Сноска. Утратил силу приказом Министра культуры и информации РК от 22.11.2023 № 458-НҚ (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
В соответствии с Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 19 сентября 2018 года № 575 ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить:
1) форму акта о миграции и перезаписи электронных документов согласно приложению 1 к настоящему приказу;
2) форму описей дел, документов постоянного хранения согласно приложению 2 к настоящему приказу;
3) форму описи дел по личному составу согласно приложению 3 к настоящему приказу;
4) форму описи дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения согласно приложению 4 к настоящему приказу;
5) форму акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению согласно приложению 5 к настоящему приказу;
6) форму перечня проектов изделий промышленного производства и технологических процессов, объектов планировки и капитального строительства, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение согласно приложению 6 к настоящему приказу;
7) форму титульного листа согласно приложению 7 к настоящему приказу;
8) форму карточки постеллажного топографического указателя согласно приложению 8 к настоящему приказу;
9) форму заказа на выдачу дел в читальный зал и работникам организации согласно приложению 9 к настоящему приказу;
10) форму акта о выдаче дел, документов во временное пользование согласно приложению 10 к настоящему приказу;
11) форму книги выдачи документов согласно приложению 11 к настоящему приказу;
12) форму листа использования согласно приложению 12 к настоящему приказу;
13) форму карты-заместителя единицы хранения согласно приложению 13 к настоящему приказу;
14) форму листа проверки наличия и состояния дел, документов в архивном фонде согласно приложению 14 к настоящему приказу;
15) форму акта проверки наличия и состояния архивных документов согласно приложению 15 к настоящему приказу;
16) форму карточки учета необнаруженных архивных документов согласно приложению 16 к настоящему приказу;
17) форму книги учета поступления и выбытия документов согласно приложению 17 к настоящему приказу;
18) форму листа-заверителя дела согласно приложению 18 к настоящему приказу;
19) форму паспорта архива организации согласно приложению 19 к настоящему приказу;
20) форму инвентарной книги учета научно-технической документации согласно приложению 20 к настоящему приказу;
21) форму карточки регистрации научно-технической документации согласно приложению 21 к настоящему приказу;
22) форму инвентарной книги учета научно-исследовательской документации согласно приложению 22 к настоящему приказу;
23) форму журнала регистрации заявок на выдачу патента на изобретение согласно приложению 23 к настоящему приказу;
24) форму учетной карточки единицы хранения электронных документов согласно приложению 24 к настоящему приказу;
25) форму архивной справки согласно приложению 25 к настоящему приказу.
2. Департаменту архивного дела и документации Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить:
1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;
2) в течение десяти календарных дней со дня государственной регистрации настоящего приказа направление его в электронном виде на казахском и русском языках в Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения "Республиканский центр правовой информации" для официального опубликования и включения в Эталонный контрольный банк нормативных правовых актов Республики Казахстан;
3) в течение двух рабочих дней после введения его в действие размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан;
4) в течение двух рабочих дней после исполнения мероприятий, предусмотренных настоящим пунктом, представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.
4. Настоящий приказ вводится в действие после его первого официального опубликования.
|
Министр культуры и спорта Республики Казахстан |
А. Мухамедиулы |
| Приложение 1 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343 |
Форма
Официальное наименование организации |
Утверждаю |
Акт о миграции и перезаписи электронных документов
Место составления
Опись дел, документов № ______ | Единица учета № ____ |
1 | 2 |
Характеристика электронных документов до перезаписи/миграции:
формат ____, объем (Мбайт), ____ количество и номера единиц хранения _________________.
Характеристика электронных документов после перезаписи/миграции:
формат ____, объем (Мбайт), ____ количество и номера единиц хранения _________________.
Работу выполнил (-и): ______________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись
руководителя организации)
Работу принял: ______________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись
руководителя ведомственного или частного архива организации)
________________________
(дата принятия работы)
Изменения в учетные документы внесены: _______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего изменения
в учетные документы)
_________________________________________
(дата внесения изменения в учетные документы)
Формат А4 (210Х297)
| Приложение 2 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343 |
Форма описей дел, документов
постоянного хранения
Утверждаю |
Опись дел, документов постоянного хранения
Архивный фонд № ___
Опись № ____ дел, документов постоянного хранения
_______________________________________________________
(официальное наименование организации)
за ______________ год (-ы)
Порядковый № | Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Крайние даты дела (тома, части) | Количество листов в деле (томе, части) | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Наименование структурного подразделения организации | |||||
Наименование раздела "________" | |||||
В данный (-е) раздел (-ы) ___________________________ описи дел, документов внесено
(наименование раздела)
____________________ дел с № __ по № __, в том числе:
(цифрами и прописью)
литерные номера:
пропущенные номера:
______________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
раздел (-ы) описи)
______________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
Согласована |
Утверждена |
Формат А4 (210Х297)
Утверждаю |
Опись видеодокументов постоянного хранения
Опись № ___
_______________________________________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (-ы)
Номер единицы учета | Номер единицы хранения | Индекс, производственный номер | Заголовок документа | Автор | Исполнитель произведения | Язык | Дата записи, перезаписи | Хронометраж видеозаписи | Тип и формат записи | Количество единиц хранения | Состав текстовой сопроводительной документации | Примечание | |
оригинал | копия | ||||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
В данный (-е) раздел (-ы)
____________________ описи внесено _______________________ дел с № __ по № __, в том числе:
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
литерные номера:
пропущенные номера:
__________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
раздел (-ы) описи)
__________________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
Согласована |
Утверждена |
Формат А4 (210Х297)
Утверждаю |
Опись кинодокументов постоянного хранения
Опись № ___
_______________________________________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (-ы)
Номер единицы учета | Номер единицы хранения | Индекс, производственный номер (учетный номер в организации) | Заголовок документа | Автор | Дата и место съемки, изготовления | Вариант (немой, звуковой, черно-белый, цветной, формат, язык) |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
продолжение таблицы
Количество единиц хранения/метраж | Состав текстовой сопроводительной документации | Примечание | ||||||
Негатив | Дубль-негатив | Фонограмма (негатив) | Фонограмма магнитная (основная, совмещенная) | Промежуточный позитив | Позитив | Установочные ролики и цветовые паспорта | ||
8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 |
В данный (-е) раздел (-ы)
____________________ описи внесено _______________________ дел с № __ по № __, в том числе:
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
литерные номера:
пропущенные номера:
__________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
раздел (-ы) описи)
__________________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
Согласована |
Утверждена |
Формат А4 (210Х297)
Утверждаю |
Опись фонодокументов магнитной записи постоянного хранения
Опись № ___
_______________________________________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (-ы)
Номер единицы учета | Номер единицы хранения | Индекс, производственный номер | Заголовок документа | Автор | Исполнитель произведения | Язык | Дата записи, перезаписи |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
продолжение таблицы
Место записи, перезаписи | Дата записи, перезаписи | Хронометраж видеозаписи | Тип и формат записи | Количество единиц хранения | Состав текстовой сопроводительной документации | Примечание | |
оригинал | копия | ||||||
9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 |
В данный (-е) раздел (-ы)
____________________ описи внесено _______________________ дел с № __ по № __, в том числе:
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
литерные номера:
пропущенные номера:
__________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
раздел (-ы) описи)
__________________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
Согласована |
Утверждена |
Формат А4 (210Х297)
Утверждаю |
Опись фотоальбомов постоянного хранения
Опись № ___
_______________________________________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (-ы)
Номер единицы учета | Заголовок (название) альбома | Автор съемки | Крайние даты фотоотпечатков | Место съемки | Количество фотоотпечатков | Состав текстовой сопроводительной документации | Внешние особенности | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
В данный (-е) раздел (-ы)
____________________ описи внесено _______________________ дел с № __ по № __, в том числе:
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
литерные номера:
пропущенные номера:
__________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
раздел (-ы) описи)
__________________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
Согласована |
Утверждена |
| Формат А4 (210Х297) |
Утверждаю |
Опись фотодокументов постоянного хранения
Опись № ___
_______________________________________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (-ы)
Номер единицы учета, единицы хранения | Производственный номер | Заголовок (аннотация) документа (название диафильма) | Автор съемки | Дата съемки | Место съемки |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
продолжение таблицы
Количество единиц хранения/метраж | Состав текстовой сопроводительной документации | Примечание | |||||
Негатив | Дубль-негатив | Позитив | Фотоотпечаток | Слайд (диапозитив) | Диафильм | ||
7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
В данный (-е) раздел (-ы)
____________________ описи внесено _______________________ дел с № __ по № __, в том числе:
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
литерные номера:
пропущенные номера:
__________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
раздел (-ы) описи)
__________________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
Согласована |
Утверждена |
Формат А4 (210Х297)
Утверждаю |
Опись электронных документов постоянного хранения
Опись № ___
_______________________________________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (-ы)
Номер единицы учета | Номер единицы хранения | Заголовок | Крайние даты единицы учета | Формат электронных документов | Объем (Мбайт) | Состав текстовой сопроводительной документации | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
В данный (-е) раздел (-ы)
____________________ описи внесено _______________________ дел с № __ по № __, в том числе:
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
литерные номера:
пропущенные номера:
__________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
раздел (-ы) описи)
__________________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
Согласована |
Утверждена |
Формат А4 (210Х297)
Утверждаю |
Опись дел научно-технической документации постоянного хранения
Опись № ___
_______________________________________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (-ы)
Номер единицы учета | Обозначение объекта (изделия, темы) | Заголовок дела | Автор (организация-разработчик) | Год завершения разработки | Количество листов | Примечание | ||
текстовых | графических | фото | ||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
В данный (-е) раздел (-ы)
____________________ описи внесено _______________________ дел с № __ по № __, в том числе:
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
литерные номера:
пропущенные номера:
__________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
раздел (-ы) описи)
__________________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
Согласована |
Утверждена |
Формат А4 (210Х297)
| Приложение 3 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343 |
Форма
Утверждаю |
Опись дел по личному составу
Архивный фонд № ___
Опись № ___ дел по личному составу _______________________________________________
(официальное наименование организации)
за ___________ год (-ы)
Порядковый № | Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Даты дела (тома, части) | Количество листов в деле (томе, части) | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Наименование структурного подразделения организации | |||||
Наименование раздела "________" | |||||
В данный (-е) раздел (-ы)
____________________ описи внесено _______________________ дел с № __ по № __, в том числе:
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
литерные номера:
пропущенные номера:
__________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
раздел (-ы) описи)
__________________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
Согласована |
Утверждена |
Формат А4 (210Х297)
| Приложение 4 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343 |
Форма
Утверждаю |
Опись дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения
Архивный фонд № ___
Опись № ___ дел по личному составу _______________________________________________
(официальное наименование организации)
за ___________ год (-ы)
Порядковый № | Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Даты дела (тома, части) | Срок хранения | Количество листов в деле (томе, части) | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Наименование структурного подразделения организации | ||||||
Наименование раздела "_________" | ||||||
В данный (-е) раздел (-ы)
____________________ описи внесено _______________________ дел с № __ по № __, в том числе:
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
литерные номера:
пропущенные номера:
__________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
раздел (-ы) описи)
__________________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
Согласована |
Формат А4 (210Х297)
| Приложение 5 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343 |
Форма
Официальное наименование |
Утверждаю |
Акт
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Место составления
На основании ____________________________________________________________________
(наименование перечня типовых документов, образующихся в деятельности
________________________________________________________________________________
государственных и негосударственных организациях, с указанием срока хранения или
________________________________________________________________________________
отраслевого (ведомственного) перечня документов, образующихся в деятельности
________________________________________________________________________________
государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие
практическое значение дела, и документы архивного фонда ____________________________.
(номер и название архивного фонда)
Порядковый | Заголовок дела или групповой заголовок дел | Дата дела или крайние даты дел | Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи | Количество дел (томов, частей) | Сроки хранения дела (тома, части) и номера пунктов (подпунктов) по Перечню | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Всего ______________________ дел и документов за __________ год (-ы).
(цифрами и прописью)
Годовые разделы описи дел, документов постоянного хранения за _________ год (-ы)
утверждены, по личному составу согласованы протоколом экспертно-проверочной комиссии
________________________________________________________________________________
(наименование местного исполнительного органа, республиканского
_________________________ от ________________.
(государственного архива) (дата и номер)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), проводивших (-его)
упорядочение дел, документов)
Согласована |
Утверждена |
Формат А4 (210Х297)
| Приложение 6 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343 |
Форма
Официальное наименование |
Утверждаю |
Перечень проектов изделий промышленного производства и технологических процессов,
объектов планировки и капитального строительства, научно-техническая документация
по которым подлежит передаче на государственное хранение
________________________________________________________________________________
(вид научно-технической документации)
за ____________ год (-ы)
порядковый номер _________
Порядковый № | Обозначение (индекс) документации (разработки) | Наименование научно-технической документации (разработки) | Этап (стадия) | Год окончания документации (разработки) | Организации, принимавшие участие в создании документации (разработки) | Количество учетных единиц | Обоснование отбора документов на государственное хранение | Примечание (срок передачи на хранение в государственный архив) |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
Всего в данный перечень включено
_______________ документаций (разработок) с №________ по № ______________.
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя ведомственного
(частного) архива)
Согласована |
Утверждена |
Формат А4 (210Х297)
| Приложение 7 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343 |
Форма титульного листа
________________________________________________________________________________
(название государственного архива)1
________________________________________________________________________________
(название архивного фонда)
________________________________
(место нахождения)
Архивный фонд № _______________________
Опись № _______________________
________________________________________________________________________________
(название описи)
Крайние даты дел,
документов _________________
_____________________________________________________
1Заполняется в государственном архиве
| Приложение 8 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343 |
Форма
Лицевая сторона карточки постеллажного топографического указателя
Стеллаж № _____ | Архивохранилище № _____ | |||||
Шкаф № | Полка № | Архивный фонд № | Опись дел, документов № | Дела с № __ по № ___ | Примечание | |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |
Оборотная сторона карточки постеллажного топографического указателя
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Формат А6 (148Х105)
| Приложение 9 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343 |
Форма
Наименование ведомственного (частного)
архива организации
Заказ на выдачу дел |
Разрешаю выдачу дел в читальный зал |
______________________________________________________________________________
(фамилия, инициалы физического лица, работника структурного подразделения)
____________________________________________________________________________
(цель использования, в том числе с указанием темы исследования, изучения)
Архивный фонд № | Опись дел, документов № | Единица хранения № | Заголовок единицы хранения | Расписка пользователя в получении | Расписка работника читального зала в приеме |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Формат А5 (148х215)
| Приложение 10 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343 |
Форма
Государственный Герб Республики Казахстан
или эмблема (товарный знак) организации
Официальное наименование организации |
Официальное наименование организации |
________________________ | № ____________ |
Место издания |
Место издания |
Акт
о выдаче дел, документов во временное пользование
На основании ____________________________________________________________ выдаются следующие
единицы хранения из архивного фонда _________________________________________
(номер, название архивного фонда)
для ____________________
(цель выдачи)
_______________________________________________________________________________.
Порядковый № | Опись дел, документов № | № единицы хранения | Заголовок единицы хранения | Крайние даты | Количество листов | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Всего выдается ____________________ единиц хранения, срок возвращения дел,
(цифрами и прописью)
документов ____________________________.
Условия временного пользования лицом, получающим дела, документы во временное пользование:
1) дела, документы, полученные во временное пользование должны быть в упорядоченном состоянии, подшитыми, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями;
2) дела, документы, полученные во временное пользование, не предоставляются для использования посторонним лицам, не выдаются по ним копии, выписки и справки, не публикуются документы без разрешения организации, выдавшей дела;
3) дела, документы, полученные во временное пользование, возвращаются в ведомственный (частный) архив организации в срок, указанный в акте.
Лицо, получающее дела, документы предупрежден об ответственности в случае уничтожения документов Национального архивного фонда в соответствии со статьей 509 Кодекса Республики Казахстан "Об административных правонарушениях" от 5 июля 2014 года.
______________________________ |
______________________________ |
_______________________________________________________________________________.
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, выдавшего дела, документы
во временное пользование)
_____________________________
(дата выдачи дел, документов)
_______________________________________________________________________________.
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, получившего дела, документы
во временное пользование)
_____________________________
(дата выдачи дел, документов)
Дела, документы возвращены в полном объеме, в упорядоченном состоянии, подшитые и в обложках.
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, сдавшего дела, документы)
_____________________________
(дата выдачи дел, документов)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, принявшего дела, документы)
_____________________________
(дата выдачи дел, документов)
Формат А4 (210Х297)
| Приложение 11 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343 |
Форма
Книга выдачи документов
Порядковый № | Дата выдачи | Архивный фонд № | Опись дел, документов № | Единица хранения № | Кому выдано | Расписка в получении | Дата возврата | Расписка в возврате | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
Итого в _____ году выдано из архивохранилища № ___________________________
(цифрами и прописью)
единиц хранения.
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, составившего итоговую запись)
Формат А4 (210Х297)
| Приложение 12 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343 |
Форма
Наименование организации
Лист использования
Архивный фонд № _____ Опись дел, документов № _______ Дело № _______
Название архивного фонда ___________________________________________________________________
Заголовок дела _____________________________________________________________________________
Дата использования | Кому выдано (фамилия, инициалы) | Характер использования (копирование, выписка, просмотр и другое) | Номера использованных листов | Подпись лица, использовавшего документ |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Формат А4 (210Х297)
| Приложение 13 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343 |
Форма
Карта-заместитель единицы хранения | |||||||
Номер архивного фонда | Номер описи дел, документов | Номер единицы хранения | Кому | Дата выдачи | Подпись | Дата возврата | Подпись |
Формат А4 (210Х297)
| Приложение 14 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343 |
|
| Форма |
Лист проверки наличия и состояния дел, документов в архивном фонде
,
Наличия и состояния дел, документов архивного фонда
_____________________________________________
(номер, название архивного фонда)
Проверку проводили
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы лица (лиц), проводившего (-ших) проверку дел, документов)
Наличие документов | |||||||||||
Номера описей | Количество единиц хранения, числящихся по описи | Выявлены технические ошибки | Числится по описи в результате устранения технических ошибок | Номера единиц хранения, выданных во временное пользование | Не оказалось в наличии | Имеется в наличии (описанных) | |||||
Литерные номера, не отраженные в итоговой записи | Пропущенные номера, не отраженные в итоговой записи | Другие, в результате чего объем | |||||||||
не учтенные | не перечислены, но учтены в объеме | не учтенные | не перечислены, но учтены в объеме | увеличился на | уменьшился на | ||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
продолжение таблицы
Наличие документов | Состояние документов | ||||||||||
Имеются не включенные в описи (временные шифры неупорядоченных единицы хранения) | Номера единиц хранения, требующих: | Номера единиц хранения, неисправимо поврежденных | Примечание | ||||||||
дезинфекции | дезинсекции | реставрации | переплета или подшивки | восстановления затухающих текстов | |||||||
13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 |
Итого имеется в наличии включенных и не включенных в опись
____________________________ единиц хранения.
(цифрами и прописью)
____________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица (лиц),
проводившего (-ших) проверку дел, документов)
_________________________________________
(дата проведения проверки дел, документов)
Примечание: При проверке наличия и состояния аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов вносятся соответствующие уточнения
| Приложение 15 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343 |
Форма
Официальное |
Утверждаю |
Акт проверки наличия и состояния архивных документов
Место составления
Архивный фонд № _______________
Название архивного фонда _________________________________________________________.
Номера описей ____________________________________________________________.
Проверка проводилась с ___________________ по _____________________.
Проверкой установлено:
1. Всего числится по описям дел, документов ___________________________ дел, документов
(цифрами и прописью)
в том числе, по описям дел, документов утвержденным (согласованным) __________________
(наименование местного
__________________________________________________________________________________
исполнительного органа (государственного архива)
_______________________ дел, документов.
(цифрами и прописью)
2. Всего не оказалось в наличии ____________________________ дел, документов, в том числе,
(цифрами и прописью)
по описям дел, документов утвержденным (согласованным) ______________________________
(наименование местного
__________________________________________________________________________________
исполнительного органа (государственного архива)
_____________________ дел, документов.
(цифрами и прописью)
3. Имеют литерные номера:
1) не учтены в итоговых записях описей _______________________________ дел, документов;
(цифрами и прописью)
2) не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей _______________________ дел,
(цифрами и прописью)
документов.
4. Пропущено номеров:
1) не учтены в итоговых записях описей _______________________________ дел, документов;
(цифрами и прописью)
2) не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей _______________________ дел,
(цифрами и прописью)
документов;
5. Неправильно размещенных дел, относящихся к другим архивным фондам,
_________________________________ дел, документов.
(цифрами и прописью)
6. Оказалось в наличии по данному архивному фонду (включенных в описи)
_______________________ дел, документов.
(цифрами и прописью)
7. Имеется не включенных в описи дел ________________________________ дел, документов.
(цифрами и прописью)
8. Всего по данному архивному фонду (включенных и не включенных в описи дел)
имеется в наличии __________________________________________дел, документов, из них:
(цифрами и прописью)
1) требующих дезинфекции _____________________________ дел, документов;
(цифрами и прописью)
2) требующих дезинсекции _____________________________ дел, документов;
(цифрами и прописью)
3) требующих реставрации _____________________________ дел, документов;
(цифрами и прописью)
4) требующих переплета и подшивки ____________________________ дел, документов;
(цифрами и прописью)
5) требующих восстановления затухающих текстов _____________________ дел, документов;
(цифрами и прописью)
6) неисправимо поврежденных _________________________________ дел, документов;
(цифрами и прописью)
7) требующих техническое упорядочение __________________________ дел, документов;
(цифрами и прописью)
8) выдано во временное пользование _________________________________ дел, документов;
(цифрами и прописью)
9. Общая характеристика состояния и условий хранения дел, документов, основные
отрицательные явления в состоянии и условиях хранения дел, документов
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника (-ов) ведомственного
Приложение: листы проверки наличия и состояния дел на ____ листах, в ____ экземпляре
на государственном и русском языках.
_________________________
(дата составления акта)
Формат А4 (210Х297)
| Приложение 16 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343 |
Форма
Лицевая сторона карточки учета необнаруженных архивных документов
Архивный фонд № ___________
В ______________________________________________
(название архивохранилища)
_________________________________________________
(название архивного фонда)
____________________________________
(дата необнаружения документа)
Номер описи дел, документов | Номер единицы хранения | Заголовок единицы хранения | Крайние даты | Количество листов (время звучания, метраж) |
Оборотная сторона карточки учета необнаруженных архивных документов
Отметка о ходе розыска | Результат розыска |
Формат А6 (148 х 105)
| Приложение 17 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343 |
Форма
Книга учета поступления и выбытия документов
Порядковый номер | Дата поступления или выбытия документа | Наименование организации (структурного подразделения, должностного лица, архива), от которой поступили или выбыли документы | Наименование, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы | Название и номер архивного фонда, описи поступивших или выбывших документов | Крайние даты поступивших или выбывших документов |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
продолжение таблицы
Поступление описанных документов | Выбытие описанных документов | Неописанных дел, документов, листов | Примечание | |||||
Количество дел | Количество дел | |||||||
постоянного хранения | временного (свыше 10 лет) | по личному составу | постоянного хранения | временного (свыше 10 лет) | по личному составу | поступило | выбыло | |
7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 |
Итого в ________ году поступило _______________________ единиц хранения, в том числе:
(цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
(показываются раздельно итоговые данные по графам 7, 8, 9, 13 настоящей книги);
выбыло ___________________________ единиц учета (документов, листов), в том числе:
(цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
(показываются раздельно итоговые данные по графам 10, 11, 12, 14 настоящей книги).
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, составившего итоговую
годовую запись)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя ведомственного
(частного) архива)
_______________________
(дата заполнения)
Формат А3 (297 х 420)
| Приложение 18 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343 |
Форма
Лист-заверитель дела
Архивный фонд № _____ Опись дел, документов № ________ Дело № _____
В дело подшито и пронумеровано ___________________ лист (-ов), в том числе:
литерные номера лист (-ов) ______________________________;
пропущенные номера лист (-ов) __________________________;
пронумерованные чистые лист (-ов) _______________________;
лист (-ов) внутренней описи ____________________________.
Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих нумерации
__________________________________________________
(разновидности документов и их количество)
____________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего
лист-заверитель дела)
______________________
(дата заполнения)
Формат А4 (210 х 297)
Примечание:
1. Лист-заверитель составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации.
2. Лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах) и подшивается в конце дела.
3. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи документов дела.
4. В листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации, оформления и физического состояния документов дела:
1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпели, штампы, пломбы);
2) печати и их оттиски;
3) автографы видных государственных и общественных деятелей, деятелей науки, техники и культуры;
4) фотодокументы;
5) рисунки, гравюры и акварели;
6) крупноформатные документы;
7) склеенные листы, повреждения документов;
8) листы с наклеенными фотографиями, документами;
9) конверты с вложениями и количество вложенных в них листов (предметов);
10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том числе и типографские материалы), и количество их листов (страниц).
5. Если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления документа, то в графе 2 листа-заверителя проставляется номер этого листа против каждой позиции графы 1.
6. Если в документе на одном листе имеется несколько марок и иных материалов, то в графе 2 в скобках после номера листа дела указывается их количество.
7. Если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна из-за особенностей материала, из которого они исполнены (стекло, металл, ткань и другие), то в графе 2 указываются номера листов, между которыми находится данный предмет.
8. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
9. Лист-заверитель не нумеруется.
Формат А4 (210Х297)
| Приложение 19 к приказу |
|
| Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343 |
Форма
Кому представляется
_____________________________________________________________________
(официальное наименование и юридический адрес государственного архива)
Кем представляется
_____________________________________________________________________
(официальное наименование и юридический адрес организации, составляющей
паспорт архива организации)
_____________________________________________________________________
(форма собственности организации, составляющей паспорт архива организации)
Паспорт архива организации
на 1 декабря ________ года
Для организации хранящей научно-техническую документацию заполняются следующие четыре разделы:
Раздел 1. Общие сведения
Порядковый номер | Показатели | Количество единиц хранения | |||
всего | крайние даты | хранится сверх установленного (договорного) срока | |||
начальная | конечная | ||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Научно-исследовательская | |||||
Конструкторская | |||||
Технологическая | |||||
Проектная | |||||
Прочие виды | |||||
Всего | |||||
Раздел 2. Научно-техническая документация, отнесенная к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан
Порядковый номер | Показатели | Количество перечней проектов, проблем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение | Крайние даты | Количество единиц хранения | ||||
внесенных в описи дел, документов | крайние даты | хранится сверх установленного (договорного) срока | ||||||
начальная | конечная | начальная | конечная | |||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
Научно-исследовательская | ||||||||
Конструкторская | ||||||||
Технологическая | ||||||||
Проектная | ||||||||
Прочие виды | ||||||||
Всего | ||||||||
Раздел 3. Управленческая документация
Порядковый номер | Показатели | Количество единиц хранения | ||||||
всего | крайние даты | из них внесено в описи дел, документов, утвержденных (согласованных) экспертно-проверочной комиссией местного исполнительного органа (государственного архива) | хранится сверх установленного (договорного) срока | |||||
начальная | конечная | всего | крайние даты | |||||
начальная | конечная | |||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
1 | Постоянного хранения | |||||||
2 | По личному составу | |||||||
Раздел 4. Кадры
Порядковый номер | Виды архивов | Количество штатных работников |
1 | 2 | 3 |
1 | Научно-технической документации | |
2 | Управленческой документации |
Условия хранения документов:
архивохранилища: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное (нужное подчеркнуть);
отопление: центральное, печное, отсутствует (нужное подчеркнуть);
стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные, нет (нужное подчеркнуть);
шкафы: деревянные, металлические; нет (нужное подчеркнуть);
сигнализация: пожарная: есть, нет (нужное подчеркнуть);
охранная: есть, нет (нужное подчеркнуть);
читальный зал: есть, нет (нужное подчеркнуть);
Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается (нужное подчеркнуть).
Для организации хранящей электронные документы заполняются следующие два раздела:
Раздел 1. Сведения об электронных документах
Порядковый номер | Показатели | Количество специфических информационных ресурсов | Объем записанной информации | Сведения об электронных документах | |||
количество единиц хранения электронных документов | объем записанной информации (Мбт) | крайние даты | |||||
начальная | конечная | ||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Раздел 2. Кадры
Порядковый номер | Виды архивов | Количество штатных работников |
1 | 2 | 3 |
1 | Электронные документы |
Условия хранения документов:
архивохранилища: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное (нужное подчеркнуть);
отопление: центральное, печное, отсутствует (нужное подчеркнуть);
стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные, нет (нужное подчеркнуть);
шкафы: деревянные, металлические; нет (нужное подчеркнуть);
сигнализация: пожарная: есть, нет (нужное подчеркнуть);
охранная: есть, нет (нужное подчеркнуть);
читальный зал: есть, нет (нужное подчеркнуть);
Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается (нужное подчеркнуть).
Для организации хранящей аудиовизуальную документацию заполняются следующие пять разделов:
Раздел 1. Кинодокументы
Порядковый номер | Показатели | Количество единиц хранения | ||||||
всего | крайние даты | из них внесено в описи дел, документов, утвержденной (согласованной) экспертно-проверочной комиссией местного исполнительного органа (государственного архива) | хранится сверх установленного (договорного) срока | |||||
начальная | конечная | |||||||
всего | крайние даты | |||||||
начальная | конечная | |||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
1 | На 35-ти миллиметровой пленке | |||||||
2 | На 16-ти миллиметровой пленке | |||||||
Раздел 2. Фотодокументы
Порядковый номер | Показатели | Количество единиц хранения | |||||||
всего | крайние даты | из них внесено в описи дел, документов, утвержденной (согласованной) экспертно-проверочной комиссией местного исполнительного органа (государственного архива) | хранится сверх установленного (договорного) срока | ||||||
начальная | конечная | ||||||||
всего | крайние даты | ||||||||
начальная | конечная | ||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | |
1 | Негативы | черно-белые | |||||||
цветные | |||||||||
2 | Позитивы на пленке, диапозитивы (слайды) | черно-белые | |||||||
цветные | |||||||||
3 | Фотоотпечатки | ||||||||
4 | Фотоальбомы | количество альбомов | |||||||
количество снимков | |||||||||
Раздел 3. Фонодокументы
Порядковый номер | Показатели | Количество единиц хранения | ||||||
всего | крайние даты | из них внесено в описи дел, документов, утвержденной (согласованной) экспертно-проверочной комиссией местного исполнительного органа (государственного архива) | хранится сверх установленного (договорного) срока | |||||
начальная | конечная | |||||||
всего | крайние даты | |||||||
начальная | конечная | |||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
1 | Магнитные записи | |||||||
2 | Граммофонные записи | |||||||
3 | Записи на других носителях | |||||||
Раздел 4. Видеодокументы
Порядковый номер | Показатели | Количество единиц хранения | ||||||
всего | крайние даты | из них внесено в описи дел, документов, утвержденной (согласованной) экспертно-проверочной комиссией местного исполнительного органа (государственного архива) | хранится сверх установленного (договорного) срока | |||||
начальная | конечная | |||||||
всего | крайние даты | |||||||
начальная | конечная | |||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
Раздел 5. Кадры
Порядковый номер | Виды архивов | Количество штатных работников |
1 | 2 | 3 |
1 | Фильмотеки | |
2 | Фототеки | |
3 | Фонотеки | |
4 | Видеотеки |
Условия хранения документов:
архивохранилища: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное (нужное подчеркнуть);
отопление: центральное, печное, отсутствует (нужное подчеркнуть);
стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные, нет (нужное подчеркнуть);
шкафы: деревянные, металлические; нет (нужное подчеркнуть);
сигнализация: пожарная: есть, нет (нужное подчеркнуть);
охранная: есть, нет (нужное подчеркнуть);
читальный зал: есть, нет (нужное подчеркнуть);
Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается (нужное подчеркнуть).
Хранящего управленческую документацию заполняются следующие три раздела:
Раздел 1. Общие сведения
Порядковый номер | Количество архивных фондов | Площадь архивохранилищ в квадратных метрах | Загруженность архивохранилищ в процентах |
1 | 2 | 3 | 4 |
Раздел 2. Сведения о документах
Порядковый номер | Показатели | Количество единиц хранения | |||||||
всего | крайние даты | из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) экспертно-проверочной комиссией местного исполнительного органа (государственного архива) | хранится сверх установленного (договорного) срока | образуется в год дел, документов | |||||
начальная | конечная | ||||||||
всего | крайние даты | ||||||||
начальная | конечная | ||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
1 | Постоянного хранения | ||||||||
2 | По личному составу | ||||||||
Раздел 3. Кадры
Порядковый номер | Количество штатных работников |
Условия хранения документов:
архивохранилища: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное (нужное подчеркнуть);
отопление: центральное, печное, отсутствует (нужное подчеркнуть);
стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные, нет (нужное подчеркнуть);
шкафы: деревянные, металлические; нет (нужное подчеркнуть);
сигнализация: пожарная: есть, нет (нужное подчеркнуть);
охранная: есть, нет (нужное подчеркнуть);
читальный зал: есть, нет (нужное подчеркнуть);
Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается (нужное подчеркнуть).
___________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя организации,
составляющей паспорт архива организации)
___________________________________________
(дата заполнения паспорта архива организации)
_____________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись, номер телефона лица,
заполнившего паспорт архива организации)
Формат А3 (297х420)
| Приложение 20 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343 |
Форма
Инвентарная книга учета научно-технической документации
Инвентарный номер единицы учета | Дата создания единицы учета | Обозначение единицы учета | Количество листов | Формат | Наименование единицы учета | Кем выпущен | Подпись о приемке документов | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
Итого в ________ году поступило ________________________ единиц учета.
(цифрами и прописью)
___________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, составившего итоговую
годовую запись)
____________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя ведомственного
(частного) архива организации)
________________
(дата составления)
Формат А3 (297Х420)
| Приложение 21 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343 |
Форма
Лицевая сторона карточки регистрации
научно-технической документации
Номер комплекса | Номер объекта |
Шифр объекта | |
Наименование комплекса | |
Наименование объекта | |
Стадия проекта | |
Год разработки | |
Отдел-разработчик | |
Главный инженер проекта | |
Технологическая организация | |
Примечание | |
Оборотная сторона карточки регистрации
научно-технической документации
Дата | Инвентарный номер | Марка и номера листов | Количество листов | Место хранения |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Формат А5 (148Х210)
| Приложение 22 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343 |
Форма
Инвентарная книга учета научно-исследовательской документации
Порядковый № | Обозначение | Дата поступления | Этап | Наименование и номер темы | Номер регистрации | Разработчик | Руководитель (ответственный исполнитель) | Количество листов | Количество и номер экземпляра | Отметка о выбытии | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
Итого в ________ году поступило _______________________ единиц хранения,
(цифрами и прописью)
выбыло ________________________ единиц хранения.
(цифрами и прописью)
____________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, составившего итоговую
годовую запись)
____________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя ведомственного
(частного) архива организации)
________________
(дата составления)
Формат А3 (297Х420)
| Приложение 23 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343 |
Форма
Журнал регистрации заявок на выдачу патента на изобретение
Порядковый номер | Дата поступления заявления | Входящий номер заявления | Номер патента | Страна | Название изобретения | Авторы | Заявитель | Патентный поверенный | Адрес, номер телефона, факс | Эксперт | Сумма, оплаченной пошлины, дата и номер платежного документа |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
Формат А4 (210Х297)
| Приложение 24 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343 |
Форма
Лицевая сторона учетной карточки
единицы хранения электронных документов
Наименование организации, от которой поступили документы | Заголовок единицы учета | Номер единицы хранения | Отметка о наличии копий документов на электронных носителях информации | Дата поступления |
Формат | Вид носителя | Объем в Мбайт | Количество записей для базы данных | Дата создания |
Срок хранения | Место хранения | Примечания | Подпись лица, внесшего запись | |
Оборотная сторона учетной карточки
единицы хранения электронных документов
Вид работы (перезапись, миграция) | Номер акта перезаписи и миграции | Дата | Новый формат | Объем в Мбайт | Вид носителя | Номера единиц хранения | Подпись лица, внесшего запись |
Формат А5 (148Х210)
| Приложение 25 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343 |
Форма
______________________________________________________________________
(название архива, почтовый индекс, адрес, номер телефона, факс)
Архивная справка
___________№__________ | Адресат |
|
Основание:
______________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя архива)
___________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, исполнившего архивную справку)
Печать архива
Формат А4 (210Х297)
