В соответствии с подпунктом 3) статьи 32 Закона Республики Казахстан «О нотариате», ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить прилагаемые Правила по нотариальному делопроизводству.
2. Признать утратившим силу приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 23 августа 2011 года № 294 «Об утверждении Инструкции по нотариальному делопроизводству» (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 7182).
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на председателя Комитета регистрационной службы и оказания правовой помощи Министерства юстиции Республики Казахстан.
4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.
Министр Б. Имашев
«СОГЛАСОВАН»
Министр культуры и информации
Республики Казахстан
________________ Д. Мынбай
01 февраля 2012 год
Утверждено
приказом Министра юстиции
Республики Казахстан
31 января 2012 года № 32
Правила по нотариальному делопроизводству
1. Общие положения
1. Настоящие правила по нотариальному делопроизводству (далее - Правила) разработаны в соответствии со статьей 4 Закона Республики Казахстан «О нотариате» (далее - Закон).
Правила устанавливают единый порядок ведения нотариального делопроизводства, электронного реестра в Единой нотариальной информационной системе (далее – электронный реестр ЕНИС):
нотариусом, занимающимся частной практикой (далее - частный нотариус);
государственными нотариусами государственной нотариальной конторы (далее - государственный нотариус).
2. Нотариальное делопроизводство ведется в соответствии с Законом Республики Казахстан «О языках в Республике Казахстан» и статьей 5 Закона.
3. Правила определяют порядок:
1) приема, регистрации и отправление документов;
2) составления номенклатуры дел;
3) формирования дел;
4) оформления дел, составления описи дел;
5) хранения документов;
6) передачи дел в частный нотариальный или государственный архив, обеспечения сохранности архивных документов;
7) уничтожения дел;
8) ведения реестра регистрации нотариальных действий, регистрации нотариальных действий;
9) оформления документов, предназначенных для совершения действий за границей;
10) использования печати, штампов и бланков нотариуса;
11) формирования и оформления наследственных дел. Учета завещаний.
4. Организацию и правильное ведение делопроизводства, хранение, учет и использование нотариальных архивных документов, а также сдачу нотариальных документов в соответствующий архив на постоянное хранение обеспечивает:
частный нотариус;
государственный нотариус.
5. При увольнении или переводе государственного нотариуса организацию и правильное ведение делопроизводства, хранение, учет и использование нотариальных архивных документов приказом территориального органа юстиции возлагается на другого государственного нотариуса.
В случае приостановления действия лицензии частного нотариуса, территориальный орган юстиции и нотариальная палата принимают меры по передаче документов другому нотариусу в порядке, предусмотренном настоящими Правилами.
При прекращении действия лицензии нотариуса, занимающегося частной практикой, территориальный орган юстиции и нотариальная палата принимают меры по передаче документов в частный нотариальный архив.
6. При прекращении действия лицензии частного нотариуса, право доступа к его данным, находящимся в электронном реестре ЕНИС, передаются в частный нотариальный архив.
7. При прекращении или приостановлении действия лицензии частного нотариуса или увольнении, нахождения в отпуске государственного нотариуса Министерство юстиции Республики Казахстан блокирует возможность регистрации нотариальных действий в электронном реестре ЕНИС, путем введения данных о приказе (дата, номер приказа, срок и основание приостановления или увольнении, нахождении в отпуске).
При восстановлении действия лицензии Министерством юстиции Республики Казахстан производится его разблокировка.
8. В случае остановки работы ЕНИС частный нотариус составляет акт о невозможности работы ЕНИС по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам.
Частный нотариус после устранения причин остановки работы ЕНИС, переносит записи, произведенные в реестре регистрации нотариальных действий, в электронный реестр ЕНИС не позднее двадцати четырех часов с момента восстановления работы ЕНИС.
9. Использование частным и государственным нотариусом сведений из государственных электронных информационных ресурсов посредством ЕНИС в личных целях не допускается.
10. Учет создаваемых и получаемых документов, группировка документов в дела, определение сроков их хранения частным и государственным нотариусом регулируются номенклатурой дел.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований (заголовков) дел с указанием сроков их хранения.
11. Документы оформляются в соответствии с Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 21 декабря 2011 года № 1570.
Условия для обеспечения сохранности документов осуществляются в соответствии с Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 22 декабря 2011 года № 1583.
2. Прием, регистрация и отправление документов
12. Регистрации подлежат все поступающие документы.
13. Для учета документов и контроля за их исполнением Правил ведется:
журнал регистрации входящих документов по форме согласно приложению 2 к настоящим Правилам;
журнал регистрации исходящих документов по форме согласно приложению 3 к настоящим Правилам.
14. На входящих документах в правом нижнем углу первой страницы ставится регистрационный номер по журналу регистрации входящих документов, и дата их регистрации.
15. На исходящих документах проставляется регистрационный штамп по образцу согласно приложению 4 к настоящим Правилам.
16. Документы направляются адресатам по почте или нарочно.
3. Составление номенклатуры дел
17. Номенклатура дел, составляется (не позднее 10 декабря текущего года) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года в трех экземплярах.
Номенклатура дел государственной нотариальной конторы утверждается руководителем территориального органа юстиции и согласовывается с государственным архивом.
Частный нотариус, утверждает номенклатуру дел по согласованию с частным нотариальным архивом.
18. В номенклатуру дел включаются наименования (заголовки) дел, отражающие всю документируемую деятельность, в том числе, - реестры, книги, журналы.
Номенклатура дел составляется на основе Примерной номенклатуры дел согласно приложению 5 к настоящим Правилам.
Примерная номенклатура дел предназначена для использования в качестве основного документа при подготовке номенклатуры дел, при определении сроков хранения дел в случае их отбора для передачи в архив или для уничтожения.
Снижение сроков хранения, установленных Примерной номенклатурой дел, при составлении номенклатуры дел не допускается.
В каждом разделе номенклатуры предусматриваются резервные индексы для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года.
19. По окончании года в номенклатуру дел вносится итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел или томов по форме согласно приложению 6 к настоящим Правилам.
20. Экземпляр номенклатуры дел, как учетный документ для дел оперативного хранения, остается в архиве государственной нотариальной конторы или частного нотариуса.
4. Формирование дел
21. Все имеющиеся в государственной нотариальной конторе и у частного нотариуса, документы после их исполнения группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизируются внутри дела.
22. В дела группируются документы одного года.
23. Не допускается включение в дела не относящихся к ним документов, а также черновиков и проектов документов.
24. Дело состоит из сгруппированных в отдельной папке документов, относящихся к определенному вопросу или нотариальному действию.
25. По объему дело не должно превышать 180 листов. Приложения объемом свыше 180 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением нумерации томов (частей), в последнем томе (части) добавляется слово «последний» («последняя»).
26. Экземпляр постановления нотариуса, связанные с оформлением наследственных дел, помещается в наследственное дело.
Экземпляр постановления об отложении нотариальных действий группируется с документами, связанными с отложенным нотариальным действием.
5. Оформление дел. Составление описи дел
27. Оформление дела состоит из комплекса работ по подготовке дела к хранению, включающего в себя формирование обложки дела, брошюровку, нумерацию листов, составление заверительной надписи и внутренней описи.
28. Дело помещается в обложку дела по форме согласно приложению 7 к настоящим Правилам.
29. После завершения дела в делопроизводстве проводится его полное или частичное оформление в зависимости от сроков хранения, устанавливаемого в соответствии с номенклатурой дел.
30. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения предусматривают:
нумерацию листов в деле;
составление листа-заверителя дела;
составление внутренней описи документов дела;
брошюровку (подшивку) дела в твердую обложку;
заполнение всех реквизитов обложки дела согласно пункта 36 настоящих Правил.
31. В конце дела подшивается лист-заверитель дела по форме согласно приложению 8 к настоящим Правилам.
Лист-заверитель дела подписывается частным или государственным нотариусом, с указанием даты составления заверительной надписи, проставлением печати.
При изменении нумерации листов дела на листе-заверителе дела делается отметка об изменении.
32. На дела, постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись документов дела по форме согласно приложению 9 к настоящим Правилам.
Внутренняя опись документов дела подписывается частным или государственным нотариусом и подшивается в начале дела.
33. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.
34. По окончании календарного года отдельно на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, оконченные в делопроизводстве, составляется опись дел постоянного хранения по форме согласно приложению 10 к настоящим Правилам. Опись представляет собой перечень заголовков дел, с указанием дат и количества листов в деле.
На дела временного (до 10 лет) хранения опись не составляется.
35. Документы, хранящиеся в делах частного нотариуса или в государственной нотариальной конторе, выдаются лицам, указанным в пункте 6 статьи 3 Закона.
Изъятие документов из дел производится в соответствии с законодательством Республики Казахстан, при этом в дело вкладывают копии документов и акт (протокол) об изъятии подлинников.
36. В случае возвращения ранее изъятых из его дел документов, они вновь помещаются в дело, откуда, в свою очередь, изымаются их копии.
37. Реестры, книги, журналы, заводимые нотариусом, до внесения в них первой записи прошиваются, листы их пронумеровываются. Количество пронумерованных и сшитых листов указывается на оборотной стороне последнего листа книги. Для книг, ведение которых осуществляется нотариусами, занимающимися частной практикой, запись о количестве пронумерованных и сшитых листов заверяется подписью должностного лица и печатью нотариальной палаты. Для книг, ведение которых осуществляется государственными нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, запись о количестве пронумерованных и сшитых листов заверяется подписью должностного лица и печатью территориального органа юстиции.
6. Хранение документов
38. После завершения в делопроизводстве документы в течение десяти лет хранятся по месту их формирования, затем передаются в частный нотариальный архив или в архив государственной нотариальной конторы.
39. Частный нотариус, государственный нотариус обеспечивают сохранность документов и дел на период хранения документов.
40. Дела располагаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации, на корешках обложек указываются их индексы.
7. Передача дел
в частный нотариальный или государственный архив.
Обеспечение сохранности архивных документов
41. Частный нотариус, после окончания срока хранения документов передает в частный нотариальный архив на хранение завершенные и оформленные дела за прошедшие 10 лет.
42. Передача дел осуществляется по описям дел постоянного хранения и номенклатуре дел.
43. Частный нотариус передает в частный нотариальный архив завершенные и оформленные дела постоянного хранения и сроком хранения 75 лет:
договора об отчуждении земельных участков;
договора об отчуждении жилых домов, квартир (документы, на основании которых они удостоверены);
нотариально удостоверенные завещания;
наследственные дела;
свидетельства о праве на собственности на долю в общем имуществе супругов (если такое свидетельство выдано пережившему супругу в связи с заведенным в нотариальной конторе наследственным делом, оно подшивается в наследственное дело);
реестры регистрации нотариальных действий.
44. На основании приказа территориального органа юстиции согласованного с территориальной нотариальной палатой передаются полномочия совершения нотариальных действий, текущее делопроизводство, а также дела, находяшиеся на хранении частного нотариуса, действие лицензии которого приостановлено на нотариуса, его заменяющего.
О произведенной передаче документов составляется акт приема-передачи документов по форме согласно приложению 11 к настоящим Правилам.
45. Для централизованного хранения и обеспечения сохранности нотариальных документов в соответствии со статьей 29-1 Закона, функционируют частные нотариальные архивы.
Частные нотариальные архивы являются филиалами территориальных нотариальных палат.
В частный нотариальный архив сдают нотариальные документы:
по истечении 10 лет, действующие частные нотариусы;
частный нотариус, прекративший свою нотариальную деятельность в соответствии со статьей 12 Закона;
частный нотариус, вышедший из членов нотариальной палаты и снявшийся с учетной регистрации в связи с вступлением в другую нотариальную палату, или переместившийся с одной территории деятельности в другую (в пределах одного нотариального округа).
46. В случае упразднения государственной нотариальной конторы, завершенные и оформленные дела территориальный орган юстиции передает в государственный архив.
8. Уничтожение дел
47. Дела, срок хранения которых истек, выделяются к уничтожению, после утверждения описи дел постоянного хранения и акта о выделении к уничтожению документов и дел за соответствующий период.
48. Отобранные к уничтожению дела оформляются актом о выделении к уничтожению документов и дел по форме согласно приложению 12 к настоящим Правилам.
49. Акт подписывается:
частным нотариусом;
государственным нотариусом, на которого возложено организация и ведение делопроизводства.
50. Акт представляется на одобрение экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) состав которой определяется:
территориальной нотариальной палатой;
территориальным органом юстиции (при уничтожении дел государственной нотариальной конторы).
Акт одобренный ЭПК, представляется на утверждение в территориальную нотариальную палату или территориальный орган юстиции.
9. Ведение реестра регистрации нотариальных действий.
Регистрация нотариальных действий
51. В соответствии со статьей 49 Закона все нотариальные действия регистрируются в реестре регистрации нотариальных действий и электронном реестре ЕНИС (далее - Реестры).
52. Реестр регистрации нотариальных действий прошнуровывается, листы пронумеровываются и скрепляются печатью и подписью в:
государственных нотариальных конторах - работником территориального органа юстиции;
частного нотариуса - территориальной нотариальной палатой.
53. Частный и государственный нотариус имеет один реестр регистрации нотариальных действий. Одновременное ведение нескольких реестров не допускается.
Каждому нотариальному действию присваивается порядковый номер. Номера не дублируются, не записываются через дробь.
54. Нотариальное действие регистрируется в реестре после того, как удостоверительная надпись или выдаваемый документ подписан частным или государственным нотариусом.
55. Подчистки в реестре регистрации нотариальных действий не допускаются. Поправки, оговорки, исправления скрепляются подписью и печатью частного или государственного нотариуса. Записи карандашом в реестре для регистрации нотариальных действий не допускаются.
В случае выявления ошибки при нумерации нотариальных действий, составляется справка о выявленных поправках, исправлениях, оговорках в реестре регистрации нотариальных действий за подписью частного или государственного нотариуса и подшивается в конце реестра регистрации нотариальных действий по форме согласно приложению 13 к настоящим Правилам.
В электронном реестре ЕНИС поправки и ошибки оговариваются в графе «Примечание».
56. В реестры записываются все действия, совершаемые частным и государственным нотариусом.
57. Реестр регистрации нотариальных действий состоит из 7 граф по форме согласно приложению 14 к настоящим Правилам.
58. Электронный реестр ЕНИС состоит из 9 граф по форме согласно приложению 15 к настоящим Правилам.
59. Запрещения, налагаемые частным и государственным нотариусом на основании договоров залога имущества, регистрируются в реестре регистрации нотариальных действий и ЕНИС, а также заносятся в Алфавитную книгу учета запрещений, арестов недвижимого имущества в ЕНИС по форме согласно приложению 16 к настоящим Правилам.
10. Оформление документов, предназначенных
для совершения действий за границей
60. При подписании документов, предназначенных для совершения действий за границей, лицо, которое обратилось за совершением нотариального действия в документе, пишет в строку свою фамилию, имя, отчество в той последовательности, как указано в документе, удостоверяющем его личность.
61. При заполнении удостоверительной надписи указывается полностью в соответствии с оттиском печати:
фамилия, имя, отчество частного или государственного нотариуса;
наименование государственной нотариальной конторы;
номер, дата выдачи лицензии.
Дату совершения нотариального действия прописывается словами.
Фамилию, имя, отчество лица, подписавшего документ, указывается в той последовательности, как указано в документе, удостоверяющем его личность.
62. Печать ставится на свободном месте документа под удостоверительной надписью, не затрагивая ее текста и подписи частного или государственного нотариуса.
Текст удостоверительной надписи (в том числе номер реестра для регистрации нотариальных действий, сумма взысканной государственной пошлины или сумма, оплаченная нотариусу) печатается техническими средствами (пишущей машинке, персональном компьютере).
63. Документы не сгибаются, незаполненные до конца строки, свободные места не прочеркиваются, проставление мастичных штампов не допускается.
Документы сшиваются ниткой или лентой красного или белого цвета в три прокола.
11. Печать, штампы и бланки нотариуса
64. Печать частного и государственного нотариуса изготавливается в соответствии с требованиями статьи 22 Закона «О нотариате» и статьи 21 Закона Республики Казахстан «О языках в Республике Казахстан».
65. Печать частного нотариуса изготавливается в соответствии с Приказом Министра юстиции Республики Казахстан «О печати частного нотариуса», утвержденного 24 февраля 1999 года № 16 (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 702).
66. Написание фамилии, имени и отчества частного и государственного нотариуса в тексте печати производится по документу, удостоверяющему его личность.
67. Территориальный орган юстиции осуществляет заказ на изготовление печати частного и государственного нотариуса и выдает под роспись в журнале выдачи печати по форме согласно приложению 17 к настоящим Правилам.
68. Печать используется частным и государственным нотариусом, для скрепления своей подписи на тексте удостоверительной надписи при выдаче нотариально удостоверенного либо засвидетельствованного документа, на постановлении, поручении (запросе) и на документах, связанных с нотариальной деятельностью.
69. Об утрате или хищении печати частный нотариус сообщает в территориальный орган юстиции и нотариальную палату в течение одного дня со дня обнаружения.
Об утрате или хищении печати государственный нотариус сообщает в территориальный орган юстиции в течение одного дня со дня обнаружения.
70. Печать уничтожается в случаях:
освобождения от должности государственного нотариуса;
прекращения действия лицензии частного нотариуса.
71. Печать сдается на хранение в территориальный орган юстиции:
частным нотариусом на период приостановления действия лицензии с момента ознакомления с приказом о приостановлении действия его лицензии;
государственным нотариусом на период нахождения в отпуске (в том числе по уходу за ребенком) в течение одного рабочего дня с момента ознакомления с приказом.
72. При пользовании печати, применяется синий или фиолетовый красители, не допуская применения черного, многоцветного красителей.
73. Территориальный орган юстиции в случае утраты или уничтожения печати публикует информацию на Интернет-ресурсе Министерства юстиции Республики Казахстан.
74. Частный и государственный нотариус, имеет электронную цифровую подпись в соответствии с Законом Республики Казахстан «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».
75. При совершении нотариальных действий частный и государственный нотариус использует бланки.
76. Бланки изготавливаются полиграфическими предприятиями, уполномоченными на соответствующий вид деятельности, по заказам территориального органа юстиции или территориальной нотариальной палаты и подлежат учету.
77. Бланк изготавливается на документной защищенной без оптических отбеливателей с водяным знаком бумаге, с написанием два раза слова «Казахстан» сокращенно на английском языке (КАZ) между которыми отображен казахский орнамент.
Формат бланка лист А-4, цвет белый с последовательной нумерацией порядкового номера в нижнем правом углу.
78. Выдача бланков производится под роспись в журнале выдачи бланков территориальным органом юстиции или территориальной нотариальной палатой по форме согласно приложению 18 к настоящим Правилам.
79. Бланки используются только при совершении нотариальных действий, предназначенных для совершения действий на территории Республики Казахстан.
Не подлежат оформлению на бланке и выполняются на обычной бумаге экземпляры договора, и предназначенных для совершений действий за границей, а также экземпляры документов, которые остаются в делах частного или государственного нотариуса, на котором указывается номер использованного бланка.
80. Территориальный орган юстиции и территориальная нотариальная палата ведут учет бланков, полученных от изготовителя, выданных, возвращенных, неиспользованных, испорченных, с техническим браком, с одинаковыми номерами, а также в случае прекращения или приостановления лицензии частного нотариуса.
81. В случае утраты, хищения бланков частный нотариус или территориальная нотариальная палата сообщает об этом в органы внутренних дел и территориальный орган юстиции в течение одного рабочего дня с момента выявления их утраты или хищения.
82. При прекращении, приостановлении лицензии на право занятия нотариальной деятельностью частного нотариуса или освобождения от должности государственного нотариуса неиспользованные бланки сдаются в территориальную нотариальную палату или территориальный орган юстиции по акту передачи бланков по форме согласно приложению 19 к настоящим Правилам.
83. В случае порчи бланка при совершении нотариальных действий, частным или государственным нотариусом, производится на самом бланке по диагонали его формата запись «испорчено» печатными заглавными буквами чернилами черного или фиолетового цвета.
84. Территориальный орган юстиции и территориальная нотариальная палата уничтожают испорченные бланки и составляют акт об уничтожении испорченных бланков по форме согласно приложению 20 к настоящим Правилам.
85. При оформлении документов используются мастичные штампы. Оттиски мастичных штампов выполняются штемпельной краской синего или фиолетового цвета.
При использовании мастичного штампа для исполнения удостоверительной надписи допускается дописывание незаполненных мест штампа при помощи использования технических средств или от руки с использованием красителя синего или фиолетового цвета. Допускается проставление от руки с использованием красителя синего или фиолетового цвета регистрационного номера нотариального действия и суммы взысканной государственной пошлины (нотариального тарифа) при исполнении удостоверительной надписи с использованием технических средств. При написании удостоверительной надписи от руки также используется краситель синего или фиолетового цвета.
86. Печати, личные бланки, штампы удостоверительных надписей хранятся в сейфах или опечатываемых несгораемых металлических шкафах в помещении частного нотариуса или государственной нотариальной конторе.
87. Использование, хранение и учет печати, личных бланков, штампов удостоверительных надписей, ведется частным и государственным нотариусом.
В государственной нотариальной конторе одним из государственных нотариусов, определенным приказом начальника территориального органа юстиции.
12. Формирование и оформление наследственных дел.
Учет завещаний.
88. Основанием для начала производства по наследственному делу является получение нотариусом первого документа, свидетельствующего об открытии наследства, частным нотариусом либо поступившего в государственную нотариальную контору. Таким документом является заявление о принятии наследства, выдаче свидетельства о праве на наследство, об отказе от наследства, принятии мер к охране наследственного имущества, об управлении наследственным имуществом, пережившего супруга о выдаче свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов, согласии быть исполнителем завещания.
89. Документы, относящиеся к наследственному делу, представляются частному или государственному нотариусу как на личном приеме, так и по почте.
90. Документ, послуживший основанием для начала производства по наследственному делу, регистрируется в день поступления в Книге учета наследственных дел по форме согласно приложению 21 к настоящим Правилам.
91. Номер наследственного дела обозначается арабскими цифрами и состоит из порядкового номера, присвоенного наследственному делу в соответствии с регистрацией в Книге учета наследственных дел, и года заведения наследственного дела: «20/2011, где 20 – порядковый номер наследственного дела в соответствии с регистрацией в Книге учета наследственных дел первого документа, поступившего к наследственному делу и послужившему основанием для формирования наследственного дела, 2011 – год заведения наследственного дела».
Номер, указанный в графе 1 Книги учета наследственных дел, является порядковым номером наследственного дела.
92. После присвоения наследственному делу порядкового номера дело регистрируется в Алфавитной книге учета наследственных дел по форме согласно приложению 22 к настоящим Правилам в ЕНИС.
93. Заявления о принятии наследства, о выдаче свидетельства о праве на наследство, об оплате расходов за счет наследственного имущества, о принятии мер к охране наследственного имущества, по которым приняты эти меры, а также претензии кредиторов, формируются в отдельные наследственные дела, каждое из которых получает индекс, соответствующий номенклатуре дел (нарядов).
В наследственное дело подшиваются все документы, связанные с оформлением наследства по указанному заявлению.
Сформированное наследственное дело является отдельным номенклатурным делом. На обложке дела к номенклатурному индексу, через дробь присваивается номер наследственного дела (Дело № 1-15/27/2011).
Если наследственное дело не закончено производством в текущем году, то оно переходит в следующий год под тем же номером и перерегистрации не подлежит.
94. Передача частным или государственным нотариусом наследственного дела по принадлежности другому нотариусу производится в следующем порядке:
подшиваются документы, находящиеся в наследственном деле;
составляется внутренняя опись документов;
снимается копия наследственного дела, включая копию обложки.
Подлинное наследственное дело с сопроводительным письмом направляется заказной бандеролью (заказным письмом) или курьером нотариусу по принадлежности.
95. Помимо документа, послужившего основанием для начала производства по наследственному делу, в Книге учета наследственных дел регистрируются все поступившие к наследственному делу заявления. При поступлении к наследственному делу, которому уже присвоен порядковый номер, иных заявлений, они регистрируются в Книге учета наследственных дел. При этом в графе 8 Книги учета наследственных дел проставляется номер наследственного дела, к которому поступило заявление (документ).
96. В делах частного или государственного нотариуса, передавшего наследственное дело по принадлежности, хранится копия наследственного дела с сопроводительным письмом и уведомлением оператора почтовой связи, а в случае доставки наследственного дела курьером – отметка получателя о вручении заказной бандероли (заказного письма) нотариусу по месту открытия наследства или территориальному органу юстиции.
97. Частный или государственный нотариус, получивший наследственное дело, направленное к нему по принадлежности, регистрирует дело в порядке, предусмотренном для регистрации наследственных дел.
98. В территориальной нотариальной палате ведется алфавитная книга учета завещаний, в которую вносятся сведения об удостоверенных завещаниях, а также о завещаниях, полученных от должностных лиц, уполномоченных на удостоверение завещаний, приравненных к нотариально удостоверенным по форме согласно приложению 23 к настоящим Правилам.
Сведения об удостоверенном завещании поступают в алфавитную книгу завещаний ЕНИС после внесения записи в электронном реестре ЕНИС.
99. Дополнительное свидетельство о праве на наследство выдается нотариусом, выдавшим основное свидетельство о праве на наследство.
100. При подготовке законченного наследственного дела к хранению, документы подшиваются по правилам пункта 39 настоящих Правил в следующем порядке:
свидетельство о праве на наследство;
заявления о принятии наследства, о выдаче свидетельства о праве на наследство, или об отказе от наследства;
копия свидетельства о смерти наследодателя;
копия книги регистрации граждан или адресная справка на имя наследодателя, где определено место его регистрации;
копии документов, подтверждающих родственные отношения наследников с наследодателем, основание наследования (завещание, документы о степени родства, об усыновлении, о нахождении на иждивении наследодателя);
запросы нотариуса, сделанные для установления круга наследников, и ответы на них;
информационная справка об отсутствии наследственного дела;
документы, подтверждающие принадлежность наследства наследодателю (правоустанавливающие документы);
иные приобщенные к наследственному делу документы.
Приложение 1
к Правилам по
нотариальному делопроизводству
форма
Акт о невозможности работы ЕНИС
_____________________________________________________________________
Ф.И.О. государственного нотариуса,наименование нотариальной конторы,
Ф.И.О частного нотариуса, дата и номер лицензии
Дата___________________ _____________________________
(место составления)
Я, (частный или государственный) нотариус (Ф.И.О.), составил
(-а) настоящий акт о невозможности работы ЕНИС по причине
___________________________________________
(указать причину невозможности работы ЕНИС)
Начало остановки работы ЕНИС «___»________20__г. время
«__» ч.____минут»
Начало работы ЕНИС «___»________20__г. время «__» ч._____минут»
Составлен
Нотариус:______________________________________________________
(Ф.И.О., подпись частного или государственного нотариуса)
Приложение 2
к Правилам по
нотариальному делопроизводству
форма
Журнал регистрации входящих документов
№№ |
Дата |
Корреспон- |
Вид |
Резолюция |
Расписка в |
Отметка |
Приме- |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Приложение 3
к Правилам по
нотариальному делопроизводству
форма
Журнал регистрации исходящих документов
№№ |
Дата и |
Корреспон- |
Заголовок |
Отметка об |
Примеча- |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Приложение 4
к Правилам по
нотариальному делопроизводству
форма
Регистрационный штамп (образец)
Наименование |
Приложение 5
к Правилам по
нотариальному делопроизводству
«Утверждаю»
Начальник Департамента юстиции
(наименование области или города)
или Ф.И.О нотариуса,
дата, номер лицензии
______________ фамилия, инициалы
подпись
_____ «__»______20__год
___________№_____________
(дата) (индекс)
Примерная номенклатура дел
1. Делопроизводство, административно-хозяйственные вопросы |
||||
Индекс дела |
Заголовок дела (тома, |
Количество |
Срок хранения |
Примечание |
1-1 |
Статистические отчеты |
постоянно |
||
1-2 |
Справки и акты о |
5 лет |
||
1-3 |
Приказы и другие |
75 лет |
||
1-4 |
Переписка с органами |
5 лет |
||
1-5 |
Переписка с |
5 года |
||
1-6 |
Документы финансовой и |
5 лет 1 |
при условии |
|
1-7 |
Заявления и предложения |
5 лет ЭПК |
||
1-8 |
Номенклатура дел |
постоянно |
||
1-9 |
Описи документальных |
постоянно |
||
1-10 |
Журнал регистрации |
5 года |
||
1-11 |
Журнал регистрации |
5 года |
||
1-12 |
Переписка с физическими |
5 года |
||
2. Совершение нотариальных действий |
||||
2-1 |
Договоры об отчуждении |
75 лет |
||
2-2 |
Договоры об отчуждении и |
75 лет |
||
2-3 |
Извещения и сообщения о |
3 года |
||
2-4 |
Прочие договоры |
25 лет |
||
2-5 |
Нотариально |
75 лет |
||
2-6 |
Наследственные дела |
75 лет |
||
2-7 |
Доверенности |
3 года со дня |
||
2-8 |
Свидетельство о праве на |
75 лет |
||
2-9 |
Свидетельство об |
3 года |
||
2-10 |
Документы по |
3 года |
||
2-11 |
Документы по передаче |
3 года |
||
2-12 |
Документы по совершению |
10 лет |
||
2-13 |
Акты о морских протестах |
3 года |
||
2-14 |
Документы, составленные |
5 лет |
||
2-15 |
Дела юридических лиц |
10 лет |
||
2-16 |
Постановления об отказе |
5 лет |
||
2-17 |
Постановления о |
3 года |
||
2-18 |
Реестры для регистрации |
постоянно |
на бумажном и |
|
2-19 |
Книга учета |
75 лет |
||
2-20 |
Алфавитная книга учета |
75 лет |
||
2-21 |
Алфавитная книга учета |
75 лет |
||
2-22 |
Алфавитная книга учета |
75 лет |
||
2-23 |
Книга учета заявлений о |
75 лет |
||
Примечание:
Книги, указанные в подпунктах 2-20 - 2-23 прошнуровываются.
Количество листов заверяется подписью работника органа
юстиции или территориальной нотариальной палаты.
Наименование должности
руководителя __________________________
Расшифровка подписи нотариуса
дата
Согласована |
Согласована |
протоколом ЦЭК (ЭК) Департамента |
протоколом ЭПК частного |
Приложение 6
к Правилам по
нотариальному делопроизводству
форма
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в _________ году
По срокам хранения |
Всего |
В том числе |
|
переходящих |
с отметкой |
||
Постоянного |
|||
Временного (свыше 10 лет) |
|||
Временного (до 10 лет |
|||
Итого: |
|||
Ф.И.О. частного или государственного нотариуса
подпись
Дата
Итоговые сведения переданы в архив организации.
Ф.И.О., наименование должности работника,
передавшего сведения
Приложение 7
к Правилам по
нотариальному делопроизводству
форма
Обложка дела
____________________Фонд №_________
____________________Опись №________
____________________Дело №_________
____________________________________________________________________
(наименование государственной нотариальной конторы, Ф.И.О. частного
нотариуса, дата и номер его лицензии)
___________________том №_________
Дело № индекса________
______________________________
______________________________
(заголовок дела)
«___»____20__год
на______________________листах
Срок хранения___________лет
______________________Фонд №
_____________________Опись №
______________________Дело №
Приложение 8
к Правилам по
нотариальному делопроизводству
форма
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА
Фонд № _____ Опись № ________ Дело № _____
В дело подшито и пронумеровано ______________ лист (ов), в том числе:
литерные № № листов
_________________________________________________
пропущенные № № листов
_____________________________________________
пронумерованные чистые листы
________________________________________
листов внутренней описи
______________________________________________
Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих
нумерации ___________________________________________________________
(разновидности документов и их количество)
Особенности формирования, оформления, |
№ № листов |
1 |
2 |
Наименование должности лица,
заполнившего лист-заверитель дела ________________ подписи
(личная подпись)
дата
Ф.И.О. частного или государственного нотариуса
подпись
Приложение 9
к Правилам по
нотариальному делопроизводству
форма
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № ___
№№ |
Делопроиз- |
Дата |
Заголовок документа |
Номера |
Приме- |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Итого _____________________________ листов документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _________________________
(цифрами и прописью)
Итого ________________________________ документов
(количество цифрами и прописью)
Ф.И.О. частного или государственного нотариуса
подпись
Приложение 10
к Правилам по
нотариальному делопроизводству
форма
Опись
дел постоянного хранения
(титульный лист описи)
За_____________________годы
___________________________________________________
наименование государственной нотариальной конторы или
Ф.И.О. частного нотариуса, дата и номер его лицензии
Фонд № __________________________
(заполняется в гос.архиве)
«Утверждено»
Протокол ЭПК_________________________________
(наименование архивного учреждения)
____________________№____________
(дата)
_______________________________________________________________
наименование государственной нотариальной конторы,
дата и номер лицензии нотариуса, занимающегося частной практикой
Опись № __________
Дела постоянного хранения за______год
№ п/п |
Индекс дел |
Заголовки дел |
Крайние даты |
Срок |
Коли- |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
В данный раздел включено ___________________ дел
(цифрами)
с №_______________по №___________
_______________________________________
(должность, фамилия, инициалы составителя)
Итоговую запись к разделу описи за ___ год заверяю:
Подпись ____________________________________________
(должность, Ф.И.О. ответственного за делопроизводство)
«Согласовано»
Председатель экспертной комиссии ________(подпись, дата)
Приложение 11
к Правилам по
нотариальному делопроизводству
форма
АКТ
приема-передаче документов
Мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт о передаче
документов частного нотариуса _____________________________________
(Ф.И.О. частного нотариуса, который передает документы)
частному нотариусу ________________________________________________
(Ф.И.О. частного нотариуса, который принимает документы)
в присутствии ______________________________________________________
(Ф.И.О. работника юстиции и нотариальной палаты, должность)
1. ____________________________________________________
2. ____________________________________________________
Итого к ________________________________ документов.
(количество цифрами и прописью)
Передал:
Ф.И.О. частного нотариуса
подпись
Принял:
Ф.И.О. частного нотариуса
подпись
В присутствии:
Ф.И.О. работника
территориального органа юстиции
подпись
и работника
территориальной нотариальной палаты
подпись
Приложение 12
к Правилам по
нотариальному делопроизводству
форма
«УТВЕРЖДАЮ»
Начальник Департамента юстиции
(наименование области или города)
______________ фамилия, инициалы
подпись
или Ф.И.О нотариуса,
дата, номер лицензии
__________ «__»______20__год
Акт о выделении к уничтожению документов и дел
Дата ___________________ Индекс ________________
_____________________________
(место составления)
О выделении к уничтожению документов и дел
Основание: приказ № _________________от_________________(дата)
Составлен: экспертной комиссией
Председатель комиссии:______________________(должность, Ф.И.О.)
Члены комиссии:_____________________________(должность, Ф.И.О.)
Присутствовали:_____________________________(должность, Ф.И.О.)
Комиссия, руководствуясь перечнем ____________________(название
перечня) отобрала к уничтожению как не имеющие научно-исторической
ценности и утратившие практическое значение следующие документы и
дела.
___________________________________________________________________
(наименование нотариальной конторы, Ф.И.О. частного нотариуса, в
деятельности которых отложились документы, не подлежащие дальнейшему
хранению)
№ п/п |
Годы |
Заголовки |
Пояснения |
Количеств |
Номера |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Всего дел ____________________(цифрами и прописью)
Председатель экспертной
комиссии _________________(Ф.И.О.)____________ подпись
Члены: подписи _____________________(Ф.И.О.)
Документы измельчены и уничтожены путем сожжения.
Председатель экспертной комиссии _______________(подпись, дата)
Дата
Одобрен Экспертной комиссией в составе:
член комиссии Подпись Расшифровка подписи
член комиссии Подпись Расшифровка подписи
Дата
Частный нотариус или государственный нотариус
___________________
(Ф.И.О. подпись)
Приложение 13
к Правилам по
нотариальному делопроизводству
форма
Справка о выявленных поправках, исправлениях, оговорках в
реестре регистрации нотариальных действий
Я, частный (государственный) нотариус (Ф.И.О.), составил (-а)
настоящую справку по (выявленным поправкам, исправлениям, оговоркам)
в реестре регистрации нотариальных действий за №__, следующего
характера:
1. Указывается номер реестра, дата совершения нотариального
действия (выявленные поправки, исправления, оговорки).
2.___________________________________________________________________
_____________________________________________________________
Ф.И.О. частного или государственного нотариуса
подпись
Приложение 14
к Правилам по
нотариальному делопроизводству
форма
Реестр №___________
регистрации нотариальных действий нотариуса _____________
на ________________год
Номер |
Дата |
Ф.И.О., |
Реквизиты |
Содержа- |
Взыскано |
Подпись в |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
Приложение 15
к Правилам по
нотариальному делопроизводству
форма
Электронный реестр ЕНИС
Номер |
Дата |
Дата |
Ф.И.О., |
Доку- |
Взыскано |
Статус |
Содер- |
Приме- |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
Примечание. Частный или государственный нотариус в: графе 2 - указывает дату регистрации нотариального действия согласно рееестра регистрации нотариальных действий нотариуса;
графе 3 - указывает дату заполнения электронного реестра ЕНИС.
Приложение 16
к Правилам по
нотариальному делопроизводству
форма
Алфавитная книга учета запрещений, арестов
недвижимого имущества в ЕНИС
______________________________________________________________
Ф.И.О. собственника дома |
Номер по реестру |
Отметка о снятии |
1 |
2 |
3 |
А
_______________Б
_______________В
Приложение 17
к Правилам по
нотариальному делопроизводству
форма
Журнал выдачи печати
№. |
Дата выдачи |
Ф.И.О |
Оттиск печати |
Подпись в |
Сведения об |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Приложение 18
к Правилам по
нотариальному делопроизводству
форма
Журнал выдачи бланков
№. |
Дата выдачи |
Ф.И.О |
Количество |
Расписка в |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Приложение 19
к Правилам по
нотариальному делопроизводству
форма
АКТ
о передаче бланков
Мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт о сдаче бланков частного (государственного) нотариуса:
№ номера бланков, ФИО частного (государственного) нотариуса, на чье имя выданы бланки.
Итого к ________________________________ бланков
(количество цифрами и прописью)
Подпись:_______________________________________________________
(подпись, должность, лица принявшего бланки)
Ф.И.О. частного (государственного) нотариуса
подпись
Ф.И.О. работника
территориального органа юстиции
подпись
или работника
территориальной нотариальной палаты
подпись
Приложение 20
к Правилам по
нотариальному делопроизводству
форма
«УТВЕРЖДАЮ»
Начальник Департамента юстиции
(наименование области или города)
или Председатель
территориальной
нотариальной палаты
________________ области (города)
_______________ инициалы и фамилия
подпись
«__» ___________ 20__ г.
Фамилия и инициалы частного нотариуса,
или наименование государственной
нотариальной конторы
АКТ
об уничтожении испорченных бланков
В связи с порчей бланков, произвести их уничтожение как
утратившие практическое значение:
Основание: приказ руководителя департамента юстиции от (дата) №
______ «О проведении проверки ...» (или иной документ: план работы,
поручение вышестоящего органа и т.д.).
Составлен комиссией в составе:
Председатель комиссии _____________________________________________
Ф.И.О. должность
Члены комиссии: 1.__________________________________________________
Ф.И.О. должность
2. _________________________________________________________________
Ф.И.О. должность
____________________________________________________________________
Отобраны к уничтожению испорченные экземпляры следующих видов
печатно-бланочной продукции, подлежащей защите:
№№ |
Наименование вида |
Серия и номера |
Количество |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Итого __________________ испорченных экземпляров печатно-бланочной
(цифрами и прописью)
продукции, подлежащей защите.
Составлен в ____ экземпляре (ах):
1-й экземпляр: в деле №
2 экземпляр: (адресат)
Председатель комиссии _____________ Расшифровка подписи
(подпись)
Члены комиссии ______________ Расшифровки подписей
(подписи)
Приложение 21
к Правилам по
нотариальному делопроизводству
форма
Книга учета наследственных дел
№ п/п |
Дата |
Ф.И.О. |
Дата |
Ф.И.О. |
Дата |
Дата |
Примеча- |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Приложение 22
к Правилам по
нотариальному делопроизводству
форма
Алфавитная учета книга наследственных дел
Ф.И.О. умершего |
Дата смерти |
Номер |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
А
____________ Б
____________ В
Приложение 23
к Правилам по
нотариальному делопроизводству
форма
Алфавитная книга учета завещаний
Ф.И.О. завещателя |
Дата удостоверения |
Номер по реестру |
Отметка об отмене |
1 |
2 |
3 |
4 |
А
________________Б
________________В