1. Утвердить Инструкцию "О порядке оформления и учета документов, подлежащих хранению в банках, и требованиях по организации хранения документов", согласованную с Центральным государственным архивом Республики Казахстан, и ввести ее в действие с 1 января 1997 года.
2. Департаменту банковского надзора (Джаугаштина Б.К.) довести настоящее Постановление и Инструкцию "О порядке оформления и учета документов, подлежащих хранению в банках, и требованиях по организации хранения документов" до областных (Главного Алматинского территориального) управлений Национального Банка Республики Казахстан и банков второго уровня.
3. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на заместителя Председателя Национального Банка Республики Казахстан Сайденова А.Г.
Председатель Нацбанка
Утверждена
Постановлением Правления
Национального Банка
Республики Казахстан
от 31 декабря 1996 г. N 351
ИНСТРУКЦИЯ
"О порядке оформления и учета документов,
подлежащих хранению, в банках и требованиях
по организации хранения документов" <*>
Сноска. Слова "Раздел I", "Раздел II", "Раздел III", "Раздел IV", "Раздел V" заменены соответственно словами "Глава 1", "Глава 2", "Глава 3", "Глава 4", "Глава 5";
слова по тексту Инструкции "соответствующего территориального подразделения архивной службы", "Центральным государственным архивом Республики Казахстан (Центргосархивом) и его соответствующими территориальными подразделениями", "соответствующие территориальные подразделения Центргосархива", "соответствующим территориальным подразделением Центргосархива", "территориальным подразделением архивной службы", "Центргосархива" заменены соответственно словами "соответствующего государственного архивного учреждения", "соответствующими государственными архивными учреждениями", "соответствующие государственные архивные учреждения", "соответствующим государственным архивным учреждением", "соответствующим государственным архивным учреждением", "соответствующих государственных архивных учреждений" согласно постановлению Правления Нацбанка РК от 25 декабря 1999 года N 445 V991045_ .
Глава 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящая Инструкция составлена в соответствии с требованиями действующего законодательства, регулирующими вопросы документирования и обеспечения хранения документов юридическими лицами, устанавливает общие условия организации учета и оформления документов, подлежащих хранению в банках, а также обязательные сроки по хранению банками данных бухгалтерского учета и других основных документов банковской деятельности.
2. Правовую основу для осуществления банками мер по правильному учету и сохранности документов, связанных с их финансово-хозяйственной деятельностью и отчетностью, составляют Указы Президента Республики Казахстан, имеющие силу Законов, "О Национальном Банке Республики Казахстан", "О банках и банковской деятельности в Республике Казахстан", "О бухгалтерском учете" и иные законодательные акты, нормативные акты уполномоченных государственных органов, в том числе Национального Банка Республики Казахстан (далее - Национальный Банк), принятые ими в пределах своей компетенции.
3. Особенности организации архивного документирования в системе Национального Банка, оформления и учета документов, подлежащих хранению в Национальном Банке, и сроки их хранения определяются отдельным нормативным правовым актом Национального Банка.
4. Бухгалтерские записи, документы по учетной политике и процедурам, программы машинной обработки учетных данных хранятся банками (их филиалами и представительствами) в течение периода, установленного их внутренними документами, настоящей Инструкцией, другими специальными нормативными актами по вопросу сроков и порядка хранения документов юридических лиц.
Первичные документы и итоговые бухгалтерские записи могут быть оформлены на бумаге или сохранены на электронных носителях.
5. Экспертизой ценности документов называется изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения.
Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатур дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению (передаче на государственное хранение).
6. Экспертиза ценности документов, отбор их для хранения осуществляется постоянно действующими экспертными комиссиями, создаваемыми банками, с обязательным участием в их составе представителей соответствующего государственного архивного учреждения.
7. Руководители банков и другие лица, ответственные за организацию работы по учету документов и обеспечению их сохранности, за нарушение требований действующего банковского законодательства о правильном оформлении результатов деятельности банков несут ответственность в установленном порядке.
8. Методическое, информационное и консультационное обеспечение владельцев архивов и банков, не имеющих архивы, по вопросам организации работы по хранению документов осуществляется в установленном порядке соответствующими государственными архивными учреждениями.
9. Общие требования к учету и оформлению документов определены Основными правилами документирования и управления документацией в объединениях (предприятиях), учреждениях и организациях всех организационно-правовых форм Республики Казахстан, утвержденными постановлением Кабинета Министров Республики Казахстан от 30.06.1992 г. N 562.
Глава 2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ
И УЧЕТУ БАНКАМИ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ
ХРАНЕНИЮ. СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
10. Порядок документирования хозяйственных операций банка, включая обязательные меры по обеспечению сохранности его бухгалтерских и иных документов, установлен Правилами ведения бухгалтерского учета и отчетности банков в Республике Казахстан, утвержденными протокольным решением Правления Национального Банка от 16.12.1994 г. N 25, с учетом внесенных изменений и дополнений (в дальнейшем - Правила).
11. Банк обязан обеспечить оперативное (в случаях необходимости пользования теми или иными материалами), временное (долговременное) и постоянное хранение своих документов.
12. Меры по организации оперативного хранения документов определяются банком в соответствии с требованиями Правил и включают в себя обязательное установление лица (или лиц - по отдельным направлениям деятельности), ответственного(ых) за формирование и полноту документов, подлежащих специальному учету и хранению.
13. Длительное хранение документов банка обеспечивается самостоятельно при наличии собственного специально оборудованного помещения или путем передачи документов на хранение в соответствующие государственные архивные учреждения за счет средств банка.
Документы и переписка по невзысканной задолженности, хранящиеся в делах, которые за истечением срока хранения подлежат уничтожению, должны быть изъяты в целях обеспечения их сохранности по каждой сумме их задолженности впредь до взыскания долга или списания его с баланса банка.
Хранилище должно содержаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли (не более 0,15 мг/м).
При обнаружении в хранилищах насекомых или грызунов немедленно принимаются меры к их уничтожению. Документы, пораженные насекомыми, изолируются и подвергаются дезинфекции.
При обнаружении в хранилищах документов и коробок, пораженных плесенью, должны немедленно приниматься меры по обработке документов, помещений. Пораженные плесенью документы изолируются и передаются на дезинфекцию. Стеллажи, шкафы, коробки, в которых хранились пораженные плесенью документы, протираются водным раствором формалина (3-5%) и просушиваются: при плесневении стен, полов, потолков производится поверхностная обработка пораженных мест раствором формалина (3-5%). <*>
Сноска. Пункт 13 - с дополнениями, внесенными постановлением Правления Нацбанка РК от 25 декабря 1999 года N 445 V991045_ .
14. Исполненные электронные платежные поручения, распечатанные на бумажных носителях, включаются в соответствующие документы банка.
Электронные платежные поручения на внешних и внутренних магнитных носителях (дискетах, магнитных лентах и т.п.) подлежат хранению в упакованном и опечатанном виде, с указанием сведений о лицах, ответственных за достоверность и качество передаваемых для учета и хранения магнитных носителей.
15. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве банка, с указанием сроков их хранения, оформляемый в соответствии с существующими стандартами архивного дела.
Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в документообороте банка.
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
16. Законченные делопроизводством дела после окончания календарного года, в котором они были заведены, для подготовки их к передаче для постоянного хранения, подлежат оформлению и описанию в соответствии со стандартами архивного документирования, действующими в Республике Казахстан.
17. При подготовке дел к передаче для постоянного хранения лицом, ответственным за организацию учета и сохранности документов, проверяется правильность их оформления, формирования и соответствия количества дел, включенных в опись, количеству дел, заверенных в соответствии с номенклатурой дел банка.
Для окончательной проверки правильности оформления документов и формирования дел проводится их экспертиза специально создаваемой банком экспертной комиссией.
18. Заседания экспертной комиссии банка проводятся по мере необходимости, не реже 2-х раз в год. Решения экспертной комиссии принимаются большинством голосов.
Заседания экспертной комиссии протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии и утверждаются руководителем банка.
19. Протоколы экспертной комиссии банка, содержащие решения:
- об одобрении описи на дела постоянного хранения и по личному составу;
- об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел;
- об изменении сроков хранения документов (в сторону увеличения), установленных перечнем документов, с указанием сроков их хранения;
- об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующим перечнем документов, утверждаются руководителем банка только после их рассмотрения и утверждения соответствующим государственным архивным учреждением.
20. Банк обязан систематически, не реже 1 раза в год, проверять наличие и состояние дел (документов, находящихся на хранении) путем установления фактического наличия дел, числящихся по описям, и выявления дел, требующих консервационно-восстановительной обработки.
Все расходы, связанные с организацией учета и хранения документов, а также с деятельностью экспертной комиссии банка, производятся за счет средств самого банка.
21. Обособленные подразделения (филиалы и представительства) банка организуют работу по учету, оформлению и хранению документов в соответствии с требованиями действующего законодательства, учредительных документов банка и его внутренних документов по данному вопросу.
Проверка деятельности филиалов и представительств банка должна охватывать вопросы о состоянии хранения ими документов, что отражается в соответствующем акте.
22. Реорганизуемые банки обязаны обеспечить прием-передачу в установленном порядке дел и документов, подлежащих хранению.
Сведения о приеме-передаче дел и документов отражаются в материалах о завершении реорганизации банков.
23. Помещение для организации длительного хранения документов должно соответствовать техническим требованиям, установленным для объектов, предназначенных для хранения ценностей банков в соответствии с разделом 3.1 Инструкции о технических требованиях на проектирование и устройство кассового узла в здании учреждений Национального Банка и банков второго уровня, утвержденной постановлением Правления Национального Банка от 17.08.1995 г. N 94.
24. Сроки хранения документов в банках второго уровня определяются Перечнем документов, образующихся в результате деятельности банков второго уровня, с указанием сроков хранения, прилагаемым к настоящей Инструкции (Приложение N 1).
25. Уничтожение документов, не подлежащих хранению, оформляется актом, который подписывается членами экспертной комиссии и утверждается после согласования с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения руководителем банка.
26. Уничтожение документов без надлежащего оформления и согласования, а также нарушение установленных настоящей Инструкцией сроков хранения документов не допускается.
При смене руководства (высшего должностного лица, его заместителей) и главного бухгалтера банка прием-передача документов, подлежащих хранению, в обязательном порядке производится по основным направлениям деятельности банка.
Глава 3. ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ
И ПЕРЕДАЧИ В АРХИВ ДОКУМЕНТОВ ЛИКВИДИРУЕМЫХ БАНКОВ
27. Ликвидационная комиссия банка обязана обеспечить все требования, предъявляемые к банкам по вопросам обеспечения учета, оформления и сохранности документов, подлежащих хранению, в том числе связанных с деятельностью самой комиссии, с учетом требований настоящей главы.
Ликвидационная комиссия (временный администратор, специальный управляющий) банка обязана принять дела и документы от руководства и главного бухгалтера ликвидируемого банка по акту и описи на день их составления.
В случае возбуждения в суде дела о прекращении деятельности банка по заявлению Национального Банка Республики Казахстан специальный управляющий принимает дела от временного администратора банка.
После принятия решения суда о ликвидации банка ликвидационная комиссия принимает дела от специального управляющего.
Ликвидационная комиссия обязана назначить ответственного за организацию хранения документов банка. <*>
Сноска. Пункт 27 - в новой редакции согласно постановлению Правления Нацбанка РК от 25 декабря 1999 года N 445 V991045_ .
28. При изменении состава ликвидационной комиссии банка прием-передача дел и документов, подлежащих хранению, производится в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
29. Ликвидационная комиссия в период своей деятельности обеспечивает выполнение задач и функций, возложенных ранее на экспертную комиссию ликвидируемого банка.
30. Документы ликвидированного банка, подлежащие временному (долговременному) хранению, сроки хранения которых не истекли на момент полного завершения ликвидации банка, должны быть переданы по акту приема-передачи в соответствующий филиал Национального Банка на условиях, согласованных с соответствующим государственным архивным учреждением. <*>
Сноска. Пункт 30 - с изменениями, внесенными постановлением Правления Нацбанка РК от 25 декабря 1999 года N 445 V991045_ .
30-1. Место дальнейшего хранения документов ликвидированного по решению суда банка, подлежащие временному (долговременному) хранению, сроки хранения которых не истекли на момент полного завершения ликвидации банка, определяет соответствующий филиал Национального Банка Республики Казахстан по согласованию с местным уполномоченным государственным органом по управлению архивами и документацией. Передача документов данной категории осуществляется только по акту приема-передачи. <*>
Сноска. Глава 3 дополнена новым пунктом 30-1 согласно постановлению Правления Нацбанка РК от 25 декабря 1999 года N 445 V991045_ .
31. Документы ликвидируемого банка, в том числе по решению суда, подлежащие постоянному хранению, должны быть надлежащим образом оформлены и переданы на хранение в соответствующее государственное архивное учреждение.
Перед передачей документов ликвидируемого банка проводится проверка наличия и состояния дел, а также качества обработки документов. Передача документов осуществляется по описям и оформляется актом.
Если состояние и качество обработки документов ликвидируемого банка находятся в ненадлежащем состоянии, то ликвидационная комиссия обязана организовать их упорядочение.
Расходы по организации хранения документов ликвидируемого банка, в том числе по решению суда, производятся за счет средств банка.
В случае отсутствия у ликвидируемого по решению суда банка средств для передачи дел и документов на постоянное хранение место их хранения определяется судом.
Сведения о сдаче дел и документов банка на временное (долговременное) и/или постоянное хранение в архив указываются в отчете ликвидационной комиссии. <*>
Сноска. Пункт 31 - в новой редакции согласно постановлению Правления Нацбанка РК от 25 декабря 1999 года N 445 V991045_ .
Глава 4. ОБЩИЕ УСЛОВИЯ ПЕРЕЧНЯ ДОКУМЕНТОВ,
ОБРАЗУЮЩИХСЯ В РЕЗУЛЬТАТЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ БАНКОВ
ВТОРОГО УРОВНЯ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ
32. Перечень документов составлен в соответствии с существующими в Республике Казахстан стандартами архивного дела.
33. Перечень является основным документом, определяющим сроки хранения всех категорий документов, в т.ч. содержащих коммерческую (банковскую, государственную) тайну, образующихся в процессе деятельности банков.
34. Перечень служит основным пособием при составлении номенклатур и формировании дел в текущем делопроизводстве.
35. В Перечне не даются конкретные заголовки дел, а лишь перечисляются категории и виды документов. Для составления заголовков дел из Перечня берутся соответствующие наименования документов и формулировки вопросов, которые дополняются другими необходимыми элементами: указаниями автора, корреспондента, даты, сроков хранения и номеров статей.
В соответствии с Перечнем в номенклатурах дел и на делах
проставляется срок хранения.
36. При необходимости, по решению экспертных комиссий банков,
сроки хранения отдельных дел могут быть продлены.
Изменение сроков хранения всех категорий документов,
предусмотренных Перечнем, производится в соответствии с решением
соответствующих государственных архивных учреждений.
37. Перечень построен по предметно-вопросному принципу и
состоит из разделов, соответствующих основным вопросам деятельности
банков.
38. Исчисление сроков хранения дел и документов производится с
1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
39. Введенный в Перечне срок "до минования надобности"
относится, в основном, к нормативным правовым актам.
Глава 5. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
40. Ответственность за правильную организацию и соблюдение
установленного порядка оформления и хранения документов банка
возлагается на его руководителя и главного бухгалтера.
41. Вопросы, не урегулированные настоящей Инструкцией, подлежат
разрешению в соответствии с нормами действующего законодательства
Республики Казахстан.
Председатель
Приложение N 1
к Инструкции о порядке оформления
и учета документов, подлежащих
хранению в банках, и требованиях по
организации хранения документов.
П Е Р Е Ч Е Н Ь
документов, образующихся в
результате деятельности банков
второго уровня, с указанием
сроков хранения
Часть 1. По функционирующим банкам
--------------------------------------------------------------------
N ! Наименование документа ! Срок хранения ! Примеча-
п/п! !----------------------! ние
! !в головном !в филиале !
! !банке !банка !
--------------------------------------------------------------------
1 ! 2 ! 3 ! 4 ! 5
--------------------------------------------------------------------
I. Организационные вопросы
1 Законы Республики Казахстан,
Указы, постановления Президента
Республики Казахстан, поста-
новления, распоряжения Прави-
тельства Республики Казахстан, до минования
органов государственного надобности
управления Республики Казахстан,
местных представительных
органов и органов управления
---------------------------------------------------------------------
Протоколы заседаний Прави-
тельства Республики Казахстан,
документы (докладные, записки, постоянно
справки, проекты) по вопросам
банковской деятельности
--------------------------------------------------------------------
2 Постановления (решения) выс- постоянно
ших и местных судебных органов
Республики Казахстан по
вопросам деятельности банков
---------------------------------------------------------------------
3 Поручения Национального Банка, постоянно 5 лет
документы по их выполнению
---------------------------------------------------------------------
Приказы и распоряжения постоянно
Национального Банка
---------------------------------------------------------------------
Инструкции, правила, положения, постоянно
указания нормативного характера
Национального Банка
---------------------------------------------------------------------
4 Документы к приказам 1 год
(заявления, служебные записки,
справки, анкеты)
---------------------------------------------------------------------
5 Устав банка, положения о постоянно
филиалах по месту составления
и утверждения
---------------------------------------------------------------------
Документы по разработке поло- постоянно
жений, уставов (справки,
докладные записки, предложения,
заключения, переписка)
---------------------------------------------------------------------
Документы о создании, реорга- постоянно
зации, ликвидации, переимено-
вании банка (справки, отчеты,
акты, переписка, докладные
записки, заключения, закрытии,
слиянии его филиалов)
---------------------------------------------------------------------
6 Переписка по вопросам, связан- постоянно
ным с открытием счетов органи-
заций, физических лиц
---------------------------------------------------------------------
7 Нормативные указания по до минования
деятельности банка надобности
---------------------------------------------------------------------
8 Договоры, соглашения, 5 лет после
контракты по расчетно-кредитной истечения сроков
и другой деятельности банка договоров
---------------------------------------------------------------------
Приказы, распоряжения по 5 лет
внутрибанковской работе
---------------------------------------------------------------------
II. Правовое обеспечение
деятельности
9 Переписка по претензионно- 5 лет
исковой работе
--------------------------------------------------------------------
Переписка по правовым вопросам 5 лет
деятельности банка
--------------------------------------------------------------------
Заключения банков по вопросам 5 лет
взыскания штрафов
--------------------------------------------------------------------
III. Документирование и
архивное дело
10 Сводная номенклатура дел банка постоянно 5 лет
--------------------------------------------------------------------
11 Номенклатура дел структурных 5 лет
подразделений
--------------------------------------------------------------------
12 Документы о проверке состояния 3 года
делопроизводства и архивного
дела в структурных подразделениях
--------------------------------------------------------------------
13 Справки, сводки, сведения о 3 года
документообороте банка, его
организаций
--------------------------------------------------------------------
14 Переписка о совершенствовании 3 года
делопроизводства
--------------------------------------------------------------------
15 Журналы регистрации предложений, 5 лет
заявлений, жалоб граждан
--------------------------------------------------------------------
16 Журналы регистрации входящей 3 года
и исходящей корреспонденции
--------------------------------------------------------------------
17 Журналы регистрации распоряди- постоянно
тельных и нормативных
документов банка
--------------------------------------------------------------------
IV. Бухгалтерская и статистическая
отчетность
--------------------------------------------------------------------
18 Отчеты, декларации и другие 5 лет
документы с налоговой
инспекцией и государственными
фондами
--------------------------------------------------------------------
19 Сводный годовой отчет постоянно
--------------------------------------------------------------------
20 Годовые отчеты филиалов постоянно
--------------------------------------------------------------------
21 Ежемесячные бухгалтерские 5 лет
отчеты Головного банка и его
филиалов
--------------------------------------------------------------------
22 Сводные статистические отчеты 5 лет
и систематизированные сборники
статистических материалов
--------------------------------------------------------------------
23 Статистические отчеты и разра- 5 лет
боточные ведомости к ним
--------------------------------------------------------------------
V. Смета и штатное расписание
--------------------------------------------------------------------
24 Смета, штатные расписания постоянно
--------------------------------------------------------------------
25 Лимиты бюджета банка, а также 5 лет
переписка по ним
--------------------------------------------------------------------
26 Документы (копии отчетов, 5 лет
выписки из протоколов,
заключения) о выплате пособий,
пенсий, листков
нетрудоспособности по
социальному страхованию
---------------------------------------------------------------------
VI. Работа с персоналом
---------------------------------------------------------------------
27 Доклады, годовые отчеты,
справки, сводки по работе
с персоналом
а) по месту составления постоянно 5 лет
б) в других организациях 3 года
---------------------------------------------------------------------
28 Документы (заявки, сведения, 5 лет
переписка) о потребностях в
специалистах, рабочих,
служащих
---------------------------------------------------------------------
Приказы личного состава, 75 лет - в
карточки учета персонала,
личные дела
---------------------------------------------------------------------
29 Личные дела (заявления, акты, 75 лет - в
автобиографии, копии и выписки
из приказов о приеме,
перемещении, откомандировании,
увольнении, поощрении, копии
личных документов,
характеристики, листки по
учету кадров)
--------------------------------------------------------------------
30 Личные карточки рабочих и 75 лет - в
служащих
--------------------------------------------------------------------
31 Документы по вопросам приема, 3 года
перемещения, увольнения, учета
работников, не вошедшие в
состав личных дел
--------------------------------------------------------------------
32 Положения и перечни должностных 3 года
обязанностей работников банка
--------------------------------------------------------------------
33 Лицевые счета по заработной 75 лет - в
плате сотрудников банка
--------------------------------------------------------------------
34 Справки на оплату учебных 5 лет
отпусков, получение льгот по
налогам
--------------------------------------------------------------------
35 Пенсионные листы и поручения 5 лет
на единовременную выплату
пенсий и пособий, по которым
закончены выплаты
--------------------------------------------------------------------
36 Решения судов, исполнительные 5 лет
листы, ведомости и переписка по
различным удержаниям из
заработной платы
--------------------------------------------------------------------
37 Журналы регистрации исполни- 5 лет
тельных листов, карточки или
журналы учета депонированной
заработной платы
--------------------------------------------------------------------
38 Список (штатно-списочный 75 лет - в
состав) работников банка
--------------------------------------------------------------------
39 Штатно-должностные книги, постоянно
книги учета личного состава
банка
--------------------------------------------------------------------
40 Документы лиц, не принятых на 1 год
работу
--------------------------------------------------------------------
41 Книги (журналы) учета трудовых 50 лет
книжек, других личных
документов
--------------------------------------------------------------------
42 Приходно-расходная книга по 3 года
учету бланков трудовых книжек
--------------------------------------------------------------------
43 Отчетные сведения, переписка по 1 год
учету прихода и расхода трудовых
книжек
--------------------------------------------------------------------
44 Журналы учета, списки лиц,
направленных в командировки,
переписка об оформлении
командировок
а) внутриказахстанские 3 года
б) зарубежные 5 лет
--------------------------------------------------------------------
45 Журналы учета выдачи 3 года
командировочных удостоверений
--------------------------------------------------------------------
46 Графики предоставления 1 год
отпусков, заявлений, сводки,
списки, переписка об
использовании отпусков
рабочими и служащими
---------------------------------------------------------------------
VII. Бухгалтерский учет
47 Лицевые счета по учету устав- постоянно
ного и резервного фондов
---------------------------------------------------------------------
48 Лицевые счета по вкладам физи- постоянно
ческих лиц
---------------------------------------------------------------------
49 Лицевые счета по учету депозит- 5 лет после
ных и кредитных операций закрытия
лицевого счета
---------------------------------------------------------------------
50 Лицевые счета по капвложениям 10 лет
за счет бюджета, собственных
средств
--------------------------------------------------------------------
51 Лицевые счета, карточки 5 лет
штафеля, книги и журналы
аналитического учета по
балансовым счетам
--------------------------------------------------------------------
52 Книги передачи лицевых счетов, 3 года
обязательств и других
материалов при смене
работников
--------------------------------------------------------------------
53 Книги регистрации открытых постоянно
лицевых счетов
--------------------------------------------------------------------
54 Мемориальные и кассовые постоянно
документы по вкладам
юридических лиц
--------------------------------------------------------------------
55 Вкладные книжки постоянно В Цен-
военнослужащих тральный
Госархив
не сдаются
---------------------------------------------------------------------
56 Вкладные книжки постоянно
физических лиц
---------------------------------------------------------------------
57 Мемориальные и кассовые 10 лет
документы по капвложениям,
относящиеся к строительству
---------------------------------------------------------------------
58 Мемориальные и кассовые 5 лет
документы, ведомости
начисленных процентов по
депозитам и кредитам
---------------------------------------------------------------------
59 Проверочные ведомости и 10 лет
контрольные листы по
вкладным операциям
(в т.ч. военнослужащих)
---------------------------------------------------------------------
60 Алфавитные книги регистрации постоянно
лицевых счетов по вкладам
физических лиц
---------------------------------------------------------------------
61 Ежедневные балансы, 5 лет
бухгалтерские журналы,
кассовые книги и журналы
--------------------------------------------------------------------
62 Альбомы оттисков печатей и 5 лет После
подписей должностных лиц, замены
имеющих право подписи их
платежных документов новыми
---------------------------------------------------------------------
63 Отдельные дела (документы, 5 лет
справки, обзоры, таблицы, после
переписка) по вопросам закрытия
списанных сумм в убыток
от хозяйственной и кредитной
деятельности
---------------------------------------------------------------------
64 Документы по кодовой защите
платежных документов
- ежемесячная ключевая 1 месяц
информация
- таблицы кодов обмена 1 год
---------------------------------------------------------------------
65 Сводные карточки и 5 лет
проверочные ведомости по
балансовым и внебалансовым
счетам на 1 число месяца
--------------------------------------------------------------------
66 Ежедневные сальдовые 1 год
ведомости, составленные на ЭВМ
--------------------------------------------------------------------
67 Карточки учета выдачи выписок 1 год
лицевых счетов, доверенности
клиентов на получение выписок
--------------------------------------------------------------------
68 Акты приема-передачи дел 3 года
юридических и физических лиц
от одного банка другому банку
и переписка банков между
--------------------------------------------------------------------
69 Утратившие силу документы по 5 лет
открытию расчетных, текущих,
бюджетных счетов и по оформлению
полномочий на распоряжение
счетами, документы по закрытым
счетам
---------------------------------------------------------------------
70 Аннулированные карточки с 5 лет
образцами подписей клиентов
---------------------------------------------------------------------
71 Регистрационные журналы, 3 года
журналы-описи, реестры и
другие документы по
расчетным операциям
---------------------------------------------------------------------
72 Подтверждения сальдо по счетам 5 лет
клиентов и справки о сверке с
распорядителями кредитов отчетных
данных о полученных средствах
---------------------------------------------------------------------
73 Инвентарные карточки складского 5 лет
учета товарно-материальных
ценностей, МБП и основных средств
---------------------------------------------------------------------
74 Журналы учета МБП и основных 5 лет
средств
---------------------------------------------------------------------
75 Акты приемки, проверки 5 лет
инвентаря, списания в расход
имущества, пришедшего в
негодность и переписка по
этим вопросам
---------------------------------------------------------------------
76 Доверенности на получение 5 лет
денежных сумм и товарно-
материальных ценностей (в
т.ч. аннулированные)
---------------------------------------------------------------------
77 Гарантийные письма банков, 3 года
юридических и физических лиц
---------------------------------------------------------------------
78 Копии требовательных ведомостей 3 года
на получение бланков строгой
отчетности и переписка по ним
---------------------------------------------------------------------
79 Документы по разработке бланков 3 года
документа по расчетам через
банк, бланков внутрибанковской
документации, утвержденные
формы бланков и формы
статистической отчетности
---------------------------------------------------------------------
80 Учетные регистры (главная книга, 5 лет
журналы-ордера, разработочные
таблицы)
---------------------------------------------------------------------
81 Документы (акты, протоколы, постоянно
отчетные ведомости о переоценке
основных фондов)
---------------------------------------------------------------------
82 Паспорта зданий, сооружений, постоянно
оборудования и переписка по
их паспортизации
---------------------------------------------------------------------
83 Журнал регистрации расчетных 5 лет
текущих счетов или ведение
книги ф.61 на компьютерной
технике с распечаткой и сшивом
ее не реже 1 раза в квартал
---------------------------------------------------------------------
84 Журнал учета электронных 5 лет
документов
---------------------------------------------------------------------
85 Электронные платежные 5 лет
поручения, распечатанные на
бумажных носителях
---------------------------------------------------------------------
86 Электронные платежные 5 лет
поручения на внешних и
внутренних магнитных носителях
(дискетах, магнитных лентах
и т.п.)
---------------------------------------------------------------------
87 Платежные инструменты,
применяемые в банках второго
уровня
- чеки 5 лет
- векселя 5 лет
---------------------------------------------------------------------
88 Выписки по корреспондентскому 5 лет
счету и соответствующие
платежные документы к ним
---------------------------------------------------------------------
VIII. Переписка
---------------------------------------------------------------------
89 Переписка с клиентурой банка 3 года
---------------------------------------------------------------------
Внутрибанковская переписка по 3 года
вопросам учетно-операционной
работы
---------------------------------------------------------------------
Переписка по вкладам 10 лет
военнослужащих
---------------------------------------------------------------------
Переписка по вкладам граждан 10 лет
---------------------------------------------------------------------
Переписка с организациями и 1 год
подразделениями Национального
Банка, КЦМР по вопросам
защиты расчетно-платежных
документов
Часть II. По ликвидируемым банкам
---------------------------------------------------------------------
N ! Наименование документов ! Срок хранения ! Примечание
п/п! ! !
---------------------------------------------------------------------
1 ! 2 ! 3 ! 4
---------------------------------------------------------------------
90. Протоколы общего собрания постоянно
акционеров, стенограммы
совещаний; документы к ним
(докладные записки, справки,
проекты)
---------------------------------------------------------------------
91. Приказы, распоряжения
---------------------------------------------------------------------
а) по основной деятельности постоянно
б) о приеме, переводе, 75 лет - в
увольнении, поощрении
в) о предоставлении отпусков, 3 года
командировках сотрудников
---------------------------------------------------------------------
92 Документы к приказам 1 год
(заявления, служебные записки,
справки, анкеты)
---------------------------------------------------------------------
93 Документы ревизий банка 10 лет
(докладные записки, справки,
акты)
---------------------------------------------------------------------
94 Переписка с учреждениями 5 лет
НБРК по ревизиям
---------------------------------------------------------------------
95 Регистрационные дела банков постоянно
(уставы, списки пайщиков,
заключения, справки)
---------------------------------------------------------------------
96 Регистрационные документы постоянно
(проспекты эмиссии, заявления,
справки, сведения) выпусков
ценных бумаг банка
---------------------------------------------------------------------
97 Отчеты банка об итогах постоянно
выпусков ценных бумаг
---------------------------------------------------------------------
98 Личные дела (заявления, 75 лет - в ЭПК
акты, автобиографий, копии Центрального
и выписки из приказов о Госархива
приеме, перемещении, РК
откомандировании,
увольнения, поощрении,
копии личных документов,
характеристики, листки по
учету кадров)
--------------------------------------------------------------------
99 Личные карточки работников 75 лет - в ЭПК
банка Центрального
Госархива
РК
--------------------------------------------------------------------
100 Документы по вопросам 3 года
приема, перемещения,
увольнения, учета работников,
не вошедшие в состав
личных дел
--------------------------------------------------------------------
101 Подлинные личные документы до востребования не более
рабочих и служащих (трудовые 3 лет. При
книжки, книжки, дипломы, отсутствии
аттестаты и др.) приказов
по личному
составу
- 75 лет
возраст
--------------------------------------------------------------------
102 Список (штатно-списочный 75 лет - в ЭПК
состав) работников банка Центрального
Госархива
РК
--------------------------------------------------------------------
103 Отчеты по труду постоянно
--------------------------------------------------------------------
104 Переписка об установлении 3 года
должностных окладов,
применении различных форм
оплаты труда
--------------------------------------------------------------------
105 Годовые отчеты постоянно
ликвидируемых банков
--------------------------------------------------------------------
106 Статистические отчеты 5 лет
--------------------------------------------------------------------
107 Документы распределения и 5 лет
использования фондов банков
--------------------------------------------------------------------
108 Документы (заявки, расчеты, 10 лет ЭПК
справки, договора) по Центрального
кредитным аукционам Госархива
РК
--------------------------------------------------------------------
109 Договоры, соглашения, постоянно Сдаются в
контракты с иностранными Центральный
банками, международными и Госархив РК
иностранными организациями, после
изменения и дополнения к окончания
ним, переписка по ним срока
действия
--------------------------------------------------------------------
110 Переписка по вопросам 10 лет
открытия и ведения счетов
в иностранной валюте
резидентами и нерезидентами
--------------------------------------------------------------------
111 Кассовые и внебалансовые 10 лет
приходные и расходные ордера
с документами к ним по
операциям в иностранной
валюте
--------------------------------------------------------------------
112 Мемориальные и внебалансовые 10 лет
ордера с документами к
ним по операциям в иностранной
валюте
--------------------------------------------------------------------
113 Лицевые счета банка и 10 лет
клиентов по валютным
операциям
--------------------------------------------------------------------
114 Документы банка (переписка, 10 лет
сведения, справки, выписки) по
ведению корреспондентских
счетов в иностранной валюте
--------------------------------------------------------------------
115 Поручения о перечислении 10 лет
средств со счетов в
иностранной валюте
--------------------------------------------------------------------
116 Подтверждение о получении 5 лет
средств в иностранной валюте
--------------------------------------------------------------------
117 Лицевые счета по заработной 75 лет - в
плате
--------------------------------------------------------------------
118 Лицевые счета по учету 10 лет после закрытия лицевого
долгосрочных кредитных счета
операций и долгов,
списанных в убыток с
лицевого счета
--------------------------------------------------------------------
119 Лицевые счета по вкладам постоянно в Центральный
граждан (в том числе Госархив
военнослужащих и в РК не сдаются
иностранной валюте)
--------------------------------------------------------------------
120 Мемориальные и кассовые постоянно в Центральный
документы по вкладам Госархив
граждан (в том числе РК не сдаются
военнослужащих)
--------------------------------------------------------------------
121 Вкладные книжки постоянно в Центральный
военнослужащих Госархив
РК не сдаются
--------------------------------------------------------------------
122 Вкладные книжки граждан постоянно в Центральный
Госархив
РК не сдаются
--------------------------------------------------------------------
123 Проверочные ведомости и 10 лет
контрольные листы по
вкладным операциям (в том
числе военнослужащих)
--------------------------------------------------------------------
124 Алфавитные книги лицевых в Центральный
счетов по вкладам граждан Госархив
(в т.ч. военнослужащих) РК не сдаются
--------------------------------------------------------------------
125 Журнал регистрации 5 лет
расчетных, текущих, ссудных
счетов или ведение книги
ф.61 на компьютерной технике
с распечаткой и сшивом ее
не реже 1 раза в месяц
--------------------------------------------------------------------
126 Регистрационные журналы 10 лет
документарных аккредитивов
и инкассо по экспорту и
импорту
--------------------------------------------------------------------
127 Книги регистрации открытых постоянно в Центральный
лицевых счетов аналитического Госархив
учета РК не сдаются
--------------------------------------------------------------------
128 Гарантийные письма 3 года
--------------------------------------------------------------------
129 Доверенности на получение 5 лет
денежных сумм и товарно-
материальных ценностей
(в том числе аннулированные)
--------------------------------------------------------------------
130 Журналы регистрации входящей 3 года
и исходящей корреспонденции
--------------------------------------------------------------------
131 Документы о командировках 3 года
(справки, отчеты)
--------------------------------------------------------------------
132 Журналы учета выдачи печатей 3 года
и штампов
--------------------------------------------------------------------
133 Инвентарные карточки 5 лет
складского учета
--------------------------------------------------------------------
134 Акты приемки, проверки 5 лет
инвентаря, списание в расход
имущества, пришедшего в
негодность
--------------------------------------------------------------------
135 Протоколы комиссий по 10 лет
списанию сумм с баланса или
по снятию их с внебалансового
учета с ходатайствами
подразделений банка,
обосновывающими нереальность
сумм
--------------------------------------------------------------------
136 Учетные регистры (главная 5 лет
книга, журналы-ордера)
--------------------------------------------------------------------
137 Акты, ведомости проведения 5 лет
инвентаризации имущества
--------------------------------------------------------------------
138 Переписка по претензиям, 5 лет
предъявленным кредиторами
ликвидационным комиссиям
--------------------------------------------------------------------
139 Переписка по претензиям, 5 лет
предъявленным
ликвидационными комиссиями
дебиторам
--------------------------------------------------------------------
140 Переписка по судебным и 3 года После
арбитражным делам вступления
решения суда
в силу
--------------------------------------------------------------------
141 Решения судов, 3 года После
исполнительные листы, вступления
ведомости и п
ереписка решения суда
по различным удержаниям в силу
из заработной платы
--------------------------------------------------------------------
142 Переписка об исполнении 3 года После
решений, определений вступления
судебных организаций решения суда
в силу
--------------------------------------------------------------------
143 Копии документов, 3 года
представляемых в
правоохранительные
органы по уголовным
и гражданским делам,
копии решений, приговоров,
частных определений,
постановлений судебных
органов
--------------------------------------------------------------------
144 Журнал учета претензий, 5 лет
предъявленных кредиторами
ликвидационным комиссиям
--------------------------------------------------------------------
145 Журнал учета претензий, 5 лет
предъявленных ликвидационными
комиссиями дебиторам
--------------------------------------------------------------------