В соответствии с Законом Республики Казахстан от 15 апреля 2013 года «О государственных услугах», руководствуясь приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 17 апреля 2015 года №138 «Об утверждении стандартов государственных услуг в области архивного дела», акимат города Алматы ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемый регламент государственной услуги «Выдача архивных справок».
2. Постановление акимата города Алматы от 29 апреля 2014 года №2/310 «Об утверждении регламента государственной услуги «Выдача архивных справок» (зарегистрированное в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за №1044, опубликованное в газетах «Алматы ақшамы» и «Вечерний Алматы» 17 мая 2014 года) признать утратившим силу.
3. Управлению по развитию языков, архивов и документации города Алматы обеспечить размещение настоящего постановления на интернет-ресурсе.
4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя акима города Алматы З. Аманжолову.
5. Настоящее постановление вступает в силу со дня государственной регистрации в органах юстиции и вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.
Аким города Алматы А. Есимов
Утвержден
постановлением акимата
города Алматы
от 08 июня 2015 года № 2/335
Регламент государственной услуги
«Выдача архивных справок»
1. Общие положения
1.Настоящий Регламент государственной услуги «Выдача архивных справок» разработан на основании Стандарта государственной услуги «Выдача архивных справок», утвержденного приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 17 апреля 2015 года № 138 (далее – Стандарт).
Государственная услуга «Выдача архивных справок» (далее – государственная услуга) оказывается коммунальным государственным учреждением «Центральный государственный архив города Алматы», по адресу: город Алматы, улица Шуланова, 159 (далее – услугодатель).
Прием заявления и выдача результата оказания государственной услуги осуществляется на альтернативной основе через:
1) отдел документационного обеспечения услугодателя (канцелярия);
2) Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения «Центр обслуживания населения» Комитета связи, информатизации и информации Министерства по инвестициям и развитию Республики Казахстан (далее – ЦОН);
3) веб-портал «электронного правительства»: www.egov.kz (далее - портал).
2. Сроки оказания государственной услуги:
с момента сдачи документов услугодателю, в ЦОН, а также при обращении на портал результат оказания государственной услуги выдается в течение 15 (пятнадцати) календарных дней.
В случаях, когда для оказания государственной услуги необходимо изучение документов двух и более организаций, а также периода более чем за 5 (пять) лет, услугодателем срок оказания государственной услуги продлевается не более чем на 30 (тридцать) календарных дней после истечения срока оказания государственной услуги, о чем извещается услугополучатель посредством отправкиписьма по адресу, указанному в заявлении, в течение 3 (трех) календарных дней со дня продления срока рассмотрения.
При обращении в ЦОН день приема документов не входит в срок оказания государственной услуги.
3. Форма оказания государственной услуги: частично автоматизированная и (или) бумажная.
4. Результат оказания государственной услуги:
1) у услугодателя, в ЦОНе - выдача архивной справки о подтверждении следующих сведений социально-правового характера: трудового стажа, размера заработной платы, возраста, состава семьи, образования, награждения, перечисления пенсионных взносов и социальных отчислений, присвоения ученых степеней и званий, несчастного случая, нахождения на излечении или эвакуации, применения репрессий, реабилитации жертв массовых политических репрессий, службы в Вооруженных Силах, воинских частях и формированиях, проживания в зонах экологического бедствия, пребывания в местах лишения свободы, сведений об актах гражданского состояния, о правоустанавливающих и идентификационных документах.
2) на портале – уведомление с указанием места и даты получения результата оказания государственной услуги.
Форма оказания предоставления результата оказания государственной услуги: бумажная.
5. Государственная услуга оказывается на бесплатной основе физическим и юридическим лицам (далее – услугополучатель).
2.Описание порядка действий структурных
подразделений (работников) услугодателя в
процессе оказания государственной услуги
6. Основанием для начала процедуры (действий) по оказанию государственной услуги является:
при обращении к услугодателю и в ЦОН – документ, подтверждающий полномочия, или нотариально засвидетельствованная доверенность представителя и документ, удостоверяющий личность (представляется для идентификации личности, работник услугодателя воспроизводит электронную копию документа для идентификации личности, после чего возвращает его оригинал услугополучателю);
заявление по форме согласно приложению 1 к Стандарту (при наличии к заявлению прилагаются копии документов, подтверждающие запрашиваемые сведения согласно пункта 9 Стандарта).
При приеме документов через ЦОН услугополучателю выдается расписка о приеме соответствующих документов.
При обращении через портал – запрос в форме электронного документа, удостоверенного электронной цифровой подписью (далее – ЭЦП) услугополучателя (при наличии прилагаются электронные копии документов, подтверждающие запрашиваемые сведения).
В случае обращения через портал услугополучателю в «личный кабинет» направляется статус о принятии запроса на государственную услугу.
7. Содержание каждой процедуры (действия), входящей в состав процесса оказания государственной услуги, длительность его выполнения:
1) принятие сотрудником отдела документационного обеспечения услугодателя пакета документов услугополучателя и регистрация заявления;
2) рассмотрение руководителем услугодателя и передача отделу исполнения запросов услугодателя;
3) поиск сотрудником отдела исполнения запросов услугодателя информации и подготовка проекта результата оказания государственной услуги 15 (пятнадцать) календарных дней при оказании государственной услуги услугодателем и через ПЭП, а также через ЦОН;
4) подписание руководителем услугодателя проекта результата оказания государственной услуги;
5) выдача услугополучателю готового результата оказания государственной услуги.
Максимально допустимое время ожидания для сдачи документов услугополучателемуслугодателю и в ЦОН – 15 (пятнадцать) минут.
Максимально допустимое время обслуживания у услугодателя – 30 (тридцать) минут, в ЦОН – 20 (двадцать) минут.
8. Результат процедуры (действия) по оказанию государственной услуги, который служит основанием для начала выполнения следующей процедуры (действия):
1) выдача услугополучателю документа, подтверждающего приҰм пакета документов;
2) виза руководителя услугодателя;
3) проект результата оказания государственной услуги;
4) ознакомление руководителя услугодателя с результатом оказания государственной услуги и подписание проекта результата;
5) роспись на втором экземпляре готового результата оказания государственной услуги.
3.Описание порядка взаимодействия структурных
подразделений (работников) услугодателя в
процессе оказания государственной услуги
9. Перечень структурных подразделений (работников) услугодателя, которые участвуют в процессе оказания государственной услуги:
1) сотрудник отдела документационного обеспечения услугодателя;
2) руководитель услугодателя;
3) руководитель отдела исполнения запросов услугодателя;
4) специалист отдела исполнения запросов услугодателя;
Пошаговые действия и решения при обращении услугополучателя через услугодателя, приведены в диаграмме №1 функционального взаимодействия при оказании государственной услуги через услугодателя, согласно приложению 1 к настоящему Регламенту.
4. Описание порядка взаимодействия с ЦОН и
(или) иными услугодателями, а также порядка
использования информационных систем в
процессе оказания государственной услуги
10. Описание порядка обращения и последовательности процедур (действий) услугодателя и услугополучателя при оказании государственной услуги через портал:
1) услугополучатель осуществляет регистрацию на ПЭП с помощью индивидуальных идентификационных или бизнес-идентификационных номеров (далее – ИИН/БИН) и пароля (осуществляется для незарегистрированных услугополучателей на ПЭП);
2) процесс 1 – ввод услугополучателем ИИН/БИН и пароля (процесс авторизации) на ПЭП для получения государственной услуги;
3) условие 1 – проверка на ПЭП подлинности данных о зарегистрированномуслугополучателе через ИИН/БИН и пароля;
4) процесс 2 – формирование ПЭП сообщения об отказе в авторизации в связи с имеющимися нарушениями в данных услугополучателя;
5) процесс 3 – выбор услугополучателем государственной услуги, указанной в настоящем Регламенте, вывод на экран формы запроса для оказания государственной услуги и заполнение услугополучателем формы (ввод данных) с учетом ее структуры и форматных требований, прикрепление к форме запроса необходимых электронном копий документов, указанные в пункте 9 Стандарта, а также выбор услугополучателем регистрационного свидетельства электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП) для удостоверения (подписания) запроса;
6) условие 2 – проверка на ПЭП срока действия регистрационного свидетельства ЭЦП и отсутствия в списке отозванных (аннулированных) регистрационных свидетельств, а также соответствия идентификационных данных (между ИИН/БИН указанным в запросе, и ИИН/БИН указанным в регистрационном свидетельстве ЭЦП);
7) процесс 4 – формирование сообщения об отказе в запрашиваемой государственной услуге в связи с не подтверждением подлинности ЭЦП услугополучателя;
8) процесс 5 – удостоверение (подписание) запроса для оказания государственной услуги посредством ЭЦП услугополучателя и направление электронного документа (запроса) через ШЭП в АРМ услугодателя для обработки услугодателем;
9) процесс 6 – регистрация электронного документа в АРМ услугодателя;
10) условие 3 – проверка (обработка) услугодателем соответствия приложенных услугополучателем документов, указанных в пункте 9 Стандарта и основаниям для оказания государственной услуги;
11) процесс 7 – формирование сообщения об отказе в запрашиваемой государственной услуге, в связи с имеющимися нарушениями в документах услугополучателя;
12) процесс 8 – направление в «личный кабинет» уведомления с указанием даты, времени и места получения результата государственной услуги.
Пошаговые действия и решения при обращении услугополучателя через ПЭП, приведены в диаграмме №2 функционального взаимодействия при оказании государственной услуги через ПЭП, согласно приложению 1 к настоящему Регламенту.
11. Описание порядка обращения в ЦОН, длительность обработки запроса услугополучателя:
1) услугополучатель подает документы оператору ЦОН в операционном зале посредством «безбарьерного» обслуживания путем электронной очереди;
2) процесс 1 – ввод оператором ЦОН в АРМ ИС ЦОН логина и пароля (процесс авторизации) для оказания услуги;
3) процесс 2 – выбор оператором ЦОН государственной услуги, указанной в настоящем Регламенте, вывод на экран формы запроса для оказания услуги и ввод оператором ЦОН данных услугополучателя, а также данных по доверенности представителя услугополучателя (при нотариально удостоверенной доверенности, при ином удостоверении доверенности – данные доверенности не заполняются);
4) процесс 3 – направление запроса через ШЭП в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ о данных услугополучателя, а также в ЕНИС – о данных доверенности представителя услугополучателя;
5) условие 1 – проверка наличия данных услугополучателя в ГБД ФЛ и данных доверенности в ЕНИС;
6) процесс 4 – формирование сообщения о невозможности получения данных в связи с отсутствием данных услугополучателя в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ и данных доверенности в ЕНИС;
7) процесс 5 – заполнение оператором ЦОНа формы запроса в части отметки о наличии документов в бумажной форме и сканирование документов, предоставленных услугополучателем, прикрепление их к форме запроса и удостоверение посредством ЭЦП заполненной формы (введенных данных) запроса на оказание государственной услуги;
8) процесс 6 – направление электронного документа (запроса услугополучателя), удостоверенного (подписанного) ЭЦП оператора ЦОН, через ШЭП в АРМ РШЭП, либо направление пакета документов услугодателю в бумажном виде через курьерскую связь;
9) процесс 7 – регистрация электронного документа в АРМ услугодателя;
10) условие 2 – проверка (обработка) услугодателем соответствия приложенных услугополучателем документов, указанных в пункте 9 Стандарта и основаниям для оказания государственной услуги;
11) процесс 8 – формирование сообщения об отказе в запрашиваемой государственной услуге в связи с имеющимися нарушениями в документах услугополучателя;
12) процесс 9 – получение услугополучателем через оператора ЦОН результата государственной услуги (архивной справки).
Пошаговые действия и решения услугодателя при оказании государственной услуги через ЦОН, приведены в диаграмме №3 функционального взаимодействия при оказании государственной услуги через ЦОН, согласно приложению 1 к настоящему Регламенту.
12. Подробное описание последовательности процедур (действий), взаимодействий структурных подразделений (работников) услугодателя в процессе оказания государственной услуги, а также описание порядка взаимодействия с иными услугодателями и (или) ЦОН и порядка использования информационных систем в процессе оказания государственной услуги отражены в справочнике бизнес-процессов оказания государственной услуги согласно приложению 2 к настоящему Регламенту.
Приложение 1
к регламенту государственной услуги
«Выдача архивных справок»
Диаграмма № 2 функционального взаимодействия
при оказании государственной услуги через ПЭП
Диаграмма № 3 функционального взаимодействия
при оказании государственной услуги через ЦОН
Условные обозначения:
Приложение 2
к регламенту государственной услуги
«Выдача архивных справок»
Справочник
бизнес-процессов оказания государственной услуги
«Выдача архивных справок»
