В соответствии с требованиями пункта 3 статьи 49 Закона Республики Казахстан "О пенсионном обеспечении в Республике Казахстан", Правление Агентства Республики Казахстан по регулированию и надзору финансового рынка и финансовых организаций (далее - Агентство) ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Установить перечень основных документов, подлежащих хранению, и сроки их хранения в накопительных пенсионных фондах согласно приложению к настоящему постановлению.
2. Настоящее постановление вводится в действие по истечении четырнадцати дней со дня государственной регистрации в Министерстве юстиции Республики Казахстан.
3. Со дня введения в действие настоящего постановления признать утратившим силу приказ Комитета по регулированию деятельности накопительных пенсионных фондов Министерства труда и социальной защиты населения Республики Казахстан от 23 августа 2000 года № 92-П "Об утверждении Инструкции о порядке документирования, управления документацией, организации и сроках хранения документов в накопительных пенсионных фондах" (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов Республики Казахстан под № 1249, опубликованный в 2001 году в Сборнике нормативных правовых и нормативных актов по рынку ценных бумаг Республики Казахстан", том 4).
4. Департаменту надзора за субъектами рынка ценных бумаг и накопительными пенсионными фондами (Токобаев Н.Т.):
1) совместно с Юридическим департаментом (Байсынов М.Б.) принять меры к государственной регистрации в Министерстве юстиции Республики Казахстан настоящего постановления;
2) в десятидневный срок со дня принятия настоящего постановления довести его до сведения заинтересованных подразделений Агентства, Объединения юридических лиц "Ассоциация финансистов Казахстана", Объединения юридических лиц "Ассоциация пенсионных фондов" и накопительных пенсионных фондов.
5. Департаменту по обеспечению деятельности Агентства (Несипбаев Р.Р.) принять меры к публикации настоящего постановления в официальных печатных изданиях.
6. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Председателя Агентства Бахмутову Е.Л.
Председатель
Приложение к
постановлению Правления
Агентства Республики
Казахстан по регулированию и
надзору финансового рынка
финансовых организаций
от 27 декабря 2004 года № 377
ПЕРЕЧЕНЬ
основных документов, подлежащих хранению, и сроков
их хранения в накопительных пенсионных фондах (далее - НПФ)
|
№
|
Виды документов |
Срок хранения документов |
Примечание |
|
|
В цент
|
в филиалах
|
|||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
1. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ |
||||
|
1 |
Статистические отчеты и таблицы по деятельности НПФ, его филиалов и представительств: |
|
|
1 При отсутствии годовых отчетов - постоянно. 2 При отсутствии годовых, полугодовых отчетов - постоянно. 3 При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных отчетов - постоянно. |
|
Cводные годовые отчеты и отчеты с большей периодичностью; |
Постоянно |
- |
||
|
годовые отчеты и отчеты с большей периодичностью; |
Постоянно |
10 лет |
||
|
полугодовые отчеты; |
5 лет 1 |
5 лет |
||
|
квартальные отчеты; |
5 лет 2 |
5 лет |
||
|
месячные отчеты. |
1 год 3 |
1 год |
||
|
2 |
Отчеты исполнительного органа НПФ, его филиалов и представительств: |
|
|
1 При отсутствии годовых отчетов - постоянно. 2 При отсутствии годовых отчетов - 10 лет. 3 При отсутствии годовых, полугодовых отчетов - постоянно. 4 При отсутствии годовых, полугодовых отчетов - 10 лет.
5
При отсутствии годовых, полугодовых,
6 При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных отчетов - 10 лет. |
|
Cводные годовые отчеты и отчеты с большей периодичностью; |
Постоянно |
- |
||
|
годовые отчеты и отчеты с большей периодичностью; |
Постоянно |
10 лет |
||
|
полугодовые отчеты; |
5 лет 1 |
5 лет 2 |
||
|
квартальные отчеты; |
5 лет 3 |
5 лет 4 |
||
|
месячные отчеты. |
3 года 5 |
3 года 6 |
||
|
3 |
Отчеты структурных подразделений НПФ: |
|
|
|
|
годовые отчеты; |
5 лет |
|
||
|
полугодовые отчеты; |
5 лет |
|
||
|
квартальные отчеты; |
5 лет |
|
||
|
месячные отчеты |
3 года |
|
||
|
4 |
Заключения по отчетам: |
|
|
1 При отсутствии годовых отчетов - постоянно. 2 При отсутствии годовых отчетов - 10 лет. |
|
годовым; |
Постоянно |
10 лет |
||
|
квартальным. |
5 лет 1 |
5 лет 2 |
||
|
5 |
Бухгалтерские отчеты и балансы НПФ, его филиалов и представительств и пояснительные записки к ним: |
|
|
1 При отсутствии годовых отчетов - постоянно. 2 При отсутствии годовых отчетов - 10 лет. |
|
сводные годовые; |
Постоянно |
- |
||
|
годовые; |
Постоянно |
10 лет |
||
|
квартальные. |
5 лет 1 |
5 лет 2 |
||
|
6 |
Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, объяснительные записки к ним. |
Постоянно |
10 лет |
|
|
7 |
Аналитические таблицы по разработке и анализу годовых отчетов и балансов |
Постоянно |
5 лет |
|
|
8 |
Переписка c уполномоченным органом по регулированию и надзору финансового рынка и финансовых организаций об утверждении и уточнении балансов и отчетов. |
3 года |
3 года |
|
|
9 |
Переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности |
1 год |
1 год |
|
|
10 |
Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей. |
5 лет 1 |
5 лет 1 |
1 При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения. |
|
11 |
Расчетные (расчетно-платежные) ведомости |
5 лет 1 |
|
1 При отсутствии лицевых счетов - 75 лет |
|
12 |
Инвентарные карточки и книги учета основных средств. |
5 лет 1 |
5 лет 1 |
1 После ликвидации основных средств. |
|
13 |
Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированные доверенности). |
5 лет |
5 лет |
|
|
14 |
Учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы). Вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, кассовые книги, оборотные ведомости. |
5 лет 1 |
5 лет 1 |
1 При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения. |
|
15 |
Журналы, книги регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений. |
5 лет |
5 лет |
|
|
16 |
Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий. |
5 лет |
5 лет |
|
|
17 |
Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, сличительные ведомости) об инвентаризации. |
5 лет 1 |
5 лет 1 |
1 При условии завершения инвентаризации. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения. |
|
18 |
Документы (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, пенсий, листков нетрудоспособности по социальному страхованию. |
До 1 минования надобности |
До 1 минования надобности |
1 Не менее 5 лет. |
|
19 |
Исполнительные листы. |
До 1 минования надобности |
До 1 минования надобности |
1 Не менее 5 лет. |
|
20 |
Справки, представляемые в бухгалтерию на оплату учебных отпусков, получение льгот по налогам. |
До 1 минования надобности |
До 1 минования надобности |
1 Не менее 5 лет |
|
21 |
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) по дебиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях. |
До 1 минования надобности |
До 1 минования надобности |
1 Не менее 5 лет. |
|
22 |
Документы (протоколы, акты, отчеты) о переоценке основных фондов. |
Постоянно |
До переоценки |
|
|
23 |
Акты, ведомости переоценки и определения износа основных средств |
Постоянно |
До переоценки |
|
|
24 |
Паспорта зданий, сооружений и оборудования. |
Постоянно |
Постоянно |
|
|
25 |
Документы (планы, отчеты, переписка) о проведении документальных ревизий и контрольно-ревизионной работы. |
3 года |
|
|
|
26 |
Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности НПФ, его филиалов и представительств документы (справки, информации, докладные записки) к ним. |
5 лет 1 |
5 лет 1 |
1 При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения |
|
27 |
Акты проверки кассы, правильности взимания налогов. |
5 лет |
5 лет |
|
|
28 |
Договоры, соглашения. |
5 лет 1 |
5 лет 1 |
1 После истечения срока действия договора, соглашения, при условии завершения ревизий |
|
29 |
Реестры договоров. |
5 лет |
|
|
|
30 |
Договоры о материальной ответственности. |
5 лет 1 |
5 лет 1 |
1
После
|
|
31 |
Переписка по административно-хозяйственным вопросам. |
5 лет |
|
|
|
32 |
Образцы подписей (материально-ответственных лиц). |
До минования надобности |
До минования надобности |
|
|
НАКОПИТЕЛЬНАЯ ПЕНСИОННАЯ СИСТЕМА |
||||
|
33 |
Документы, представленные лицензиару для получения лицензии на осуществление деятельности по привлечению пенсионных взносов и осуществлению пенсионных выплат (финансовые документы, пенсионные правила, положение о внутреннем контроле, учетная политика, экономическое обоснование, кастодиальный договор). |
Постоянно |
|
|
|
34 |
Документы (заявление, анкета, копии личных документов, приказ, выписка из протокола) для согласования кандидатур на руководящие должности НПФ, его филиалов и представительств, представленные в уполномоченный орган по регулированию и надзору финансового рынка и финансовых организаций. |
Постоянно |
Постоянно |
|
|
35 |
Документы (приказ, решения, экономическое обоснование, доверенность) на открытие и закрытие филиалов и представительств НПФ. |
Постоянно |
Постоянно |
|
|
36 |
Документы (техническое задание, акты, отчеты, описание) об автоматизированной информационной системе НПФ. |
Постоянно |
|
|
|
37 |
Пенсионные договоры, а также документы, влияющие на изменение данных пенсионного договора. |
5 лет 1 |
5 лет 1 |
1
После
|
|
38 |
База данных по индивидуальным пенсионным счетам. |
75 лет - "В" |
75 лет - "В" |
|
|
39 |
Книга регистрации индивидуальных пенсионных счетов. |
Постоянно |
Постоянно |
|
|
40 |
Первичные документы и приложения к ним, подтверждающие поступление пенсионных взносов. |
5 лет 1 |
|
1
При условии
|
|
41 |
Сводные уведомления банка-кастодиана по инвестиционному счету. |
5 лет |
|
|
|
42 |
Структура портфеля инвестиций. |
5 лет |
|
|
|
43 |
Выписки с банковских, кастодиальных счетов и приложения к ним. |
5 лет |
|
|
|
44 |
Акты сверок с организацией, осуществляющей инвестиционное управление пенсионными активами и банком-кастодианом. |
5 лет |
|
|
|
45 |
Ежедневный расчет стоимости условной единицы. |
Постоянно |
|
|
|
46 |
Документы (заявления, письма, справки) по возврату ошибочно зачисленных пенсионных взносов. |
75 лет - "В |
|
|
|
47 |
Справки-подтверждения от плательщиков пенсионных взносов для объединения индивидуальных пенсионных счетов. |
75 лет - "В" |
|
|
|
48 |
Документы (заявления) по переводу пенсионных накоплений. |
5 лет 1 |
5 лет 1 |
1
После осу-
|
|
49 |
Документы (заявление, копии личных документов, листков убытия, вызова, права наследования, свидетельство о смерти), представленные в НПФ, на получение пенсионных выплат и изъятие пенсионных накоплений. |
75 лет - "В" |
75 лет - "В" |
|
|
50 |
Заявления на получение информации о состоянии индивидуального пенсионного счета. |
5 лет |
5 лет |
|
|
51 |
Реестры отправления уведомлений вкладчикам. |
2 года |
2 года |
|
|
52 |
Выписки с индивидуальных пенсионных счетов, не полученные вкладчиками/
|
1 год |
1 год |
|
|
53 |
Переписка по основной деятельности НПФ, его филиалов и представительств. |
5 лет |
5 лет |
|
|
54 |
Переписка с плательщиками пенсионных взносов и вкладчиками/
|
5 лет |
5 лет |
|
|
55 |
Документы касающиеся реорганизации и ликвидации НПФ. |
Постоянно |
|
|
75 лет - "В" - для документов, которым установлен такой срок хранения, исчисление срока хранения следует проводить с учетом возраста человека (обозначенного буквой "В") к моменту окончания дела. Продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна равняться разности 75 лет - "В", где "В" означает возраст лица к моменту окончания дела.