Сноска. Заголовок в редакции постановления Правления Национального Банка РК от 28.11.2015 № 209 (вводится в действие с 01.01.2016).
В соответствии с Законом Республики Казахстан от 21 июня 2013 года "О пенсионном обеспечении в Республике Казахстан" Правление Национального Банка Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Установить перечень документов, подлежащих хранению, и сроки их хранения в едином накопительном пенсионном фонде и добровольном накопительном пенсионном фонде, согласно приложению к настоящему постановлению.
Сноска. Пункт 1 в редакции постановления Правления Национального Банка РК от 28.11.2015 № 209 (вводится в действие с 01.01.2016).2. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.
Председатель | |
Национального Банка | Г. Марченко |
"СОГЛАСОВАНО"
Министерство культуры и информации
Республики Казахстан
Министр ________ Кул-Мухаммед М.А.
"___" _________ 2013 года
Приложение к постановлению Правления Национального Банка Республики Казахстан от 26 июля 2013 года № 203 |
Перечень
документов, подлежащих хранению, и сроки их хранения в едином накопительном пенсионном фонде и добровольном накопительном пенсионном фонде
Сноска. Заголовок в редакции постановления Правления Национального Банка РК от 28.11.2015 № 209 (вводится в действие с 01.01.2016).
Сноска. Перечень с изменениями, внесенными постановлениями Правления Национального Банка РК от 28.11.2015 № 209 (порядок введения в действие см. п.5); от 28.06.2019 № 103 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования); от 31.12.2019 № 262 (вводится в действие c 01.01.2020); Правления Агентства РК по регулированию и развитию финансового рынка от 20.01.2021 № 2 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
№ статьи | Виды документов | Срок хранения документов | Примечание | |
в Центральном органе | в филиалах и представительствах ЕНПФ1, ДНПФ2 | |||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
1. РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ | ||||
1. | Протоколы, стенограммы заседаний, решения общего собрания акционеров ЕНПФ, ДНПФ, документы к ним (докладные записки, справки, проекты, решения) | постоянно | до минования надобности | |
2. | Протоколы, стенограммы, постановления исполнительного органа ЕНПФ, ДНПФ, документы к ним (докладные записки, справки, проекты, решения) | постоянно | до минования надобности | |
3. | Протоколы, стенограммы заседаний совета директоров ЕНПФ, ДНПФ, документы к ним (докладные записки, справки, проекты, решения) | постоянно | до минования надобности | |
4. | Правила, положения, инструкции, методические указания, рекомендации, разработанные ЕНПФ, ДНПФ | постоянно | до замены новыми | |
5. | Приказы, распоряжения руководителей ЕНПФ, ДНПФ: | |||
1) по основной деятельности; | постоянно | постоянно | ||
2) по личному составу; | 75 лет | 75 лет | ||
3) по отпускам, командировкам; | 5 лет | 5 лет | ||
2. КОНТРОЛЬ | ||||
6. | Документы ревизий и проверок деятельности ЕНПФ, ДНПФ, их структурных подразделений, проводимых уполномоченными государственными органами, аудиторскими организациями и внутренним аудитом (доклады, докладные записки, справки, акты, заключения, отчеты, возражения, переписка) | постоянно | постоянно | |
7. | Документы о выполнении предложений по результатом проверок, ревизий (докладные записки, отчеты, справки, переписка) | 5 лет ЭПК | 5 лет ЭПК | |
8. | Документы ревизий, проверок, проводимых ЕНПФ и ДНПФ (акты, справки, переписка) | 5 лет ЭК | 5 лет ЭК | |
9. | Журналы учета проведенных ревизий (проверок) и контроля за исполнением решений, принятых по результатам осуществленных ревизий (проверок) | 5 лет | 5 лет | |
3. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ | ||||
10. | Статистические отчеты и таблицы по деятельности ЕНПФ, ДНПФ, их филиалов и представительств: сводные годовые и отчеты с большей периодичностью; годовые отчеты и отчеты с большей периодичностью; полугодовые отчеты; квартальные отчеты; месячные отчеты. | 1При отсутствии годовых отчетов – постоянно. 2При отсутствии годовых, полугодовых отчетов – постоянно. 3При отсутствии годовых, полугодовых квартальных отчетов – постоянно. | ||
Постоянно | - | |||
Постоянно | 10 лет | |||
5 лет1 | 5 лет | |||
5 лет2 | 5 лет | |||
1 год3 | 1 год | |||
11. | Отчеты о результатах деятельности исполнительного органа ЕНПФ, ДНПФ: сводные годовые отчеты и отчеты с большей периодичностью; годовые отчеты и отчеты с большей периодичностью; полугодовые отчеты; квартальные отчеты; месячные отчеты. | 1При отсутствии годовых отчетов – постоянно. 2При отсутствии годовых отчетов – 10 лет. 3При отсутствии годовых, полугодовых отчетов – постоянно. 4При отсутствии годовых, полугодовых отчетов – 10 лет. 5При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных отчетов – 10 лет. 6При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных отчетов – 10 лет. | ||
Постоянно | - | |||
Постоянно | 10 лет | |||
5 лет1 | 5 лет2 | |||
5 лет3 | 5 лет4 | |||
3 года5 | 3 года6 | |||
12. | Регуляторные отчетность, согласно требованиям Национального Банка Республики Казахстан на бумажном носителе, подписанные первым руководителем или лицом его замещающим | 3 года | ||
13. | Отчеты о результатах деятельности структурных подразделений ЕНПФ и ДНПФ: годовые отчеты; полугодовые отчеты; квартальные отчеты; месячные отчеты. | |||
5 лет | ||||
5 лет | ||||
5 лет | ||||
3 года | ||||
14. | Аудиторские отчеты: | 1При отсутствии годовых отчетов постоянно. 2При отсутствии годовых отчетов – 10 лет. | ||
годовые; | Постоянно | 10 лет | ||
квартальные. | 5 лет1 | 5 лет2 | ||
15 | Финансовая отчетность ЕНПФ, ДНПФ: |
1При отсутствии годовых отчетов - постоянно. | ||
консолидированные; | Постоянно | - | ||
годовые; | Постоянно | 10 лет | ||
квартальные, | 5 лет1 | 5 лет2 | ||
ежемесячные | 5 лет | 5 лет | ||
16. | Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки к ним. | Постоянно | 10 лет | |
17. | Аналитические таблицы по разработке и анализу годовой финансовой отчетности. | |||
Постоянно | 5 лет | |||
18. | Переписка с Национальным Банком Республики Казахстан и уполномоченным органом по регулированию, контролю и надзору финансового рынка и финансовых организаций. | 3 года | 3 года | |
19. | Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей. | 5 лет1 | 5 лет1 | 1При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения. |
20. | Расчетные (расчетно-платежные) ведомости. | 5 лет1 | 1При отсутствии лицевых счетов – 75 лет. | |
21. | Инвентарные карточки и книги учета основных средств. | 5 лет1 | 5 лет1 | 1После списания основных средств. |
22. | Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированные доверенности). | 5 лет1 | 5 лет1 | 1После истечения срока действия доверенности |
23. | Учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы), вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, кассовые книги, оборотные ведомости. | 5 лет1 | 5 лет1 | 1При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения. |
24. | Журналы, книги регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений. | 5 лет | 5 лет | |
25. | Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий. | 5 лет | 5 лет | |
26. | Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, сличительные ведомости) об инвентаризации. | 5 лет1 | 5 лет1 | 1При условии завершения инвентаризации. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения. |
27. | Документы (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, пенсий, листков нетрудоспособности по социальному страхованию. | До1 минования надобности | До1 минования надобности | 1Не менее 5 лет. |
28. | Исполнительные листы. | До1 минования надобности | До1 минования надобности | 1Не менее 5 лет. |
29. | Справки, представляемые в бухгалтерию на оплату отпусков, получение льгот по налогам. | До1 минования надобности | До1 минования надобности | 1Не менее 5 лет. |
30. | Документы (справки, акты, обязательства, переписка) по дебиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях. | До1 минования надобности | До1 минования надобности | 1Не менее 5 лет. |
31. | Документы (протоколы, акты, отчеты) о переоценке основных фондов. | Постоянно | До переоценки | |
32. | Акты, ведомости переоценки и определения износа основных средств. | Постоянно | До переоценки | |
33. | Паспорта зданий, сооружений и оборудования. | Постоянно | Постоянно | |
34. | Документы (планы, отчеты, переписка) о проведении документальных ревизий и контрольно-ревизионной работы. | 3 года | ||
35. | Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности ЕНПФ, ДНПФ, их филиалов и представительств документы (справки, информации, докладные записки) к ним. | 5 лет1 | 5 лет1 | 1При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения. |
36. | Акты проверки кассы, правильности взимания налогов. | 5 лет | 5 лет | |
37. | Договоры, соглашения. | 5 лет1 | 5 лет1 | 1После истечения срока действия договора, соглашения, при условии завершения ревизий. |
38. | Реестры договоров. | 5 лет | ||
39. | Договоры о материальной ответственности. | 5 лет1 | 5 лет1 | 1После увольнения материально–ответственного лица. |
40. | Переписка по административно-хозяйственным вопросам. | 5 лет | ||
41. | Образцы подписей (материально-ответственных лиц). | До минования надобности | До минования надобности | |
42. | Налоговые декларации ЕНПФ и ДНПФ и расчеты к ним по всем видам налогов, документы по налоговому администрированию и сертификаты резидентства | 5 лет ЭПК | ||
4. НАКОПИТЕЛЬНАЯ ПЕНСИОННАЯ СИСТЕМА | ||||
43. | Документы, представленные лицензиару для получения лицензии на управление инвестиционным портфелем с правом привлечения добровольных пенсионных взносов (финансовые документы, пенсионные правила, инвестиционная декларация, положение о внутреннем контроле, учетная политика, экономическое обоснование, кастодиальный договор). | Постоянно | ||
44. | Документы (заявление, анкета, копии личных документов, приказ, выписка из протокола) для согласования кандидатур для руководящих работников ЕНПФ, ДНПФ, представленные в уполномоченный орган по регулированию, контролю и надзору финансового рынка и финансовых организаций. | Постоянно | Постоянно | |
45. | Документы (приказ, решение, экономическое обоснование, доверенность) на открытие и закрытие филиалов и представительств ЕНПФ, ДНПФ. | Постоянно | Постоянно | |
46. | Документы (техническое задание, акты, отчеты, описание) об автоматизированной информационной системе ЕНПФ, ДНПФ. | Постоянно | ||
47. | Договоры о пенсионном обеспечении, а также документы, изменение данных договора о пенсионном обеспечении | 5 лет1 | 5 лет1 | 1После истечения срока действия условии завершения ревизий |
47-1. | Заявление о присоединении к договору о пенсионном обеспечении за счет обязательных профессиональных пенсионных взносов | 5 лет1 | 5 лет1 | 1После истечения срока действия договора при условии завершения ревизий |
48. | База данных по индивидуальным пенсионным счетам | 80 лет-"В"2 | 80 лет- "В"2 | 2На электронном носителе |
48-1. | База данных по учету условных пенсионных счетов в ЕНПФ | 80 лет- "В"2 | 80 лет- "В"2 | 2На электронном носителе |
49. | Книга регистрации индивидуальных пенсионных счетов1. | Постоянно1 | Постоянно1 | 1На электронном носителе |
49-1. | Книга регистрации условных пенсионных счетов в ЕНПФ | Постоянно1 | Постоянно1 | 1На электронном носителе |
50. | Первичные документы и приложения к ним, подтверждающие поступление пенсионных взносов. | 5 лет1 | 1При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения. | |
51. | Исключена постановлением Правления Национального Банка РК от 31.12.2019 № 262 (вводится в действие c 01.01.2020). | |||
52. | Исключена постановлением Правления Национального Банка РК от 31.12.2019 № 262 (вводится в действие c 01.01.2020). | |||
53. | Выписки с банковских, кастодиальных счетов и приложения к ним. | 5 лет | ||
54. | Акты сверок с управляющим инвестиционным портфелем и банком-кастодианом | 5 лет | ||
55. | Ежедневный расчет стоимости условной единицы. | Постоянно | ||
56. | Электронная заявка некоммерческого акционерного общества "Государственная корпорация "Правительство для граждан" на возврат ошибочно зачисленных обязательных пенсионных взносов, обязательных профессиональных пенсионных взносов и (или) пени с приложением электронной копии нотариально заверенного заявления вкладчика (получателя) о согласии списания с его индивидуального пенсионного счета ошибочно зачисленных сумм. | Постоянно1 | 1На электронном носителе. | |
57. | Электронная заявка некоммерческого акционерного общества "Государственная корпорация "Правительство для граждан" для внесения изменений в реквизиты вкладчика (получателя), указанные в договоре о пенсионном обеспечении за счет обязательных пенсионных взносов, обязательных профессиональных пенсионных взносов и индивидуальном пенсионном счете вкладчика (получателя), с приложением электронной копии заявления вкладчика (получателя). | Постоянно1 | 1На электронном носителе. | |
58. | Документы (заявления, копии документов, удостоверяющих личность вкладчика (получателя), поверенного, законного представителя вкладчика (получателя), оригиналы договоров пенсионного аннуитета, доверенности, уведомления (при наличии) и иные документы) по переводу пенсионных накоплений | 5 лет1 | 5 лет1 | 1На бумажном носителе - 5 лет после осуществления перевода, на электронном носителе - до минования надобности, не менее 5 лет |
59. | Документы (заявления, копии документов, удостоверяющих личность получателя пенсионных выплат, поверенного, законного представителя, свидетельства о смерти, о праве на наследство, уведомления (при наличии), доверенности и иные документы), представленные в ЕНПФ, ДНПФ на получение пенсионных выплат | 10 лет с момента закрытия индивидуального пенсионного счета1 | 10 лет с момента закрытия индивидуального пенсионного счета1 | 1На бумажном носителе - 10 лет с даты закрытия индивидуального пенсионного счета, на электронном носителе - до минования надобности, не менее 10 лет |
60. | Заявления на получение информации о состоянии индивидуального пенсионного счета. | 1 год | 1 год | |
60-1. | Заявления на получение информации о состоянии условного пенсионного счета в ЕНПФ | 1 год | 1 год | |
61. | Реестры (заявлений/уведомлений на пенсионные выплаты, переводы пенсионных накоплений из ЕНПФ, ДНПФ) | 2 года | 2 года | |
62. | Выписки с индивидуальных пенсионных счетов, не полученные вкладчиками (получателями) при ежегодном информировании и извещения по ежегодному информированию вкладчиков | 1 год | 1 год | |
63. | Переписка по основной деятельности ЕНПФ, ДНПФ, их филиалов и представительств. | 5 лет | 5 лет | |
64. | Переписка с вкладчиками (получателями) пенсионных выплат | 5 лет | 5 лет | |
65. | Документы касающиеся реорганизации и ликвидации ДНПФ (постановления, решения, протоколы, акты, заключения уведомления и др.) | Постоянно |
Примечание: 80 лет - "В" - для хранения информации на электронном носителе, которым установлен такой срок хранения. При этом исчисление срока хранения информации следует проводить с учетом возраста человека (обозначенного буквой "В") к моменту окончания срока хранения информации. Продолжительность хранения информации на электронном носителе равняется разности 80 лет - "В", где "В" означает возраст лица к моменту окончания срока хранения информации.