Об установлении перечня документов, подлежащих хранению, и сроков их хранения в едином накопительном пенсионном фонде и добровольном накопительном пенсионном фонде

Постановление Правления Национального Банка Республики Казахстан от 26 июля 2013 года № 203. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 3 октября 2013 года № 8767.

Обновленный

      Сноска. Заголовок в редакции постановления Правления Национального Банка РК от 28.11.2015 № 209 (вводится в действие с 01.01.2016).

      В соответствии с Законом Республики Казахстан от 21 июня 2013 года "О пенсионном обеспечении в Республике Казахстан" Правление Национального Банка Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:

      1. Установить перечень документов, подлежащих хранению, и сроки их хранения в едином накопительном пенсионном фонде и добровольном накопительном пенсионном фонде, согласно приложению к настоящему постановлению.

      Сноска. Пункт 1 в редакции постановления Правления Национального Банка РК от 28.11.2015 № 209 (вводится в действие с 01.01.2016).

      2. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Председатель


Национального Банка

Г. Марченко

      "СОГЛАСОВАНО"

      Министерство культуры и информации

      Республики Казахстан

      Министр ________ Кул-Мухаммед М.А.

      "___" _________ 2013 года



  Приложение
к постановлению Правления
Национального Банка
Республики Казахстан
от 26 июля 2013 года № 203

Перечень
документов, подлежащих хранению, и сроки их хранения в едином накопительном пенсионном фонде и добровольном накопительном пенсионном фонде

      Сноска. Заголовок в редакции постановления Правления Национального Банка РК от 28.11.2015 № 209 (вводится в действие с 01.01.2016).
      Сноска. Перечень с изменениями, внесенными постановлениями Правления Национального Банка РК от 28.11.2015 № 209 (порядок введения в действие см. п.5); от 28.06.2019 № 103 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования); от 31.12.2019 № 262 (вводится в действие c 01.01.2020); Правления Агентства РК по регулированию и развитию финансового рынка от 20.01.2021 № 2 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

№ статьи

Виды документов

Срок хранения документов

Примечание

в Центральном органе

в филиалах и представительствах ЕНПФ1, ДНПФ2

1

2

3

4

5

1. РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

1.

Протоколы, стенограммы заседаний, решения общего собрания акционеров ЕНПФ, ДНПФ, документы к ним (докладные записки, справки, проекты, решения)

постоянно

до минования надобности


2.

Протоколы, стенограммы, постановления исполнительного органа ЕНПФ, ДНПФ, документы к ним (докладные записки, справки, проекты, решения)

постоянно

до минования надобности


3.

Протоколы, стенограммы заседаний совета директоров ЕНПФ, ДНПФ, документы к ним (докладные записки, справки, проекты, решения)

постоянно

до минования надобности


4.

Правила, положения, инструкции, методические указания, рекомендации, разработанные ЕНПФ, ДНПФ

постоянно

до замены новыми


5.

Приказы, распоряжения руководителей ЕНПФ, ДНПФ:





1) по основной деятельности;

постоянно

постоянно



2) по личному составу;

75 лет

75 лет



3) по отпускам, командировкам;

5 лет

5 лет


2. КОНТРОЛЬ

6.

Документы ревизий и проверок деятельности ЕНПФ, ДНПФ, их структурных подразделений, проводимых уполномоченными государственными органами, аудиторскими организациями и внутренним аудитом (доклады, докладные записки, справки, акты, заключения, отчеты, возражения, переписка)

постоянно

постоянно


7.

Документы о выполнении предложений по результатом проверок, ревизий (докладные записки, отчеты, справки, переписка)

5 лет ЭПК

5 лет ЭПК


8.

Документы ревизий, проверок, проводимых ЕНПФ и ДНПФ (акты, справки, переписка)

5 лет ЭК

5 лет ЭК


9.

Журналы учета проведенных ревизий (проверок) и контроля за исполнением решений, принятых по результатам осуществленных ревизий (проверок)

5 лет

5 лет


3. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ

10.

Статистические отчеты и таблицы по деятельности ЕНПФ, ДНПФ, их филиалов и представительств:

сводные годовые и отчеты с большей периодичностью;

годовые отчеты и отчеты с большей периодичностью;

полугодовые отчеты;

квартальные отчеты;

месячные отчеты.



1При отсутствии годовых отчетов – постоянно.

2При отсутствии годовых, полугодовых отчетов – постоянно.

3При отсутствии годовых, полугодовых квартальных отчетов – постоянно.





Постоянно

-



Постоянно

10 лет

5 лет1

5 лет

5 лет2

5 лет

1 год3

1 год



11.

Отчеты о результатах деятельности исполнительного органа ЕНПФ, ДНПФ:

сводные годовые отчеты и отчеты с большей периодичностью;

годовые отчеты и отчеты с большей периодичностью;

полугодовые отчеты;

квартальные отчеты;

месячные отчеты.



1При отсутствии годовых отчетов – постоянно.

2При отсутствии годовых отчетов – 10 лет.

3При отсутствии годовых, полугодовых отчетов – постоянно.

4При отсутствии годовых, полугодовых отчетов – 10 лет.

5При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных отчетов – 10 лет.

6При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных отчетов – 10 лет.



Постоянно

-



Постоянно

10 лет



5 лет1

5 лет2

5 лет3

5 лет4

3 года5

3 года6

12.

Регуляторные отчетность, согласно требованиям Национального Банка Республики Казахстан на бумажном носителе, подписанные первым руководителем или лицом его замещающим

3 года



13.

Отчеты о результатах деятельности структурных подразделений ЕНПФ и ДНПФ:

годовые отчеты;

полугодовые отчеты;

квартальные отчеты;

месячные отчеты.







5 лет



5 лет



5 лет



3 года



14.

Аудиторские отчеты:



1При отсутствии годовых отчетов постоянно.

2При отсутствии годовых отчетов – 10 лет.

годовые;

Постоянно

10 лет

квартальные.

5 лет1

5 лет2





15

Финансовая отчетность ЕНПФ, ДНПФ:



1При отсутствии годовых отчетов - постоянно.
2При отсутствии годовых отчетов - 10 лет.


консолидированные;

Постоянно

-


годовые;

Постоянно

10 лет


квартальные,

5 лет1

5 лет2


ежемесячные

5 лет

5 лет

16.

Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки к ним.

Постоянно

10 лет


17.

Аналитические таблицы по разработке и анализу годовой финансовой отчетности.




Постоянно

5 лет


18.

Переписка с Национальным Банком Республики Казахстан и уполномоченным органом по регулированию, контролю и надзору финансового рынка и финансовых организаций.

3 года

3 года


19.

Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей.

5 лет1

5 лет1

1При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения.

20.

Расчетные (расчетно-платежные) ведомости.

5 лет1


1При отсутствии лицевых счетов – 75 лет.

21.

Инвентарные карточки и книги учета основных средств.

5 лет1

5 лет1

1После списания основных средств.

22.

Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированные доверенности).

5 лет1

5 лет1

1После истечения срока действия доверенности

23.

Учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы), вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, кассовые книги, оборотные ведомости.

5 лет1

5 лет1

1При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения.

24.

Журналы, книги регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений.

5 лет

5 лет


25.

Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий.

5 лет

5 лет









26.

Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, сличительные ведомости) об инвентаризации.

5 лет1

5 лет1

1При условии завершения инвентаризации. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения.

27.

Документы (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, пенсий, листков нетрудоспособности по социальному страхованию.

До1 минования надобности

До1 минования надобности

1Не менее 5 лет.

28.

Исполнительные листы.

До1 минования надобности

До1 минования надобности

1Не менее 5 лет.

29.

Справки, представляемые в бухгалтерию на оплату отпусков, получение льгот по налогам.

До1 минования надобности

До1 минования надобности

1Не менее 5 лет.

30.

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) по дебиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях.

До1 минования надобности

До1 минования надобности

1Не менее 5 лет.

31.

Документы (протоколы, акты, отчеты) о переоценке основных фондов.

Постоянно

До переоценки


32.

Акты, ведомости переоценки и определения износа основных средств.

Постоянно

До переоценки


33.

Паспорта зданий, сооружений и оборудования.

Постоянно

Постоянно


34.

Документы (планы, отчеты, переписка) о проведении документальных ревизий и контрольно-ревизионной работы.

3 года



35.

Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности ЕНПФ, ДНПФ, их филиалов и представительств документы (справки, информации, докладные записки) к ним.

 5 лет1

5 лет1

1При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения.

36.

Акты проверки кассы, правильности взимания налогов.

5 лет

5 лет


37.

Договоры, соглашения.

5 лет1

5 лет1

1После истечения срока действия договора, соглашения, при условии завершения ревизий.

38.

Реестры договоров.

5 лет



39.

Договоры о материальной ответственности.

5 лет1

5 лет1

1После увольнения материально–ответственного лица.

40.

Переписка по административно-хозяйственным вопросам.

5 лет



41.

Образцы подписей (материально-ответственных лиц).

До

минования надобности

До минования надобности


42.

Налоговые декларации ЕНПФ и ДНПФ и расчеты к ним по всем видам налогов, документы по налоговому администрированию и сертификаты резидентства

5 лет ЭПК



4. НАКОПИТЕЛЬНАЯ ПЕНСИОННАЯ СИСТЕМА

43.

Документы, представленные лицензиару для получения лицензии на управление инвестиционным портфелем с правом привлечения добровольных пенсионных взносов (финансовые документы, пенсионные правила, инвестиционная декларация, положение о внутреннем контроле, учетная политика, экономическое обоснование, кастодиальный договор).

Постоянно



44.

Документы (заявление, анкета, копии личных документов, приказ, выписка из протокола) для согласования кандидатур для руководящих работников ЕНПФ, ДНПФ, представленные в уполномоченный орган по регулированию, контролю и надзору финансового рынка и финансовых организаций.

Постоянно

Постоянно


45.

Документы (приказ, решение, экономическое обоснование, доверенность) на открытие и закрытие филиалов и представительств ЕНПФ, ДНПФ.

Постоянно

Постоянно


46.

Документы (техническое задание, акты, отчеты, описание) об автоматизированной информационной системе ЕНПФ, ДНПФ.

Постоянно



47.

Договоры о пенсионном обеспечении, а также документы, изменение данных договора о пенсионном обеспечении

5 лет1

5 лет1

1После истечения срока действия условии завершения ревизий

47-1.

Заявление о присоединении к договору о пенсионном обеспечении за счет обязательных профессиональных пенсионных взносов

5 лет1

5 лет1

1После истечения срока действия договора при условии завершения ревизий

48.

База данных по индивидуальным пенсионным счетам

80 лет-"В"2

80 лет- "В"2

2На электронном носителе

48-1.

База данных по учету условных пенсионных счетов в ЕНПФ

80 лет- "В"2

80 лет- "В"2

2На электронном носителе

49.

Книга регистрации индивидуальных пенсионных счетов1.

Постоянно1

Постоянно1

1На электронном носителе

49-1.

Книга регистрации условных пенсионных счетов в ЕНПФ

Постоянно1

Постоянно1

1На электронном носителе

50.

Первичные документы и приложения к ним, подтверждающие поступление пенсионных взносов.

5 лет1


1При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения.

51.

Исключена постановлением Правления Национального Банка РК от 31.12.2019 № 262 (вводится в действие c 01.01.2020).

52.

Исключена постановлением Правления Национального Банка РК от 31.12.2019 № 262 (вводится в действие c 01.01.2020).

53.

Выписки с банковских, кастодиальных счетов и приложения к ним.

5 лет



54.

Акты сверок с управляющим инвестиционным портфелем и банком-кастодианом

5 лет



55.

Ежедневный расчет стоимости условной единицы.

Постоянно



56.

Электронная заявка некоммерческого акционерного общества "Государственная корпорация "Правительство для граждан" на возврат ошибочно зачисленных обязательных пенсионных взносов, обязательных профессиональных пенсионных взносов и (или) пени с приложением электронной копии нотариально заверенного заявления вкладчика (получателя) о согласии списания с его индивидуального пенсионного счета ошибочно зачисленных сумм.

Постоянно1


1На электронном носителе.

57.

Электронная заявка некоммерческого акционерного общества "Государственная корпорация "Правительство для граждан" для внесения изменений в реквизиты вкладчика (получателя), указанные в договоре о пенсионном обеспечении за счет обязательных пенсионных взносов, обязательных профессиональных пенсионных взносов и индивидуальном пенсионном счете вкладчика (получателя), с приложением электронной копии заявления вкладчика (получателя).

Постоянно1


1На электронном носителе.

58.

Документы (заявления, копии документов, удостоверяющих личность вкладчика (получателя), поверенного, законного представителя вкладчика (получателя), оригиналы договоров пенсионного аннуитета, доверенности, уведомления (при наличии) и иные документы) по переводу пенсионных накоплений

5 лет1

5 лет1

1На бумажном носителе - 5 лет после осуществления перевода, на электронном носителе - до минования надобности, не менее 5 лет

59.

Документы (заявления, копии документов, удостоверяющих личность получателя пенсионных выплат, поверенного, законного представителя, свидетельства о смерти, о праве на наследство, уведомления (при наличии), доверенности и иные документы), представленные в ЕНПФ, ДНПФ на получение пенсионных выплат

10 лет с момента закрытия индивидуального пенсионного счета1

10 лет с момента закрытия индивидуального пенсионного счета1

1На бумажном носителе - 10 лет с даты закрытия индивидуального пенсионного счета, на электронном носителе - до минования надобности, не менее 10 лет

60.

Заявления на получение информации о состоянии индивидуального пенсионного счета.

1 год

1 год


60-1.

Заявления на получение информации о состоянии условного пенсионного счета в ЕНПФ

1 год

1 год


61.

Реестры (заявлений/уведомлений на пенсионные выплаты, переводы пенсионных накоплений из ЕНПФ, ДНПФ)

2 года

2 года


62.

Выписки с индивидуальных пенсионных счетов, не полученные вкладчиками (получателями) при ежегодном информировании и извещения по ежегодному информированию вкладчиков

1 год

1 год


63.

Переписка по основной деятельности ЕНПФ, ДНПФ, их филиалов и представительств.

5 лет

5 лет


64.

Переписка с вкладчиками (получателями) пенсионных выплат

5 лет

5 лет


65.

Документы касающиеся реорганизации и ликвидации ДНПФ (постановления, решения, протоколы, акты, заключения уведомления и др.)

Постоянно




      Примечание: 80 лет - "В" - для хранения информации на электронном носителе, которым установлен такой срок хранения. При этом исчисление срока хранения информации следует проводить с учетом возраста человека (обозначенного буквой "В") к моменту окончания срока хранения информации. Продолжительность хранения информации на электронном носителе равняется разности 80 лет - "В", где "В" означает возраст лица к моменту окончания срока хранения информации.