12

Приказы, распоряжения руководителя организации; документы (справки, сводки, информации, докладные записки и другие документы) к ним:

¹Направленные для сведения – до минования надобности

1) по основной деятельности;

Постоянно¹

2) по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилий; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты, пособия; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными (особо вредными) и опасными (особо опасными) условиями труда; отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутриреспубликанские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными (особо вредными) и опасными (особо опасными) условиями труда);

75 лет ЭПК

3) о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, внутриреспубликанских и зарубежных командировках; по административно-хозяйственным вопросам

5 лет

15

Протоколы, постановления, решения, рекомендации, стенограммы (аудиовизуальные записи) заседаний; документы (повестки, заседаний, справки, заключения, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки, бюллетени голосования и другие документы) к ним:

¹Направленные для сведения – до минования надобности

²Оперативных совещаний – 5 лет ЭПК

³Бюллетени голосования – до прекращения деятельности акционерного общества, хозяйственного товарищества после прекращения – ЭПК

1) коллегиальных, консультативно-совещательных органов организации;

Постоянно¹

2) высшего коллегиального органа, коллегиальных и исполнительного органов хозяйственного товарищества;

Постоянно¹

3) коллегиального органа управления внебюджетным фондом;³

Постоянно¹

4) постоянных и временных комиссий, советов; научных, экспертных, методических, консультативных органов организаций (комитетов, советов, комиссий и других);

Постоянно¹

5) аппаратных (оперативных) совещаний у руководителя организации;²

5 лет

6) общих собраний работников организации;

Постоянно²

7) общих собраний акционеров, участников хозяйствующих товариществ;

Постоянно³

8) собраний работников структурных подразделений организации;

5 лет

9) публичных слушаний;

Постоянно¹

10) собраний (сходов) граждан

Постоянно

19

Стандарты менеджмента и качества:
1) по месту разработки;
2) в других организациях

Постоянно
До минования надобности

21

Правила, инструкции, регламенты:

1) по месту разработки и/или утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До минования надобности

22

Рекомендации:

1) по месту разработки и/или утверждения (согласования);

Постоянно

2) в других организациях

До минования надобности

23

Проекты правил, инструкций, регламентов; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке

5 лет

24

Проекты рекомендаций; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке

5 лет

26

Переписка с вышестоящими государственными органами, органами местного государственного управления по основным (отраслевым) направлениям деятельности

5 лет ЭПК

27

Переписка с вышестоящей организацией по основным (профильным) направлениям деятельности

5 лет ЭПК

27-1

Переписка с подведомственными (подчиненными) организациями, территориальными органами по основным (отраслевым) направлениям деятельности

5 лет ЭПК

27-2

Переписка с другими (сторонними) организациями по основным (профильным) направлениям деятельности

5 лет ЭПК

29

Документы (программы, акты, справки, докладные записки и другие документы) ревизий, обследований организации (за исключением документов периодических аудиторских проверок, бухгалтерских ревизий, предусмотренных пунктом 404):

1) по месту проведения;

Постоянно

2) в других организациях

До минования надобности

45

Свидетельства или справка о регистрации (перерегистрации), статистические карты, свидетельства о присвоении регистрационного номера налогоплательщика юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям; разрешения на открытие филиалов, представительств

Постоянно

54

Уставы, положения об организации:

1) по месту разработки и/или утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До минования надобности

58

Регламенты высших и центральных государственных органов, местных исполнительных органов:

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До минования надобности

59

Положения о структурных подразделениях организации:

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До минования надобности

60

Положения о коллегиальных, консультативно-совещательных, исполнительных, контрольных, научных, экспертных, методических органах организации:

1) по месту разработки и/или утверждения;

Постоянно

2) в других организациях

До минования надобности

77

Номенклатура должностей:

1) по месту разработки и утверждения;

2) в других организациях

Постоянно

До минования надобности

79

Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (типовые):

1) по месту разработки и/или утверждения;

Постоянно¹

2) в других организациях

До минования надобности

185

Номенклатуры дел организации (сводные), классификаторы дел и документов:

¹Номенклатуры дел структурных подразделений – до замены новыми, но не ранее 3 лет после передачи дел в ведомственный (частный) архив организации или уничтожения учтенных по номенклатуре дел

1) по месту разработки и/или утверждения;

Постоянно¹

2) в структурных подразделениях

До замены новыми

192

Планы мероприятий по охране коммерческой и иной охраняемой законом тайны в организации

5 лет¹

¹После замены новыми

194

Документы (списки, обязательства, расписки) лиц, принявших обязательства о неразглашении сведений ограниченного доступа (конфиденциального характера, коммерческой и иной охраняемой законом тайны)

5 лет¹

¹После снятия грифа (пометы) ограничения

198

Книги, карточки, журналы регистрации и контроля (электронные данные в автоматизированной информационной системе):

¹Хранятся в организации. Подлежат приему на постоянное государственное хранение, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата

²О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутриреспубликанских и зарубежных командировках – 5 лет

1) законодательных актов и подзаконных нормативных правовых актов;

Постоянно¹

2) приказов, распоряжений руководителя организации по основной (профильной) деятельности;

Постоянно¹

3) приказов, распоряжений руководителя организации по личному составу²;

75 лет¹

4) приказов, распоряжений руководителя организации по административно-хозяйственной деятельности;

5 лет

5) входящих, исходящих и внутренних документов, в том числе по электронной почте, отправлений почты фельдъегерской связью;

5 лет

6) исполнения документов;

3 года

7) телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры;

3 года

8) аудиовизуальных документов;

3 года¹

9) заявок, заказов, нарядов на ксерокопирование документов

1 год

200

Журналы, книги учета и выдачи:

1) печатно-бланочной продукции с изображением Государственного герба Республики Казахстан;

5 лет

2) печатей, штампов с изображением Государственного герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски;

5 лет

3) перьевых авторучек, заправленных специальными чернилами;

5 лет

4) отдельных листов, чертежей, специальных блокнотов, фотонегативов, фотоотпечатков, магнитных лент, кино и видеопленок, аудиокассет

До минования надобности

216

Схемы организации криптографической защиты конфиденциальной информации

До минования надобности

247

Документы (журналы, книги, листы, сводки, акты) учета:

¹После возвращения всех дел

1) почтовых отправлений;

3 года

2) отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях;

3 года

3) бланков строгой отчетности;

3 года

4) машинописных, компьютерных, копировальных работ;

1 год

5) выдачи дел во временное пользование;

3 года¹

6) регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности

1 год

267

Проекты годовых планов, бизнес-планов

5 лет

272

Планы структурных подразделений организации:

¹При отсутствии годовых планов работы организации – постоянно

1) годовые;

Постоянно

2) полугодовые;

5 лет¹

3) квартальные;

3 года

4) месячные;

1 год

275

Документы (докладные записки, справки, сведения, расчеты, переписка) об изменении годовых планов организации

Постоянно

277

Документы (аналитические записки, справки, сведения и другие документы) об итогах социально-экономического развития организации

Постоянно

317

Годовые сметы (доходов и расходов) организации, бюджетного учреждения по приносящей доход деятельности; сведения о сметных назначениях:

Постоянно¹

¹Административно-хозяйственых расходов – 5 лет

366

Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (книга «Журнал-главная», журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки) и другие регистры)

5 лет¹

¹При условии проведения проверки (ревизии)

434

Документы о передаче прав на движимое и недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс), сдаче, списании материальных ценностей (акты, расчеты, переписка)

5 лет

463

Отчеты организации о выполнении перспективных (долговременных) и текущих программ, планов, годовых
планов; анализы отчетов:

¹При отсутствии годовых – постоянно

²При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных – постоянно

1) сводные годовые и с большей периодичностью;

Постоянно

2) годовые и с большей периодичностью;

Постоянно

3) полугодовые;

5 лет¹

4) квартальные;

3 года

5) месячные

1 год²

464

Отчеты филиалов, представительств, дочерних предприятий:

1) сводные годовые;

Постоянно

2) годовые;

Постоянно

3) квартальные;

3 года

4) месячные

1 год

465

Отчеты статистические, статистические сведения и таблицы по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (информации, докладные записки и другие документы) к ним:

¹При отсутствии годовых – постоянно

²При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных – постоянно

1) сводные годовые и с большей периодичностью;

Постоянно

2) годовые и с большей периодичностью;

Постоянно

3) полугодовые;

5 лет¹

4) квартальные;

5 лет¹

5) месячные;

1 год²

467

Статистические отчеты и таблицы по всем вспомогательным направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (информации, докладные записки и другие документы) к ним; отчеты структурных подразделений:

1) сводные годовые и с большей периодичностью;

5 лет

2) годовые и с большей периодичностью;

5 лет

3) полугодовые;

5 лет

4) квартальные;

3 года

5) месячные;

1 год

478-1

Завещания

Постоянно

478-2

Договоры дарения

Постоянно

478-3

Договоры мены

5 лет¹

¹После истечения срока действия договора

605

Личные дела (заявления, автобиографии, копии и выписки из указов, постановлений, приказов, распоряжений, копии личных документов, копии договоров о пенсионном обеспечении, характеристики, резюме, листки по учету кадров, анкеты, послужные списки, аттестационные листы и другие документы):

1) политических государственных служащих;

Постоянно

2) руководителей организаций республиканского, областного уровней, уровней города республиканского значения и столицы;

Постоянно

3) работников, имеющих высшие знаки отличия, почетные государственные и иные звания, награды, ученые степени;

Постоянно

4) работников, в том числе государственных и гражданских служащих;

75 лет минус возраст работника ЭПК

634

Книги, журналы, карточки учета:

1) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений;

75 лет

2) выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним;

75 лет

3) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы;

5 лет

4) лиц, подлежащих воинскому учету;

3 года

5) отпусков;

5 лет

6) работников, направленных в командировки;

75 лет

7) регистрации прибытия и выезда работников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Республики Казахстан, международные организации;

5 лет

8) выдачи командировочных удостоверений

5 лет