің және ұйымның ресми атауы (егер құжат бланкіде рәсімделмеген болса);
      2) жауапты тұлғаның өз қолы және қойылған қолдың толық мәні (есімінің бас әріптер мен тегі) енеді.
      Құжатқа лауазымдары тең екі және одан да көп тұлғалар қол қойған кезде, олардың қойған қолдары ұйымдардың немесе құрылымдық бөлімшелердің ресми атауларындағы әліпбилік ретпен орналасады.
      Құжатқа бірнеше лауазымды тұлға қол қойған кезде олардың қойған қолдары қызметтерінің лауазымдық бағыныстылығына сәйкес бірінен кейін бірі орналастырылады. Комиссия жасаған құжатта қол қоюшы тұлғалардың лауазым атаулары емес, олардың комиссия құрамындағы міндеттері көрсетіледі.
      Ұйымның алқалы органдары (алқалар, кеңестер және басқалары) құжаттарына төраға мен хатшы (төрағалық етуші және жазбаны жүргізуші тұлға) қол қояды.
      Егер дайындалған құжаттың жобасына қол қоюшы лауазымды тұлға жоқ болған жағдайда, құжатты оның міндетін атқарушы лауазымды тұлғаның атына қайта ресімделуі қажет. Қол қойғанда "үшін" көмекші сөзін қосуға немесе лауазым атауының алдына қиғаш сызықты (бөлгішті) қолдан қоюға жол берілмейді.
      Құжатқа қол қоюшы лауазымды тұлға лауазымының атауы, қолдың толық мәні кіші әріптермен және жартылай қалың шрифтпен ресімделеді.
      38. Құжатты келісу туралы белгі. Құжат жобасын келісу құжатқа бұрыштама (ішкі келісу) немесе келісу белгісімен (сыртқы келісу) ресімделеді.
      Қол қоюға ұсынылған құжатқа орындаушының (жауапты орындаушының) құжат жобасын дайындаған құрылым басшысының, басқа да мүдделі лауазымды тұлғалардың, қажет жағдайда – ұйымның қаржы, экономика және заң қызметі басшыларының бұрыштамалары қойылады.
      Бұрыштама ұйымда қалатын құжат данасының оң жақ бетіне (жоспардың жобасына, есептерге, хаттарға және басқалары) қолдың төменгі жағына қойылады. Басқарушылық құжат жобасына бұрыштама бірінші данасына ғана қойылады. Басқарушылық құжаттың соңғы парағының теріс жағына да бұрыштама қоюға рұқсат етіледі.
      Бұрыштаманың құрамына бұрыштама қоюшының қолын, уақыты, қажет жағдайда қолтаңбаның мәні (есімнің бас әріптері мен тегі) бұрыштама қоюшы тұлғаның лауазымын көрсету жолымен ресімдеу енеді. Құжат жобасына қатысты ескертулер, пікірлер, толықтырулар құжат жобасына сәйкес белгілер қою жолымен, жеке парақта ресімделеді.
      Құжатты сыртқы келісу белгісі соңғы парағының сол жақ төменгі бұрышына қойылады, "Келісілді" сөздері кіші әріптермен тырнақшаны қолданусыз ресімделеді, сонымен қатар, құжатты келісуші тұлғаның лауазымының атауы (ұйымның атауын қоса алғанда) жеке қолы және оның толық мәні мен келісу уақытынан тұрады.
      Құжат лауазымдары тең екі және одан да көп тұлғалармен келісілген кезде келісу белгілері ұйымның ресми атауларындағы әліпбилік ретпен орналастырылады. Құжат бірнеше лауазымды тұлғалармен келісілген кезде, келісу белгілері қызметтерінің лауазымдық бағыныстылығына сәйкес орналастырылады.
      Егер келісу хатпен, хаттамамен немесе басқа құжатпен жүзеге асырылатын болса, онда келісу белгісінде құжат түрі, ұйым атауы, құжат уақыты мен нөмірі көмектес септігінде көрсетіледі.
      Құжатты бірнеше ұйыммен сырттан келісу - келісу парағы арқылы ресімделуі мүмкін (6-қосымша). Бұл жағдайда қолдан кейін "Келісу парағы қоса берілген" деген белгі қойылады.
      39. Мөр бедері лауазымды тұлғаның құжаттағы қолының түпнұсқа екендігін куәландырады. Мөр бедері лауазым атауы мен қойылған қол бөлігін қамтитын болуы керек.
      40. Құжаттың көшірмесін куәландыру туралы белгі. Құжаттың түпнұсқамен сәйкестігін куәландыру үшін "Қол" деген деректеменің төменгі жағына "Көшірмесі дұрыс" (тырнақшаларсыз) деген куәландыру жазбасын, көшірмені куәландырған тұлғаның лауазым атауын, оның өз қолын және қойылған қолдың толық мәнін, ұйымның мөрін, куәландырылған уақытын қамтиды.
      41. Құжатты орындаушы туралы белгі "Орынд." деген қысқартылған сөзді, құжатты орындаушының фамилиясын, аты-жөнін (өз есімінің және әкесі есімінің бас әріптерін), оның телефон нөмірін қамтиды және бұл құжаттың соңғы парағына, оның өң бетіне немесе қайырма бетіне сол жақ төменгі бұрышынан жазылады.
      42. Құжаттың орындалғаны және іске жіберілгені туралы белгі оның орындалғандығын растайтын құжаттың тіркеу нөмірі мен уақытына сілтемені (мұндай құжат болмаған жағдайда - орындалуы жөнінде қысқаша мағлұматты), "Іске" сөзін, құжат сақталатын істің нөмірін қамтиды.
      Құжаттың орындалғаны және іске жіберілгені туралы белгіге қол қойылады және ол құжаттың бірінші парағына, оның өң бетіндегі сол жақ төменгі бұрышынан немесе оның қайырма бетінен қойылады.
      43. Файлдың атын, оператордың кодын, уақытын және құжаттың әрбір парағына сол жақ төменгі бұрышынан қойылатын басқа да іздестіру деректерін қамтитын белгі (колонтитул) құжаттың электрондық көшірмелеріне идентификатор (сәйкестендіргіш) болып табылады.
      44. Құжаттың ұйымға келіп түскені туралы белгі кіріс құжаттың нөмірін қамтиды және құжаттың бірінші парағына оның өң бетінің оң жақ төменгі бұрышына қойылады.

§ 3. Бұйрық пен өкімді дайындау мен ресімдеудің ерекшеліктері

      45. Бұйрықтар мен өкімдер құқықтық сипаттағы шешімдер, сонымен қатар, жедел, ұйымдастыру, кадр және ұйым жұмысына қатысты басқа да мәселелер бойынша ресімделеді (7-8-қосымша).
      Бұйрықтардың (өкімдердің) жобалары ұйым басшысының, оның орынбасарының немесе бастамалық тәртіп негізінде әзірленеді және құрылымдарға енгізіледі. Кадр мәселесіне қатысты бұйрықтардың жобасы кадр қызметіне сәйкес құжаттардың (жеке еңбек шарттар, баяндау (қызметтік) жазбалар, ұсыным және басқалары) негізінде дайындалады.
      Бұйрықтардың (өкімдердің) жобалары және олардың қосымшаларына жобаны енгізген орындаушының және құрылым басшысының, жобада тапсырмалар мен міндеттер қарастырылған құрылымдардың басшыларының, сонымен қатар, БҚҚ басшысы мен заң қызметінің басшыларының, міндерінің тағайындалуына байланысты ұйым басшысының орынбасарының бұрыштамасы қойылады.
      Бұйрықтардың (өкімдердің) жобаларын келісу кезінде туындаған келіспеушіліктер, жобаға қоса берілетін анықтама түрінде баяндалады. Егер келісу кезінде бұйрық жобасына түбегейлі сипаттағы өзгерістер енгізілсе, онда ол пысықталып қайта келісуден өтеді.
      Бұйрықтар күнтізбелік жыл шегіндегі реттік нөмірмен нөмірленеді. Негізгі қызмет бойынша, жеке құрам бойынша бұйрықтар және өкімдер бөлек нөмірленіп, өздеріне тиісті журналдарда тіркеледі.
      Бұйрықтардың (өкімдердің) көшірмелері немесе олардың көбейтілген даналары мөртабанмен куәландырылады және орындаушы құрастырған және қол қойған жіберілу тізіміне сәйкес мекен-жайларға жолданады.
      Бұйрықтың мәтіні екі бөлімнен тұрады: айқындаушылық (кіріспе) және өкімдік.
      Айқындаушылық бөлімде бұйрықты дайындауға негіз болған мақсаттар мен міндеттер, фактілер мен оқиғалар баяндалады. Егер бұйрық басқа құжаттардың негізінде дайындалса, онда айқындаушылық бөлімде аталмыш құжаттың атауы ілік септігінде, оның авторы, уақыты, нөмірі мен тақырыбы көрсетіледі. Әділет органдарында тіркелген  нормативтік құқықтық актіге сілтеме жасаған кезде, нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу Реестрінде тіркелген нөмірі қосымша көрсетіледі.
      Бұйрық жобасындағы кіріспе "БҰЙЫРАМЫН" сөзімен аяқталады.
      Өкімдік бөлімде берілген тапсырмаларды тізбелеу әр іс-қимылдың орындаушысы мен орындалу мерзімін қамтуы қажет. Өкімдік бөлім тармақтар мен тармақшаларға, абзацқа бөліне алады. Тармақтар мен тармақшалар араб цифрмен нөмірленеді. Абзацтың алдында сызықша немесе басқа белгілер қойылмайды.
      Бір сипаттағы іс-қимылдар бір тармақшада тізбелене алады. Орындаушылар ретінде құрылымдық бөлімшелер немесе нақты лауазымды тұлға көрсетіле алады. Өкімдік бөлімнің соңғы тармағында бұйрықтың орындалуын бақылау жүктелген құрылым немесе лауазымды тұлға туралы мәліметтер болуы мүмкін.
      "Құжатқа қосымшаның бар болуы туралы" деректеме бұйрық мәтінінен кейін дербес ресімделмейді.

§ 4. Ережені, нұсқаулықты дайындау мен ресімдеудің ерекшеліктері

      46. Ереже (тәртіп, нұсқаулық, жарғы) жоғары тұрған орган немесе ұйым басшысымен бекіту белгісін ресімдеу немесе оларды бекіту туралы өкімдік құжаттарды шығару арқылы бекітіледі. Өкімдік құжаттарда ережені (нұсқаулықты) енгізу уақыты белгіленеді және оны енгізуге қажет іс-қимылдар тізбеленеді.
      Ереженің (тәртіптің, нұсқаулықтың, жарғының) жобасы ұйымның ортақ бланкісінде басылып шығарылады. Егер ереженің (тәртіптің, нұсқаулықтың, жарғының) жобасы өкімдік құжатпен бекітілетін болса, онда ереже (тәртіп, нұсқаулық, жарғы) А4 форматтағы парақ бетінде басылып шығарылады (9-қосымша).
      Ереже (нұсқаулық) мәтінің тақырыбы "Не туралы?" деген сұраққа жауап беруі қажет; лауазымды талаптар мен жұмысты жүргізудің тәртібі жазылған (лауазымдық нұсқаулық) нұсқаулықтың тәртібі "Кімді?"деген сұраққа (Бас маманның лауазымдық нұсқаулығы) жауап беруі қажет.
      Мәтін жекеше немесе көпше түрдің үшінші жағынан жазылады. Мәтінде: "тиіс", "қолдану", "қажет", "тыйым салынады", "рұқсат етілмейді" деген сөздер қолданылады.
      Ереже (нұсқаулық) мәтінінің айқындаушылық бөлім ретінде негізгі мақсаттар, таралу ортасы, оны бұзғаны үшін жауапкершілік көрсетілген "Жалпы ережелер" бөлімі қызмет атқарады.
      Ереженің (нұсқаулықтың) негізгі мәтіні тарауға, бөлімге, бөлімшеге, параграфқа, тамаққа, тармақшаға және абзацқа бөліне алады. Тараулардың, бөлімдердің, бөлімшелердің және параграфтардың жартылай қалың шрифтпен бөлінген атаулары болуы керек.
      Тараулар, бөлімдер, бөлімшелер және параграфтар, тармақтар және тармақшалар араб цифрмен нөмірленеді. Тараулар, бөлімдер және параграфтар тура нөмірлермен (сквозной) нөмірленеді. Тармақшалардың нөмірлері әр тармақша өзіндік болып табылады. Әр тараудағы параграф пен әр бөлімдегі бөлімшелердің нөмірлері де өзіндік болады.
      Тармақшалардың ішінде абзацпен бөлінген мәтіннің бөлімдері болады. Абзац деп мағыналық жағынан біртұтас, бірінші жолда бөлу белгілерімен бөлінген және бас әріппен жазылған бірінші абзацтан басқасы кіші әріптермен жазылатын мәтінің бөлімі есептеледі.
      Абзацтарды дефис немесе басқа бөлу белгілерімен бөлуге рұқсат етілмейді.

§ 5. Хаттаманы дайындау мен ресімдеудің ерекшеліктері

      47. Хаттама кеңес (отырыс) жиналыс кезінде жазылған, баяндама мен сөйлеген сөздерден ұсынған тезистер, анықтамалар, шешімдер жобасы мен басқа да материалдар негізінде хаттама бланкісінде немесе ортақ бланкте хаттама мәтінінің құрылымына сәйкес басылып шығарылады (9-қосымша).
      Ұйымдарда хаттамалар толықтай немесе қысқаша түрде басып шығарыла алады.
      Толықтай хаттаманың мәтіні әдетте екі: кіріспе және негізгі бөлімнен тұрады.
      Кіріспе бөлімде тақырыптан кейін: отырыс (жиналыс) төрағасының (төрағалық етушінің) және хатшының тегі мен аттарының бас әріптері, қатысқандар тізімі немесе қатысушылар саны 10 адамнан аспайтын болса, қоса беріліп отырған тізімнің жіберілгендігі көрсетіледі.
      Тұрақты жұмыс істейтін алқалы орган отырысының хаттамасында алқалы органның қатысқан мүшелерінің тегі әліпбилік тәртіп бойынша дербес жазылады. Олардан кейін лауазымы мен ұйым атауын көрсете отырып шақырылғандардың тегі жазылады.
      Кіріспе бөлім күн тәртібімен – күн тәртібінде әр тармақтағы баяндаушыны көрсете отырып маңыздылығына қарай орналастырылған, қарастырылатын мәселелердің тізімімен аяқталады. Әр мәселе араб цифрмен нөмірленеді және оның атауы сол жақ жиегінің шегіне басылып шығарылатын "Туралы" деген көмекші сөзбен басталады. Кейбір жағдайда күн тәртібі хаттамаға қоса беріле алады, бұл жағдайда хаттамада мәтінің алдында "Күн тәртібі бар" деген жазба жазылады.
      Хаттаманың негізгі бөлімі күн тәртібінің тармақтарына сәйкес келетін бөлімдерден тұрады. Әр бөлімнің мәтіні: бас әріптермен жазылатын ТЫҢДАДЫ – СӨЗ СӨЙЛЕДІ – ҚАУЛЫ ЕТІ (ШЕШТІ) деген жүйе бойынша құрастырылады.
      Баяндамалар мен сөйлеген сөздердің негізгі мазмұны хаттама мәтінінде орналастырылады немесе оған қоса беріледі; соңғы жағдайда мәтінде "Сөйлеген сөздердің мәтіні бар" деген сілтеме жасалады. Қабылданған шешімдер толық басылып шығарылады, қажет жағдайда дауыс берудің қорытындысы көрсетіледі.
      Қысқаша хаттаманың мәтіні де екі бөлімнен тұрады. Кіріспе бөлімде күн тәртібі көрсетілмейді.
      Қысқаша хаттаманың негізгі бөліміне қарастырылып отырған мәселелер және олар жөнінде қабылданған шешімдер енгізіледі. Мәселелердің атауы нөмірленеді және "Туралы" деген көмекші сөзден басталады, орта жолда басып шығарылады және соңғы жолдың төменгі жағынан бір сызықпен сызылады. Сызықтың астыңғы жағында аталмыш мәселенің талқылауына қатысқан лауазымды тұлғаның тегі, мәселеге қатысты қабылданған шешім көрсетіледі.
      Хаттаманың тақырыбына алқалы қызмет түрі мен алқалы органның атауы атау септігінде көрсетіле отырып (қызметкерлердің жиналысы, кеңес отырысы және басқалары) енгізіледі.
      Хаттамаға отырысқа төрағалық етуші мен хатшы қол қояды. Хаттаманың уақыты, отырыстың уақыты болып табылады.
      Хаттамалардағы әр топқа күнтізбелік жыл шегінен реттік нөмір қойылады: жиналыстар, кеңестер, алқалық хаттамалар, техникалық, ғылыми және сараптамалық кеңестердің және басқаларының хаттамалары. Бірлескен отырыстардың хаттамаларында кеңеске қатысқан ұйымдар хаттамаларының реттік нөмірлерінен тұратын құрамалы нөмірлер болады.
      Хаттамалардың көшірмелері немесе қабылданған шешімдер хаттамадан үзінді ретінде мүдделі ұйымдар мен лауазымды тұлғаларға таратылу тізіміне сәйкес жіберіледі. Таратылу тізімдемесін қарастырылған мәселені әзірлеген құрылымдық бөлімшенің жауапты орындаушысы құрастырады және қол қояды. Хаттамалардың көшірмелері мен олардың үзінділері ұйым мөрімен куәландырылады.

§ 6. Акті дайындау мен ресімдеудің ерекшеліктері

      48. Акт ортақ бланк негізінде актінің үлгісіне сәйкес (10-қосымша) ресімделеді.
      Акт мәтіні үш бөлімнен: кіріспе, айқындаушылық бөлімнен, тұжырымдамадан тұрады.
      Кіріспеде акті құрастырудың негізі көрсетіледі, құрастырушылар және қажет жағдайда қатысқан тұлғалар тізбеленеді.
      Актінің айқындаушылық бөлімі: атқарылған жұмыстың мәні мен сипатын, белгіленген фактілерді, тиісті мәліметтерді көрсету арқылы баяндалады.
      Тұжырымдамада орындалу қажет іс-шаралар көрсетіледі және қортынды жасалады. Мәтінің аяғында, қойылатын қолдардың алдында акт данасы мен олардың орналасқан жері туралы мәліметтер орналастырылады.
      Актіге төраға және комиссия мүшелері қол қояды. Қолтаңбаны ресімдеу кезінде қол қоюшы тұлғалардың лауазымдары көрсетілмейді.

§ 7. Анықтаманы дайындау мен ресімдеудің ерекшеліктері

      49. Анықтамамен осы немесе басқа да оқиғаларды сипаттау және растау арқылы ресімделеді. Ұйымнан тыс жерлерге жолданатын анықтама ортақ бланкте анықтаманың үлгісіне сәйкес ресімделеді. Ұйым ішіндегі анықтамалар таза парақтарға ресімделе алады (11-қосымша).
      Анықтама мәтіні бірнеше бөлімдерден және кестелерден, түсіндірме жазбалардан, сілтемелерден, қосымшалардан тұра алады.
      Жұмыс орнын, еңбек ақысын растау туралы және басқа да мәліметтер бар азаматтарға берілетін анықтаманың мәтіні анықтаманың үлгісіне сәйкес, беріліп отырған тұлғаның аты-жөні, тегі атау септігінде көрсетіледі (13-қосымша).
      Мәтінің соңында немесе оң жақ жоғарғы жағында оны беретін ұйым көрсетіледі
      Мұндай анықтамалардың мәтінде: "осы анықтама", "шынында растайды (оқиды, жұмыс істейді)" деген айналымдар қолданылмайды.

§ 8. Хаттарды дайындау мен ресімдеудің ерекшеліктері

      50. Сұранымдар, хабарламалар, келісімдер, талаптар (бас тартулар), тапсырмалар, хабарлар, еске салулар, жауаптар, өтініштер, пікірлер, ұсыныстар, ескертулер, хабарлаулар, шақырулар, растау және басқалар (14-қосымша) хаттың мазмұны бола алады.
      Ұйым хаттары:
      1) жоғары тұрған органның тапсырмасының орындалуы туралы жауап ретінде;
      2) жеке тұлғалар мен әр түрлі ұйымдардың сұраныстарына жауап ретінде;
      3) бастамашылық хат ретінде;
      4) әр түрлі құжаттарға ілеспе хат ретінде дайындалады.
      Жауап хаттың дайындалу мерзімі сұраныстар мен тапсырмаларды орындау мерзімінің негізінде басшының бұрыштамасымен немесе бұрыштама авторының шешімімен бекітіледі. Бастамашылық хаттың орындалу мерзімдері ұйым немесе құрылымдық бөлімшенің басшысымен анықталады.
      Хаттың мәтіні әдетте бір немесе екі мағыналық бөлімнен тұрады.
      Бір бөлімнен тұратын хаттарға – түсіндірмесіз өтініш, кіріспесіз ескертулер, негізсіз хабарламалар және басқалары жатады.
      Егер қызметтік хаттың мәтіні екі бөліктен: айқындаушыдан және қорытындыдан тұратын болса, бірінші бөлімде хатты дайындауға негіз болған құжатқа сілтеме жасалады, хатты құрастырудың негізі немесе негіздемесі, салдары баяндалады. Екінші бөлімінде абзацтан басталады, тұжырымдама, ұсыныстар, өтініштер, шешімдер және басқалары орналастырылады.
      Мәтінің кері құрылымы (қортынды - айқындаушы) әдетте қабылданбаған хаттарда қолданылады.
      Хаттарда баяндаудың келесі түрлері:
      көпше түрдің бірінші жағы ("ұсынуды сұраймыз...", "Сіздерге жолдаймыз");
      жекеше түрдің бірінші жағы ("жіберуді сұраймын", "қажет деп санаймын");
      жекеше түрдің үшінші жағы ("министрлік қарсы емес") қолданылады.

3-тарау. Құжаттаманы басқару

§ 1. Құжат айналымын ұйымдастыруға қойылатын жалпы талаптар және оның көлемін қарастыру жолдары

      51. Ұйымда құжаттың пайда болған немесе алынған кезден бастап, оның орындалу немесе жіберілген аралықта қозғалу құжат айналымды қалыптастырады.
      52. Құжат айналымын ұйымдастыруға қойылатын жалпы талаптар құжат қозғалысының және онымен операциялардың біртұтас технологиялық сұлбасын әзірлеу, қызметкерлердің құжаттармен жұмыс функцияларын регламенттеу, олардың орындалуын бақылауды қамтамасыз ету, құжат айналымы көлемін тұрақты талдау болып табылады.
      53. Құжат айналымының көлемі ай, тоқсан, жыл ішіндегі кіріс, шығыс, ішкі құжаттардың жалпы мөлшерімен анықталады.
      54. Ұйым құжаттар өтуінің берік қалыптастырылған технологиясын жасауға және олардың орындалуын бақылауды ұйымдастыруға:
      1) құжаттардың өту тәртібін нақты айқындау мен олардың орындалуын ұйымдастыру;
      2) құжатқа қосымша сұранымдардың тууын болдырмайтындай құжаттың дер кезінде және сапалы орындалуына;
      3) ішкі құжаттардың көлемін азайтуға;
      4) құжаттар көшірмелерінің санын оңтайлы анықтауға мүмкіндік беретін құжат айналымы көлемін қысқарту шараларын қабылдауы тиіс.

§ 2. Кіріс құжаттарының өңдеу тәртібі

      55. Ұйымға қағаздағы құжат келіп түскеннен кейін ол, бастапқы өңдеуден өткізіледі, алдын-ала қарастырылады, тіркеледі, басшымен қарастырылады және орындаушыға жіберіледі.
      56. Қабылдап алу, құжатты бастапқы өңдеуден өткізу және алдын-ала қарастыру БҚҚ қызметімен орталықтандырылып жүзеге асырылады.
      57. Кіріс құжаттарын бастапқы өңдеу - жеткізудің дұрыстығын және салымдардың тұтастығын тексеру, ұйымға құжаттардың келіп түсу фактісін жазу, құжаттарды бағдары бойынша тапсыруға дайындау болып табылады.
      Құжаттар салынған конверттер БҚҚ қызметімен ашылады,  құжаттардың нақты көрсетілген мекен-жайға жеткізілуі, бумасының бүтіндігі тексеріледі.
      Егер құжат түгел болмай шықса немесе бүлінгені анықталса, оның соңғы парағына төменгі жиегінен, сондай-ақ тіркеу-есепке алу нысанына тиісті белгілер қойылады және еркін нысанда үш данада акті жасалады. Бір данасы жөнелтушіге жіберіледі, екіншісі - БҚҚ қызметінде қалады, үшіншісі - құжатты орындаушыға тапсырылады. Құжатты жөнелтушінің мекен-жайын, жөнелтілген және алынған уақытын конверттер арқылы ғана анықтауға болатын жағдайда, сондай-ақ жеке басты куәландыратын құжаттар келіп түскенде конверттер жойылмай сақталады.
      "Жеке өзіне" белгісімен жолданған конверттер ашылмастан адресте  көрсетілген иесіне табыс етіледі. Жаңылысып түскен хат-хабарлар пошта бөліміне қайтарылады.
      Алынған (тіркелетін және тіркелмейтін) құжаттарға келіп түскен уақыты көрсетіліп тіркеу мөртабаны қойылады.
      58. Келіп түскен құжаттарды алдын ала қарастырудың басты мақсаты – ұйым басшысымен міндетті түрде қарастырылатын және қарастырылмайтындарға жіктеу болып табылады. Басшының міндетті түрде қарастыруын талап етпейтін құжаттар тікелей құрылымдық бөлімшілер мен жауапты тұлғаларға жолданады.
      59. Басшымен міндетті түрде қарастыруға Қазақстан Республикасы Президент Әкімшілігінен, Қазақстан Республикасы Парламентінен, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрі Кеңсесінен, орталық және жергілікті мемлекеттік органдардан, жоғары тұрған органдардан, жеке және заңды тұлғалардан келіп түскен құжаттар жатады.
      60. Құжаттарды алдын ала қарастыру, оның мазмұнын, авторын, ұйымда бекітілген міндеттердің негізінде қойылған сұрақтың қиындығы мен жаңашылдығын бағалау арқылы жүзеге асырылады.
      61. Құжаттарды алдын-ала қараудың алғашқы кезеңінде оларды тіркеуге алынатын және тіркеуге алынбайтын құжаттар ретінде іріктейді. Тіркелмейтін құжаттар тізбесі ұйым басшысымен (15-қосымша) бекітіледі. Тіркелмейтін құжаттар тиісті құрылымдық бөлімшелерге жолданады.
      62. Тіркеуге алынатын құжаттар есептік түрде тіркеуден келіп түскен күні ұйым басшысының, құрылымдық бөлімшенің (лауазымды тұлғаның) қарауына беріледі.
      Қажет жағдайда кідірмей орындауға жататын құжатты ұйым басшының қарастырусыз құжаттың мазмұнымен орындаушыға таныстыруға рұқсат етіледі.
      63. Ұйым басшысы қараған құжаттар БҚҚ қызметіне (лауазымды тұлғаға) қайтарылады, ондағы бұрыштаманың мазмұны тiркеу-есепке алу нысанына енгізіледі және орындауға тапсырылады. Орындалуы бiрнеше құрылымдық бөлімшелерге жүктелген құжат оларға кезекпен беріледі немесе бір уақытта көшірмелері тапсырылады. Түпнұсқа бұрыштамада бірінші тұрған орындаушыға беріледі.
      64. Мәселелерді жедел шешу кезінде құжатқа қосымша құжаттарды ресімдеудің орнына орындау құжатқа: құжаттың келіп түскен уақыты туралы (егер құжат келіп түскен уақыт пен орындаушыға жолданған уақыт ішінде аралық пайда болса), аралық орындау уақыты туралы (мәліметтер сұрату, телефон арқылы сөйлесу және басқалары), ақырғы орындаудың уақыты мен нәтижелері туралы белгі қояды.
      Барлық белгілер мәтіннен бос орында орналастырылады.

§ 3.Шығыс құжаттарын дайындау және өңдеу тәртібі

      65. Құжат жолдауға берілген кезде толық ресімделіп және тіркелуі қажет. Құжатты жолдауға қабылдап алған БҚҚ қызметі оның дұрыс ресімделгенін, құжатта көрсетілген қосымшалардың бар болуын тексеріп алу қажет. Дұрыс ресімделмеген құжат орындаушыға қайтарылады.
      66. Қол қойылған құжаттар тіркеледі және адресатқа (адресаттарға) қол қойылған (бекітілген) күні немесе келесі жұмыс күні кешіктірілмей жіберіледі, телеграмма мен телефакстерді кідірмей жіберіледі.
      67. Егер басқа ұйымға жолданған құжат қайтарылуы тиіс болса, онда құжаттың бірінші парағында мәтіннен бос жиегінің оң жақ жоғарғы жағына мөр немесе қайтарылуы тиіс белгі қойылады, бұндай белгіні тіркеу есептеу түрінде жасалады (автоматтандырылған ақпараттық жүйеде деректеме түрінде).

§ 4. Ішкі құжаттармен жұмыстың тәртібі

      68. Ішкі құжаттардың әзірлеу мен ресімделу сатыларынан өтуі шығыс құжаттарға, ал орындалу сатыларында кіріс құжаттарға сәйкес жүзеге асады.
      69. Құрылымдық бөлімшелер арасында ішкі құжат алысу, құрылымдық бөлімшелердің құжаттау мен құжаттамалық басқаруға жауапты тұлғалар арқылы жүзеге асады. Құжаттарды тіркеу-есептеу түрінің белгілері қойылып беріледі.
      70. Орындалған ішкі құжаттардың түпнұсқасы ұйым істер номенклатурасына сәйкес қалыптастыратын құрылымдық бөлімшеге жолданады.
      71. Басшымен қол қойылған немесе өкімдік құжатпен тіркелген құжаттардың көбейтілген даналары, құжатта қарастырылып отырған мәселе қарамағына кіретін құрылымдық бөлімшелерге міндетті түрде жолданады.

§ 5. Құжаттарды тіркеу тәртібі

      72. Есепке алуды және орындауды қажет ететін, ақпараттық-анықтамалық мақсаттарда пайдаланылатын барлық құжаттар тіркеуге алынуы тиіс.
      73. Құжаттарды тіркеу әдетте БҚҚ қызметімен орталықтандырылып жүргізіледі.
      Құжат айналым көлемі көп ұйымдарда орталықтандырылмаған құжаттарды тіркеу рұқсат етіледі. Бұл жағдайда ұйым басшысының қарауына келіп түскен құжаттар ұйымның өкімдік құжаттары, азаматтардың өтініштері және басшы қол қойған хат алмасулар БҚҚ қызметінде тіркеледі.
      Құрылымдық бөлімшелердің аттарына келіп түскен құжаттар, басшының қол қойылған хат алмасулар тиісті құрылымдық бөлімшелерде тіркеледі.
      Байланыс каналдары арқылы құжаттарды беру немесе қабылдап алу БҚҚ қызметінде немесе қабылдап алуды (беруді) жүзеге асыратын құрылымдық бөлімшеде тіркеледі.
      74. Құжат ұйымдар бір рет тіркеледі: кіріс - келіп түскен күні, шығыс және ішкі – қол қойылған (бекітілген) күні. Құжат бір құрылымдық бөлімшеден екінші құрылымдық бөлімшеге жолданған кезде, құжатқа жаңа тіркеу нөмірі қойылады.
      Қызметтік хат алмасулар мен азаматтық өтініштер бөлек тіркеледі.
      75. Ұйымда мынадай тіркеу-бақылау түрлері (бұдан әрі - ТБТ) қолданылады:
      1) карточкалы (16-қосымша);
      2) журналдық (17-қосымша);
      3) автоматтандырылған ақпараттық жүйеде – электрондық тіркеу бақылау карточкасы (бұдан әрі – ЭТБК).
      76. Міндетті түрде тіркелуі қажет құжат туралы келесі мәліметтерден тұрады:
      1) ұйым авторы (автор немесе корреспондент);
      2) құжат түрінің атауы;
      3) келіп түскен құжаттың уақыты мен тіркеу нөмірі;
      4) мәтінің тақырыбы (құжаттың қысқаша мазмұны);
      5) бұрыштама (орындаушы, тапсырманың мазмұны, авторы, уақыты);
      6) құжаттың орындалу уақыты;
      7) құжаттың алынғаны туралы орындаушының қолы;
      8) құжаттың орындалу және оның іске жіберілгендігі туралы белгі.
      Құжаттың сипаты мен ақпаратты қолданудың міндеттеріне қарай міндетті мәліметтер құрамы басқа да мәліметтермен толықтырыла алады (қосымшаның бар болуы, парақтар саны, мекеме ішіндегі құжаттың қозғалуы, орындалу мерзімі мен басқалары).
      77. Жауап-құжаттарды бастапқы құжаттардың ТБТ тіркеу жолымен жүзеге асырылады. Жауап-құжатқа тиісті тіркеу нөмірлер шегінде реттік нөмір беріледі.
      78. Ақпараттық-іздеу жүйесінде тіркелген кезде алынған құжат туралы ақпаратқа картотека мен топтастырылған анықтамалар енеді.
      79. Карточкалық тіркеу кезінде БТК картотеканы құрай алатын саны: корреспонденттер, құжат түрлері, құжат авторы бойынша, бақылаушылық, кодификациялық, азаматтардың өтініштері бойынша ақпараттық іздеудің мәселелеріне қатысты басылып шығарылады.
      80. Ақпараттық-іздеу жүйесінің тиімді жұмыс істеуіне топтастырылған анықтамалар әзірлеу жолымен қол жеткізуге болады: (ұйым қызметі мәселелерінің топтасу, құжаттардың түрлеріне қарай топтастыру, корреспонденттердің топтастырылу, істер номенклатурасы және басқалары).
      81. Автоматтандырылған ақпараттық-іздеу жүйесінің деректер базасының жазбалар жиегі құжатты жедел іздестіру мен орындалуын бақылау толық жауап беруі қажет.

§ 6. Құжаттың орындалуын бақылау

      82. Құжаттардың орындалуын бақылауға алуға, құжаттарды бақылауға алу, орындалу барысын қадағалау, орындалған құжатты бақылаудан алу, орындалған құжаттарды іске жіберу, есепке алу, жалпылау мен құжат барысын сараптау және құжаттардың орындалу нәтижелері, басшылықты құжаттардың орындалуы жайлы ақпараттандыру жатады (18 және 19-қосымша).
      83. Орындалуды және тіркеуді талап ететін барлық құжаттар бақылауға алынады.
      84. Құжаттардың орындалуын бақылау мәселе мәніне қарай құрылымдық бөлімшелердің басшыларына немесе лауазымды тұлғаларға жүктеледі.
      Құжаттарды орындаудың мерзімдеріне бақылау жасауды БҚҚ қызметі жүзеге асырады.
      85. Құжаттардың орындалуына бақылауды ұйымдастырған кезде ТБК (ЭТБК) пайдаланылады. Бақылаушылық картотека құжаттың орындалу мерзіміне, орындаушыларға, құжаттардың топтарына қарай жүйеленеді.
      Бақылауға алынатын құжаттар саны аз болған жағдайда, бақылауға алу тіркеу журналында тиісті белгілер қою арқылы жүзеге асады.
      Автоматтандырылған ақпараттық жүйедегі ЭТБК тиісті деректемелерін толтыру құжатты автоматты түрде бақылауға қояды.
      86. Құжатты бақылаудан тапсырма берген басшы немесе оның тапсырмасы бойынша - БҚҚ қызметі алады.

§ 7. Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерімен жұмыс

      87. Жеке және заңды тұлғалардың өтініштері бойынша іс жүргізу "Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қараудың тәртібі туралы" Қазақстан Республикасының 2007 жылғы 12 ақпандағы N 221 Заңына сәйкес жалпыдан бөлек жүргізіледі.
      88. Азаматтардың өтініштері (ұсыныстар, арыздар, шағымдар, лебіздер және сұрау салулар) бір орталықтан есепке алынады және ТБТ ұйымға келіп түскен күнінде тіркеледі.
      Лауазымды тұлғалар жеке және заңды тұлғаларды жеке қабылдаған кезде алған жазбаша және ауызша өтініштер де орталықтандырылған тіркеуге алынуы тиіс.
      89. Жеке тұлғалардың өтініштерің тіркеу нөмірлері "ЖТ" әріптік индексінен, автор тегінің бас әрпінен және ТБТ бойынша реттік нөмірінен тұрады.
      Заңды тұлғалардың өтініштерің тіркеу нөмірлері "ЗТ" әріптік индексінен, өтінішке қол қойған лауазымды тұлғаның тегінің бас әрпінен, және ТБТ реттік нөмірінен тұрады.
      Өтініштің авторын белгілеу мүмкін емес өтініштердің тіркеу нөмірі "АБМ" әріптік индексінен және ТБТ реттік нөмірінен тұрады.
      90. Өтініш қайталанып түскен кезде оған кезекті тіркеу нөмірі беріледі, ал ТБТ құжаттың алғашқы нөмірі көрсетіледі. Қайталанған өтініштің бірінші парағына жоғарғы оң жақ бұрышынан және ТБТ "Қайталанған" белгісі қойылады. Егер тұлға, бір мәселе бойынша екі реттен кем емес өтініш жолдаған болса, алғашқы жолдаған өтінішіне алған жауабымен келіспейтін болса, егер өтініш келіп түскен уақытынан қарау мерзімі өтіп кеткен болса, өтініш беруші жауап алмаған болса, өтінішті қарау және мәселелерді шешуде қемшіліктер кеткен болса, онда өтініші қайталанған деп есептеледі.
      91. Сол бір тұлғаның сол бір мәселе бойынша әртүрлі мекен-жайға бағыттаған, сөйтіп қарау үшін бір ұйымға келіп түскен өтініштері қиғаш сызық (бөлгіш) арқылы реттік нөмір қосылып бірінші өтінішінің тіркеу нөмірімен есепке алынады.
      92. Өтініштің авторын белгілеу мүмкін емес, қолтаңбасы, оның ішінде электрондық цифрлық қолтаңбасы, арыз берушінің пошталық мекен-жайы жоқ жеке және заңды тұлғалардың өтініштері иесі бүрмеленген өтініш болып есептеледі және қарастыруға жатпайды. Мазмұнында дайындалып жатқан немесе жасалған қылмыстарға және мемлекеттік немесе қоғамдық қауіпсіздікке қатысты мәліметтер бар өтініштерден басқасы. Лауазымдық міндеттерінде жеке және заңды тұлғалардың өтініштері мен жұмыс істеу көрсетілген, лауазымдық тұлға бұндай өтініштерді кешіктірмей құзыретті мемлекеттік органдарға жолдауы тиіс.
      Сұрақтың мазмұны баяндалмаған жеке және заңды тұлғалардың өтініштері қаралмайды.
      93. Жеке және заңды тұлғаның өтінішінің көлемі көп болса ұйымда өтініш авторлары - азаматтар фамилиясының әліпбилік көрсеткіші жасалады.
      94. Өтініштерге жауапты ұйым немесе құрылымдық бөлімше (лауазымды тұлғамен) басшысы ауызша немесе жазбаша түрде береді. Жауап ауызша берілгенде тіркеу-есепке алу нысанына тиісті жазба жасалады. Жазбаша жауаптың тіркеу нөмірі құрылымдық бөлімше индексінен, істің істер номенклатурасындағы нөмірінен және өтініштің тіркеу нөмірінен тұрады.
      Ауызша жауап берілсе тиісті тіркеу-есепке алу нысанына жазба жазылады. Жазбаша берілген жауаптың тіркеу нөмірі құрылымдық бөлімшенің индексінен, істер номенклатурасы бойынша істің нөмірінен және өтініштердің тіркелу нөмірлерінен құрылады.
      95. Орындалған өтініштер тиісті құжаттарымен бірге жеке және заңды тұлғалардың өтініштері бойынша жұмыс жүргізуші жауапты тұлғаға істерді бір орталықтан жасақтау үшін қайтарылады.
      96. Жеке және заңды тұлғалардың өтініштері іске ұйым қызметінің бағыттары немесе түрлері, мәселелері бойынша тізіледі. Өтініштердің көлемі аз болған кезде істерді өтініштер авторларының фамилиялары бойынша әліпбилік ретпен жасақтауға болады.

§ 8. Мөрлерді, мөртабандарды және бланкілерді есепке алу мен сақтау

      97. Ұйым атауы көрсетілген мөрлер, мөртабандар мен бланкілер міндетті түрде есепке алынуы және сейфтерде немесе жанбайтын темір шкафтарда сақталуы тиіс. Есепке алуды және сақтауды жүргізетін қызметкер ұйым басшысының бұйрығымен (өкімімен) анықталады.
      98. Ұйым атауы көрсетілген мөрлерді, мөртабандарды және бланкiлердi есепке алу тиісті тiркеу-есепке алу нысандарында 19-қосымшаға сәйкес жүргізіледі.
      Қорғалуы тиіс баспа-бланкі өнімдері, мөрлерді, мөртабандарды және құжаттарды құралдарын есепке алу мемлекеттік ұйымдар үшін белгіленген тіркеу-есепке алу түрінде жүргізіледі.
      99. Бүлінген бланкілерді жою тиісті тiркеу-есепке алу нысанына белгі салу арқылы акті бойынша жүзеге асырылады.

4-тарау. Істердің номенклатурасын әзірлеу, істерді жасақтау және ұйымның ведомстволық мұрағатына тапсыру

§ 1. Істердің номенклатурасы

      100. Істер номенклатурасы орындалған құжаттарды істерге топтастыру, істерді жүйелеу мен есепке алу, олардың сақтау мерзімдерін анықтау және тұрақты және уақытша (10 жылдан жоғары) сақтаудағы істердің тізімдемесін құрастыруға негіз болады, сонымен қатар, уақытша (10 жылға дейінгі) сақтаудағы құжаттарды есепке алу үшін арналған.
      101. Ұйымның істер номенклатурасын әзірлеген кезде құрылтайшылық құжаттарын, құрылымдық бөлімшелер туралы ережелерді, құжаттардың сақтау мерзімдері көрсетілген үлгілік, салалық (ведомстволық) тізбелерін, істердің үлгілік (үлгі) номенклатураларын, құрылымын (штат кестесін) басшылыққа алады, ұйым қызметінде жасалған құжаттардың түрлері, құрамы және мазмұны зерттеледі.
      102. Ұйымның істер номенклатурасы (28-қосымша) құрылымдық бөлімшелердің істер номенклатуралы негізінде БҚҚ қызметімен құрастырылады.
      103. Құрылымдық бөлімшелердің істер номенклатурасы (ағымдағы жылдың 15 қарашасынан кешіктірмей) бөлімшедегі іс жүргізуге жауапты қызметкермен құрастырылады, БҚҚ қызметімен келісіледі, бөлімшенің басшысы қол қояды және БҚҚ қызметіне жіберіледі.
      Жаңадан құрылған бөлімшелер бір ай мерзімінде істердің номенклатурасын әзірлеп және оны БҚҚ қызметіне ұсынуға міндетті.
      104. Ұйымның істер номенклатурасына БҚҚ қызметінің басшысы қол қояды, ұйымның сараптау комиссиясымен (бұдан әрі - СК), болашақта құжаттар тұрақты сақтауға берілетін мемлекеттік мұрағаттардың сараптау тексеру комиссиясымен (бұдан әрі - СТК), келісіледі және ұйым басшысымен (ағымдағы жылдың аяғына дейін кешіктірілмей) бекітіледі. Істер номенклатурасы егер ұйымның функциясы мен құрылымында түбегейлі өзгерістер болмаса, мемлекеттік мұрағат мекемелерімен 5 жылда бір рет келісіледі.
      Мемлекеттік мұрағаттардың толықтыру көздері болып табылмайтын ұйымдар істер номенклатурасын СТК келісуге ұсынбаса да болады.
      105. Істер номенклатурасы қажетті данада басылып шығарылады. Бекітілген номенклатураның бір данасы оны келіскен мемлекеттік мұрағатта сақталынады.
      106. Істер номенклатурасы жыл соңында нақтыланады, ұйымның басшысымен бекітіледі және келесі іс жүргізу жылының 1-қаңтарынан қолданысқа енгізіледі.
      107. Істер номенклатурасының бөлімдерінің атаулары ұйымның бекітілген құрылымымен (штаттық кестеге) сәйкес орналастырылған құрылымдық бөлімшелердің атаулары болып табылады. Бұл ретте БҚҚ қызметі басшылықтың өкімдік құжаттарын сақтаушы ретінде істер номенклатурасында бірінші болып орналасады.
      108. Аймақтық бөлімшелер, филиалдар мен өкілеттіктердің құжаттары ұйымның істер номенклатурасына бөлек тарау ретінде енгізіледі.
      Қоғамдық бірлестіктің атауы істер номенклатурасының дербес бөлімі бола алады. Аталмыш бөлім ұйымның істер номенклатурасының бөлімдерінен кейін орналасады.
      109. Құрылымдық бөлімшелері жоқ ұйымдар үшін істер номенклатурасы өндірістік - салалық немесе қызметтік сызба бойынша құрылады. Тараулардың атаулары ұйым қызметінің бағыттармен сәйкес келуі қажет.
      110. Ұйымдардың бөлімшелері жеке істер номенклатураларын әзірлейді.
      111. Жоғары тұрған органның (ұйымның) құжаттама қызметі құжаттар құрамы біртектес ведомствоға қарасты ұйымдар үшін істердің үлгілік (үлгі) номенклатурасын әзірлейді. Бұндай номенклатуралар мұрағат ісі саласындағы уәкілетті органмен келісіледі.

§ 2. Істердің номенклатурасын ресімдеу

      112. Істер номенклатурасына ұйымның құжатталатын жұмыс учаскелері көрсетілген істер тақырыптарының барлығы, соның ішінде жеке істер, істер тізімдесі, тіркеу-есепке алу нысандары, бақылау-анықтамалық, тақырыптық және басқа картотекалар енгізіледі.
      Істер номенклатурасына баспа басылымдары енгізілмейді.
      113. Істер номенклатурасының 1-бағанында номенклатураға енгізілген әр істің индексі қойылады. Істің индексі құрылымдық бөлімшенің цифрлық белгілерден және құрылымдық бөлімше шегіндегі номенклатура бойынша істер тақырыбының реттік нөмірінен құрылады. Индекстің элементтері бір-бірінен дефис арқылы ажыратылады.
      Номенклатурада әр түрлі құрылымдық бөлімшелер шегінде біртектес істер үшін бірдей индекстер сақталады.
      114. Істер номенклатурасының 2-бағанына істердің тақырыптары (том, бөлім) енгізіледі:
      Тақырыпқа қойылатын талаптар:
      1) істің тақырыбы жинақталған түрде негізгі мазмұны мен істердегі құжаттардың құрамын нақты баяндау қажет.
      2) істің тақырыптарында нақты емес тұжырымдамаларды ("әр түрлі материалдар", "жалпы хат алмасулар", "шығыс құжаттар" және басқалары) сонымен қатар, кіріспе және оралымы күрделі сөздерді қолдануға рұқсат етілмейді.
      3) істің тақырыбы мынадай реттілікпен орналасқан элементтерден құралуы қажет: іс түрінің атауы (хат алмасу, журнал, кітап) немесе құжаттардың әр түрлілігі (хаттамалар, бұйрықтар және басқалары); ұйымның немесе құрылымдық бөлімшенің атауы (құжат авторы); адресатталатын немесе құжат алатын ұйымның атауы (адресат немесе құжат алушы); құжаттың қысқаша мазмұны; құжаттың мазмұнына байланысты жергіліктің (территорияның) атауы; істердегі құжаттар жататын уақыт (жиелік).
      4) істің тақырыптары құрамы жағынан бір мәселеге қатысты, бірақ орындалу реттілігімен байланысты емес құжаттарға істің түрі ретінде "құжат" термині қолданыла алады, ал тақырып соңында тырнақшаның ішінде істе топтастырылған құжаттардың негізгі түрлері (жоспар, тізім, баяндама және басқалары);
      5) хат алмасудан тұратын істердің тақырыптарында хат алмасу кіммен және қандай мәселе бойынша жүргізілгені көрсетіледі. Біртектес хат-хабарлар хат алмасуы бар істердің тақырыптарында хат-хабарлар тізіп аталмайды, бірақ олардың жалпы түрлік атауы көрсетіледі;
      6) үш түрлі хат алушылармен хат алмасқан кезде істің тақырыбында олардың атаулары тізілмейді;
      7) істің тақырыбында әкімшілік-аймақтық бірліктерді есепке алу кезінде мыналар ескеріледі:
      егер құрамы жағынан істер бірнеше біртұтас әкімшілік-аймақтық бірліктерге қатысты болса, онда істің тақырыбында олардың нақты атаулары көрсетілмейді және олардың атауларының жалпы түрлері көрсетіледі;
      егер істің мазмұны бір әкімшілік-аймақтық бірлікке (елді мекенге) қатысты болса, онда істің тақырыбында оның атауы көрсетіледі;
      8) құрамында жоспар немесе есептік құжаттар бар істің тақырыбында жоспар (есеп) дайындалған мерзім (тоқсан, жыл) көрсетіледі;
      9) сот, тергеу, жеке, персоналдық, төрелік сот және басқа бір мәселе бойынша жалғасты түрде іс жүргізуге байланысты іс тақырыптары "іс" сөзімен басталады.
      10) егер іс бірнеше томдар мен бөлімдерден тұрса онда, жалпы істің тақырыбы құрастырылады, содан кейін қажет жағдайда әр томға (бөлімге) мазмұнын нақтылайтын тақырыптар құрастырылады.
      Істердің номенклатура бөлімдері ішіндегі тақырыптары істерді құрайтын құжаттар маңыздылығы дәрежесіне және олардың өзара байланысына сәйкес орналастырылады.
      Алдымен нормативтік құқықтық құжаттамадан тұратын істердің тақырыптары орналастырылады. Бұл орайда жоғары тұрған ұйымның қаулылары мен бұйрықтарынан тұратын істер тақырыптары ұйым бұйрықтарынан тұратын істер тақырыптарының алдына орналасады. Бұдан әрі жоспарлы және есептік құжаттардан тұратын істер тақырыптары орналасады.
      Өкімдік құжаттардың жобалары және оларды дайындауға, жоспарларға өзгерістер енгізуге, бұйрықтарға негіз болған басқа да құжаттар істер номенклатурасында тиісті негізгі құжаттардан кейін орналасады.
      Географиялық және хат-хабарлық белгілер бойынша жүргізілген істердің тақырыптары істер номенклатурасына географиялық атаулар мен хат-хабарлар әліпбиі бойынша енгізіледі.
      Істердің тақырыптары қалыптастыру және ресімделу кезінде нақтылана алады. Егер ағымдағы жыл ішінде істе қарастырылмаған құжаттаманың жаңа жұмыс түрі пайда болса, онда ол номенклатураға толықтырулар енгізіледі.
      115. 3-баған іс жүргізу жылы аяқталғаннан кейін толтырылады.
      116. 4-бағанда сақтау мерзімдері көрсетілген құжаттардың үлгілік немесе ведомстволық (салалық) тізбесі баптары нөмірлердің тармақтарын (баптарын), олар болмаған жағдайда - істердің үлгілік (үлгі) номенклатурасына сілтеме жасай отырып істердің сақталу мерзімдері көрсетіледі.
      117. 5-бағанда ұйымның БҚҚ қызметі істерді сақтау мерзімдерін анықтаған кезде пайдаланған құжаттар тізбесінің, істер үлгілік (үлгі) номенклатурасы атауларын көрсетеді және өтетін істер, аса құнды құжаттар мен істер, істерді құрылымдық бөлімшелерге немесе оларды жалғастыру үшін басқа ұйымдарға, ұйымның ведомстволық мұрағатына беру туралы істер, құжаттардың электрондық көшірмелерінің бар-жоғы, олардың жеткізгіштерінің түрлері мен сақталу орындары, істерді қалыптастыруға жауапты кісілер жөніндегі белгілерді қояды.
      118. Жыл соңында істер номенклатурасының соңында түзілген істер туралы жиынтық жазба жазылады.
      Жүргізілген істер саны туралы мәліметтер ұйымның мұрағатына хабарланады.

§ 5. Істерді қалыптастыру

      119. Орындалған құжаттар, оларды істер номенклатурасына сәйкес іске қалыптастыру үшін, құрылымдық бөлімшелердегі іс жүргізуге жауапты орындаушы тұлғаларға беріледі. Құжат тіркелуге тиіс істің нөмірін істер номенклатурасына сәйкес құрылымдық бөлімшенің басқарушысы немесе орындаушы айқындайды.
      120. Істердің қалыптастырылуын бақылауды БҚҚ қызметі жүргізеді.
      121. Істерді қалыптастыру кезінде мынадай жалпы талаптар сақталады:
      1) іске орындалған, номенклатурасы бойынша іс тақырыптарына сәйкес дұрыс ресiмделген құжаттар ғана салынады;
      2) бір мәселені шешуге қатысты барлық құжаттар бірге салынады;
      3)құжаттың мемлекеттік, орыс және басқа тілдердегі нұсқалары бірге топтастырылады;
      4) іске келер жылға өтетін және жеке істерден басқа бір күнтізбе жылының құжаттары бірге топтастырылады;
      5) сақтау мерзімдері тұрақты және уақытша құжаттар іске бөлек-бөлек топтастырылады;
      6) жедел хаттар, факсограммалардың көшірмелері, телефонограммалар іске істер номенклатурасына сәйкес жалпы негізде салынады;
      7) істерге қайтарылу тиіс құжаттар, шимай жазбалар мен артық даналарды салуға болмайды;
      8) істердің көлемі 250 парақтан аспау қажет;
      9) істе бірнеше томдар (бөлімдер) бар болса, онда оларды нөмірлеу (индекс) және әр томдағы істің тақырыбы томның (бөлімнің) нөмірін қою және соңғы томға (бөлімге) "соңғы" сөзін қосу арқылы жазылады.
      122. Құжаттар мәселенің шешу ретіне (шешілетін мәселелердің хронологиялық ретімен) сәйкес орналасады немесе іске бірінші бастамашылық құжат, содан кейін - мәселесі толық шешімнің тапқан құжат, бұдан әрі мәселенің шешілу барысын көрсететін басқа құжаттар салынады.
      123. Жоғарыда тұрған ұйымның тапсырмасы мен актілердің орындалуы бойынша есептік және ақпараттық сипаттағы барлық құжаттар жоғарыда тұрған ұйымның тапсырмасы бойынша негізгі орындаушы болып табылатын ұйымда жеке істерде тігіледі. Қалған жағдайларда бұл құжаттар ағымдағы жылдағы хат алмасуға тігіледі.
      124. Өкімдік құжат пен оған қосымшалар бір іске салынады.
      125. Негізгі қызмет бойынша бұйрықтар (өкімдер), жеке құрам бойынша бұйрықтар (өкімдер) жеке-жеке істерге салынады.
      126. Хаттамалар істе нөмірі бойынша хронологиялық тәртіппен және оған қатысты барлық құжаттармен орналастырылады.
      127. Хат алмасулар, әдетте іс жүргізу жылымен топтастырылады және хронологиялық ретте жүйеленеді, мұнымен бірге сұраным-құжаттан кейін жауап-құжат салынады. Өткен жылы белгілі бір мәселе бойынша басталған хат алмасу қайтадан жалғасқан кезде оның құжаттары ағымдағы жылдың ісіне енгізіледі.
      128. Қызметкерлердің жеке істері құжаттары келіп түсуіне сәйкес хронологиялық ретпен орналасады.
      129. Еңбек ақы бойынша дербес есепшоттары жеке істерге салынады және оларда қызметкерлердің фамилиялары әліпбилік ретпен орналасады.
      130. Еңбек шарттары жеке істер құрамында немесе қызметкерлер тегінің әліпбилік ретімен жеке жасақталады.
      131. Жеке тұлғалардың тізімдері және жинақтау зейнетақы қорына міндетті зейнеткерлік жарна аударуға төлем тапсырмалары бір іске салынады.
      Жеке тұлғалардың тізімдері және әлеуметтік төлем тапсырмалары бір іске салынады.
      132. Жоспарлар, есептер, сметалар, лимиттер және штат кестелері жасалған, бекітілген немесе түскен уақытына қарамастан қай жылға арналып құрастырылған болса, сол жылдың тиісті істеріне салынады.

§ 4. Істі ресімдеу

      133. Ұйымдағы істер оларды бастағанда және жыл соңында ресімделеді. Істерді ресімдеу-істерді сақтауға дайындау. Ресімдеу мұқабада істі тізімдеу, түптеу, парақтарды нөмірлеу мен куәландырма парақтарын құрастыру жұмыстарының кешенінен тұрады. Ресімдеуді БҚҚ қызметі мен істерді жүргізу мен қалыптастыру міндеттері кіретін құрылымдық бөлімшенің қызметкеріне әдістемелік көмек көрсетіп және қызметтің бақылауына ала отырып жүргізіледі.
      134. Сақтау мерзімдеріне қарай істер толықтай немесе жартылай ресімделеді. Толықтай ресімделуге сақтау мерзімдері тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары) және жеке құрам бойынша істер жатады. Істерді толықтай ресімдеуге: іс мұқабасының деректемелерін ресімдеу; істердегі парақтарды нөмірлеу; істің куәландырма парақтарын құрастыру (21-қосымша); қажет жағдайда іс құжаттарының ішкі тізімдемесі құрастырылады (29-қосымша); істі тігу мен түптеу; іс мұқабасының деректемелеріне қажетті нақтылауларды енгізу.
      135. Тұрақты, уақытша және жеке құрам бойынша істердің мұқабаларында мынадай деректемелер көрсетіледі: ұйымның атауы; құрылымдық бөлімшенің атауы; ұйым орналасқан елді мекеннің атауы; істің нөмірі (индексі); істің тақырыбы; істің (томның, бөлімнің) уақыты; істегі парақтар саны; істің сақталу мерзімі; істің мұрағаттық шифрі.
      136. Істің мұқабасына қойылатын деректемелер келесідей ресімделеді: толықтай атаудан кейін жақшаның ішінде ресми түрде қабылданған ұйымның қысқартылған атауын көрсете отырып, ұйымның атауы жарғылық құжаттарға сәйкес толықтай атау септігінде көрсетіледі; құрылымдық бөлімшенің атауы – бекітілген құрылымға сәйкес құрылымдық бөлімшенің атауы жазылады; істің нөмірі – ұйымның істер номенклатурасы бойынша істің цифрлық (индекс) белгісі қойылады; істің тақырыбы – істер номенклатурасынан тасымалданады; істің уақыты – іс жүргізуде басталған және аяқталған істің жылы (дары) көрсетіледі. Өкімдік құжаттардың, сонымен қатар, бірнеше томнан (бөлімдерден) тұратын істердің уақыты олардың ақырғы уақыты, яғни іске енгізілген ең алғашқы және ең соңғы құжаттың уақыты (күні, айы, жылы) болып табылады. Жеке томға ресімделген құжат қосымшасының уақыты, осы томға енгізілген негізгі құжаттың тіркелген уақыты болып табылады. Бұл ретте күн мен жыл араб цифрмен белгіленеді, ал айдың аты толықтай сөзбен жазылады.
      137. Іске енгізілген құжаттардың орналасу тәртібін бекіту мен сақталуын қамтамасыз ету мақсатында оның барлық парақтары, оның ішінде жеке парақтарға ресімделген бұрыштамалар (фишкалар), куәландырма парақтары мен ішкі тізбеден басқа парақтардың барлығы нөмірленеді. Парақтар қара қарындашпен нөмірленеді және парақтың оң жақ жоғарғы жағына қойылады.
      138. Істің парақтарын нөмірлеу тәртібі:
      1) А4 форматындағы парақ бір жағынан тігіледі, оң жақ жоғарғы жағында бір парақ ретінде нөмірленеді;
      2) өзіндік нөмірі бар құжаттардың парақтары, оның ішінде баспа өнімдері жалпы тәртіп бойынша нөмірленеді;
      3) бірнеше том немесе бөлімдерден тұратын істің парақтары әр том немесе бөлім бойынша жеке нөмірленеді;
      4) істе жеке парақты құрайтын суреттер, сызбалар, диаграммалар және басқа да суреттер (иллюстративті) және ерекше құжаттар теріс жағынан сол жақ жоғары бұрышынан нөмірленеді;
      5) іске тігілген салымдары бар конверттерді нөмірлеу: бірінші конверт, содан кейін реттік нөмірмен ішіндегі салымдар нөмірлеу арқылы жүзеге асырылады;
      6) істің түптелген қосымшасы жеке том ретінде ресімделеді және бөлек нөмірленеді.
      139. Парақтарды нөмірлеу аяқталғаннан кейін оған куәландырма жазба жазылады, онда оны құрастырған тұлғаның қолы қойылады және қолының толық мәні мен лауазымы және құрастырған уақыты көрсетіледі.
      140. "Істің сақтау мерзімі" деген деректеме істің мұқабасына тиісті істер номенклатурасынан сақтау мерзімдері көрсетілген құжаттар  тізбесімен салыстырғаннан кейін ғана тасымалданады.
      141. Тұрақты сақталатын істерге "Тұрақты сақтау керек" деген сөз жазылады.
      142. Тұрақты істің мұқабасына істің мұрағаттық шифры (қор нөмірінен, тізімдеме нөмірі мен тізімдеме бойынша істің нөмірінен құрылады), бұл істерді жиынтық тізімдемеге енгізгеннен және СТК бекіткеннен кейін мұрағатпен (оған дейін карандашпен қойылады) қойылады.
      143. Жыл аяқталғаннан кейін тұрақты және уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын істердің мұқабасындағы жазбалар нақтыланады: егер мұқабадағы тақырып, істе тігілген құжаттардың мазмұнына сәйкес келмесе істің тақырыбына өзгерістер мен толықтырулар енгізіледі.
      144. Құжаттардың ерекшелігінен туындайтын (аса бағалы, жеке істер және басқалары) белгілі бір дәрежедегі тұрақты және уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын құжаттарды есепке алу үшін, істегі құжаттарға ішкі тізімдеме құрастырылады (30-қосымша).
      Істегі құжаттардың ішкі тізімдемесі егер олар құжаттардың нақты мәтінін көрсетпейтін, құжаттардың әртүрлілігіне қарай құрастырылған болса, онда олар үнемі және уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын істерге де жасалады.
      145. Істі құрастыратын құжаттар, барлық құжаттарды мәтіні оқыла алатындай түптеледі немесе қатты картон мұқабада төрт тесік шығару арқылы тігіледі. Істі тігуге (түптеуге) дайындағанда темір бекітпелер (түйреуіштер, қыстырғыштар және басқалар) құжаттардан алынады.
      146. Уақытша (10 жылға дейінгі) сақталатын істерді жабдықталған мұқабаға (скоросшивательге) сақтауға, істегі құжаттарға қайта жүйелеу жүргізбеуге, істің парақтарын нөмірлемеуге, куәландырма жазбаларын құрастырмауға рұқсат етіледі.

§ 5. Құжаттарды жедел түрде сақтау

      147. Іс жүргізу қызметінде жасақталып болған құжаттар ұйымның мұрағатына тапсырылғанға дейін сол орнындағы істер екі жыл бойы сақталады.
      148. Ұйымның БҚҚ қызметі, құрылымдық бөлімшелер басшылары құжаттар мен істердің сақталуын қамтамасыз етеді. Істер жұмыс кабинеттеріндегі немесе осы мақсат үшін арнайы бөлінген үй-жайлардағы шкафтарда және сейфтерде сақталады.
      149. Істер ұйымның бекітілген іс номенклатурасына сәйкес қойылады, мұқабалар түбіртектерінде олардың индекстері көрсетіледі.
      150. Істер басқа ұйымдардың уақытша пайдалануына ұйым басшысының рұқсатымен ғана беріледі. Басқа құрылымдық бөлімшелерге істерді беру, құрылымдық бөлімше басшысының рұқсатымен ғана, ал құрылым ішінде қол хатпен беріледі.
      Берілген істерге ізбасар - парақша толтырылады. Онда құрылымдық бөлімше, істің индексі, берілген уақыты, істің кімге берілгені, оның қайтарылу уақыты туралы мәліметтер көрсетіледі және істі алу мен өткізу жөнінде қол қою бағандарын қарастырады.
      151. Істен құжаттар алғанда Қазақстан Республикасы заңнамаларына сәйкес құжаттардың куәландырылған көшірмесін және түпнұсқалардың алынғаны туралы актіні істе қалдырады.

§ 6. Істерді мұрағатқа тапсыру

      152. Істерді құрылымдық бөлімшелерден ұйымның мұрағатына тапсыру іс жүргізілуі аяқталған құжаттар мен істер құндылығына сараптама қорытындысы бойынша құрастырылған істер тізімдемелеріне сәйкес жүзеге асырылады. Уақытша (10 жыл) сақтаудағы құжаттар ұйымның мұрағатына істер номенклатурасы бойынша тапсырылады.
      153. Тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары) сақтаудағы және жеке құрам бойынша істерге тізімдемелер нысанға (31-қосымша) сәйкес жеке-жеке жасалады.
      154. Істер тізімдемесінің бағандары іс мұқабасына жазылған мәліметтерге дәл сәйкестікпен толтырылады. Тізімдемеге тақырыптары бірдей істер қатарынан енгізілген кезде бірінші істің тақырыбы толық жазылып, қалған біртектес істер "бұл да сондай" сөзімен белгіленеді де, олар туралы басқа мәліметтер тізімдемеге толығымен жазылады. Тізімдеменің жаңа парағына біртектес істердің тақырыптары толық көшіріледі.
      155. Тізімдемеге әрбір іс (істің томы, бөлімі) жеке реттік нөмірімен енгізіледі.
      156. Тізімдеменің "Ескерту" бағаны істің физикалық жай-күйі ерекшеліктері туралы, басқа құрылымдық бөлімшеге (басқа ұйымға) істің берілгені туралы белгілерді қою үшін пайдаланылады.
      157. Істер тізімдемесі екі данада жасалып, олардың біреуі істермен бірге ведомстволық мұрағатқа беріледі, ал екіншісі - бақылау құралы ретінде құрылымдық бөлімшеде қалады.
      158. Істі қалыптастырудың және мұрағатқа тапсыруға дайындаудың дұрыстығын БҚҚ қызметі тексереді. Табылған кемшіліктер ұйымның құрылымдық бөлімшесі арқылы реттеледі.
      159. Әр істі қабылдауды құрылымдық бөлімше қызметкерінің қатысуымен мұрағатқа жауапты қызметкер жүзеге асырады. Бұл ретте тізімдеменің екі данасына және оған енгізілген әр істің жанына істер туралы белгі қойылады. Әр тізімдеменің соңында цифрмен және жазбаша нақты қабылданған істердің саны, істердің қабылданған уақыты, сонымен қатар, мұрағатқа жауапты қызметкер мен істерді өткізген тұлғаның қолдары қойылады.
      160. Істермен бірге мұрағатқа өткізілетін істердің орындалу мен тіркелуі туралы ақпарат бар құжаттың тіркеу карточкасы және (немесе) бағдарламалық құралдар мен деректер базасы өткізіледі. Картотека мен деректер базасының тақырыптары тізімдемеге енгізіледі.
      161. Құрылымдық бөлімше таратылып немесе қайта құрылған кезде, осы құрылымдық бөлімшедегі іс жүргізуге жауапты тұлға таратылу іс-шаралар кезінде бар құжаттарды істерге қалыптастырып, істерді ресімдеп және сақтау мерзімдеріне қарамастан атқарушы биліктің федералдық органының мұрағатына тапсырады.
      Істерді өткізу істер тізімдемесі мен істер номенклатурасы бойынша жүзеге асырылады.

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттау    
мен құжаттаманы басқарудың 
Үлгілік ережелеріне        
1-қосымша           

Ұйымның құжаттама қызметі туралы Үлгілік ереже 1. Жалпы ережелер

      1.Мемлекеттік ұйымдарда негізгі міндеттер мен функцияларды жүзеге асыруда құжаттау мен құжаттаманы басқару процестерін ұйымдастыру мақсатында құрылымдық бөлімшелер құқығында жұмыс жасайтын құжаттама қызметі құрылады.
      2. Құжаттама қызметінің құрамына әдеттегідей есепке алу және тіркеу, орындалуын бақылау, құжаттармен жұмысты жетілдіру және техникалық құралдарды ендіру, азаматтардың өтініштерін қарау жөніндегі бөлімшелері, ұйымның секретариаты, ведомстволық мұрағаты енеді.
      Құжаттама қызметі жоқ ұйымдарда құжаттау мен құжаттаманы басқару жауапкершілігі лауазымды тұлғаға жүктеледі.
      3. Құжаттама қызметі (лауазымды тұлға) өз жұмысында Қазақстан Республикасы заңдарын, Қазақстан Республикасы Президентінің актілерін, Қазақстан Республикасы Үкіметінің актілерін, Қазақстан Республикасы уәкілетті органының нормативтік құқықтық актілерін, ұйым басшысының өкімдік құжаттары мен нұсқауларын және құжаттама қызметі туралы Ережені басшылыққа алады.

2. Құжаттама қызметінің негізгі міндеттері және функциялары

      4. Құжаттама қызметінің негізгі міндеттері:
      1) ұйымда құжаттармен жұмыстың нысандарын және әдістерін жетілдіру;
      2) құжаттаудың бірыңғай тәртібін, құжаттармен жұмысты ұйымдастыруды, ақпараттық іздеу жүйесін құру және жүргізуді, құжаттардың орындалуын бақылауды және құжаттарды ұйымның ведомстволық (жеке) мұрағатына тапсыруға дайындалуды қамтамасыз ету;
      3) ұйымда құжат айналымының көлемін қысқарту;
      4) ұйымдастырушылық және есептеу техникалары құралдарын пайдалану негізінде құжаттармен және құжатты ақпаратпен жаңа технологиялық процестерді әзірлеу, ендіру, соның ішінде құжаттар құрамын және ақпараттық көрсеткіштерді ретке келтіру болып табылады.
      5. Құжаттама қызметі негізгі міндеттерді не сәйкес мынандай функцияларды жүзеге асырады:
      1) ұйым қызметінде жасалатын құжаттар жіктегіштерін әзірлейді және жетілдіреді;
      2) құжаттарды алғашқы өңдеуді, алдын-ала қарауды, тіркеуді, есепке алуды, сақтауды, жеткізуді және таратуды жүзеге асырады;
      3) кіріс құжаттарын ұйым басшысының уақытылы қарауын ұйымдастырады, басшылықтың қол қоюына берілетін құжаттардың ресімделуіне бақылауды жүзеге асырады;
      4) белгіленген мерзімдерде құжаттардың орындалуына бақылауды жүзеге асырады, құжаттардың орындалуының нәтижелері туралы ұйым басшысын жүйелі түрде хабардар етеді;
      5) анықтамалық-бақылау және басқа картотекаларды қалыптастырады және жүргізеді;
      6) құжаттарды басуды, көшірмелеуді және көбейтуді ұйымдастырады;
      7) ұйымның ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттар бланкілерінің жобаларын әзірлейді және тиісті мемлекеттік мұрағат мекемелерімен келіседі;
      8) іс жүргізу жөніндегі және құжаттау мен құжаттаманы басқару жөніндегі басқа нормативтік-әдістемелік құжаттарды әзірлейді;
      9) ұйымның істер номенклатурасын жасайды, істің тұрпатты (үлгі) номенклатурасын әзірлейді, істердің жедел сақталуын және оларды белгіленген тәртіпте ведомстволық (жеке) мұрағатқа тапсырғанға дейін пайдалануды қамтамасыз етеді;
      10) құжаттармен жұмыстың нысандарын және әдістерін жетілдіру, орындаушылық тәртіпті арттыру іс-шараларын әзірлейді;
      11) құрылымдық бөлімшелердегі істерді ресімдеу және қалыптастырудың дұрыстығына бақылауды жүзеге асырады, оларды ведомствалық (жеке) мұрағатқа тапсыру мақсатында олардың құндылығын сараптауды ұйымдастырады;
      12) құжаттама қызметі қызметкерлерінің іскерлік-біліктілігін арттыруды ұйымдастырады, құжаттау және құжаттаманы басқару мәселелері бойынша семинар-кеңестер және кеңес берулер өткізеді.

3. Құжаттама қызметінің құқығы мен жауапкершілігі

      6. Құжаттама қызметінің мынандай құқығы бар:
      1) құжаттармен жұмыстың белгіленген ережелерінің орындалуын бақылауға және құрылымдық бөлімше басшыларынан талап етуге;
      2) ұйымның құрылымдық бөлімшелерінен құжаттама қызметі жұмысына қажетті мәліметтерді сұрауға;
      3) ұйымдағы құжат айналым көлемін қысқартуға бақылауды жүзеге асыруға;
      4) құрылымдық бөлімшелерде құжаттау мен құжаттаманы басқарудың ұйымдастырылуына тексеру жүргізуге және шара қабылдау үшін осы тексерудің қорытындыларын ұйым басшысына дейін жеткізуге;
      5) белгіленген ережелер бұрмаланып дайындалған құжаттарды жетілдіру үшін қайтаруға.

4. Құжаттама қызметінің басқа құрылымдық бөлімшелерімен өзара қарым-қатынастары

      7. Құжаттама қызметі:
      1) құжаттау мен құжаттаманы басқару мәселелері бойынша - ұйымның құрылымдық бөлімшелерімен;
      2) құқықтық мәселелер бойынша құжаттар дайындаумен байланысты - заң қызметімен;
      3) құпиялылық режімді, мемлекеттік құпиялардың таралуын, ресми құжаттардың жоғалуын болдырмауды, ғимаратқа рұқсатнама режимді қамтамасыз ету мәселелері бойынша - кадрлармен жұмыс жөніндегі бөлімшемен және бухгалтериямен;
      4) есептеу және ұйымдастырушылық техника құралдарымен, ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттар бланкілерімен және кеңсе заттарымен қамтамасыз ету мәселелері бойынша - материалдық техникалық жабдықтау және шаруашылық қызмет көрсету жөніндегі бөлімшелермен өзара бірлесіп әрекет етеді.
      5) есептеу және ұйымдастырушылық техника құралдарымен, ұйымдастырушылық-өкілдік құжаттар бланкілерімен және кеңсе заттарымен қамтамасыз ету мәселелері бойынша - материалдық техникалық жабдықтау және шаруашылық қызмет көрсету жөніндегі бөлімшелермен өзара бірлесіп әрекет етеді.

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттау    
мен құжаттаманы басқарудың 
Үлгілік ережелеріне        
2-қосымша       

Құжат деректемелерінің орналасу сұлбасы

(қағаз мәтініне қараңыз)

      Ескертпе.
      1 - Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы немесе                эмблема, логотип немесе тауардың белгісі (қызмет көрсету
          белгісі);
      2 - ұйымның ресми атауы;
      3 - ұйым туралы анықтамалық деректер;
      4 - құжат түрінің атауы;
      5 - құжат уақыты;
      6 - құжаттың тіркеу нөмірі (индекс);
      7 - кіріс құжатының күніне және тіркеу нөміріне (индекс)
          сілтеме;
      8 - құжаттың жасалған немесе басып шығарылған жері;
      9 - құжатқа рұқсатты шектеу мөртаңбасы;
      10 - адресат;
      11 - құжатты бекіту белгі;
      12 - бұрыштама;
      13 - құжат мәтініне тақырып;
      14 - бақылауға алынғандығы туралы белгі;
      15 - құжаттың мәтіні;
      16 - құжатқа қосымшаның бар екендігі туралы белгі;
      17 - қолы;
      18 - құжаттың келісілгені туралы белгі;
      19 - мөр бедерлемесі;
      20 - құжат көшірмесінің куәландырылғаны туралы белгі;
      21 - құжат орындаушысы туралы белгі;
      22 - құжаттың орындалғаны және іске жөнелтілгені туралы белгі;
      23 - құжаттың электронды көшірмесінің идентификаторы;
      24 - құжаттың ұйымға келіп түскендігі туралы белгі.

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттау    
мен құжаттаманы басқарудың 
      Үлгілік ережелеріне        
      3-қосымша       

А4 (210Х297) пішін

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттау    
мен құжаттаманы басқарудың 
Үлгілік ережелеріне        
4-қосымша       

А4 (210Х297) пішін

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттау    
мен құжаттаманы басқарудың 
Үлгілік ережелеріне        
5-қосымша      

А4 (210Х297) пішін

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттау    
мен құжаттаманы басқарудың 
Үлгілік ережелеріне        
6-қосымша       

КЕЛІСУ ПАРАҒЫ

Құжат жобасының түр атауы, мәтінге тақырып

     Келісілді                          Келісілді
     Ұйым атауы көрсетілген           Ұйым атауы көрсетілген
     лауазым атауы                    лауазым атауы

     _____________ Қолтаңбаның        _____________ Қолтаңбаның
     (өз қолы)     толық мәні           (өз қолы)   толық мәні
      Уақыты                            Уақыты

А4 (210Х297) пішін

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттау    
мен құжаттаманы басқарудың 
Үлгілік ережелеріне        
7-қосымша       

"ЖҮЙЕЛЕРДІ МОДЕЛЬДЕУДІҢ               Товарищество с ограниченной
ҚАЗАҚСТАНДЫҚ ИНСТИТУТЫ"                     ответственностью
ИННОВАЦИЯЛЫҚ ОРТАЛЫҒЫ"                  "ИННОВАЦИОННЫЙ ЦЕНТР
жауапкершілігі шектеулі                  "КАЗАХСТАНСКИЙ ИНСТИТУТ
       серіктестік                         МОДЕЛИРОВАНИЯ СИСТЕМ"

      БҰЙРЫҚ                                  ПРИКАЗ
2009 жыл 15 наурыз N 51
Астана қаласы                                  город Астана

Қызметкерлердің қызметтік
нұсқауына өзгерістер енгізу
туралы
____________________________________________________________________
                              (негіз)
____________________________________________________________________
__________________________________________________________ байланысты
БҰЙЫРАМЫН:
      1. ЖШС қызметкерлерінің қызметтік нұсқауларына келесі
өзгерістерді енгізу
      1) ____________________________________________________________
      2) ____________________________________________________________
      3) ____________________________________________________________
      2. Осы бұйрықтың орындалуын бақылау ___________________________
жүктелсін.

Бас директор          (қолы)          (қолтаңбаның толық жазылуы)

Бұрыштамалар:

Орын.: Козлова А. С.
Тел. 74-12-96

А4 (210Х297) пішін

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттау    
мен құжаттаманы басқарудың 
Үлгілік ережелеріне        
8-қосымша        

"ЖҮЙЕЛЕРДІ МОДЕЛЬДЕУДІҢ               Товарищество с ограниченной
ҚАЗАҚСТАНДЫҚ ИНСТИТУТЫ"                     ответственностью
ИННОВАЦИЯЛЫҚ ОРТАЛЫҒЫ"                  "ИННОВАЦИОННЫЙ ЦЕНТР
жауапкершілігі шектеулі                  "КАЗАХСТАНСКИЙ ИНСТИТУТ
       серіктестік                         МОДЕЛИРОВАНИЯ СИСТЕМ"

      БҰЙРЫҚ                                  ПРИКАЗ
2009 жыл 15 наурыз N 51 ж/қ
Астана қаласы                                  город Астана

Жеке құрам бойынша

      1. Маркетинг бөлімінің бас менеджері қызметіне 2009 жылдың 15 наурызынан бастап Еркебұлан Амантаевич Ескендиров ҚАБЫЛДАНСЫН.
      Негізі: 2009 жылғы 15 наурыздағы N 31 жеке еңбек шарты және Е.А. Ескендировтың өтініші.
      2. Анастасия Викторовна Зубарева 2009 жылдың 16 наурызынан бастап аға бухгалтер қызметінен бас бухгалтер қызметіне АУЫСТЫРЫЛСЫН.
      Негізі: 2007 жылғы 14 сәуірдегі N 28 жеке еңбек шартына қосымша келісім шарт және А.В. Зубареваның өтініші.
      3. Қазақстан Республикасы Еңбек Кодексінің 51-бабының 1) тармақшасына сәйкес 2009 жылдың 15 наурызынан Марат Серикович Керимов өз еркімен ШЫҒАРЫЛСЫН.
      Негізі: М.С. Керимовтың өтініші
      4. жобалау бөлімінің менеджері Салтанат Абаевна Пазыловаға СӨГІС ЖАРИЯЛАНСЫН.
      Негізі: жобалау бөлім бастығы П.Г. Салованың баяндама жазбасы және С.А. Пазылованың түсіндірме жазбасы.

Бас директор           (қолы)         (қолтаңбаның толық мәні)

Бұрыштамалар:

Орын.: Козлова А.
Тел. 74-12-96

А4 (210Х297) пішін

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттау    
мен құжаттаманы басқарудың 
Үлгілік ережелеріне        
9-қосымша      

Хаттама мәтінінің құрылымы

     Ұйымның ресми атауы               Ұйымның ресми атауы
      (мемлекеттік тілде)                (орыс немесе басқа тілде)

           ХАТТАМА                          ПРОТОКОЛ
      (мемлекеттік тілде)                (орыс немесе басқа тілде)
      ________________________                 N ____________
            (уақыты)
          Шыққан жері                           Шыққан жері
      (мемлекеттік тілде)                (орыс немесе басқа тілде)

... комиссия отырысына

Төраға – Тегі мен атының бас әріптері           |
Хатшы – Тегі мен атының бас әріптері            |
Қатысқандар: (саны) адам (тізім бар)             \Кіріспе бөлім

КҮН ТӘРТІБІ              /

      1. Талдама мен принципі туралы …          |
      Меңгерушінің хаттамасы …                  |
      2. … туралы                              _|

      1. ТЫҢДАҒАНДАР:                           |
      Тегі мен атының бас әріптері – хаттама    |   
мәтіні бар.                                     |
СӨЗ СӨЙЛЕГЕНДЕР:                                |
      Тегі мен атының бас әріптері – сөйленген  |
сөздердің қысқышы жазбасы.                      |
      Тегі мен атының бас әріптері –             \ Негізгі
      ШЕШТІ:                                     /  бөлім
      1. мақұлдау …                             |
      2. …                                      |
2. ТЫҢДАҒАНДАР:                                 |
СӨЗ СӨЙЛЕГЕНДЕР:                               _|
ШЕШТІ:                                           
Төраға       қолы   қолтаңбаның толық мәні
Хатшы        қолы   қолтаңбаның толық мәні

А4 (210Х297) пішін

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттау    
мен құжаттаманы басқарудың 
Үлгілік ережелеріне        
10-қосымша      

Актінің үлгісі

     Ұйымның ресми атауы              Ұйымның ресми атауы
      (мемлекеттік тілде)                (орыс немесе басқа тілде)

             АКТ                              АКТ
      (мемлекеттік тілде)                (орыс немесе басқа тілде)
      ________________________                 N ____________
            (уақыты)
      Шыққан жері                               Шыққан жері
      (мемлекеттік тілде)                (орыс немесе басқа тілде)

Тексеру нәтижесі туралы ...

      Негізі: "Тексеру өткізу туралы ..." (немесе басқа құжат: жұмыс жоспары, жоғарғы органның тапсырмасы және с.с..) ұйым басшысының бұйрығы (уақыты) N ______

      Құрамында төмендегідей комиссиялармен құрылды:
      Комиссия төрағасы _________________________________________
                              қызметі, тегі, бас әріптері
      Комиссия мүшелері:
      1._____________________________________________
                     қызметі, тегі,бас әріптері
      2._____________________________________________
                     қызметі, тегі, бас әріптері
      _______________________________________________________________
      _______________________________________________________________
                                 мәтін
      _______________________________________________________________
      Екі данада дайындалды:
      1-ші данасы: 5-7 істе
      2-ші данасы: тексеруші ұйымға жіберілді

      Комиссия төрағасы          қолы     қолтаңбаның толық мәні
      Комиссия мүшесі            қолы     қолтаңбаның толық мәні

А4 (210Х297) пішін

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттау    
мен құжаттаманы басқарудың 
Үлгілік ережелеріне        
11-қосымша     

Анықтама үлгісі

    "ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫ           ГУ "НАЦИОНАЛЬНЫЙ ЦЕНТР
     МӘДЕНИЕТ ЖӘНЕ АҚПАРАТ                АРХЕОГРАФИИ И
     МИНИСТРЛІГІНІҢ АҚПАРАТ          ИСТОЧНИКОВЕДЕНИЯ КОМИТЕТА
    ЖӘНЕ МҰРАҒАТ КОМИТЕТІНІҢ            ИНФОРМАЦИИ И АРХИВОВ
   АРХЕОГРАФИЯ ЖӘНЕ ДЕРЕКТАНУ         МИНИСТЕРСТВА КУЛЬТУРЫ И
      ҰЛТТЫҚ ОРТАЛЫҒЫ" ММ              ИНФОРМАЦИИ РЕСПУБЛИКИ
                                            КАЗАХСТАН"

           АНЫҚТАМА                          СПРАВКА
15.10.2009 ж.      N 3-5/171
Астана қаласы                                Астана қаласы

Ақпарат және мұрағат комитеті
ҚР МАМ                      

"Шет ел мұрағаттарындағы
Қазақстан тарихы (XVI-XX ғғ.)"
ақпараттық анықтаманы
дайындау жұмысының
жағдайы туралы

МӘТІН

      Директор                қолы          Б. Қонысбаева

      Орын.: Пәрімбекова К.
      Тел.: 24-06-32

А4 (210Х297) пішін

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттау    
мен құжаттаманы басқарудың 
Үлгілік ережелеріне        
12-қосымша      

Анықтама үлгісі

    "ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫ           ГУ "НАЦИОНАЛЬНЫЙ ЦЕНТР
     МӘДЕНИЕТ ЖӘНЕ АҚПАРАТ                АРХЕОГРАФИИ И
     МИНИСТРЛІГІНІҢ АҚПАРАТ          ИСТОЧНИКОВЕДЕНИЯ КОМИТЕТА
    ЖӘНЕ МҰРАҒАТ КОМИТЕТІНІҢ            ИНФОРМАЦИИ И АРХИВОВ
   АРХЕОГРАФИЯ ЖӘНЕ ДЕРЕКТАНУ         МИНИСТЕРСТВА КУЛЬТУРЫ И
      ҰЛТТЫҚ ОРТАЛЫҒЫ" ММ              ИНФОРМАЦИИ РЕСПУБЛИКИ
                                            КАЗАХСТАН"

           АНЫҚТАМА                          СПРАВКА
25.10.2009 ж.      N 2-1/10
Астана қаласы                                Астана қаласы

КСК "Егемен"          

   |_                      _|             

      Аяпбергенова Күлжан Хайбулловна Археография және деректану ұлттық орталығының бас бухгалтері болып жұмыс істейді.

      Директор               қолы         Б. Қонысбаева

      Орын.: Закирова А.
      Тел.: 24-04-70

А5 (148Х210) пішін

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттау    
мен құжаттаманы басқарудың 
Үлгілік ережелеріне        
13-қосымша      

Хаттың үлгісі

    Жабық акционерлік қоғамы      Закрытое акционерное общество

"БАРЫС"

      010000 Астана қ., Абай д-лы     010000 г. Астана, пр. Абая 10
      Тел./факс 8 (7172) 35-39-22,    Тел./факс 8 (7172) 35-39-22,
      35-46-47                        35-46-47
      Е-mail: Baris@inbox.ru          Е-mail: Baris@inbox.ru

      19.01.2009.       N 4-7/151
      ____________________________
      (кіріс құж. нөмірі мен уақытына сілтеме)

                                          ЖШС "Кұлагер"
      15.03.2008 жылғы N 44/56            Құқықтық бөлім
      шартқа шағым туралы                 020000 Алматы қ.
                                              Рысқұлов даң. 12

Құрметті мырзалар!

      2008 жылғы 15 ақпандағы N 44/56 келісім шартқа сәйкес 2008 жылғы 28 желтоқсандағы N 324 темір жол жүк құжаты және лак және бояу жиыныны 2009 жылдың 12 қаңтарындағы N 3 коммерциялық актімен куәланды. Соққы және басқа да механикалық әсер салдарынан 3 қорап жарамсыз деп танылды. Зардап шеккен қораптардағы лак және бояу тауарлар пайдалануға жарамайды. Тауар жиынының Біздің тарапымыздан толықтай төлемі N 33-675 есебіне сәйкес жасалды.
      Сіздерден 175 мың 570 теңге көлемінде шығынды төлеулеріңізді сұраймыз. Ақшаны Біздің есеп шотымызға аударыңыздар.
      Қосымша: 2 п.1 д.

      Құрметпен,
      Коммерциялық директор     (қолы)    (Қолтаңбаның толық мәні)

      
      Орын.: Петрова Н.Н.
      тел. 35-45-44

А4 (210Х297) пішін

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттау    
мен құжаттаманы басқарудың 
Үлгілік ережелеріне        
14-қосымша           

Ұйымның құжаттама қызметінде тіркеуге жатпайтын
құжаттардың үлгі тізбесі

      Мәлімет үшін көшірмелері түрінде жіберілген хаттар.
      Жарнамалық хабарламалар, бағыттамалар, плакаттар, кеңестің бағдарламалары.
      Бухгалтерлік есептердің алғашқы құжаттары (ұйым бухгалтериясында тіркеледі).
      Оқу жоспарлары, бағдарламалары (ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелерінде тіркеледі).
      Айлық, тоқсандық және басқа есептер (ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелерінде тіркеледі).
      Статистикалық есеп беру нысандары (ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелерінде тіркеледі).
      Кеңестер, мәжілістер туралы хабарламалар.
      Құттықтау хаттар, құттықтау жеделхаттары, шақыру билеттері.
      Баспалық басылымдар (кітаптар, журналдар, газеттер, бюллетеньдер).
      Іссапарларға рұқсат беру туралы жеделхаттар мен хаттар.
      Конвертте "Жеке өзіне" белгісімен келген құжаттар.
      Тақырып бойынша ғылыми есептер (ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелерінде тіркеледі).
      Баға көрсеткілері.
      Материалдар шығынының нормалары (ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелерінде тіркеледі).
      Мәліметтер.
      Кадрлар бойынша есептік деректер.

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттау    
мен құжаттаманы басқарудың 
Үлгілік ережелеріне        
15-қосымша     

  15 қосымшаның жалғасы

А5 (148x210) пішін

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттау    
мен құжаттаманы басқарудың 
Үлгілік ережелеріне        
16-қосымша         

Кіріс құжаттарын тіркеу журналының формасы

А3 (420Х197) пішін

Шығыс және ішкі құжаттарды тіркеу журналының формасы

А3 (210Х297) пішін

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттау    
мен құжаттаманы басқарудың 
Үлгілік ережелеріне        
17-қосымша         

_______________ жағдайы бойынша
(күні, айы, жылы)
Бақылауға жататын құжаттардың орындалуы туралы
МӘЛІМЕТТЕР

БҚҚ қызметі басшысының                         Қолтаңбаның
лауазым атауы           ___________________     толық мәні
                               (өз қолы)

А4 (210Х297) пішін

      Ескертпе.
      Мәліметтер құжат түріне қарай бағандармен (бұйрықтар, коллегия шешімі және басқалар), олардың тіркеу нөмірімен, орындаушының тегімен толығуы мүмкін.

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттау    
мен құжаттаманы басқарудың 
Үлгілік ережелеріне        
18-қосымша     

_______________ жағдайы бойынша
(күні, айы, жылы)
азаматтар өтінішінің орындалуы туралы
МӘЛІМЕТТЕР

БҚҚ қызметі басшысының                        Қолтаңбаның
лауазым атауы               _____________      толық мәні
                               (өз қолы)

А4 (210Х297)Пішін

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттау    
мен құжаттаманы басқарудың 
Үлгілік ережелеріне        
19-қосымша      

Қорғауға жататын мөр-бланкалық өнімдерді,
мөрлерді, мөртабандарды және құжаттарды қорғау
құралдарын есепке алу пайдалану, сақтау және жою

      1. Қорғауға жататын мөр-бланкалы өнімдерді, мөрлерді, мөртабандарды және құжаттарды қорғау құралдарын есепке алуды, пайдалануды, сақтауды және жоюды ұйым басшысының бұйрығымен (өкімімен) белгіленген жауапты тұлғамен іске асады.
      2. Ұйымда қорғауға жататын мөр-бланкалы өнімді, мөрлерді, мөртабандарды және құжаттарды қорғау құралдарын пайдаланудың тәртібі басшының бұйрығымен (өкімімен) айқындалады.
      3. Мемлекеттік ұйымда Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген бір ғана мөр болады.
      Қажет болған жағдайда мемлекеттік ұйымның құрылымдық бөлімшелерінде Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөр (мөртабан) болады, мәтіндік бөлігі реттік нөмірмен немесе символмен (символдармен) толтырылады.
      4. Қорғауға жататын мөр-бланкалы өнімді, мөрді, мөртабанды және құжаттарды қорғау құралдарын тіркеу осы Ережемен белгіленген тіркеу есептік алу формасымен жүргізіледі.
      5. Қорғауға жататын мөр-бланкалы өнімді есепке алу, оның ішінде Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленгені, және оларды беру қорғауға жататын мөр-бланкалы өнімді есепке алу және беру журналы бойынша жүргізіледі (1-қосымша).
      Берілген журнал қорғауға жататын мөр-бланкалы өнімнің әрбір түріне жүргізіледі.
      6. Қорғауға жататын толтырылған бланкаларды беру ұйымның ведомствалық нұсқауымен қарастырылған сәйкес тіркеу есепке алу формасында қолхат бойынша жүргізіледі.
      7. Жөнелтуге бағытталған Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленіп толтырылған бланканың көшірмелерінде нұсқаның нөмірі және ұйымның мөрі қойылады.
      8. Қорғауға жататын толтырылмаған бланкаларды тез полиграфиялық әдістермен көбейту және көшіруге болмайды.
      9. Қорғауға жататын мөрлерді, мөртабандарды, және арнайы штемпельді бояуды жасандылықтан сақтау мақсатында өзіндік қасиеті бар химиялық қоспаларымен қоса есепке алу, сонымен қатар оларды беру мөрлерді, Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөртабандарды және арнайы штемпельді бояуды есепке алу және тіркеу журналында жүргізіледі (2 қосымша).
      10. Қызметтік тұлғаның қолын жасанды қоюдан сақтайтын, өзіндік қасиеті бар химиялық қоспасымен қоса, арнай сиямен толтырылған автоқаламдарды есепке алу, және оларды беру арнайы сиямен толтырылған автоқаламдарды есепке алу және тіркеу журналында жүргізіледі (3-қосымша).
      11. N 1, N 2, N 3 формадағы журналдардың тақырыбы ұйымның істер номенклатурасына енгізіледі.
      Журналдар парағы нөмірленеді, тігіледі және мөр басылады.
      12. Қорғауға жататын пайдаланылмаған мөр-бланкалы өнімдерді, мөрлерді, мөртабандарды, сонымен қатар құжаттарды қорғау құралдарды және тіркеу формаларын басқа қызметтік тұлғаға беру, сақтауға жататын мөр – бланкалы өнімдерді, мөрлерді, мөртабандарды, және құжаттарды қорғау құралдарын және оларға тіркеу есепке алу формаларын (4-қосымша) қабылдау-тапсыру актісі бойынша іске асады.
      13. Қорғауға жататын мөр-бланкалы өнім, мөрлер, мөртабандар, және құжаттарды қорғау құралдары арнайы мөр басылған сейфтерде немесе металл шкафтарда сақталады.
      14. Қорғауға жататын толтыру кезінде жарамсыз болған мөр-бланкалы өнімдерді жою үшін қорғауға жататын зақымданған мөр-бланкалы өнімдердің даналарын жою туралы акт жасалады (5-қосымша) және қорғауға жататын мөр-бланкалы өнімдерді тіркеу және беру журналына сәйкес белгі қойылады.
      15. Қорғауға жататын мөрлер мен мөртабандарды жою үшін қорғауға жататын мөрлер мен мөртабандарды жою туралы акт жасау арқылы жүзеге асады (6-қосымша) және мөрлерді, Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөртабандарды және арнайы штемпельді бояуды тіркеу және беру журналына сәйкес белгі қойылады.
      16. Құжаттарды қорғау құралдарын (оның ішінде арнайы сияға және штемпельді бояуға арналған ыдысты; арнайы сиялармен толтырылған зақымданған штемпельді жастықшаларды; арнайы сиямен толтырылған автоқалам) жою үшін құжаттарды қорғау құралдарын жою туралы акт арқылы жүзеге асады (7-қосымша) және тіркеу және беру журналына сәйкес белгі енгізіледі.
      17. Ұйымдар қайта құрылған немесе таратылған кезде пайдаланылмаған қорғауға жататын мөр-бланкалы өнімдерді, мөрлерді, мөртабандарды, сонымен қатар құжаттарды қорғау құралдарын жою (6, 7, 8-қосымша) ұйымның басшылығымен немесе жою комиссиясының төрағасы мақұлдаған акт арқылы жүзеге асады, және тіркеу және беру журналында сәйкес белгі қойылады.
      Журналдарды және басқа да тіркеу есепке алу формаларын жою немесе әрі қарай сақтау Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес орталық мемлекеттік орган мұрағаттар мен құжаттама басқармасымен немесе облыстық (республикалық маңызы бар қалалар, астаналар) жергілікті атқарушы органдармен сәйкесе отырып жүзеге асады.
      18. Қорғауға жататын мөр-бланкалы өнімдердің, мөрлердің, мөртабандардың, және құжаттарды қорғау құралдарының бар болуын тексеру ұйым басшысының бұйрығымен (өкімімен ) құрылған комиссиямен жылына бір реттен жүргізіледі.
      19. Тексеру нәтижелері есепке алу және беру журналына белгіленеді (1, 2, 3-қосымша).
      Олқылықтар табылған жағдайда актімен толтырылатын комиссия қызметтік тексеру жүргізеді және Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес шаралар қолдану үшін ұйым басшылығын хабардар етеді.
      20. Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөрлер (мөртабандар) жоғалған жағдайда іздеу үшін барлық шаралар жасалады, егер табылмаған жағдайда ұйым басшылығымен бекітілген еркін формадағы акт жасалады.

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттау    
мен құжаттаманы басқарудың 
Үлгілік ережелеріне        
20-қосымша

кестенің жалғасы

А4 (210Х297) пішін

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттау    
мен құжаттаманы басқарудың 
Үлгілік ережелеріне        
21-қосымша      

А4 (210Х297) пішін

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттау    
мен құжаттаманы басқарудың 
Үлгілік ережелеріне        
22-қосымша      

А4 (210Х297) пішін

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттау    
мен құжаттаманы басқарудың 
Үлгілік ережелеріне        
23-қосымша      

Мемлекеттік органның атауы (мемлекеттік ұйымдардың)

АКТ

____________________                        N _________________
      (уақыты)
Басылған жері                               Басылған жері
(мемлекеттік тілде)                         (орыс немесе басқа тілде)

Сақтауға жататын мөр-бланктік           Бекітемін
өнімді, мөрді, мөртабанды,               Мемлекеттік орган
құжаттарды және оларды тіркеп            басшысының
құралдарын қабылдау-тапсыру              лауазым атауы
                                            (мемлекеттік ұйымның)
                                            _________ Қолтаңбаның
                                            (өз қолы) толық мәні
                                            Уақыт

      Негіз: ұйым басшысының (уақыты) N _______ "........ тексеру жүргізу туралы" бұйрығы (немесе басқа құжат: жұмыс жоспары, жоғары тұрған ұйымның тапсырмасы және т.б.).
Құрамында төмендегідей комиссиялармен құрылды:
Комиссия төрағасы ________________________________________
                     қызметі, тегі, есімінің бас әріптері
Комиссия мүшелері: 1._____________________________________
                     қызметі, тегі, есімінің бас әріптері
                   2._____________________________________
                     қызметі, тегі, есімінің бас әріптері
____________________________________________________________________
1. Сақтауға жататын пайдаланылмаған мөр-бланктік өнімнің (түріне қарай бөлек) сериясы ____ N ___ бастап N ___ саны __________________ дана.                                           (санмен және жазумен)
2. Қорғауға жататын жарамсыз мөр-бланкалы өнімді жоюға бөлу туралы акт _________________________________________________________________
      (бланк түрлері бойынша акт данасының саны, уақыты, нөмірі)
3. Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөрлердің саны _______________________ дана
      (санмен және жазумен)
4. Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөртабандардың саны ___________________ дана.
                   (санмен және жазумен)
5. Құжаттарды қорғау құралы: _______________________________________
                                    (қорғау құралының атауы)
саны ___________________ дана.
    (санмен және жазумен)
6. Тіркеу есептік формасы: _________________________________________
                        (тіркеу формасының түрлері, іс номенклатурасы
____________________________________________________________________
      бойынша олардың нөмірі, томдардың нөмірі, алғашқы және соңғы
____________________________________________________________________.
              жазбалардың уақыты, парақтар саны)
      Қорғауға жататын мөр-бланкалы өнімдерді, мөрлерді, мөртабандарды және құжаттарды қорғау құралдарын тіркеу жұмыстарының жағдайы
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________.
          (тіркеу жұмыстары жағдайының жалпы сипаттамасы)

Тапсырған         _____________       Қолтаңбаның толық мәні
                    (өз қолы)
Қабылдаған        _____________       Қолтаңбаның толық мәні
                    (өз қолы)

_____ данада(ларда) дайындалды:

1-ші дана: N істе

2-ші дана: (адресат)

Комиссия төрағасы       қолы       Қолтаңбаның толық мәні
Комиссия мүшелері        қолы       Қолтаңбаның толық мәні

А4 (210Х297) пішін

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттау    
мен құжаттаманы басқарудың 
Үлгілік ережелеріне        
24-қосымша     

_________________________________________________________________
Мемлекеттік органның атауы (мемлекеттік ұйымдардың)

АКТ

_________________                        N _____________
     (уақыт)
Шығарылған жері                          Шығарылған жері
(мемлекеттік тілде)                      (орыс немесе басқа тілде)

Сақтауға жататын мөр-бланктік        Бекітемін
өнімнің жарамсыз нұсқасын             Мемлекеттік органның
жоюға бөлу туралы                      басшысының
                                         Лауазым атауы
                                        (мемлекеттік ұйымдардың)
                                         ____________ Қолтаңбаның
                                          (өз қолы)   толық мәні
                                          Уақыты

      Негіз: ұйым басшысының (уақыты) N _______ "........тексеру жүргізу туралы" бұйрығы (немесе басқа құжат: жұмыс жоспары, жоғары тұрған ұйымның тапсырмасы және т.б.).
Құрамында төмендегідей комиссиялармен құрылды:
Комиссия төрағасы ________________________________________
                     қызметі, тегі, есімінің бас әріптері
Комиссия мүшелері: 1. _____________________________________
                      қызметі, тегі, есімінің бас әріптері
                   2. _____________________________________
                      қызметі, тегі, есімінің бас әріптері
____________________________________________________________________

      Сақтауға жататын мөр-бланктік өнімнің келесі жарамсыз нұсқалары жоюға таңдалып алынды:

      Сақтауға жататын жарамсыз мөр-бланктік өнімнің жиынтық саны_______________________
     (санмен және жазумен)

_____ данада(ларда) дайындалды:

1-ші дана: N істе
2-ші дана: (адресат)

Комиссия төрағасы _____________    Қолтаңбаның толық мәні
                      (өз қолы)
Комиссия мүшелері _____________    Қолтаңбаның толық мәні
                      (өз қолы)
      Сақтауға жататын мөр-бланкалі өнімді тіркеу және беру журналына белгі енгізілді, зақымданған түрлері ___________________ көлемде
                                    (санмен және жазумен)
______________ жойылды.
(жоюдың түрі)

Қызметінің атауы  ______________     Қолтаңбаның толық мәні
                      (өз қолы)
Уақыт

А4 (210Х297) пішін

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттау    
мен құжаттаманы басқарудың 
Үлгілік ережелеріне        
25-қосымша      

_______________________________________________________________
Мемлекеттік органның атауы (мемлекеттік ұйымның)

АКТ

____________________                    N_________________
     (уақыты)
Басылған жері                           Басылған жері
(мемлекеттік тілде)                     (орыс немесе басқа тілде)

Сақтауға жататын мөрлер мен         Бекітемін
мөртабандарды жоюға бөлу туралы      Мемлекеттік орган
                                        басшысының
                                        лауазым атауы
                                        (мемлекеттік ұйымның)
                                     ________  Қолтаңбаның
                                        (өз қолы) толық мәні
                                        Уақыт

      Негіз: ұйым басшысының (уақыты) N _______ "........тексеру жүргізу туралы" бұйрығы (немесе басқа құжат: жұмыс жоспары, жоғары тұрған ұйымның тапсырмасы және т.б.).
Құрамында төмендегідей комиссиялармен құрылды:
Комиссия төрағасы ________________________________________
                         қызметі, тегі, бас әріптері
Комиссия мүшелері: 1. _____________________________________
                         қызметі, тегі, бас әріптері
                   2. _____________________________________
                         қызметі, тегі, бас әріптері
____________________________________________________________________

Сақтауға жататын келесі мөрлер мен мөртабандар жоюға таңдап алынды:

_____ данада(ларда) дайындалды:

_____ данада(ларда) дайындалды:

1-ші дана: N істе

2-ші дана: (адресат)

Комиссия төрағасы _____________    Қолтаңбаның толық мәні
                      (өз қолы)
Комиссия мүшелері _____________    Қолтаңбаның толық мәні
                      (өз қолы)
      Сақтауға жататын мөр-бланкалі өнімді тіркеу және беру журналына белгі енгізілді, зақымданған түрлері ___________________ көлемде
                                    (санмен және жазумен)
______________ жойылды.
(жоюдың түрі)

Қызметінің атауы  ______________     Қолтаңбаның толық мәні
                      (өз қолы)
Уақыт

А4 (210Х297) пішін

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттау    
мен құжаттаманы басқарудың 
Үлгілік ережелеріне        
26-қосымша      

_______________________________________________________________
Мемлекеттік органның атауы (мемлекеттік ұйымның)

АКТ

____________________                    N_________________
     (уақыты)
Басылған жері                           Басылған жері
(мемлекеттік тілде)                     (орыс немесе басқа тілде)

Құжаттарды қорғау құралын           Бекітемін
жоюға бөлу туралы _                  Мемлекеттік орган
                                        басшысының
                                        лауазым атауы
                                        (мемлекеттік ұйымның)
                                     ________ Қолтаңбаның
                                        (өз қолы) толық мәні
                                        Уақыт

      Негіз: ұйым басшысының (уақыты) N _______ "........ тексеру жүргізу туралы" бұйрығы (немесе басқа құжат: жұмыс жоспары, жоғары тұрған ұйымның тапсырмасы және т.б.).
Құрамында төмендегідей комиссиялармен құрылды:
Комиссия төрағасы ________________________________________
                       қызметі, тегі, есімінің бас әріптері
Комиссия мүшелері: 1. _____________________________________
                       қызметі, тегі, есімінің бас әріптері
                   2. _____________________________________
                       қызметі, тегі, есімінің бас әріптері

Келесі құжаттарды қорғау құралдарының түрі жоюға алынды:

_____ данада(ларда) дайындалды:

_____ данада(ларда) дайындалды:

1-ші дана: N __ істе

2-ші дана: (адресат)

Комиссия төрағасы _____________    Қолтаңбаның толық мәні
                      (өз қолы)
Комиссия мүшелері _____________    Қолтаңбаның толық мәні
                      (өз қолы)

N N ____ есепке алу журналына белгілер енгізілді, құжаттарды қорғау құралдары ______________ жолымен жойылды.
          (жоюдың түрі)

Қызметінің атауы  ______________     Қолтаңбаның толық мәні
                      (өз қолы)
Уақыт

А4 (210Х297) пішін

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттау    
мен құжаттаманы басқарудың 
Үлгілік ережелеріне        
27-қосымша      

_______________________________________________________________
Мемлекеттік органның атауы (мемлекеттік ұйымның)

АКТ

____________________                    N_________________
     (уақыты)
Басылған жері                           Басылған жері
(мемлекеттік тілде)                     (орыс немесе басқа тілде)

Қорғауға жататын пайдаланылмаған    Бекітемін
мөр-бланкалы өнімді                  Мемлекеттік орган
жоюға бөлу туралы                     басшысының
                                        лауазым атауы
                                        (мемлекеттік ұйымның)
                                     ________ Қолтаңбаның
                                        (өз қолы) толық мәні
                                        Уақыт

      Негіз: ұйым басшысының (уақыты) N _______ "........ тексеру жүргізу туралы" бұйрығы (немесе басқа құжат: жұмыс жоспары, жоғары тұрған ұйымның тапсырмасы және т.б.).
Құрамында төмендегідей комиссиялармен құрылды:
Комиссия төрағасы  ________________________________________
                       қызметі, тегі, есімінің бас әріптері
Комиссия мүшелері: 1._____________________________________
                       қызметі, тегі, есімінің бас әріптері
                   2._____________________________________
                       қызметі, тегі, есімінің бас әріптері

_________________________  __________________________________________
(тарату, қайта құру)           (мемлекеттік органның (ұйымның)
_______________________________________ практикалық мәнін жоғалтқан
          ресми атауы)
пайдаланылмаған мөр-бланкалы өнімнің келесі түрлері жоюға алынды:

Қорытынды ____________________ қорғауға жататын мөр-бланкалы
         (санмен және жазумен)
пайдаланылмаған өнім.

Комиссия төрағасы _____________    Қолтаңбаның толық мәні
                      (өз қолы)
Комиссия мүшелері _____________    Қолтаңбаның толық мәні
                      (өз қолы)

      Мөр-бланкалы өнімді тіркеу және беру журналына белгі енгізілді, пайдаланылмаған даналар саны ____________________ салмағы ____ кг
                             (санмен және жазумен)
________________ жолмен жойылды.
(жоюдың түрі)

Қызметінің атауы  ______________     Қолтаңбаның толық мәні
                      (өз қолы)
Уақыт

А4 (210Х297) пішін

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттау    
мен құжаттаманы басқарудың 
Үлгілік ережелеріне        
28-қосымша      

Ұйымның ресми атауы                   Ұйымның ресми атауы
(мемлекеттік тілде)                      (орыс немесе басқа тілдерде)
ІСТЕРДІҢ НОМЕНКЛАТУРАСЫ               НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
__________ N _____________
(уақыты)       (индекс)
                                          Бекітемін
     2010 жылға                       Ұйым басшысының
                                      лауазым атауы
                                          ____________ Қолтаңбаның
                                          (өз қолы) толық жазылуы
                                          Уақыты

БҚҚ қызметі басшысының _____________          Қолтаңбаның
лауазым атауы            (өз қолы)            толық мәні
                                     Уақыты

Құрылымдық бөлімше басшыларының бұрыштамалары.

Ұйымның ОСК (СК)                     Мемлекеттік мұрағат
хаттамасымен                         мекемесінің СТК хаттамасымен
келісілді                            келісілді

(хаттаманың уақыты және нөмірі)      (хаттаманың уақыты және нөмірі)

______________ жылғы түзілген істердің
сипаттары және көлемі туралы жиынтық жазба

БҚҚ қызметі басшысының                       Қолтаңбаның
лауазым атауы               _____________    толық мәні
                              (өз қолы)
                               Уақыты

Жиынтық мәлімет ұйымның мұрағатына тапсырылды.

Мәлімет берген қызметкердің                  Қолтаңбаның
лауазым атауы               _____________    толық мәні
                              (өз қолы)
                               Уақыты

А4 (210Х297) пішін

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттау    
мен құжаттаманы басқарудың 
Үлгілік ережелеріне        
29-қосымша      

ІСТІҢ КУӘЛАНДЫРМА ПАРАҒЫ

N _____ Қор   N ________ Тізімдеме   N _____ іс
Іске ___________________ парақ(тар) тігілді (салынды) және
нөмірленді:
оның ішінде: N N __________________________литерлі парақтар
есепке алынбаған парақтар N N ___________________
есепке алынған таза парақтар ___________________
+ іс құжаттарының ішкі тізімдеме парақтары _______________________
Нөмірлеуге жатпайтын салынған және қосымша түрдегі
____________________________________ құжаттар есепке алынады
(құжаттар түрлері және олардың саны)

Істің куәландырушы парағын толтырушы           Қолтаңбаның
Тұлғаның лауазым атауы       ________________  толық мәні
                                 (өз қолы)
                                  Уақыты

А4 (210Х297) пішін

      Ескертпе.
      1. Куәландырма парағы істегі парақтарды есепке алу және олардың нөмірлену ерекшеліктерін жазу үшін жасалады.
      2. Куәландырма парағы жеке парақта (парақтарда) жасалады және істің соңына тігіледі (салынады).
      3. Куәландырма парағында істің нөмірленген парақтарының саны цифрмен және жазбаша, іс құжаттарының ішкі тізімдемесінің парақтар саны «+» (қосу) белгісі арқылы бөлек көрсетіледі.
      4. Куәландырма парағында іс құжаттарын нөмірлеудің, ресімдеудің және олардың физикалық жай-күйінің мынандай ерекшеліктері белгіленеді:
      1) пошталық айналым құралдары (маркінің барлық түрлері, конверттер, ашық хаттар, бланкілер, мөрқалыптар, мөртаңбалар, пломбалар);
      2) мөрлер және олардың бедерлері;
      3) мемлекеттік және қоғамдық көрнекті қайраткерлердің, ғылым, техника және мәдениет қайраткерлерінің қолтаңбалары;
      4) фотоқұжаттар;
      5) суреттер, оймажазбалар, акварелдер;
      6) үлкен пішінді құжаттар;
      7) желімденген парақтар, құжаттардың бүлінуі;
      8) фотосуреттер, құжаттар жапсырылған парақтар;
      9) конверттер және оларда салынған парақтар (заттар саны);
      10) жеке нөмірлері бар құжаттар (соның ішінде баспалық материалдар) және олардың парақтарының (беттерінің) саны;
      5. Егер істің бір парағында құжатты ресімдеудің бірнеше ерекшеліктері бар болса, онда куәландырма парағының 2-бағанында 1-бағандағы әрбір позицияға қарсы осы парақтың нөмірі қойылады.
      6. Егер құжаттың бір парағында бірнеше маркілер және басқа да материалдар бар болса, онда 2-бағанда істің парақ нөмірлерін кейін олардың саны жақшада көрсетіледі.
      7. Егер істе нөмірлеуге мүмкіндік болмайтын ерекше материалдардан жасалған заттар (шыны, металл, мата және басқалар) болса, онда 2-бағанда арасында зат тұрған парақтар нөмірі көрсетіледі.
      8. Істің құрамындағы және жай-күйіндегі барлық келесі өзгерістер (бүліну, түпнұсқалардың көшірмелерімен ауыстырылуы, жаңа құжаттардың қосылуы және басқалар) куәландырма парағында тиісті актілерге сілтемемен белгіленеді.
      9. Куәландырма парағы нөмірленбейді.

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттау    
мен құжаттаманы басқарудың 
Үлгілік ережелеріне        
30-қосымша      

N _________іс құжаттарының
ІШКІ ТІЗІМДЕМЕСІ

      Барлығы _____________________________ құжаттар парағы
                 (цифрмен және жазбаша)
Ішкі тізімдеменің парақтар саны _________________________
                                 (цифрмен және жазбаша)
Іс құжаттарының ішкі
тізімдемесін толтырушы                        Қолтаңбаның
тұлғаның лауазым атауы    _____________       толық мәні
                            (өз қолы)
                             Уақыты

А4 (210Х297) пішін

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттау    
мен құжаттаманы басқарудың 
Үлгілік ережелеріне        
31-қосымша      

Ұйымның құрылымдық бөлімшесіндегі
істер тізімдемесінің нысаны

Ұйымның құрылымдық                     Бекітемін
бөлімшесінің ресми                     Құрылымдық бөлімше
                                       атауы басшысының лауазым атауы
                                       _______________ Қолтаңбаның
                                        (өз қолы)      толық жазылуы
                                         Уақыты
              _________ жылғы(дардағы) N______тізімдеме

      Тізімдемеге N ___ ден N___ дейінгі _______ істер енгізілді,
оның ішінде:                   (цифрмен және жазумен)

литерлі нөмірі:
түсіп қалған нөмірі:

Тізімдеме жасаушының                       Қолтаңбаның
Лауазым атауы           ________________   толық жазылуы
                           (өз қолы)
                            Уақыты
ҚБ қызметінің                              Қолтаңбаның
басшысы                 ________________   толық жазылуы
                           (өз қолы)
                            Уақыты
Ұйым мұрағатының                           Қолтаңбаның
қызметкері              ________________   толық жазылуы
                           (өз қолы)
                            Уақыты

А4 (210Х297) пішін

      Ескертпе.
      Тұрақты сақтаудағы істер тізімдемесінде 5-баған толтырылмайды.

Қазақстан Республикасы    
Мәдениет және ақпарат    
министрінің міндетін    
атқарушының         
2009 жылғы 25 қыркүйектегі 
N 128 бұйрығымен      
бекітілген         

1. Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардың қызметінде
жасалатын үлгілік құжаттардың тізбесін сақтау мерзімдерін
көрсете отырып бекіту