Об установлении перечня основных документов, подлежащих хранению, и сроков их хранения в накопительных пенсионных фондах

Постановление Правления Агентства Республики Казахстан по регулированию и надзору финансового рынка и финансовых организаций от 27 декабря 2004 года N 377. Зарегистрировано Министерством юстиции Республики Казахстан 4 февраля 2005 года N 3422

Действующий

     В соответствии с требованиями пункта 3 статьи 49  Закона Республики Казахстан "О пенсионном обеспечении в Республике Казахстан", Правление Агентства Республики Казахстан по регулированию и надзору финансового рынка и финансовых организаций (далее - Агентство) ПОСТАНОВЛЯЕТ:

     1. Установить перечень основных документов, подлежащих хранению, и сроки их хранения в накопительных пенсионных фондах согласно приложению к настоящему постановлению.

     2. Настоящее постановление вводится в действие по истечении четырнадцати дней со дня государственной регистрации в Министерстве юстиции Республики Казахстан.

     3. Со дня введения в действие настоящего постановления признать утратившим силу приказ  Комитета по регулированию деятельности накопительных пенсионных фондов Министерства труда и социальной защиты населения Республики Казахстан от 23 августа 2000 года № 92-П "Об утверждении Инструкции о порядке документирования, управления документацией, организации и сроках хранения документов в накопительных пенсионных фондах" (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов Республики Казахстан под № 1249, опубликованный в 2001 году в Сборнике нормативных правовых и нормативных актов по рынку ценных бумаг Республики Казахстан", том 4).

     4. Департаменту надзора за субъектами рынка ценных бумаг и накопительными пенсионными фондами (Токобаев Н.Т.):
     1) совместно с Юридическим департаментом (Байсынов М.Б.) принять меры к государственной регистрации в Министерстве юстиции Республики Казахстан настоящего постановления;
     2) в десятидневный срок со дня принятия настоящего постановления довести его до сведения заинтересованных подразделений Агентства, Объединения юридических лиц "Ассоциация финансистов Казахстана", Объединения юридических лиц "Ассоциация пенсионных фондов" и накопительных пенсионных фондов.

     5. Департаменту по обеспечению деятельности Агентства (Несипбаев Р.Р.) принять меры к публикации настоящего постановления в официальных печатных изданиях.

     6. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Председателя Агентства Бахмутову Е.Л.

     Председатель

Приложение к          
постановлению Правления    
Агентства Республики     
Казахстан по регулированию и
надзору финансового рынка   
финансовых организаций   
от 27 декабря 2004 года № 377

                             ПЕРЕЧЕНЬ
        основных документов, подлежащих хранению, и сроков
    их хранения в накопительных пенсионных фондах (далее - НПФ)


статьи

Виды документов

Срок хранения документов

Примечание

В цент
ральном органе НПФ

в филиалах
и предста
витель
ствах НПФ

1

2

3

4

5

1. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ

1

Статистические отчеты и таблицы по деятельности НПФ, его филиалов и представительств:

1 При отсутствии годовых отчетов - постоянно.

2 При отсутствии годовых, полугодовых отчетов - постоянно.

3 При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных отчетов - постоянно.

   Cводные годовые отчеты и отчеты с большей периодичностью;

Постоянно

-

   годовые отчеты и отчеты с большей периодичностью;

Постоянно

10 лет

   полугодовые отчеты;

5 лет 1

5 лет

   квартальные отчеты;

5 лет 2

5 лет

   месячные отчеты.

1 год 3

1 год

2

Отчеты исполнительного органа НПФ, его филиалов и представительств:

1 При отсутствии годовых отчетов - постоянно.

2 При отсутствии годовых отчетов - 10 лет.

3 При отсутствии годовых, полугодовых отчетов - постоянно.

4 При отсутствии годовых, полугодовых отчетов - 10 лет.

5 При отсутствии годовых, полугодовых,
квартальных отчетов - 10 лет.

6 При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных отчетов - 10 лет.

   Cводные годовые отчеты и отчеты с большей периодичностью;

Постоянно

-

   годовые отчеты и отчеты с большей периодичностью;

Постоянно

10 лет

   полугодовые отчеты;

5 лет 1

5 лет 2

   квартальные отчеты;

5 лет 3

5 лет 4

   месячные отчеты.

3 года 5

3 года 6

3

Отчеты структурных подразделений НПФ:

годовые отчеты;

5 лет

полугодовые отчеты;

5 лет

квартальные отчеты;

5 лет

месячные отчеты

3 года

4

Заключения по отчетам:

1 При отсутствии годовых отчетов - постоянно.

2 При отсутствии годовых отчетов - 10 лет.

годовым;

Постоянно

10 лет

квартальным.

5 лет 1

5 лет 2

5

Бухгалтерские отчеты и балансы НПФ, его филиалов и представительств и пояснительные записки к ним:

1 При отсутствии годовых отчетов - постоянно.

2 При отсутствии годовых отчетов - 10 лет.

   сводные годовые;

Постоянно

-

   годовые;

Постоянно

10 лет

   квартальные.

5 лет 1

5 лет 2

6

Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, объяснительные записки к ним.

Постоянно

10 лет

7

Аналитические таблицы по разработке и анализу годовых отчетов и балансов

Постоянно

5 лет

8

Переписка c уполномоченным органом по регулированию и надзору финансового рынка и финансовых организаций об утверждении и уточнении балансов и отчетов.

3 года

3 года

9

Переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности

1 год

1 год

10

Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей.

5 лет 1

5 лет 1

1 При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения.

11

Расчетные (расчетно-платежные) ведомости

5 лет 1

1 При отсутствии лицевых счетов - 75 лет

12

Инвентарные карточки и книги учета основных средств.

5 лет 1

5 лет 1

1 После ликвидации основных средств.

13

Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированные доверенности).

5 лет

5 лет

14

Учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы).

Вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, кассовые книги, оборотные ведомости.

5 лет 1

5 лет 1

1 При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения.

15

Журналы, книги регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений.

5 лет

5 лет

16

Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий.

5 лет

5 лет

17

Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, сличительные ведомости) об инвентаризации.

5 лет 1

5 лет 1

1 При условии завершения инвентаризации. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения.

18

Документы (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, пенсий, листков нетрудоспособности по социальному страхованию.

До 1  минования надобности

До 1  минования надобности

1 Не менее 5 лет.

19

Исполнительные листы.

До 1  минования надобности

До 1  минования надобности

1 Не менее 5 лет.

20

Справки, представляемые в бухгалтерию на оплату учебных отпусков, получение льгот по налогам.

До 1  минования надобности

До 1  минования надобности

1 Не менее 5 лет

21

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) по дебиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях.

До 1  минования надобности

До 1  минования надобности

1 Не менее 5 лет.

22

Документы (протоколы, акты, отчеты) о переоценке основных фондов.

Постоянно

До переоценки

23

Акты, ведомости переоценки и определения износа основных средств

Постоянно

До переоценки

24

Паспорта зданий, сооружений и оборудования.

Постоянно

Постоянно

25

Документы (планы, отчеты, переписка) о проведении документальных ревизий и контрольно-ревизионной работы.

3 года

26

Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности НПФ, его филиалов и представительств документы (справки, информации, докладные записки) к ним.

5 лет 1

5 лет 1

1 При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения

27

Акты проверки кассы, правильности взимания налогов.

5 лет

5 лет

28

Договоры, соглашения.

5 лет 1

5 лет 1

1 После истечения срока действия договора, соглашения, при условии завершения ревизий

29

Реестры договоров.

5 лет

30

Договоры о материальной ответственности.

5 лет 1

5 лет 1

1 После
увольнения
материально-
ответственного
лица.

31

Переписка по административно-хозяйственным вопросам.

5 лет

32

Образцы подписей (материально-ответственных лиц).

До минования надобности

До минования надобности

НАКОПИТЕЛЬНАЯ ПЕНСИОННАЯ СИСТЕМА

33

Документы, представленные лицензиару для получения лицензии на осуществление деятельности по привлечению пенсионных взносов и осуществлению пенсионных  выплат (финансовые документы, пенсионные правила, положение о внутреннем контроле, учетная политика, экономическое обоснование, кастодиальный договор).

Постоянно

34

Документы (заявление, анкета, копии личных документов, приказ, выписка из протокола) для согласования кандидатур на руководящие должности НПФ, его филиалов и представительств, представленные в уполномоченный орган по регулированию и надзору финансового рынка и финансовых организаций.

Постоянно

Постоянно

35

Документы (приказ, решения, экономическое обоснование, доверенность) на открытие и закрытие филиалов и представительств НПФ.

Постоянно

Постоянно

36

Документы (техническое задание, акты, отчеты, описание) об автоматизированной информационной системе НПФ.

Постоянно

37

Пенсионные договоры, а также документы, влияющие на изменение данных пенсионного договора.

5 лет 1

5 лет 1

1  После
истечения
срока действия
договора, при
условии
завершения
ревизий.

38

База данных по индивидуальным пенсионным счетам.

75 лет - "В"

75 лет - "В"

39

Книга регистрации индивидуальных пенсионных счетов.

Постоянно

Постоянно

40

Первичные документы и приложения к ним, подтверждающие поступление пенсионных взносов.

5 лет 1

1  При условии
завершения
ревизий. В
случае
возникновения
споров,
разногласий,
следственных и
судебных дел -
сохраняются до
вынесения
окончательного
решения.

41

Сводные уведомления банка-кастодиана по инвестиционному счету.  

5 лет

42

Структура портфеля инвестиций.

5 лет

43

Выписки с банковских, кастодиальных счетов и приложения к ним.

5 лет

44

Акты сверок с организацией, осуществляющей инвестиционное управление  пенсионными активами и банком-кастодианом.

5 лет

45

Ежедневный расчет стоимости условной единицы.

Постоянно

46

Документы (заявления, письма, справки) по возврату ошибочно зачисленных пенсионных взносов.

75 лет - "В

47

Справки-подтверждения от плательщиков пенсионных взносов для объединения индивидуальных пенсионных счетов.

75 лет - "В"

48

Документы (заявления) по переводу пенсионных накоплений.

5 лет 1

5 лет 1

1  После осу-
ществления
перевода

49

Документы (заявление, копии личных документов, листков убытия, вызова, права наследования, свидетельство о смерти), представленные в НПФ, на получение пенсионных выплат и изъятие пенсионных накоплений.

75 лет - "В"

75 лет - "В"

50

Заявления на получение информации о состоянии индивидуального пенсионного счета.

5 лет

5 лет

51

Реестры отправления уведомлений вкладчикам.

2 года

2 года

52

Выписки с индивидуальных пенсионных счетов, не полученные вкладчиками/
получателями при ежегодном информировании.

1 год

1 год

53

Переписка по основной деятельности НПФ, его филиалов и представительств.

5 лет

5 лет

54

Переписка с плательщиками пенсионных взносов и вкладчиками/
получателями.

5 лет

5 лет

55

Документы  касающиеся реорганизации и ликвидации НПФ.

Постоянно

     75 лет - "В" - для документов, которым установлен такой срок хранения, исчисление срока хранения следует проводить с учетом возраста человека (обозначенного буквой "В") к моменту окончания дела. Продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна равняться разности 75 лет - "В", где "В" означает возраст лица к моменту окончания дела.