О внесении изменений и дополнений в постановления Правительства Республики Казахстан от 31 января 2001 года N 168 и от 10 декабря 2002 года N 1300

      Правительство Республики Казахстан  ПОСТАНОВЛЯЕТ:

      1. Внести в некоторые решения Правительства Республики Казахстан следующие изменения и дополнения:

      1) в  постановлении  Правительства Республики Казахстан от 31 января 2001 года N 168 "Об утверждении некоторых инструкций":
      Инструкцию по делопроизводству в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, утвержденную указанным постановлением, изложить в новой редакции согласно  приложению 1  к настоящему постановлению;

      в  Инструкции  по организации контроля исполнения документов в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, центральных и местных исполнительных органах, утвержденной указанным постановлением:

      пункт 3 дополнить подпунктом 5) следующего содержания:
      "5) акты прокурорского надзора.";
      пункт 9-1 исключить;

      пункты 11, 12 изложить в следующей редакции:
      "11. Отчеты об исполнении контрольных документов и их отдельных пунктов, поступающие от государственных органов и иных организаций, направляются в соответствующие структурные подразделения Канцелярии. При этом подлинники отчетов направляются в структурное подразделение Канцелярии, за которым закреплен контроль исполнения документа в целом, а их копии - в структурные подразделения, ответственные за исполнение отдельных пунктов контрольных документов в соответствии с закреплением, утвержденным Руководителем Канцелярии (лицом, исполняющим его обязанности), или его поручением.
      Если центральными или местными исполнительными органами отчеты об исполнении контрольного документа не представлены к установленному сроку, то соответствующее подразделение Канцелярии, осуществляющее контроль за исполнением конкретного документа, должно по истечении установленного для государственных органов срока проинформировать Руководство о причинах срыва срока исполнения и внести предложение по дальнейшему исполнению данного контрольного документа.
      12. По каждому контрольному пункту документа, в том числе секретного характера, после получения отчета от государственных органов и иных организаций исполнитель в Канцелярии, ответственный за контроль документа в целом или его отдельных пунктов, проводит анализ отчета на предмет своевременности, полноты и качества исполнения, по результатам которого готовит справку с конкретными выводами и предложениями. Срок проведения анализа отчетов не должен превышать 5 дней со дня их регистрации в Канцелярии.
      На основании поступившей информации и в зависимости от результатов анализа исполнитель представляет Руководству не позднее, чем за три дня до истечения срока исполнения:
      1) по актам и поручениям Президента - в установленном порядке подготовленный проект обоснованного письма в Администрацию Президента от имени Руководства Правительства или Руководителя Канцелярии (в его отсутствие - лица, исполняющего его обязанности) о снятии их с контроля либо о продлении срока исполнения, либо о переводе документов на рабочий контроль Правительства и/или Канцелярии Премьер-Министра;
      2) по правительственным решениям, протокольным решениям и поручениям Руководства - справку по результатам анализа с предложениями о снятии с контроля, продлении срока или переводе на рабочий контроль соответствующего государственного органа.
      Снятие с контроля, продление срока или перевод на рабочий контроль осуществляются по резолюции Руководителя Канцелярии Премьер-Министра либо лица, исполняющего его обязанности, по справке отдела. При этом государственные органы незамедлительно информируются исполнителем о продлении срока исполнения или переводе на рабочий контроль государственных органов правительственных решений и поручений Руководства;
      3) по поручениям Руководства Правительства и Канцелярии Премьер-Министра исполнение отдельных контрольных пунктов может переводиться на рабочий контроль центральных исполнительных органов";

      пункты 14, 14-1, 15, 16 изложить в следующей редакции:
      "14. Постановка на контроль пунктов протоколов совещаний у Премьер-Министра, его заместителей, Руководителя Канцелярии Премьер-Министра осуществляется Отделом контроля и документационного обеспечения по предложениям структурных подразделений.
      14-1. Контроль исполнения постановлений Правительства об утверждении планов мероприятий по реализации посланий Президента Республики Казахстан, Программы Правительства, протоколов заседаний Правительства с участием Главы государства по итогам социально-экономического развития республики осуществляет в целом Отдел макроэкономического анализа и программного мониторинга.
      15. Контроль исполнения поручений, данных Руководством акимам регионов, осуществляет Отдел организационно-инспекторской работы и территориального развития.
      16. Контроль за сроками исполнения секретных документов осуществляется в секретном делопроизводстве Отдела контроля и документационного обеспечения";
      пункты 17, 17-1, 20-3 исключить;

      Инструкцию о порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц и контроля за их исполнением, утвержденную указанным постановлением, изложить в новой редакции согласно  приложению 2  к настоящему постановлению;

      2) в  постановлении  Правительства Республики Казахстан от 10 декабря 2002 года
N 1300 "О Регламенте Правительства Республики Казахстан" (САПП Республики Казахстан, 2002 г., N 44, ст. 443):

      в  Регламенте  Правительства Республики Казахстан, утвержденном указанным постановлением:

      в пункте 4 слово "заместителю" заменить словом "заместителям";

      пункт 11 изложить в следующей редакции:
      "11. Корреспонденция (в том числе, поступающая в формате электронного документа), адресованная Премьер-Министру и его заместителям (далее - Руководство Правительства), предварительно рассматривается Канцелярией.
      Рассмотрение и прохождение входящей, исходящей (внутренней) корреспонденции и иных служебных документов осуществляются в соответствии с законами Республики Казахстан от 27 ноября 2000 года N 107 "Об административных процедурах", от 12 января 2007 года N 221 "О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц", настоящим Регламентом и Инструкцией по делопроизводству в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, утвержденной постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 января 2001 года
N 168 (далее - Инструкция по делопроизводству в Канцелярии).";

      в пункте 12:

      в абзаце седьмом после слов "уплаты налогов" дополнить словами ", о предоставлении отсрочек и/или льгот по налогам и таможенным платежам";

      абзац девятый изложить в следующей редакции:
      "документы, подготовленные с нарушением требований настоящего Регламента и Инструкции по делопроизводству в Канцелярии.";

      в абзаце третьем пункта 19:
      слова "(ответственным секретарем или должностным лицом, уполномоченным на выполнение функций ответственного секретаря)" исключить;
      слова ", или иного заинтересованного органа (организации)" заменить словами "и внесенного не позднее 5 календарных дней до даты проведения заседания";

      дополнить абзацем четвертым следующего содержания:
      "Порядок, установленный настоящим пунктом, не распространяется на заседания Правительства, запланированные во внеочередном порядке.";

      пункт 24 дополнить абзацами шестым и седьмым следующего содержания:
      "Приглашенные лица, участвующие в заседаниях Правительства, регистрируются Канцелярией.
      Проведение закрытых заседаний и обсуждение секретных вопросов осуществляются с соблюдением требований режима секретности и ограничением допуска на заседания.";

      в пункте 25:

      в абзаце первом слова "его замещающим или" исключить;

      дополнить абзацем вторым следующего содержания:
      "В случае несвоевременного, а также некачественного и неполного представления материалов к заседанию Правительства, Премьер-Министром либо по согласованию с ним Руководителем Канцелярии принимается решение о снятии с рассмотрения запланированного вопроса или переносе его рассмотрения на другой срок.";

      абзац второй изложить в следующей редакции:
      "Ответственность за несвоевременное представление материалов к заседаниям Правительства возлагается на первых руководителей государственных органов.";

      в абзаце третьем слова ", его замещающего или" исключить;

      в пункте 26:
      после слова "справки" дополнить словами "(в объеме не более 5 страниц)";
      после слова "таблицы" дополнить словом ", слайды";

      пункт 30 изложить в следующей редакции:
      "30. Распечатанный на гербовый бланк протокол визируется исполнителем, руководителями структурных подразделений Канцелярии (по вопросам, относящимся к их компетенции), заместителем Руководителя Канцелярии (в соответствии с распределением обязанностей), заместителями Премьер-Министра, Руководителем Канцелярии и передается на подпись Премьер-Министру.";

      дополнить пунктом 39-1 следующего содержания;
      "39-1. До начала визита (международного мероприятия), в ходе которого планируется подписание международных договоров, проекты решений Президента и Правительства о подписании международных договоров вносятся в установленном порядке:
      1) в Министерство юстиции не менее чем за пять недель;
      2) в Министерство иностранных дел не менее чем за три недели;
      3) в Канцелярию Премьер-Министра не менее чем за две недели.";

      пункт 42 изложить в следующей редакции:
      "42. Проекты постановлений, предусматривающие увеличение числа ведомств, лимитов штатной численности министерств, агентств, их руководящих должностных лиц, Правительство согласовывает с Президентом или, по его уполномочию, с Администрацией Президента.";

      в пункте 43:
      после слова "Премьер-Министра" дополнить словами "и его заместителей";

      дополнить абзацем следующего содержания:
      "По поручению Премьер-Министра совещания могут проводиться у Руководителя Канцелярии, результаты которых докладываются Премьер-Министру.";

      пункт 45 дополнить подпунктом 3-1) следующего содержания:
      "3-1) проекты постановлений и Указов Президента о подписании (заключении) международных договоров и предусматривающие проведение внутригосударственных процедур по их вступлению в силу - 5 рабочих дней";

      в пункте 46 слова "его заместителя" заменить словами "его заместителей";

      в пункте 50:

      подпункт 3) изложить в следующей редакции:
      "3) к проекту постановления, предусматривающему внесение изменений и/или дополнений в действующие акты Правительства, прилагается сравнительная таблица прежней и новой редакции постановления (постановлений) с соответствующим обоснованием вносимых изменений и дополнений, полистно парафированная и подписанная руководителем государственного органа-разработчика;";

      дополнить подпунктом 3-1) следующего содержания:
      "3-1) в случае если проектом предусматривается поставить на утрату постановление (постановления) к проекту прикладывается справка, содержащая обоснование необходимости принятия проекта, полистно парафированная и подписанная руководителем государственного органа-разработчика;";

      подпункт 4) изложить в следующей редакции:
      "4) в случае если проект постановления (распоряжения) затрагивает интересы субъектов частного предпринимательства, к проекту прикладываются экспертные заключения аккредитованных объединений субъектов частного предпринимательства, отраслевые интересы которых непосредственно затрагиваются проектом;";

      подпункт 5) исключить;

      дополнить подпунктом 6-1) следующего содержания:
      "6-1) копии поручений (протоколов и т.д.), во исполнение которых разработан проект постановления.";

      дополнить разделом 4.5.-1. следующего содержания:
      "4.5.-1. Предварительная проверка проектов постановлений Правительства
      53-1. Зарегистрированный в установленном порядке проект постановления Правительства (за исключением законопроектов) направляется в Отдел контроля и документационного обеспечения Канцелярии на предварительную проверку соблюдения правил государственного и русского языков, аутентичности текстов на государственном и русском языках, а также в Юридический отдел Канцелярии для осуществления проверки соблюдения правил юридической техники и соответствия проекта законодательству Республики Казахстан. Срок для проведения предварительной проверки не должен превышать 3 рабочих дней с момента регистрации проекта.
      53-2. О результатах предварительной проверки проекта постановления Правительства заведующие Отделом контроля и документационного обеспечения и Юридическим отделом Канцелярии информируют Руководителя Канцелярии или лицо, исполняющее его обязанности.
      По результатам предварительной проверки Руководитель Канцелярии или лицо, исполняющее его обязанности, проводит совещание с участием ответственных секретарей заинтересованных центральных исполнительных органов (должностных лиц, осуществляющих по решению Президента Республики Казахстан полномочия ответственного секретаря) и заведующих Юридическим отделом, Отделом контроля и документационного обеспечения, на котором определяется порядок дальнейшего рассмотрения и подготовки проекта постановления для:
      1) внесения на заседание Правительства;
      2) доработки в отделах Канцелярии (в случае легкоустранимых замечаний Юридического отдела) и внесения на заседание Правительства;
      3) передачи проекта постановления в отраслевой отдел Канцелярии для проработки и последующего их внесения на заседание Правительства;
      4) возврата проекта на доработку в государственные органы.
      Отклоненные по результатам предварительной проверки проекты, содержащие нарушения норм действующего законодательства, при необходимости направляются в Министерство юстиции и/или государственный орган-разработчик и дорабатываются ими в течение 10 рабочих дней.
      53-3. Проекты постановлений Правительства, поступившие к номеру (во исполнение ранее данных руководством Правительства и Канцелярии поручений), направляются напрямую в структурное подразделение Канцелярии (в соответствии с их компетенцией), если они предварительно рассматривались данным структурным подразделением.
      53-4. Информация об отклоненных по результатам предварительной проверки проектах постановлений направляется в структурные подразделения Канцелярии в соответствии с их компетенцией.";

      в пункте 54:

      в подпункте 2):
      после слов "Руководителя Канцелярии" дополнить словами "или лица, исполняющего его обязанности";

      дополнить словами ", несоответствия проекта законодательству Республики Казахстан;";

      дополнить подпунктами 3-1) и 3-2) следующего содержания:
      "3-1) на основании протокола презентации проектов нормативных правовых актов;
      3-2) на основании протокола совещаний у заместителей Премьер-Министра и Руководителя Канцелярии, согласованного с Премьер-Министром;";

      дополнить подпунктом 5) следующего содержания:
      "5) срок доработки государственным органом-разработчиком проекта в рабочем порядке не должен превышать 7 рабочих дней.";

      в пункте 56 слова "разработчиком", "разработчик" заменить словами "государственным органом-разработчиком", "государственный орган-разработчик";

      в пункте 57 после слова "проектов" дополнить словом "государственными";

      пункт 61 дополнить абзацами вторым и третьим следующего содержания:
      "Список проектов постановлений, вносимых на рассмотрение заседания Правительства Республики Казахстан, направляется ответственным секретарям центральных исполнительных органов (должностным лицам, осуществляющим по решению Президента Республики Казахстан полномочия ответственного секретаря).
      Копии всех проектов постановлений, в которых предусматривается их опубликование, перед заседанием Правительства направляются в Пресс-службу Премьер-Министра.";

      пункт 62 дополнить следующего содержания:
      "в соответствии со справкой, подготовленной соответствующим структурным подразделением Канцелярии по форме согласно приложению 3 к настоящему постановлению,";

      пункт 65 дополнить словами "или Руководителя Канцелярии";

      пункт 70 дополнить абзацем вторым следующего содержания:
      "Проекты постановлений Правительства должны быть представлены на подпись Премьер-Министру в течение двух дней после их рассмотрения на заседании Правительства. Общий срок прохождения проектов постановлений Правительства в Канцелярии не должен превышать 10 рабочих дней. По срочным проектам, разработанным по поручению Руководства Правительства, устанавливаются иные сроки их прохождения в Канцелярии."

      дополнить пунктами 70-1, 70-2 следующего содержания:
      "70-1. Проекты постановлений, принятые на заседании Правительства (в порядке заочного голосования), визируются Заместителем Премьер-Министра (по принадлежности), Руководителем Канцелярии и передаются на подпись Премьер-Министру.
      70-2. По проектам, указанным в пункте 70-1, соответствующим структурным подразделением Канцелярии составляется справка по форме согласно приложению 4 к настоящему постановлению";

      пункт 74 дополнить абзацем четвертым следующего содержания:
      "Все постановления, подлежащие опубликованию, согласовываются с Пресс-службой Премьер-Министра.";

      абзац первый пункта 81 изложить в следующей редакции:
      "81. Формирование текущих и перспективных планов законопроектных работ Правительства осуществляется с учетом поручений и ежегодного послания Президента, нормативных постановлений Конституционного Совета, государственных программ и программ, утверждаемых Правительством, планов мероприятий по реализации государственных программ, а также решений Премьер-Министра.";

      абзац первый пункта 91 после слов "в аккредитованные объединения субъектов частного предпринимательства" дополнить словами ", отраслевые интересы которых законопроект непосредственно затрагивает";

      в пункте 95:

      в подпункте 1) слово "магнитных" заменить словом "электронных";
      подпункт 3) изложить в следующей редакции:
      "3) проект пояснительной записки (записок) к законопроекту (законопроектам), в том числе в формате электронных документов, с обоснованием необходимости принятия проекта с развернутой характеристикой целей, задач и основных положений законопроекта;";

      дополнить подпунктами 3-1) и 3-2) следующего содержания:
      "3-1) прогнозы возможных экономических, социальных, правовых, экологических последствий действия, принимаемого Закона;
      3-2) финансово-экономический расчет, если реализация законопроекта повлечет сокращение государственных доходов или увеличение государственных расходов;";

      подпункт 5) изложить в следующей редакции:
      "5) заключение (заключения) по результатам научной экспертизы законопроекта (законопроектов), за исключением законопроектов о ратификации и денонсации международных договоров. В случае несогласия с заключением (заключениями) научной экспертизы, разработчик законопроекта должен привести письменные аргументированные обоснования причин несогласия с соответствующим заключением.".;

      подпункт 9) изложить в новой редакции:
      "9) в случае если законопроект затрагивает интересы субъектов частного предпринимательства, к законопроекту прикладываются экспертные заключения аккредитованных объединений субъектов частного предпринимательства, отраслевые интересы которых непосредственно затрагиваются законопроектом. В случае несогласия с экспертным заключением, разработчик должен привести письменные аргументированные обоснования причин несогласия с экспертным заключением.";

      подпункт 10) исключить;

      дополнить подпунктами 13) и 14) следующего содержания:
      "13) копию положительного решения республиканской бюджетной комиссии в отношении проектов законов Республики Казахстан, предусматривающих сокращение государственных доходов или увеличение государственных расходов;
      14) перечень законодательных актов, подлежащих изменению или признанию утратившими силу в связи с принятием проекта и предложения о разработке нормативных правовых актов, необходимых для реализации проекта.";

      дополнить подразделом 6.3.-1. следующего содержания:
      "6.3.-1. Порядок проведения презентации проектов нормативных правовых и правовых актов
      98-1. Презентация законопроектов осуществляется с целью ознакомления, рассмотрения и обсуждения основных положений законопроекта, определения их соответствия проводимой государственной политике в регулируемых законопроектом областях, а также для дальнейшего внесения законопроекта на заседание Правительства Республики Казахстан.
      Презентации подлежат законопроекты, разработанные во исполнение Плана законопроектных работ Правительства Республики Казахстан, Плана мероприятий по исполнению Общенационального плана основных направлений (мероприятий) по реализации ежегодных посланий Главы государства народу Казахстана, а также поручений Главы государства и руководства Правительства.
      Как правило, по законопроектам о ратификации и денонсации международных договоров и о присоединении к ним презентация не проводится.
      98-2. На презентацию приглашаются руководитель и должностные лица государственного органа-разработчика законопроекта, руководители государственных органов, осуществлявших согласование соответствующего законопроекта, представители некоммерческих организаций, принимавших участие в разработке законопроекта, а также эксперты, осуществлявшие проведение научной экспертизы. Руководители министерств юстиции и экономики и бюджетного планирования принимают обязательное участие на презентации законопроектов.
      98-3. Государственные органы-разработчики законопроектов помимо документов, перечисленных в пункте 95 настоящего Регламента, вносят в Канцелярию к презентации законопроекта следующие материалы:
      1) краткую информацию по основным положениям законопроекта, включая опыт зарубежных стран по регулированию рассматриваемых правоотношений и предполагаемым социально-экономическим и/или правовым последствиям в случае принятия закона;
      2) слайды по законопроекту;
      3) имеющиеся разногласия между государственными органами по законопроекту;
      4) финансово-экономические расчеты;
      5) список лиц, приглашаемых на презентацию законопроекта.
      98-4. Юридический отдел Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан на основе предложений структурных подразделений осуществляет подготовку и представление перечня законопроектов, подлежащих презентации на предварительное рассмотрение Руководителю Канцелярии (либо лицу, исполняющему его обязанности), который согласовывает данный перечень, а также дату и время проведения презентации с Премьер-Министром, либо, в случае его отсутствия с лицом, исполняющим его обязанности.
      По поручению Премьер-Министра на презентацию могут выноситься и иные нормативные правовые и правовые акты.
      98-5. Структурные подразделения Канцелярии обеспечивают подготовку соответствующих материалов к презентации, а также участие приглашенных лиц.
      Структурное подразделение Канцелярии, за которым по повестке закреплено большее количество нормативных правовых и правовых актов, осуществляет подготовку материалов к презентации, а также оформление проекта Протокола.
      98-6. На презентации председательствует Премьер-Министр Республики Казахстан либо по его поручению заместители Премьер-Министра, либо лицо, исполняющее обязанности Премьер-Министра, который:
      1) заслушивает руководителей центральных исполнительных органов, являющихся разработчиками соответствующих законопроектов;
      2) заслушивает позицию заинтересованных государственных органов по вопросам их компетенции, связанным с презентуемым законопроектом;
      3) дает соответствующие поручения руководителям государственных органов;
      4) принимает соответствующие решения по презентуемым законопроектам.
      98-7. Презентация законопроекта осуществляется руководителем государственного органа-разработчика по следующим направлениям:
      1) доклад по основным положениям законопроекта, предполагаемым социально-экономическим и/или правовым последствиям, в случае принятия закона;
      2) информация по финансовой обеспеченности норм законопроекта соответствующими бюджетными средствами;
      3) сведения об имеющихся разногласиях между государственными органами.
      98-8. Руководитель Канцелярии на презентации докладывает Премьер-Министру об имеющихся замечаниях и предложениях по законопроекту.
      98-9. Принятые решения по итогам презентации оформляются протоколом, который подписывается Премьер-Министром или лицом, исполняющим его обязанности.
      98-10. По поручению Премьер-Министра презентации подлежат проекты иных нормативных правовых и правовых актов (проекты Указов Президента, постановлений Правительства, проекты концепций программных и иных документов и др.).
      Порядок подготовки материалов, а также проведения презентации проектов иных нормативных правовых и правовых актов аналогичен порядку, установленному настоящим Регламентом в отношении законопроектов.";

      в пункте 99:

      подпункт 5) дополнить словами ", в сфере правоохранительной деятельности и отправления правосудия";

      дополнить подпунктом 6) следующего содержания:
      "6) проекты законов о республиканском бюджете на предстоящий финансовый год, а также предусматривающих внесение изменений и дополнений в Закон о республиканском бюджете на соответствующий год.";

      в пункте 101 слова "Вместе с подлинниками законопроектов в Мажилис Парламента вносятся их копии на магнитных носителях" заменить словами "Подлинники законопроектов вносятся в Мажилис Парламента на бумажном и электронных носителях (в формате электронных документов).";

      дополнить пунктом 101-1 следующего содержания:
      "101-1. Вместе с законопроектами в Мажилис Парламента вносятся материалы, указанные в подпунктах 2)-5), 7)-9), 12), 14) пункта 95 настоящего Регламента.";

      в абзаце первом пункта 106 слова "на магнитном носителе" заменить словами ", в формате электронных документов";

      абзац шестой пункта 108 изложить в следующей редакции:
      "Представительство Правительства в Парламенте осуществляет контроль за исполнением требований настоящего пункта Регламента и, в случае нарушений установленных требований, информирует об этом Премьер-Министра и Руководителя Канцелярии";

      абзац первый пункта 111 изложить в следующей редакции:
      "Контроль за проведением решения Правительства в Парламенте осуществляет Представительство Правительства в Парламенте (далее - Представительство)";

      в абзаце втором:
      слова "Представительства", "заместителя" заменить соответственно словами "Представительство", "заместителей";

      после слова "инициированных" дополнить словами "Главой государства,";

      пункт 114 дополнить абзацем следующего содержания:
      "Контроль за своевременной разработкой и принятием подзаконных нормативных правовых актов осуществляется структурными подразделениями Канцелярии в соответствии с их компетенцией.";

      пункт 128 дополнить подпунктом 5) следующего содержания:
      "5) акты прокурорского надзора.";

      в пункте 136 слово "заместителя" заменить словом "заместителей";

      в пункте 137:
      в абзацах втором, третьем и четвертом слово "заместителя" заменить словом "заместителей";

      в абзаце пятом слова "(ответственный секретарь)" исключить;

      абзац седьмой изложить в следующей редакции:
      "Повторные предложения о переносе установленных сроков исполнения Канцелярия принимает с информацией о мерах дисциплинарной ответственности, принятых к должностным лицам, допустившим срыв продленных сроков исполнения, с приложением копии приказа о наказании.";

      пункт 142 изложить в следующей редакции:
      "142. Основанием для снятия с контроля конкретных пунктов планов мероприятий и поручений Премьер-Министра, его заместителей и Руководителя Канцелярии, в том числе протокольных являются:
      1) принятие соответствующего постановления или распоряжения;
      2) внесение государственными органами информации (отчетов), предложений. При этом структурные подразделения Канцелярии, ответственные за контроль документа в целом или его отдельных пунктов, проводят анализ отчета на предмет полноты и качества исполнения и в случае необходимости подготавливают соответствующую резолюцию руководства Правительства и Канцелярии. Срок проведения анализа отчетов не должен превышать 5 дней со дня их регистрации в Канцелярии".

      дополнить  приложениями 1-1 ,  1-2  к настоящему постановлению.

      2. Настоящее постановление вводится в действие со дня подписания.

       Премьер-Министр
   Республики Казахстан                          К. Масимов

Приложение 1       
к постановлению Правительства
Республики Казахстан    
от 4 июня 2008 года N 535  

Утверждена        
постановлением Правительства
Республики Казахстан   
от 31 января 2001 года N 168*

ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Канцелярии
Премьер-Министра Республики Казахстан

1. Общие положения

      1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок работы с документами в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан (далее - Канцелярия) в процессе выполнения возложенных на нее функций в соответствии с Регламентом Правительства Республики Казахстан и Положением о Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан.
      2. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, распространяются на всех работников Канцелярии.
      3. Настоящая Инструкция определяет правила подготовки, оформления, прохождения документов несекретного характера и имеющих пометку "Для служебного пользования".
      Подготовка, ознакомление и прохождение служебной информации ограниченного распространения осуществляются в соответствии с Правилами работы государственных органов со служебной информацией, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 23 января 2008 года N 51дсп.
      Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами, независимо от вида носителя, включая электронные документы, имеющие подтверждение об определении в установленном порядке положительного результата проверки электронной цифровой подписи.
      4. Настоящей Инструкцией не регулируется порядок:
      1) работы с обращениями граждан, а также приема граждан в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, который устанавливается Инструкцией о порядке    рассмотрения обращений физических и юридических лиц и контроля за их исполнением;
      2) организации контроля исполнения документов, который установлен Инструкцией по организации контроля исполнения документов в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, центральных и местных исполнительных органах;
      3) ведения секретного делопроизводства и секретной переписки с использованием специальных видов связи, который устанавливается отдельными специальными инструкциями.
      5. Ответственность за ведение делопроизводства, учет, сохранность, своевременное прохождение и исполнение документов в структурных подразделениях Канцелярии возлагается на их руководителей.
      6. Отдел контроля и документационного обеспечения знакомит новых работников Канцелярии с настоящей Инструкцией и другими документами, регламентирующими деятельность Канцелярии.
_______________________

      * С изменениями и дополнениями, внесенными постановлениями Правительства Республики Казахстан от 10 декабря 2002 года  N 1300 , от 14 апреля 2005 года  N 358 .      

2. Прием и регистрация входящей корреспонденции

      7. Переписка с органами, организациями и гражданами Республики Казахстан и стран СНГ ведется на государственном и/или русском языках, с иными зарубежными корреспондентами может вестись также и на других иностранных языках.
      8. Вся корреспонденция, поступающая в Канцелярию, принимается с 9.00 до 15.30 часов и регистрируется сектором служебной корреспонденции Отдела контроля и документационного обеспечения (далее - сектор служебной корреспонденции), который заводит на каждый поступивший документ регистрационно-контрольную карточку для регистрации входящих (исходящих, внутренних) документов ( приложение 1 ).
      9. Прием документов, поступающих в Канцелярию в субботние дни до 11.00 часов, осуществляется дежурными работниками сектора служебной корреспонденции, а также может осуществляться ответственными дежурными приемной Премьер-Министра с обязательной последующей передачей их в сектор служебной корреспонденции на регистрацию.
      С помощью средств электрической и электронной связи в порядке, установленном отдельными инструкциями, осуществляется передача сообщений (информации) в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм и почтовых файловых (электронных) сообщений. Бумажные оригиналы факсограмм незамедлительно досылаются адресатам в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией, для отправления аналогичной корреспонденции.
      Проекты нормативных правовых актов (за исключением распоряжений Премьер-Министра; законопроектов; проектов указов Президента Республики Казахстан и проектов нормативных правовых актов, разработанных во исполнение поручений Премьер-Министра, предусматривающих их срочное внесение), поступающие в Канцелярию, принимаются по средам с 9.00 до 19.00 часов.
      10. Работникам Канцелярии, за исключением указанных в пункте 9 настоящей Инструкции, запрещается принимать незарегистрированные в секторе служебной корреспонденции документы и работать с ними.
      11. Перед вскрытием конвертов проверяется правильность их адресования и оформления, целостность упаковки (при наличии печатей). При вскрытии конвертов сверяются соответствие адреса наименованию отправителя, номера вложений, указанные на пакете, с номерами, проставленными на документах, проверяется комплектность документов и приложений к ним.
      В случае недостачи документов, повреждения пакетов, расхождения номеров на конвертах с номерами на документах, составляется акт ( приложение 2 ) в трех экземплярах, при этом один экземпляр акта остается в секторе служебной корреспонденции, второй - вместе с документом передается по назначению, а третий - направляется отправителю.
      Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
      Конверты от вложенных в них документов сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.
      Вскрытию в секторе служебной корреспонденции подлежат все конверты, за исключением конвертов с отметкой "Лично".
      12. Приему непосредственно в Канцелярии подлежат первые экземпляры документов*, отпечатанные на бланке соответствующего государственного органа установленного образца или созданные с использованием соответствующего ему шаблона электронного документа с заполненными реквизитами (имеющие подтверждение об определении в установленном порядке положительного результата проверки электронной цифровой подписи), подписанные первым руководителем (в его отсутствие - лицом, на которого официально возложено исполнение обязанностей первого руководителя, либо лицом, официально уполномоченным первым руководителем подписывать документы, адресованные Правительству, Руководству Правительства и Канцелярии). При этом на документе обязательно должны быть проставлены: дата, исходящий номер, краткий заголовок документа, при ответе на запрос или отчете (информации) об исполнении - ссылка на номер Канцелярии. При этом Канцелярией принимаются только те документы, дата которых совпадает с датой их сдачи в Канцелярию (кроме иногородней корреспонденции, поступившей по почте). Кроме того, в нижнем левом углу последнего листа документа после подписи первого руководителя (лица, на которого официально возложено исполнение обязанностей первого руководителя, либо лица, официально уполномоченного первым руководителем подписывать документы, адресованные Правительству, Руководству Правительства и Канцелярии) либо на обороте первого листа документа должны быть указаны фамилия и инициалы исполнителя, его номер телефона (например: Асанов С.А., тел. 152469). Приложения к документу должны быть запарафированы лицом, подписавшим документ.
      Вносимые в Канцелярию проекты постановлений Правительства и распоряжений Премьер-Министра, проекты актов Президента Республики Казахстан, законопроекты и проекты заключений Правительства на законопроекты, инициированные депутатами Парламента Республики Казахстан, в соответствии с Регламентом Правительства должны быть полистно парафированы первым руководителем государственного органа - разработчика проекта (лицом, на которое официально возложено исполнение обязанностей первого руководителя, либо лицом, официально уполномоченным первым руководителем подписывать документы, адресованные Руководству Правительства и Канцелярии).
      Не подлежат приему в Канцелярии документы, содержащие факсимиле, помарки и иные загрязнения, имеющие какие-либо повреждения, в том числе прошитые дыроколом, исполненные на черновиках и копиях бланков государственных органов.
      Прием Канцелярией документов, не соответствующих вышеуказанным требованиям, может быть осуществлен только по указанию Руководителя Канцелярии или лицом его замещающим.
      13. Регистрация входящей корреспонденции осуществляется сектором служебной корреспонденции путем проставления в правом нижнем углу первого листа документа регистрационного штампа, в котором указываются регистрационный номер, дата регистрации, количество листов основного документа и количество листов приложений, на приложениях проставляется штамп "К N____". При регистрации корреспонденции на иностранных языках штамп ставится на оригинале и переведенном тексте (с пометкой "Перевод").
      При поступлении проектов постановлений Правительства или распоряжений Премьер-Министра регистрационный штамп ставится на сопроводительное письмо.
      Документам, поступившим к ранее зарегистрированным входящим документам, присваивается регистрационный номер основного документа.
__________________________________

* Документы должны быть оформлены в соответствии с  Типовыми правилами  документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан, утвержденными приказом председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 29 апреля 2003 года N 33.

3. Рассмотрение и прохождение входящей корреспонденции

      14. Сектор служебной корреспонденции распределяет почту на стадии регистрации и после предварительного изучения докладывает заведующему Отделом контроля и документационного обеспечения.
      Заведующий Отделом контроля и документационного обеспечения по результатам изучения может не принимать или возвращать без рассмотрения документы, содержащие:
      1) обращения государственных органов по вопросам, относящимся к исключительной компетенции обращающихся или иных государственных органов;
      2) обращения государственных органов-разработчиков с просьбой дать поручение о рассмотрении подготовленных ими проектов нормативных правовых актов и иных документов заинтересованными государственными органами или межведомственными комиссиями, рабочими органами которых являются центральные исполнительные органы;
      3) обращения государственных органов, акимов областей и городов Астаны и Алматы или отдельных юридических лиц, требующие принятия решений Правительства или Премьер-Министра, в том числе о выделении средств из республиканского бюджета и резерва Правительства, но не проработанные в центральных исполнительных органах, в компетенцию которых входят поднимаемые в обращениях вопросы;
      4) информацию, представление которой не предусмотрено установленной отчетностью;
      5) информацию по исполнению поручений, не находящихся на контроле Правительства и по которым не давались конкретные поручения о необходимости информировать Правительство и/или Канцелярию Премьер-Министра;
      6) просьбы о продлении сроков уплаты налогов;
      7) документы в запечатанных конвертах (корреспонденция, за исключением секретной, по кадровым вопросам и иногородней, а также адресованной судами);
      8) документы, подготовленные с нарушением требований Регламента Правительства Республики Казахстан и настоящей Инструкции.
      15. Секретная корреспонденция обрабатывается только в секторе секретного делопроизводства и защиты информации Отдела контроля и документационного обеспечения (далее - сектор секретного делопроизводства и защиты информации).
      16. В тех случаях, когда возникает неясность в дальнейшем движении документов, они докладываются заведующему Отделом контроля и документационного обеспечения, а при необходимости - Руководителю Канцелярии или его заместителям.
      17. В соответствии с Регламентом Правительства и Положением о Канцелярии обращения юридических и физических лиц, которые не требуют рассмотрения Правительством и могут быть решены центральными и местными исполнительными, иными государственными органами, направляются заведующим Отделом контроля и документационного обеспечения (в его отсутствие - заместителем заведующего) соответствующим министерствам, агентствам, акимам и иным государственным органам.
      Без регистрации возвращаются обращения центральных и местных исполнительных, иных государственных органов, хозяйствующих субъектов по вопросам дополнительного финансирования, не предусмотренного в республиканском бюджете на соответствующий год, либо предоставления индивидуальных налоговых, таможенных и других льгот, если это не согласовано в порядке, установленном Регламентом Правительства.
      Не подлежат регистрации документы, указанные в  приложении 3   к настоящей Инструкции. 
      18. При обработке и регистрации входящей корреспонденции, поступающей из Администрации Президента Республики Казахстан, необходимо дополнительно руководствоваться Правилами обращения с документами Администрации Президента Республики Казахстан в аппаратах государственных органов, в организациях и учреждениях Республики Казахстан с приложением к документу листа ознакомления ( приложение 4 ).
      19. Поступающая в Правительство корреспонденция распределяется, как правило, следующим образом:
      1) Премьер-Министру передаются на рассмотрение:
      поручения Президента Республики Казахстан;
      письма председателей палат Парламента, Государственного секретаря, Руководителя Администрации Президента, Председателя Верховного Суда, адресованные лично Премьер-Министру;
      письма Генеральной прокуратуры;
      письма глав государств и глав правительств;
      служебные записки и другая корреспонденция по выполнению поручений Премьер-Министра;
      обращения, связанные с разрешением на выезд в командировку руководителей министерств, ведомств, других центральных учреждений, содержащихся за счет республиканского бюджета, акимов областей, городов Астаны и Алматы и выделением им денежных средств;
      иная корреспонденция в соответствии с распределением обязанностей между Премьер-Министром, заместителями Премьер-Министра и Руководителем Канцелярии;
      2) заместителям Премьер-Министра передается на рассмотрение:
      корреспонденция, непосредственно им адресованная, а также корреспонденция по курируемым ими вопросам в соответствии с распределением обязанностей между Премьер-Министром, его заместителями и Руководителем Канцелярии;
      3) Руководителю Канцелярии направляются:
      материалы по вопросам контроля за своевременным и качественным исполнением актов и поручений Президента, Правительства, Премьер-Министра и его заместителей центральными и местными исполнительными органами, структурными подразделениями Канцелярии, а также протоколы заседаний Правительства;
      депутатские запросы Правительству и Премьер-Министру;
      обращения Конституционного Совета;
      документы, связанные с проведением заседаний Правительства, совещаний, других мероприятий республиканского уровня;
      материалы МИДа по вопросам заключения и реализации международных договоров, приема глав государств, правительств, руководителей международных организаций, крупных зарубежных фирм, поездок Премьер-Министра в страны ближнего и дальнего зарубежья;
      информационно-справочные материалы в соответствии с утвержденным Премьер-Министром графиком представления информационных материалов Премьер-Министру;
      документы по кадровым вопросам и корреспонденция, направленная непосредственно в его адрес;
      проекты актов Президента, законопроекты и иные обращения в Правительство, требующие рассмотрения в Канцелярии Премьер-Министра;
      другие документы в соответствии с Регламентом Правительства, Положением о Канцелярии Премьер-Министра и распределением обязанностей между Премьер-Министром, его заместителями и Руководителем Канцелярии.
      20. После регистрации корреспонденции (документов) работник сектора служебной корреспонденции распечатывает два экземпляра регистрационно-контрольной карточки с учетными данными ( приложение 1 ), сохраненными в базе данных системы электронного документооборота, и прикладывает эти карточки к зарегистрированному входящему документу, который вместе с ними передается работнику сектора служебной корреспонденции, ответственному за доставку почты.
      21. Работник сектора служебной корреспонденции, ответственный за доставку почты, распределяет поступившие к нему документы (корреспонденцию) в соответствии с разметкой, учитывая ее срочность, после чего:
      1) лично доставляет документы (корреспонденцию) для доклада Премьер-Министру, заместителям Премьер-Министра, Руководителю Канцелярии, его заместителю, курирующему работу Секретариата, и вручает их работникам соответствующих приемных под роспись с указанием даты и времени получения во втором экземпляре регистрационно-контрольной карточки, возвращаемом в сектор служебной корреспонденции. При этом обычная корреспонденция доставляется по установленному Руководителем Канцелярии графику, а срочная - незамедлительно;
      2) раскладывает документы (корреспонденцию), направляемую в приемные заместителей Руководителя Канцелярии и руководителей структурных подразделений Канцелярии, в адресные ячейки специального стеллажа сектора служебной корреспонденции, из которого работниками указанных приемных Канцелярии в течение дня по установленному Руководителем Канцелярии графику производится выемка поступившей корреспонденции под роспись во втором экземпляре регистрационно-контрольной карточки, остающемся в секторе служебной корреспонденции. При этом о поступлении срочной корреспонденции (документов) работник, ответственный за доставку почты, по телефону незамедлительно информирует работников соответствующих приемных, которые должны осуществлять выемку срочной корреспонденции немедленно - вне графика;
      3) одновременно направляет поступившие документы для их передачи в формате  электронных документов с использованием системы электронного документооборота в другие структурные подразделения - соисполнителям согласно разметки (расчета рассылки). При этом документы Премьер-Министру, его заместителям и Руководителю Канцелярии направляются на бумажных носителях.
      После доставки корреспонденции (документов) адресатам работник, ответственный за доставку почты, возвращает вторые экземпляры регистрационно-контрольных карточек работнику, ответственному за регистрацию, который помещает их в картотеку.
      22. Документы, направляемые на рассмотрение Премьер-Министру, передаются работнику приемной Секретариата Премьер-Министра (далее - Секретариат).
      Секретариатом не принимается корреспонденция, не прошедшая регистрацию, за исключением той, которая передана непосредственно Премьер-Министром, его заместителями или Руководителем Канцелярии. При этом корреспонденция, принятая напрямую Премьер-Министром, его заместителями, а также Руководителем Канцелярии, незамедлительно должна быть передана на регистрацию в сектор служебной корреспонденции.
      23. Поступающие от структурных подразделений Канцелярии проекты актов Президента, постановлений Правительства, распоряжений Премьер-Министра (в специальных обложках), писем и поручений Премьер-Министра (в чистых обложках) принимаются работником Секретариата и проверяются на наличие необходимых согласований и документов, после чего передаются для доклада и последующего подписания Премьер-Министром.
      24. Остальная корреспонденция принимается работником приемной Секретариата, который расписывается в ее получении, затем все поступившие документы передаются работнику Секретариата для предварительного изучения, подготовки проектов резолюций и передачи их для доклада и последующего подписания Премьер-Министром.
      25. В случае поступления в Секретариат документов, не требующих по содержанию принятия решения Премьер-Министра, они, по согласованию с Руководителем Канцелярии либо лицом, исполняющим его обязанности, передаются в приемные заместителей Премьер-Министра или в структурные подразделения Канцелярии через сектор служебной корреспонденции.
      По вопросам, входящим в компетенцию Руководителя Канцелярии, документы с проектами соответствующих поручений передаются в его приемную.
      Подлинники документов (материалы), связанные с визитами в страны ближнего и дальнего зарубежья Премьер-Министра, его заместителей и Руководителя Канцелярии, направляются в Отдел внешних связей и протокола.
      26. Краткое содержание входящей корреспонденции и принятых по ней резолюций Премьер-Министра заносится в базу данных регистрационных контрольных карточек.
      27. Документы, направляемые заместителям Премьер-Министра, Руководителю Канцелярии, принимаются соответственно помощниками (советниками) заместителей Премьер-Министра и Руководителя Канцелярии или работниками приемных, которые расписываются за получение документов в регистрационно-контрольной карточке с указанием даты и времени получения.
      Делопроизводство в приемных заместителей Премьер-Министра, Руководителя Канцелярии и его заместителей ведется работниками приемных, которые несут персональную ответственность за прохождение документов и надлежащее их хранение.
      28. Поступившие документы незамедлительно докладываются помощниками (советниками) заместителей Премьер-Министра или Руководителя Канцелярии, которые осуществляют подготовку проектов резолюций самостоятельно или по согласованию с соответствующими структурными подразделениями Канцелярии. Срок предварительного изучения и доклада документа в приемных - не более 2 часов.
      29. Проекты резолюций Руководителя Канцелярии по запросам депутатов Парламента и обращений Генеральной прокуратуры Республики Казахстан работники отделов готовят по согласованию с другими соответствующими структурными подразделениями Канцелярии.
      30. В тех случаях, когда документы, переданные заместителям Премьер-Министра, возвращаются без рассмотрения, помощники (советники) или работники приемных заместителей Премьер-Министра прикладывают к возвращаемым документам подписанное ими письменное обоснование причины возврата документа.
      31. Резолюции по входящим документам (поручения, указания) Руководства Правительства и Канцелярии печатаются на бланках (фишках) установленного образца или создаются с использованием соответствующих им шаблонов электронных документов и, при необходимости, согласовываются со структурными подразделениями Канцелярии в соответствии с их компетенцией.
      32. В резолюции должны быть указаны:
      исполнители (наименование организаций в именительном падеже, фамилии и инициалы должностных лиц в дательном падеже);
      ясное и исчерпывающее содержание действия или порядок и характер исполнения документа;
      срок исполнения (при необходимости);
      личная подпись руководителя с расшифровкой (инициал имени и фамилия);
      дата (число, месяц, год);
      номер документа;
      на нижнем поле, под чертой - к какому документу относится резолюция, а также дата и номер этого документа. В случае подготовки резолюции в структурном подразделении Канцелярии, она должна быть завизирована работником, непосредственно готовившим проект резолюции, руководителем этого подразделения и руководителями заинтересованных структурных подразделений.
      Образец оформления резолюции -  приложение 5 .
      33. Рассмотренные документы помощники (советники) или работники приемных Руководства Правительства и Канцелярии вместе с регистрационно-контрольной карточкой направляют через специально выделенного для этого работника в сектор служебной корреспонденции для переразметки и отправки документов в соответствии с резолюциями. Если в резолюции содержится поручение о постановке на контроль или указаны сроки исполнения, в том числе с пометкой "срочно", или имеются пометки "доложить", "внести предложения", то подлинник резолюции направляется сектором служебной корреспонденции для постановки на контроль в сектор контроля Отдела контроля и документационного обеспечения (далее - сектор контроля), а затем в то структурное подразделение Канцелярии, к компетенции которого относятся рассмотренные документы. При этом для обеспечения оперативной отправки адресатам срочных документов и поручений (со сроком исполнения до трех рабочих дней) работники структурных подразделений Канцелярии, помощники (советники) и работники приемных Руководства Правительства и Канцелярии, руководителей структурных подразделений должны передать указанные документы и поручения в формате электронных документов с использованием системы электронного документооборота или факсимильной связи с последующей их отправкой адресатам через сектор служебной корреспонденции.
      34. В приемных Руководства Правительства и Канцелярии, структурных подразделениях Канцелярии делопроизводство ведется работниками приемных Руководства Правительства и Канцелярии Премьер-Министра, руководителей структурных подразделений или специально выделенными работниками (далее - работники приемных), которые несут персональную ответственность за своевременное доведение документов до руководителей и исполнителей своих подразделений, полноту и правильность ведения записей в первых экземплярах регистрационно-контрольных карточек к документам, за внесение фамилий исполнителей и резолюций (поручений, указаний) к документам в базе данных регистрационно-контрольных карточек системы электронного документооборота Канцелярии, своевременную отправку документов и резолюций к ним, надлежащее оперативное хранение документов.
      35. Руководитель структурного подразделения Канцелярии после рассмотрения документа дает, как правило, письменное поручение по его исполнению непосредственно исполнителю по документу и возвращает документ работнику приемной, который незамедлительно вводит учетные данные об исполнителе в базу данных регистрационно-контрольных карточек системы электронного документооборота Канцелярии и в первый экземпляр карточки. После этого работник заносит в специальный журнал регистрационный номер, дату, краткое содержание (название) входящего документа, фамилию исполнителя и передает документ ему под роспись в регистрационно-контрольной карточке. Срок с момента получения документа из Отдела контроля и документационного обеспечения до его передачи непосредственному исполнителю не должен превышать 4 часа.
      Проект резолюции Руководства Правительства и Канцелярии (служебной записки или проект ответа) разрабатывается исполнителем структурного подразделения, осуществляющего созыв, визируется исполнителем, заведующим структурным подразделением.
      Проекты резолюций Премьер-Министра перед докладом для подписания визируются Руководителем Канцелярии.
      36. При наличии соисполнителей по документу согласованный у основного исполнителя проект резолюции (служебной записки, разработанного документа) через исполнителя по документу направляется в приемную руководителя структурного подразделения-соисполнителя. Срок для согласования у соисполнителя - не более 3-4 часов с момента получения документа от работника сектора служебной корреспонденции.
      37. Срок для подготовки и согласования проекта резолюции (служебной записки, разработанного документа) в структурных подразделениях исполнителем и соисполнителем не должен превышать 2 рабочих дней с момента получения документа непосредственным исполнителем. В случае наличия замечаний у соисполнителя по проекту резолюции (служебной записки, разработанному документу), осуществляется их доработка, а в случае наличия непреодолимых разногласий соисполнителями представляются письменные мотивированные возражения.
      Общий срок доработки проекта резолюции (служебной записки, разработанного документа), подготовки письменного возражения не должен превышать 1 рабочего дня.
      38. Поступившие в Канцелярию от государственных органов и иных организаций отчеты об исполнении контрольных документов направляются в структурные подразделения Канцелярии, к компетенции которых относятся рассматриваемые контрольные документы и/или за которыми закреплен контроль их исполнения.
      39. Поступающие в структурные подразделения Канцелярии документы для сведения (законы, указы, постановления, распоряжения, обращения и другие материалы) хранятся у работника приемной в специальных папках (файлах) в соответствии с номенклатурой дел и, при необходимости, выдаются работникам соответствующих структурных подразделений с соответствующей отметкой во внутренней описи дела.
      40. Картотеку в структурном подразделении Канцелярии ведет работник приемной или специально выделенный работник, который несет ответственность за полноту и правильность ведения учетных записей в регистрационно-контрольных карточках, за ввод резолюций (поручений, указаний) руководства и учетных данных в базу данных регистрационно-контрольных карточек, своевременную отправку документов и резолюций руководства, в том числе в формате электронных документов с использованием системы электронного документооборота.
      Карточки хранятся только в картотеке структурного подразделения. Запрещается их хранение вместе с документами у исполнителей. Картотеки контрольных документов ведутся отдельно.
      В карточке отмечается ход исполнения документа (напоминания, запросы, ответы, справки и т.д.). Записи в карточках производятся от руки чернилами четко и ясно с одновременным введением учетных данных в базу данных регистрационно-контрольных карточек системы электронного документооборота.
      Записи карандашом, помарки, подчистки не допускаются. В тех случаях, когда записи не умещаются на одном бланке карточки, к первоначальной карточке прикладывается второй бланк с надписью "Продолжение к N_".
      41. Исполненные и снятые с контроля документы списываются в дело руководителем структурного подразделения или его заместителем, курирующим данные вопросы. При этом автор документа, при необходимости, должен быть извещен о результатах рассмотрения. Исполнитель систематизирует переписку, производит на первоначальном документе и в карточке запись: как, каким документом и когда решен вопрос, кем подписан документ и с отметкой "В дело N____", заверенной личной подписью, передает их работнику, ответственному за ведение текущего архива структурного подразделения.
      Если документ прислан для сведения либо к нему имеется резолюция Руководства такого содержания, то в карточке в графе "Вопрос решен" делается запись "Принято к сведению".
      В случае, когда по конкретному вопросу принято соответствующее решение Правительства или распоряжение Премьер-Министра и необходимые документы переданы в сектор по выпуску правительственных решений, в графе "Документ подшит в дело N__" указывается "в секторе по выпуску правительственных решений", а в графе "Вопрос решен" пишется "Постановлением (распоряжением) от_______ 200_г. N___". В этом случае за получение документов расписывается работник сектора по выпуску правительственных решений, принявший у исполнителя соответствующее постановление или распоряжение.
      Если вопрос решен устно, то на самом документе и на карточке исполнителем записываются должность и фамилия лица, с которым состоялся разговор, его краткое содержание и дата.
      42. Работник структурного подразделения Канцелярии, ответственный за оперативное хранение подлинников документов и ведение текущего архива в данном подразделении, принимая исполненные документы, сверяет их наличие с регистрационно-контрольной карточкой, подшивает в дело согласно утвержденной номенклатуре и проставляет номера дел и томов с вводом учетных данных в базу данных регистрационно-контрольных карточек системы электронного документооборота, а регистрационно-контрольную карточку помещает в картотеку исполненных документов. В случае отсутствия необходимых документов или неправильного оформления исполненных документов, они возвращаются исполнителю для устранения недостатков.
      43. Структурные подразделения Канцелярии в рамках своей компетенции систематически анализируют характер и качество поступающей корреспонденции, принимают необходимые меры по решению поставленных вопросов, а также по сокращению документооборота.

4. Оформление исходящей и внутренней корреспонденции

      44. При подготовке документов следует соблюдать единообразие в написании наименований органов государственной власти и управления, других хозяйствующих субъектов, руководствуясь настоящей Инструкцией и иными действующими правилами*.
      Исходящие письма, как правило, готовятся и подписываются в двух экземплярах, при этом на втором экземпляре, хранящемся в текущем архиве соответствующего структурного подразделения Канцелярии, должны быть визы исполнителя и руководителя этого структурного подразделения с указанием даты визирования.
__________________________________

      * Документы должны быть оформлены в соответствии с  Типовыми правилами  документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан, утвержденными приказом председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 29 апреля 2003 года N 33.

      45. Служебные документы (письма, доклады, отчеты и т.д.) должны быть краткими, понятными и печататься на бланках установленной формы (в случае отправки за пределы Канцелярии).
      При переписке внутри Канцелярии бланки не используются.
      46. При направлении документа должностному лицу название учреждения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.
      На документе, направляемом иногороднему адресату, после его наименования указываются почтовый индекс, область, город (село), улица, номер дома. Если документ отправляется по факсимильной связи, то указывается номер факсимильного аппарата адресата.
       Документ не должен содержать более четырех адресатов. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки и на каждой копии документа указывается только один адрес.
      Адресат, которому направляется документ, может быть обозначен обобщенно (например, "всем акимам областей").
      47. Исходящие документы (корреспонденция) учитываются в регистрационно-контрольных карточках ( приложение 1 ) с одновременным вводом учетных данных реквизитов документов в базу данных регистрационно-контрольных карточек системы электронного документооборота.
      При создании (разработке) исходящих электронных документов также используются шаблоны электронных документов, соответствующие официальным бланкам Правительства и Канцелярии.
      48. Документы Президенту Республики Казахстан, Парламенту Республики Казахстан, руководителям других государств готовятся и направляются на бланках Правительства или Премьер-Министра и подписываются в двух экземплярах Премьер-Министром. На втором экземпляре должны быть визы исполнителя, руководителя соответствующего структурного подразделения и в случае необходимости соответствующего Заместителя Премьер-Министра и Руководителя Канцелярии. Указанные исходящие документы могут в установленном порядке отправляться (передаваться) в формате электронных документов (сообщений) с использованием системы электронного документооборота.
      По отдельным текущим вопросам письма могут подписывать заместители Премьер-Министра, Руководитель Канцелярии и его заместители. В соответствии с положениями о структурных подразделениях Канцелярии письма, исполненные на соответствующих бланках установленного образца, могут подписывать руководители структурных подразделений Канцелярии и их заместители.
      49. Поручения, указания руководителям республиканских органов, акимам областей и городов Астаны и Алматы подписываются Премьер-Министром, заместителями Премьер-Министра, Руководителем Канцелярии (в его отсутствие - лицом, исполняющим его обязанности) по курируемым ими вопросам в соответствии с распределением обязанностей между Премьер-Министром, его заместителями и Руководителем Канцелярии, а также заместителями Руководителя Канцелярии в соответствии с их компетенцией и полномочиями, установленными Руководителем Канцелярии.
      50. К подготавливаемому письму, как правило, дается краткий заголовок. Во всех случаях, когда письмо направляется в ответ на ходатайство или запрос, после адреса (слева) указываются номер и дата этого ходатайства или запроса (например: "На N 101 от 04.06.2008").
      Приложения к документу (письму, справке, отчету, докладу) должны перечисляться, как правило, после его текста с указанием количества листов и экземпляров.
      51. Исходящий документ должен иметь дату (число, месяц, год), приводимую полностью или сокращенно (например: 4 июня 2008 года или 04.06.2008), и регистрационный номер. Сокращенная запись даты обычно проставляется после подписи в справках, докладных записках и т.п.
      Исходящий номер документа проставляется следующим образом: вначале указывается индекс структурного подразделения Канцелярии, его готовившего; затем через дефис указывается номер дела по номенклатуре, куда должен быть подшит документ после его исполнения; затем через дробь указывается порядковый номер исходящего документа (например: 17-16/180). Индексы структурных подразделений разрабатываются Отделом контроля и документационного обеспечения и утверждаются Руководителем Канцелярии.
      52. Фамилию исполнителя, готовившего исходящий документ, и номер его служебного телефона располагают, как правило, на оборотной стороне последнего листа документа (например: Исаев А.И., тел. 159798).
      53. При направлении документа, требующего возврата, на первом листе документа в правой части его верхнего поля ставится штамп "Подлежит возврату".
      54. Все исходящие документы (корреспонденция) сдаются для отправки в сектор служебной корреспонденции до 12.30 часов в рабочие дни, а в субботние дни - до 11.00 часов, срочная корреспонденция (со сроком исполнения до 5 дней) сдается для отправки в рабочие дни до 18.00 часов, в субботние дни - до 12.00 часов.
      По указанию Руководителя Канцелярии (лица, исполняющего его обязанности) срочная корреспонденция может сдаваться для отправки и в другое время.
      55. Регистрация исходящих телеграмм производится аналогично с текущей корреспонденцией.
      56. Правительственные телеграммы подписываются Премьер-Министром, его заместителями, Руководителем Канцелярии. Текст телеграммы излагается кратко, без исправлений и не должен превышать одной машинописной страницы. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, где указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Образец оформления телеграммы -  приложение 6 .
      57. Исполнитель, при необходимости отправки телеграммы с одинаковым текстом в несколько адресов, размножает ее согласно количеству адресатов.
      В таких телеграммах указывается отдельно на каждом экземпляре только один пункт назначения с адресными данными, куда ее необходимо доставить.
      Допускается обобщенное обозначение адресатов (например: "министрам и председателям агентств") с приложением к телеграмме указателя рассылки, заверенного руководителем структурного подразделения Канцелярии, готовившего телеграмму.
      58. Телеграммы, оформленные с нарушением вышеуказанных требований, сектором служебной корреспонденции к отправке не принимаются.
      Порядок оформления телеграмм, отправляемых через органы специальной связи, устанавливается специальной инструкцией.
      59. Исходящие документы готовят к отправке работники структурных подразделений Канцелярии, при этом они заносят резолюции (поручения, указания) руководства в регистрационные карточки с одновременным вводом учетных данных в базу данных регистрационно-контрольных карточек системы электронного документооборота. После этого исходящие документы и резолюции к ним, в которых указаны сроки исполнения, в том числе с пометкой "срочно", имеется поручение о взятии документа на контроль, либо пометки "доложить", "внести предложение" и т.п., в обязательном порядке представляются в сектор контроля, который проставляет на них штамп "Бақылауға" или "Бақылауға алынды".
      Подготовленные работниками к отправке документы и резолюции к ним, их копии по количеству адресатов и утвержденный руководством структурного подразделения указатель рассылки (при рассылке более чем в четыре адреса) передаются работниками в сектор служебной корреспонденции для отправки адресатам.
      60. В секторе служебной корреспонденции перед отправкой проверяется правильность оформления исходящих документов. Документы, оформленные с нарушением требований установленных Регламентом Правительства и настоящей Инструкцией, возвращаются в соответствующие структурные подразделения Канцелярии для исправления. Работник, ответственный за отправку, сверяет копии документов и резолюций с их подлинниками, после чего заверяет их номерной круглой печатью Отдела контроля и документационного обеспечения, затем составляет реестр (расчет рассылки, разовую расписку) отправляемых документов с указанием в нем адресатов, номеров отправляемых документов и количества экземпляров, вносит эти данные в регистрационно-контрольную карточку документа, упаковывает отправляемые документы в конверты, предназначенные для отправки конкретным адресатам, и передает конверты вместе с реестрами (маршрутными листами, разовыми расписками) работнику фельдъегерской или почтовой службы для доставки адресатам.
      61. Документы отправляются адресатам государственной фельдъегерской или почтовой службой в зависимости от срочности их доставки. Степень срочности доставки документа определяется Руководителем Канцелярии (лицом, исполняющим его обязанности). Корреспонденция с пометкой "Срочно" доставляется в первую очередь ближайшим авиарейсом, автомобильным или железнодорожным фельдъегерским маршрутом. Оперативное руководство государственной фельдъегерской службой осуществляет Отдел контроля и документационного обеспечения.
      62. Отправка корреспонденции производится по установленному заведующим Отделом контроля и документационного обеспечения графику. Отправка документов, минуя сектор служебной корреспонденции, запрещается.
      63. После отправки документов сектором служебной корреспонденции делаются отметки об отправке на обратной стороне регистрационно-контрольных карточек и на экземплярах документов и резолюций к ним, возвращаемых в структурные подразделения Канцелярии, с одновременным внесением данных записей в базу данных регистрационно-контрольных карточек системы электронного документооборота. Ответственность за рассылку документа по неправильному адресу, указанному в документе, сданном на отправку, несет исполнитель структурного подразделения Канцелярии, готовившего документ.
      64. Реестры на отправленные документы с росписями работников соответствующих подразделений адресатов, подтверждающие вручение документов, а также конверты с документами, которые не вручены адресатам по каким-либо причинам, с соответствующей пометкой возвращаются фельдъегерями в сектор служебной корреспонденции. Реестры, маршрутные листы и разовые расписки на отправку (вручение) документов сохраняются в секторе служебной корреспонденции в течение года.
      65. Работник сектора служебной корреспонденции, ответственный за отправку, проверяет правильность оформления фельдъегерской службой или почтовым отделением приема пакетов к отправке по реестрам, а также вручения корреспонденции адресатам по маршрутным листам (под расписку) и несет ответственность за своевременную отправку исходящей корреспонденции в соответствии с указанными на документах адресами.
      66. Подлинники отправленных документов либо их вторые экземпляры направляются работником сектора служебной корреспонденции, ответственным за отправку, путем помещения в адресную ячейку специального стеллажа в то структурное подразделение Канцелярии, к компетенции которого относятся вопросы, затрагиваемые в отправленных документах, с отметкой об отправке в регистрационно-контрольной карточке и/или указателе рассылки с вводом учетных данных в базу данных регистрационно-контрольных карточек системы электронного документооборота.
      67. Использование системы электронного документооборота и средств электронной цифровой подписи определяется в соответствующих  Правилах  электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан, утвержденных постановлением Правительства Республики Казахстан от 17 апреля 2004 года N 430.
      68. Отметка об отправке документа производится написанием слова "Отправлено" на втором экземпляре этого документа с указанием даты отправки и росписи работника сектора служебной корреспонденции, осуществлявшего отправку.
      69. Письма Руководства Правительства и Канцелярии, руководителей структурных подразделений Канцелярии, направляемые одному адресату, как правило, отправляются в подлиннике, а второй экземпляр с отметкой об отправке с одновременным вводом учетных данных в базу данных регистрационно-контрольных карточек системы электронного документооборота возвращается в соответствующее подразделение Канцелярии. Если адресатов несколько, то им рассылаются заверенные номерной круглой печатью Отдела контроля и документационного обеспечения копии документов или копии могут передаваться в формате электронных документов, а подлинник с отметкой об отправке вместе с первым экземпляром регистрационно-контрольной карточки возвращается в соответствующее структурное подразделение с одновременным вводом учетных данных в базу данных регистрационно-контрольных карточек системы электронного документооборота.
      70. Резолюции Премьер-Министра, его заместителей, Руководителя Канцелярии (лица, исполняющего его обязанности) рассылаются только в виде заверенных круглой номерной печатью Отдела контроля и документационного обеспечения копий, а их подлинники остаются в соответствующих структурных подразделениях Канцелярии в соответствии с их компетенцией. Отправка ксерокопий рукописных резолюций (поручений, указаний) не допускается.
      71. Постановления Правительства рассылаются адресатам только в виде заверенных печатью копий, исполненных на соответствующих бланках, а их подлинники остаются в секторе по выпуску правительственных решений Отдела контроля и документационного обеспечения. Официальные копии постановлений на государственном и русском языках, рассылаемые адресатам, заверяются гербовой печатью Правительства Республики Казахстан с оттиском фиолетового или красного цвета.
      72. После рассылки постановлений работник сектора по выпуску правительственных решений, ответственный за выпуск, составляет перечень имеющихся в деле документов, подписывает его, нумерует листы дела, проверяет наличие на указателе рассылки отметок о количестве экземпляров (тираже) и дате отправки, после чего помещает дело на хранение в текущий архив и вводит учетные данные в базу данных регистрационно-контрольных карточек системы электронного документооборота.
      73. При отправке документов по факсимильной связи исполнитель должен указать точный номер аппарата факсимильной связи адресата и сдать работнику приемной руководителя соответствующего структурного подразделения или работнику (помощнику, советнику) соответствующей приемной Руководства Правительства или Канцелярии, либо в сектор служебной корреспонденции Отдела контроля и документационного обеспечения подлинник и копию документа. После отправки копия документа с отметкой об отправке по факсимильной связи и подлинник возвращаются в структурное подразделение Канцелярии, готовившее документ, после чего подлинник незамедлительно отправляется адресату по почте в соответствии с настоящей Инструкцией.
      74. Законопроекты, возвращаемые Мажилисом Парламента без регистрации, доставляются в приемную Руководителя Канцелярии фельдъегерской службой и через советника (работника приемной) докладываются Руководителю Канцелярии для принятия решения в соответствии с Регламентом Правительства. При этом копии сопроводительных писем к указанным законопроектам советником (работникам приемной) Руководителя Канцелярии передаются в Представительство Правительства в Мажилисе Парламента.

5. Работа с документами с пометкой "Для служебного пользования"

      75. К служебной информации ограниченного распространения, зафиксированной в документах, делах и изданиях с пометкой "Для служебного пользования" (далее - "ДСП") относятся сведения, касающиеся деятельности Канцелярии или других государственных органов, ограничения на распространение которых диктуется служебной необходимостью.
      Опубликование в открытой печати, передача по радио и телевидению, сетях открытой электрической (электронной) связи и Интернете служебной информации ограниченного распространения запрещаются.
      76. Документы с пометкой "ДСП", поступающие в Канцелярию, принимаются, регистрируются и учитываются в секторе служебной корреспонденции. При этом к регистрационным номерам на карточках добавляется пометка "ДСП", и проставляется номер экземпляра.
      77. При подготовке и оформлении в подразделениях Канцелярии документов, содержащих сведения ограниченного распространения, на них проставляется пометка "ДСП" и номер экземпляра.
      Необходимость проставления пометки "ДСП" определяется исполнителем и/или руководителем, подписавшим документ.
      78. Руководитель Канцелярии, его заместители и руководители структурных подразделений Канцелярии имеют право снимать пометку "ДСП" с полученного документа, если содержащиеся в нем сведения не входят в перечень сведений ограниченного распространения. Они же могут давать разрешение на ксерокопирование этих документов в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией. Учет ксерокопированных документов с пометкой "ДСП" осуществляется поэкземплярно. Хранить документы с пометкой "ДСП" следует в металлических сейфах и шкафах отдельно от других несекретных документов.
      79. Перед сдачей документов с пометкой "ДСП" на отправку в сектор служебной корреспонденции на них проставляются номера экземпляров. При отправке таких документов в несколько адресов вместе с документом представляется указатель рассылки с указанием номеров отправляемых экземпляров, подписанный заведующим структурным подразделением Канцелярии, готовившим документ, или его заместителем. На пакетах с документами, имеющими пометку "ДСП" также ставится пометка "ДСП".
      80. За утрату документов с пометкой "ДСП", разглашение информации ограниченного распространения или нарушение правил работы с документами, содержащими информацию, содержащую сведения ограниченного распространения, работники Канцелярии привлекаются к ответственности в соответствии с действующим законодательством.

       6. Порядок подготовки и проведения заседаний
Правительства и совещаний, проводимых Премьер-Министром
Республики Казахстан и его заместителями

      81. Перечень вопросов, подлежащих рассмотрению на заседаниях Правительства Республики Казахстан, ежеквартально утверждается распоряжением Премьер-Министра Республики Казахстан.
      82. Отдел контроля и документационного обеспечения за 5 дней до заседания составляет проект повестки заседания Правительства по установленной форме на государственном и русском языках, предварительный список приглашенных и передает их на подпись Руководителю Канцелярии.
      83. Подписанную Руководителем Канцелярии повестку дня заседания Правительства Отдел контроля и документационного обеспечения незамедлительно в течение 1 рабочего дня направляет руководителям государственных органов и организаций, которые указаны в ней в качестве докладчиков, а также руководителям структурных подразделений Канцелярии, к компетенции которых относятся вопросы, включенные в повестку дня. Телефонограмма передается помощникам или работникам приемных участников заседания Правительства.
      84. Отдел контроля и документационного обеспечения несет ответственность за явку на заседание членов Правительства, председателей агентств, руководителей национальных холдингов, национальных компаний и представителей органов, непосредственно подчиненных и подотчетных Президенту Республики Казахстан, руководителей структурных подразделений.
      Явка других приглашенных лиц обеспечивается структурными подразделениями Канцелярии.
      85. Техническую подготовку зала заседаний (обеспечение звукоусиления, звукозаписи и микрофонов, подготовка пультов электронного голосования, видеопроектора, экрана, напитков, письменных принадлежностей, надлежащего освещения и кондиционирования, готовности к демонстрации слайдов и т.п.) осуществляет Финансово-хозяйственный отдел.
      86. Подготовленные к рассмотрению на заседании Правительства материалы на государственном и русском языках, предложения по определению или уточнению списка приглашенных на заседание Правительства вносятся государственным органом, ответственным за подготовку вопроса, не позднее чем за 5 календарных дней до заседания, а электронные версии презентаций - не позднее 17.00 дня, предшествующего заседанию.
      87. В исключительных случаях, когда заседания Правительства по поручению Премьер-Министра либо лица, исполняющего обязанности Премьер-Министра, проводятся в экстренном порядке, материалы могут вноситься в Канцелярию в день его проведения и доводиться до участников заседания Правительства непосредственно на заседании.
      88. Ответственным в Канцелярии за контроль по своевременному внесению материалов является структурное подразделение, к компетенции которого относятся рассматриваемые на заседании вопросы.
      89. В случае несвоевременного представления материалов к заседанию Правительства, а также представления их не в полном объеме и некачественно проработанных, Премьер-Министром либо, по согласованию с ним, Руководителем Канцелярии принимается решение о снятии с рассмотрения запланированного вопроса или переносе его рассмотрения на другой срок.
      90. Материалы к заседанию Правительства должны включать проект протокольного решения, справки объемом не более 5 страниц, сравнительные таблицы, слайды, информационные (аналитические) и другие материалы по вопросам, рассматриваемым на заседании Правительства, и вноситься на государственном и русском языках.
      91. Структурные подразделения, к компетенции которых относятся рассматриваемые вопросы, проводят анализ материалов, составляют предложения по проекту порядка ведения и при необходимости, справку по материалам и вносят на рассмотрение Руководителю Канцелярии, не позднее чем за 4 календарных дня до заседания, если иной срок не установлен Руководителем Канцелярии.
      92. Проект порядка ведения, справка по материалам согласовываются структурным подразделением, к компетенции которого относится рассматриваемый вопрос, с Руководителем Канцелярии, не позднее чем за 3 календарных дня до заседания, если иной срок не установлен Руководителем Канцелярии.
      93. Согласованный с Руководителем Канцелярии и завизированный руководителем структурного подразделения проект порядка ведения, справка на бумажных и электронных носителях информации направляются для доработки советнику Премьер-Министра.
      94. Для составления окончательного варианта списка приглашенных на заседание Правительства в день, предшествующий заседанию, Отдел контроля и документационного обеспечения уточняет список приглашенных.
      95. Обо всех изменениях в составе участников заседания докладывается Руководителю Канцелярии. Отдел контроля и документационного обеспечения составляет справку, в которой определяет кворум заседания Правительства и список отсутствующих членов Правительства с указанием причин.
      96. Окончательный список приглашенных на заседание Правительства подписывается Руководителем Канцелярии.
      97. Отдел контроля и документационного обеспечения тиражирует окончательный вариант списка приглашенных, подписанный Руководителем Канцелярии в день, предшествующий заседанию:
      1) один экземпляр передает Отделу внешних связей и протокола Канцелярии для осуществления рассадки;
      2) после проставления номерного штампа один экземпляр передается службе охраны Премьер-Министра и три экземпляра охране административного здания;
      3) другие экземпляры вкладывает в именные папки Премьер-Министра (оригинал), его заместителей и Руководителя Канцелярии либо передает их соответственно в Секретариат и помощнику Руководителя Канцелярии для вложения в указанные папки;
      4) докладывает Руководителю Канцелярии о кворуме.
      98. Как правило, ведется звукозапись заседаний Правительства с последующей расшифровкой фонограмм и их распечаткой. При необходимости по указанию Руководителя Канцелярии может вестись видеозапись заседания.
      В целях обеспечения достоверности протокола в ходе заседания работник Отдел контроля и документационного обеспечения ведет рабочую запись фамилий докладчиков и выступающих, высказанных членами Правительства и присутствующими замечаний и предложений, а также учет поручений, данных председательствующим по обсуждаемым вопросам, которые сверяются с расшифровкой фонограммы заседания (если таковая велась).
      99. Ответственным за синхронный перевод (государственный и русский языки) является Отдел контроля и документационного обеспечения.
      100. Проверка демонстрации презентаций (слайдов) докладчиков проводится в день, предшествующий проведению заседания, структурными подразделениями Канцелярии, к компетенции которых относятся презентуемые вопросы, совместно с Отделом контроля и документационного обеспечения, Финансово-хозяйственным отделом и представителями государственных органов-докладчиков. Порядок и требования к демонстрации презентаций (слайдов) определяются Руководителем Канцелярии.
      101. Регистрация участников заседания осуществляется Отделом контроля и документационного обеспечения.
      102. Регистрация участников заседания начинается не менее чем за 30 минут до начала заседания, а при расширенных заседаниях - за 1 час до начала заседания.
      103. Регистрация участников заседания, как правило, заканчивается за 5 минут до начала заседания.
      104. В случае неявки членов Правительства, председателей агентств, руководителей национальных холдингов, государственных органов, непосредственно подчиненных и подотчетных Президенту Республики Казахстан, докладчиков, работник Отдела контроля и документационного обеспечения, осуществляющий регистрацию, незамедлительно связывается с помощником или руководителем приемной отсутствующего участника, уточняет причины неявки и сообщает об этом Руководителю Канцелярии Премьер-Министра.
      105. По окончании регистрации список фактически участвующих в заседании и окончательная справка, в которой определен кворум заседания Правительства и список отсутствующих членов Правительства с указанием причин, передаются Руководителю Канцелярии Премьер-Министра.
      106. Для Премьер-Министра, заместителей Премьер-Министра, Руководителя Канцелярии материалы тиражируются в масштабе 1:1 (формат А4), для остальных участников заседания, как правило, материалы тиражируются с уменьшением (формат А5) и брошюруются по каждому вопросу отдельно.
      107. Материалы, предназначенные для Премьер-Министра, его заместителей, Руководителя Канцелярии, комплектуются в именные папки с указанием на специальных обложках порядковых номеров и передаются в Секретариат, соответствующие приемные за 2 дня до заседания.
      Дополнительно к материалам в папки Премьер-Министра и Руководителя Канцелярии вкладываются справки структурных подразделений, к компетенции которых относятся рассматриваемые вопросы (при наличии).
      Ответственным за комплектацию материалов для Премьер-Министра, его заместителей, Руководителя Канцелярии является Отдел контроля и документационного обеспечения. Структурное подразделение, к компетенции которого относится рассматриваемый на заседании Правительства вопрос, готовит и представляет за 3 календарных дня до заседания в:
      Отдел контроля и документационного обеспечения - согласованные с Руководителем Канцелярии списки приглашенных (кроме членов Правительства и первых руководителей центральных исполнительных органов, не входящих в состав Правительства);
      Секретариат - проект порядка ведения заседания Правительства по рассматриваемому вопросу, оформленный в установленном Руководителем Канцелярии порядке и согласованный с соответствующим заместителем Руководителя Канцелярии, а также справку по документам, внесенным на рассмотрение заседания Правительства. При этом Секретариат осуществляет комплектование папки с материалами к заседанию для Премьер-Министра, а копию окончательного порядка ведения передает в приемную Руководителя Канцелярии.
      Отдел контроля и документационного обеспечения составляет общие списки приглашенных на заседания, которые подписываются Руководителем Канцелярии.
      108. Расстановку кювертных карточек и рассадку участников заседания Правительства осуществляет Отдел внешних связей и протокола Канцелярии.
      109. На заседаниях Правительства председательствует Премьер-Министр, а в его отсутствие - Заместитель Премьер-Министра, либо исполняющий обязанности Премьер-Министра в порядке, установленном Премьер-Министром.
      110. При участии в заседаниях Президента председательствует Президент Республики Казахстан или по его поручению Премьер-Министр.
      111. Заседания Правительства являются открытыми и ведутся на государственном и русском языках. По инициативе Президента Республики Казахстан либо Премьер-Министра могут проводиться закрытые заседания Правительства.
      112. Заседание считается правомочным, если в нем принимает участие не менее двух третей членов Правительства. Члены Правительства участвуют в заседаниях без права замены.
      113. Рассмотрение проектов постановлений включается в повестку дня заседания и доводится до сведения членов Правительства в соответствии с порядком, указанным в настоящей Инструкции.
      114. На заседаниях Правительства по проекту постановления докладывает руководитель государственного органа-разработчика. По имеющимся замечаниям и предложениям по проекту докладывает Руководитель Канцелярии.
      115. По каждому проекту постановления Правительства проводится электронное голосование и принимается протокольное решение с указанием результатов голосования членов Правительства.
      116. Постановления Правительства принимаются большинством голосов от общего числа членов Правительства.
      117. В ходе заседания Правительства присутствующий работник структурного подразделения Канцелярии, к компетенции которого относится рассматриваемый вопрос, либо руководитель этого подразделения ведет протокольные записи.
      118. Решения, принятые на заседании Правительства, оформляются протоколом.
      119. Расшифровка фонограммы и их распечатка осуществляются в однодневный срок после заседания. Распечатка фонограммы тиражируется и передается Отделом контроля и документационного обеспечения в структурные подразделения, вопросы которых были рассмотрены на заседании Правительства.
      120. Протоколы готовятся на основании и в соответствии со стенограммой заседания Правительства. При подготовке протоколов совещаний у Премьер-Министра применяется аналогичный порядок.
      121. Структурные подразделения, к компетенции которых относятся рассмотренные на заседании вопросы, готовят и представляют в Отдел контроля и документационного обеспечения в двухдневный срок после заседания завизированный руководителями структурных подразделений проект протокольного решения, а также на электронном носителе информации проект протокола.
      122. Отдел контроля и документационного обеспечения составляет протокол заседания Правительства на гербовом бланке Правительства на основании проектов протокольных решений, подготовленных структурными подразделениями Канцелярии, к компетенции которых относятся рассмотренные на заседании вопросы.
      123. После переноса на гербовой бланк протокол визируется исполнителем и заведующими структурными подразделениями Канцелярии (по вопросам, относящимся к их компетенции), заместителем Руководителя Канцелярии (в соответствии с распределением обязанностей), заместителями Премьер-Министра, Руководителем Канцелярии и передается на подпись Премьер-Министру в трехдневный срок после заседания.
      124. После подписания протокола Отдел контроля и документационного обеспечения готовит выписки из протокола членам Правительства, председателям агентств и тем адресатам, которым в протоколе даны поручения, в части их касающейся, обеспечивает перевод на государственный язык, проверку аутентичности текстов, постановку на контроль и рассылку в однодневный срок.
      125. Ответственным за организацию подготовки материалов к совещанию, списка приглашенных, проекта протокола совещания является структурное подразделение Канцелярии, к компетенции которого относится рассматриваемый вопрос.
      126. Список приглашенных на совещание у Премьер-Министра утверждается Руководителем Канцелярии.
      127. Материалы к совещанию, проект порядка ведения совещания, проводимого у Премьер-Министра, направляются в Секретариат за 1 день до совещания.
      128. Материалы к совещанию, проводимому у заместителей Премьер-Министра, Руководства Канцелярии, направляются в соответствующие приемные в день, предшествующий совещанию.
      129. Явка, регистрация участников совещания обеспечиваются структурным подразделением Канцелярии, к компетенции которого относится рассматриваемый вопрос.
      130. Совещания, проводимые у Руководства Правительства (Канцелярии), в обязательном порядке протоколируются. Протоколам присваиваются учетные номера в соответствии с номенклатурой дел в хронологическом порядке (с начала года).
      131. Ведение рабочих записей на совещании осуществляет присутствующий на нем работник того структурного подразделения Канцелярии, которое является ответственным за подготовку вопроса, либо лицо, определенное председательствующим.
      132. Оформление, согласование с руководителями заинтересованных структурных подразделений Канцелярии и представление протокола на подпись председательствовавшему на совещании производятся не позднее 3 дней со дня проведения совещания тем подразделением Канцелярии, работник которого вел протокол.
      133. Протоколы совещаний у Премьер-Министра и его заместителей в обязательном порядке согласовываются с Руководителем Канцелярии.

7. Порядок оформления и прохождения проектов постановлений
Правительства и распоряжений Премьер-Министра Республики
Казахстан в Канцелярии Премьер-Министра

      134. Вносимые в Канцелярию Премьер-Министра проекты постановлений Правительства, проекты актов Президента Республики Казахстан, законопроекты (далее - проекты) принимаются сектором по выпуску правительственных решений в среду с 9.00 до 19.00 часов.
      135. Представитель государственного органа, вносящего проект, представляет подлинник проекта заведующему сектором по выпуску правительственных решений, который проверяет соответствие проекта требованиям Регламента Правительства и настоящей Инструкции.
      136. В Канцелярии Премьер-Министра организуется предварительная проверка проекта на соблюдение правил государственного и русского языков, аутентичности текстов на государственном и русском языках и на соответствие требованиям Регламента Правительства и настоящей Инструкции Отделом контроля и документационного обеспечения, Юридическим отделом - проверка соблюдения правил юридической техники и соответствия проекта законодательству Республики Казахстан. Срок для проведения предварительной проверки не должен превышать 3 рабочих дней с момента поступления.
      137. Зарегистрированные в установленном порядке проекты постановлений Правительства, поступившие к ранее зарегистрированному документу (во исполнение ранее данных руководством Правительства или Канцелярии поручений), направляются непосредственно в структурное подразделение Канцелярии в соответствии с их компетенцией.
      138. О результатах предварительной проверки проектов постановлений Правительства (за исключением законопроектов) заведующие Юридическим отделом и Отделом контроля и документационного обеспечения информируют Руководителя Канцелярии или лицо, исполняющее его обязанности.
      По итогам доклада Руководителем Канцелярии принимается решение о проведении совещания с участием ответственных секретарей центральных исполнительных органов (должностных лиц, осуществляющих по решению Президента Республики Казахстан полномочия ответственного секретаря) для обсуждения имеющихся замечаний по предварительно проверенным проектам постановлений Правительства.
      На совещании у Руководителя Канцелярии принимаются следующие решения:
      вынести проект постановления на заседание Правительства;
      доработать проект постановления в соответствующем отделе Канцелярии и вынести его на заседание Правительства;
      возвратить проект постановления в государственный орган-разработчик.
      139. Проект может быть возвращен также на доработку:
      1) по решению Премьер-Министра до вынесения проекта на голосование по любым основаниям;
      2) на основании протокола совещаний у заместителей Премьер-Министра.
      Срок доработки государственным органом-разработчиком проекта в рабочем порядке не должен превышать 10 рабочих дней.
      140. Сроки прохождения в Канцелярии проектов постановлений Правительства и распоряжений Премьер-Министра устанавливаются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
      Сроки прохождения проектов в Канцелярии, включая их предварительную проверку, (от дня регистрации проекта до сдачи подписанного документа на выпуск) не должны превышать: для проектов постановлений Правительства - 10 рабочих дней (за исключением приоритетных законопроектов и законопроектов, которые планируется объявить срочными, сроки прохождения которых не должны превышать - 5 календарных дней); для проектов распоряжений Премьер-Министра - 5 рабочих дней. В связи с большим объемом и сложностью текста проектов сроки прохождения могут быть продлены Руководителем Канцелярии либо лицом, исполняющим его обязанности, (кроме сроков прохождения приоритетных законопроектов и законопроектов, которые планируется объявить срочными).
      141. В случае инициирования Правительством проектов актов Президента Республики Казахстан, они вносятся в Администрацию Президента в соответствии с Регламентом Правительства. При этом копии вносимых проектов и материалов к ним остаются в секторе по выпуску правительственных решений Отдела контроля и документационного обеспечения.
      142. Руководитель Канцелярии информирует Премьер-Министра о поступивших проектах, предложениях о вынесении проекта на заседание Правительства или заочное голосование членов Правительства, а также о замечаниях к проекту, выявленных в ходе предварительной проверки.
      143. Проекты, по которым принято решение о вынесении на заседание Правительства, направляются в структурные подразделения Канцелярии, к компетенции которых относятся вопросы рассматриваемых проектов, для подготовки соответствующей справки к заседанию Правительства.
      144. Структурные подразделения Канцелярии по проектам, выносимым на заседание Правительства:
      в трехдневный срок:
      дорабатывают проекты с учетом имеющихся замечаний у структурных подразделений Канцелярии;
      устраняют в случае наличия замечания по юридической технике, обеспечивают соблюдение правил государственного и русского языков, а также аутентичность текстов проектов на государственном и русском языках;
      оформляют проекты на соответствующем бланке;
      визируют проекты в заинтересованных структурных подразделениях, и у заместителей Руководителя Канцелярии (в соответствии с распределением их обязанностей);
      представляют на подпись Руководителю Канцелярии справку по проекту. Не позднее, чем за два дня до проведения заседания Правительства передают полностью подготовленный пакет документов в Отдел контроля и документационного обеспечения.
      Проекты постановлений, принятые на заседании Правительства большинством голосов от общего числа членов Правительства, в тот же день передаются на визирование Заместителю Премьер-Министра (по принадлежности) и Руководителю Канцелярии, после чего представляются на подпись Премьер-Министру. К проекту постановления прилагается справка об итогах голосования членами Правительства, подписанная Руководителем Канцелярии.
      Подлинники зарегистрированных проектов хранятся в Отделе контроля и документационного обеспечения до их рассмотрения на совещании у Руководителя Канцелярии.
      145. Замечания структурных подразделений Канцелярии по проектам, внесенным на заседание Правительства, отражаются в справке, которая представляется на подпись Руководителю Канцелярии.
      146. Заочное голосование проектов постановлений Правительства проводится по поручению Премьер-Министра или Руководителя Канцелярии.
      147. Срок для заочного голосования членов Правительства не должен превышать 3 рабочих дней со дня рассылки проекта (материалов по проекту) для голосования. При необходимости Премьер-Министром и Руководителем Канцелярии, по согласованию с Премьер-Министром, сроки для заочного голосования могут быть сокращены.
      148. До окончания срока заочного голосования члены Правительства направляют в Канцелярию Премьер-Министра письменные ответы, в которых выражают свое мнение. В случае отсутствия письменного ответа в указанный срок, считается, что член Правительства проголосовал за принятие проекта.
      149. Заочное голосование считается состоявшимся, если по проекту проголосовало большинство от общего числа членов Правительства за принятие проекта.
      150. Организация заочного голосования по проекту осуществляется Отделом контроля и документационного обеспечения путем направления проекта (материалов по проекту) на официальные электронные адреса членов Правительства, а также передачи по факсимильной или специальной связи.
      151. Принятый Правительством проект направляется Отделом контроля и документационного обеспечения в структурное подразделение Канцелярии, к компетенции которого относятся вопросы рассматриваемого проекта, для обеспечения визирования (согласования) и представления на подпись. При этом к проекту прикладывается лист согласования проектов постановлений (распоряжений Премьер-Министра) в Канцелярии ( приложение 7 ). Заполнение листа согласования на каждом этапе прохождения постановлений и распоряжений обязательно во всех структурных подразделениях Канцелярии. Лист согласования проектов постановлений и распоряжений должен находиться в деле вместе с другими материалами к проекту постановления или распоряжения и не подлежит изъятию.
      152. Проект подписывается исполнителем и визируется заведующими соответствующих структурных подразделений Канцелярии, Заместителем Премьер-Министра (курирующим соответствующие вопросы), Руководителем Канцелярии и его заместителем (курирующим соответствующие вопросы).
      153. В том случае, когда в тексте постановления имеется указание на необходимость его опубликования либо к постановлению прилагается поручение Премьер-Министра или Руководителя Канцелярии (в их отсутствие - лиц, исполняющих обязанности соответственно Премьер-Министра или Руководителя Канцелярии) об опубликовании данного постановления, исполнитель обязан включить в указатель рассылки Пресс-службу Премьер-Министра, которая обеспечивает своевременную публикацию постановлений в средствах массовой информации в соответствии с Регламентом Правительства.
      Ответственность за правильность оформления указателя рассылки, а также за включение или невключение в него необходимых должностных лиц, государственных органов и иных организаций несет руководитель структурного подразделения Канцелярии, отвечающего за прохождение проекта в Канцелярии.
      Исполнитель сдает полностью готовое к выпуску постановление (распоряжение) и его копию на электронном носителе информации (или отправляет в формате электронного документа) заведующему сектором по выпуску правительственных решений под роспись в листе согласования.
      154. Проекты постановлений Правительства должны быть доложены на подпись Премьер-Министру в течение трех дней после их рассмотрения на заседании Правительства или окончания срока заочного голосования.
      155. Сектор по выпуску правительственных решений, получив подписанное постановление Правительства, окончательно формирует дело, проверяет наличие в нем первичных материалов и приложений к ним, наличие необходимых согласований и указателя рассылки, повторно в течение 1 рабочего дня проверяет аутентичность текстов проектов на государственном и русском языках.
      156. При наличии в деле всех необходимых документов и надлежащем их исполнении, заведующий сектором по выпуску правительственных решений докладывает об этом заведующему Отделом контроля и документационного обеспечения, после чего соответствующий работник сектора по выпуску правительственных решений, ответственный за выпуск, регистрирует проект и обеспечивает его тиражирование, заверение гербовой печатью Правительства и передачу в сектор служебной корреспонденции для отправки адресатам в соответствии с указателем рассылки, подписанным заведующим структурного подразделения Канцелярии, обеспечивающего подготовку данного проекта. В отдельных случаях в соответствии с указателем рассылки, адресатам могут высылаться только выписки из постановлений в части, их касающейся.
      157. Постановления Правительства рассылаются адресатам только в виде заверенных гербовой печатью Правительства копий, исполненных на соответствующих бланках, а их подлинники остаются в секторе по выпуску правительственных решений.
      158. После рассылки постановлений работник сектора по выпуску правительственных решений, ответственный за выпуск, составляет перечень имеющихся в деле документов, подписывает его, нумерует листы дела, проверяет наличие на указателе рассылки отметок о количестве экземпляров (тираже), дате отправки, после чего помещает дело на хранение в текущий архив и вводит учетные данные в базу данных регистрационно-контрольных карточек системы электронного документооборота.
      159. Контроль за оформлением актов Правительства, распоряжений Премьер-Министра и других документов в Канцелярии осуществляет Отдел контроля и документационного обеспечения.
      160. Запрещается работникам Канцелярии, других государственных органов самостоятельно снимать копии постановлений и распоряжений.
      Копии постановлений и распоряжений с ксерокопией печати Правительства недействительны.
      161. Оригиналы постановлений (распоряжений) могут быть представлены для ознакомления только по указанию Премьер-Министра, его заместителей, Руководителя Канцелярии либо лица, исполняющего его обязанности, через заведующего Отделом контроля и документационного обеспечения.
      Сведения о запросе и возврате оригинала постановления (распоряжения) фиксируются соответствующим работником сектора по выпуску правительственных решений в журнале учета. Журнал должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью. Ответственность за правильное заполнение журнала и его сохранность несет работник сектора по выпуску правительственных решений в соответствии с распределением обязанностей, утвержденным заведующим Отделом контроля и документационного обеспечения.

8. Соблюдение правил хранения и использования
служебных документов, печатей, бланков и учетных форм

      162. Работники Канцелярии при обращении с документами обязаны строго соблюдать установленные требования по работе с государственными секретами Республики Казахстан, не разглашать государственную и служебную тайну, обеспечивать сохранность документов, поддерживать на рабочем месте порядок, исключающий возможность несанкционированного доступа в служебные кабинеты посторонних лиц и ознакомления их со служебными документами, пользования ими компьютерами, пишущими машинками, писчей и копировальной бумагой, телефонами и другими средствами оргтехники. Запрещается оставлять ключи от служебных кабинетов в наружных замках дверей.
      Категорически запрещается передача кому бы то ни было копий документов Канцелярии без разрешения заведующего Отделом контроля и документационного обеспечения.
      163. Отдел контроля и документационного обеспечения обеспечивает хранение копий сертификатов полномочий, выданных Премьер-Министром. Копии сертификатов группируются отдельно по датам их подписания и хранятся в секторе секретного делопроизводства.
      164. Порядок хранения и применения гербовых печатей устанавливается отдельным постановлением Правительства.
      165. Бланки Канцелярии изготавливаются типографским способом по заявкам сектора секретного делопроизводства и защиты информации, а бланки приказов Руководителя Канцелярии и командировочных удостоверений - по заказу Отдела государственной службы и кадровой работы.
      Бланки постановлений, распоряжений и писем нумеруются типографским способом.
      Учет и выдача бланков подразделениям Канцелярии возлагаются на сектор секретного делопроизводства и защиты информации.
      166. За утрату документов, разглашение служебной информации, нарушение правил работы с документами и других положений настоящей Инструкции работники Канцелярии привлекаются к ответственности в соответствии с действующим законодательством.  

9. Прием, передача дел и документов при увольнении
или переводе на другую работу работника Канцелярии,
передача документов из одного подразделения в другое

      167. При увольнении или переводе на другую работу работник Канцелярии по указанию руководителя соответствующего структурного подразделения Канцелярии передает другому работнику этого же подразделения все находящиеся у него на исполнении дела и документы, накопленные справочные материалы.
      В этом случае работником, передающим документы, составляется в двух экземплярах акт о приеме-передаче служебных дел, в котором указываются передаваемые документы и характеризуется состояние исполнения нерешенных на день передачи вопросов. Оба экземпляра акта подписываются передающим и принимающим документы работниками и утверждаются руководителем структурного подразделения. Один экземпляр передается на хранение в архив Отдела контроля и документационного обеспечения (далее - Архив), а другой экземпляр остается у ответственного за учет и хранение документов структурного подразделения Канцелярии.
      На основании акта работник данного структурного подразделения делает отметки в регистрационно-контрольных карточках о передаче документов другому работнику.
      168. При увольнении или переводе на другую работу работник приемной структурного подразделения передает вновь назначенному работнику (или другому лицу по указанию заведующего отделом) все имеющиеся у него документы, в том числе дела, картотеку, иные служебные документы) по акту, составленному в двух экземплярах. Один экземпляр акта, утвержденный руководителем структурного подразделения Канцелярии, передается в Отдел контроля и документационного обеспечения для хранения в архиве.
      169. При уходе работника в отпуск или при выезде в длительную командировку имеющиеся у него на исполнении служебные документы передаются другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения Канцелярии. В регистрационно-контрольных карточках работник этого подразделения делает отметку о передаче документов. Если после возвращения работника документы остались неисполненными, то они вновь передаются ему с соответствующей отметкой в карточках.
      170. Передача документов из одного структурного подразделения Канцелярии в другое должна осуществляться следующим образом:
      в случае отсутствия резолюции Руководства Правительства или Канцелярии - по договоренности руководителей структурных подразделений (их заместителей);
      в том случае, когда к документу имеется резолюция Руководства Правительства или Канцелярии с поручением в адрес одного из структурных подразделений Канцелярии, передача таких документов на исполнение в другое подразделение возможна только на основании указания Руководителя Канцелярии или его заместителей через сектор служебной корреспонденции.

10. Составление номенклатуры дел
и формирование документов в дела

      171. Номенклатура дел служит для формирования и систематизации исполненных документов, определения сроков хранения, учета дел в структурных подразделениях Канцелярии и в архиве.
      Заголовки дел, включенных в номенклатуру, должны отражать содержание работы, по которому документы группируются в дела, с указанием их видов (постановления, распоряжения, протоколы, планы, отчеты, переписка и др.).
      Ежегодно (в декабре) уточняется номенклатура дел в структурных подразделениях Канцелярии и согласовывается с архивом. На основании этой номенклатуры составляется сводная номенклатура дел Канцелярии, которая согласовывается с Центральным государственным архивом Республики Казахстан, утверждается Руководителем Канцелярии и вводится в действие с 1 января нового года. В течение года по согласованию с архивом в утвержденную сводную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.

Формирование документов в дела в текущем
делопроизводстве

      172. Номер дела состоит из индекса структурного подразделения Канцелярии и номера дела по номенклатуре (например, N 5-8, где 5 - индекс структурного подразделения, 8 - номер дела по номенклатуре).
      173. Формирование дел осуществляется работниками структурных подразделений Канцелярии, ответственными за ведение текущих архивов этих подразделений, в соответствии с номенклатурой. Содержание документов должно соответствовать заголовку дела по номенклатуре. Не допускается включение в дело ненужных черновиков, размноженных копий и т.п.
      В дела подшиваются документы по решенным вопросам, при этом сверяется с карточкой наличие документов, а также правильность их оформления (подписи, даты, регистрационные номера, визы, приложения, резолюции, отметки об исполнении и направлении "В дело"). Неисполненные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
      В дела включаются, как правило, документы одного календарного года.
      В случае, когда решение вопросов, поставленных в текущем году, завершается делопроизводством в следующем году, документы с сохранением индекса подшиваются в дела года, в котором они решены.
      Документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела.
      Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30-40 мм толщины). Если в деле документов больше, то оно делится на тома.
      Каждый том представляет собой отдельное дело с самостоятельной нумерацией листов. Заголовок на всех томах должен быть единым, дополнительно указываются только особенности данного тома.
      Заголовок дела должен в краткой, обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
      174. Документы по одному вопросу формируются в дела в следующем порядке:
      документ, на основании которого возник вопрос;
      документ, которым решен вопрос;
      заключения, справки и другие документы, обосновывающие решение данного вопроса (в хронологическом порядке или логической последовательности).
      При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного и временного сроков хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - первым.

Формирование документов к протоколам заседаний Правительства

      175. Подлинники протоколов заседаний Правительства группируются в дела отдельно и располагаются в хронологическом порядке по номерам.
      176. Документы к протоколам заседаний Правительства оформляются сектором по выпуску правительственных решений, группируются по каждому протоколу в отдельные тома.
      Документы, относящиеся к одному протоколу, систематизируются и располагаются в последовательности рассмотрения вопросов. В начале дела - контрольный экземпляр протокола с относящимися к нему документами, далее документы по каждому вопросу, группируемые в следующем порядке:
      заглавный лист с указанием порядкового номера вопроса, его краткого содержания и фамилии исполнителя;
      выписка из протокола заседания по данному вопросу;
      указатель рассылки и справка структурного подразделения Канцелярии;
      другие документы, относящиеся к решению данного вопроса, скомплектованные в хронологическом порядке.
      Если к одному протоколу заседания материалы формируются в два и более томов, то оглавление полностью ко всем томам помещается в первом томе, а во втором и последующих - только та часть оглавления, которая относится к данному тому.

Формирование документов к постановлениям
Правительства и распоряжениям Премьер-Министра

      177. Подлинники постановлений Правительства и распоряжений Премьер-Министра формируются в дела отдельно. К каждому тому составляется оглавление.
      178. Исполнитель обязан передать в сектор по выпуску правительственных решений все документы, обосновывающие выпуск данного постановления или распоряжения: проект решения, лист согласования, протокол разногласий, справки структурных подразделений Канцелярии и другие необходимые документы (заключения, представления, протокольные решения, резолюции Руководства, заключения министерств, сводки и т.д.).
      179. Документы к постановлениям и распоряжениям формируются в дела по месяцам.
      Внутри дела документы располагаются в порядке номеров постановлений и распоряжений.
      Документы к каждому постановлению (распоряжению) вкладываются в специальную обложку в следующем порядке: лист согласования проекта постановления или распоряжения, контрольный экземпляр постановления (распоряжения), приложения к ним, пояснительная записка разработчика, указатель рассылки, справки структурных подразделений Канцелярии, проект и его варианты со всеми приложениями и визами, заключения и иные справки структурных подразделений Канцелярии (располагаются в хронологическом порядке).
      К каждому делу составляется оглавление.

Формирование документов по контролю
за выполнением актов Президента, постановлений
Правительства и распоряжений Премьер-Министра

      180. На контролируемые акты, постановления, распоряжения, в соответствии с номенклатурой заводятся контрольные накопительные папки (дела).
      Документы в них группируются в следующем порядке:
      копия контролируемого акта, постановления, распоряжения;
      справка о снятии с контроля (подшивается после контролируемого документа);
      информация и другие документы о ходе выполнения отдельных пунктов (располагаются в хронологическом порядке).
      181. Дела, содержащие документы по выполнению актов Президента, постановлений Правительства, распоряжений Премьер-Министра, могут быть переходящими и должны храниться в структурных подразделениях Канцелярии до полного их решения и снятия с контроля, после чего передаются в архив.

11. Подготовка и передача документов из отделов в архив

      182. Архив принимает, учитывает и хранит все законченные делопроизводством документы и дела как постоянного, так и временного хранения, образующиеся в деятельности Канцелярии.
      183. Дела, законченные делопроизводством за истекший год, принимаются в архив с марта по декабрь следующего года по графику, утвержденному Руководителем Канцелярии. Сдачу дел осуществляют работники структурных подразделений Канцелярии, ответственные за ведение текущих архивов этих подразделений.
      184. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Канцелярии, работник этого подразделения в течение двух месяцев с момента его ликвидации или реорганизации формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает в архив, независимо от сроков хранения.
      185. Вместе с делами передаются регистрационно-контрольные карточки на документы для пополнения ими справочного фонда архива.
      186. Если отдельные дела необходимо оставить в структурном подразделении Канцелярии для дальнейшей работы, то работники архива после сверки документов с учетными карточками и соответствующей обработки оформляют выдачу этих дел во временное пользование.
      187. Перед сдачей дел в архив работниками структурных подразделений Канцелярии выполняется следующая подготовительная работа:
      сверка карточек, учетных данных базы данных регистрационно-контрольных карточек системы электронного документооборота с фактическим наличием документов по каждому делу;
      сверка по карточкам документов, направленных в подлинниках в другие организации, переходящих исполнением на следующий год, оставшихся в подразделении для руководства и т.д.;
      проверка правильности подшивки документов в данное дело (соответствие содержания документов заголовку по номенклатуре дел);
      изъятие лишних экземпляров, ненужных черновиков (скрепки не удаляются до подшивки документов).
      188. Дела постоянного хранения и документы по личному составу подшиваются в твердые обложки ( приложение 8 ), металлические скрепки удаляются, листы нумеруются черным графитным карандашом в правом верхнем углу листа, не задевая текста, составляется внутренняя опись ( приложение 9 ). Внутренняя опись составляется во всех делах независимо от сроков их хранения с указанием в графе "Примечание" отсутствующих документов со ссылкой на соответствующие обоснования (акты, служебные записки).
      В конце дела работником оформляется заверительная надпись ( приложение 10 ), в которой цифрой и прописью указывается количество листов в деле.
      189. Все записи на обложках дел постоянного хранения делаются четко черными чернилами или черной тушью.
      190. Дела с документами временного хранения не подшиваются, оставляются в скоросшивателях, листы в них не нумеруются.
      191. Работники архива проверяют формирование документов в дела по тематике и срокам хранения.
      Архив принимает дела по годовому разделу номенклатуры дел данного структурного подразделения Канцелярии, в котором делается отметка о количестве принятых дел постоянного и временного хранения.
      Дела, оформленные с нарушением настоящей Инструкции, возвращаются в соответствующее структурное подразделение Канцелярии для переоформления.
      192. Прием и сдача документов из структурного подразделения Канцелярии в архив оформляется актом, подписанным руководителем и работником этого подразделения и заведующим архивом ( приложение 11 ). В утвержденной номенклатуре дел архивом делаются отметки по данному подразделению о количестве принятых дел.
      Работники архива проводят обработку документов, составляют описи, раскрывающие состав и содержание хранящихся дел.
      193. Ответственность за хранение архивных документов в архиве возлагается на заведующего архивом.
      Изымать документы постоянного срока хранения из архивных дел и вносить в них изменения запрещается. Документы, находящиеся в делопроизводстве или в текущем архиве, исследователям не выдаются. Документы Канцелярии, хранящиеся в Центральном государственном архиве до 1990 года и в Национальном архиве с 1994 года, исследователям представляются на основании письменного ходатайства руководства Центрального государственного архива Национального архива Республики Казахстан и с разрешения Руководителя Канцелярии. При необходимости документы из текущего архива Канцелярии могут быть выданы работникам Канцелярии только с разрешения заведующего Отделом контроля и документационного обеспечения на срок не более 10 дней с отметкой в соответствующем журнале.
      194. На работника архива возлагается подготовка и сдача архивных документов на государственное хранение в Национальный архив Республики Казахстан в установленные сроки.
      195. Архив выдает справки по архивным документам Правительства как учреждениям, так и отдельным гражданам только на основании их письменного обращения с разрешения Руководителя Канцелярии.
      196. Отдел контроля и документационного обеспечения создает постоянно действующую Экспертную комиссию, которая производит окончательный отбор архивных документальных материалов на постоянное, временное хранение или на уничтожение.

12. Машинописные, копировально-множительные
работы и диктофонная запись

      197. Печатание документов Руководства Канцелярии, расшифровку фонограмм заседаний Правительства и их распечатку обеспечивает компьютерно-диктофонное бюро РГКП "Дирекция административных зданий Администрации Президента и Правительства Республики Казахстан" (далее - компьютерно-диктофонное бюро), оперативное руководство которым осуществляет Отдел контроля и документационного обеспечения. Все остальные машинописные работы выполняются структурными подразделениями Канцелярии самостоятельно.
      Допускается в связи со служебной необходимостью печатание в компьютерно-диктофонном бюро иных документов, которое осуществляется по указанию заведующего Отделом контроля и документационного обеспечения или его заместителей. Секретные документы передаются в компьютерно-диктофонное бюро через сектор секретного делопроизводства и защиты информации.
      198. Передаваемые в компьютерно-диктофонное бюро для печатания рукописи должны быть написаны разборчиво, с соблюдением правил орфографии. Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики или документы, правленые карандашом.
      199. Использованные при печатании документов бланки, имеющие номера, учитываются в специальном журнале, в котором указываются номер бланка, фамилия исполнителя, дата печатания.
      200. Ксерокопирование документов осуществляется в копировально-множительном бюро РГКП "Дирекция административных зданий Администрации Президента и Правительства Республики Казахстан" (далее - копировально-множительное бюро) в соответствии с Порядком ксерокопирования документов в Канцелярии Премьер-Министра ( приложение 12 ).
      Секретные документы на ксерокопирование представляются только работниками сектора секретного делопроизводства и защиты информации с разрешения заведующего Отделом контроля и документационного обеспечения или его заместителей.
      201. Запись фонограмм заседаний Правительства, совещаний, проводимых у Руководства Правительства и Канцелярии, и их расшифровка осуществляются по указанию Руководителя Канцелярии.
      202. Фонограммы совещаний у заместителей Премьер-Министра записываются только по их указанию и, как правило, не расшифровываются, а используются работниками Канцелярии, ответственными за подготовку протоколов совещаний, для самостоятельного прослушивания в целях уточнения формулировок при составлении протоколов.

13. Контроль за соблюдением настоящей Инструкции

      203. Контроль за соблюдением настоящей Инструкции осуществляет Отдел контроля и документационного обеспечения, который имеет право проводить в структурных подразделениях Канцелярии проверки с целью выявления фактов нарушения настоящей Инструкции и по их результатам вносить представления Руководителю Канцелярии о привлечении работников, виновных в нарушении настоящей Инструкции, к ответственности.
 

Приложение 1          
к Инструкции по делопроизводству
в Канцелярии Премьер-Министра  
Республики Казахстан      

         РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
             для регистрации документов

                             (лицевая сторона карточки)

Вид документа	Листов	Приложения	Контроль
Вх.N	Вх. дата	Корреспондент	Тел.
Исх.N	Исх. дата	Адресат	Отправитель
Характер		Вид доставки	Язык

     

Краткое содержание

Резолюции

 

Отдел	Исполнитель		Напоминания
Срок исполнения	Продлил		До
Фактический срок исполнения	Вопрос решен
Дело N	Том N	Листы	Акт N от

 

Индекс, роспись, время получения	Индекс, роспись, время получения	Индекс, роспись, время получения	Индекс, роспись, время получения

                          (оборотная сторона карточки)      

Ход исполнения
Дата, N, куда направлен запрос	Дата, исх. N, кто подписал	Дата получения
Индекс, роспись, время получения	Индекс, роспись, время получения	Индекс, роспись, время получения	Индекс, роспись, время получения

Приложение 2           
к Инструкции по делопроизводству
в Канцелярии Премьер-Министра  
Республики Казахстан      

                            АКТ N___

      Мы, нижеподписавшиеся работники сектора служебной
корреспонденции Отдела контроля и документационного обеспечения
Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан,_________________ __________________________________________________________________

      Составили настоящий акт о том, что "___"____________200_ года
при вскрытии пакета N___, поступившего из_________________________
_________________________________________________________________,
в нем ____________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________.

      Настоящий акт составлен в трех экземплярах. Первый экземпляр
акта оставлен в секторе служебной корреспонденции, второй - вместе
с документами передан по назначению, а третий - направлен автору
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________.

 
                                           Подписи________________
                                                  ________________
                                                  ________________

Приложение 3           
к Инструкции по делопроизводству
в Канцелярии Премьер-Министра  
Республики Казахстан      

ПЕРЕЧЕНЬ
документов, не подлежащих регистрации
в Канцелярии Премьер-Министра

      Не регистрируются поступающие в Канцелярию следующие документы, не требующие принятия по ним решения (не содержащие постановочных вопросов):
      собрание актов Президента и Правительства Республики Казахстан;
      ведомости Парламента Республики Казахстан;
      протоколы заседаний коллегий при акимах областей и городов Астаны и Алматы, а также отдельные их решения;
      копии писем, поступающих в Канцелярию для сведения;
      учетные данные по назначаемым работникам;
      статистические отчеты, сведения, справки о работе государственных органов, отраслей экономики и социально-культурной сферы и другая информация, присланная для сведения;
      оперативные сводки МВД, МЧС и других оперативных служб;
      метеосводки.

Приложение 4         
к Инструкции по делопроизводству
в Канцелярии Премьер-Министра 
Республики Казахстан    

                                                  (лицевая сторона)

____________________                                             (гриф секретности)                            ЛИСТ                  ознакомления с документами         Администрации Президента Республики Казахстан      _____________________________       _____________________      (входящий N и дата регистрации)     (N  и дата документа)        Наименование и заголовок документа:      ___________________________________________________________      ___________________________________________________________      ___________________________________________________________      ___________________________________________________________      Резолюция:      ___________________________________________________________      ___________________________________________________________      ___________________________________________________________

                                               (оборотная сторона)

Отметки об ознакомлении
Дата	Фамилия, инициалы	Расписка об  ознакомлении	Примечание
Другие отметки:                 ___________________________________________                 ___________________________________________

Приложение 5          
к Инструкции по делопроизводству 
в Канцелярии Премьер-Министра  
Республики Казахстан      

                             ОБРАЗЕЦ
                       оформления резолюции            

ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫНЫҢ            ПРЕМЬЕР-МИНИСТРІ КЕҢСЕСІНІҢ БАСШЫСЫ                      _______ . ______                   РУКОВОДИТЕЛЬ КАНЦЕЛЯРИИ            ПРЕМЬЕР-МИНИСТРА РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН        _____________________________________________________         Организация  (куда адресована резолюция, наименование в именительном падеже)         Фамилия и инициалы должностного лица  (кому адресована резолюция, в дательном падеже)         Текст резолюции  (ясное и исчерпывающее содержание действия или порядок и характер исполнения рассматриваемого документа)         Срок исполнения  (при необходимости)        ___________  Инициал имени и фамилия Руководителя         (подпись)         Дата резолюции  (число, месяц, год)         Номер  (входящий или исходящий)        _________________________________________________          Наименование, дата и номер документа  (к которому относится резолюция)

Приложение 6          
к Инструкции по делопроизводству
в Канцелярии Премьер-Министра  
Республики Казахстан     

                           ОБРАЗЕЦ
                оформления исходящей телеграммы

Правительственная             ТЕЛЕГРАММА N___________________                           (N телеграфный, дата)                               Пункт назначения                                  (почтовый адрес)                                   Наименование организации                                  (куда направляется телеграмма)                                   Фамилия получателя                                  (кому направляется телеграмма)    ________________________________________________________    ________________________________________________________    ________________________________________________________                           (текст телеграммы)     HP  (исходящий номер, подписной)____________________    Должность, фамилия_____________________________    (лица, подписавшего телеграмму)    __________________________________________________________        г. Астана, Канцелярия Премьер-Министра Республики                          Казахстан     Дата отправки  (число, месяц, год)________________________     Должность лица,    подписавшего телеграмму ____________ Расшифровка подписи                             (подпись)

      Примечание. На телеграммах с поздравлениями или соболезнованиями исходящий номер проставляется под чертой.

Приложение 7          
к Инструкции по делопроизводству
в Канцелярии Премьер-Министра  
Республики Казахстан      

                           ЛИСТ
       согласования проекта постановления Правительства
     Республики Казахстан (распоряжения Премьер-Министра)
               в Канцелярии Премьер-Министра

1. Наименование проекта постановления (распоряжения) Правительства
Республики Казахстан "____________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________"

2. Структурное подразделение, отвечающее за прохождение проекта в
Канцелярии Премьер-Министра
ОТДЕЛ_______________________________________________________
__________________________________________________________________

3. Исполнитель (фамилия ответственного за прохождение проекта)____
_____________________________________________________ получил (-а) проект____________________________________________________________
__________________________________________________________________

4. Дата предоставления исполнителем справки к проекту
5. Прохождение проекта и согласование в структурных подразделениях
Канцелярии 

Наименование структурных подразделений Канцелярии	Дата поступления на согласование (визирование) и подпись принявшего	Дата возврата и подпись исполнителя
1. Юридический Отдел
2. Отдел контроля и документационного обеспечения: 1) Сектор по выпуску правитель- ственных решений
2) Проверка текста на государственном языке
3) Предварительная проверка аутентич- ности текстов

6. Согласование проекта у Руководства      

Приемные руководства	Дата поступления на согласование (визирование) и	Дата возврата и подпись исполнителя
Заместителя Премьер-Министра
Заместителя Премьер-Министра
Руководителя КПМ

7. Причина, основание (резолюция руководства) и дата возврата
проекта на доработку (в том числе в рабочем
порядке)__________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

8. Дата поступления доработанного проекта к исполнителю
"___"____________2008 года________________________________________

9. Дата поступления проекта в Секретариат на подпись
Премьер-Министру "___"____________2008 года
10. Дата возврата подписанного постановления (распоряжения)
исполнителю "___"__________ 2008 года
11. Особые отметки о прохождении проекта__________________________
__________________________________________________________________

12. Прилагаемая версия принятого решения (законопроекта) на
электронном носителе (дискета N____) на государственном и русском
языках соответствует окончательной версии на бумажном носителе -
сверил исполнитель _______________________________________________
13. Дата поступления готового к выпуску постановления (распоряжения)
со сверенной версией на электронном носителе в сектор по выпуску
решений "___"_____________2008 года

       Принял ____________/___________________/
             (подпись)   (фамилия, инициалы)
       Сдал _____________/___________________/
            (подпись)  (фамилия, инициалы)

Приложение 8          
к Инструкции по делопроизводству
в Канцелярии Премьер-министра  
Республики Казахстан     

                                            Код госархива_________
                                            Код учреждения________

________________________________
(наименование фондообразователя)
                             ____________________________________
                            | Ф. N______________________________ |
                            | Оп. N_____________________________ |
                            | Д. N______________________________ |
                            |____________________________________|

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
        (наименование отдела, структурного подразделения)

               Дело N                            Том N

____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________ 
                           (заголовок дела)

"____"_____________200_ года

 ___________________________________________
| Ф. N_____________________________________ |   На_________ листах
| Оп. N____________________________________ |   Хранить___________
| Д. N_____________________________________ |
|___________________________________________|

Приложение 9            
к Инструкции по делопроизводству 
в Канцелярии Премьер-Министра   
Республики Казахстан        

                      ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

      документов дела N______   

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов	Примеча- ние
1	2	3	4	5	6

Итого_________________________________________________ документов.
                   (цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи________________________________
                                         (цифрами и прописью)
Должность лица, составившего
внутреннюю опись документов _______________ Расшифровка подписи
                               (подпись)

Дата _____________200__г. 

Приложение 10         
к Инструкции по делопроизводству
в Канцелярии Премьер-Министра  
Республики Казахстан      

                      ЗАВЕРИТЕЛЬНАЯ НАДПИСЬ

В деле пронумеровано______________________________________________
                                 (цифрами и прописью)
___________________________________________________________листов.

Специалист структурного подразделения_____________________________
__________________________________________________________________
             (наименование структурного подразделения)

______________________/________________________/
(подпись) (фамилия и инициалы)

"____"______________200__г.

Приложение 11          
к Инструкции по делопроизводству
в Канцелярии Премьер-Министра  
Республики Казахстан      

                            АКТ
          о приеме документов в архив за 200_год

от________________________________________________________________
                (наименование структурного подразделения)

      Канцелярия Премьер-Министра Республики Казахстан
Всего значится по номенклатуре ___________ дел,
Фактически принято всего ______________ дел,
из них:
постоянного хранения _____________ дел,
временного хранения _____________ дел.
Замечания по оформлению и формированию документов:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Одновременно принята учетно-регистрационная картотека,
соответствующая документам.
Замечания по заполнению карточек:
__________________________________________________________________

                        НЕДОСТАЧА ДОКУМЕНТОВ

N карточки

Год

Откуда поступил документ

Дата и N доку- мента

Содержание

Исполни- тель

Примеча- ние

                         НЕДОСТАЧА КАРТОЧЕК

N карточки	Год	Исполни- тель	Где подшит документ			Примечание
			год	N дела	лист

                    СДАНО ДОКУМЕНТОВ ЗА ПРОШЛЫЕ ГОДЫ 

Исполнитель

Год

Количество документов

Количество карточек

Примечание

                                      Заведующий Архивом _________
                Руководитель структурного подразделения __________
Сдал документов в Архив специалист структурного подразделения_____
                                            "____"__________200 г.

Приложение 12          
к Инструкции по делопроизводству 
в Канцелярии Премьер-Министра   
Республики Казахстан      

ПОРЯДОК
ксерокопирования документов
Канцелярии Премьер-Министра

      1. Документы на ксерокопирование в копировально-множительном бюро РГКП "Дирекция административных зданий Администрации Президента и Правительства Республики Казахстан" принимаются только от работников Канцелярии Премьер-Министра при наличии заполненной и подписанной заявки установленного образца.
      2. Заявки на ксерокопирование документов (форма N 1) имеет право подписывать: Руководитель Канцелярии Премьер-Министра, его заместители, руководители структурных подразделений Канцелярии и их заместители.
      3. Заявки на ксерокопирование входящей корреспонденции (форма N 1), в том числе проектов постановлений Правительства и распоряжений Премьер-Министра, имеет право подписывать заведующий Отделом контроля и документационного обеспечения, его заместители, заведующий сектором служебной корреспонденции и заведующий сектором секретного делопроизводства и защиты информации Отдела контроля и документационного обеспечения.
      4. Ксерокопирование подлинников постановлений Правительства, распоряжений Премьер-Министра, протоколов заседаний Правительства, приложений к ним, иных законодательных и нормативных правовых актов, а также архивных документов Канцелярии осуществляется по заявкам (форма N 1), подписанным: Руководителем Канцелярии или его заместителями, заведующим Отделом контроля и документационного обеспечения или его заместителями.
      5. Ксерокопирование секретных документов осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по обеспечению режима секретности в Республике Казахстан в строго определенном количестве только по заявкам, подписанным: Руководителем Канцелярии, его заместителями, заведующим Отделом контроля и документационного обеспечения и его заместителями, заведующим сектором секретного делопроизводства и защиты информации, и учитывается отдельно (форма N 2).
      6. Хранение размноженных документов в копировально-множительном бюро должно осуществляться таким образом, чтобы исключить возможность ознакомления с ними лиц, не имеющих отношения к данным документам.
      Копировально-множительное бюро на основании заявок ведет учет количества и тиража размноженных документов, расхода бумаги и других материалов. В установленном порядке уничтожает черновой материал, оставшийся после выполнения копировально-множительных работ.
      Контроль за соблюдением настоящего Порядка осуществляет Отдел контроля и документационного обеспечения. 

                                     Форма 1
                   ЗАЯВКА
         на изготовление ксерокопии
                 документа

                   Отдела
         ______________________________
          Фамилия, инициалы исполнителя
         ______________________________
               телефон____________

N п/п	Дата, наименование документа	Количество страниц в подлиннике	Тираж	Всего листов

Дата_______________
Общий расход в листах________________

Разрешаю:  Руководитель структурного
подразделения Канцелярии или его заместитель
(советник, главный инспектор)
_____________________________

Роспись о получении ксерокопий
______________________________

                                   Форма 2

                     ЗАЯВКА *
          на ксерокопирование секретных
                  документов
          Фамилия, инициалы исполнителя
         ________________________________
                телефон____________ 

Наименова-ние документа	Дата и N доку- мента	Количест-во стра- ниц в подлин- нике	Тираж	Всего листов

Дата______________
Общий расход в листах_____________

Разрешаю:  Заведующий (заместитель)
Отделом контроля и документационного
обеспечения или заведующий сектором
секретного делопроизводства
и защиты информации
______________________________

Роспись о получении ксерокопий
______________________________

*) подлежит учету в ПЗГС по журналу учета нарядов (форма 31-ИРС)

Приложение 2         
к постановлению Правительства 
Республики Казахстан      
от 4 июня 2008 года N 535   

Утверждена          
постановлением Правительства 
Республики Казахстан     
от 31 января 2001 года N 168* 

ИНСТРУКЦИЯ
о порядке рассмотрения обращений физических и
юридических лиц и контроля за их исполнением

      1. Настоящая Инструкция регламентирует порядок рассмотрения обращений физических и юридических лиц, поступивших в Канцелярию Премьер-Министра Республики Казахстан (далее - Канцелярия), в соответствии с Законом Республики Казахстан от 12 января 2007 года "О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц".
      2. Контроль за соблюдением настоящей Инструкции осуществляет Отдел контроля и документационного обеспечения Канцелярии.
      3. Поступающие обращения физических и юридических лиц регистрируются в секторе служебной корреспонденции Отдела контроля и документационного обеспечения (далее - сектор служебной корреспонденции) по карточкам учета установленной формы ( приложение 1 ) в день их поступления в Канцелярию. На первой странице обращения ставится штамп, где указывается регистрационный индекс, состоящий: для индивидуальных обращений из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера обращения (например, А-1780), для коллективных обращений - индекс К/Е, номер и дата. Обозначение даты производится в следующей последовательности: число, месяц, год (например, 01.01.2008). Регистрационный индекс является одновременно входящим и исходящим, и все ответы по обращениям регистрируются под этим же номером. После этого проставляется код характера обращения. Далее составляется аннотация на письмо, которая должна быть логичной, краткой, отражать содержание обращения (предложения, заявления либо жалобы). При этом необходимо, чтобы запись в учетной карточке обосновывала адресность направления обращения на рассмотрение.
      Делопроизводство по обращениям физических лиц и делопроизводство по обращениям юридических лиц ведутся отдельно от других видов делопроизводства в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан и настоящей Инструкции.
      Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с обращениями физических и юридических лиц, независимо от вида носителя, включая электронные документы, имеющие подтверждение об определении в установленном порядке положительного результата проверки электронной цифровой подписи.
      Отказ в приеме обращения запрещается.
      4. Заявителю, непосредственно обратившемуся письменно в Канцелярию Премьер-Министра, выдается талон формата А5 с указанием даты и времени, фамилии и инициалов работника сектора служебной корреспонденции, принявшего обращение, заверенный соответствующим штампом.
      5. Повторными считаются обращения физических или юридических лиц, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени регистрации первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения, или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. Обращения одного и того же автора, но по разным вопросам, считаются первичными.
      При поступлении нескольких обращений по одному и тому же вопросу в интересах одного и того же лица первое обращение регистрируется как основное обращение, а последующие приобщаются к основному обращению и рассматриваются как одно обращение с уведомлением заявителей о результатах их разрешения в пределах установленного срока, исчисляемого со дня поступления первого обращения.
      Не считаются повторными и не рассматриваются многократные обращения по одному и тому же вопросу, по которому автору даны исчерпывающие ответы.
      На повторных обращениях физических лиц, в которых автор в течение календарного года ставит один и тот же вопрос, проставляется регистрационный номер первоначального обращения с указанием "второе", "третье" и так далее, а карточка учета с пометкой "повторно" помещается с первоначальной в картотеке текущего года. К повторным обращениям приобщаются материалы рассмотрения предыдущих обращений.
      Ранее рассматривавшиеся повторные обращения физических или юридических лиц, по которым в секторе служебной корреспонденции или структурных подразделениях Канцелярии имеются исчерпывающие ответы, дополнительному рассмотрению не подлежат, о чем в трехдневный срок сообщается заявителю.
      6. В зависимости от содержания обращения докладываются Премьер-Министру, его заместителям, Руководителю Канцелярии или его заместителям (далее - Руководство) или передаются Отделом контроля и документационного обеспечения в структурные подразделения Канцелярии для предварительного рассмотрения и подготовки резолюции Руководства либо направляются в адрес центральных и местных исполнительных и иных органов в соответствии с их компетенцией в срок не позднее трех рабочих дней.
      Передача обращений из одного структурного подразделения Канцелярии в другое производится только по согласию их руководителей через сектор служебной корреспонденции Отдела контроля и документационного обеспечения с соответствующей отметкой в карточке учета.
      7. В адрес центральных и местных исполнительных и иных органов обращения физических лиц пересылаются для рассмотрения в соответствии с их компетенцией незамедлительно с сопроводительным письмом за подписью заведующего Отделом контроля и документационного обеспечения.
      8. На контроль сектором служебной корреспонденции Отдела контроля и документационного обеспечения берутся поручения Руководства по обращениям физических лиц с указанием конкретных сроков, пометками "доложить", "проинформировать" и другие, требующие представления ответа в Канцелярию, при этом на обращениях и карточках проставляются штампы "БАҚЫЛАУҒА АЛЫНДЫ" ("Взято на контроль") и "Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесіне жауаппен бipгe қайтарылуға жатады" ("Подлежит возврату в Канцелярию Премьер-Министра Республики Казахстан вместе с ответом").
      9. Контроль за исполнением поручений Руководства по обращениям физических и юридических лиц, направленных в структурные подразделения Канцелярии, возлагается на их руководителей.
      Если рассмотрение обращения физического или юридического лица поручено нескольким структурным подразделениям Канцелярии, то ответственным за контроль исполнения является подразделение, указанное в резолюции первым, либо то, рядом с названием которого стоит пометка "(созыв)".
      10. В случае продления по указанию Руководства срока рассмотрения обращения физического или юридического лица, оно берется на дополнительный контроль, о чем на обратной стороне учетной карточки письма сектором служебной корреспонденции делается отметка, вносится соответствующая поправка и вводятся соответствующие учетные данные в базу данных регистрационно-контрольных карточек системы электронного документооборота.
      11. Срок исполнения поручений Руководства к обращениям физических лиц устанавливается не более 30 календарных дней, а не требующих дополнительного изучения и проверки - не более 15 календарных дней, и исчисляется со дня их регистрации в Канцелярии.
      Рассмотрение обращения нельзя считать законченным, если в ответе на него не содержатся данные о принятых мерах по фактическому разрешению вопросов, поставленных в обращениях.
      В тех случаях, когда необходимо проведение дополнительного изучения или проверки обращений, срок их рассмотрения может быть продлен не более чем на 30 календарных дней, о чем сообщается заявителю в течение 3 календарных дней с момента продления срока рассмотрения.
      По результатам обращений принимается одно из следующих решений:
      1) о полном или частичном удовлетворении обращения;
      2) об отказе в удовлетворении обращения с обоснованием принятия такого решения;
      3) о даче разъяснения по существу обращения;
      4) о прекращении рассмотрения обращения.
      12. Обращение физического или юридического лица снимается с контроля, как правило, тем же должностным лицом, по поручению которого оно рассматривалось. При этом основанием для снятия обращения с контроля является соответствующая его резолюция.
      При поступлении ответов на контрольные обращения структурные подразделения Канцелярии, ответственные за контроль их исполнения, изучают качество и полноту решения поставленных в обращениях вопросов и докладывают Руководству о результатах рассмотрения с предложением о снятии с контроля, продлении сроков исполнения или других действиях. По обращениям физических и юридических лиц, снятым с контроля, исполнители в структурных подразделениях Канцелярии заполняют в учетной карточке соответствующие графы, после чего обращения и материалы к ним вместе с учетными карточками сдаются в текущий архив структурного подразделения.
      13. Обращения по которым невозможно установить авторство, отсутствуют подпись, в том числе электронная цифровая подпись, почтовый адрес заявителя считаются анонимными обращениями и рассмотрению не подлежат, за исключением случаев, когда в таком обращении содержатся сведения о готовящихся или совершенных преступлениях либо об угрозе государственной или общественной безопасности и которые в таком случае сектором служебной корреспонденции после доклада заведующему Отделом контроля и документационного обеспечения немедленно перенаправляются в государственные органы в соответствии с их компетенцией.
      Также не подлежат рассмотрению обращения, в которых не изложена суть вопроса.
      14. По истечении календарного года рассмотренные обращения физических и юридических лиц и все материалы к ним формируются в дела и сдаются в архив.
      Анонимные обращения хранятся в секторе служебной корреспонденции один год, после чего уничтожаются по акту.
      15. Обращения физических и юридических лиц и материалы к ним из архива выдаются работникам Канцелярии только с разрешения заведующего Отделом контроля и документационного обеспечения или его заместителя.
      Статистические данные о рассмотрении обращений физических и юридических лиц, обращений граждан за отчетные периоды представляются в установленном порядке.
      16. Личный прием физических лиц и представителей юридических лиц в приемной граждан Канцелярии проводится руководителями отделов и главными инспекторами Отдела организационно-инспекторской работы и территориального развития в соответствии с графиком, утвержденным Руководителем Канцелярии. График личного приема вывешивается на информационном стенде в холле приемной граждан Канцелярии.
      Учет приема граждан ведется по карточкам с указанием фамилии, имени, отчества заявителя, места его работы, должности, адреса, краткого содержания обращения, поручения и результатов рассмотрения ( приложение 2 ).
      Если заявление или жалоба не могут быть разрешены во время приема, то поднимаемые гражданами вопросы излагаются в письменном виде и в дальнейшем с ними ведется работа как с письмами граждан.
      17. Контроль за сроками рассмотрения обращений физических и юридических лиц и исполнения поручений Руководства к ним осуществляет Отдел контроля и документационного обеспечения Канцелярии.
      18. Руководители центральных и местных исполнительных органов и их заместители проводят личный прием физических лиц и представителей юридических лиц непосредственно в возглавляемых ими государственных органах.
______________________________

      * С изменениями и дополнениями, внесенными постановлениями Правительства Республики Казахстан от 10 декабря 2002 года  N 1300 , от 14 апреля 2005 года  N 358 .
 

Приложение 1                 
к Инструкции о порядке рассмотрения    
обращений физических и юридических     
лиц и контроль за их исполнением      

      
                                        (лицевая сторона карточки)

                         КАРТОЧКА УЧЕТА
                     поступившего обращения

                             РЕГИСТРАЦИЯ
__________________________________________________________________
Ф.И.О                  Регистрационный           Дата
Адрес заявителя        номер                     регистрации
__________________________________________________________________
Код характера обращения
__________________________________________________________________
Социальное положение   Краткая аннотация обращения

Предложение, заявление, жалоба, отклик, запрос
На каком языке изложено заявление
Шифр исполнителя резолюции
__________________________________________________________________

                                      (оборотная сторона карточки)

Дата

Кто направил обращение, кому

Расписка

Хранение дело/том:
Исполнение продлено до:
Снято с контроля:
Итог проверки:
Поставлено на контроль структурным подразделением:

Приложение 2          
к Инструкции о порядке рассмотрения
обращений физических и юридических 
лиц и контроля за их исполнением

                                       (лицевая сторона карточки)

КАРТОЧКА УЧЕТА ПРИЕМА ПОСЕТИТЕЛЕЙ N_________"___"_______________200_года                  (дата приема) Фамилия, имя, отчество заявителя__________________________ __________________________________________________________ Место работы и занимаемая должность_______________________ __________________________________________________________ Адрес проживания__________________________________________ __________________________________________________________ Краткое содержание заявления______________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ Фамилия ведущего прием____________________________________ __________________________________________________________

                                     (оборотная сторона карточки)

Кому и что поручено, дата_________________________________ __________________________________________________________ Результаты рассмотрения заявления_________________________ __________________________________________________________ Когда и кем дан ответ_____________________________________ __________________________________________________________

Приложение 3          
к постановлению Правительства 
Республики Казахстан      
от 4 июня 2008 года N 535   

Приложение 1-1         
к Регламенту Правительства   
Республики Казахстан      

                                        Премьер-Министру
                                      Республики Казахстан

К заседанию Правительства Республики Казахстан " "     года

                            СПРАВКА
                    по проекту постановления
               Правительства Республики Казахстан
      
"________________________________________________________________"
                          (наименование проекта)
      Канцелярия Премьер-Министра Республики Казахстан, рассмотрев
проект постановления Правительства Республики Казахстан
"_____________________________________________________ ", сообщает
                   (наименование проекта)
следующее.
Орган-разработчик_________________________________________________
                     (наименование государственного
__________________________________________________________________
                   органа-разработчика проекта)
Основанием для разработки проекта является:
__________________________________________________________________
  (указывается номер пункта, дата принятия и наименование акта
__________________________________________________________________
    Президента, Правительства или Премьер-Министра либо кем дано
__________________________________________________________________
         поручение, его номер и дата, инициативный)

      Проектом предусматривается  (принятие проекта обусловлено)
      Принятие проекта позволит___________________________________
      По информации разработчика реализация проекта не потребует
финансовых затрат из государственного бюджета  (предполагаемые финан-
совые затраты, связанные с реализацией проекта, потребуют бюджетных
средств, которые предусмотрены (не предусмотрены) в республиканском
бюджете, и/или потребуют (не потребуют) дополнительных ассигнований
из республиканского бюджета и/или других источников финансирования).
      Проект согласован с министерствами экономики и бюджетного
планирования ( Министр (вице-министр) - фамилия и инициалы ), юстиции
( Министр (вице-министр )  - фамилия и инициалы), иные государственные
органы .
      Канцелярия Премьер-Министра замечаний к проекту не имеет (имеет
следующие замечания). Справка Юридического отдела прилагается.
      На основании изложенного полагаем возможным вынести проект на
голосование членов Правительства (в случае доработки указывается
"в доработанной редакции" или целесообразным отклонить проект или
направить проект на доработку).

      Руководитель Канцелярии
          Премьер-Министра
       Республики Казахстан

Приложение 4           
к постановлению Правительства 
Республики Казахстан      
от 4 июня 2008 года N 535   

Приложение 1-2         
к Регламенту Правительства  
Республики Казахстан      

                                        Премьер-Министру
                                      Республики Казахстан

                            Об итогах
                рассмотрения проекта постановления
                Правительства Республики Казахстан

"________________________________________________________________"
                        (наименование проекта)

          на заседании Правительства Республики Казахстан

      Проект постановления Правительства Республики Казахстан
"________________________________________________________________"
                       (наименование проекта)
рассмотрен на заседании Правительства Республики Казахстан
"__"__________года.
      Справка по проекту, подготовленная к заседанию Правительства,
прилагается.
      Основанием для разработки проекта является:
__________________________________________________________________
     (указываются соответствующие данные из справки к проекту)

      Докладчиком по проекту выступил (Министр (вице-министр)
_____________________________________________(фамилия и инициалы).
      По итогам обсуждения проект внесен на голосование. За принятие
проекта проголосовали____членов Правительства, против -_______,
не голосовали_____членов Правительства.
      Проект вносится на подписание (в случае доработки указывается
"в доработанной редакции").

      Руководитель Канцелярии
          Премьер-Министра
        Республики Казахстан