Министр

культуры и спорта

Республики Казахстан

А. Мухамедиулы

Номер пункта

Вид документа подписью )

Срок хранения документа

Примечание

1

2

3

4

1. Организация системы управления

1.1. Нормотворческая и распорядительная деятельность

1

Законодательные акты:

1) по месту разработки, принятия, подписания;

Постоянно

2) в других организациях

До минования надобности

Относящиеся к деятельности организации – постоянно

2

Подзаконные нормативные правовые акты и документы к ним:

1) по месту разработки, подписания (утверждения), государственной регистрации;

Постоянно

2) в других организациях

До минования надобности

Относящиеся к деятельности организации – постоянно

3

Проекты законодательных актов и подзаконных нормативных правовых актов, а также документы к ним (пояснительные записки, справки-обоснования, листы согласования, экспертные заключения, сравнительные таблицы, переписка, справки и другие документы):

1) по месту разработки;

Постоянно

2) в других организациях

До минования надобности

4

Планы подготовки законодательных актов и подзаконных нормативных правовых актов:

1) по месту разработки, утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До минования надобности

5

Распоряжения Президента Республики Казахстан, Премьер-Министра Республики Казахстан:

1) по месту разработки, утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До минования надобности

Относящиеся к деятельности организации – постоянно

6

Поручения Президента Республики Казахстан, Премьер-Министра Республики Казахстан, руководителей центральных государственных органов, органов местного государственного управления, а также документы (обзоры, доклады, расчеты, заключения, справки и другие документы) по их выполнению

Постоянно

7

Поручения руководства вышестоящей организации, документы (обзоры, доклады, расчеты, заключения, справки и другие документы) по их выполнению

Постоянно

По оперативным вопросам деятельности – 5 лет ЭПК

8

Поручения руководства организации структурным подразделениям, документы (справки, докладные и служебные записки, заключения и другие документы) по их выполнению

5 лет ЭПК

Срок хранения поручений, оформленных визой на документе, соответствует сроку хранения документа

9

Документы (доклады, обзоры, информации, сводки, справки) по исполнению законодательных актов и подзаконных нормативных правовых актов

Постоянно

10

Инициативные предложения, внесенные в государственные органы, документы (докладные записки, заключения, справки и другие документы) по их разработке

Постоянно

11

Документы (конкурсные заявки, доверенности, соглашения и другие документы) на создание специальных экономических зон

Постоянно

12

Приказы, распоряжения руководителя организации и документы к ним (справки, сводки, информации, докладные записки и другие документы):

1) по основной деятельности (за исключением нормативных правовых приказов);

Постоянно

Направленные для сведения – до минования надобности

2) по личному составу (подтверждающие трудовую деятельность работников), по аттестации, повышению квалификации, присвоению званий (чинов), изменению фамилий, поощрению, награждению, оплате труда, премированию, выплатам, пособиям, отпускам работников с тяжелыми, вредными (особо вредными) и опасными (особо опасными) условиями труда, ежегодным трудовым отпускам, социальным отпускам, длительным зарубежным командировкам, командировкам работников с тяжелыми, вредными (особо вредными) и опасными (особо опасными) условиями труда;

75 лет ЭПК

3) по организационно-распорядительным и административно-хозяйственным вопросам

5 лет

13

Проекты приказов, распоряжений руководителя организации, основания к приказам руководителя организации

1 год

14

Документы (справки, доклады, отчеты, переписка и другие документы) о выполнении приказов, распоряжений руководителя организации

5 лет ЭПК

15

Протоколы, постановления, решения, рекомендации, стенограммы (аудиовизуальные записи) заседаний и документы к ним (справки, заключения, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки, бюллетени голосования и другие документы):

1) коллегиальных, консультативно-совещательных органов организации;

Постоянно

Направленные для сведения – до минования надобности.

2) высшего коллегиального органа, коллегиальных и исполнительного органов хозяйственного товарищества;

Постоянно

3) коллегиального органа управления внебюджетным фондом;

Постоянно

Направленные для сведения – до минования надобности.

Бюллетени голосования – до прекращения деятельности акционерного общества, хозяйственного товарищества, после прекращения – ЭПК

4) постоянных комиссий, советов, консультативно-совещательных (экспертных, научных, методических и иных) органов организации;

Постоянно

Направленные для сведения – до минования надобности

5) рабочих групп, временных комиссий;

5 лет

Оперативных совещаний – 5 лет ЭПК

6) общих собраний работников организации;

Постоянно

Оперативных совещаний – 5 лет ЭПК

7) общих собраний акционеров, учредителей (участников);

Постоянно

Оперативных совещаний – 5 лет ЭПК.

Бюллетени голосования – до прекращения деятельности акционерного общества, хозяйственного товарищества, после прекращения – ЭПК

8) собраний работников структурных подразделений организации;

5 лет

9) публичных слушаний;

Постоянно

Направленные для сведения – до минования надобности

10) собраний (сходов) граждан;

Постоянно

11) аппаратных (оперативных) совещаний у руководителя организации

5 лет

Оперативных совещаний – 5 лет ЭПК

16

Документы (постановления, решения, рекомендации, протоколы, стенограммы, доклады, отчеты, обзоры, прайс-листы, извещения, приглашения, тематические фотоальбомы, видеозаписи, переписка и другие документы) по проведению международных, республиканских, отраслевых съездов, симпозиумов, конгрессов, конференций, совещаний, семинаров, конкурсов, юбилейных, торжественных мероприятий и других мероприятий (встреч, приемов, смотров и другие):

1) по месту проведения;

Постоянно

2) в других организациях

До минования надобности

Относящиеся к деятельности организации – постоянно

17

Нормативные документы по стандартизации:

1) по месту разработки;

Постоянно

2) в других организациях

До минования надобности

18

Рекомендации (в том числе методические), инструктаж, указания, памятки:

1) по месту разработки и/или утверждения (согласования);

Постоянно

2) в других организациях

До минования надобности

19

Проекты рекомендаций (в том числе методических), инструктажей, указаний, памяток и документы по их разработке (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка)

5 лет

20

Переписка по применению законодательных и подзаконных, нормативных правовых актов правовых актов, рекомендаций (в том числе методических), инструктажей, указаний, памяток

5 лет

21

Переписка с вышестоящими государственными органами, органами местного государственного управления по основным (отраслевым, профильным) направлениям деятельности

Постоянно

22

Переписка с вышестоящей организацией по основным (отраслевым, профильным) направлениям деятельности

5 лет ЭПК

23

Переписка с подведомственными (подчиненными) организациями, территориальными органами по основным (отраслевым, профильным) направлениям деятельности

5 лет ЭПК

24

Переписка с другими организациями по основным (отраслевым, профильным) направлениям деятельности

5 лет ЭПК

25

Документы (информации, справки, сводки, сведения, докладные записки) по основной (отраслевой, профильной) деятельности организации

Постоянно

26

Документы (информации, справки, сводки, сведения, докладные записки и другие документы) по организационным вопросам деятельности организации

5 лет

1.2. Контроль

27

Документы о проведении и результатах проверок деятельности организации (справки, отчеты, акты, докладные записки, предписания, заключения и другие документы):

1) по месту проверки и проверяющем органе;

Постоянно

Для внутренних проверок организации – 5 лет ЭПК

2) направленные для руководства и сведения

До минования надобности

28

Документы о проведении и результатах ревизий, обследований организации (программы, акты, справки, докладные записки и другие документы), за исключением документов периодических аудиторских проверок, бухгалтерских ревизий, предусмотренных пунктом 363 настоящего Перечня:

1) по месту проведения;

Постоянно

2) в других организациях

До минования надобности

29

Заключения органов финансового контроля, ревизионных комиссий, аудиторов

Постоянно

30

Переписка о проведении и результатах проверок, ревизий и обследований выполнении документов, по результатам проверок, ревизий и обследований

5 лет ЭПК

31

Журналы, книги учета проверок, (регистрации) проверок, ревизий, обследований и контроля за выполнением принятых решений, определений, предписаний, актов, заключений

5 лет

32

Протокольные поручения Сената Парламента Республики Казахстан и Мажилиса Парламента Республики Казахстан, местных представительных органов, документы по их выполнению (докладные записки, справки, информации, переписка)

Постоянно

33

Запросы депутатов Сената Парламента Республики Казахстан, Мажилиса Парламента Республики Казахстан, местных представительных органов и документы по их рассмотрению (справки, заключения, обзоры, отчеты, переписка)

Постоянно

34

Документы (постановления, определения, акты прокурорского реагирования, решения, заключения, предписания, запросы, переписка) о соблюдении норм законодательства Республики Казахстан, иных вопросах правового характера

5 лет ЭПК

35

Обращения физических и юридических лиц, документы по их исполнению (справки, сведения, переписка и другие документы):

1) содержащие предложения творческого характера, сведения о серьезных недостатках, фактах коррупции и злоупотреблениях;

Постоянно

2) личного характера;

5 лет ЭПК

В случае неоднократного обращения – 5 лет после последнего рассмотрения

3) оперативного характера

5 лет

36

Документы (докладные записки, справки, сводки, сведения, обзоры, аналитические справки, переписка) о состоянии работы по рассмотрению обращений физических и юридических лиц:

1) по месту составления;

Постоянно

2) в других организациях

До минования надобности

37

Книги, журналы, карточки (базы данных) учета приема физических лиц, представителей юридических лиц, регистрации и контроля исполнения обращений физических и юридических лиц

5 лет

38

Графики приема физических лиц и представителей юридических лиц руководством организации

3 года

После замены новыми

39

Книги контроля этики государственных служащих

5 лет ЭПК

1.3. Организационные основы управления

40

Государственные перечни (базы данных) по основным направлениям деятельности организации

Постоянно

Состав документов и сведений перечней опредеяется законодательством Республики Казахстан.

Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения перечня, передаются на постоянное государственное хранения после завершения их ведения

41

Документы (заявления, учредительные и правоустанавливающие документы, сведения об уплате налогов, выписки из перечня, справки, решения, уведомления и другие документы) о государственной регистрации (перерегистрации) юридических лиц, о прекращении деятельности юридического лица

15 лет ЭПК

После прекращения деятельности. Решения – постоянно

42

Документы (заявления, решения, справки, сведения, уведомления и другие документы) о государственной регистрации и прекращении деятельности физического лица в качестве индивидуального предпринимателя

15 лет ЭПК

После прекращения деятельности. Решения – постоянно

43

Свидетельства или справка о регистрации (перерегистрации), статистические карты, свидетельства о присвоении регистрационного номера налогоплательщика юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям, разрешения на открытие филиалов, представительств

Постоянно

44

Свидетельства, сертификаты на право собственности, владения, пользования имуществом, регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков (знаков обслуживания)

Постоянно

45

Переписка по вопросам установления прав собственности юридических и физических лиц

5 лет ЭПК

После выдачи свидетельства о собственности

46

Документы (постановления, доверенности, заявки, заключения, решения) к свидетельствам, сертификатам

Постоянно

47

Информационные письма, извещения, уведомления о постановке на учет в соответствующих регистрирующих органах

5 лет

48

Сводный перечень объектов государственной собственности, подлежащих разграничению между республиканской и коммунальной собственностью

Постоянно

49

Документы по закреплению границ административно-территориальных единиц (описания границ, схемы, справки, переписка)

Постоянно

50

Списки населенных пунктов:

1) по месту составления;

Постоянно

2) в других организациях

До замены новыми

51

Документы об адресах, присваиваемых вновь построенным объектам (решения, постановления, справки, сведения, переписка)

Постоянно

52

Документы о реорганизации, переименовании, передислокации организации, передаче из одной системы в другую (постановления, решения, отчеты, справки, докладные записки, акты, заключения, расчеты, переписка и другие документы)

Постоянно

53

Документы (протоколы, акты, балансы, заключения, уведомления, решения судов, переписка и другие документы) о ликвидации организации

Постоянно

Полный состав документов определяется законодательством Республики Казахстан

54

Уставы, учредительные договоры, положения об организациях, в том числе изменения и дополнения к ним:

1) по месту разработки и/или утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До минования надобности

55

Положения о филиалах и представительствах организации

Постоянно

56

Протоколы учредительных собраний негосударственных организаций, документы к ним (справки, акты и другие документы)

Постоянно

57

Положения о структурных подразделениях организации:

1) по месту утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До минования надобности

58

Положения о коллегиальных, консультативно-совещательных (экспертных, научных, методических и иных) органах организации:

1) по месту разработки и/или утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До минования надобности

59

Проекты уставов, учредительных договоров положений, документы по их разработке (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка)

5 лет ЭПК

60

Доверенности, выданные на осуществление отдельных видов деятельности филиалам, представительствам

Постоянно

61

Доверенности, выданные руководителем организации, на представление интересов организации

3 года

После истечения срока действия

62

Документы (перечень сведений, положения и другие документы) по установлению режима коммерческой, служебной тайны, ограниченного распространения служебной информации

Постоянно

63

Документы (протоколы, эскизы, описания, заявки, уведомления, решения, переписка) о разработке и регистрации символики организации (эмблемы, логотипа, товарного знака, знака обслуживания)

Постоянно

64

Типовые структуры центральных и местных органов государственного управления:

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До замены новыми

65

Перечни государственных учреждений - территориальных органов и подведомственных организаций государственного органа:

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

3 года

После замены новыми

66

Документы (планы, обоснования, расчеты) о совершенствовании аппарата управления

5 лет ЭПК

67

Списки, перечни подведомственных организаций:

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

3 года

После замены новыми

68

Штатные расписания организации, изменения к штатным расписаниям:

1) по месту разработки и/или утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

3 года

После замены новыми

69

Проекты штатных расписаний, документы (справки, предложения, заключения, расчеты, переписка) по их разработке и изменениям в них

5 лет ЭПК

70

Штатная расстановка (штатно-списочный состав работников)

75 лет

71

Документы (программы, технические задания, планы-задания, доклады, справки, отчеты, переписка) о командировках работников организации

5 лет ЭПК

72

Номенклатура должностей:

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До минования надобности

73

Расчеты лимита должностей

5 лет ЭПК

74

Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (типовые):

1) по месту разработки и/или утверждения;

Постоянно

Индивидуальных работников – 75 лет

2) в других организациях

До минования надобности

75

Договоры о правах и обязанностях с членами коллегиальных, исполнительных и других органов организации

5 лет ЭПК

После истечения срока действия договора

76

Акты приема-передачи, приложения к ним, составленные при смене:

1) руководителя организации;

Постоянно

2) должностных, ответственных и материально ответственных лиц

5 лет

После смены должностного, ответственного материально ответственного лица

77

Доверенности на передачу авторских прав

Постоянно

78

Документы (аналитические обзоры, доклады) об основной (отраслевой, профильной) деятельности, представляемые в высшие органы государственной власти, органы местного государственного управления, вышестоящие организации

Постоянно

По оперативно-хозяйственным вопросам – 5 лет

79

Документы (доклады, обзоры, сводки, докладные и служебные записки, справки, сведения), представляемые структурными подразделениями руководству организации

5 лет ЭПК

80

Документы (справки, докладные и служебные записки, перечни вопросов, рассмотренных коллегиальными и исполнительными органами, планы, проспекты, повестки заседаний, предложения к повестке дня собрания акционеров, оперативные сводки, переписка и другие документы) об административно-организационной деятельности

5 лет ЭПК

81

Документы (сведения о задачах, функциях, структуре организации, переписка) по разработке и поддержке Web-site (Веб-страниц)

5 лет ЭПК

82

Документы (исторические и тематические справки, обзоры, подборки публикаций в средствах массовой информации, фотофонодокументы, видеодокументы) по истории организации и ее подразделений

Постоянно

83

Документы (заявления, копии учредительных документов, свидетельств, копии документов, подтверждающих возможность осуществления определенного вида деятельности, копии платежных документов, опись представленных документов, протоколы, решения, уведомления, документ, подтверждающий наличие лицензии, копии актов проверок) по лицензированию

5 лет ЭПК

Виды документов по отдельным сферам деятельности определяются законодательством Республики Казахстан.

После прекращения действия лицензии. Протоколы, решения, документы, подтверждающие наличие лицензии – постоянно

84

Лицензии и их дубликаты

Постоянно

85

Базы данных, перечни, реестры, журналы лицензий

Постоянно

86

Переписка по вопросам лицензирования

5 лет ЭПК

87

Документы (заявления, справки, выписки из перечня, копии учредительных документов, документы о проверке соответствия определенному виду деятельности, копии лицензий, представления, протоколы, решения, экспертные заключения, отчеты, акты) по аттестации, аккредитации

5 лет ЭПК

После прекращения аккредитации. Протоколы, решения – постоянно

88

Документы о прохождении аккредитации, аттестации, в том числе перечни

Постоянно

89

Положения об аккредитации организаций, осуществляющих аттестацию организаций:

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До замены новыми

90

Журналы, книги регистрации выдачи документов о прохождении аккредитации, аттестации аттестатов

5 лет

91

Переписка по вопросам аттестации, аккредитации

5 лет ЭПК

92

Документы (декларации о соответствии, изображение знака соответствия, уведомления, доказательные материалы, протоколы исследований, испытаний, экспертные заключения, решения) по сертификации

10 лет ЭПК

У заявителя – 3 года ЭПК после истечения срока действия сертификата.

Протоколы, решения – постоянно

93

Сертификаты соответствия

Постоянно

У заявителя – 3 года ЭПК после истечения срока действия сертификата

94

Договоры добровольного подтверждения соответствия

10 лет ЭПК

После истечения срока действия договора

95

Перечень объектов, подлежащих сертификации:

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До замены новым

96

Перечень выданных сертификатов соответствия

Постоянно

Состав документов и сведений, содержащихся в перечне, определяется законодательством Республики Казахстан.

Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения перечня, передаются на постоянное хранение после завершения ведения

97

Переписка по вопросам сертификации

5 лет ЭПК

98

Перечни акционеров, выписки из перечня акционеров

Постоянно

99

Перечни владельцев ценных бумаг

Постоянно

100

Списки аффилированных лиц

Постоянно

101

Списки лиц, имеющих право на дивиденды, списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров

Постоянно

102

Доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров

Постоянно

При отсутствии подлинника

103

Документы (сертификаты, свидетельства о регистрации акций, акты) о приеме-передаче акций (пакетов акций)

Постоянно

104

Обязательное предложение о приобретении акций открытого общества, а также иных эмиссионных ценных бумаг, конвертируемых в акции открытого общества с прилагаемыми документами

5 лет ЭПК

По операциям с акциями и другими ценными бумагами, находящимися в государственной собственности – постоянно в составе комплексных дел по реализации государственного имущества

105

Конкурирующее предложение в отношении соответствующих ценных бумаг с прилагаемыми документами

5 лет ЭПК

По операциям с акциями и другими ценными бумагами, находящимися в государственной собственности – постоянно в составе комплексных дел по реализации государственного имущества

106

Документы о праве требования выкупа ценных бумаг

5 лет

По операциям с акциями и другими ценными бумагами, находящимися в государственной собственности – постоянно в составе комплексных дел по реализации государственного имущества

107

Документы о ценных бумагах

5 лет

По операциям с акциями и другими ценными бумагами, находящимися в государственной собственности – постоянно в составе комплексных дел по реализации государственного имущества

108

Договоры о продаже-покупке акций

Постоянно

109

Передаточные распоряжения, подтверждающие передачу пакета акций

Постоянно

110

Журналы, книги учета работы с акциями и выдачи выписок из перечня акционеров

Постоянно

111

Положения о долевой собственности

Постоянно

112

Отчеты эмитента:

1) за 1 квартал финансового (отчетного) года;

Постоянно

2) за 2-4 кварталы финансового (отчетного) года

5 лет

При отсутствии отчета за 1 квартал – постоянно

113

Документы (подписные листы, заявки на приобретение акций, листы подтверждения, карточки учета доходов акционеров и другие документы) по акционированию

5 лет ЭПК

114

Решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, изменения и/или дополнения в решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг

Постоянно

115

Сообщения, содержащие информацию, подлежащую раскрытию на рынке ценных бумаг

3 года

В случае возникновения споров, разногласий, уголовных и судебных разбирательств – сохраняются до вынесения окончательного решения

116

Отчеты профессиональных участников рынка ценных бумаг о внесении изменений в сведения об организации и об участии в судебных процессах, ответчиком в которых выступила организация:

1) по месту составления;

Постоянно

2) по месту представления

3 года

117

Документы по делам о банкротстве

Постоянно

Полный состав видов документов определяется законодательством Республики Казахстан. По завершении работы документы передаются в архивный фонд ликвидированной организации в соответствующий государственный архив

118

Документы по делам реабилитации

Постоянно

Полный состав видов документов определяется законодательством Республики Казахстан.

119

Документы (распоряжения, заявки, планы продаж, списки, договоры купли-продажи, отчеты независимых оценщиков, переписка) о продаже имущества активов должника и другие документы

Постоянно

Движимого имущества (мебель, авто-транспорт, оргтехника и другое имущество) – 5 лет ЭПК

1.4. Правовое обеспечение деятельности организации и производство по делам

об административных правонарушениях

120

Документы (постановления, определения, акты, решения, протоколы, заключения, запросы, заявления, переписка) о соблюдении норм законодательства, конфликтах, спорах, иных вопросах правового характера

5 лет ЭПК

О нарушениях, повлекших возбуждение уголовных дел и судебных разбирательств – постоянно

121

Документы (исковые заявления, доверенности, акты, ходатайства, протоколы и другие документы) представляемые в правоохранительные органы, суды

5 лет

После вынесения окончательного решения

122

Договоры, соглашения об оказании юридических услуг

5 лет ЭПК

После истечения срока действия договора, соглашения

123

Документы (заключения, справки, переписка) по проведению правовой экспертизы документов

5 лет ЭПК

124

Документы (протоколы, акты, предписания, переписка и другие документы) по административным правонарушениям

5 лет

125

Документы (программы, расписания занятий, тесты, протоколы) по правовому всеобучу работников организации

5 лет

126

Документы (обзоры, справки, докладные записки, сведения, переписка и другие документы) об организации и состоянии правовой работы

5 лет ЭПК

127

Переписка по правовым вопросам, в том числе о разъяснении норм законодательства

3 года

128

Документы по протекционно-исковой работе (картотеки, книги, журналы, и другие документы)

5 лет ЭПК

После вынесения последнего решения

129

Базы данных (справочные, полнотекстовые):

1) по законодательным актам и подзаконным нормативным правовым актам;

До замены новыми

По месту разработки законодательных актов и подзаконных нормативных правовых актов – постоянно

2) по нормативным документам (инструкциям, правилам) организации

Постоянно

130

Книги записей юридических консультаций

3 года

1.5. Документационное обеспечение и организация хранения документов

131

Перечни документов с указанием сроков хранения:

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До замены новыми

132

Типовые и примерные номенклатуры дел:

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До замены новыми

133

Номенклатуры дел организации (сводные), классификаторы дел и документов:

1) по месту разработки и/или утверждения;

Постоянно

Номенклатуры дел структурных подразделений – до замены новыми, но не ранее 3 лет после передачи дел в ведомственный (частный) архив организации или уничтожения учтенных по номенклатуре дел

2) в других организациях

До замены новыми

134

Табель форм документов, применяемых в организации:

1) по месту составления;

Постоянно

2) в других организациях

До замены новыми

135

Проекты документов (номенклатур, перечней, классификаторов дел и других документов) об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения

3 года

После утверждения

136

Документы (докладные и служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты и другие документы) о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения

1 год

После снятия с контроля

137

Списки адресов обязательной рассылки документов

3 года

После замены новыми

138

Переписка о нарушении правил пересылки документов

1 год

139

Акты о выделении к уничтожению:

1) испорченных, неиспользованных экземпляров печатно-бланочной продукции с изображением Государственного герба Республики Казахстан;

3 года

2) печатей, штампов с изображением Государственного герба Республики Казахстан;

3 года

3) средств защиты документов

3 года

140

Планы мероприятий по охране коммерческой и иной охраняемой законом тайны в организации

5 лет

После замены новыми

141

Документы (списки, заявки, заключения) по учету и принятию на обслуживание обладателей конфиденциальной информации

5 лет

После снятия с учета

142

Документы (списки, обязательства, расписки) лиц, принявших обязательства о неразглашении сведений ограниченного доступа (конфиденциального характера, коммерческой и иной охраняемой законом тайны)

5 лет

После снятия грифа (пометы) ограничения

143

Справки, сводки, сведения о документообороте в организации

1 год

144

Переписка по вопросам документирования, управления документацией и архивного хранения документов

5 лет

145

Реестры, списки на отправленные документы

1 год

146

Книги, карточки, журналы регистрации и контроля (электронные данные в автоматизированной информационной системе):

1) законодательных актов и подзаконных нормативных правовых актов;

Постоянно

Хранятся в организации. Подлежат приему на постоянное государственное хранение, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата

2) приказов, распоряжений руководителя организации по основной (профильной) деятельности;

Постоянно

3) приказов, распоряжений руководителя организации по личному составу;

75 лет

Хранятся в организации. Подлежат приему на постоянное государственное хранение, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата.

О дисциплинарных взысканий, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутри республиканских и зарубежных командировках – 5 лет

4) приказов, распоряжений руководителя организации по организационно-распорядительным и административно-хозяйственным вопросам;

5 лет

5) входящих, исходящих и внутренних документов, в том числе по электронной почте, отправлений почты фельдъегерской связью;

5 лет

6) исполнения документов;

3 года

7) телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры;

3 года

8) аудиовизуальных документов;

3 года

Хранятся в организации. Подлежат приему на постоянное государственное хранение, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата

9) заявок, заказов, нарядов на ксерокопирование документов

1 год

147

Переписка об утверждении, изготовлении печатно-бланочной продукции, печатей и штампов с изображением Государственного герба Республики Казахстан

3 года

148

Журналы, книги учета и выдачи:

1) печатно-бланочной продукции с изображением Государственного герба Республики Казахстан;

5 лет

2) печатей, штампов с изображением Государственного герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски;

5 лет

3) перьевых авторучек, заправленных специальными чернилами и других товаров;

5 лет

4) отдельных листов, чертежей, специальных блокнотов, фотонегативов, фотоотпечатков, магнитных лент, кино и видеопленок, аудиокассет

До минования надобности

149

Целевые программы, концепции информатизации, документы (техническое задание, акты приемки, внедрения, протоколы и другие документы) к ним

Постоянно

150

Паспорта информатизации организации

Постоянно

151

Документы (акты, заключения, справки, расчеты, обоснования, планы, заказы, переписка и другие документы) о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрения современных информационных технологий

5 лет ЭПК

152

Документы (заявки, наряды, сведения, переписка) об оснащении рабочих мест оргтехникой

5 лет

153

Переписка по вопросам информационно-технического обеспечения системы электронного документооборота

5 лет

154

Договоры о проектировании, разработке, внедрении, эксплуатации, сопровождении, совершенствованию автоматизированных систем и программных продуктов

5 лет ЭПК

После истечения срока действия договора

155

Документы (акты, справки, заявки, расчеты, ведомости, журналы учета сдачи и приемки оборудования после ремонта, переписка) о состоянии технических средств, по установке технических средств и программ, о проведении ремонтных работ технических средств

5 лет

156

Программные продукты (комплексы)

Постоянно

157

Распорядительная и эксплуатационно-техническая документация (инструкции, руководства и другая документация) обслуживающему персоналу и пользователям информации по защите информации:

1) по месту разработки и/или утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

3 года

После замены новыми

158

Базы данных информационных систем

В соответствии со сроком хранения документов, помещенных в базу

159

Договоры, соглашения об информационном обмене

5 лет

После истечение срока действия договора, соглашения

160

Документы (акты, заключения, справки, переписка) о состоянии защиты информации в организации

10 лет ЭПК

161

Схемы организации криптографической защиты конфиденциальной информации

До минования надобности

162

Перечни паролей персональных компьютеров, содержащих конфиденциальную информацию

До замены новыми

163

Акты об уничтожении средств криптографической защиты информации и машинных носителей с ключевой информацией

5 лет

164

Перечни работ по резервному копированию информации

10 лет ЭПК

165

Журналы учета электронных носителей информации, программно-технических средств защиты информации от несанкционированных действий, накопителей на жестких дисках, предназначенных для работы с конфиденциальной информацией

5 лет

166

Журналы поэкземплярного учета средств криптографической защиты информации, эксплуатационной и технической документации и ключевых документов

5 лет

167

Сертификаты ключа подписи

Постоянно

В форме электронного документа хранятся не менее 5 лет после исключения из реестра сертификатов ключей подписей

168

Документы (заявления об изготовлении ключа электронной цифровой подписи и сертификата ключа подписи, заявления и уведомления о приостановлении и аннулировании действия сертификата ключа подписи, акты уничтожения закрытого ключа электронной цифровой подписи и другие документы) о создании и аннулировании электронной цифровой подписи

15 лет ЭПК

169

Журнал (перечни, реестр) учета выданных регистрационных свидетельств, подтверждающих соответствие электронной цифровой подписи:

1) по месту выдачи;

Постоянно

2) в других организациях

5 лет

170

Регламенты работы (взаимодействия) удостоверяющих центров:

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

5 лет

После замены новыми

171

Договоры, соглашения между удостоверяющим центром и владельцем регистрационных свидетельств, подтверждающих соответствие электронной цифровой подписи

15 лет ЭПК

После истечения срока действия договора

172

Переписка о регистрационных свидетельствах, подтверждающих соответствие электронной цифровой подписи

5 лет

173

Документы (заявки, заявления, уведомления, табели и другие документы) о регистрационных свидетельствах, подтверждающих соответствие электронной цифровой подписи

15 лет

174

Акты сдачи в эксплуатацию рабочих мест со средствами электронной цифровой подписи

Постоянно

175

Акты о выполнении работы по установке и настройке комплектов средств электронной цифровой подписи

15 лет ЭПК

176

Свод (Каталог) данных о составе и содержании документов Национального архивного фонда и источниках его пополнения

Постоянно

Состав документов и сведений, содержащихся в Своде (Каталоге), определяется законнодательством Республики Казахстан.

Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения Свода (Каталога), передаются на постоянное государственное хранения после завершения их ведения

177

Дела архивных фондов ведомственного (частного) архива организации (исторические справки, листы архивных фондов, завершенных в делопроизводстве, акты приема-передачи дел на постоянное хранение в государственный архив, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акты о неисправимых повреждениях дел, акты проверок наличия и состояния дел и другие документы, отражающие работу с архивным фондом)

Постоянно

На постоянное государственное хранение передаются при ликвидации организации без правопреемников

178

Документы (книги учета поступления и выбытия документов, списки архивных фондов, листы архивных фондов, карточки архивных фондов, паспорта ведомственных (частных) архивов организаций, государственных, специальных государственных архивов, реестры описей дел) архивного учета

Постоянно

На постоянное государственное хранение передаются при ликвидации организации без правопреемников

179

Описи дел:

1) постоянного хранения (утвержденные);

Постоянно

Структурных подразделений – 3 года после утверждения экспертно-проверочной комиссией местного исполнительного органа, республиканского государственного архива Республики Казахстан годового раздела сводной описи дел.

Неутвержденные – до минования надобности

2) по личному составу;

Постоянно

3) временного хранения

3 года

После уничтожения дел

180

Топографические указатели

1 год

После замены новыми

181

Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске к ознакомлению с документами

5 лет

182

Документы (постановления, акты, требования, заявки, заказы) учета выдачи документов и дел (изъятия документов и дел), описей во временное пользование

3 года

После возвращения документов.

Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям – 5 лет ЭПК

183

Книги, журналы, карточки, базы данных регистрации выдачи архивных справок, копий, выписок из документов

5 лет

184

Архивные справки, копии архивных документов, выписки из архивных документов, выданные по запросам физических и юридических лиц, документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним

5 лет

185

Договоры с местными исполнительными органами, республиканскими государственными архивами о сотрудничестве в области документирования, управления документацией и архивного хранения документов

5 лет ЭПК

После истечения срока действия договора

186

Документы об экспертизе ценности документов приватизируемой организации, ликвидируемой организации

Постоянно

187

Документы (журналы, книги, листы, сводки, акты) учета:

1) почтовых отправлений;

3 года

2) отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях;

3 года

3) бланков строгой отчетности;

3 года

4) машинописных, компьютерных, копировальных работ;

1 год

5) выдачи дел во временное пользование;

3 года

После возвращения всех дел

6) регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности

1 год

188

Книги, журналы учета:

1) электронных носителей;

5 лет

После списания. При условии проведения проверки, ревизии

2) выдачи электронных дисков;

5 лет

3) паролей;

5 лет

После замены пароля

4) ключевых носителей;

5 лет

После замены ключа

5) выдачи ключевых носителей к криптографическим средствам защиты информации;

5 лет

6) копирования баз данных;

До минования надобности

7) технических средств защиты

5 лет

После списания. При условии проведения проверки, ревизии

189

Книги, журналы учета:

1) экземпляров (копий) документов, содержащих сведения конфиденциального характера;

3 года

После снятия грифа (пометки) ограничения доступа

2) электронных носителей, содержащих сведения конфиденциального характера

До минования надобности

2. Прогнозирование и планирование

2.1. Организация и методика прогнозирования и планирования

190

Перечни показателей и форм к разработке проектов планов:

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До замены новыми

191

Переписка об организации и методике прогнозирования и планирования

5 лет

2.2. Прогнозирование

192

Система государственного планирования в Республике Казахстан:

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До минования надобности

193

Послания Президента Республики Казахстан, государственные, отраслевые (секторальные), региональные программы, стратегии, концепции социально-экономического и научно-технического развития:

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До минования надобности

194

Проекты посланий Президента Республики Казахстан, государственных, отраслевых (секторальных), региональных программ, стратегий, концепций социально-экономического и научно-технического развития:

1) по месту разработки;

Постоянно

2) в других организациях

До минования надобности

195

Переписка о разработке посланий Президента Республики Казахстан, государственных, отраслевых (секторальных), региональных программ, стратегий, концепций социально-экономического и научно-технического развития

5 лет ЭПК

196

Планы мероприятий по реализации посланий Президента Республики Казахстан, государственных, отраслевых (секторальных), региональных программ, стратегий, концепций социально-экономического и научно-технического развития:

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До минования надобности

197

Проекты планов мероприятий по реализации посланий Президента Республики Казахстан, государственных, отраслевых (секторальных), региональных программ социально-экономического и научно-технического развития:

1) по месту разработки;

Постоянно

2) в других организациях

До минования надобности

198

Документы (доклады, отчеты, информации, справки, расчеты, переписка, таблицы и другие документы) по разработке, корректировке и выполнению государственных, отраслевых (секторальных), региональных программ, стратегий, концепций социально-экономического и научно-технического развития

Постоянно

199

Индикативные планы социально-экономического развития Республики Казахстан, областей, города республиканского значения, столицы, планы развития национальных компаний и крупных государственных предприятий:

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До минования надобности

200

Проекты индикативных планов социально-экономического развития Республики Казахстан, областей, города республиканского значения, столицы, проекты планов развития национальных компаний и крупных государственных предприятий:

1) по месту разработки;

Постоянно

2) в других организациях

До минования надобности

201

Документы (доклады, отчеты, информации, справки, расчеты, таблицы, переписка и другие документы) по разработке, корректировке и выполнению индикативных планов социально-экономического развития Республики Казахстан, областей, города республиканского значения, столицы, планов развития национальных компаний и крупных государственных предприятий

Постоянно

202

Прогнозы (перспективные планы, программы) деятельности и развития организаций

Постоянно

203

Концепции, доктрины развития отрасли, организаций:

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До минования надобности

204

Проекты перспективных планов, программ, концепций развития организации, документы (доклады, справки, сведения, расчеты, таблицы и другие документы) к ним

10 лет ЭПК

205

Меморандум центрального государственного органа на очередной финансовый год

Постоянно

В других организациях – до минования надобности

206

Лимиты расходов администраторов бюджетных программ, лимиты на новые инициативы

Постоянно

2.3. Текущее планирование

207

Планы экономического и социального развития организации:

1) по месту разработки и/или утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До минования надобности

208

Бизнес-планы, документы (технико-экономические обоснования, заключения, справки, расчеты и другие документы) к ним

Постоянно

209

Годовые планы организаций, документы к ним (пояснительные записки, обоснования, технико-экономические показатели, таблицы, справки, расчеты, графики, переписка):

1) по основным (профильным) для данной организации направлениям деятельности;

Постоянно

В других организациях – до минования надобности

2) по вспомогательным для данной организации направлениям деятельности

5 лет

210

Проекты годовых планов, бизнес-планов

5 лет

211

Государственные заказы

Постоянно

212

Планы, программы мероприятий по отдельным направлениям деятельности (ликвидация последствий чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий, проведение срочных видов работ и другим направлениям), утвержденные руководством организации

Постоянно

213

Оперативные планы по всем направлениям деятельности организации

До минования надобности

214

Документы (отчеты, таблицы, справки, расчеты) по налоговому планированию

5 лет

215

Планы структурных подразделений организации:

1) годовые;

5 лет

При отсутствии сводного годового плана организации – постоянно

2) полугодовые;

5 лет

3) квартальные;

3 года

4) месячные

1 год

216

Индивидуальные планы работников

1 год

217

Документы (графики, справки, сведения, анализы, таблицы, рабочие тетради) о разработке планов, бизнес-планов

5 лет

218

Документы (докладные записки, справки, сведения, расчеты, переписка) об изменении годовых планов организации

Постоянно

219

Аналитические записки (анализы) о выполнении планов организации:

1) перспективных, годовых;

Постоянно

2) полугодовых, квартальных

5 лет

При отсутствии годовых – постоянно

220

Документы (аналитические записки, справки, сведения и другие документы) об итогах социально-экономического развития организации

Постоянно

221

Переписка по вопросам планирования

5 лет

2.4. Ценообразование

222

Прейскуранты, ценники, тарифы на товары, работы и услуги:

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

3 года

После замены новыми

223

Перечень субъектов государственной монополии и сфер, в которых данные субъекты занимают монопольное положение

Постоянно

Состав документов и сведений, содержащихся в перечне, определяется законодательством Республики Казахстан.

Хранятся в организации, исполняющей функции хранения перечня, передается на постоянное государственное хранение после завершения его ведения

224

Анализы, справки, расчеты по прогнозированию цен и тарифов на товары, работы и услуги

Постоянно

225

Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, корректировке и применении цен, тарифов на товары, работы и услуги:

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

3 года

После замены новыми

226

Сводные расчетные данные о результатах проверок обоснованности цен, тарифов на товары, работы и услуги, на которые применяются регулируемые государством цены и тарифы:

1) по месту проверки и в проверяющей организации;

Постоянно

2) в других организациях

До минования надобности

227

Документы (экспертные заключения, расчеты, справки, обоснования, решения) по согласованию цен, тарифов на имущество, товары, работы и услуги

5 лет ЭПК

228

Ценовые соглашения между производителями и поставщиками

5 лет

После истечения срока действия соглашения

229

Протоколы согласования цен, тарифов на имущество, товары, работы и услуги

5 лет ЭПК

230

Протоколы заседаний тиражно-калькуляционной комиссии

5 лет

231

Переписка по вопросам ценообразования

5 лет ЭПК

232

Переписка о разработке, применении и изменении тарифов

5 лет ЭПК

233

Переписка с иностранными организациями о тарифах

15 лет ЭПК

234

Заявки на утверждение тарифов субъектов естественных монополий

3 года

235

Уведомления субъектов естественных монополий по проведенным тендерам и закупу стратегических товаров

1 год

236

Инвестиционные программы субъектов естественных монополий

3 года ЭПК

3. Финансирование, кредитование

237

Единая бюджетная классификация Республики Казахстан:

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До замены новой

238

Сводная бюджетная роспись (бюджетная роспись) на текущий финансовый год и плановый период:

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До замены новой

239

Бюджетная смета бюджетного учреждения:

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До замены новой

240

Паспорта бюджетных программ

Постоянно

241

Лимиты бюджетных обязательств:

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До замены новыми

242

Сводный план финансирования по обязательствам

Постоянно

В других организациях – до минования надобности

243

Сводный план поступлений и финансирования по платежам

Постоянно

В других организациях – до минования надобности

244

Индивидуальные планы финансирования по обязательствам и платежам

Постоянно

245

Планы поступлений и расходов денег от реализации товаров (работ, услуг)

Постоянно

В других организациях – до минования надобности

246

Отчеты о результатах мониторинга реализации бюджетных программ

Постоянно

В других организациях – до минования надобности

247

Справки об изменении сводной бюджетной росписи и лимитов бюджетных обязательств:

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До замены новыми

248

Справки о бюджетных ассигнованиях, лимитах бюджетных обязательств, предельных объемах финансирования, доведенных получателю бюджетных средств, администратору источников финансирования дефицита бюджета, участвующему во внутриведомственной реорганизации:

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До замены новыми

249

Финансовые планы перспективные:

1) по месту разработки и/или утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До минования надобности

250

Планы (бюджеты) организации:

финансовый (баланс доходов и расходов), финансирования и кредитования, валютный, материальных балансов, капитальных вложений, по труду и заработной плате, использования фондов организации, прибыли, образования, распределении и использования фондов организации, накопления и расходования оборотных средств и другие:

1) сводные годовые;

Постоянно

В других организациях – до минования надобности

2) годовые;

Постоянно

3) квартальные;

5 лет

При отсутствии годовых – постоянно

4) месячные

1 год

При отсутствии годовых и квартальных – постоянно

251

Проекты планов (бюджетов) организации

5 лет

252

Выписки из соответствующих лицевых счетов, приложения к выпискам из лицевых счетов, отчеты о состоянии лицевых счетов с приложением платежных документов

5 лет

253

Документы (уведомления, справки, реестры, заявки, извещения и другие документы) по поступлениям в республиканский или местные бюджеты

5 лет

При условии завершении проверки (ревизии)

254

Документы (данные, сведения, отчеты) мониторинга качества финансового менеджмента:

1) годовые;

Постоянно

2) квартальные

5 лет

При отсутствии годовых – постоянно

255

Документы (уведомления, расчеты, таблицы, справки, сведения, ведомости, поручения, заключения, обоснования, переписка) о разработке и изменении финансовых планов (бюджетов)

5 лет ЭПК

256

Документы (ходатайства, экономические расчеты, инвестиционные проекты, гранты, таблицы, заключения) о долгосрочном кредитовании и инвестиционной деятельности

Постоянно

257

Планы (сметы) капитальных вложений организации:

1) годовые;

Постоянно

2) квартальные;

5 лет

При отсутствии годовых – постоянно

3) месячные

3 года

При отсутствии годовых и квартальных – постоянно

258

Отчеты о выполнении планов капитальных вложений организации:

1) годовые;

Постоянно

2) квартальные;

5 лет

При отсутствии годовых – постоянно

3) месячные

3 года

При отсутствии годовых и квартальных – постоянно

259

Документы (заключения, справки, отчеты) о выделении дополнительных капиталовложений и их перераспределении

Постоянно

260

Переписка о капитальных вложениях

5 лет ЭПК

261

Отчеты и анализы отчетов о финансировании капитального строительства

1) годовые;

Постоянно

2) квартальные

5 лет

262

Сметы на реконструкцию и ремонт зданий и сооружений

10 лет

Сметы на реконструкцию и ремонт зданий и сооружений-памятников архитектуры, находящихся под охраной государства – постоянно

263

Казначейские уведомления, расходные расписания, реестры расходных расписаний

5 лет

264

Казначейские разрешения, разрешения министерств, агентств Республики Казахстан, нижестоящего распорядителя бюджетных программ, межминистерские (межведомственные)

5 лет

265

Экономические нормативы финансового обеспечения и их распределения, расчеты к ним

5 лет

266

Переписка об экономических нормативах

5 лет

267

Финансово-экономические и конъюнктурные обзоры:

1) по месту разработки и/или утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До минования надобности

268

Годовые сметы (доходов и расходов) организации, бюджетного учреждения по приносящей доход деятельности, сведения о сметных назначениях

Постоянно

Административно-хозяйственных расходов – 5 лет

269

Планы доходов и финансирования расходов по получаемым от реализации платных услуг

Постоянно

270

Документы (справки, сведения, расчеты, расходные расписания, бюджетные поручения, заявки, переписка) о финансовом обеспечении всех направлений деятельности

5 лет ЭПК

271

Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов (исполнения бюджетов) организации: финансового, финансирования и кредитования, валютного, материальных балансов, капитальных вложений, по труду и заработной плате, прибыли, образования, распределения и использования фондов организации, накопления и расходования оборотных средств и другие:

1) сводные годовые;

Постоянно

В других организациях – до минования надобности

2) годовые;

Постоянно

3) квартальные;

5 лет

При отсутствии годовых – постоянно

4) месячные

1 год

При отсутствии годовых и квартальных – постоянно

272

Оперативные отчеты по освоению средств республиканского (местного) бюджета

5 лет

273

Документы (проекты договоров, справки, переписка) по согласованию совершения крупных сделок национальными компаниями, крупными республиканскими государственными предприятиями

5 лет ЭПК

274

Отчеты по распределению государственных заказов (контрактов):

1) по месту проведения аукциона или конкурса;

Постоянно

2) в представляющей организации

5 лет

275

Сведения о заключенных государственных контрактах (их изменении), об исполнении (прекращении действия) государственных, контрактов

Постоянно

276

Документы (акты, докладные записки, переписка) о соблюдении финансовой дисциплины

5 лет ЭПК

277

Документы (отчеты, справки, докладные записки, информации) о финансировании аппарата управления организации

Постоянно

278

Документы (планы, обоснования, расчеты, переписка) о совершенствовании финансирования аппарата управления организации

5 лет ЭПК

279

Переписка об изменении расходов на содержание аппарата управления и административно-хозяйственные нужды

5 лет ЭПК

280

Документы (планы, справки, докладные записки, информации, отчеты) о финансировании отраслей, организаций, субъектов малого и среднего предпринимательства

Постоянно

281

Документы (положения, справки, расчеты, докладные записки, заключения) о формировании фондов организации и их расходовании

5 лет ЭПК

282

Переписка об открытии, закрытии, состоянии, оплате текущих, расчетных, бюджетных счетов, о проведении денежно-расчетных операций

5 лет

283

Документы (положения, карточки) об открытии, закрытии, переоформлении расчетных, текущих, корреспондентских, соответствующих лицевых счетов

5 лет

284

Переписка с банками по неоплаченным счетам и по отказам банков в оплате счетов

3 года

285

Договоры банковского счета

5 лет

После истечения срока действия договора

286

Срочные финансовые донесения, оперативные отчеты и сведения

1 год

287

Документы (докладные записки, сообщения, информации, извещения, справки, отчеты, переписка) по вопросам кредитования

5 лет ЭПК

288

Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства, документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнение должником своих обязательств

5 лет ЭПК

После полного исполнения обязательств, списания задолженностей по обязательству или иным основаниям

289

Кредитные планы, расчеты к ним:

1) годовые;

Постоянно

2) квартальные;

5 лет

3) месячные

3 года

290

Инвестиционные предложения:

1) принятые;

Постоянно

2) не принятые

До минования надобности

291

Документы по разработке бюджетных инвестиционных проектов (инвестиционные предложения, экспертные заключения, технико-экономические обоснования и другие)

Постоянно

292

Документы по мониторингу реализации бюджетных инвестиционных проектов (акты, заключения, справки, отчеты и другие)

Постоянно

293

Документы (ходатайства, экономические расчеты, инвестиционные проекты, гранты, таблицы, заключения) о кредитовании и инвестиционной деятельности

Постоянно

294

Документы (докладные записки, сообщения, информации, извещения, справки, отчеты, переписка) по кредитованию

5 лет ЭПК

295

Сводные ведомости по открытым кредитам

Постоянно

296

Отчеты о расходовании кредитов:

1) годовые;

Постоянно

2) квартальные;

5 лет

3) месячные

1 год

297

Переписка по вопросам кредитования, состояния и использования кредитных ресурсов

5 лет ЭПК

298

Переписка о кредитовании инвестиционных программ

5 лет ЭПК

299

Переписка о размещении акций, вкладов

5 лет

300

Переписка о начислении дивидендов

5 лет

301

Заявки на получение кредитов

1 год

После погашения кредитов

302

Переписка о нормах обязательных резервов

5 лет

303

Переписка по вопросам разъяснения порядка финансового обеспечения бюджетных инвестиций

5 лет

304

Переписка по освоению открытых кредитов

5 лет ЭПК

305

Сведения о расходовании кредитов:

1) годовые;

Постоянно

2) квартальные;

3 года

3) месячные

1 год

306

Расходные кассовые расписания и уведомления о кредитах

5 лет

307

Кассовые планы:

1) годовые;

5 лет

2) квартальные;

3 года

3) месячные

1 год

308

Отчеты по кассовым планам

5 лет

4. Учет и отчетность

4.1. Бухгалтерский учет и отчетность

309

Формы (альбомы форм) унифицированных первичных документов и регистров бухгалтерского учета:

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До замены новыми

310

Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и другие документы):

1) сводная годовая (консолидированная);

Постоянно

2) годовая;

Постоянно

3) квартальная;

5 лет

При отсутствии годовых – постоянно

4) месячная

1 год

При отсутствии годовых, квартальных – постоянно

311

Бюджетная отчетность (балансы, отчеты, справки, пояснительные записки):

1) годовая;

Постоянно

2) квартальная;

5 лет

При отсутствии годовых – постоянно

3) месячная

1 год

При отсутствии годовых, квартальных – постоянно

312

Бюджетная отчетность администраторов бюджетных программ (о результатах бюджетного мониторинга, об исполнении планов поступлений и расходов денег от реализации товаров (работ и услуг), о поступлении и расходовании денег от спонсорской и благотворительной помощи, о дебиторской задолженности, о кредиторской задолженности, о реализации стратегического плана, о реализации бюджетных программ):

1) годовая;

Постоянно

2) квартальная, полугодовая

5 лет

313

Бюджетная отчетность организаций (об исполнении планов поступлений и расходов денег от реализации товаров (работ, услуг), о поступлении и расходовании денег от спонсорской и благотворительной помощи, о дебиторской задолженности, о кредиторской задолженности):

1) годовая;

Постоянно

2) квартальная, полугодовая

5 лет

314

Классификатор нарушений, выявляемых на объектах государственного финансового контроля

До минования надобности

315

Документы о результатах внешнего государственного финансового контроля (акты, заключения, представления, отчеты и другие)

Постоянно

316

Документы о результатах внутреннего государственного финансового контроля (акты, заключения, представления, отчеты и другие)

5 лет ЭПК

По итогам комплексного контроля – постоянно

317

Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки, приложения к ним

Постоянно

318

Аналитические документы (таблицы, записки, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности

5 лет ЭПК

319

Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (бюджетной) отчетности

Постоянно

320

Отчеты об исполнении смет:

1) сводные годовые;

Постоянно

2) годовые;

Постоянно

3) квартальные

5 лет

При отсутствии годовых – постоянно

321

Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов:

1) годовые;

Постоянно

2) полугодовые, квартальные

5 лет

322

Бухгалтерская (финансовая) отчетность по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартам

Постоянно

323

Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, бюджетной отчетности

5 лет

324

Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и другие документы)

5 лет

325

Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (книга "Журнал-главная", журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки) и другие регистры)

5 лет

При условии проведения проверки (ревизии)

326

Синтетические, аналитические, материальные счета бухгалтерского учета

5 лет

327

Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, книги учета покупок-продаж, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты, переписка и другие документы)

5 лет

При условии проведения проверки (ревизии)

328

Утвержденные лимиты, фонды заработной платы:

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До минования надобности

329

Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий

5 лет

330

Документы (акты, сведения, справки, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями

5 лет

После проведения взаиморасчетов

331

Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах

1 год

332

Документы (счета, справки, переписка и другие документы) по финансовым вопросам благотворительной деятельности

5 лет ЭПК

333

Документы (заявления, поручения, переписка) о валютных операциях (покупка, продажа)

5 лет ЭПК

334

Документы (отчеты, сводки) о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами

Постоянно

335

Отчеты о платежах и поступлениях валюты:

1) сводные годовые;

Постоянно

2) годовые;

Постоянно

3) квартальные;

3 года

При отсутствии годовых – постоянно

4) месячные

1 год

При отсутствии годовых, квартальных – постоянно

336

Оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей

10 лет

После закрытия счета

337

Оперативные отчеты о расходовании иностранной валюты на загранкомандировки

5 лет

338

Отчеты по драгоценным металлам

5 лет

При условии проведения проверки (ревизии)

339

Гарантийные письма

5 лет

После окончании срока гарантии

340

Переписка о выдаче и возврате ссуд

5 лет

После погашения ссуды

341

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности

5 лет ЭПК

342

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов

5 лет

После замены новым

343

Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах

Постоянно

344

Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в республиканский (местный) бюджет, внебюджетные фонды, задолженности по ним

5 лет ЭПК

345

Перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы в государственные социальные фонды:

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До замены новым

346

Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам

5 лет ЭПК

347

Отчеты в налоговые органы:

1) годовые;

Постоянно

2) квартальные

5 лет

В случае отсутствия годового четвертый квартал – постоянно

348

Документы (акты сверок, справки) об уплате налогов в бюджет зачетами, ценными бумагами

5 лет

349

Акты-справки о погашении налогов (задолженности) векселями

5 лет

После погашения налогов

350

Документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об оплате, размене, приеме-передаче векселей

5 лет

351

Документы (таблицы, акты, расчеты) по дополнительному налогообложению за определенный период времени из-за пересмотра налогового законодательства

5 лет

352

Реестры расчета земельного налога

5 лет

353

Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования:

1) годовые;

Постоянно

2) квартальные

5 лет

При отсутствии годовых – постоянно. С нарастающим итогом за 4 квартал – постоянно

354

Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию

Постоянно

355

Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов

5 лет ЭПК

356

Декларации государственных служащих о годовом совокупном доходе, активах и имуществе

5 лет

357

Справки о сдаче государственными служащими деклараций о годовом совокупном доходе, активах и имуществе

5 лет

358

Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов

5 лет ЭПК

359

Документы (решения, справки, отчеты, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам

5 лет ЭПК

360

Документы (списки объектов налогообложения, перечни льгот, объяснения, сведения, расчеты) по расчету налоговой базы юридическими лицами за налоговый период

5 лет

361

Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения

Постоянно

362

Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работы, аудиторских проверок в том числе, проверке кассы, правильности взимания налогов и других проверок

5 лет

При условии проведения проверки (ревизии)

363

Критерии (система показателей) деятельности организаций, по которым их финансовая, бухгалтерская отчетность подлежит обязательному аудиту:

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До минования надобности

364

Стандарты, методики проведения аудита:

1) по месту разработки;

Постоянно

2) в других организациях

До замены новыми

365

Планы аудита (общие):

1) по месту разработки и/или утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До минования надобности

366

Программы аудита (общие):

1) по месту разработки и/или утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До минования надобности

367

Договоры оказания аудиторских услуг

5 лет

После истечения срока действия договора

368

Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности

5 лет ЭПК

При условии проведения проверки (ревизии). Для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности – постоянно

369

Переписка о наложенных на организацию взысканиях, штрафах

5 лет

370

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о недостачах, растратах, хищениях

5 лет ЭПК

371

Положения об оплате труда и премировании работников:

1) по месту разработки и/или утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

5 лет

После замены новыми

372

Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, специальных государственных и иных пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат, доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе, аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат

5 лет

При отсутствии лицевых счетов – 75 лет.

При условии проведения проверки (ревизии)

373

Лицевые карточки, счета работников

75 лет ЭПК

374

Переписка о выплате заработной платы

5 лет

375

Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка) о выплате специальных государственных и иных пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи

5 лет

376

Исполнительные листы работников (исполнительные документы)

До минования надобности

Не менее 5 лет

377

Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков

До минования надобности

Не менее 5 лет

378

Лицевые счета акционеров

5 лет

После перехода права собственности на акции. При условии проведения проверки (ревизии)

379

Ведомости на выдачу дивидендов

75 лет

380

Ведомости на выдачу компенсаций гражданам за причинение ущерба на финансовом и фондовом рынках

5 лет

После выплаты компенсации

381

Документы (карты учета, правоустанавливающие документы, решения, акты) по ведению перечня государственного имущества

Постоянно

382

Документы (распоряжения, перечни, акты) по передаче имущества из республиканской собственности в коммунальную собственность, из коммунальной собственности в республиканскую собственность

Постоянно

383

Документы (списки имущества, акты, соглашения) о порядке установления долевой собственности между собственниками имущества и его разделе

Постоянно

384

Документы (предписания, акты, судебные иски, переписка) о порядке востребования имущества из чужого незаконного владения

15 лет ЭПК

После окончательного судебного решения

385

Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств

5 лет.

При условии проведения проверки (ревизии)

386

Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий

Постоянно

387

Документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации

5 лет

388

Документы (заявки, акты оценки, переписка и другие документы) по продаже движимого имущества

10 лет ЭПК

После продажи

389

Документы (справки, акты, сведения, решения и другие документы) о возврате конфискованного имущества реабилитированных граждан

Постоянно

390

Акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс)

Постоянно

391

Переписка о разделе совместной собственности юридических лиц

Постоянно

392

Документы о передаче прав на движимое и недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс), сдаче, списании материальных ценностей (акты, расчеты, переписка)

5 лет

393

Документы (заявки, справки, лимиты, расчеты) о расходах на приобретение оборудования, производственного и жилого фонда

5 лет

При условии проведения проверки (ревизии)

394

Договоры, соглашения

5 лет

Не указанные в пунктах настоящего Перечня.

После истечения срока действия договора, соглашения

395

Протоколы разногласий по контрактам, договорам, соглашениям, договорам-намерениям

5 лет ЭПК

После истечения срока действия договора

396

Договоры подряда с юридическими лицами

5 лет

После истечения срока действия договора

397

Договоры проката

5 лет

После истечения срока действия договора

398

Договоры ренты

Постоянно

399

Договоры возмездного оказания услуг (консультационных, информационных, услуг по обучению) работникам

5 лет

После истечения срока действия договора

400

Договоры-поручения

5 лет

После истечения срока действия договора

401

Договоры найма

5 лет

После истечения срока действия договора

402

Договоры страхования имущественной и гражданской ответственности

5 лет

После истечения срока действия договора

403

Документы (заявления, заключения страховщика, переписка) по страховой деятельности

5 лет

После истечения срока действия договора

404

Договоры по лизингу имущества организации

Постоянно

405

Документы (списки объектов имущества, акты, расчеты отчислений от прибыли, переписка) по лизингу имущества организации

Постоянно

406

Договоры по залогу имущества организации

10 лет

После истечения срока действия договора. Документы по залогу недвижимого имущества – постоянно

407

Документы (расчеты стоимости имущества, акты, переписка) по залогу имущества организации

10 лет

После истечения срока действия договора. Документы по залогу недвижимого имущества – постоянно

408

Паспорта сделок

Постоянно

409

Переписка по вопросам оказания платных услуг

5 лет

410

Документы (расчеты, заключения, справки, переписка) к договорам, соглашениям

5 лет ЭПК

После истечения срока действия договора, соглашения

411

Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ:

1) по договорам, контрактам, соглашениям на работы, относящиеся к основной (профильной) деятельности организации;

5 лет ЭПК

После истечения срока действия договора, контракта, соглашения

2) по трудовым договорам, договорам подряда;

5 лет

При отсутствии лицевых счетов – 75 лет

3) по хозяйственным, операционным

договорам, соглашениям

5 лет

После истечения срока действия договора, контракта, соглашения

412

Договоры о полной материальной ответственности материально ответственного лица

5 лет

После увольнения материально-ответственного лица

413

Образцы подписей материально ответственных лиц

До минования надобности

Не менее 5 лет

414

Книги, журналы, карточки учета:

1) ценных бумаг;

Постоянно

2) поступления валюты;

5 лет ЭПК

При условии проведения проверки (ревизии)

3) регистрации договоров купли-продажи движимого и недвижимого имущества, в том числе акций;

Постоянно

4) договоров, контрактов, соглашений с юридическими лицами;

5 лет ЭПК

После истечения срока действия договора, контракта, соглашения

5) основных средств (зданий, сооружений), иного имущества, обязательств;

5 лет ЭПК

После ликвидации основных средств

6) договоров, актов о приеме-передаче имущества;

Постоянно

7) расчетов с организациями;

5 лет

При условии проведения проверки (ревизии)

8) приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений);

5 лет

При условии проведения проверки (ревизии)

9) погашенных векселей на уплату налогов;

5 лет

После погашения налога. При условии проведения проверки (ревизии)

10) реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость;

5 лет

С даты последней записи. При условии проведения проверки (ревизии)

11) хозяйственного имущества (материальных ценностей);

5 лет

При условии проведения проверки (ревизии)

12) вспомогательные, контрольные (транспортные, грузовые, весовые и другие);

5 лет

При условии проведения проверки (ревизии)

13) подотчетных лиц;

5 лет

14) исполнительных листов;

5 лет

15) сумм доходов и подоходного налога работников;

5 лет

16) депонированной заработной платы;

5 лет

При условии проведения проверки (ревизии)

17) депонентов по депозитным суммам;

5 лет

18) доверенностей

5 лет

При условии проведения проверки (ревизии)

415

Программы, руководства по организации и внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности:

1) по месту разработки и/или утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

3 года

После замены новыми

416

Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности

5 лет

417

Заказы на бланки документов учета и отчетности

1 год

4.2. Отчетность, статистический учет и статистическая отчетность

418

Отчеты организации о выполнении перспективных (долговременных) и текущих программ, планов, годовых планов, анализы отчетов:

1) сводные годовые и с большей периодичностью;

Постоянно

2) годовые и с большей периодичностью;

Постоянно

3) полугодовые;

5 лет

При отсутствии годовых – постоянно

4) квартальные;

3 года

5) месячные

1 год

При отсутствии годовых, полугодовых – постоянно

419

Отчеты по оценке реализации государственных, отраслевых программ и стратегических планов развития отрасли:

1) годовые;

Постоянно

2) полугодовые;

5 лет

При отсутствии годовых – постоянно

3) квартальные;

3 года

4) месячные

1 год

При отсутствии годовых, полугодовых – постоянно

420

Отчеты филиалов, представительств, дочерних предприятий:

1) сводные годовые;

Постоянно

2) годовые;

Постоянно

3) квартальные;

3 года

4) месячные

1 год

421

Отчеты статистические, статистические сведения и таблицы по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности (для данной организации), документы (информации, докладные записки и другие документы) к ним:

1) сводные годовые и с большей периодичностью;

Постоянно

2) годовые и с большей периодичностью;

Постоянно

3) полугодовые;

5 лет

При отсутствии годовых – постоянно

4) квартальные;

5 лет

5) месячные

1 год

При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных – постоянно

422

Документы (доклады, аналитические таблицы и справки, статистические бюллетени) об итогах деятельности организации

Постоянно

423

Статистические отчеты и таблицы по всем вспомогательным направлениям и видам деятельности (для данной организации), документы (информации, докладные записки и другие документы) к ним, отчеты структурных подразделений:

1) сводные годовые и с большей периодичностью;

5 лет

2) годовые и с большей периодичностью;

5 лет

3) полугодовые;

5 лет

4) квартальные;

3 года

5) месячные

1 год

424

Документы (таблицы, расчеты, справки) о составлении сводных статистических отчетов, сведений

5 лет

425

Оперативные статистические отчеты, сведения, сводки о выполнении планов организации, ее структурных подразделений

До минования надобности

426

Отчеты о работе структурных подразделений организации:

1) годовые;

5 лет

2) квартальные

3 года

При отсутствии годовых, квартальных отчетов о работе организации – постоянно

3) месячные

1 год

427

Индивидуальные отчеты работников

1 год

428

Журналы учета передаваемых статистических данных

5 лет

429

Вспомогательные книги по оперативному и статистическому учету и отчетности

1 год

430

Переписка о составлении, представлении и проверке статистической отчетности

5 лет

431

Бланки форм статистической отчетности (систематизированный комплект):

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До минования надобности

5. Имущественные отношения

432

Кадастры недвижимого имущества, природных ресурсов, карты балльности почвы и другие документы (таблицы, перечни), свидетельствующие о степени ценности недвижимого имущества:

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До минования надобности

433

Свидетельства о регистрации имущества организации

Постоянно

434

Переписка о государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним

Постоянно

435

Генеральные доверенности на право управления имуществом

Постоянно

436

Документы (акты, протоколы, справки, заключения) по подтверждению имущественного правопреемства юридических лиц

Постоянно

437

Переписка о подтверждении имущественного правопреемства юридических лиц

Постоянно

438

Документы (акты, решения, договоры) о передаче имущества в доверительное управление доверительному управляющему

Постоянно

439

Документы (акты, решения, договоры, контракты и другие документы) о передаче собственником имущества в оперативное управление, хозяйственное ведение организации

Постоянно

440

Документы (акты инвентаризации имущества, бухгалтерские балансы, перечни долгов организации и другие) о продаже имущественных комплексов (предприятий, зданий, сооружений) юридическим лицам

Постоянно

441

Переписка о передаче имущества в доверительное управление доверительному управляющему

10 лет ЭПК

442

Переписка о передаче собственником имущества в оперативное управление, хозяйственное ведение организации

10 лет ЭПК

443

Переписка о продаже юридическим лицам имущественных комплексов

Постоянно

444

Документы (программы, переписка, справки) по государственному мониторингу земель

5 лет ЭПК

445

Документы (ходатайства, выписки из земельного кадастра, копии решений акимов и другие документы) о переводе земельных участков из одной категории в другую

Постоянно

446

Заключения о возможности выкупа земельных участков

Постоянно

447

Документы (постановления, распоряжения, схемы, планы и другие документы) по оформлению земельных участков в собственность и в землепользование

Постоянно

448

Переписка по земельным вопросам

5 лет ЭПК

449

Документы (договора, акты, планы и другие документы) по оформлению земельных участков в землепользование

Постоянно

450

Похозяйственные книги и алфавитные книги хозяйств

Постоянно

451

Документы (постановления, перечни имущества, акты, расчеты, выписки из перечня и другие документы) о принудительном отчуждении имущества для государственных нужд

Постоянно

452

Документы (обращения, судебные иски и другие документы) по опротестованию собственником решений по отчуждению его имущества

5 лет ЭПК

После вынесения окончательного решения

453

Документы (постановления, решения, протоколы, уставы, планы, балансы, акты, договоры, контракты, свидетельства и другие документы) о приватизации

Постоянно

Полный комплект документов определяется законодательством Республики Казахстан

454

Программы, планы приватизации республиканского и коммунального имущества

Постоянно

Направленные для сведения – до минования надобности

455

Перечни, акты инвентаризации подлежащего приватизации имущественного комплекса республиканского или коммунального предприятия

Постоянно

456

Перечень объектов, не подлежащих приватизации в составе имущественного комплекса республиканского или коммунального предприятия

Постоянно

457

Предложения республиканских и коммунальных организаций (предприятий) о приватизации своего имущества в текущем году с обоснованием и расчетами

Постоянно

458

Журнал по приватизации имущества

Постоянно

459

Переписка по вопросам приватизации

5 лет ЭПК

460

Акты (свидетельства) на владение имуществом

Постоянно

461

Завещания

Постоянно

462

Договоры дарения

Постоянно

463

Договоры мены

5 лет

После истечения срока действия договора

464

Отчеты об оценке имущества организации

Постоянно

465

Отчеты о мониторинге деятельности организации

Постоянно

466

Документы (постановления, протоколы, уставы, планы, балансы, акты, договоры, контракты, свидетельства) о разгосударствлении организации

Постоянно

467

Документы (подписные листы, заявки на приобретение акций, листы подтверждения, карточки учета доходов акционеров и другие документы) по акционированию

Постоянно

468

Паспорта зданий, сооружений и оборудования

5 лет ЭПК

Паспорта зданий и сооружений – памятников архитектуры – постоянно.

После ликвидации здания, сооружения, списания оборудования

469

Документы (справки, информации, перечни, договоры и другие документы) о передаче зданий, помещений в республиканскую, коммунальную собственность

Постоянно

470

Переписка о передаче зданий, помещений в государственную собственность

5 лет ЭПК

471

Документы (справки, информации, перечни и другие документы) о передаче, приобретении зданий, помещений в собственность организации

Постоянно

472

Документы (акты, справки, технические паспорта, кадастровые планы жилья) о переводе помещений в жилые и нежилые

Постоянно

473

Документы (планы, копии учредительных документов заявителя и другие документы) о прекращении права постоянного бессрочного пользования, пожизненного, наследуемого владения земельными участками

Постоянно

474

Договоры, соглашения о приеме и сдаче зданий, помещений, земельных участков в аренду (субаренду), документы (акты, технические паспорта, планы, кадастровые планы жилья, схемы, расчеты) к ним

Постоянно

475

Книги, журналы, карточки, базы данных регистрации договоров об аренде зданий, помещений, земельных участков

Постоянно

476

Документы (заявки, анкеты, предложения, копии учредительных документов, платежные документы), представляемые на торги (аукционы, конкурсы) по купле-продаже земельных участков, зданий и другого имущества

Постоянно

477

Опись документов, представляемых на торги (аукционы, конкурсы) по купле-продаже земельных участков, зданий, иных объектов республиканской и коммунальной собственности:

1) по месту проведения;

5 лет

После проведения торгов (аукциона, конкурса)

2) в других организациях

До минования надобности

478

Документы (заявки, предложения, уведомления о намерениях, платежные документы) об организации торгов (аукционов, конкурсов) по продаже республиканского или коммунального имущества

Постоянно

479

Протоколы торгов (аукционов, конкурсов) по купле-продаже земельных участков, зданий, иных объектов республиканской и коммунальной собственности:

1) по месту проведения;

Постоянно

2) в других организациях

До минования надобности

После проведения торгов. У победителя торгов – до ликвидации организации

480

Договоры о купле-продаже земельных участков, зданий, иных объектов республиканской и коммунальной собственности, документы (проектно-изыскательское заключение, разрешение на строительство и другие документы) к ним

Постоянно

481

Документы (свидетельства о включении в перечень, карты учета, базы данных и другие документы) об учете владения, пользования, распоряжения имуществом

Постоянно

482

Карты, сведения об объекте учета владения, пользования, распоряжения земельными участками, зданиями, помещениями и другим имуществом

Постоянно

483

Переписка о сдаче и приеме зданий, помещений в аренду

5 лет ЭПК

484

Акты приема и передачи зданий, помещений, земельных участков в пользование, распоряжение, аренду, собственность

Постоянно

485

Документы (отчеты, информации, сведения) об использовании республиканской и коммунальной собственности

Постоянно

486

Справки и акты проверок о поступлении в бюджет средств от приватизации

Постоянно

487

Переписка об учете и управлении республиканской и коммунальной собственностью

5 лет ЭПК

488

Переписка об оценке государственного имущества

5 лет ЭПК

В уполномоченном государственном органе по управлению государственным имуществом – постоянно

489

Переписка об инвентаризации государственного имущества

5 лет

В уполномоченном государственном органе по управлению государственным имуществом – постоянно

490

Переписка о передаче имущества в республиканскую, коммунальную собственность

5 лет ЭПК

491

Переписка о разгосударствлении и реструктуризации объектов государственной собственности

Постоянно

492

Документы (заявления, справки, расчеты и акты оценки стоимости, решения и другие документы) о приватизации жилья

Постоянно

493

Паспорта оборудования

5 лет ЭПК

После списания оборудования

6. Трудовые отношения

6.1. Трудоустройство

494

Документы (информации, справки, сведения, ведомости, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников

5 лет ЭПК

495

Документы (справки, сведения, списки) о высвобождении и потребности в работниках, создании рабочих мест, половозрастной структуре и профессионально-квалификационном составе высвобожденных и необходимых работников

5 лет ЭПК

496

Документы (справки, информации) о квотировании рабочих мест для слабозащищенных категорий граждан

5 лет ЭПК

497

Направления, уведомления на (о) трудоустройство (е)

4 года

498

Предложения органов местного государственного управления о потребности в привлечении иностранных работников и объемах квот на осуществление иностранными гражданами трудовой деятельности в Республике Казахстан

Постоянно

499

Переписка о потребности в привлечении иностранных работников и объемах квот на осуществление иностранными гражданами трудовой деятельности в Республике Казахстан

5 лет ЭПК

500

Переписка по вопросам трудоустройства

5 лет

6.2. Организация труда и служебной деятельности

501

Документы (справки, планы, расчеты, схемы, карты) о совершенствовании процессов труда

5 лет ЭПК

502

Документы (нормативы численности, доклады, справки, расчеты, информации) о совершенствовании структуры аппарата управления

Постоянно

503

Перечни профессий:

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До минования надобности

504

Документы (рекомендации, психофизиологические нормы, справки) о диагностике профессиональной пригодности работников:

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До замены новыми

505

Документы (акты, протоколы, справки, докладные записки и другие документы) об организации труда при совмещении профессий

Постоянно

506

Журналы учета работников, совмещающих должности

До минования надобности

Для работников с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда – 75 лет

507

Документы (расчеты, рекомендации, обоснования, заключения) о прогнозировании повышения производительности труда

5 лет ЭПК

508

Коллективные договоры, соглашения, заключаемые между сторонами социального партнерства

Постоянно

509

Переписка о ходе заключения коллективных договоров

3 года

510

Документы (протоколы, анализы, справки, акты, предписания) о проверке выполнении условий коллективных договоров, соглашений, заключаемые между сторонами социального партнерства

Постоянно

511

Документы (заявления, протоколы заседаний, решения, переписка) о разрешении трудовых споров согласительными комиссиями

5 лет ЭПК

512

Документы (решения, перечень разногласий, предложения, информации) по забастовочному движению

Постоянно

513

Документы (отчеты, справки, служебные записки, информации) о переводе работников на сокращенный рабочий день или рабочую неделю

5 лет ЭПК

Для работников с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда – 75 лет

514

Документы (заявления, докладные записки, справки, расчеты, протоколы) о разрешении трудовых споров

5 лет ЭПК

515

Документы (акты, сообщения, информации, характеристики, докладные записки, справки, переписка) о нарушениях трудовой дисциплины

3 года

516

Документы (сводки, сведения, докладные записки, балансы рабочего времени) об учете продолжительности рабочего времени

3 года

517

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

5 лет

Для работников с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда – 75 лет

518

Анализ эффективности труда сотрудников и структурных подразделений:

1) сводные годовые;

Постоянно

2) квартальные

3 года

519

Оценочные листы сотрудников по эффективности труда и качества работы

1 год

6.3. Нормирование труда, тарификация, оплата труда

520

Нормы труда (нормы времени, выработки, обслуживания, численности, нормированные задания, единые и типовые нормы):

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До замены новыми

521

Нормы выработки и расценок:

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

Временные нормы выработки и расценок 3 года – после замены новыми

2) в других организациях

До замены новыми

522

Документы (справки, расчеты, докладные записки, предложения) о разработке норм выработки и расценок

5 лет ЭПК

523

Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих, Квалификационный справочник должностей служащих:

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До замены новыми

524

Перечни должностей политических государственных служащих, категории и перечни должностей административных государственных служащих, перечни должностей гражданских служащих, квалификационные справочники должностей руководителей, специалистов и других работников:

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До замены новыми

525

Тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки:

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До замены новыми

526

Переписка о внесении дополнений и изменений в тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки

5 лет

527

Тарификационные ведомости (списки)

75 лет

528

Документы (расчеты, анализы, справки) о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда, форм денежного содержания

5 лет ЭПК

529

Документы (справки, докладные записки, акты, отчеты, протоколы) о контроле за соблюдением правил нормирования труда, расходовании фонда заработной платы

5 лет ЭПК

530

Переписка об упорядочении и установлении размеров заработной платы, денежного содержания, начислении премий

5 лет ЭПК

531

Переписка об оплате работы в праздничные дни, дни отдыха и за сверхурочные работы

5 лет

532

Утвержденные разряды (уровни) оплаты труда, выплаты денежного содержания по должностям работников:

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До замены новыми

533

Документы (протоколы, акты, справки, сведения) об оплате труда, выплате денежного содержания и начислении стажа работы лицам, замещающим государственные должности

75 лет

534

Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников

5 лет

535

Переписка об образовании и использовании фондов материального поощрения

5 лет

6.4. Охрана труда

536

Документы (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест, обоснования, данные, информации, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест, планы и другие документы) об аттестации рабочих мест по условиям труда

45 лет ЭПК

При тяжелых, вредных и опасных условий труда – 75 лет

537

Акты, предписания по технике безопасности, документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении

5 лет ЭПК

538

Комплексные планы улучшения условий, охраны труда, техники безопасности и санитарно-оздоровительных мероприятий

Постоянно

539

Переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий, охраны труда, техники безопасности и санитарно-оздоровительных мероприятий

5 лет ЭПК

540

Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности

Постоянно

541

Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности

5 лет ЭПК

542

Планы мероприятий по улучшению

условий труда работников

5 лет

543

Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда

5 лет ЭПК

544

Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты, переписка) о состоянии условий и применении труда женщин и подростков

5 лет ЭПК

545

Перечень работ с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18-летнего возраста:

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До замены новыми

546

Перечень профессий с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда:

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До замены новыми

547

Списки работников, работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда

75 лет

548

Полисы страхования гражданской ответственности опасных производственных объектов

Постоянно

549

Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий

75 лет

550

Документы (акты, заключения, справки и другие документы), подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия груда

75 лет ЭПК

551

Переписка о предупредительных мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций

5 лет ЭПК

552

Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций

До замены новыми

553

Нормы запасов оборудования и материалов на случай аварий:

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До замены новыми

554

Документы (отчеты, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций

5 лет ЭПК

555

Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний

75 лет ЭПК

556

Договоры страхования работников от несчастных случаев

5 лет

После истечения срока действия договора. При наступлении несчастного случая – 75 лет

557

Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности

5 лет

558

Протоколы аттестации по технике безопасности

5 лет

559

Журналы, книги учета:

1) профилактических работ по технике безопасности;

10 лет

2) инструктажа по технике безопасности;

10 лет

3) проведения аттестации по технике безопасности

5 лет

560

Документы (условия, программы, протоколы, рекомендации и другие документы) смотров-конкурсов по охране труда и технике безопасности

5 лет ЭПК

561

Извещения медпункта о пострадавших в результате несчастных случаев

5 лет

562

Сведения об авариях и несчастных случаях

5 лет ЭПК

Сведения о несчастных случаях, связанных с человеческими жертвами – постоянно

563

Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий

Постоянно

564

Переписка об авариях и несчастных случаях

5 лет ЭПК

565

Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях:

1) по месту происшествия;

75 лет ЭПК

Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – постоянно

2) в других организациях

5 лет

566

Документы (протоколы, справки, заключения) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства

75 лет ЭПК

567

Документы (доклады, анализы и другие документы) о травматизме и профессиональных заболеваниях

10 лет ЭПК

568

Переписка о профессиональных заболеваниях, производственном травматизме и мерах по их устранению

5 лет ЭПК

569

Документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда

75 лет ЭПК

570

Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих специальной одеждой, обувью, специальным питанием

3 года

При отсутствии других документов о тяжелых, вредных и опасных условий труда акты, заключения – 75 лет

571

Нормы обеспечения специальной одеждой и обувью, предохранительными приспособлениями, специальным питанием:

1) по месту составления и утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

3 года

После замены новыми

572

Списки (ведомости) на выдачу специальной одежды и обуви, специального питания

1 год

573

Переписка о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда

5 лет ЭПК

574

Документы (постановления, акты, доклады, справки) о санитарном состоянии организации

5 лет ЭПК

575

Журналы учета исполнения постановлений о штрафах

3 года

После оплаты последнего штрафа, записанного в журнале

576

Журналы регистрации административных взысканий за нарушение санитарных норм и правил

3 года

577

Переписка о проведении профилактических и профгигиенических мероприятий

3 года

578

Перечни профессий, работники которых подлежат проведению обязательных медицинских осмотров:

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До замены новыми

579

Переписка о проведении медицинских осмотров работников

5 лет

580

Анкеты обследования условий труда работников

5 лет ЭПК

7. Кадровое обеспечение

7.1. Прием, перемещение и увольнение работников

581

Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами

Постоянно

582

Переписка о приеме, проверке, распределении, перемещении, учете кадров

5 лет ЭПК

583

Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников организации

5 лет ЭПК

584

Переписка о переводе работников в другие организации

3 года

585

Документы (списки, ходатайства, представления, характеристики, анкеты и другие документы) по формированию резерва работников

5 лет ЭПК

586

Сведения о составе работников, замещающих государственные должности по полу, возрасту, образованию, стажу работы за год

Постоянно

587

Письменные уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел

75 лет

588

Локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников:

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

3 года

После замены новыми

589

Трудовые договоры, контракты

75 лет минус возраст работника

Хранятся в составе личных дел

590

Личные дела (заявления, автобиографии, копии и выписки из указов, постановлений, приказов, распоряжений, копии личных документов, копии договоров о пенсионном обеспечении, характеристики, резюме, листки по учету кадров, анкеты, послужные списки, аттестационные листы и другие документы):

1) политических государственных служащих;

Постоянно

2) руководителей организаций республиканского, областного уровней, уровней города республиканского значения и столицы;

Постоянно

3) работников, имеющих высшие знаки отличия, почетные государственные и иные звания, награды, ученые степени;

Постоянно

4) работников, в том числе административных государственных и гражданских служащих

75 лет минус возраст работника ЭПК

591

Личные карточки работников, в том числе временных работников

75 лет минус возраст работника

ЭПК

592

Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, резюме и другие документы) лиц, не принятых на работу

3 года

После изъятия личных документов

593

Подлинные личные документы (трудовые книжки, аттестаты, удостоверения, свидетельства, трудовые договоры)

До востребования

Невостребованные – не менее 50 лет (невостребованные трудовые книжки – 10 лет после достижения работником общеустановленного пенсионного возраста)

594

Документы (справки, докладные записки, служебные записки, выписки из приказов, заявления и другие документы), не вошедшие в состав личных дел

5 лет

595

Документы (заявление работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных

75 лет ЭПК

596

Акты приема-передачи личных дел государственных и гражданских служащих при переходе на другую работу

75 лет

597

Командировочные удостоверения

5 лет

После возвращения из командировки

598

Документы (программы, задания, отчеты, доклады, переписка) о командировании работников

5 лет ЭПК

Для долгосрочных зарубежных командировок – 10 лет ЭПК

599

Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность

Постоянно

600

Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты, отзывы) конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность

75 лет минус возраст работника

Хранятся в составе личных дел

601

Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должности

3 года

602

Переписка о прохождении государственной и гражданской службы

5 лет

603

Переписка по вопросам подтверждения трудового стажа работников

5 лет

604

Приходно-расходные книги учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

50 лет

605

Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа работников

15 лет

606

Протоколы заседаний дисциплинарных комиссий (советов), документы к ним (решения, предложения, запросы, объяснения, поручения, рекомендации, переписка и другие документы)

Постоянно

607

Документы (заявления, протоколы, решения, докладные и служебные записки и другие документы) по вопросам соблюдения требований к служебному поведению работников и урегулированию конфликта интересов

5 лет ЭПК

После урегулирования конфликта

608

Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления и другие документы) о фактах обращения в целях склонения государственных и гражданских служащих к совершению коррупционных правонарушений

Постоянно

609

Уведомления о фактах обращения в целях склонения государственных и гражданских служащих к совершению коррупционных правонарушений, об осуществлении иной оплачиваемой деятельности государственными и гражданскими служащими

5 лет ЭПК

610

Документы (заявления, служебные записки, заключения и другие документы) о служебных проверках государственных и гражданских служащих

Постоянно

611

Списки:

1) инженерно-технических работников с высшим и средним специальным образованием;

75 лет

2) молодых специалистов с высшим и средним специальным образованием;

10 лет

3) лиц, защитивших диссертации и получивших ученые степени;

До минования надобности

4) кандидатов на выдвижение по должности;

5 лет

5) лиц, прошедших аттестацию;

5 лет

6) участников, инвалидов Великой Отечественной войны и лиц, приравненных к ним;

Постоянно

7) военнообязанных;

3 года

8) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий;

Постоянно

9) работников;

75 лет

10) обучающихся без отрыва от производства;

5 лет

11) работников, ушедших на пенсию;

5 лет

12) лиц, выезжающих за границу

5 лет

612

Переписка об оформлении командировок

5 лет

613

Переписка (заявки) по оформлению и получению иностранных виз

5 лет

614

Переписка об учете призыва и отсрочек от призыва военнообязанных

3 года

615

Документы (планы, отчеты) по бронированию граждан, пребывающих в запасе

5 лет

616

Журналы проверок состояния воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе

5 лет

617

Графики предоставления отпусков

1 год

618

Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка) о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину

3 года

619

Книги, журналы, карточки учета:

1) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений;

75 лет

2) выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним;

75 лет

3) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы;

5 лет

4) лиц, подлежащих воинскому учету;

3 года

5) отпусков;

5 лет

6) работников, направленных в командировки;

75 лет

7) регистрации прибытия и выезда работников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Республики Казахстан, международные организации;

5 лет

8) выдачи командировочных удостоверений

5 лет

7.2. Установление квалификации работников

620

Протоколы заседаний, постановления (решения) аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий, документы (протоколы счетных комиссий, бюллетени тайного голосования) к ним

15 лет ЭПК

На предприятиях с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда – 75 лет ЭПК

621

Аттестационные заключения, документы к ним (предложения, рекомендации, копии документов, программы выполнения рекомендаций, выданных в ходе аттестации), не вошедшие в состав личных дел

75 лет

622

Заявления о несогласии с решениями аттестационных, квалификационных комиссий, документы (справки, заключения) об их рассмотрении

5 лет ЭПК

623

Квалификационные требования:

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До замены новыми

624

Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных качеств, возможностей работников:

1) по месту разработки;

Постоянно

2) в других организациях

До замены новыми

625

Переписка об аттестации, квалификационных экзаменах

5 лет

626

Списки членов аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий

5 лет

627

Документы (справки, анкеты, списки) по тарификации персонала

75 лет

628

Итоговые сводки, сведения, ведомости проведения аттестации, квалификационных экзаменов

5 лет

629

Журналы регистрации выдачи дипломов, удостоверений, свидетельств о присвоении квалификационной категории

5 лет

630

Графики проведения аттестации, установления квалификации

1 год

7.3. Профессиональная подготовка и повышение квалификации работников

631

Документы (доклады, справки, расчеты, докладные записки, переписка и другие документы) о подготовке, переподготовке работников, обучении вторым профессиям, повышении квалификации

5 лет ЭПК

632

Переписка о переподготовке, повышении квалификации работников организации

5 лет

633

Примерные образовательные программы (долгосрочные и целевые):

1) по месту разработки;

Постоянно

2) в других организациях

До замены новыми

634

Учебные планы, программы, задания:

1) по месту разработки;

Постоянно

2) в других организациях

До замены новыми

635

Учебно-методические пособия:

1) по месту разработки;

Постоянно

2) в других организациях

До минования надобности

363

Списки рекомендованных учебников, методических и учебных пособий, учебных фильмов

1 год

После замены новыми

637

Стенограммы лекций преподавателей

10 лет ЭПК

638

Курсовые и контрольные работы слушателей учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников

1 год

639

Переписка об организации работы учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников

3 года

640

Документы (акты, докладные записки, ведомости, переписка) об оборудовании учебных лабораторий, кабинетов, мастерских, обеспечении учебными программами, учебной и методической литературы, учебными фильмами

3 года

641

Планы повышения квалификации работников:

1) по месту составления и утверждения;

5 лет

2) в других организациях

До минования надобности

642

Отчеты о выполнении планов повышении квалификации работников

5 лет

643

Договоры о повышении квалификации работников

5 лет

После истечения срока действия договора

644

Графики работы учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников

3 года

645

Журналы учета занятий учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников

1 год

646

Книги учета контрольных работ

3 года

647

Книги, журналы учета посещения занятий слушателями учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников

1 год

648

Ведомости учета часов работы преподавателей

5 лет

При отсутствии лицевых счетов – 75 лет

649

Ставки почасовой оплаты труда преподавателей и консультантов

3 года

После замены новыми

650

Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, зачетов

1 год

651

Документы (представления, списки характеристики, переписка) о начислении стипендий обучающимся работникам

5 лет

652

Документы (заявки, программы, графики, планы, отчеты, отзывы, списки, характеристики, переписка) об организации и проведении практики и стажировки слушателей

5 лет ЭПК

653

Документы (планы, сведения, переписка) об организации и проведении учебно-производственных экскурсий

1 год

654

Списки, ведомости распределения по профилю обучения слушателей учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников

5 лет

После окончания обучения

655

Списки лиц, окончивших учебные заведения (организации), осуществляющих повышение квалификации работников

5 лет

656

Журналы регистрации выдачи удостоверений об окончании учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников

5 лет

7.4. Награждение

657

Документы (представления, ходатайства, наградные листы, выписки из указов, постановлений и другие документы) о представлении к награждению государственными наградами Республики Казахстан, ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий:

1) в награждающих организациях;

Постоянно

2) в представляющих организациях

75 лет ЭПК

658

Журналы учета выдачи государственных и ведомственных наград

Постоянно

659

Документы (выписки из решений, постановлений) о награждении иностранными орденами и медалями

Постоянно

660

Документы (протоколы, выписки, решения, справки, постановления, книги регистрации), подтверждающие право на выдачу удостоверений участников вооруженных конфликтов, ликвидации аварий и других чрезвычайных ситуаций

75 лет ЭПК

661

Ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным наградам взамен утраченных, документы (заявления, справки, решения) к ним:

1) в награждающих организациях;

Постоянно

2) в других организациях

75 лет ЭПК

662

Журналы учета выдачи дубликатов документов к государственным и ведомственным наградам утраченных

Постоянно

663

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий

5 лет ЭПК

664

Протоколы вручения государственных и ведомственных наград

Постоянно

665

Документы (рекомендации, перечни наград) об оформлении представления работников к награждению:

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До замены новыми

666

Документы (представления, ходатайства, переписка) о лишении государственных наград

75 лет

8. Экономические, научные, культурные связи

8.1. Организация экономических, научных и культурных связей

667

Уставы, положения о международных организаций (объединений), членом которых является организация

Постоянно

668

Распорядительные документы (циркуляры, рекомендации и другие документы) международных организаций, членом которых является организация

Постоянно

669

Переписка об участии в деятельности международных организаций

5 лет ЭПК

670

Указания (задания) специалистам, принимающим участие в работе международных организаций (объединений)

Постоянно

671

Документы (справки, заявления, докладные записки, переписка) о вступлении в международные организации (объединения)

Постоянно

672

Документы (протоколы, решения, доклады, справки) об экономических, научных, культурных и иных связях с другими организациями