1. Утвердить Положение о Главном управлении архивами и документацией Республики Казахстан.
Поручить главам областных, Алматинской и Ленинской городских администраций утвердить по согласованию с Главным управлением архивами и документацией Республики Казахстан сеть местных государственных архивов и их филиалов, а также районных (городских) архивов.
2. Установить, что:
положения об областных управлениях архивами и документацией и Алматинском городском комитете архивов и документации утверждаются главами областных и Алматинской городской администраций по согласованию с Главным управлением архивами и документацией Республики Казахстан;
положения о центральных государственных архивах Республики Казахстан, государственных архивах областей и их филиалах, Центральном государственном архиве г. Алматы утверждаются соответствующими органами управления архивами и документацией, а в отношении Государственного архива в г. Ленинске - главой Ленинской городской администрации по согласованию с Главным управлением архивами и документацией Республики Казахстан;
положения о районных (городских) архивах утверждаются главами местных администраций по согласованию с областными и Алматинским городским органами управления архивами и документацией.
3. Утвердить перечень центральных учреждений, организаций, непосредственно подчиненных Главному управлению архивами и документацией Республики Казахстан.
Премьер-министр Республики Казахстан
Утверждено
постановлением Кабинета Министров
Республики Казахстан
от 2 декабря 1993 г. N 1214
Положение
о Главном управлении архивами и документацией
Республики Казахстан
1. Главное управление архивами и документацией Республики Казахстан <*> является центральным межотраслевым органом государственного управления архивным делом, архивами и документацией и в своей деятельности подчиняется Кабинету Министров Республики Казахстан.
Сноска. В дальнейшем по тексту - Главархив.
Главархив обеспечивает единую государственную политику на всей территории республики в области архивного дела и документообразования в органах государственной власти и управления, на предприятиях, в учреждениях и организациях республики, независимо от их ведомственной принадлежности и форм собственности, ведает Национальным архивным фондом Республики Казахстан и несет ответственность за его состояние и развитие.
Главархив и подведомственные ему подразделения республиканского подчинения, органы управления архивами и документацией областных, Алматинской и Ленинской городских администраций, государственные архивы республики и их филиалы, районные и городские архивы при местных администрациях составляют Государственную архивную службу Республики Казахстан и входят в единую систему Главархива.
В соответствии с Законом Республики Казахстан Z922900_ "Об охране и использовании историко-культурного наследия" Главархив является органом государственного управления в области защиты, сохранения и использования документальных памятников истории и культуры.
2. Главархив в свой деятельности руководствуется Конституцией Республики Казахстан, законами Республики Казахстан, постановлениями Верховного Совета Республики Казахстан, указами Президента Республики Казахстан, решениями Правительства республики и настоящим Положением.
3. Основными задачами Главархива являются:
- государственное регулирование, разработка и осуществление государственных программ в области архивного дела и документообразования в республике, координация деятельности по этим вопросам государственных и негосударственных учреждений, организаций и предприятий, отдельных граждан, чьи документы, архивы, архивные фонды и коллекции признаются общенациональной ценностью;
- создание Национального архивного фонда Республики Казахстан, организационное обеспечение его функционирования, сохранности и широкого использования в интересах государства, общества и граждан, организация на территории Республики Казахстан централизованного государственного учета архивов, архивных фондов и коллекций - источников комплектования Национального архивного фонда, независимо от их местонахождения, времени происхождения и форм собственности;
- создание информационной сети и баз данных по документам, входящим в состав Национального архивного фонда Республики Казахстан;
- осуществление государственной инспекции архивов, архивных фондов и коллекций в части соблюдения их владельцами законодательства Республики Казахстан в области архивного дела, архивов и ведения документации;
- методическое, информационное и консультационное обеспечение владельцев архивов, архивных фондов и коллекций по вопросам совершенствования архивного дела и ведения документации, внедрения в этой области достижений научно-технического прогресса;
- обеспечение государственного управления в области охраны и использования документальных памятников истории и культуры;
- определение принципов организации и функционирования учреждений Государственной архивной службы Республики Казахстан, управление ею;
- анализ состояния архивного дела и процессов документообразования, разработка государственных концепций их развития, изучение и распространение передового отечественного и зарубежного опыта работы архивных учреждений;
- организация научно-исследовательской работы в области архивоведения, документоведения и археографии;
- подготовка предложений по совершенствованию законодательства Республики Казахстан в области архивного дела и управления документацией;
- осуществление международных связей в области архивного дела и управления документацией.
4. Главархив в соответствии с возложенными на него задачами;
- организует реализацию политики Республики Казахстан в области архивного дела и документообразования, участвует в выполнении важнейших республиканских программ по этим вопросам;
- подготавливает проекты законов и других нормативных актов по архивному делу и управлению документацией;
- организует комплектование и хранение документов Национального архивного фонда Республики Казахстан, обеспечивает соблюдение установленного порядка передачи документов в государственные архивы и пополнение Национального архивного фонда Республики Казахстан документальными памятниками истории и культуры, находящимися в собственности организаций негосударственных структур и граждан;
- ведет централизованный государственный учет архивов, архивных фондов и коллекций - источников комплектования Национального архивного фонда Республики Казахстан, хранящихся в государственных и ведомственных архивах, а также Свод (Каталог) данных о документах Национального архивного фонда, осуществляет государственный контроль за сохранностью и использованием документальных памятников истории и культуры и других архивных документов;
- организует государственную экспертизу ценности архивных документов для решения вопроса об их дальнейшем хранении в архивах или возможной утилизации;
- разрабатывает и утверждает в пределах своей компетенции обязательные к исполнению органами государственной власти и управления, государственными и негосударственными предприятиями, учреждениями, организациями и гражданами Республики Казахстан инструкции и правила, учебные и методические пособия, другие нормативные документы по вопросам архивного дела, документоведения и управления документацией;
- определяет принципы организации и деятельности учреждений Государственной архивной службы Республики Казахстан, организует и проводит работу по совершенствованию сети и структуры государственных архивов Республики Казахстан и их филиалов, рассматривает предложения местных администраций об образовании, реорганизации или упразднении на подведомственных им территориях государственных архивов и других архивных учреждений, дает заключения по этим предложениям;
- организует внедрение в практику работы архивов наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, использования, охраны документов и документальных памятников, разрабатывает номенклатуру оборудования и материалов, необходимых для государственных архивов и их филиалов, определяет единую техническую политику в области разработки, внедрения и использования автоматизированных информационных технологий в архивном деле и управлении документацией, организует создание информационных сетей и баз данных, а также традиционных систем архивных справочников для обеспечения поиска информации по документам Национального архивного фонда Республики Казахстан, в том числе на договорных началах с заинтересованными учреждениями, организациями, предприятиями, гражданами;
- организует совместно с министерствами, государственными комитетами и ведомствами Республики Казахстан, негосударственными структурами внедрение единых правил документирования и управления документацией, правил работы ведомственных архивов, осуществляет научно-методическое руководство их применением;
- контролирует работу ведомственных архивов и служб управления документацией министерств, государственных комитетов и ведомств, других органов управления, предприятий, учреждений и организаций. В пределах своей компетенции осуществляет проверку архивов организаций негосударственных структур и граждан;
- решает вопросы об отнесении документов Национального архивного фонда Республики Казахстан к составу архивных документов республиканского и местного значения и осуществляет мероприятия по концентрации документов общенационального значения в центральных государственных архивах Республики Казахстан; рассматривает и по согласованию с соответствующими органами государственной власти решает вопросы о передаче в пределах республики документов из одних государственных архивов в другие государственные архивы;
- выдает в установленном порядке министерствам и ведомствам, учреждениям и организациям на договорных началах лицензии на право длительного хранения архивных документов, а также специальные разрешения учреждениям, организациям и гражданам на собирание документальных памятников на территории республики;
- разрабатывает и утверждает по согласованию с Комитетом цен при Министерстве экономики Республики Казахстан тарифы на услуги, оказываемые юридическим и физическим лицам учреждениями системы;
- руководит научно-исследовательской и методической работой государственных архивов и других учреждений Государственной архивной службы Республики Казахстан, организует и координирует деятельность зональных научно-методических советов архивных учреждений в области архивоведения, документоведения и археографии, разрабатывает меры по внедрению результатов научных исследований в практику архивного дела, документирования и управления документацией, организует научно-техническую информацию по этим вопросам;
- организует отбор и передачу архивных документов на постоянное хранение в государственные архивы и их филиалы в составе Национального архивного фонда Республики Казахстан, разрабатывает совместно с министерствами, государственными комитетами и ведомствами республики, центральными органами управления негосударственных структур и общественных объединений перечни документов с указанием сроков хранения и утверждает их, издает типовые перечни документов с указанием сроков их хранения;
- устанавливает в соответствии с действующим законодательством порядок пользования предприятиями, учреждениями, организациями и гражданами документами Национального архивного фонда Республики Казахстан и содержащейся в них информацией;
- утверждает по согласованию с Министерством финансов Республики Казахстан Положение о работе архивных учреждений Республики Казахстан с иностранными исследователями;
- организует публикацию архивных документов по истории народов Казахстана, выпускает справочно-информационную литературу о составе и содержании документов Национального архивного фонда Республики Казахстан, издает бюллетени по вопросам, отнесенным к ведению Главархива;
- организует информацию общественности о документах государственных архивов Республики Казахстан и их филиалов, горрайархивов по актуальной тематике для использования в народнохозяйственных, научных и социально-культурных целях; координирует работу по изучению общественных потребностей в ретроспективной документной информации и эффективности использования архивных документов;
- осуществляет пропаганду документальных памятников и иных особо ценных документов;
- разрабатывает вопросы научной организации труда, управления и экономики в области архивного дела и документообразования; устанавливает нормы времени и выработки (обслуживания) для работников учреждений Государственной архивной службы;
- организует в установленном порядке повышение квалификации работников учреждений Государственной архивной службы Республики Казахстан, а также служб управления архивами и документацией министерств, государственных комитетов и ведомств республики;
- в установленном порядке оформляет проектно-сметную документацию, титульные списки, финансирование строительства и реконструкции объектов непосредственного подчинения;
- в установленном порядке обеспечивает финансирование непосредственно подчиненных архивных учреждений;
- изучает, обобщает и распространяет передовой опыт работы архивов Республики Казахстан, других республик и зарубежных стран, созывает научные, научно-практические конференции, симпозиумы, совещания, семинары, организует выставки по архивному делу, документированию и управлению документацией;
- развивает и координирует зарубежные связи учреждений Государственной архивной службы Республики Казахстан, представляет в пределах своей компетенции интересы Республики Казахстан при решении вопросов международного сотрудничества, принимает участие в деятельности международных организаций по архивному делу и документоведению;
- рассматривает и вносит предложения по реституции архивов, осуществляет выявление и приобретение подлинников или копий архивных документов по истории народов Казахстана, находящихся за рубежом; в установленном порядке организует совместно с архивными учреждениями других государств выставки и публикации архивных документов, а также обмен копиями документов и архивоведческой литературой; обеспечивает сотрудничество с архивными учреждениями государств СНГ в соответствии с заключенными с ними многосторонними и двусторонними соглашениями;
- выдает в установленном порядке юридическим и физическим лицам разрешения на временный вывоз за пределы Казахстана архивных документов, принадлежащих Национальному архивному фонду Республики Казахстан;
- взаимодействует с местными органами власти по вопросам назначения и освобождения от должности руководящих работников подведомственных им архивных учреждений, обеспечения работников этих учреждений жильем, медицинским и другими видами обслуживания; рассматривает вопросы их социальной защиты и готовит соответствующие предложения;
- организует правовую работу в архивных учреждениях республики, осуществляет информационно-пропагандистскую деятельность по вопросам архивного дела и документообразования;
- осуществляет меры по укреплению государственной и трудовой дисциплины, применяет меры поощрения и дисциплинарного взыскания в отношении работников Главархива, подведомственных ему организаций, учреждений Государственной архивной службы Республики Казахстан;
- совместно с Государственной коммерческой страховой компанией лики Казахстан разрабатывает и утверждает инструкции о порядке государственного страхования архивных документов по личному составу в учреждениях, организациях и на предприятиях республики, подлежащих хранению в их архивах в течение 75 лет.
5. Главархиву для решения стоящих перед ним задач и выполнения возложенных на него обязанностей предоставляется право:
- осуществлять государственный контроль на территории республики за соблюдением всеми предприятиями, учреждениями и организациями, независимо от их ведомственной принадлежности и форм собственности, а также гражданами установленного порядка ведения архивного дела и документации, правил и норм в области охраны и использования документов Национального архивного фонда Республики Казахстан и документальных памятников истории и культуры, подготовки к передаче и передачи их на постоянное государственное хранение;
- получать от министерств, государственных комитетов и ведомств Республики Казахстан, других органов управления государственных и негосударственных структур, предприятий, учреждений и организаций необходимые материалы о работе ведомственных архивов и служб управления документацией, о состоянии документов Национального архивного фонда Республики Казахстан и документальных памятников истории и культуры, взятых на государственный учет и находящихся в них на хранении;
- в пределах своей компетенции, определенной настоящим Положением, издавать приказы, постановления, инструкции и правила, давать указания, обязательные для исполнения всеми предприятиями, учреждениями и организациями системы Главархива, а по вопросам функционирования Национального архивного фонда Республики Казахстан и регулирования архивного дела и документообразования - обязательные для исполнения всеми учреждениями, организациями и предприятиями республики, независимо от подчиненности, и проверять их исполнение;
- заслушивать представителей министерств, государственных комитетов и ведомств, предприятий, учреждений и организаций Республики Казахстан по вопросам работы ведомственных архивов и служб управления документацией;
- рассматривать и утверждать (согласовывать) ведомственные нормативные и методические документы, а также учебные планы и программы по вопросам архивного дела и управления документацией;
- вносить в установленном порядке предложения о приостановлении или отмене действия на территории Республики Казахстан нормативных и методических документов министерств, государственных комитетов и ведомств республики, а также местных органов власти и управления, регламентирующих архивное дело и управление документацией, охрану и использование документов Национального архивного фонда Республики Казахстан и документальных памятников истории и культуры, в случаях, когда эти документы противоречат законодательству Республики Казахстан;
- применять определенные законодательные меры воздействия вплоть до подготовки и передачи в судебные инстанции материалов о привлечении к ответственности должностных лиц и граждан, допустивших нарушение или виновных в нарушении действующего законодательства об охране и использовании документов Национального архивного фонда Республики Казахстан и документальных памятников истории и культуры;
- создавать координационные, научно-технические и другие советы, межведомственные экспертные комиссии, а также созывать в установленном порядке конференции, совещания и семинары по вопросам архивного дела и управления документацией, охраны и использования документов Национального архивного фонда Республики Казахстан, документальных памятников истории и культуры;
- привлекать для консультаций, изучения и решения проблем в области архивного дела и документообразования, а также для участия в работе служб государственной экспертизы ценности документов ученых, специалистов и экспертов на контрактной основе, а также на основе развития всестороннего сотрудничества с Национальной академией наук, историко-архивным обществом "Алаш-Мирас", Обществом охраны и использования памятников истории и культуры, краеведческими и другими общественными организациями;
- решать вопросы создания, реорганизации, ликвидации или передачи подведомственных организаций в установленном законом порядке;
- защищать права и интересы подведомственных организаций и учреждений Государственной архивной службы Республики Казахстан;
- объявлять конкурсы на лучшее выполнение работ в области архивоведения, документоведения, археографии и вспомогательных исторических дисциплин, утверждать в соответствии с действующим законодательством условия конкурсов, количество премий и их размеры в пределах средств, предусмотренных на эти цели;
- выдавать в установленном порядке учреждениям и организациям, независимо от их ведомственной принадлежности и форм собственности, а также отдельным гражданам лицензии на право хранения, тиражирования и использования архивных документов, принадлежащих государству, для целей производства киносъемок, передачи по радио и телевидению, организации фотодокументальных выставок, снятия копий для вывоза в другие государства.
6. Главархив возглавляет начальник, назначаемый и утверждаемый в соответствии с установленным законом порядком.
Начальник имеет заместителя, назначаемого (освобождаемого) Кабинетом Министров Республики Казахстан по представлению начальника Главархива.
Распределение обязанностей между руководителями Главархива производится начальником Главархива. Один из руководителей Главархива, курирующий вопросы охраны и использования документальных памятников истории и культуры Республики Казахстан, является по должности Главным государственным инспектором Республики Казахстан по охране документальных памятников.
7. Начальник Главархива:
- представляет интересы Главархива во всех государственных органах, предприятиях, учреждениях и организациях, заключает договоры, открывает в банках расчетные и другие счета;
- несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Главархив задач и осуществление им своих функций, устанавливает степень ответственности работников центрального аппарата Главархива;
- утверждает штатное расписание центрального аппарата Главархива в пределах, установленных Кабинетом Министров Республики Казахстан, численности работников и фонда оплаты труда; <*>
- организует деятельность структурных подразделений Главархива, утверждает их положения, а также координирует работу находящихся в ведении Главархива учреждений и организаций;
- назначает на должность и освобождает от должности руководящих работников центрального аппарата Главархива, подведомственных ему учреждений и организаций, согласовывает с местными администрациями назначение и освобождение руководящих работников архивных учреждений;
- делегирует решение отдельных вопросов, входящих в компетенцию Главархива, структурным подразделениям центрального аппарата, а также организациям и учреждениям, входящим в систему Главархива;
- издает в пределах компетенции Главархива на основании и во исполнение законов, указов Президента Республики Казахстан и решений Правительства республики приказы, постановления, инструкции, дает указания, обязательные для исполнения всеми структурными подразделениями аппарата, подведомственными учреждениями и организациями, а также в необходимых случаях вместе с другими руководителями республиканских органов государственного управления издает совместные приказы, постановления и инструкции.
Сноска. Абзац четвертый пункта седьмого - с изменениями, внесенными постановлением Кабинета Министров Республики Казахстан от 6 февраля 1995 г. N 115.
8. В Главархиве образуется коллегия в составе начальника Главархива (председатель коллегии), заместителя начальника по должности, других руководящих работников центрального аппарата и учреждений Государственной архивной службы Республики Казахстан.
Члены коллегии Главархива, кроме лиц, входящих в ее состав по должности, утверждаются Кабинетом Министров Республики Казахстан по представлению начальника Главархива.
Коллегия Главархива на своих регулярно проводимых заседаниях рассматривает вопросы, относящиеся к компетенции Главархива.
9. При Главархиве действуют:
- Научный совет по рассмотрению вопросов теории и практики архивного дела, документоведения и археографии;
- Центральная экспертно-проверочная комиссия для рассмотрения вопросов, связанных с определением источников комплектования и состава документов Национального архивного фонда Республики Казахстан, с экспертизой ценности архивных документов и решением вопроса об отнесении их к категории документальных памятников истории и культуры;
- Межведомственный совет по приобретению документов в собственность государства.
Положения об указанных советах и комиссии и их состав утверждаются начальником Главархива.
10. Главархив осуществляет права владения, пользования и управления собственностью Республики Казахстан, делегируемые ему Государственным комитетом Республики Казахстан по государственному имуществу.
11. Главархив является юридическим лицом, имеет расчетный, бюджетный и валютный счета в банке, обособленное имущество, печать с изображением Государственного герба Республики Казахстан и со своим наименованием на казахском и русском языках.
Главархив имеет специальные номерные печати для регистрации источников комплектования Национального архивного фонда Республики Казахстан и владельцев документальных памятников, для выдачи лицензий на право распоряжения архивными документами и вывоза в другие государства их равноценных дубликатов и копий.
Реорганизация и ликвидация Главархива производится в установленном законодательством порядке.
Утвержден
постановлением Кабинета Министров
Республики Казахстан
от 2 декабря 1993 г. N 1214
Перечень
центральных учреждений и организаций,
непосредственно подчиненных Главному управлению
архивами и документацией Республики Казахстан <*>
Сноска. В перечень внесены изменения постановлением от 25 марта 1994 г. N 298.
Центральный государственный архив Республики Казахстан (ЦГА Республики Казахстан) Центральный государственный архив научно-технической документации Республики Казахстан (ЦГАНТД Республики Казахстан) Центральный государственный архив кинофотодокументов и звукозаписей Республики Казахстан (ЦГАКФДЗ Республики Казахстан) Центральная лаборатория микрофотокопирования и реставрации документальных материалов государственных архивов (ЦЛМР)