Об установлении перечня основных документов, подлежащих хранению, и сроков их хранения в едином накопительном пенсионном фонде и добровольных накопительных пенсионных фондах

№ статьи

Виды документов

Срок хранения документов

Примечание

в Центральном органе

в филиалах и представительствах ЕНПФ¹, ДНПФ²

1

2

3

4

5

1. РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

1.

Протоколы, стенограммы заседаний, решения общего собрания акционеров ЕНПФ, ДНПФ, документы к ним (докладные записки, справки, проекты, решения)

постоянно

до минования надобности

2.

Протоколы, стенограммы, постановления исполнительного органа ЕНПФ, ДНПФ, документы к ним (докладные записки, справки, проекты, решения)

постоянно

до минования надобности

3.

Протоколы, стенограммы заседаний совета директоров ЕНПФ, ДНПФ, документы к ним (докладные записки, справки, проекты, решения)

постоянно

до минования надобности

4.

Правила, положения, инструкции, методические указания, рекомендации, разработанные ЕНПФ, ДНПФ

постоянно

до замены новыми

5.

Приказы, распоряжения руководителей ЕНПФ, ДНПФ:

1) по основной деятельности;

постоянно

постоянно

2) по личному составу;

75 лет

75 лет

3) по отпускам, командировкам;

5 лет

5 лет

2. КОНТРОЛЬ

6.

Документы ревизий и проверок деятельности ЕНПФ, ДНПФ, их структурных подразделений, проводимых уполномоченными государственными органами, аудиторскими организациями и внутренним аудитом (доклады, докладные записки, справки, акты, заключения, отчеты, возражения, переписка)

постоянно

постоянно

7.

Документы о выполнении предложений по результатом проверок, ревизий (докладные записки, отчеты, справки, переписка)

5 лет ЭПК

5 лет ЭПК

8.

Документы ревизий, проверок, проводимых ЕНПФ и ДНПФ (акты, справки, переписка)

5 лет ЭК

5 лет ЭК

9.

Журналы учета проведенных ревизий (проверок) и контроля за исполнением решений, принятых по результатам осуществленных ревизий (проверок)

5 лет

5 лет

3. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ

10.

Статистические отчеты и таблицы по деятельности ЕНПФ, ДНПФ, их филиалов и представительств:
сводные годовые и отчеты с большей периодичностью;
годовые отчеты и отчеты с большей периодичностью;
полугодовые отчеты;
квартальные отчеты;
месячные отчеты.

¹При отсутствии годовых отчетов – постоянно.
²При отсутствии годовых, полугодовых отчетов – постоянно.
³При отсутствии годовых, полугодовых квартальных отчетов – постоянно.

Постоянно

-

Постоянно

10 лет

5 лет¹

5 лет

5 лет²

5 лет

1 год³

1 год

11.

Отчеты о результатах деятельности исполнительного органа ЕНПФ, ДНПФ:
сводные годовые отчеты и отчеты с большей периодичностью;
годовые отчеты и отчеты с большей периодичностью;
полугодовые отчеты;
квартальные отчеты;
месячные отчеты.

¹При отсутствии годовых отчетов – постоянно.
²При отсутствии годовых отчетов – 10 лет.
³При отсутствии годовых, полугодовых отчетов – постоянно.
⁴При отсутствии годовых, полугодовых отчетов – 10 лет.
⁵При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных отчетов – 10 лет.
⁶При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных отчетов – 10 лет.

Постоянно

-

Постоянно

10 лет

5 лет¹

5 лет²

5 лет³

5 лет⁴

3 года⁵

3 года⁶

12.

Регуляторные отчетность, согласно требованиям Национального Банка Республики Казахстан на бумажном носителе, подписанные первым руководителем или лицом его замещающим

3 года

13.

Отчеты о результатах деятельности структурных подразделений ЕНПФ и ДНПФ:
годовые отчеты;
полугодовые отчеты;
квартальные отчеты;
месячные отчеты.

5 лет

5 лет

5 лет

3 года

14.

Аудиторские отчеты:

¹При отсутствии годовых отчетов постоянно.
²При отсутствии годовых отчетов – 10 лет.

годовые;

Постоянно

10 лет

квартальные.

5 лет¹

5 лет²

15.

Финансовая отчетность ЕНПФ, ДНПФ:
консолидированные;
годовые;
квартальные.

Постоянно
Постоянно
5 лет¹

¹При отсутствии годовых отчетов – постоянно.
²При отсутствии годовых отчетов - 10 лет.

-

10 лет

5 лет²

16.

Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки к ним.

Постоянно

10 лет

17.

Аналитические таблицы по разработке и анализу годовой финансовой отчетности.

Постоянно

5 лет

18.

Переписка с Национальным Банком Республики Казахстан и уполномоченными органами по контролю и надзору финансового рынка и финансовых организаций и по защите прав потребителей финансовых услуг.

3 года

3 года

19.

Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей.

5 лет¹

5 лет¹

¹При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения.

20.

Расчетные (расчетно-платежные) ведомости.

5 лет¹

¹При отсутствии лицевых счетов – 75 лет.

21.

Инвентарные карточки и книги учета основных средств.

5 лет¹

5 лет¹

¹После списания основных средств.

22.

Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированные доверенности).

5 лет¹

5 лет¹

¹После истечения срока действия доверенности

23.

Учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы), вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, кассовые книги, оборотные ведомости.

5 лет¹

5 лет¹

¹При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения.

24.

Журналы, книги регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений.

5 лет

5 лет

25.

Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий.

5 лет

5 лет

26.

Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, сличительные ведомости) об инвентаризации.

5 лет¹

5 лет¹

¹При условии завершения инвентаризации. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения.

27.

Документы (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, пенсий, листков нетрудоспособности по социальному страхованию.

До¹ минования надобности

До¹ минования надобности

¹Не менее 5 лет.

28.

Исполнительные листы.

До¹ минования надобности

До¹ минования надобности

¹Не менее 5 лет.

29.

Справки, представляемые в бухгалтерию на оплату отпусков, получение льгот по налогам.

До¹ минования надобности

До¹ минования надобности

¹Не менее 5 лет.

30.

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) по дебиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях.

До¹ минования надобности

До¹ минования надобности

¹Не менее 5 лет.

31.

Документы (протоколы, акты, отчеты) о переоценке основных фондов.

Постоянно

До переоценки

32.

Акты, ведомости переоценки и определения износа основных средств.

Постоянно

До переоценки

33.

Паспорта зданий, сооружений и оборудования.

Постоянно

Постоянно

34.

Документы (планы, отчеты, переписка) о проведении документальных ревизий и контрольно-ревизионной работы.

3 года

35.

Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности ЕНПФ, ДНПФ, их филиалов и представительств документы (справки, информации, докладные записки) к ним.

 5 лет¹

5 лет¹

¹При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения.

36.

Акты проверки кассы, правильности взимания налогов.

5 лет

5 лет

37.

Договоры, соглашения.

5 лет¹

5 лет¹

¹После истечения срока действия договора, соглашения, при условии завершения ревизий.

38.

Реестры договоров.

5 лет

39.

Договоры о материальной ответственности.

5 лет¹

5 лет¹

¹После увольнения материально–ответственного лица.

40.

Переписка по административно-хозяйственным вопросам.

5 лет

41.

Образцы подписей (материально-ответственных лиц).

До
минования надобности

До минования надобности

42.

Налоговые декларации ЕНПФ и ДНПФ и расчеты к ним по всем видам налогов, документы по налоговому администрированию и сертификаты резидентства

5 лет ЭПК

4. НАКОПИТЕЛЬНАЯ ПЕНСИОННАЯ СИСТЕМА

43.

Документы, представленные лицензиару для получения лицензии на управление инвестиционным портфелем с правом привлечения добровольных пенсионных взносов (финансовые документы, пенсионные правила, инвестиционная декларация, положение о внутреннем контроле, учетная политика, экономическое обоснование, кастодиальный договор).

Постоянно

44.

Документы (заявление, анкета, копии личных документов, приказ, выписка из протокола) для согласования кандидатур для руководящих работников ЕНПФ, ДНПФ, представленные в уполномоченный орган по контролю и надзору финансового рынка и финансовых организаций.

Постоянно

Постоянно

45.

Документы (приказ, решение, экономическое обоснование, доверенность) на открытие и закрытие филиалов и представительств ЕНПФ, ДНПФ.

Постоянно

Постоянно

46.

Документы (техническое задание, акты, отчеты, описание) об автоматизированной информационной системе ЕНПФ, ДНПФ.

Постоянно

47.

Пенсионные договоры, а также документы, влияющие на изменение данных пенсионного договора.

5 лет¹

5 лет¹

¹После истечения срока действия договора, при условии завершения ревизий.

48.

База данных по индивидуальным пенсионным счетам

80 лет-«В»²

80 лет- «В»²

²На электронном носителе

49.

Книга регистрации индивидуальных пенсионных счетов¹.

Постоянно¹

Постоянно¹

¹На электронном носителе

50.

Первичные документы и приложения к ним, подтверждающие поступление пенсионных взносов.

5 лет¹

¹При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения.

51.

Сводные уведомления банка-кастодиана по инвестиционному счету.

5 лет

52.

Структура портфеля инвестиций.

5 лет

53.

Выписки с банковских, кастодиальных счетов и приложения к ним.

5 лет

54.

Акты сверок с управляющим инвестиционным портфелем и банком-кастодианом

5 лет

55.

Ежедневный расчет стоимости условной единицы.

Постоянно

56.

Электронная заявка Республиканского государственного предприятия «Государственный центр по выплате пенсий» на возврат ошибочно зачисленных обязательных пенсионных взносов, обязательных профессиональных пенсионных взносов и (или) пени

Постоянно¹

¹На электронном носителе.

57.

Электронная заявка Республиканского государственного предприятия «Государственный центр по выплате пенсий» для внесения изменений в реквизиты вкладчика (получателя) в договоре о пенсионном обеспечении за счет обязательных пенсионных взносов, обязательных профессиональных пенсионных взносов и индивидуальном пенсионном счете вкладчика (получателя), с приложением электронной копии нотариально заверенного заявления вкладчика (получателя)

Постоянно¹

¹На электронном носителе

58.

Документы (заявления) по переводу пенсионных накоплений.

5 лет¹

5 лет¹

¹После осуществления перевода.

59.

Документы (заявления, копии личных документов, права наследования, свидетельство о смерти), представленные в ЕНПФ, ДНПФ, на получение пенсионных выплат и изъятие пенсионных накоплений.

75 лет-«В»

75 лет-«В»

60.

Заявления на получение информации о состоянии индивидуального пенсионного счета.

1 год

1 год

61.

Реестры отправления уведомлений вкладчикам.

2 года

2 года

62.

Выписки с индивидуальных пенсионных счетов, не полученные вкладчиками (получателями) при ежегодном информировании и извещения по ежегодному информированию вкладчиков

1 год

1 год

63.

Переписка по основной деятельности ЕНПФ, ДНПФ, их филиалов и представительств.

5 лет

5 лет

64.

Переписка с вкладчиками (получателями) пенсионных взносов и вкладчиками/получателями.

5 лет

5 лет

65.

Документы касающиеся реорганизации и ликвидации ДНПФ (постановления, решения, протоколы, акты, заключения уведомления и др.)

Постоянно