В соответствии с подпунктом 35-15) статьи 7 Закона Республики Казахстан "О культуре" и подпунктом 346) пункта 15 Положения о Министерстве культуры и информации Республики Казахстан, утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 4 октября 2023 года № 866 "О некоторых вопросах Министерства культуры и информации Республики Казахстан", ПРИКАЗЫВАЮ:

      1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек.

      2. Признать утратившими силу:

      1) приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 7 декабря 2015 года № 374 "Об утверждении Инструкции по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов № 12642);

      2) приказ исполняющего обязанности Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 19 декабря 2022 года № 367 "О внесении изменений в приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 7 декабря 2015 года № 374 "Об утверждении Инструкции по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов № 31169).

      3. Комитету архивов, документации и книжного дела Министерства культуры и информации Республики Казахстан в установленном законодательством Республики Казахстан порядке обеспечить:

      1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

      2) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и информации Республики Казахстан;

      3) в течение десяти рабочих дней после государственной регистрации настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан представление в Юридический департамент Министерства культуры и информации Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий, предусмотренных подпунктами 1) и 2) настоящего пункта.

      4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и информации Республики Казахстан.

      5. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Инструкция по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек

Глава 1. Общие положения

      1. Настоящая Инструкция по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек (далее – Инструкция) детализирует процесс учета и списания библиотечного фонда государственных библиотек, путем учета поступления документов, списания библиотечного фонда.

      2. В настоящей Инструкции используются следующие понятия:

      1) аудиовизуальный материал – носитель, содержащий изобразительную, звуковую и текстовую информацию, воспроизводимый с помощью технических и электронных средств;

      2) печатная продукция – периодические печатные издания, книги, брошюры, альбомы, плакаты, буклеты и иная полиграфическая продукция;

      3) библиотечный фонд государственных библиотек (далее – библиотечный фонд) – упорядоченная совокупность документов, формируемая библиотекой для хранения и предоставления во временное пользование читателям и абонентам;

      4) периодическое печатное издание – газета, журнал, альманах, бюллетень, приложения к ним, имеющие постоянное название, текущий номер и выпускаемые не реже одного раза в три месяца.

      3. Учету и списанию библиотечного фонда подлежат печатные продукции, периодические печатные издания, а также аудиовизуальные материалы.

Глава 2. Учет библиотечного фонда

      4. При проведении учета библиотечного фонда количество документов, за исключением газет и аудиовизуальных материалов, измеряются основной единицей – экземпляр.

      Единицей измерения количества газет является годовой комплект, составляющий совокупность номеров (выпусков) газет за год.

      Единицами измерения количества аудиовизуальных материалов является:

      для магнитной фонограммы – кассета, катушка, бобина;

      для грампластинок – диск;

      для диафильма – рулон;

      для диапозитивов и кинофонодокументов – комплект.

      5. Учет библиотечного фонда осуществляется путем проведения учета поступлений документов и суммарного учета документов.

      6. Учет поступлений библиотечных документов включает в себя следующие процедуры:

      1) прием документов.

      В ходе приема библиотекой документов, поступивших с сопроводительным письмом или по почте или полученных в дар нарочно, осуществляется сверка на наличие дефектов и (или) расхождений сведений, указанных в сопроводительном письме (при наличии).

      При отсутствии дефектов и (или) расхождений, документ принимается для использования в библиотеке и составляется акт о приеме документов по форме, согласно приложению 1 к настоящей Инструкции. Акт о приеме документов составляется в двух экземплярах, один экземпляр акта остается в подразделении библиотеки, осуществляющем комплектование документов, другой экземпляр передается в бухгалтерию библиотеки.

      При обнаружении дефектов у документа, полученного в дар нарочно, документ не принимается, у документа, поступившего с сопроводительным письмом или по почте составляется акт о дефектах по форме, согласно приложению 2 к настоящей Инструкции. Акт о дефектах составляется в двух экземплярах, один экземпляр акта остается в библиотеке, другой экземпляр направляется в обратный адресат с уведомлением о невозможности принятия документов в связи с обнаруженными расхождениями, дефектами;

      2) техническая обработка документов, которая включает в себя наклеивание контрольного листка с указанием сроков возврата и ярлыка на лицевой стороне документа с указанием шифра документа;

      3) индивидуальный учет осуществляется путем внесения сведения о поступившем документе в Инвентарную книгу, по форме согласно приложению 3 к настоящей Инструкции, присвоения документу и проставления на документе инвентарного номера, печати библиотеки.

      7. Инвентарный номер присваивается каждому поступившему документу, за исключением брошюры объемом менее 48 страниц и периодического печатного издания.

      8. Присвоенный инвентарный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в библиотечном фонде и не подлежит изменению, исправлению и исключению.

      9. После присвоения инвентарного номера, проставляются на лицевой стороне титульного листа документа печать библиотеки и над печатью инвентарный номер.

      10. Поступившие брошюры объемом менее 48 страниц учитываются путем составления акта о приеме документов, указанного в подпункте 1) пункта 6 настоящей Инструкции, а периодические печатные издания учитываются путем составления регистрационной карточки периодического печатного издания по форме, согласно приложению 4 к настоящей Инструкции.

      11. Суммарный учет всех видов документов, поступающих или выбывающих из библиотечного фонда библиотеки, производится партиями по одному сопроводительному документу (счет фактура, накладная, акт).

      Суммарный учет включает в себя сбор сведений о составе и величине библиотечного фонда обо всех происходящих в нем изменениях по итогам квартала, календарного года, формой суммарного учета является Книга суммарного учета по форме согласно приложению 5 к настоящей Инструкции.

Глава 3. Списание библиотечного фонда государственных библиотек

      12. Документы, за исключением документов из редкого фонда библиотеки, списываются:

      1) в случаях ветхости и дефектности (документы, пришедшие в непригодное для использования состояние и не подлежащие ремонту и реставрации), устарелости по содержанию (документы, утратившие свою актуальность, научную, культурно-историческую значимость, познавательную и производственную ценность, не пригодные для практического пользования) путем утилизации на основании акта о списании документов по форме, согласно приложению 6 к настоящей Инструкции;

      2) в случаях дублетности (не используемые излишние, избыточные экземпляры документов), непрофильности (документы, не соответствующие профилю библиотеки) путем безвозмездной передаче другой государственной библиотеке на основании акта о списании документов. Передача осуществляется путем подписания акта о приеме-передач документов по форме, согласно приложению 7 к настоящей Инструкции в двух экземплярах: один экземпляр остается в библиотеке, другой передается принимающей государственной библиотеке;

      3) в случае повреждения при чрезвычайных ситуациях (аварии, стихийного бедствия, пожара и других) на основании документов соответствующих государственных органов;

      4) в случае утери путем составления акта об утере документов по форме согласно приложению 8 к настоящей Инструкции.

Акт о приеме документов № ____

      Настоящий акт составлен "___" ____________ 20 ___ год
в двух экземплярах в составе:
1) _________________________________________________________________;
2) _________________________________________________________________,
(с участием сотрудника, ответственного за прием документов и руководства
библиотеки) о том, что в библиотеку принимаются следующие документы:

      Список прилагаемых документов:
Подписи лиц, составляющих настоящий акт
1) ___________________________________;
2) ___________________________________.
Подписи лиц, сдавшего документы:
__________ __________________________________
(фамилия, имя, отчество (при его наличии), подписи)

Акт о дефектах №___

      Настоящий акт составлен "__" _____________________ 20___ года
1) ______________________________________________________________;
(фамилия, имя, отчество с участием сотрудника, ответственного за прием
документов и руководства библиотеки составляющего акт)
2) ______________________________________________________________,
о том, что при приеме документов:
________________________________________________________________
________________________________________________________________,
(заголовок документов, наименование (фамилия, имя, отчество (при наличии)
отправителя документов)
обнаружено следующее:
________________________________________________________________.
(указываются обнаруженные дефекты документов)
Подписи лиц, составляющих настоящий акт:
__________________________________________________________________.

Инвентарная книга

      Полное наименование библиотеки: _____________________________________
___________________________________________________________________
Структурное подразделение библиотеки ________________________________

      В настоящей Инвентарной книге имеется _____ пронумерованных страниц
Дата "____" 20_____ года
Печать библиотеки

Регистрационная картотека периодического печатного издания

Книга суммарного учета

      Часть 1 "Поступление документов в библиотечный фонд"

      Часть 2 "Выбытие документов из библиотечного фонда"

      продолжение таблицы

      продолжение таблицы

      Часть 3 "Итоги движения библиотечного фондов"

Акт о списании документов № ___

      Настоящий акт составлен "___" _________ 20___ год
в составе председателя и членов комиссии:
__________________________________________________________
__________________________________________________________
(фамилии, имена, отчества (при наличии) и должности председателя
и членов комиссии)
о списании следующих документов:

      на сумму __________ тенге по причине ______________________________
(указать причину списания)
Подписи лиц, составивших настоящий акт
1) ________________________;
2) ________________________.

      Утверждаю
______________________________________________________________
(полное наименование учреждения, должность, фамилия, имя, отчество
(при наличии) руководителя)
________________ (подпись)
"___" __________ 20 ___ года

Акт о приеме-передач документов

      Настоящий акт составлен "_____" ________20__ года,
в лице ___________________________________________
_________________________________________________
о том, что с одной стороны передает другой
(фамилия, имя, отчество (при наличии) и должность)
стороне в лице ________________________________
(фамилия, имя, отчество (при наличии) и должность)
с баланса _____________________________________
(полное наименование учреждения)
на баланс _____________________________________
(полное наименование государственной организации)
следующий (-ие) документ (-ы):

      на сумму (в тенге) ___________________________________________.
Основание: _________________________________________________.
(автор, дата и номер письма, дата и номер акта о списании документа)
Подписи передающей стороны: ________________________________
Подписи принимающей стороны: ______________________________

      Утверждаю
______________________________________________________________
(полное наименование учреждения, должность фамилия, имя, отчество
(при наличии) руководителя)
________________ (подпись)
"___" __________ 20 ___ года

Акт об утере документов № ___

      Настоящий акт составлен "___" _________ 20___ год
в составе: _______________________________________
________________________________________________
________________________________________________
(фамилии, имена, отчества (при наличии) и должности лиц,
участвующих в составлении акта)
об утере
________________________________________________
(фамилия, имя, отчество (при наличии) пользователя
утерянного документа учреждения)
следующего (-их) документа (-ов)), принадлежащих учреждению:

      на сумму____________________________ тенге, по причине _____________________.
Я, _______________________________________________________________________
возмещу (фамилия, имя, отчество (при наличии) пользователя утерянного документа
учреждения)
нанесенный материальный ущерб путем восстановления документа
________________________________________________________________________.
(подпись пользователя утерянного документа библиотеки)
Подписи лиц, составивших настоящий акт: ___________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
(полное наименование учреждения)
принимает взамен следующего (-их) документа (-ов)):

      Подпись пользователя утерянного документа учреждения: ______________
Подписи лиц, составивших настоящий акт: ___________________________
Примечание.
Цена документа указывается согласно акту о приеме документов.
Сумма определяется в размере рыночной стоимости документа.
Документ, являющийся равноценным по содержанию и форме