Об утверждении Инструкции по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек

      Примечание РЦПИ!
      Вводится в действие с 01.01.2016.

      В соответствии с подпунктом 35-5) статьи 7 Закона Республики Казахстан от 15 декабря 2006 года «О культуре» ПРИКАЗЫВАЮ:
      1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек.
      2. Департаменту по делам культуры и искусства Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить:
      1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;
      2) в течение десяти календарных дней после государственной регистрации настоящего приказа направление копий настоящего приказа для официального опубликования в информационно-правовой системе «Әділет» и периодическом печатном издании на электронном носителе с приложением бумажного экземпляра, заверенного гербовой печатью, для внесения в эталонный контрольный банк нормативных правовых актов Республики Казахстан в электронном виде, удостоверенных электронной цифровой подписью лица, уполномоченного подписывать настоящий приказ, с приложением бумажного экземпляра, заверенного гербовой печатью;
      3) после официального опубликования размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан;
      4) представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий, предусмотренных подпунктами 1), 2) и 3) настоящего пункта в течение десяти рабочих дней со дня исполнения мероприятиий.
      3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.
      4. Настоящий приказ вводится в действие с 1 января 2016 года и подлежит официальному опубликованию.

      Министр
      культуры и спорта
      Республики Казахстан                       А. Мухамедиулы

Утверждена приказом  
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан  
от 7 декабря 2015 года 
№ 374         

Инструкция по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек

1. Общие положения

      1. Настоящая Инструкция по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек (далее – Инструкция) детализирует процесс учета и списания библиотечного фонда государственных библиотек, путем учета поступления документов, списания библиотечного фонда.
      2. В настоящей Инструкции используются следующие понятия:
      1) аудивизуальный документ (далее – АВД) – документ, содержащий изобразительную, звуковую и текстовую информацию, воспроизводимую с помощью технических и электронных средств;
      2) печатное издание – издание (книги, брошюры), имеющее обложку, переплет, содержащее произведение (комплекс произведений) письменности, изоискусства, музыки, картографии, которое предназначено для передачи сведений и (или) образов читателю (абоненту) с целью воздействия на него, прошедшее редакционно-издательскую подготовку и обработку;
      3) библиотечный фонд государственных библиотек (далее библиотечный фонд) – упорядоченная совокупность документов, формируемая библиотекой для хранения и предоставления во временное пользование читателям и абонентам;
      4) периодическое печатное издание – газета, журнал, альманах, бюллетень, приложения к ним, имеющие постоянное название, текущий номер и выпускаемые не реже одного раза в три месяца.
      3. Учету и списанию библиотечного фонда подлежат печатные издания, периодические печатные издания, а также АВД (далее-документы).

2. Учет библиотечного фонда

      4. При проведении учета библиотечного фонда количество документов, за исключением газет и АВД, измеряются основной единицей - экземпляр.
      Единицей измерения количества газет является годовой комплект, составляющий совокупность номеров (выпусков) газет за год.
      Единицами измерения количества АВД является:
      для магнитной фонограммы - кассета, катушка, бобина;
      для грампластинок - диск;
      для диафильма - рулон;
      для диапозитивов и кинофонодокументов - комплект.
      5. Учет библиотечного фонда осуществляется путем проведения учета поступлений документов и суммарного учета документов.
      6. Учет поступлений библиотечных документов включает в себя следующие процедуры:
      1) прием документов.
      В ходе приема библиотекой документов, поступивших с сопроводительным письмом или по почте или полученных в дар нарочно, осуществляется сверка на наличие дефектов и (или) расхождений сведений, указанных в сопроводительном письме (при наличии).
      При отсутствии дефектов и (или) расхождений, документ принимается для использования в библиотеке и составляется акт о приеме документов по форме, согласно приложению 1 к настоящей Инструкции. Акт о приеме документов составляется в двух экземплярах, один экземпляр акта остается в подразделении библиотеки, осуществляющем комплектование документов, другой экземпляр передается в бухгалтерию библиотеки.
      При обнаружении дефектов у документа, полученного в дар нарочно, документ не принимается, у документа, поступившего с сопроводительным письмом или по почте составляется акт о дефектах по форме, согласно приложению 2 к настоящей Инструкции. Акт о дефектах составляется в двух экземплярах, один экземпляр акта остается в библиотеке, другой экземпляр направляется в обратный адресат с уведомлением о не возможности принятия документов в связи с обнаруженными расхождениями, дефектами;
      2) техническая обработка документов, которая включает в себя наклеивание контрольного листка с указанием сроков возврата и ярлыка на лицевой стороне документа с указанием шифра документа;
      3) индивидуальный учет осуществляется путем внесения сведения о поступившем документе в Инвентарную книгу, по форме согласно приложению 3 к настоящей Инструкции, присвоения документу и проставления на документе инвентарного номера, печати библиотеки.
      7. Инвентарный номер присваивается каждому поступившему документу, за исключением брошюры объемом менее 48 страниц и периодического печатного издания.
      8. Присвоенный инвентарный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в библиотечном фонде и не подлежит изменению, исправлению и исключению.
      9. После присвоения инвентарного номера, проставляются на лицевой стороне титульного листа документа печать библиотеки и над печатью инвентарный номер.
      10. Поступившие брошюры объемом менее 48 страниц учитываются путем составления акта о приеме документов, указанного в подпункте 1) пункта 6 настоящей Инструкции, а периодические печатные издания учитываются путем составления регистрационной карточки периодического печатного издания по форме, согласно приложению 4 к настоящей Инструкции.
      11. Суммарный учет всех видов документов, поступающих или выбывающих из библиотечного фонда библиотеки, производится партиями по одному сопроводительному документу (счет фактура, накладная, акт).
      Суммарный учет включает в себя сбор сведений о составе и величине библиотечного фонда обо всех происходящих в нем изменениях по итогам квартала, календарного года, формой суммарного учета является Книга суммарного учета по форме согласно приложению 5 к настоящей Инструкции.

3. Списание библиотечного фонда государственных библиотек

      12. Документы, за исключением документов из редкого фонда библиотеки, списываются:
      1) в случаях ветхости и дефектности (документы, пришедшие в непригодное для использования состояние и не подлежащие ремонту и реставрации), устарелости по содержанию (документы, утратившие свою актуальность, научную, культурно-историческую значимость, познавательную и производственную ценность, не пригодные для практического пользования) путем утилизации на основании акта о списании документов по форме, согласно приложению 6 к настоящей Инструкции;
      2) в случаях дублетности (не используемые излишние, избыточные экземпляры документов), непрофильности (документы, не соответствующие профилю библиотеки) путем безвозмездной передаче другой государственной библиотеке на основании акта о списании документов. Передача осуществляется путем подписания акта о приеме - передач документов по форме, согласно приложению 7 к настоящей Инструкции в двух экземплярах: один экземпляр остается в библиотеке, другой передается принимающей государственной библиотеке;
      3) в случае повреждения при чрезвычайных ситуациях (аварии, стихийного бедствия, пожара и других) на основании документов соответствующих государственных органов;
      4) в случае утери путем составления акта об утере документов по форме согласно приложению 8 к настоящей Инструкции.

Приложение 1       
к Инструкции по учету и списанию
библиотечного фонда     
государственных библиотек   

Форма

Утверждаю                
__________________________________________________
(полное наименование учреждения, должность   
фамилия, имя, отчество (при наличии) руководителя)
________________             
(подпись)                
«___» __________ 20 ___ года      

                     Акт о приеме документов № ____

      Настоящий акт составлен «___» ____________ 20 ___ год в двух
экземплярах в составе:
1) _________________________________________________________________;
2) _________________________________________________________________,
      ( с участием сотрудника, ответственного за прием документов и
                         руководства библиотеки)
о том, что в библиотеку принимаются следующие документы:

Список прилагаемых документов:

Подписи лиц, составляющих настоящий акт 1)________________________;
                                        2)________________________.

Подписи лица, сдавшего документы:___________________________________
                  (фамилия, имя, отчество (при его наличии), подписи)

Приложение 2         
к Инструкции по учету и списанию
библиотечного фонда     
государственных библиотек   

Форма

                           Акт о дефектах №___

      Настоящий акт составлен «___»______________________ 20___ года
1)__________________________________________________________________;
   (фамилия, имя, отчество с участием сотрудника, ответственного
    за прием документов и руководства библиотеки составляющего акт)
2)__________________________________________________________________,

о том, что при приеме документов:____________________________________
                       (заголовок документов, наименование (фамилия,
____________________________________________________________________,
         имя, отчество (при наличии) отправителя документов)

обнаружено следующее: ______________________________________________.
                      (указываются обнаруженные дефекты документов)

Подписи лиц, составляющих настоящий акт: _______________________.

Приложение 3         
к Инструкции по учету и списанию
библиотечного фонда     
государственных библиотек   

Форма

                           Инвентарная книга

Полное наименование библиотеки: _____________________________________
_____________________________________________________________________
Структурное подразделение библиотеки ________________________________

В настоящей Инвентарной книге имеется _____ пронумерованных страниц

Дата « »         20___ года
Печать библиотеки

Приложение 4        
к Инструкции по учету и списанию
библиотечного фонда     
государственных библиотек   

Форма

      Регистрационная карточка периодического печатного издания

Приложение 5          
к Инструкции по учету и списанию
библиотечного фонда     
государственных библиотек   

Форма

                       Книга суммарного учета

Часть 1 «Поступление документов»

продолжение таблицы

Часть 2 «Списание документов»

продолжение таблицы

Часть 3 «Итоги движения библиотечного фондов»

продолжение таблицы

Приложение 6         
к Инструкции по учету и списанию
библиотечного фонда     
государственных библиотек   

Форма

                     Акт о списании документов № ___

Настоящий акт составлен «___» _________ 20___ год в составе
председателя и членов комиссии:____

_____________________________________________________________________
(фамилии, имена, отчества (при наличии) и должности председателя и
членов комиссии)
о списании следующих документов:

на сумму __________ тенге по причине ______________________________
                                        (указать причину списания)

Подписи лиц, составивших настоящий акт 1)________________________;
                                       2)________________________.

Приложение 7         
к Инструкции по учету и списанию
библиотечного фонда     
государственных библиотек   

Форма

Утверждаю              

____________________________________________
(полное наименование учреждения, должность
фамилия, имя, отчество (при наличии) руководителя)
________________              
подпись)                 
«___» __________ 20 ___ года        

                   Акт о приеме-передач документов

Настоящий акт составлен «_____ » ________20__ года, в лице __________
___________________________о том, что с одной стороны передает другой
(фамилия, имя, отчество (при наличии) и должность)
стороне в лице _____________________________________________________
                (фамилия, имя, отчество (при наличии) и должность)
с баланса ___________________________________________________________
                    (полное наименование учреждения)
на баланс __________________________________________________________
             (полное наименование государственной организации)
следующий (-ие) документ (-ы):

на сумму (в тенге) _________________________________________________.

Основание: _________________________________________________________.
(автор, дата и номер письма, дата и номер акта о списании документа)

Подписи передающей стороны: ________________________
Подписи принимающей стороны: _______________________

Приложение 8         
к Инструкции по учету и списанию
библиотечного фонда     
государственных библиотек   

Форма

Утверждаю                  
____________________________________________ 
(полное наименование учреждения, должность  
фамилия, имя, отчество (при наличии) руководителя)
________________               
(подпись)                   
«___» __________ 20 ___ года         

                        Акт об утере документов № ___

Настоящий акт составлен «___» _________ 20___ год в составе: ________
_____________________________________________________________________
(фамилии, имена, отчества (при наличии) и должности лиц, участвующих
                     в составлении акта)
об утере ____________________________________________________________
       (фамилия, имя, отчество (при наличии) пользователя утерянного
                             документа учреждения)

следующего (-их) документа (-ов)), принадлежащих учреждению:

на сумму**__________________ тенге, по причине _____________________.
Я, _________________________________________________________ возмещу
(фамилия, имя, отчество (при наличии) пользователя утерянного
                     документа учреждения)
нанесенный материальный ущерб путем восстановления документа***
________________________________.
(подпись пользователя утерянного
    документа библиотеки)

Подписи лиц, составивших настоящий акт:____________________________

________________ принимает взамен следующего (-их) документа (-ов)):
(полное наименование учреждения)

Подпись пользователя утерянного документа учреждения: ______________

Подписи лиц, составивших настоящий акт: _______________________

Примечание.
* Цена документа указывается согласно акту о приеме документов.
** Сумма определяется в размере рыночной стоимости документа.
*** Документ, являющийся равноценным по содержанию и форме.