"Әкімшілік рәсімдер туралы" 2000 жылғы 27 қарашадағы Қазақстан Республикасының Заңы 13-бабының 4-тармағына сәйкес Қазақстан республикасының Үкіметі ҚАУЛЫ ЕТЕДІ:
1. Қоса беріліп отырған Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидалары бекітілсін.
2. Осы қаулыға қосымшаға сәйкес Қазақстан Республикасы Үкіметінің кейбір шешімдерінің күші жойылды деп танылсын.
3. Осы қаулы қол қойылған күнінен бастап қолданысқа енгізіледі.
Қазақстан Республикасының | |
Премьер-Министрі | К.Мәсімов |
| Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің 2015 жылғы 31 желтоқсандағы № 1196 қаулысымен бекітілген |
Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидалары
1. Жалпы ережелер
1. Осы Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидалары (бұдан әрі – Қағидалар) "Әкімшілік рәсімдер туралы" 2000 жылғы 27 қарашадағы Қазақстан Республикасының Заңына сәйкес әзірленді және мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен түріне және/немесе ақпаратты жеткізгішке қарамастан жұмыс істеу тәртібін айқындайды.
2. Осы Қағидалар Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпияларын қамтитын қызметтік ақпаратпен жұмыс істеу тәртібіне қолданылмайды.
3. Таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа мемлекеттік органның жұмысына қатысты, оларды ашық жариялау шешім қабылдау кезінде мемлекеттік органның тәуелсіздігін қамтамасыз ету қажеттігіне байланысты әкімшілік рәсімдерді сақтау тәртібін бұзуы мүмкін таратылуы шектелген мәліметтер жатады.
Ашық жариялау деп материалдарды ашық басылымдарда басып шығару (сонымен бірге, интернет-ресурсте орналастыру), оларды радио мен телевизия арқылы беру, ашық конференцияларда, жиналыстарда, симпозиумдарда жария ету, кинофильмдерде көрсету, музейлерге, көрмелерге қойып көрсету, ғылыми-зерттеу және тәжірибелік-конструкторлық жұмыстарды көпшілік алдында қорғау, қолжазбаларды сақтауға беру ұғымы түсіндіріледі.
4. Қызметтік ақпаратпен жұмыс істеу кезінде таратылуы шектелген ақпаратты қорғау жөніндегі қоса беріліп отырған мынадай арнайы талаптар белгіленеді (1-қосымша, қызмет бабында пайдалану үшін).
5. Жұмысында таратылуы шектелген қызметтік ақпаратты пайдаланатын адамдар ақпаратты қорғау жөніндегі барлық талаптарды дәл және тиянақты орындауға, олар қызметтік міндеттерін орындау кезінде алған мәліметтерді сақтауға және жария етпеуге тиіс.
6. Осы Қағидалардың талаптарын бұзғаны үшін таратылуы шектелген қызметтік ақпаратпен жұмыс істеуге рұқсаты бар лауазымды адамдар Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес жауапты болады.
2. Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу тәртібі
7. Таратылуы шектелген қызметтік ақпаратты қамтитын құжаттарға, істерге және басылымдарға "Қызмет бабында пайдалану үшін" деген белгі (бұдан әрі – "ҚБПҮ" деген белгі) қойылады.
Мәліметтерді таратылуы шектелген ақпаратқа жатқызуды орындаушы немесе құжатқа қол қойған тұлға мемлекеттік органда әзірленген қызмет бабында пайдалану үшін мәліметтер тізбесінің (бұдан әрі – мәліметтер тізбесі) негізінде жүргізеді.
Мәліметтер тізбесі (оған толықтырулар мен өзгерістер) мемлекеттік орган басшысының бұйрығымен бекітіледі.
Мәліметтер тізбесін әзірлеу мынадай өлшемшарттар негізінде жүзеге асырылады:
1) құпиялылық режимін ұйымдастыруға және қамтамасыз етуге, сондай-ақ оның сақталуын бақылауға қатысты, мемлекеттік құпияларды қамтымайтын мәліметтер;
2) жария етілуі мемлекеттік органдардың жұмысына, оның ішінде қол жеткізу парольдерін қоса алғанда, электрондық ақпараттық ресурстарға рұқсатсыз қол жеткізу салдарынан ақпаратты жойылудан, бұғатталудан немесе өзгеруден қорғау процесіне тікелей әсер ететін мәліметтер;
3) мемлекеттік органға заңды ақпаратты иеленуші құпиялылық шартымен берген мәліметтер;
4) жариялануы немесе жария етілуі жеке және заңды тұлғалардың заңды құқықтары мен мүдделерін бұзатын мәліметтер;
5) ашық жариялау мемлекеттік органның тәуелсіздігін қамтамасыз ету қажеттігіне байланысты әкімшілік рәсімдерді сақтау тәртібін бұзуы мүмкін шешім қалыптастыру процесінде жүзеге асырылатын ведомствоаралық және ведомствоішілік хат-хабар алмасу, шешім қалыптастыру процесінде жүргізілетін мемлекеттік органдардағы кеңестер туралы, оның ішінде "Ақпаратқа қол жеткізу туралы" Қазақстан Республикасы Заңының 6-бабында көрсетілген мәселелер бойынша ақпаратты қамтитын мәліметтер;
6) мемлекеттік бақылау және қадағалау шеңберінде жүргізілетін, түпкілікті шешімдер қабылданбаған тексерулер нәтижелері туралы мәліметтер;
7) шет мемлекеттерден немесе халықаралық ұйымдардан келіп түскен, оларды ашу шарттары туралы өзара келісім қабылданбаған мәліметтер.
8. Осы өлшемшарттар қолданыстағы және (немесе) жаңадан келіп түскен "ҚБПҮ" деген белгісі бар таратылуы шектелген мәліметтердің ведомстволық тізбелерінің күшін жоймайды, сондай-ақ мемлекеттік құпияларды қорғау, ақпараттандыру, ақпараттық қорғау мен ақпараттық қауіпсіздік салаларындағы нормативтік құқықтық актілерге, Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген тәртіппен әзірленген мемлекеттік органдар мен ұйымдарда құпияландыруға жататын ведомстволық мәліметтер тізбелеріне қайшы келмесе, таратылуы шектелген өзге ақпаратты қамтитын мәліметтерді жатқызу құқығын шектемейді.
9. Егер мәліметтер тізбесінде мәліметтер көзделмесе, бірақ орындаушының пікірі бойынша мемлекеттік органның мүддесіне нұқсан келтіру қауіпін төндіруі мүмкін болса, ол осы мәліметтер құзыретіне қатысты мемлекеттік органның құрылымдық бөлімшесінің басшысымен бірлесіп басшылықтың қарауына осы мәліметтерді қорғау және Тізбеге тиісті толықтырулар енгізу қажеттілігі туралы дәлел келтіре отырып ұсыныстар енгізеді.
3. "ҚБПҮ" деген белгісі бар қызметтік ақпаратпен жұмыс істеу тәртібі
10. Таратылуы шектелген қызметтік ақпаратты ашық байланыс түрлерінің техникалық арналары (жалпы пайдаланылатын телефон және факсимильді байланыс, радиобайланыс, спутниктік және ұялы (жылжымалы (мобильді) байланыс, Интернет желісі) бойынша беруге жол берілмейді.
11. "ҚБПҮ" деген белгісі бар құжаттар мен басылымдарды қабылдауды және есепке алуды (тіркеуді) мемлекеттік органның құжаттамалық қызметі жүзеге асырады.
12. Мемлекеттік органға келіп түскен "ҚБПҮ" деген белгісі бар барлық хат-хабар бастапқы өңдеуге, алдын ала қарап шығуға, тіркеуге және басшының қарауына беруге жатады. Лауазымдық нұсқаулықтарына сәйкес осындай құжаттармен жұмыс істеу тапсырылған құжаттамалық қызмет кызметкерлері көрсетілген хат-хабарды қабылдайды, ашып қарайды ("Жеке" деген құжаттардан өзге) және тексереді.
"ҚБПҮ" деген белгісі бар хат-хабар қағаз түрінде келіп түскен жағдайда, ол жабық конвертте (пакетте) болуы тиіс. Бұл ретте, ораманың тұтастығы, құжаттар мен басылымдардың парақтары мен даналарының саны, сондай-ақ ілеспе хатта көрсетілген қосымшаның бар болуы тексеріледі.
"ҚБПҮ" деген белгісі бар құжаттар және басылымдар немесе олардың қосымшалары конверттерде (пакеттерде) болмаған (толық болмаған) жағдайда оларға үш данада еркін нысанда акт жасалады: оның бірі жөнелтушіге жіберіледі, екіншісі - құжаттамалық қызметте қалады, үшіншісі құжатты орындаушыға беріледі.
Жөнелтушінің нақты мекенжайын, құжаттың жөнелтілген және алынған уақытын олар бойынша ғана анықтау мүмкін болған жағдайда, сондай-ақ қосымша хат-хабар алынған кезде конверттер (пакеттер) жоюға бөлуге жатпайды.
Қателесіп келіп түскен "ҚБПҮ" деген белгісі бар құжаттар мен басылымдар жөнелтушіге қайтарылады.
"ҚБПҮ" деген белгісі бар құжаттар мен басылымдар электронды жеткізгіште келіп түскен кезде зиян келтіретін бағдарламалардың болуы тұрғысынан тексеріледі.
13. Жұмыстан тыс уақытта "ҚБПҮ" деген белгісі бар құжаттар мен басылымдарды мемлекеттік орган бойынша кезекші қабылдайды, ол осы құжаттарды құжаттамалық қызмет басшысына ашпай береді.
Жұмыстан тыс уақытта "ҚБПҮ" деген белгісі бар құжаттар мен басылымдарды тұрақты кезекшілері жоқ мемлекеттік органдарға жеткізуге жол берілмейді.
14. Барлық кіріс, шығыс және ішкі құжаттар, сондай-ақ "ҚБПҮ" деген белгісі бар басылымдар тіркеуге жатады. Құжаттар – парақтар саны бойынша, басылымдар (кітаптар, журналдар, брошюралар) – даналар саны бойынша есепке алынады.
"ҚБПҮ" деген белгісі бар құжаттар мен басылымдарға тіркеу нөмірін берудің бір реттілігі есепке алуға қойылатын негізгі талап болып табылады. Келесі іс жүргізу жылына өтетін, іс жүргізілуі аяқталмаған немесе ұзақ мерзімде орындауды талап ететін, қайта тіркеуге жататын құжаттарға қолданылмайды.
15. "ҚБПҮ" деген белгісі бар құжаттар мен басылымдарды есепке алу жалпы электрондық құжат айналымы жүйесінде құпия емес құжаттамадан бөлек, ал электрондық деректер базасы болмаған жағдайда – журналдық немесе есепке алу карточкасы бойынша жүргізіледі (2-қосымша). Таратылуы шектелген құжаттар мен басылымдардың көлемі үлкен болмаған жағдайда, есепке алуды құпия емес құжаттармен бірге (есепке алу журналының жеке бөлімінде) жүргізуге болады.
Журналдардың парақтары нөмірленеді, тігіледі және соңғы бетінде нөмірленген парақтардың саны (цифрмен және жазбаша), қызметкер лауазымының атауы, оның қолы және қолдың толық жазылуы көрсетіліп мөрленеді.
Журнал аяқталған соң соңғы парақта бастапқы және соңғы тіркелген құжаттың нөмірі, сондай-ақ литерлік және қалып қойған нөмірлердің саны көрсетіліп тіркелген құжаттардың саны (цифрмен және жазбаша) қосымша қойылады. Көрсетілген деректерден кейін қызметкер лауазымының атауы, оның қолы қойылады және қолы толық жазылады.
"ҚБПҮ" деген белгісі бар құжаттар мен басылымдардың қозғалысы тиісті тіркеу-есепке алу нысандарында уақтылы көрсетілуге тиіс.
16. Әрбір тіркелген құжатта, сондай-ақ "ҚБПҮ" деген белгісі бар басылымдарға ілеспе хатта "ҚБПҮ" деген аббревиатура қосылып тіркеу нөмірі қойылады.
Тіркеу нөмірі істер номенклатурасы бойынша істің индексімен, корреспондент, орындаушылар, түскен күні және басқалар туралы ақпаратпен толықтыруға болатын реттік нөмірден тұрады.
17. Тарату үшін алынған, таратылуы шектелген барлық тираж бір кіріс нөмірімен тіркеледі.
Құжаттың (басылымның) қосымша көбейтілген даналары осы құжаттың (басылымның) нөмірімен есепке алынады, бұл туралы көбейтілген құжатта (басылымда) және тиісті тіркеу есепке алу нысандарында белгі қойылады. Қосымша көбейтілген даналарды нөмірлеу бұрын есепке алынған даналарының соңғы нөмірінен бастап жүргізіледі.
18. Құжаттың бірінші бетінде оң жақ жоғарғы бұрышында "Қызмет бабында пайдалану үшін" деген белгі немесе "ҚБПҮ" деген аббревиатура жазылып, басылған дана саны көрсетіледі.
Құжаттың және ілеспе хаттың әрбір данасының соңғы парағының кері бетінде жөнелтілген құжат даналарының қайда жіберілгені және оның жіберілуі (жіберу саны), құжатты орындаушының тегі көрсетіледі.
19. Қол қойылған (бекітілген) "ҚБПҮ" деген белгісі бар құжаттар оларды есепке алуды жүзеге асыратын құжаттамалық қызмет қызметкеріне тіркеу үшін беріледі.
20. "ҚБПҮ" деген белгісі бар құжаттар мен басылымдар туралы мәліметтерді қамтитын журналдық немесе брошюраланған карточкалық түрде жасалған реферативтік ақпараттық басылымдар да осындай белгімен шығарылады. Таратылуы шектелген қызметтік ақпаратты қамтымайтын, осы басылымдардан алынып тасталған реферативтік ақпараттық карточкалар мен парақтар құпия емес материалдар ретінде есепке алынады және сақталады.
Карточкалар мен парақтарды алып тастау фактісі осы басылымдардың сыртқы бетінде құжаттамалық қызметтің екі қызметкерінің қолтаңбасымен расталады.
21. "ҚБПҮ" деген белгісі бар басылымды басу аяқталғаннан кейін баспа нысандары жойылады, ал тиісті файлдар (компьютермен теру кезінде) алынып тасталады, бұл туралы еркін нысанда акт жасалады, оған тапсырыс беруші мемлекеттік орган және орындаушы баспахананың (басу-баспахана орталығының) өкілдері қол қояды.
22. Тираждалған "ҚБПҮ" деген белгісі бар құжаттар мен басылымдарды таратуды құжаттамалық қызмет басшылары қол қойған тізімдердің (тізімдеме немесе жіберілу есебі) негізінде жөнелтілетін даналардың есепке алу нөмірлерін көрсете отырып жүзеге асырады.
23. "ҚБПҮ" деген белгісі бар құжаттарды, істер мен басылымдарды Қазақстан Республикасы шегіндегі басқа да ұйымдарға тарату, әдетте, фельдъегерлік байланыспен немесе курьерлер арқылы жіберіледі. "ҚБПҮ" деген белгісі бар жөнелтілетін құжаттар, істер мен басылымдар қалың қағаздан жасалған конвертке салынуға не оралуға тиіс. Жөнелтуге ашық "терезесі" бар конверттерді пайдалануға жол берілмейді.
24. Орамада (конвертте) қабылдаушы мен жөнелтушінің мекенжайлары мен атаулары (ашық немесе шартты), "ҚБПҮ" деген белгісі қойылған құжаттардың нөмірлері көрсетіледі.
"ҚБПҮ" деген белгісі бар құжаттар мен басылымдар салынған конверттерде (пакеттерде) басшылар мен қызметкерлердің тектері мен лауазымдарын, сондай-ақ құрылымдық бөлімшелердің атауларын көрсетуге жол берілмейді.
25. "ҚБПҮ" деген белгісі бар құжаттар мен басылымдарды Қазақстан Республикасының жеке және заңды тұлғаларына беру таратылуы шектелген қызметтік ақпараттың құпиялылығын сақтау шартымен және беру кезінде немесе оларға ілеспе құжаттарда осы ақпаратты ашпау шартымен жүзеге асырылады.
26. "ҚБПҮ" деген белгісі бар құжаттар мен басылымдарды шетелдік заңды (жеке) тұлғаларға және олардың өкілдеріне беруге әрбір жекелеген жағдайда сол мемлекеттік орган басшысының жазбаша рұқсаты бойынша ғана жол беріледі.
Мұндай құжаттар алдын ала мемлекеттік орган құратын орталық сараптама комиссиясының отырысында қаралады, ол оны берудің орындылығы немесе егер бергенге дейін ондағы мәліметтер өзінің бастапқы мәнін жоғалтқан болса, "ҚБПҮ" деген белгіні алу мүмкіндігі туралы қорытынды шығарады.
Сыртқы сауда қызметі саласындағы уәкілетті органның не Еуразиялық экономикалық комиссияның тергеп-тексеруді жүргізетін органының сұрау салулары бойынша мемлекеттік органдар өз құзыреті шегінде тергеп-тексеруді жүргізу және арнайы қорғау, демпингке қарсы және өтемақы шараларын қолдану мақсаттары үшін қажетті, таратылуы шектелген "ҚБПҮ" деген белгісі бар мәліметтерді сыртқы сауда қызметі саласындағы уәкілетті орган арқылы Еуразиялық экономикалық комиссияның тергеп-тексеруді жүргізетін органына заңнамада белгіленген тәртіппен және мерзімде береді.
Егер "ҚБПҮ" деген белгісі бар құжаттар мен басылымдарда басқа мемлекеттік органдардың құзыретіне қатысты мәліметтер болса, оларды шетелге беру тек осы мемлекеттік органдар басшыларының келісімімен ғана жүзеге асырылады.
"ҚБПҮ" деген белгісі бар басылымдарды кітап алмасу тәртібінде шетелге жіберуге жол берілмейді.
27. "ҚБПҮ" деген белгісі бар құжаттарды орындау, өткізу тәртібі, оның орындалуын бақылау құпия емес құжаттармен жұмыс тәртібіне ұқсас.
28. "ҚБПҮ" деген белгісі бар құжаттар орындалғаннан кейін іске жинақталады. Көрсетілген істердің тақырыбы құпия емес іс жүргізуші мемлекеттік органның істер номенклатурасына енгізіледі.
Істер номенклатурасына "ҚБПҮ" деген белгісі бар құжаттарға барлық тіркеу есепке алу нысандарының және бақылау-анықтамалық, тақырыптық және басқа картотекаларының тақырыптары енгізіледі.
29. "ҚБПҮ" деген белгісі бар істер құжаттамалық қызмет бақылауымен мемлекеттік органның тиісті құрылымдық бөлімшелерінде жинақталады.
30. Істерді жинақтау кезінде мынадай талаптарды сақтау қажет:
1) іске тек орындалған және дұрыс ресімделген құжаттарды орналастыру;
2) іске осы нақты мәселені шешуге қатысты барлық құжаттарды орналастыру;
3) іске ауыспалы істерді қоспағанда, бір жылдың іс-қағаздарын жүргізу құжаттарын топтастыру;
4) сақталу мерзімі тұрақты және уақытша құжаттарды істерге жеке жинақтау;
5) тиісті істерге қағаз негізді құжаттар үшін жалпы негіздегі ерекше заңдық растауды талап ететін (елтаңбалық мөр, қол, бекіту және келісу белгілері) электронды жеткізгіштердегі құжаттардың басылып шығарылған нұсқаларын орналастыру;
6) іске қайтаруға жататын құжаттарды, артық даналар мен шимай жазбаларды тікпеу;
7) іс көлемін 180 парақтан асырмау;
8) жоспарларды, есептерді, сметаларды жасалған, қол қойылған (бекітілген) күніне қарамастан, қай жылға жасалса, сол тиісті жыл ісіне жинақтау;
9) құжаттарға қосымшалар, олардың бекітілген немесе жасалған күніне қарамастан, оларға қатысты құжаттарға қосылады, көлемі 180 парақтан асатын қосымшалар жеке томды құрайды, бұл туралы құжатта белгі қойылады.
31. Іс қағаздарын жүргізу аяқталған істің мұқабасында мынадай деректемелер болуы тиіс:
1) "ҚБПҮ" деген белгі;
2) мемлекеттік органның ресми атауы;
3) мемлекеттік орган орналасқан елді мекеннің атауы;
4) мемлекеттік органның құрылымдық бөлімшесінің атауы;
5) істің істер номенклатурасы бойынша индексі;
6) іс тақырыбы;
7) іс томының нөмірі;
8) істің соңғы күндері (өкімдік құжаттар, хаттамалар, стенограммалар, хат алмасулар үшін), өкімдік құжаттар - хаттамалар, стенограммалар үшін бастапқы және соңғы құжаттың реттік нөмірі;
9) істің сақталу мерзімі.
32. "ҚБПҮ" деген белгісі бар құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу барысында сақталу мерзімдері тұрақты және уақытша (10 жылдан аса) істердің мұқабаларына қосымша мынадай деректемелер қойылады: мұрағат қорының нөмірі, іс тізімдемесінің жиынтық нөмірі, іс нөмірі және істегі парақтар саны. Істердің көрсетілген санаттары қатталады немесе төрт тесік арқылы тігіледі және құжаттардың ішкі тізімдемесімен (3-қосымша), істі куәландыру парағымен (4-қосымша) жабдықталады.
Құжаттардың ішкі тізімдемесі істің басында, куәландыру парағы - соңында орналастырылады.
33. "ҚБПҮ" деген белгісі бар, ірі форматты құжаттары бар (сызбалар, схемалар және т.с.с) істер қатты папкаларда немесе құтыларда (қораптарда) сақталады.
34. "ҚБПҮ" деген белгісі бар құжаттарды қызметтік қажеттігіне қарай істерге жеке немесе сол бір мәселе жөніндегі құпия емес басқа құжаттармен бірге қалыптастыруға жол беріледі. "ҚБПҮ" деген белгісі бар бір немесе одан көп құжаттарды іске енгізу кезінде, барлық іс таратылуы шектелген сипатқа ие болады.
Мемлекеттік органда "ҚБПҮ" деген белгісі бар, сондай-ақ көрсетілген белгісі жоқ бірдей құжаттар мен істердің (бұйрықтар, жоспарлар, есептер, нұсқаулықтар және т.б.) үлкен көлемі жинақталған жағдайда, оларды іске жекелей қалыптастыруды көздеген орынды.
35. Құжаттар құндылығына сараптама жүргізу кезінде іс қағаздарын жүргізу қызметі аяқтаған "ҚБПҮ" деген белгісі бар істерді мемлекеттік органның орталық сараптама комиссиясы парақтап қарайды.
36. "ҚБПҮ" деген белгісі бар құжаттармен, істермен және басылымдармен жұмысқа – құжаттамалық қызмет басшылары бекітетін тізімге сәйкес лауазымды тұлғалар, ал таратылуы шектелген құжаттармен жұмысқа мемлекеттік органдар басшыларының қарарларындағы нұсқауларға сәйкес адамдар жіберіледі.
37. Мыналарға:
1) таратылуы шектелген құжаттар мен басылымдардағы мәліметтерді халықаралық деректер беру желілерінде, Интернет желісінде орналастыруға;
2) оларды жария сөз сөйлеуде немесе ашық баспасөзде, радио мен телевизия арқылы бағдарламаларда пайдалануға;
3) "ҚБПҮ" деген белгісі бар құжаттар мен басылымдарды ашық көрмелерде экспонат ретінде көрсетуге, оларды стендтерде, витриналарда немесе көпшілік көретін басқа орындарда көрсетуге жол берілмейді.
38. Басқа ұйымдардың қызметкерлері "ҚБПҮ" деген белгісі бар құжаттармен және басылымдармен танысуға және жұмыс істеуге осы көрсетілген құжаттарға иелік ететін мемлекеттік орган басшысының рұқсатымен, орындалатын тапсырманың тақырыбын көрсете отырып, олар жұмыс істейтін ұйымдардың жазбаша сұрау салуы болған кезде ғана жіберіледі.
39. "ҚБПҮ" деген белгісі бар істер мен басылымдар орындаушыларға (зерттеушілерге) берілетін істер мен басылымдарды есепке алу карточкасына қол қойғызу арқылы беріледі және қабылданады (5-қосымша).
40. Осы мемлекеттік орган қызметкерінің "ҚБПҮ" деген белгісі бар құжаттар мен басылымдардан көшірмелер жасауы, сондай-ақ үзінді көшірмелер жасауы құжаттамалық қызмет басшысының жазбаша рұқсаты бойынша жүргізіледі.
"ҚБПҮ" деген белгісі бар құжаттар мен басылымдардың көшірмелерін басқа ұйым үшін жасау оның жазбаша сұрау салуының негізінде, осы құжаттарды немесе басылымдарды дайындаған мемлекеттік орган басшысының рұқсаты бойынша жүргізіледі.
Басқа ұйымдардан алынған "ҚБПҮ" деген белгісі бар құжаттар мен басылымдардан басқа ұйымдар үшін көшірмелер жасау тек алғашқысымен келісу арқылы жүргізіледі.
41. "ҚБПҮ" деген белгісі бар басылымдар тек мемлекеттік органдар шығаратын қызметтік каталогтарға ғана енгізіледі.
42. Көпшілік кітапханаларында "ҚБПҮ" деген белгісі бар басылымдарды азаматтарға беру осы азаматтар жұмыс істейтін мемлекеттік органдар басшыларының жұмыс тақырыбы көрсетілген жазбаша өтінішхаты бойынша ғана жүргізіледі. Алынған рұқсаттамалар қол қойылған күнінен бастап бір жыл бойы және мемлекеттік орган қызметкерінің қызметтік куәлігін көрсеткен жағдайда ғана қолданылады.
"ҚБПҮ" деген белгісі бар құжаттар мен істерді алып қою істе құжаттардың расталған көшірмелері мен түпнұсқаларды алып қою хаттамасын міндетті түрде қалдыра отырып, Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес жүргізіледі.
43. Ведомстволық кітапханаларда "ҚБПҮ" деген белгісі бар басылымдар:
1) осы мемлекеттік органның қызметкерлеріне – құжаттамалық қызмет басшысының рұқсатымен;
2) басқа ұйымдардың қызметкерлеріне – осы ұйымдардың жазбаша өтінішхаты бойынша көрсетілген басылымдарды сақтайтын мемлекеттік орган басшысының рұқсатымен беріледі;
44. "ҚБПҮ" деген белгісі бар басылымдар кітапханааралық абонемент бойынша (Қазақстан Республикасы шегінде) және осы Қағидалардың 42-тармағында айқындалған тәртіппен беріледі.
45. Сақталу мерзімі тұрақты және уақытша "ҚБПҮ" деген белгісі бар істер осы белгіні алып тастау мүмкіндігі мақсатында мезгіл-мезгіл тексеріліп отырады. Қарау:
1) "Ақпаратқа қол жеткізу туралы" 2015 жылғы 16 қарашадағы Қазақстан Республикасының Заңына сәйкес азаматтың жазбаша сұрау салуы бойынша ақпаратты ұсыну кезінде;
2) құрылымдық бөлімшелердегі істерді мемлекеттік органның ведомстволық мұрағатына тапсыру кезінде;
3) істерді ведомстволық мұрағатта сақтау процесінде;
4) тұрақты сақталатын істерді тиісті мемлекеттік мұрағатқа тапсыруға дайындау кезінде ведомстволық мұрағатта сақтаудың 10 немесе 15 жыл өткеннен кейін;
5) құжаттар мен істердің көшірмелерін шетелдік жеке (заңды) тұлғаларға беру кезінде жүзеге асырылады.
46. "Ақпаратқа қол жеткізу туралы" 2015 жылғы 16 қарашадағы Қазақстан Республикасы Заңының 16-бабында көрсетілген мәліметтен "ҚБПҮ" деген белгіні алып тастау туралы мәселені шешу Қазақстан Республикасының мемлекеттік органының басшысына осы мәселені мемлекеттік органның сараптамалық комиссиясы қарастырғаннан кейін жүктеледі.
Өзге жағдайларды "ҚБПҮ" деген белгіні алып тастау туралы мәселені шешу мемлекеттік органның орталық сараптау комиссиясына жүктеледі.
47. "ҚБПҮ" деген белгіні алып тастау туралы мәселені шешу еркін нысандағы актімен ресімделеді. Акт екі данада әзірленеді және оны мемлекеттік органның басшысы бекітеді. Актіде "ҚБПҮ" деген белгі алынып тасталатын істердің тақырыптары көрсетіледі.
Азаматтың жазбаша сұрау салуы бойынша ақпаратты "Ақпаратқа қол жеткізу туралы" Қазақстан Республикасының Заңын орындау тәртібінде ұсыну кезінде жасалған актінің бір данасы құжаттама қызметіне жолданады, екіншісі – аталған ақпарат сақталған мемлекеттік органның құрылымдық бөлімшесіне жіберіледі.
Істерді құрылымдық бөлімшелерден мемлекеттік органның ведомстволық мұрағатына тапсыру кезінде жасалған актінің бір данасы құжаттама қызметіне, екіншісі – ведомстволық мұрағатқа жіберіледі.
Ведомстволық мұрағатта істерді сақтау процесінде жасалған актінің екі данасы да оның іс қағаздарын жүргізу ісінде қалады.
Тұрақты сақталатын істерді тиісті мемлекеттік мұрағатқа беруге дайындау кезінде жасалған актінің бір данасы мемлекеттік мұрағатқа жіберіледі, екіншісі — ведомстволық мұрағатта қалады.
Шетелдік жеке (заңды) тұлғаларға құжаттар мен істерді беру кезінде жасалған актінің бір данасы құжаттамалық қызметке беріледі, екіншісі - ведомстволық мұрағатта қалады.
48. Істер мұқабасындағы "ҚБПҮ" деген белгі оны алып тастауға негіз болған актінің күні мен нөмірі көрсетіле отырып, мөртабанмен немесе қолмен жазылған жазбамен өшіріледі.
Ұқсас белгілер құрылымдық бөлімшелердің тиісті тізімдемелеріне немесе істердің жиынтық тізімдеме бөлімдеріне енгізіледі.
49. "ҚБПҮ" деген белгісі болған істер тиісті мемлекеттік мұрағатқа тұрақты сақтауға көрсетілген белгі алынып тастағаннан кейін ғана беріледі және тұрақты сақталатын істердің құрама жиынтық тізімдемесінің бөлімінде тиісті белгілер қойылады.
50. "ҚБПҮ" деген белгісі бар құжаттар мен істердің құндылығына сараптама жүргізу, оның нәтижелерін қарау және бекіту Қазақстан Республикасының заңнамалық актілеріне сәйкес жүргізіледі.
51. Құрылымдық бөлімшелерден ведомстволық мұрағаттарға істерді беру кезінде "ҚБПҮ" деген белгісі бар істердің тақырыптары құрылымдық бөлімшенің тиісті істер тізімдемесіне басқа істердің тақырыптарымен қатар енгізіледі.
52. Ведомстволық мұрағатта істерді сақтауға дайындау (ресімдеу, істердің мұқабасында қосымша деректемелерді қою, құрылымдық бөлімшелер тізімдемесін жасау, тізімдеме жасалған істердің қабылдап алу - беруді жүзеге асыру) Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес жүргізіледі.
53. "ҚБПҮ" деген белгісі бар жоюға іріктеліп алынған істер жеке актімен ресімделуі немесе жоюға іріктелген басқа да құпия емес істермен бірге жалпы актіге (6-қосымша) енгізілуі мүмкін. Бұл ретте актінің 2-бағанында "ҚБПҮ" деген белгісі бар істердің тақырыптарынан кейін "ҚБПҮ" деген белгі қойылады.
54. "ҚБПҮ" деген белгісі бар жоюға іріктеліп алынған құжаттар, істер және басылымдар мәтінді оқу мүмкіндігін болдырмайтындай дәрежеде міндетті түрде ұсақталып жыртылады.
"ҚБПҮ" деген белгісі бар құжаттарды, істер мен басылымдарды мемлекеттік органның ведомстволық мұрағаты (ведомстволық кітапханасының) қызметкерлерінің қатысуымен өртеу арқылы жоюға жол беріледі.
55. "ҚБПҮ" деген белгісі бар істерді жойғаннан кейін тіркеу есепке алу нысандарында "Жойылған. № акті.(күні)" деген белгі қойылады.
56. "ҚБПҮ" деген белгісі бар бюллетеньдер, жаршылар реферативтік ақпараттық басылымдар, телефон және мекенжай анықтамалықтары, сондай-ақ құжаттардың дублеттік және көшірмелік даналары, стенографиялық жазбалар мен баспахана қалдықтары актісіз жойылады, бірақ орындаушының және оны есепке алу және сақтау үшін жауапты қызметкердің қолтаңбаларымен расталатын тіркеу есепке алу нысандарында белгі қойылады.
57. Іс жүргізуі аяқталған "ҚБПҮ" деген белгісі бар істер ведомстволық мұрағатқа беруге дейін мемлекеттік органның құрылымдық бөлімшелерінің қызметтік үй-жайларында сақталуға тиіс.
"ҚБПҮ" деген белгісі бар басылымдар, әдетте, ведомстволық кітапханада, ал ол болмаса – ведомстволық мұрағатта сақталады.
Сақтау сенімді жабылатын және мөрленетін металдан жасалған шкафтарда немесе сейфтерде жүзеге асырылады. Бұл ретте, олардың физикалық сақталуын қамтамасыз ететін жағдай жасалуға тиіс.
"ҚБПҮ" деген белгісі бар басылымдарды кітапханалардың қосалқы қорларында сақтауға жол берілмейді.
58. Жұмыс істеу үшін берілген "ҚБПҮ" деген белгісі бар істер мемлекеттік органның тиісті құрылымдық бөлімшесіне немесе ведомстволық мұрағатына қайтарылуға тиіс.
59. "ҚБПҮ" деген белгісі бар құжаттарды құжаттамалық қызмет басшысының рұқсатынсыз істерден алып қою немесе бір істен екінші іске ауыстыруға тиым салынады. Тіркеу есепке алу нысандарында, сондай-ақ істегі құжаттардың ішкі тізімдемелері жүргізілген барлық алып қоюлар немесе ауыстырулар туралы тиісті белгілер қойылады.
Басқа қалаларға іссапарға жіберілген қызметкерлерге өздерімен бірге "ҚБПҮ" деген белгісі бар құжаттарды алып жүруге тыйым салынады. Бұл құжаттар осы Қағидаларда көрсетілген тәртіпке сәйкес қызметкерлердің іссапарға баратын қаласындағы ұйымға алдын-ала жіберілуі тиіс.
60. "ҚБПҮ" деген белгісі бар құжаттарды, істер мен басылымдарды есепке алу және сақтауға жауапты қызметкерлер ауысқан кезде мемлекеттік орган бөлімшесінің басшысы бекітетін осы құжаттар мен істердің қабылдап алу-беру актісі жасалады (7-қосымша).
61. "ҚБПҮ" деген белгісі бар құжаттардың, істер мен басылымдардың барлығын тексеруді мемлекеттік орган басшысының бұйрығымен тағайындалатын комиссия кемінде жылына бір рет жүргізеді. Комиссияның құрамына оларды есепке алуды жүргізу және сақтау тапсырылған адамдар міндетті түрде кіреді.
"ҚБПҮ" деген белгісі бар құжаттар, істер мен басылымдардың үлкен саны жинақталған ведомстволық кітапханалар мен мұрағаттарда құжаттардың болуы мен жай-күйін тексеру кемінде бес жылда бір рет жүргізілуі мүмкін. Тексеру нәтижелері актімен (8-қосымша) ресімделеді, оның бір данасы тиісті мемлекеттік мұрағатқа беріледі.
"ҚБПҮ" деген белгісі бар құжаттардың, істер мен басылымдардың болуы мен жай-күйін тексеру міндетті түрде:
1) оларды басқа үй-жайларға (ғимаратқа) ауыстырғанға дейін және одан кейін;
2) олардың орнын ауыстырудан (эвакуациялаудан) немесе бөтен адамдардың қоймаға және қызметтік үй-жайға кіруінен туындаған төтенше жағдайлардан кейін;
3) құжаттамалық қызмет (ведомстволық мұрағат, ведомстволық кітапхана) басшысы ауысқан кезде;
4) мемлекеттік орган қайта ұйымдастырылған (таратылған) кезде жүргізіледі.
62. "ҚБПҮ" деген белгісі бар құжаттарды, істер мен басылымдарды жоғалту не олардағы мәліметтердің жариялану фактілері туралы мемлекеттік органның басшысы және құжаттамалық қызметтің (ведомстволық мұрағат, ведомстволық кітапхана) басшысына, ұлттық қауіпсіздік органдары дереу хабардар етіледі.
"ҚБПҮ" деген белгісі бар құжаттарды, істер мен басылымдарды жоғалту фактісін қызметтік тексеру немесе онда қамтылған мәліметтерді жариялау фактілерін белгілеу үшін осы мемлекеттік орган басшысының өкімдік құжатымен комиссия тағайындалады.
Тергеу нәтижелері туралы комиссияның қорытындысын осы комиссияны құрған басшы бекітеді.
"ҚБПҮ" деген белгісі бар жоғалған құжаттарға, істер мен басылымдарға акт жасалады және тиісті белгілер тіркеу, есепке алу нысандарына енгізіледі.
Жоғалған тұрақты сақталатын істерге актілер, оларды мемлекеттік органның басшысы бекіткеннен кейін қор ісіне енгізу үшін ведомстволық мұрағатқа беріледі.
"ҚБПҮ" деген белгісі бар, таратылуы шектелген қызметтік ақпаратпен жұмыс істеу тәртібінің, осы ақпаратты жария етудің немесе жоғалтудың себебіне айналмаған және соған алып келмеген бұзылуы кінәлі адамдарды қолданыстағы заңнамаға сәйкес тәртіптік жауапкершілікке тарту үшін негіз болып табылуы мүмкін.
| Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидаларына 2-қосымша |
"Қызмет бабында пайдалану үшін" деген белгісі бар құжаттар мен басылымдарды есепке алу журналы
Құжаттың келіп түскен күні мен индексі | Құжаттың күні мен индексі | Қайдан қабылданды және қайда жіберілді | Құжат түрі мен қысқаша мазмұны | Парақтар саны | Даналар саны мен нөмірлері | Кімге жіберілген немесе қарар | Бақылауға алынғаны туралы белгі | Күні және қолхат | Істің индексі (нөмірі), құжаттың жіберілген жері | Жою туралы белгі | Ескертпе | ||
құжаттың | қосымшаның | ||||||||||||
Алу туралы | Қайтару туралы | ||||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
Ескертпе:
1. "Қызмет бабында пайдалану үшін" деген белгісі бар кіріс және шығыс құжаттар мен басылымдарға жеке журнал жүргізуге жол беріледі.
2. Журнал бағандарын толтыру кезінде 2-қосымшаға ескертпені пайдалануға болады.
| А4 (210X2297) форматы Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидаларына 3-қосымша |
№___ "ҚБПҮ" деген белгісі бар істер құжаттарының ішкі тізімдемесі
Р/с № | Құжаттың нөмірі | Құжаттың күні | Құжаттың тақырыбы | Іс парақтарының нөмірі | Ескертпе |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Жиыны _________________________________ құжат
(санмен және жазумен)
Ішкі тізімдеме парақтарының саны____________________________
(санмен және жазумен)
Іс құжаттарының ішкі тізімдемесін
толтырған адамның Қолтаңбаның
лауазымының атауы __________________ жазылуы
(өз қолы)
Күні А4 (210Х297) формат
| Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидаларына 4-қосымша |
"ҚБПҮ" деген белгісі бар істің куәландыру парағы
Қор №____ Тізімдеме №____ Іс №____
Іске ______________парақ тігілді және саны жазылды, оның ішінде
парақтардың литерлік нөмірлері _______________________________
парақтардың қалып қойған нөмірлері ___________________________
нөмірленген таза парақтар_____________________________________
ішкі тізімдеме парақтарының саны______________________________
нөмірлеуге жатпайтын қосымшалар ретінде есепке алынған құжаттар
саны______________________________________________________
(құжаттардың түрлері мен саны)
Іс құжаттарын қалыптастырудың, ресімдеудің, физикалық жай-күйінің және есепке алудың ерекшеліктері | Парақтың нөмірлері |
1 | 2 |
1. Брошюралар және өзге басылымдар 2. Есеп парағы 3. Газеттерден кесінді 4. Ашық хаттар 5. Конверттер 6. Пошта маркалары 7. Елтаңбалы маркалар 8. Пошталық және басқа штемпелдер 9. Арнайы пошталық белгілер 10. Сүргіш және мастикалық мөрлер 11. Фотоқұжаттар 12. Карталар, жоспарлар, сызбалар және басқа ғылыми-техникалық құжаттама 13. Суреттер, оюлар және акварельдер 14. Көрнекті қайраткерлердің қолтаңбалары 15. Жапсырылған парақтар 16. Парақтардың бір бөлігінің жоғалуы 17. Өшіріліп бара жатқан мәтін |
Іс құжаттарының ішкі тізімдемесін
толтырған адамның Қолтаңбаның толық
лауазымының атауы __________________ жазылуы
(жеке қолы)
Күні А4 (210Х297) форматы
1. Куәландыру парағы жасалады.
2. Куәландыру парағы жеке парақта (парақтарда) жасалып, істің соңына тігіледі.
3. Куәландыру парағында істің нөмірленген парақтарының саны цифрлармен және сөзбен және жеке іс құжаттарының ішкі тізімдемесі парақтарының саны "+" (плюс) белгісімен көрсетіледі.
4. Куәландыру парағында іс құжаттарын ресімдеудің және нөмірлеудің, физикалық жай-күйінің мынадай ерекшеліктері көрсетіледі:
1) пошталық айналым құралдары (марканың барлық түрлері, конверттер, ашық хаттар, бланктер, штемпельдер, мөрлер, пломбалар);
2) мөрлер мен мөртаңбалар;
3) көрнекті мемлекет және қоғам, ғылым, техника және мәдениет қайраткерлерінің қолтаңбалары;
4) фотоқұжаттар;
5) суреттер, оюлар мен акварельдер;
6) ірі форматты құжаттар;
7) жапсырылған парақтар, бүлінген құжаттар;
8) жапсырылған фотосуреттер, құжаттары бар парақтар;
9) салымы бар конверттер және оларға салынған салымдар (заттар) саны;
10) жеке нөмірленуі бар құжаттар (оның ішінде типографиялық материалдар) және олардың (парақтардың) саны.
5. Егер істің бір парағында құжатты ресімдеудің бірнеше ерекшеліктері бар болса, онда куәландыру парағының 2-бағанында 1-бағандағы әрбір позицияға қарсы осы парақтың нөмірі қойылады.
6. Егер құжатта бір парақта материалдардың бірнеше маркалары бар болса, онда 2-бағанда іс парағының нөмірлерінен кейін олардың саны жақшада көрсетіледі.
7. Егер істе нөмірлеуге мүмкін болмайтын ерекше материалдардан жасалған заттар (шыны, металл, басқалар) болса, онда 2-бағанда арасында зат тұрған парақтар саны көрсетіледі.
8. Істің құрамындағы және жай-күйіндегі барлық келесі өзгерістер (бүліну, төлнұсқа құжаттардың көшірмелерімен ауыстырылуы, жаңа құжаттардың қосылуы) куәландыру парағында тиісті актілерге сілтемемен белгіленеді.
9. Куәландыру парағы нөмірленбейді.
| Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидаларына 5-қосымша |
"ҚБПҮ" деген белгісі бар берілетін істер мен басылымдарды есепке алу карточкасы
Істің немесе басылымның атауы | |||||
Р/с № | Істің, дананың нөмірі, парақтар саны | Құрылымдық бөлімше мен қызметкердің тегі | Қолхат | Ескертпе | |
алу туралы күні | қайтару туралы күні | ||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| А5 (148X210) форматы Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидаларына 6-қосымша |
Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актінің нысаны
Мемлекеттік органның ресми атауы (жоғары тұрған мемлекеттік органның ресми атауы) | Бекітемін Мемлекеттік орган басшысы лауазымының атауы ______________ Қолтаңбаның (қолы) толық жазылуы Күні |
№_ акті
Жасалған орны
Сақтауға жатпайтын құжаттарды
жоюға бөлу туралы
_______________________________________________________________
(Құжаттар тізбесінің атауы, шығарылған орны мен жылы, оларды сақтау мерзімі көрсетіледі)
____________________________негізінде____________________________
(мұрағат қорының нөмірі мен атауы)
мұрағат қорының істері мен құжаттары ғылыми-тарихи құндылығы жоқ және практикалық мәнін жоғалтқан деп танылып, жоюға бөлініп алынды:
Р/с № | Істің тақырыбы немесе істердің топтама тақырыбы | Істің күні немесе ең соңғы тіркелген күні | Іс номенклатурасы бойынша істің (томның, бөлімнің) индексі немесе істің тізімдеме бойынша № | Істердің (томдар, бөлімдер) саны | Істің (томдар, бөлімдер) сақтау мерзімдері және тізбе бойынша баптардың нөмірлері | Ескертпе |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Жылдары _______________ барлығы _______________ іс және құжат
(цифрмен және жазбаша)
______________________________ жылдардағы тұрақты сақтаудағы істер
мен жеке құрам бойынша істердің жиынтық тізімдемелерінің бөлімдері
___________________________________________________________________
(жергілікті атқарушы органның, Қазақстан Республикасы орталық
мемлекеттік мұрағатының,
__________________________________________________сараптау-тексеру
Қазақстан Республикасы Президенті мұрағатының ресми атауы)
комиссиясының хаттамасымен бекітілді.
Құжаттарды өңдеуді жүргізген
адамның лауазымының атауы __________________ Қолтаңбаның
(өз қолы) жазылуы
Жергілікті атқарушы органның сараптау-тексеру комиссиясы (Қазақстан Республикасы орталық мемлекеттік мұрағаты, Қазақстан Республикасы Президентінің мұрағаты) 20 ____ жылғы "____"______ №__ хаттамасымен | Мемлекеттік органның орталық сараптау комиссиясының 20 ____ жылғы "____" ______ №__ хаттамасымен мақұлданған келісілген |
| А4 (210Х297) форматы Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидаларына 7-қосымша |
Мемлекеттік органның ресми атауы (жоғары тұрған мемлекеттік органның ресми атауы) | Бекітемін Мемлекеттік орган басшысы лауазымының атауы ______________ Қолтаңбаның (қолы) толық жазылуы Күні |
№_ акті
Жасалған орны
"Қызмет бабында пайдалану үшін" деген
белгісі бар құжаттарды, істер мен
басылымдарды қабылдап алу-беру туралы
___________________________________________ № ___________ бұйрыққа
сәйкес осы бұйрықтың негізінде құрылған мынадай құрамдағы комиссия
төрағасы ____________________________________________________ және
(тегі және аты-жөні)
мүшелері___________________________________________________________
(тегі және аты-жөндері)
_______________________________ комиссияның қатысуымен ____________
жылдардағы "ҚБПҮ" деген белгісі бар мынадай құжаттар мен істерді және
олардың тіркелетін тіркеу-есепке алу нысандарын
_________________________________________________ тапсырды,
(тегі және аты)
_______________________________________ қабылдап алды:
(тегі және аты)
Р/с № | Істер номенклатурасының (тізімдемесінің) атауы мен нөмірі | Істер номенклатурасы (тізімдемесі) даналарының саны | "ҚБПҮ" деген белгісі бар құжаттар мен істердің саны | "ҚБПҮ" деген белгісі бар басылымдар даналарының саны | Ескертпе |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Жиынында "ҚБПҮ" деген белгісі бар _________________________________
(цифрмен және жазбаша) құжаттар мен істер,__________________________________________ дана
(цифрмен және жазбаша) басылымдар
____________________________________дана істер (тізімдемелер)
(цифрмен және жазбаша)
номенклатурасы данада қабылданып алынды.
Құжаттар мен істер, істер (тізімдемелер) номенклатурасының жай-күйі:
__________________________________________________________________
(жай-күйінің жалпы сипаттамасы)
Мұнымен бір мезгілде____________________________________ беріледі.
(тіркеу-есепке алу нысандары түрлерінің атауы)
"ҚБПҮ" деген белгісі бар құжаттармен, істермен және басылымдармен
жұмыстардың жай-күйі _______________________________________________
____________________________________________________________________
(жалпы сипаттамасы)
Өткіздім ________________________ Қолтаңбаның
(өз қолы) толық жазылуы
Қабылдап алдым __________________ Қолтаңбаның
(өз қолы) толық жазылуы
Комиссия төрағасы ___________________ Қолтаңбаның
(өз қолы) толық жазылуы
Комиссия мүшелері ___________________ Қолтаңбаның
(өз қолы) толық жазылуы
| А4 (210Х297) форматы Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидаларына 8-қосымша |
"ҚБПҮ" деген белгісі бар құжаттардың, істер мен басылымдардың бар-жоғын және жай-күйін тексеру туралы актінің нысаны
Мемлекеттік органның ресми атауы (жоғары тұрған мемлекеттік органның ресми атауы) | Бекітемін Мемлекеттік орган басшысы лауазымының атауы ______________ Қолтаңбаның (қолы) толық жазылуы Күні |
№_ акті
Жасалған орны
"ҚБПҮ" деген белгісі бар құжаттардың,
істер мен басылымдардың бар-жоғын және
жай-күйін тексеру
_________________________________________________________________
(бұйрық тақырыбы)
_________________________________________________________________
(мемлекеттік орган басшысы лауазымының атауы)
20__жылғы "__"________________ №__
бұйрығы негізінде төраға __________________________ және мүшелері
(тегі және аты-жөні)
_________________________________________________________________
(тегі және аты-жөндері)
тұратын комиссия төмендегіні анықтады:
1. Жиынтық істер тізімдемесі (істер номенклатурасы,
тіркеу-есепке алу нысандары) бойынша барлығы ____________________
(цифрмен және жазбаша)
"ҚБПҮ" деген белгісі бар құжаттар, істер мен басылымдар бар, оның
ішінде:
1) қолда бары _______________________________________
(цифрмен және жазбаша)
табылмағаны__________________________________________, оның ішінде
(құжаттар, істер, басылымдар индекстері (нөмірлері)
Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорының құрамына
жатқызылған істер ________________________________________________
(цифрмен және жазбаша)
2. Істердің жиынтық тізімдемесіне (істер номенклатурасы, тіркеу
есепке алу нысандарына) енгізілмеген _____________________________
(цифрмен және жазбаша)
құжаттар, істер мен басылымдар анықталады.
3. Қолда бар құжаттардың, істердің және басылымдардың жалпы
есебінен мыналар анықталады:
залалсыздандыруды және дәрілеуді қажет ететіні ______________;
(цифрмен және жазбаша)
қалпына келтіруді қажет ететіні ____________________________;
(цифрмен және жазбаша)
түптеуді немесе тігуді қажет ететіні _______________________;
(цифрмен және жазбаша)
физикалық және химиялық нұқсан келгені _____________________.
(цифрмен және жазбаша)
4. Құжаттарды, істер мен басылымдарды сақтау жай-күйі мен
шарттарының сипаттамасы
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
5. Құжаттамалық қызмет (ведомстволық кітапхана) басшысының
тексеру нәтижесі бойынша шешімі
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
| Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2015 жылғы 31 желтоқсандағы № 1196 қаулысына қосымша |
Қазақстан Республикасы Үкіметінің күші жойылған кейбір шешімдерінің тізбесі
1. "Мемлекеттік органдардың қызметтік ақпаратпен жұмыс істеу ережесін бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2008 жылғы 23 қаңтардағы № 51 қбпү қаулысы.
2. "Мемлекеттік органдардың қызметтік ақпаратпен жұмыс істеу ережесін бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2008 жылғы 23 қаңтардағы № 51 қбпү қаулысына толықтырулар мен өзгерістер енгізу туралы" Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2013 жылғы 31 желтоқсандағы № 1478 қбпү қаулысы.
3. "Мемлекеттік органдардың қызметтік ақпаратпен жұмыс істеу ережесін бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2008 жылғы 23 қаңтардағы № 51 қбпү қаулысына толықтырулар мен өзгерістер енгізу туралы" Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2015 жылғы 19 қазандағы № 834 қбпү қаулысы.