В соответствии с подпунктом 3) пункта 2 статьи 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архивном фонде и архивах", ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить:
1) положение о Центральной экспертно-проверочной комиссии согласно приложению 1 к настоящему приказу;
2) положение об экспертно-проверочных комиссиях центральных государственных и специальных государственных архивов согласно приложению 2 к настоящему приказу.
2. Комитету информации и архивов Министерства связи и информации Республики Казахстан (Берсебаев Б.Т.) обеспечить:
1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;
2) после государственной регистрации настоящего приказа его официальное опубликование в средствах массовой информации и размещение на интернет-ресурсе Министерства связи и информации Республики Казахстан.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на вице-министра связи и информации Республики Казахстан Танысбай Л.М.
4. Настоящий приказ вводится в действие со дня его первого официального опубликования.
Министр А. Жумагалиев
Приложение 1
к приказу Министра связи и информации
Республики Казахстан
от 16 ноября 2011 года № 348
Положение
о Центральной экспертно-проверочной комиссии
1. Общие положения
1. Центральная экспертно-проверочная комиссия (далее - ЦЭПК) является коллегиальным, консультативно-совещательным органом при Комитете информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан (далее - Комитет), осуществляющим рассмотрение научно-методических вопросов экспертизы ценности документов, включения (исключения) документов в состав (из состава) Национального архивного фонда, а также установления источников его пополнения.
Сноска. Пункт 1 в редакции приказа Министра культуры и информации РК от 22.10.2013 № 242 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней со дня его первого официального опубликования).
2. ЦЭПК в своей деятельности руководствуется Конституцией Республики Казахстан, Законом Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах", Положением о Национальном архивном фонде, утвержденным постановлением Правительства Республики Казахстан от 7 октября 1999 года № 1538, иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан в области архивного дела и документации, а также настоящим Положением.
3. Состав ЦЭПК утверждается приказом Председателя Комитета.
4. В состав ЦЭПК входят: председатель, заместитель председателя, секретарь и члены ЦЭПК из числа специалистов Комитета, государственных, специальных государственных архивов, центральных и местных исполнительных органов, представители научных, учебных организаций;
1) председателем ЦЭПК является Заместитель председателя Комитета.
Заместитель председателя ЦЭПК назначается из числа руководителей структурных подразделений Комитета;
2) секретарь ЦЭПК назначается из числа сотрудников структурного подразделения Комитета, обеспечивающего подготовку вопросов для рассмотрения ЦЭПК.
2. Задачи и функции ЦЭПК
4. Основными задачами ЦЭПК являются:
1) выявление документов для формирования и пополнения Национального архивного фонда, оптимизация его состава;
2) рассмотрение и принятие решений по научно-методическим и практическим вопросам экспертизы ценности архивных документов и комплектования ими государственных и специальных государственных архивов;
3) осуществление научно-методического руководства деятельностью экспертно-проверочных комиссий (далее - ЭПК) местных исполнительных органов, центральных государственных, специальных государственных архивов, центральных экспертных комиссий (далее - ЦЭК) и экспертных комиссий (далее - ЭК) центральных и местных исполнительных органов, других организаций.
5. Функциями ЦЭПК являются рассмотрение и вынесение решений об утверждении (согласовании):
1) проектов нормативных правовых актов (положений, правил, инструкций), методических рекомендаций по вопросам, связанным с экспертизой ценности документов и включением их в состав Национального архивного фонда;
2) проектов перечней документов, образующиеся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков хранения, изменений и дополнений к ним;
3) проектов примерных (типовых) номенклатур дел организаций;
4) проектов списков - источников комплектования государственных и специальных государственных архивов, изменений и дополнений к ним;
5) предложений центральных и местных исполнительных органов, государственных и специальных государственных архивов, других организаций об определении (согласований) сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями;
6) информаций о работе ЭПК, ЦЭК (ЭК) по вопросам, входящим в компетенцию этих комиссий;
7) спорных вопросов экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных, специальных государственных архивов и архивов организаций, возникающих между ЭПК, ЦЭК (ЭК).
3. Организация деятельности ЦЭПК
6. Председатель ЦЭПК руководит деятельностью ЦЭПК, председательствует на ее заседаниях, осуществляет общий контроль над реализацией ее решений. Во время отсутствия председателя его функции выполняет заместитель.
7. Деятельность ЦЭПК осуществляется в соответствии с Планом, утверждаемым председателем ЦЭПК.
8. Подготовку предложений по повестке дня заседания ЦЭПК, документов и материалов, оформление протокола заседания ЦЭПК осуществляет секретарь.
9. Рабочим органом ЦЭПК является Управление архивов и документации Комитета информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан.
Сноска. Пункт 9 в редакции приказа Министра культуры и информации РК от 22.10.2013 № 242 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней со дня его первого официального опубликования).
10. Подготовка материалов к проведению заседания ЦЭПК осуществляется секретарем ЦЭПК, который в течение 30 календарных дней до заседания направляет их членам ЦЭПК.
11. Секретарь ЦЭПК:
1) формирует повестку дня заседания ЦЭПК;
2) обеспечивает созыв членов ЦЭПК и приглашенных лиц;
3) ведет протокол заседания ЦЭПК;
4) доводит до сведения соответствующих организаций решения ЦЭПК;
5) ведет оперативное хранения документов заседаний ЦЭПК.
12. Заседания ЦЭПК проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в квартал при наличии не менее половины ее членов.
13. Решения ЦЭПК принимаются открытым голосованием и считаются принятыми, если за них подано большинство голосов от общего количества членов ЦЭПК. В случае равенства голосов принятым считается решение, за которое проголосовал председатель. Члены ЦЭПК вправе на особое мнение, которое, в случае его выражения, должно быть изложено в письменном виде и приложено к протоколу ЦЭПК.
Решения ЦЭПК оформляются протоколом, утверждаемым Председателем Комитета.
Приложение 2
к приказу Министра связи и информации
Республики Казахстан
от 16 ноября 2011 года № 348
Положение
об экспертно-проверочных комиссиях
центральных государственных и специальных государственных
архивов
1. Общие положения
1. Экспертно-проверочные комиссии центральных государственных и специальных государственных архивов (далее - ЭПК) являются консультативно-совещательными органами, образуемыми в целях рассмотрения научно-методических и практических вопросов эскпертизы ценности документов и пополнения ими центральных государственных и специальных государственных архивов Республики Казахстан (далее - Архив), а также для осуществления методического руководства деятельностью центральных экспертных комиссий (далее - ЦЭК) и экспертных комиссий (далее - ЭК) организаций.
2. ЭПК в своей деятельности руководствуется Конституцией Республики Казахстан, Законом Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах", Положением о Национальном архивном фонде, утвержденным постановлением Правительства Республики Казахстан от 7 октября 1999 года № 1538, иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан в области архивного дела и документации, а также настоящим Положением.
3. В состав ЭПК, утвержденный приказом руководителя Архива, входят: председатель, его заместитель, секретарь и члены комиссии из числа наиболее квалифицированных архивных специалистов, а также представители уполномоченного органа Республики Казахстан в области архивного дела, представители организаций-источников комплектования Архива.
4. ЭПК возглавляет Председатель в лице руководителя Архива или его заместителя. Председатель ЭПК осуществляет общее руководство деятельностью, председательствует на заседаниях, контролирует выполнение возложенных на ЭПК задач.
5. При ЭПК создается группа экспертов, состав которой утверждается приказом руководителя Архива.
2. Задачи и функции ЭПК
6. Основными задачами ЭПК являются:
1) определение организаций - источников комплектования архива;
2) включение в состав Национального архивного фонда Республики Казахстан и исключение из его состава;
3) рассмотрение и принятие решений по вопросам оптимизации состава документов Национального архивного фонда, методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими Архива;
4) методическая помощь в деятельности служб документационного обеспечения управления организаций, архивов организаций - источников комплектования Архива.
7. ЭПК в соответствии с возложенными задачами рассматривает:
1) списки источников комплектования Архива, изменения и дополнения к ним;
2) планы и графики подготовки и передачи документов на государственное хранение, представляемыми организациями - источниками комплектования Архива;
3) номенклатуры дел, правила документирования и управления документацией, положения о ведомственных (частных) архивах, положения о ЦЭК и ЭК;
4) описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, поступивших от источников комплектования Архива;
5) описи дел постоянного хранения, составленные в Архиве после проведения усовершенствования и переработки описей, акты о выделении к уничтожению документов и дел из фондов Архива;
6) акты об неисправном повреждении документов постоянного хранения, находящихся в Архиве и ведомственных (частных) архивах; акты о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;
7) перечни архивных документов, отнесенных к объектам национального культурного достояния Республики Казахстан, и особо ценных документов, хранящихся в Архиве, описи особо ценных дел и описи страховых копий, представляемые организациями - источниками комплектования Архива;
8) перечни документов, подлежащих постоянному хранению в виде микрокопий, представляемых организациями-источниками комплектования Архива;
9) вопросы приема (приобретения) на государственное хранение документов личного происхождения;
10) методические пособия по вопросам экспертизы ценности документов, относящихся к составу Национального архивного фонда, и комплектования ими Архива и ведомственных архивов, разработанные сотрудниками Архива и источниками комплектования Архива;
11) предложения Архива и источников его комплектования по разработке (переработке) нормативных и методических документов по вопросам экспертизы ценности документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда и комплектования ими Архива, ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве организаций;
12) предложения Архива и источников его комплектования по определению сроков хранения отдельных видов и разновидностей документов;
13) отчеты и доклады ЦЭК и ЭК организаций по вопросам, входящим в компетенцию ЭПК;
14) спорные вопросы экспертизы ценности документов, комплектования ими Архива и ведомственных архивов, возникающих при отборе документов на государственное хранение.
3. Организация деятельности ЭПК
8. Деятельность ЭПК предусматривается планами работ Архива.
9. Заседания ЭПК созывается по мере необходимости, не реже одного раза в месяц. При необходимости могут проводиться выездные заседания комиссии, а также совместные заседания ЭПК и Методической комиссии Архива.
10. Заседание ЭПК считается правомочным, если в нем принимает участие более половины его состава.
11. Документы для рассмотрения ЭПК подаются исполнителем в срок не позднее 7 рабочих дней до заседания.
12. Решения ЭПК принимаются открытым голосованием и считаются принятыми, если за них подано большинство голосов от общего количества членов ЭПК. В случае равенства голосов принятым считается решение, за которое проголосовал председатель. Члены ЭПК имеют право на особое мнение, которое, в случае его выражения, должно быть изложено в письменном виде и приложено к протоколу ЭПК.
Решения ЭПК оформляются протоколом, утверждаемым руководителем Архива.
По результатам рассмотрения на заседаниях ЭПК вопросов (документов) заинтересованным юридическим и физическим лицам направляются решения комиссии.
Секретарь комиссии по указанию его председателя (заместителя председателя) обеспечивает созыв заседания ЭПК, протоколирует ход заседания и представляет протокол на подпись председателя комиссии в течение десяти рабочих дней, информирует заинтересованных юридических лиц о решениях комиссии, осуществляет учет и отчетность о работе ЭПК, ведет документацию и обеспечивает ее сохранность, составляет повестку дня, список лиц, приглашенных на и за три календарных дня до проведения заседания представляет весь пакет документов председателю ЭПК.