Об утверждении некоторых инструкций

Постановление Правительства Республики Казахстан от 31 января 2001 года N 168

Обновленный

СОДЕРЖАНИЕ:

      1. Постановление Правительства Республики Казахстан от 31 января 2001 года N 168 "Об утверждении некоторых инструкций"
      2. Инструкция по делопроизводству в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан
      3. Инструкция по делопроизводству с применением средств вычислительной техники в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан
      4. Инструкция по организации контроля исполнения документов в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, центральных и местных исполнительных органах
      5. Инструкция о порядке рассмотрения обращений граждан и контроля за их исполнением.

      Правительство Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:

      1. Утвердить прилагаемые:
      Инструкцию по делопроизводству в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан;
      Инструкцию по делопроизводству с применением средств вычислительной техники в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан;
      Инструкцию о порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц и контроля за их исполнением.
       Сноска. Пункт 1 с изменениями, внесенными постановлениями Правительства РК от 28.07.2005  N 643 ; от 14.05.2007  N 382 .

      1-1. Установить, что требования указанных инструкций обязательны для всех государственных органов в части их касающейся.
       Сноска. Постановление дополнено пунктом 1-1 в соответствии с постановлением Правительства РК от 10.12.2002  N 1300 (вступает в силу с 1 января 2003 года).

      2. Признать утратившим силу распоряжение Премьер-Министра Республики Казахстан от 14 октября 1998 года N 195.

      3. Настоящее постановление вступает в силу по истечении месяца со дня подписания.

      Премьер-Министр
      Республики Казахстан

         УТВЕРЖДЕНА        
постановлением Правительства
Республики Казахстан  
от 31 января 2001 года N 168*

      Примечание РЦПИ!
      В Инструкцию предусмотрены изменения постановлением Правительства РК от 25.06.2010 № 641 (не подлежит опубликованию).

ИНСТРУКЦИЯ 
по делопроизводству в Канцелярии Премьер-Министра
Республики Казахстан

      Сноска. Инструкция в редакции постановления Правительства РК от 04.06.2008 N 535; по всему тексту слова "сектор служебной корреспонденции", "сектора служебной корреспонденции", "сектором служебной корреспонденции", "секторе служебной корреспонденции" заменены соответственно словами "сектор делопроизводства и архива", "сектора делопроизводства и архива", "сектором делопроизводства и архива", "секторе делопроизводства и архива" постановлением Правительства РК от 27.04.2012 № 540.

1. Общие положения

      1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок работы с документами в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан (далее - Канцелярия) в процессе выполнения возложенных на нее функций в соответствии с Регламентом Правительства Республики Казахстан и Положением о Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан.

      2. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, распространяются на всех работников Канцелярии.

      3. Настоящая Инструкция определяет правила подготовки, оформления, прохождения документов несекретного характера и имеющих пометку "Для служебного пользования".
      Подготовка, ознакомление и прохождение служебной информации и служебной информации с пометкой "Для служебного пользования" ограниченного распространения осуществляются в соответствии с Правилами работы государственных органов со служебной информацией, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 23 января 2008 года № 51 дсп.
      Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами, независимо от вида носителя, включая электронные документы, удостоверенные электронной цифровой подписью с использованием закрытого (секретного) ключа электронной цифровой подписи и средства электронной цифровой подписи (средства криптографической защиты информации, реализующие процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи) и имеющие подтверждение об определении в установленном порядке положительного результата проверки электронной цифровой подписи (подтверждение (установление) подлинности электронной цифровой подписи) после вычисления и проверки электронной цифровой подписи электронного документа с использованием открытого ключа электронной цифровой подписи.
      Сноска. Пункт 3 в редакции постановления Правительства РК от 27.04.2012 № 540.

      4. Настоящей Инструкцией не регулируется порядок:

      Примечание РЦПИ!
      В подпункт 1) предусмотрены изменения постановлением Правительства РК от 25.06.2010 № 641 (не подлежит опубликованию).
      1) работы с обращениями граждан, а также приема граждан в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, который устанавливается Инструкцией о порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц и контроля за их исполнением;

      2) организации контроля исполнения документов, который установлен Инструкцией по организации контроля исполнения документов в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, центральных и местных исполнительных органах;

      3) ведения секретного делопроизводства и секретной переписки с использованием шифрованной документальной связи, который устанавливается отдельными специальными инструкциями.
      Сноска. Пункт 4 с изменением, внесенным постановлением Правительства РК от 27.04.2012 № 540.

      5. Ответственность за ведение делопроизводства, учет, сохранность, своевременное прохождение и исполнение документов в структурных подразделениях Канцелярии возлагается на их руководителей.

      6. Отдел контроля и документационного обеспечения знакомит новых работников Канцелярии с настоящей Инструкцией и другими документами, регламентирующими деятельность Канцелярии.
_______________________

      * С изменениями и дополнениями, внесенными постановлениями Правительства Республики Казахстан от 10 декабря 2002 года  N 1300 , от 14 апреля 2005 года  N 358 .      

      Примечание РЦПИ!
      Глава 2 предусмотрена в редакции постановления Правительства РК от 25.06.2010 № 641 (не подлежит опубликованию).

2. Прием и регистрация входящей корреспонденции

      7. Переписка с органами, организациями и гражданами Республики Казахстан и стран СНГ ведется на государственном и/или русском языках, с иными зарубежными корреспондентами может вестись также и на других иностранных языках.

      8. Входящая корреспонденция, поступающая в Канцелярию на бумажном носителе, принимается сектором делопроизводства и архива Отдела контроля и документационного обеспечения (далее – сектор делопроизводства и архива) под роспись с указанием даты, времени, фамилии и инициалов лица, получившего документы, а электронные документы, удостоверенные электронной цифровой подписью – после проведения процедуры проверки электронной цифровой подписи с использованием средства криптографической защиты информации (далее – ЭЦП) лица, подписавшего электронный документ, и лица, заверившего необходимые реквизиты документа.
      Электронные документы, удостоверенные ЭЦП, должны передаваться через Единую транспортную среду государственных органов Республики Казахстан (далее – ETC) и сервер Центра межведомственного документооборота Единой системы электронного документооборота государственных органов (далее – ЦМД ЕСЭДО).
      При приеме корреспонденции в формате электронных документов все дальнейшие процедуры с данными документами совершаются в соответствии с Инструкцией пользователя Единой системы электронного документооборота (далее – ЕСЭДО).
      Ноты и письма иностранных посольств принимаются только через Министерство иностранных дел Республики Казахстан.
      Документы со сроками хранения до 10 лет (кроме документов со сроками хранения 75 лет, постоянно, с отметкой ЭПК) принимаются и направляются только в электронной форме электронных документов, удостоверенных электронно-цифровой подписью.
      Сноска. Пункт 8 в редакции постановления Правительства РК от 27.04.2012 № 540; с изменением, внесенным постановлением Правительства РК от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).

      9. Прием документов, поступающих в Канцелярию в субботние дни, с 10.00 до 11.00 часов, осуществляется дежурными работниками сектора делопроизводства и архива, а также может осуществляться ответственными дежурными приемной Премьер-Министра с обязательной последующей передачей их в сектор делопроизводства и архива на регистрацию.
      С помощью средств электрической и электронной связи в порядке, установленном отдельными инструкциями, осуществляется передача сообщений (информации) в виде криптограмм, телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм и почтовых файловых (электронных) сообщений. Бумажные оригиналы факсограмм незамедлительно досылаются адресатам в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией, для отправления аналогичной корреспонденции.
      Проекты нормативных правовых актов (за исключением распоряжений Премьер-Министра; законопроектов; проектов указов Президента Республики Казахстан и проектов нормативных правовых актов, разработанных во исполнение поручений Премьер-Министра, предусматривающих их срочное внесение), поступающие в Канцелярию, принимаются по средам с 9.00 до 19.00 часов.
      Сноска. Пункт 9 с изменениями, внесенными постановлениями Правительства РК от 27.04.2012 № 540; от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).

      Примечание РЦПИ!
      Пункт 10 предусмотрен в редакции постановления Правительства РК от 25.06.2010 № 641 (не подлежит опубликованию).
      10. Работникам Канцелярии, за исключением указанных в пункте 9 настоящей Инструкции, запрещается принимать незарегистрированные в секторе делопроизводства и архива документы и работать с ними.

      Примечание РЦПИ!
      В пункт 11 предусмотрены изменения постановлением Правительства РК от 25.06.2010 № 641 (не подлежит опубликованию).
      11. Перед вскрытием конвертов проверяется правильность их адресования и оформления, целостность упаковки (при наличии печатей). При вскрытии конвертов сверяются соответствие адреса наименованию отправителя, номера вложений, указанные на пакете, с номерами, проставленными на документах, проверяется комплектность документов и приложений к ним.
      В случае недостачи документов, повреждения пакетов, расхождения номеров на конвертах с номерами на документах, составляется акт (приложение 2) в трех экземплярах, при этом один экземпляр акта остается в секторе делопроизводства и архива, второй - вместе с документом передается по назначению, а третий - направляется отправителю.
      Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
      Конверты от вложенных в них документов сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.
      Вскрытию в секторе делопроизводства и архива подлежат все конверты, за исключением конвертов с отметкой "Лично".

      12. Приему в Канцелярии подлежат первые экземпляры документов, которые должны быть оформлены на бланке установленного образца, подписанные первым руководителем (в его отсутствие – лицом, исполняющим его обязанности, при наличии приказа, ответственным секретарем по вопросам, отнесенным к его компетенции, должностным лицом министерства или агентства, определенным Президентом Республики Казахстан и осуществляющим полномочия ответственного секретаря) и созданные с использованием соответствующего ему шаблона электронного документа с заполненными реквизитами (электронные документы, удостоверенные ЭЦП, имеющие подтверждение об определении в установленном порядке положительного результата проверки ЭЦП). К письмам государственных органов, ответственных за исполнение поручений Руководства Правительства, в обязательном порядке прикладываются заверенные копии писем государственных органов-соисполнителей. На документе обязательно должны быть проставлены: дата, исходящий номер, краткий заголовок документа, при ответе на запрос или отчете (информации) об исполнении поручений – ссылка на регистрационный номер Канцелярии. При этом Канцелярией принимаются только те документы, дата которых совпадает с датой их сдачи в Канцелярию (кроме иногородней корреспонденции, поступившей по почте). Фамилия, инициалы, номер телефона исполнителя, а также количество экземпляров документа в обязательном порядке проставляются в нижнем левом углу после подписи или на обороте первого листа документа (например: Асанов С.А., тел. 742469). Приложения к документу должны быть запарафированы лицом, подписавшим или готовившим документ.
      Корреспонденция государственных органов (в том числе электронные документы, удостоверенные ЭЦП), адресованная руководству Правительства и Руководителю Канцелярии, должна быть оформлена на гербовом бланке на государственном языке (в случае необходимости прикладывается подписанный вариант на русском языке без бланка).
      При приеме электронных документов, удостоверенных ЭЦП, количество экземпляров не учитывается.
      Документы, поступающие в форме электронных документов, удостоверенных ЭЦП (только в электронной форме), Канцелярией принимаются с 9.00 до 15.30 часов, в субботние дни с 10.00 до 11.00 часов и обрабатываются в установленном порядке.
      Сноска. Пункт 12 в редакции постановления Правительства РК от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).

      Примечание РЦПИ!
      Пункт 13 предусмотрен в редакции постановления Правительства РК от 25.06.2010 года № 641 (не подлежит опубликованию).
      13. Регистрация входящей корреспонденции осуществляется сектором делопроизводства и архива путем проставления в правом нижнем углу первого листа документа регистрационного штампа, в котором указываются регистрационный номер, дата регистрации, количество листов основного документа и количество листов приложений, на приложениях проставляется штамп "К N____". При регистрации корреспонденции на иностранных языках штамп ставится на оригинале и переведенном тексте (с пометкой "Перевод").
      При поступлении проектов постановлений Правительства или распоряжений Премьер-Министра регистрационный штамп ставится на сопроводительное письмо.
      Документам, поступившим к ранее зарегистрированным входящим документам, присваивается регистрационный номер основного документа.
__________________________________

      * Документы должны быть оформлены в соответствии с Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан, утвержденными приказом председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 29 апреля 2003 года N 33.

      Примечание РЦПИ!
      Инструкцию предусмотрено дополнить главой 2-1 в соответствии с постановлением Правительства РК от 25.06.2010 № 641 (не подлежит опубликованию).

      13-1. Вся корреспонденция (документы), поступающая в Канцелярию, принимается с 9.00 до 15.30 часов и регистрируется сектором делопроизводства и архива, который заполняет на каждый поступивший документ регистрационно-контрольную карточку для регистрации входящих (исходящих, внутренних) документов (приложение 1 к настоящей Инструкции).
      Сноска. Пункт 13-1 в редакции постановления Правительства РК от 27.04.2012 № 540.

      13-2. Заведующий сектором делопроизводства и архива предварительно делает разметку поступивших документов и другой служебной корреспонденции, распределяет по компетенции. Распределение поступивших документов и другой служебной корреспонденции в адрес Руководства Правительства, Канцелярии осуществляется в зависимости от характера, важности и срочности поставленных вопросов.
      После предварительного рассмотрения поступившие документы и другая служебная корреспонденция регистрируются в установленном порядке. Регистрации не подлежат документы, указанные в приложении 3 к настоящей Инструкции.
      Сноска. Пункт 13-2 в редакции постановления Правительства РК от 27.04.2012 № 540.

      Примечание РЦПИ!
      В пункт 13-3 предусмотрено изменение постановлением Правительства РК от 27.04.2012 № 540.

      13-4. Регистрация входящей корреспонденции осуществляется сектором делопроизводства и архива путем проставления в нижнем правом углу (или в случаях отсутствия свободного пространства в верхнем левом углу) штампа с указанием входящего регистрационного номера, даты поступления, количества листов основного документа и приложений к нему. Документам, поступившим к ранее зарегистрированным входящим документам, присваивается регистрационный номер основного документа с отметкой "к".
      После присвоения регистрационного номера контрольному документу в секторе контроля, ранее зарегистрированному в секторе делопроизводства и архива, поступившего документа для исключения двойной регистрации необходимо закрыть в учетных данных регистрационный номер, ранее присвоенный сектором делопроизводства и архива.
      Электронный документ, удостоверенный ЭЦП, после проверки ЭЦП регистрируется и передается через систему электронного документооборота в приемные руководства и структурные подразделения Канцелярии в соответствии с Правилами электронного документооборота, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 17 апреля 2004 года № 430.
      При регистрации входящей корреспонденции на иностранном языке штамп ставится на оригинале и тексте перевода с пометкой "Перевод".
      Сноска. Пункт 13-4 в редакции постановления Правительства РК от 27.04.2012 № 540.

      Примечание РЦПИ!
      В заголовок главы 3 предусмотрены изменения постановлением Правительства РК от 25.06.2010 № 641 (не подлежит опубликованию).

3. Рассмотрение и прохождение входящей корреспонденции

      Примечание РЦПИ!
      В пункт 14 предусмотрены изменения постановлением Правительства РК от 25.06.2010 № 641 (не подлежит опубликованию).
      14. Сектор делопроизводства и архива распределяет почту на стадии регистрации и после предварительного изучения докладывает заведующему Отделом контроля и документационного обеспечения.
      Заведующий Отделом контроля и документационного обеспечения по результатам изучения может не принимать или возвращать без рассмотрения документы, содержащие:

      1) обращения государственных органов по вопросам, относящимся к исключительной компетенции обращающихся или иных государственных органов;

      2) обращения государственных органов-разработчиков с просьбой дать поручение о рассмотрении подготовленных ими проектов нормативных правовых актов и иных документов заинтересованными государственными органами или межведомственными комиссиями, рабочими органами которых являются центральные исполнительные органы;

      3) обращения государственных органов, акимов областей и городов Астаны и Алматы или отдельных юридических лиц, требующие принятия решений Правительства или Премьер-Министра, в том числе о выделении средств из республиканского бюджета и резерва Правительства, но не проработанные в центральных исполнительных органах, в компетенцию которых входят поднимаемые в обращениях вопросы;

      4) информацию, представление которой не предусмотрено установленной отчетностью;

      5) информацию по исполнению поручений, не находящихся на контроле Правительства и по которым не давались конкретные поручения о необходимости информировать Правительство и/или Канцелярию Премьер-Министра;

      6) просьбы о продлении сроков уплаты налогов;

      7) документы в запечатанных конвертах (корреспонденция, за исключением секретной, по кадровым вопросам и иногородней, а также адресованной судами);

      8) документы, подготовленные с нарушением требований Регламента Правительства Республики Казахстан и настоящей Инструкции.

      15. Секретная корреспонденция обрабатывается только в секторе секретного делопроизводства и защиты информации Отдела контроля и документационного обеспечения (далее - сектор секретного делопроизводства и защиты информации).

      16. В тех случаях, когда возникает неясность в дальнейшем движении документов, они докладываются заведующему Отделом контроля и документационного обеспечения, а при необходимости - Руководителю Канцелярии или его заместителям.

      17. В соответствии с Регламентом Правительства и Положением о Канцелярии обращения юридических и физических лиц, которые не требуют рассмотрения Правительством и могут быть решены центральными и местными исполнительными, иными государственными органами, направляются заведующим Отделом контроля и документационного обеспечения (в его отсутствие - заместителем заведующего) соответствующим министерствам, агентствам, акимам и иным государственным органам.
      Без регистрации возвращаются обращения центральных и местных исполнительных, иных государственных органов, хозяйствующих субъектов по вопросам дополнительного финансирования, не предусмотренного в республиканском бюджете на соответствующий год, либо предоставления индивидуальных налоговых, таможенных и других льгот, если это не согласовано в порядке, установленном Регламентом Правительства.
      Не подлежат регистрации документы, указанные в  приложении 3   к настоящей Инструкции. 

      18. При обработке и регистрации входящей корреспонденции, поступающей из Администрации Президента Республики Казахстан, необходимо дополнительно руководствоваться Правилами обращения с документами Администрации Президента Республики Казахстан в аппаратах государственных органов, в организациях и учреждениях Республики Казахстан с приложением к документу листа ознакомления ( приложение 4 ).

      19. Поступающие в Правительство документы распределяются, как правило, следующим образом:
      Примечание РЦПИ!
      В подпункт 1) предусмотрены изменения постановлением Правительства РК от 25.06.2010 № 641 (не подлежит опубликованию).

      1) Премьер-Министру передаются на рассмотрение:
      поручения Президента Республики Казахстан;
      письма председателей палат Парламента, Государственного секретаря, Руководителя Администрации Президента, Председателя Верховного Суда, адресованные лично Премьер-Министру;
      письма Генеральной прокуратуры;
      письма глав государств и глав правительств;
      служебные записки и другая корреспонденция по выполнению поручений Премьер-Министра;
      обращения, связанные с разрешением на выезд в командировку руководителей министерств, ведомств, других центральных учреждений, содержащихся за счет республиканского бюджета, акимов областей, городов Астаны и Алматы и выделением им денежных средств;
      иная корреспонденция в соответствии с распределением обязанностей между Премьер-Министром, заместителями Премьер-Министра и Руководителем Канцелярии;
      обращения, связанные с разрешением на выезд в командировку руководителей министерств, ведомств, других центральных учреждений, содержащихся за счет республиканского бюджета, акимов областей и городов Астаны и Алматы с выделением им денежных средств за 3 дня до отъезда;

      2) заместителям Премьер-Министра передается на рассмотрение:
      корреспонденция (документы), непосредственно им адресованная, а также корреспонденция по курируемым ими вопросам в соответствии с распределением обязанностей между Премьер-Министром, его заместителями и Руководителем Канцелярии;

      Примечание РЦПИ!
      В подпункт 3) предусмотрены изменения постановлением Правительства РК от 25.06.2010 № 641 (не подлежит опубликованию).
      3) Руководителю Канцелярии направляются:
      материалы по вопросам контроля за своевременным и качественным исполнением актов и поручений Президента, Правительства, Премьер-Министра и его заместителей центральными и местными исполнительными органами, структурными подразделениями Канцелярии, а также протоколы заседаний Правительства;
      депутатские запросы Правительству и Премьер-Министру;
      обращения Конституционного Совета;
      документы, связанные с проведением заседаний Правительства, совещаний, других мероприятий республиканского уровня;
      материалы МИДа по вопросам заключения и реализации международных договоров, приема глав государств, правительств, руководителей международных организаций, крупных зарубежных фирм, поездок Премьер-Министра в страны ближнего и дальнего зарубежья;
      информационно-справочные материалы в соответствии с утвержденным Премьер-Министром графиком представления информационных материалов Премьер-Министру;
      документы по кадровым вопросам и корреспонденция, направленная непосредственно в его адрес;
      проекты актов Президента, законопроекты и иные обращения в Правительство, требующие рассмотрения в Канцелярии Премьер-Министра;
      другие документы в соответствии с Регламентом Правительства, Положением о Канцелярии Премьер-Министра и распределением обязанностей между Премьер-Министром, его заместителями и Руководителем Канцелярии;
      4) заместителю Руководителя Канцелярии (курирующему правовые вопросы) направляются:
      на предварительное рассмотрение вся корреспонденция (документы), адресуемая в Юридический отдел;
      копии материалов по вопросам, выносимым на заседание совета директоров акционерного общества "Фонд национального благосостояния "Самрук-Казына";
      копии материалов по вопросам, выносимым на заседание Попечительского совета автономной организации образования "Назарбаев Университет".
      Сноска. Пункт 19 с изменениями, внесенными постановлениями Правительства РК от 13.01.2012 № 34 (вводится в действие со дня подписания); от 27.04.2012 № 540; от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).

      Примечание РЦПИ!
      Пункт 20 предусмотрен в редакции постановления Правительства РК от 25.06.2010 № 641 (не подлежит опубликованию).
      20. После регистрации корреспонденции (документов) работник сектора делопроизводства и архива распечатывает два экземпляра регистрационно-контрольной карточки с учетными данными ( приложение 1 ), сохраненными в базе данных системы электронного документооборота, и прикладывает эти карточки к зарегистрированному входящему документу, который вместе с ними передается работнику сектора делопроизводства и архива, ответственному за доставку почты.

      21. Сотрудник сектора делопроизводства и архива передает корреспонденцию (документы) в приемную Секретариата Премьер-Министра и вручает их сотруднику приемной под роспись с указанием даты и времени получения на регистрационной карточке, возвращаемой в сектор делопроизводства и архива.
      После рассмотрения документов Секретариатом сотрудник приемной передает сотруднику сектора делопроизводства и архива документы с резолюциями на бланках поручения и отпечатанными поручениями (фишками) и созданными в формате электронного документа, удостоверенного ЭЦП, для последующей их передачи (отправки) адресатам через систему электронного документооборота.
      Из специального стеллажа сектора делопроизводства и архива, сектора по выпуску правительственных решений сотрудники приемных заместителей Премьер-Министра, Руководителя Канцелярии и заместителей Руководителя Канцелярии, структурных подразделений по установленному графику производят выемку поступившей корреспонденции под роспись во втором экземпляре карточки, остающейся у ответственного за документы в секторе делопроизводства и архива, секторе по выпуску правительственных решений. При этом о поступлении срочной корреспонденции (документов) сотрудник сектора делопроизводства и архива, сектора по выпуску правительственных решений по телефону незамедлительно информирует сотрудников соответствующих приемных, которые должны осуществить выемку срочной корреспонденции (документов) немедленно – вне графика;
      одновременно корреспонденция (документы) передается в формате электронных документов, удостоверенных ЭЦП, с использованием системы электронного документооборота в другие структурные подразделения-соисполнители согласно разметке (расчета рассылки).
      После рассмотрения Руководством Канцелярии сотрудники приемных заместителей Премьер-Министра, Руководителя Канцелярии и заместителей Руководителя Канцелярии доставляют (передают) документы в сектор делопроизводства и архива с резолюциями на бланках поручения, отпечатанными поручениями (фишками) и созданными в формате электронного документа, удостоверенного ЭЦП, для последующей их передачи (отправки) адресатам через систему электронного документооборота.
      Сноска. Пункт 21 в редакции постановления Правительства РК от 27.04.2012 № 540.

      22. Документы, направляемые на рассмотрение Премьер-Министру, передаются работнику приемной Секретариата Премьер-Министра (далее - Секретариат).
      Секретариатом не принимается корреспонденция (документы), не прошедшая регистрацию, за исключением той, которая передана непосредственно Премьер-Министром, его заместителями или Руководителем Канцелярии. При этом корреспонденция, принятая напрямую Премьер-Министром, его заместителями, а также Руководителем Канцелярии, незамедлительно должна быть передана на регистрацию в сектор делопроизводства и архива.
      Сноска. Пункт 22 с изменением, внесенным постановлением Правительства РК от 27.04.2012 № 540.

      23. Поступающие от структурных подразделений Канцелярии проекты актов Президента, постановлений Правительства, распоряжений Премьер-Министра (в специальных обложках), писем и поручений Премьер-Министра (в чистых обложках) принимаются работником Секретариата и проверяются на наличие необходимых согласований и документов, после чего передаются для доклада и последующего подписания Премьер-Министром.

      24. Остальная корреспонденция принимается работником приемной Секретариата, который расписывается в ее получении, затем все поступившие документы передаются работнику Секретариата для предварительного изучения, подготовки проектов резолюций и передачи их для доклада и последующего подписания Премьер-Министром.

      25. В случае поступления в Секретариат документов, не требующих по содержанию принятия решения Премьер-Министра, они, по согласованию с Руководителем Канцелярии либо лицом, исполняющим его обязанности, передаются в приемные заместителей Премьер-Министра или в структурные подразделения Канцелярии через сектор делопроизводства и архива.
      По вопросам, входящим в компетенцию Руководителя Канцелярии, документы с проектами соответствующих поручений передаются в его приемную.
     По вопросам, входящим в компетенцию Юридического отдела, документы с проектами соответствующих поручений предварительно передаются в приемную заместителя Руководителя Канцелярии (курирующего правовые вопросы).
      Подлинники документов (материалы), связанные с визитами в страны ближнего и дальнего зарубежья Премьер-Министра, его заместителей и Руководителя Канцелярии, направляются в Отдел внешних связей и протокола.
      Сноска. Пункт 25 с изменениями, внесенными постановлениями Правительства РК от 27.04.2012 № 540; от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).

      26. Краткое содержание входящих документов и принятых по ним резолюций Премьер-Министра заносится в базу данных регистрационных контрольных карточек.
      Сноска. Пункт 26 в редакции постановления Правительства РК от 27.04.2012 № 540.

      27. Документы, адресованные заместителям Премьер-Министра, Руководителю Канцелярии, передаются соответственно помощниками (советниками) заместителей Премьер-Министра и Руководителя Канцелярии или сотрудниками приемных, которые расписываются за получение документов в секторе делопроизводства и архива в регистрационно-контрольной карточке с указанием даты и времени получения.
      Делопроизводство в приемных заместителей Премьер-Министра, Руководителя Канцелярии и его заместителей ведется работниками приемных, которые несут персональную ответственность за прохождение документов и надлежащее их хранение.
      Сноска. Пункт 27 с изменением, внесенным постановлением Правительства РК от 27.04.2012 № 540.

      28. Поступившие документы незамедлительно докладываются помощниками (советниками) заместителей Премьер-Министра или Руководителя Канцелярии, которые осуществляют подготовку проектов резолюций самостоятельно или по согласованию с соответствующими структурными подразделениями Канцелярии. Срок предварительного изучения и доклада документа в приемных - не более 2 часов.

      29. Проекты резолюций Руководителя Канцелярии по запросам депутатов Парламента, обращениям Генеральной прокуратуры Республики Казахстан и Конституционного Совета Республики Казахстан сотрудники отделов готовят по согласованию с другими соответствующими структурными подразделениями Канцелярии.
      Проекты резолюций Руководителя Канцелярии по запросам депутатов Парламента, обращениям Генеральной прокуратуры Республики Казахстан и Конституционного Совета Республики Казахстан сотрудники Юридического отдела готовят по согласованию с заместителем Руководителя Канцелярии (курирующим правовые вопросы).
      Сноска. Пункт 29 в редакции постановления Правительства РК от 27.04.2012 № 540; с изменением, внесенным постановлением Правительства РК от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).

      30. В тех случаях, когда документы, переданные заместителям Премьер-Министра, возвращаются без рассмотрения, помощники (советники) или работники приемных заместителей Премьер-Министра прикладывают к возвращаемым документам подписанное ими письменное обоснование причины возврата документа.

      31. Резолюции по входящим документам (поручения, указания) Руководства Правительства и Канцелярии печатаются на бланках (фишках) установленного образца или создаются с использованием соответствующих им шаблонов электронных документов и, при необходимости, согласовываются со структурными подразделениями Канцелярии в соответствии с их компетенцией.
      Проекты резолюций Руководства Правительства и Канцелярии, подготовленные Юридическим отделом, предварительно согласовываются с заместителем Руководителя Канцелярии (курирующим правовые вопросы).
      Сноска. Пункт 31 с изменениями, внесенными постановлениями Правительства РК от 27.04.2012 № 540; от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).

      32. В резолюции должны быть указаны:
      исполнители (наименование организаций в именительном падеже, фамилии и инициалы должностных лиц в дательном падеже);
      в случаях, если поручение адресовано Юридическому отделу или в копии направляется в Юридический отдел, в резолюции обязательно указывается заместитель Руководителя Канцелярии (курирующий правовые вопросы);
      ясное и исчерпывающее содержание действия или порядок и характер исполнения документа;
      срок исполнения (при необходимости);
      личная подпись руководителя с расшифровкой (инициал имени и фамилия);
      дата (число, месяц, год);
      номер документа;
      на нижнем поле, под чертой – к какому документу относится резолюция, а также дата и номер этого документа.
      Образец оформления резолюции -  приложение 5.
      Сноска. Пункт 32 с изменениями, внесенными постановлениями Правительства РК от 27.04.2012 № 540; от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).

      33. Рассмотренные документы помощники (советники) или сотрудники приемных Руководства Правительства и Канцелярии вместе с регистрационно-контрольной карточкой передают в сектор делопроизводства и архива для переразметки и отправки документов в соответствии с резолюциями. Если в резолюции содержится поручение о постановке на контроль, или указаны сроки исполнения, в том числе с пометкой "срочно", или имеются пометки "доложить", "внести предложения", то подлинник резолюции направляется сектором делопроизводства и архива для постановки на контроль в сектор контроля Отдела контроля и документационного обеспечения (далее – сектор контроля), а затем в то структурное подразделение Канцелярии, к компетенции которого относятся рассмотренные документы. При этом для обеспечения оперативной отправки адресатам срочных документов и поручений (со сроком исполнения до трех рабочих дней) сотрудники структурных подразделений Канцелярии, помощники (советники) и сотрудники приемных Руководства Правительства и Канцелярии, руководителей структурных подразделений должны передать указанные документы и поручения в формате электронных документов с использованием системы электронного документооборота или факсимильной связи с последующей их отправкой адресатам через сектор делопроизводства и архива.
      Сноска. Пункт 33 в редакции постановления Правительства РК от 27.04.2012 № 540.

      34. В приемных Руководства Правительства и Канцелярии, структурных подразделений Канцелярии делопроизводство ведется сотрудниками приемных Руководства Правительства и Канцелярии, руководителей структурных подразделений или специально выделенными сотрудниками (далее – сотрудники приемных), которые несут персональную ответственность за своевременный прием и доведение документов до руководителей и исполнителей своих подразделений, полноту и правильность ведения записей в первых экземплярах регистрационно-контрольных карточек к документам, за внесение фамилий исполнителей и резолюций (поручений, указаний) к документам в базе данных регистрационно-контрольных карточек системы электронного документооборота Канцелярии, своевременную отправку (передачу) документов и резолюций к ним, надлежащее оперативное хранение документов.
      Сноска. Пункт 34 в редакции постановления Правительства РК от 27.04.2012 № 540.

      35. Руководитель структурного подразделения Канцелярии после рассмотрения документа дает, как правило, письменное поручение по его исполнению непосредственно исполнителю по документу и возвращает документ сотруднику приемной, который незамедлительно вводит учетные данные об исполнителе в базу данных регистрационно-контрольных карточек системы электронного документооборота Канцелярии и первый экземпляр карточки.   
      Заместитель Руководителя Канцелярии (курирующий правовые вопросы) после предварительного рассмотрения документа дает письменное поручение по его исполнению заведующему и (или) исполнителю Юридического отдела, ответственному за рассмотрение вопросов правового характера, и в случае, если поручение об исполнении документа дано только исполнителю Юридического отдела, ответственному за рассмотрение вопросов правового характера, возвращает документ сотруднику приемной заместителя Руководителя Канцелярии (курирующего правовые вопросы), который незамедлительно вводит учетные данные об исполнителе в базу данных регистрационно-контрольных карточек системы электронного документооборота Канцелярии и первый экземпляр карточки.
      После этого сотрудник приемной заносит в специальный журнал регистрационный номер, дату, краткое содержание (название) входящего документа, фамилию исполнителя и передает документ ему под роспись в регистрационно-контрольной карточке.
      Срок с момента получения документа из Отдела контроля и документационного обеспечения до его передачи непосредственному исполнителю не должен превышать 4 часа.
      Проект резолюции Руководства Правительства и Канцелярии (служебной записки или проект ответа) разрабатывается исполнителем структурного подразделения, осуществляющего созыв, визируется исполнителем, заведующим структурным подразделением.
      Проекты резолюций Премьер-Министра перед докладом для подписания визируются Руководителем Канцелярии.
      Проекты резолюций Премьер-Министра, Руководства Правительства и Канцелярии (служебной записки или проект ответа), подготовленные Юридическим отделом, также визируются заместителем Руководителя Канцелярии (курирующим правовые вопросы).
      Сноска. Пункт 35 в редакции постановления Правительства РК от 27.04.2012 № 540; с изменениями, внесенными постановлением Правительства РК от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).

      36. При наличии соисполнителей по документу согласованный у основного исполнителя проект резолюции (служебной записки, разработанного документа) через исполнителя по документу направляется в приемную руководителя структурного подразделения-соисполнителя. Срок для согласования у соисполнителя - не более 3-4 часов с момента получения документа от работника сектора делопроизводства и архива.

      37. Срок для подготовки и согласования проекта резолюции (служебной записки, разработанного документа) в структурных подразделениях исполнителем и соисполнителем не должен превышать 2 рабочих дней с момента получения документа непосредственным исполнителем. В случае наличия замечаний у соисполнителя по проекту резолюции (служебной записки, разработанному документу), осуществляется их доработка, а в случае наличия непреодолимых разногласий соисполнителями представляются письменные мотивированные возражения.
      Общий срок подготовки проекта резолюции (служебной записки, разработанного документа) или письменного возражения не должен превышать 1 (одного) рабочего дня.
      Сноска. Пункт 37 с изменением, внесенным постановлением Правительства РК от 27.04.2012 № 540.

      38. Поступившие в Канцелярию от государственных органов и иных организаций отчеты об исполнении контрольных документов направляются в структурные подразделения Канцелярии, к компетенции которых относятся рассматриваемые контрольные документы и/или за которыми закреплен контроль их исполнения.
      Отчеты об исполнении контрольных документов, поступившие в Канцелярию от государственных органов и иных организаций, контроль исполнения которых закреплен за Юридическим отделом, предварительно направляются в приемную заместителя Руководителя Канцелярии (курирующего правовые вопросы).
      Сноска. Пункт 38 в редакции постановления Правительства РК от 27.04.2012 № 540; с изменением, внесенным постановлением Правительства РК от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).

      39. Поступающие в структурные подразделения Канцелярии документы для сведения (законы, указы, постановления, распоряжения, обращения и другие материалы) хранятся у работника приемной в специальных папках (файлах) в соответствии с номенклатурой дел и, при необходимости, выдаются работникам соответствующих структурных подразделений с соответствующей отметкой во внутренней описи дела.

      40. Картотеку в структурном подразделении Канцелярии ведет сотрудник приемной или специально выделенный сотрудник, который несет ответственность за полноту и правильность ведения учетных записей в регистрационно-контрольных карточках, за ввод резолюций (поручений, указаний) руководства и учетных данных в базу данных регистрационно-контрольных карточек, своевременную отправку (передачу) документов и резолюций руководства, в том числе в формате электронных документов с использованием системы электронного документооборота.
      Карточки хранятся только в картотеке структурного подразделения. Запрещается их хранение вместе с документами у исполнителей. Картотеки контрольных документов ведутся отдельно.
      В карточке отмечается ход исполнения документа (напоминания, запросы, ответы, справки и т.д.). Записи в карточках производятся от руки чернилами четко и ясно с одновременным введением учетных данных в базу данных регистрационно-контрольных карточек системы электронного документооборота.
      Записи карандашом, помарки, подчистки не допускаются. В тех случаях, когда записи не умещаются на одном бланке карточки, к первоначальной карточке прикладывается второй бланк с надписью "Продолжение к N__".
      Сноска. Пункт 40 с изменением, внесенным постановлением Правительства РК от 27.04.2012 № 540.

      41. Исполненные и снятые с контроля документы списываются в дело руководителем структурного подразделения или его заместителем, курирующим данные вопросы. При этом автор документа, при необходимости, должен быть извещен о результатах рассмотрения. Исполнитель систематизирует переписку, производит на первоначальном документе и в карточке запись: как, каким документом и когда решен вопрос, кем подписан документ и с отметкой "В дело N__", заверенной личной подписью, передает их работнику, ответственному за ведение текущего архива структурного подразделения.
      Если документ прислан для сведения либо к нему имеется резолюция Руководства такого содержания, то в карточке в графе "Вопрос решен" делается запись "Принято к сведению".
      В случае, когда по конкретному вопросу принято соответствующее решение Правительства или распоряжение Премьер-Министра и необходимые документы переданы в сектор по выпуску правительственных решений, в графе "Документ подшит в дело N__" указывается "в секторе по выпуску правительственных решений", а в графе "Вопрос решен" пишется "Постановлением (распоряжением) от_______ 200_г. N__". В этом случае за получение документов расписывается работник сектора по выпуску правительственных решений, принявший у исполнителя соответствующее постановление или распоряжение.
      Если вопрос решен устно, то на самом документе и на карточке исполнителем записываются должность и фамилия лица, с которым состоялся разговор, его краткое содержание и дата.

      42. Работник структурного подразделения Канцелярии, ответственный за оперативное хранение подлинников документов и ведение текущего архива в данном подразделении, принимая исполненные документы, сверяет их наличие с регистрационно-контрольной карточкой, подшивает в дело согласно утвержденной номенклатуре и проставляет номера дел и томов с вводом учетных данных в базу данных регистрационно-контрольных карточек системы электронного документооборота, а регистрационно-контрольную карточку помещает в картотеку исполненных документов. В случае отсутствия необходимых документов или неправильного оформления исполненных документов, они возвращаются исполнителю для устранения недостатков.

      43. Структурные подразделения Канцелярии в рамках своей компетенции систематически анализируют характер и качество поступающей корреспонденции, принимают необходимые меры по решению поставленных вопросов, а также по сокращению документооборота.

      Примечание РЦПИ!
      Глава 4 предусмотрена в редакции постановления Правительства РК от 25.06.2010 № 641 (не подлежит опубликованию).

4. Оформление исходящей и внутренней корреспонденции

      Примечание РЦПИ!
      В пункт 44 предусмотрены изменения постановлением Правительства РК от 25.06.2010 № 641 (не подлежит опубликованию).
      44. При подготовке документов следует соблюдать единообразие в написании наименований органов государственной власти и управления, других хозяйствующих субъектов, руководствуясь настоящей Инструкцией и иными действующими правилами*.
      Исходящие письма в государственные органы (в том числе в формате электронного документа) оформляются на гербовом бланке на государственном языке (в случае необходимости прикладывается вариант на русском языке).
      Документ подписывается светостойкими чернилами. Не допускается подписание подлинника документа проставлением факсимиле.
      Исходящие письма, как правило, готовятся и подписываются в двух экземплярах, при этом на втором экземпляре, хранящемся в текущем архиве соответствующего структурного подразделения Канцелярии, должны быть визы исполнителя и руководителя этого структурного подразделения с указанием даты визирования.
      Сноска. Пункт 44 с изменениями, внесенными постановлениями Правительства РК от 13.09.2010 № 931; от 27.04.2012 № 540; от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).
__________________________________

      Примечание:* Документы должны быть оформлены в соответствии с Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях Республики Казахстан, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 21 декабря 2011 года № 1570.

      Примечание РЦПИ!
      В пункт 45 предусмотрены изменения постановлением Правительства РК от 25.06.2010 № 641 (не подлежит опубликованию).
      45. Служебные документы (письма, доклады, отчеты и т.д.) должны быть краткими, понятными и печататься на бланках установленной формы (в случае отправки за пределы Канцелярии).
      При переписке внутри Канцелярии бланки не используются.

      Примечание РЦПИ!
      В пункт 46 предусмотрены изменения постановлением Правительства РК от 25.06.2010 № 641 (не подлежит опубликованию).
      46. При направлении документа должностному лицу название учреждения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.
      На документе, направляемом иногороднему адресату, после его наименования указываются почтовый индекс, область, город (село), улица, номер дома. Если документ отправляется по факсимильной связи, то указывается номер факсимильного аппарата адресата.
      Документ не должен содержать более четырех адресатов. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки и на каждой копии документа указывается только один адрес.
      Адресат, которому направляется документ, может быть обозначен обобщенно (например, "всем акимам областей").

      47. Исходящие документы (корреспонденция) учитываются в регистрационно-контрольных карточках ( приложение 1 ) с одновременным вводом учетных данных реквизитов документов в базу данных регистрационно-контрольных карточек системы электронного документооборота.
      При создании (разработке) исходящих электронных документов также используются шаблоны электронных документов, соответствующие официальным бланкам Правительства и Канцелярии.

      Примечание РЦПИ!
      В пункт 48 предусмотрены изменения постановлением Правительства РК от 25.06.2010 № 641 (не подлежит опубликованию).
      48. Документы Президенту Республики Казахстан, Парламенту Республики Казахстан, руководителям других государств готовятся и направляются на бланках Правительства или Премьер-Министра и подписываются в двух экземплярах Премьер-Министром. На втором экземпляре должны быть визы исполнителя, руководителя соответствующего структурного подразделения и, в случае необходимости, соответствующего Заместителя Премьер-Министра, Руководителя Канцелярии, заместителя Руководителя Канцелярии (курирующего правовые вопросы) – при наличии вопросов правового характера. Указанные исходящие документы могут в установленном порядке отправляться (передаваться) в формате электронных документов, удостоверенных ЭЦП, (сообщений) с использованием системы электронного документооборота.
      По отдельным текущим вопросам письма могут подписывать заместители Премьер-Министра, Руководитель Канцелярии и его заместители. В соответствии с положениями о структурных подразделениях Канцелярии письма, исполненные на соответствующих бланках установленного образца, могут подписывать руководители структурных подразделений Канцелярии и их заместители.
      Сноска. Пункт 48 с изменением, внесенным постановлением Правительства РК от 27.04.2012 № 540.

      48-1. Отчетная информация по исполнению личных и прямых поручений Президента Республики Казахстан подписывается Премьер-Министром (лицом, исполняющим его обязанности) или заместителем Премьер-Министра, которому поручено исполнение данных поручений.
      Сноска. Инструкция дополнена пунктом 48-1  в соответствии с постановлением Правительства РК от 13.01.2012 № 34 (вводится в действие со дня подписания).
      48-2. Отчетная информация, направляемая Правительством или Канцелярией о ходе реализации актов и поручений Президента Республики Казахстан в Администрацию Президента, подписывается Премьер-Министром (лицом, исполняющим его обязанности), либо заместителем Премьер-Министра по курируемому направлению (вопросу), либо Руководителем Канцелярии.
      Сноска. Инструкция дополнена пунктом 48-2  в соответствии с постановлением Правительства РК от 13.01.2012 № 34 (вводится в действие со дня подписания).

      49. Поручения, указания руководителям республиканских органов, акимам областей и городов Астаны и Алматы подписываются Премьер-Министром, заместителями Премьер-Министра, Руководителем Канцелярии (в его отсутствие - лицом, исполняющим его обязанности) по курируемым ими вопросам в соответствии с распределением обязанностей между Премьер-Министром, его заместителями и Руководителем Канцелярии, а также заместителями Руководителя Канцелярии в соответствии с их компетенцией и полномочиями, установленными Руководителем Канцелярии.

      50. К подготавливаемому письму, как правило, дается краткий заголовок. Во всех случаях, когда письмо направляется в ответ на ходатайство или запрос, после адреса (слева) указываются номер и дата этого ходатайства или запроса (например: "На N 101 от 04.06.2008").
      Приложения к документу (письму, справке, отчету, докладу) должны перечисляться, как правило, после его текста с указанием количества листов и экземпляров.

      51. Дату исходящего документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год четырьмя арабскими цифрами. Словесно-цифровой способ написания даты используется в распорядительных документах, документах, содержащих сведения финансового характера, определяющие законные права и интересы граждан, при ссылке на нормативные правовые акты и оформляется следующим образом: например, 4 июня 2009 года и регистрационный номер. Сокращенная запись даты 04.06.2009, как правило, проставляется после подписи в справках, докладных записках и т.п.
      Исходящий номер документа проставляется следующим образом: вначале указывается индекс структурного подразделения Канцелярии, его готовившего; затем через дефис указывается номер дела по номенклатуре, куда должен быть подшит документ после его исполнения; затем через дробь указывается порядковый номер исходящего документа (например: 17-16/180). Индексы структурных подразделений разрабатываются Отделом контроля и документационного обеспечения и утверждаются Руководителем Канцелярии.
      Сноска. Пункт 51 с изменением, внесенным постановлением Правительства РК от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).

      52. Фамилию исполнителя, готовившего исходящий документ, и номер его служебного телефона располагают, как правило, на оборотной стороне последнего листа документа (например: Исаев А.И., тел. 159798).

      53. При направлении документа, требующего возврата, на первом листе документа в правой части его верхнего поля ставится штамп "Подлежит возврату".

      54. Все исходящие документы (корреспонденция) сдаются для отправки в сектор делопроизводства и архива до 12.30 часов в рабочие дни, а в субботние дни - до 11.00 часов, срочная корреспонденция (со сроком исполнения до 5 дней) сдается для отправки в рабочие дни до 18.00 часов, в субботние дни - до 12.00 часов.
      По указанию Руководителя Канцелярии (лица, исполняющего его обязанности) срочная корреспонденция может сдаваться для отправки и в другое время.

      55. Регистрация исходящих телеграмм производится аналогично с текущей корреспонденцией.

      56. Правительственные телеграммы подписываются Премьер-Министром, его заместителями, Руководителем Канцелярии. Текст телеграммы излагается кратко, без исправлений и не должен превышать одной машинописной страницы. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, где указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Образец оформления телеграммы -  приложение 6 .

      57. Исполнитель, при необходимости отправки телеграммы с одинаковым текстом в несколько адресов, размножает ее согласно количеству адресатов.
      В таких телеграммах указывается отдельно на каждом экземпляре только один пункт назначения с адресными данными, куда ее необходимо доставить.
      Допускается обобщенное обозначение адресатов (например: "министрам и председателям агентств") с приложением к телеграмме указателя рассылки, заверенного руководителем структурного подразделения Канцелярии, готовившего телеграмму.

      58. Телеграммы, оформленные с нарушением вышеуказанных требований, сектором делопроизводства и архива к отправке не принимаются.
      Порядок оформления телеграмм, отправляемых через органы специальной связи, устанавливается специальной инструкцией.

      Примечание РЦПИ!
      В пункт 59 предусмотрены изменения постановлением Правительства РК от 25.06.2010 № 641 (не подлежит опубликованию).
      59. Исходящие документы готовят к отправке работники структурных подразделений Канцелярии, при этом они заносят резолюции (поручения, указания) руководства в регистрационные карточки с одновременным вводом учетных данных в базу данных регистрационно-контрольных карточек системы электронного документооборота. После этого исходящие документы и резолюции к ним, в которых указаны сроки исполнения, в том числе с пометкой "срочно", имеется поручение о взятии документа на контроль, либо пометки "доложить", "внести предложение" и т.п., в обязательном порядке представляются в сектор контроля, который проставляет на них штамп "Бақылауға" или "Бақылауға алынды".
      Подготовленные работниками к отправке документы и резолюции к ним, их копии по количеству адресатов и утвержденный руководством структурного подразделения указатель рассылки (при рассылке более чем в четыре адреса) передаются работниками в сектор делопроизводства и архива для отправки адресатам.

      60. В секторе делопроизводства и архива перед отправкой проверяется правильность оформления исходящих документов. Документы, оформленные с нарушением требований установленных Регламентом Правительства и настоящей Инструкцией, возвращаются в соответствующие структурные подразделения Канцелярии для исправления. Работник, ответственный за отправку, сверяет копии документов и резолюций с их подлинниками, после чего заверяет их номерной круглой печатью Отдела контроля и документационного обеспечения, затем составляет реестр (расчет рассылки, разовую расписку) отправляемых документов с указанием в нем адресатов, номеров отправляемых документов и количества экземпляров, вносит эти данные в регистрационно-контрольную карточку документа, упаковывает отправляемые документы в конверты, предназначенные для отправки конкретным адресатам, и передает конверты вместе с реестрами (маршрутными листами, разовыми расписками) работнику фельдъегерской или почтовой службы для доставки адресатам.

      61. Документы отправляются адресатам государственной фельдъегерской или почтовой службой в зависимости от срочности их доставки. Степень срочности доставки документа определяется отправителем. Корреспонденция с пометкой «Срочно» доставляется в первую очередь ближайшим авиарейсом, автомобильным или железнодорожным фельдъегерским маршрутом. Оперативное руководство государственной фельдъегерской службой осуществляет Отдел контроля и документационного обеспечения.
      Сноска. Пункт 61 в редакции постановления Правительства РК от 27.04.2012 № 540.

      62. Отправка (передача) корреспонденции (исходящих документов, в т.ч. электронных документов, удостоверенных ЭЦП) производится по установленному заведующим Отделом контроля и документационного обеспечения графику. Отправка документов, минуя сектор делопроизводства и архива, запрещается.
      Сноска. Пункт 62 в редакции постановления Правительства РК от 27.04.2012 № 540.

      63. После отправки документов сектором делопроизводства и архива делаются отметки об отправке на обратной стороне регистрационно-контрольных карточек и на экземплярах документов и резолюций к ним, возвращаемых в структурные подразделения Канцелярии, с одновременным внесением данных записей в базу данных регистрационно-контрольных карточек системы электронного документооборота. Ответственность за рассылку (передачу) документа по неправильному адресу, указанному в документе, сданном на отправку, несет исполнитель структурного подразделения Канцелярии, готовившего документ.
      Сноска. Пункт 63 с изменением, внесенным постановлением Правительства РК от 27.04.2012 № 540.

      64. Реестры на отправленные документы с росписями сотрудников соответствующих подразделений адресатов, подтверждающие вручение документов, а также конверты с документами, которые не вручены адресатам по каким-либо причинам, с соответствующей пометкой возвращаются фельдъегерями в сектор делопроизводства и архива с отметками экспедиции (дежурного) фельдъегерской службы. Реестры, маршрутные листы и разовые расписки на отправку (вручение) документов сохраняются в секторе делопроизводства и архива в течение года.
      Сноска. Пункт 64 в редакции постановления Правительства РК от 27.04.2012 № 540.

      65. Сотрудник сектора делопроизводства и архива, ответственный за отправку, проверяет правильность оформления фельдъегерской службой или почтовым отделением приема пакетов к отправке по реестрам, а также вручения корреспонденции адресатам по реестрам или маршрутным листам (под расписку) и несет ответственность за своевременную отправку исходящей корреспонденции в соответствии с указанными на документах адресами.
      Сноска. Пункт 65 в редакции постановления Правительства РК от 27.04.2012 № 540.

      66. Подлинники отправленных документов либо их вторые экземпляры направляются работником сектора делопроизводства и архива, ответственным за отправку, путем помещения в адресную ячейку специального стеллажа в то структурное подразделение Канцелярии, к компетенции которого относятся вопросы, затрагиваемые в отправленных документах, с отметкой об отправке в регистрационно-контрольной карточке и/или указателе рассылки с вводом учетных данных в базу данных регистрационно-контрольных карточек системы электронного документооборота.

      67. Использование системы электронного документооборота и средств электронной цифровой подписи определяется в соответствующих  Правилах электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан, утвержденных постановлением Правительства Республики Казахстан от 17 апреля 2004 года N 430.

      68. Отметка об отправке документа производится написанием слова "Отправлено" на втором экземпляре этого документа с указанием даты отправки и росписи работника сектора делопроизводства и архива, осуществлявшего отправку.

      69. Письма Руководства Правительства и Канцелярии, руководителей структурных подразделений Канцелярии, направляемые одному адресату, как правило, отправляются в подлиннике, а второй экземпляр с отметкой об отправке с одновременным вводом учетных данных в базу данных регистрационно-контрольных карточек системы электронного документооборота возвращается в соответствующее подразделение Канцелярии. Если адресатов несколько, то им рассылаются заверенные номерной круглой печатью Отдела контроля и документационного обеспечения копии документов или копии могут передаваться в формате электронных документов, а подлинник с отметкой об отправке вместе с первым экземпляром регистрационно-контрольной карточки возвращается в соответствующее структурное подразделение с одновременным вводом учетных данных в базу данных регистрационно-контрольных карточек системы электронного документооборота.

      70. Резолюции Премьер-Министра, его заместителей, Руководителя Канцелярии (лица, исполняющего его обязанности), а также заместителей Руководителя Канцелярии в соответствии с их компетенцией и полномочиями, установленными Руководителем Канцелярии, рассылаются только в виде заверенных круглой номерной печатью Отдела контроля и документационного обеспечения копий, а их подлинники остаются в соответствующих структурных подразделениях Канцелярии в соответствии с их компетенцией. Отправка ксерокопий рукописных резолюций (поручений, указаний) не допускается.
      Сноска. Пункт 70 в редакции постановления Правительства РК от 27.04.2012 № 540.

      Примечание РЦПИ!
      Пункт 71 предусмотрено исключить в соответствии с постановлением Правительства РК от 25.06.2010 № 641 (не подлежит опубликованию).
      71. Постановления Правительства рассылаются адресатам только в виде заверенных печатью копий, исполненных на соответствующих бланках, а их подлинники остаются в секторе по выпуску правительственных решений Отдела контроля и документационного обеспечения. Официальные копии постановлений на государственном и русском языках, рассылаемые адресатам, заверяются гербовой печатью Правительства Республики Казахстан с оттиском фиолетового или красного цвета.

      Примечание РЦПИ!
      Пункт 72 предусмотрено исключить в соответствии с постановлением Правительства РК от 25.06.2010 № 641 (не подлежит опубликованию).
      72. После рассылки постановлений работник сектора по выпуску правительственных решений, ответственный за выпуск, составляет перечень имеющихся в деле документов, подписывает его, нумерует листы дела, проверяет наличие на указателе рассылки отметок о количестве экземпляров (тираже) и дате отправки, после чего помещает дело на хранение в текущий архив и вводит учетные данные в базу данных регистрационно-контрольных карточек системы электронного документооборота.

      73. При отправке документов по факсимильной связи исполнитель должен указать точный номер аппарата факсимильной связи адресата и сдать работнику приемной руководителя соответствующего структурного подразделения или работнику (помощнику, советнику) соответствующей приемной Руководства Правительства или Канцелярии, либо в сектор делопроизводства и архива Отдела контроля и документационного обеспечения подлинник и копию документа. После отправки копия документа с отметкой об отправке по факсимильной связи и подлинник возвращаются в структурное подразделение Канцелярии, готовившее документ, после чего подлинник незамедлительно отправляется адресату по почте в соответствии с настоящей Инструкцией.

      74. Законопроекты, возвращаемые Мажилисом Парламента без регистрации, доставляются в приемную Руководителя Канцелярии фельдъегерской службой и через советника (работника приемной) докладываются Руководителю Канцелярии для принятия решения в соответствии с Регламентом Правительства. При этом копии сопроводительных писем к указанным законопроектам советником (работникам приемной) Руководителя Канцелярии передаются в Представительство Правительства в Мажилисе Парламента в установленном порядке.
      Сноска. Пункт 74 с изменением, внесенным постановлением Правительства РК от 27.04.2012 № 540.

  5. Работа с документами с пометкой "Для служебного пользования"

      75. К служебной информации ограниченного распространения, зафиксированной в документах, делах и изданиях с пометкой "Для служебного пользования" (далее - "ДСП") относятся сведения, касающиеся деятельности Канцелярии или других государственных органов, ограничения на распространение которых диктуется служебной необходимостью.
      Опубликование в открытой печати, передача по радио и телевидению, сетях открытой электрической (электронной) связи и Интернете служебной информации ограниченного распространения запрещаются.

      76. Документы с пометкой "ДСП", поступающие в Канцелярию, принимаются, регистрируются и учитываются в секторе делопроизводства и архива. При этом к регистрационным номерам на карточках добавляется пометка "ДСП", и проставляется номер экземпляра.

      77. При подготовке и оформлении в подразделениях Канцелярии документов, содержащих сведения ограниченного распространения, на них проставляются пометка «ДСП» и номер экземпляра. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа и сопроводительного письма указываются адреса отправленного документа, количество экземпляров и его отпуск, фамилия исполнителя документа и отметка об уничтожении файла.
      Необходимость проставления пометки "ДСП" определяется исполнителем и/или руководителем, подписавшим документ.
      Сноска. Пункт 77 с изменением, внесенным постановлением Правительства РК от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).

      78. Руководитель Канцелярии, его заместители и руководители структурных подразделений Канцелярии имеют право снимать пометку «ДСП» с полученного документа, если содержащиеся в нем сведения не входят в перечень сведений ограниченного распространения, также могут давать разрешение по согласованию с сектором секретного делопроизводства и защиты информации, Отделом контроля и документационного обеспечения на ксерокопирование этих документов в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией. Учет ксерокопированных документов с пометкой «ДСП» осуществляется поэкземплярно. Хранить документы с пометкой «ДСП» следует в металлических сейфах и шкафах отдельно от других несекретных документов.
      Сноска. Пункт 78 в редакции постановления Правительства РК от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).

      79. Перед сдачей документов с пометкой "ДСП" на отправку в сектор делопроизводства и архива на них проставляются номера экземпляров. При отправке таких документов в несколько адресов вместе с документом представляется указатель рассылки с указанием номеров отправляемых экземпляров, подписанный заведующим структурным подразделением Канцелярии, готовившим документ, или его заместителем. На пакетах с документами, имеющими пометку "ДСП" также ставится пометка "ДСП".

      80. За утрату документов с пометкой "ДСП", разглашение информации ограниченного распространения или нарушение правил работы с документами, содержащими информацию, содержащую сведения ограниченного распространения, работники Канцелярии привлекаются к ответственности в соответствии с действующим законодательством.

6. Порядок подготовки и проведения заседаний
Правительства и совещаний, проводимых Премьер-Министром
Республики Казахстан и его заместителями

      Примечание РЦПИ!
      В пункт 81 предусмотрены изменения постановлением Правительства РК от 25.06.2010 № 641 (не подлежит опубликованию).
      81. Перечень вопросов, подлежащих рассмотрению на заседаниях Правительства Республики Казахстан, ежеквартально утверждается распоряжением Премьер-Министра Республики Казахстан.

      82. Отдел контроля и документационного обеспечения за 5 дней до заседания составляет проект повестки заседания Правительства по установленной форме на государственном и русском языках, предварительный список приглашенных и передает их на подпись Руководителю Канцелярии.

      83. Подписанную Руководителем Канцелярии повестку дня заседания Правительства Отдел контроля и документационного обеспечения незамедлительно в течение 1 рабочего дня направляет руководителям государственных органов и организаций, которые указаны в ней в качестве докладчиков, а также руководителям структурных подразделений Канцелярии, к компетенции которых относятся вопросы, включенные в повестку дня. Телефонограмма передается помощникам или работникам приемных участников заседания Правительства.
      Отдел контроля и документационного обеспечения рассылает повестку дня вместе с соответствующими материалами, не запрещенными к передаче по незащищенным каналам связи, на мобильные устройства через информационную систему «Мобильный офис Правительства Республики Казахстан», членам Правительства и другим должностным лицам в соответствии со списком приглашенных на заседание, подписанным Руководителем Канцелярии Премьер-Министра, за исключением проектов, содержащих государственные секреты и (или) служебную информацию, в соответствии с перечнем служебной информации, разрешенной к передаче в информационной системе «Мобильный офис Правительства Республики Казахстан», утвержденным совместным приказом Руководителя Канцелярии Премьер-Министра и Министерства связи и информации от 20 мая 2011 года № 25-1-32 дсп/22П-дсп.
      Сноска. Пункт 83 с изменением, внесенным постановлением Правительства РК от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).

      Примечание РЦПИ!
      В пункт 84 предусмотрены изменения постановлением Правительства РК от 25.06.2010 № 641 (не подлежит опубликованию).
      84. Отдел контроля и документационного обеспечения несет ответственность за явку на заседание членов Правительства, председателей агентств, руководителей национальных холдингов, национальных компаний и представителей органов, непосредственно подчиненных и подотчетных Президенту Республики Казахстан, руководителей структурных подразделений.
      Явка других приглашенных лиц обеспечивается структурными подразделениями Канцелярии.

      85. Техническую подготовку зала заседаний (обеспечение звукоусиления, звукозаписи и микрофонов, подготовка пультов электронного голосования, видеопроектора, экрана, напитков, письменных принадлежностей, надлежащего освещения и кондиционирования, готовности к демонстрации слайдов и т.п.) осуществляет Отдел финансово-хозяйственной и кадровой работы.
      Сноска. Пункт 85 с изменением, внесенным постановлением Правительства РК от 27.04.2012 № 540.

      86. Подготовленные к рассмотрению на заседании Правительства материалы на государственном и русском языках, предложения по определению или уточнению списка приглашенных на заседание Правительства вносятся государственным органом, ответственным за подготовку вопроса, не позднее чем за 5 календарных дней до заседания, а электронные версии презентаций - не позднее двух дней, предшествующих заседанию.
      Сноска. Пункт 86 в редакции постановления Правительства РК от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).

      87. В исключительных случаях, когда заседания Правительства по поручению Премьер-Министра либо лица, исполняющего обязанности Премьер-Министра, проводятся в экстренном порядке, материалы могут вноситься в Канцелярию в день его проведения и доводиться до участников заседания Правительства непосредственно на заседании.

      88. Ответственным в Канцелярии за контроль по своевременному внесению материалов является структурное подразделение, к компетенции которого относятся рассматриваемые на заседании вопросы.

      89. В случае несвоевременного представления материалов к заседанию Правительства, а также представления их не в полном объеме и некачественно проработанных, Премьер-Министром либо, по согласованию с ним, Руководителем Канцелярии принимается решение о снятии с рассмотрения запланированного вопроса или переносе его рассмотрения на другой срок.

      90. Материалы к заседанию Правительства должны включать проект протокольного решения, справки объемом не более 5 страниц, сравнительные таблицы, слайды, информационные (аналитические) и другие материалы по вопросам, рассматриваемым на заседании Правительства, и вноситься на государственном и русском языках.

      91. Структурные подразделения, к компетенции которых относятся рассматриваемые вопросы, проводят анализ материалов, составляют предложения по проекту порядка ведения и при необходимости, справку по материалам и вносят на рассмотрение Руководителю Канцелярии, не позднее чем за 4 календарных дня до заседания, если иной срок не установлен Руководителем Канцелярии.
      Юридический отдел до внесения указанных материалов на рассмотрение Руководителю Канцелярии предварительно согласовывает их с заместителем Руководителя Канцелярии (курирующим правовые вопросы).
      Сноска. Пункт 91 с изменениями, внесенными постановлениями Правительства РК от 27.04.2012 № 540; от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).

      92. Проект порядка ведения, справка по материалам согласовываются структурным подразделением, к компетенции которого относится рассматриваемый вопрос, с Руководителем Канцелярии, не позднее чем за 3 календарных дня до заседания, если иной срок не установлен Руководителем Канцелярии.

      93. Согласованный с Руководителем Канцелярии и завизированный руководителем структурного подразделения проект порядка ведения, справка на бумажных и электронных носителях информации направляются для доработки советнику Премьер-Министра.
      Дополнительное визирование указанных материалов заместителем Руководителя Канцелярии (курирующим правовые вопросы) требуется при рассмотрении вопросов, входящих в компетенцию Юридического отдела.
      Сноска. Пункт 93 с изменениями, внесенными постановлениями Правительства РК от 27.04.2012 № 540; от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).

      94. Для составления окончательного варианта списка приглашенных на заседание Правительства в день, предшествующий заседанию, Отдел контроля и документационного обеспечения уточняет список приглашенных.

      95. Обо всех изменениях в составе участников заседания докладывается Руководителю Канцелярии. Отдел контроля и документационного обеспечения составляет справку, в которой определяет кворум заседания Правительства и список отсутствующих членов Правительства с указанием причин.

      96. Окончательный список приглашенных на заседание Правительства подписывается Руководителем Канцелярии.

      97. Отдел контроля и документационного обеспечения тиражирует окончательный вариант списка приглашенных, подписанный Руководителем Канцелярии в день, предшествующий заседанию:

      1) один экземпляр передает Отделу внешних связей и протокола Канцелярии для осуществления рассадки;

      2) после проставления номерного штампа один экземпляр передается службе охраны Премьер-Министра и три экземпляра охране административного здания;

      3) другие экземпляры вкладывает в именные папки Премьер-Министра (оригинал), его заместителей и Руководителя Канцелярии либо передает их соответственно в Секретариат и помощнику Руководителя Канцелярии для вложения в указанные папки;

      4) докладывает Руководителю Канцелярии о кворуме.

      98. Как правило, ведется звукозапись заседаний Правительства с последующей расшифровкой фонограмм и их распечаткой. При необходимости по указанию Руководителя Канцелярии может вестись видеозапись заседания.
      В целях обеспечения достоверности протокола в ходе заседания работник Отдел контроля и документационного обеспечения ведет рабочую запись фамилий докладчиков и выступающих, высказанных членами Правительства и присутствующими замечаний и предложений, а также учет поручений, данных председательствующим по обсуждаемым вопросам, которые сверяются с расшифровкой фонограммы заседания (если таковая велась).

      99. Ответственным за синхронный перевод (государственный и русский языки) является Отдел контроля и документационного обеспечения.

      100. Проверка демонстрации презентаций (слайдов) докладчиков проводится в день, предшествующий проведению заседания, структурными подразделениями Канцелярии, к компетенции которых относятся презентуемые вопросы, совместно с Отделом контроля и документационного обеспечения, Отделом финансово-хозяйственной и кадровой работы и представителями государственных органов-докладчиков. Порядок и требования к демонстрации презентаций (слайдов) определяются Руководителем Канцелярии.
      Сноска. Пункт 100 с изменением, внесенным постановлением Правительства РК от 27.04.2012 № 540.

      101. Регистрация участников заседания осуществляется Отделом контроля и документационного обеспечения.

      102. Регистрация участников заседания начинается не менее чем за 30 минут до начала заседания, а при расширенных заседаниях - за 1 час до начала заседания.

      103. Регистрация участников заседания, как правило, заканчивается за 5 минут до начала заседания.

      104. В случае неявки членов Правительства, председателей агентств, руководителей национальных холдингов, государственных органов, непосредственно подчиненных и подотчетных Президенту Республики Казахстан, докладчиков, сотрудник Отдела контроля и документационного обеспечения, осуществляющий регистрацию, незамедлительно связывается с помощником или руководителем приемной отсутствующего участника, уточняет причины неявки и сообщает об этом Руководителю Канцелярии.
      Сноска. Пункт 104 в редакции постановления Правительства РК от 27.04.2012 № 540.

      105. По окончании регистрации список фактически участвующих в заседании и окончательная справка, в которой определен кворум заседания Правительства и список отсутствующих членов Правительства с указанием причин, передаются Руководителю Канцелярии Премьер-Министра.

      106. Отдел контроля и документационного обеспечения рассылает повестку дня вместе с соответствующими материалами на мобильные устройства через информационную систему «Мобильный офис Правительства Республики Казахстан», членам Правительства и другим должностным лицам в соответствии со списком приглашенных на заседание, подписанным Руководителем Канцелярии Премьер-Министра и соблюдением требований пункта 83 настоящей Инструкции.
      Сноска. Пункт 106 в редакции постановления Правительства РК от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).

      107. Материалы, предназначенные для Премьер-Министра, его заместителей, Руководителя Канцелярии, комплектуются в именные папки с указанием на специальных обложках порядковых номеров и передаются в Секретариат, соответствующие приемные за 1 день до заседания.
      Дополнительно к материалам в папки Премьер-Министра и Руководителя Канцелярии вкладываются справки структурных подразделений, к компетенции которых относятся рассматриваемые вопросы (при наличии).
      Ответственным за комплектацию материалов для Премьер-Министра, его заместителей, Руководителя Канцелярии является Отдел контроля и документационного обеспечения. Структурное подразделение (Юридический отдел по предварительному согласованию с заместителем Руководителя Канцелярии (курирующим правовые вопросы), к компетенции которого относится рассматриваемый на заседании Правительства вопрос, готовит и представляет за 3 календарных дня до заседания в:
      Отдел контроля и документационного обеспечения - согласованные с Руководителем Канцелярии списки приглашенных (кроме членов Правительства и первых руководителей центральных исполнительных органов, не входящих в состав Правительства);
      советнику Премьер-Министра – проект порядка ведения заседания Правительства по рассматриваемому вопросу, оформленный в установленном Руководителем Канцелярии Премьер-Министра порядке, и согласованный с соответствующим заместителем Руководителя Канцелярии Премьер-Министра, а также справку по документам, внесенным на рассмотрение заседания Правительства. Секретариат осуществляет комплектование папки с материалами к заседанию для Премьер-Министра, а копию окончательного порядка ведения передает в приемную Руководителя Канцелярии.
      Отдел контроля и документационного обеспечения составляет общие списки приглашенных на заседания, которые подписываются Руководителем Канцелярии.
      Сноска. Пункт 107 с изменениями, внесенными постановлениями Правительства РК от 27.04.2012 № 540; от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).

      108. Расстановку кювертных карточек и рассадку участников заседания Правительства осуществляет Отдел внешних связей и протокола Канцелярии.

      109. На заседаниях Правительства председательствует Премьер-Министр, а в его отсутствие - Заместитель Премьер-Министра, либо исполняющий обязанности Премьер-Министра в порядке, установленном Премьер-Министром.

      110. При участии в заседаниях Президента председательствует Президент Республики Казахстан или по его поручению Премьер-Министр.

      111. Заседания Правительства являются открытыми и ведутся на государственном и русском языках. По инициативе Президента Республики Казахстан либо Премьер-Министра могут проводиться закрытые заседания Правительства.

      112. Заседание считается правомочным, если в нем принимает участие не менее двух третей членов Правительства. Члены Правительства участвуют в заседаниях без права замены.

      113. Рассмотрение проектов постановлений включается в повестку дня заседания и доводится до сведения членов Правительства в соответствии с порядком, указанным в настоящей Инструкции.

      114. На заседаниях Правительства по проекту постановления докладывает руководитель государственного органа-разработчика. По имеющимся замечаниям и предложениям по проекту докладывает Руководитель Канцелярии.

      115. По каждому проекту постановления Правительства проводится электронное голосование и принимается протокольное решение с указанием результатов голосования членов Правительства.

      116. Постановления Правительства принимаются большинством голосов от общего числа членов Правительства.

      117. В ходе заседания Правительства присутствующий работник структурного подразделения Канцелярии, к компетенции которого относится рассматриваемый вопрос, либо руководитель этого подразделения ведет протокольные записи.

      118. Решения, принятые на заседании Правительства, оформляются протоколом.

      119. Расшифровка фонограммы и их распечатка осуществляются в однодневный срок после заседания. Распечатка фонограммы тиражируется и передается Отделом контроля и документационного обеспечения в структурные подразделения, вопросы которых были рассмотрены на заседании Правительства.

      120. Протоколы готовятся на основании и в соответствии со стенограммой заседания Правительства. При подготовке протоколов совещаний у Премьер-Министра применяется аналогичный порядок.

      121. Структурные подразделения, к компетенции которых относятся рассмотренные на заседании вопросы, готовят и представляют в Отдел контроля и документационного обеспечения в двухдневный срок после заседания завизированный руководителями структурных подразделений проект протокольного решения, а также на электронном носителе информации проект протокола.
      Юридический отдел представляет проект протокольного решения, также завизированный заместителем Руководителя Канцелярии (курирующим правовые вопросы).
      Сноска. Пункт 121 с изменениями, внесенными постановлениями Правительства РК от 27.04.2012 № 540; от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).

      122. Отдел контроля и документационного обеспечения составляет протокол заседания Правительства на гербовом бланке Правительства на основании проектов протокольных решений, подготовленных структурными подразделениями Канцелярии, к компетенции которых относятся рассмотренные на заседании вопросы.

      123. После переноса на гербовый бланк протокол визируется исполнителем и заведующими структурными подразделениями Канцелярии (по вопросам, относящимся к их компетенции), заместителем Руководителя Канцелярии (в соответствии с распределением обязанностей), заместителями Премьер-Министра, Руководителем Канцелярии и передается на подпись Премьер-Министру в четырехдневный срок после заседания.
      Сноска. Пункт 123 в редакции постановления Правительства РК от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).

      124. После подписания протокола Отдел контроля и документационного обеспечения готовит выписки из протокола членам Правительства, председателям агентств и тем адресатам, которым в протоколе даны поручения, в части их касающейся, обеспечивает перевод на государственный язык, проверку аутентичности текстов, постановку на контроль и рассылку в однодневный срок.

      125. Ответственным за организацию подготовки материалов к совещанию, списка приглашенных, проекта протокола совещания является структурное подразделение Канцелярии, к компетенции которого относится рассматриваемый вопрос.

      126. Список приглашенных на совещание у Премьер-Министра утверждается Руководителем Канцелярии.

      127. Материалы к совещанию, проект порядка ведения совещания, проводимого у Премьер-Министра, направляются в Секретариат за 1 день до совещания.

      128. Материалы к совещанию, проводимому у заместителей Премьер-Министра, Руководства Канцелярии, направляются в соответствующие приемные в день, предшествующий совещанию.

      129. Явка, регистрация участников совещания обеспечиваются структурным подразделением Канцелярии, к компетенции которого относится рассматриваемый вопрос.

      130. Совещания, проводимые у Руководства Правительства (Канцелярии), в обязательном порядке протоколируются. Протоколам присваиваются учетные номера в соответствии с номенклатурой дел в хронологическом порядке (с начала года).

      131. Ведение рабочих записей на совещании осуществляет присутствующий на нем работник того структурного подразделения Канцелярии, которое является ответственным за подготовку вопроса, либо лицо, определенное председательствующим.

      132. Оформление, согласование с руководителями заинтересованных структурных подразделений Канцелярии и представление протокола на подпись председательствовавшему на совещании производятся не позднее 3 дней со дня проведения совещания тем подразделением Канцелярии, работник которого вел протокол.

      133. Протоколы совещаний у Премьер-Министра и его заместителей в обязательном порядке согласовываются с Руководителем Канцелярии.
      Протоколы совещаний у Премьер-Министра, его заместителей и Руководителя Канцелярии согласовываются с заместителем Руководителя Канцелярии (курирующим правовые вопросы) - при наличии вопросов правового характера, а также по поручениям Премьер-Министра, руководства Правительства и Канцелярии.
      Обязательному согласованию с заместителем Руководителя Канцелярии (курирующим правовые вопросы) также подлежат протоколы заседаний совета директоров акционерного общества "Фонд национального благосостояния "Самрук-Казына" и Попечительского совета автономной организации образования "Назарбаев Университет".
      Сноска. Пункт 133 в редакции постановления Правительства РК от 27.04.2012 № 540.

7. Порядок оформления и прохождения проектов постановлений
Правительства и распоряжений Премьер-Министра Республики
Казахстан в Канцелярии Премьер-Министра

      Примечание РЦПИ!
      Пункт 134 предусмотрен в редакции постановления Правительства РК от 25.06.2010 № 641 (не подлежит опубликованию).
      134. Вносимые в Канцелярию Премьер-Министра проекты постановлений Правительства, проекты актов Президента Республики Казахстан, законопроекты (далее - проекты) принимаются сектором по выпуску правительственных решений в среду с 9.00 до 19.00 часов.
      134-1. Государственными органами проекты постановлений Правительства и распоряжений Премьер-Министра Республики Казахстан вносятся в Канцелярию до 20 декабря текущего года, за исключением проектов, по которым имеются поручения Президента Республики Казахстан, Премьер-Министра, руководителей Администрации Президента, заместителей Премьер-Министра, а также Руководителя Канцелярии Премьер-Министра.
      Сноска. Инструкция дополнена пунктом 134-1 в соответствии с постановлением Правительства РК от 13.01.2012 № 34 (вводится в действие со дня подписания). 

      135. Представитель государственного органа, вносящего проект, представляет подлинник проекта ответственному сотруднику по выпуску правительственных решений Отдела контроля и документационного обеспечения, который проверяет соответствие проекта требованиям Регламента Правительства и настоящей Инструкции.
      Сноска. Пункт 135 в редакции постановления Правительства РК от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).

      Примечание РЦПИ!
      Инструкцию предусмотрено дополнить пунктом 135-1 в соответствии с постановлением Правительства РК от 25.06.2010 № 641 (не подлежит опубликованию). 

      136. В Канцелярии Премьер-Министра Юридическим отделом организуется предварительная проверка проекта на соблюдение правил юридической техники и соответствие законодательству Республики Казахстан, Отделом контроля и документационного обеспечения - проверка соблюдения правил государственного и русского языков, аутентичности текстов на государственном и русском языках (за аутентичность текстов на государственном и русском языках персональную ответственность несет руководитель государственного органа-разработчика) и на соответствие требованиям Регламента Правительства и настоящей Инструкции. Срок для проведения предварительной проверки не должен превышать трех рабочих дней с момента поступления.
      Сноска. Пункт 136 в редакции постановления Правительства РК от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).

      137. Зарегистрированные в установленном порядке проекты постановлений Правительства, поступившие к ранее зарегистрированному документу (во исполнение ранее данных руководством Правительства или Канцелярии поручений), направляются непосредственно в структурное подразделение Канцелярии в соответствии с их компетенцией.
      Поступившие к ранее зарегистрированному номеру копии проектов постановлений Правительства, а также проекты постановлений Правительства (если они предварительно рассматривались Юридическим отделом) передаются в приемную заместителя Руководителя Канцелярии (курирующего правовые вопросы) для последующего направления в Юридический отдел.
      Сноска. Пункт 137 с изменениями, внесенными постановлениями Правительства РК от 27.04.2012 № 540; от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).

      138. О результатах предварительной проверки проектов постановлений Правительства (за исключением законопроектов) заместитель Руководителя Канцелярии (курирующий правовые вопросы) и заведующий Отделом контроля и документационного обеспечения информируют Руководителя Канцелярии или лицо, исполняющее его обязанности.
      По итогам доклада Руководителем Канцелярии принимается решение о проведении совещания с участием ответственных секретарей центральных исполнительных органов (должностных лиц, осуществляющих по решению Президента Республики Казахстан полномочия ответственного секретаря) для обсуждения имеющихся замечаний по предварительно проверенным проектам постановлений Правительства.
      На совещании у Руководителя Канцелярии принимаются следующие решения:
      вынести проект постановления на заседание Правительства;
      доработать проект постановления в соответствующем отделе Канцелярии и вынести его на заседание Правительства;
      возвратить проект постановления в государственный орган-разработчик.
      Сноска. Пункт 138 с изменением, внесенным постановлением Правительства РК от 27.04.2012 № 540.

      Примечание РЦПИ!
      В пункт 139 предусмотрены изменения постановлением Правительства РК от 25.06.2010 № 641 (не подлежит опубликованию).
      139. Проект может быть возвращен также на доработку:
      1) по решению Премьер-Министра до вынесения проекта на голосование по любым основаниям;
      2) на основании протокола совещаний у заместителей Премьер-Министра.
      Срок доработки государственным органом-разработчиком проекта в рабочем порядке не должен превышать 20 рабочих дней.
      Сноска. Пункт 139 с изменением, внесенным постановлением Правительства РК от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).

      140. Сроки прохождения в Канцелярии проектов постановлений Правительства и распоряжений Премьер-Министра устанавливаются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
      Сроки прохождения проектов в Канцелярии после предварительной проверки (с даты поступления проекта в структурные подразделения до сдачи подписанного документа на выпуск) не должны превышать: для проектов постановлений Правительства – 20 рабочих дней (за исключением приоритетных законопроектов и законопроектов, которые планируется объявить срочными, сроки прохождения которых не должны превышать – 5 календарных дней); для проектов распоряжений Премьер-Министра – 5 рабочих дней. В связи с большим объемом и сложностью текста проектов, сроки прохождения могут быть продлены Руководителем Канцелярии либо лицом, исполняющим его обязанности (кроме сроков прохождения приоритетных законопроектов и законопроектов, которые планируется объявить срочными).
      Сноска. Пункт 140 с изменениями, внесенными постановлениями Правительства РК от 27.04.2012 № 540; от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).

      141. В случае инициирования Правительством проектов актов Президента Республики Казахстан, они вносятся в Администрацию Президента в соответствии с Регламентом Правительства. При этом копии вносимых проектов и материалов к ним остаются в секторе по выпуску правительственных решений Отдела контроля и документационного обеспечения.

      142. Руководитель Канцелярии информирует Премьер-Министра о поступивших проектах, предложениях о вынесении проекта на заседание Правительства или заочное голосование членов Правительства, а также о замечаниях к проекту, выявленных в ходе предварительной проверки.

      143. Проекты, по которым принято решение о вынесении на заседание Правительства, направляются в структурные подразделения Канцелярии, к компетенции которых относятся вопросы рассматриваемых проектов, для подготовки соответствующей справки к заседанию Правительства.

      144. Структурные подразделения Канцелярии по проектам, выносимым на заседание Правительства:
      самостоятельно дорабатывают проекты с учетом имеющихся у структурных подразделений Канцелярии несущественных замечаний, в том числе редакционного характера и по юридической технике. В остальных случаях проекты дорабатываются по поручению Руководства Правительства или Канцелярии и окончательная версия проекта перевизируется государственным органом-разработчиком, а при необходимости пересогласовывается с другими заинтересованными государственными органами;
      оформляют проекты на соответствующем гербовом бланке;
      после парафирования проекты (на бумажных носителях и в формате электронных документов, удостоверенных электронной цифровой подписью) визируют руководители заинтересованных структурных подразделений и заместители Руководителя Канцелярии (в соответствии с распределением их обязанностей), а проекты постановлений, предусматривающие направление законопроектов в Парламент либо их отзыв из Парламента, визирует руководитель Представительства Правительства в Парламенте Республики Казахстан;
      представляют на подпись Руководителю Канцелярии справку по проекту с изложением объема и характера доработок проекта, разрабатываемых в Канцелярии. Не позднее, чем за два дня до проведения заседания Правительства передают полностью подготовленный пакет документов в Отдел контроля и документационного обеспечения.
      Проекты постановлений, принятые на заседании Правительства большинством голосов от общего числа членов Правительства, в тот же день передаются на визирование Заместителю Премьер-Министра (по принадлежности) и Руководителю Канцелярии, после чего представляются на подпись Премьер-Министру. К проекту постановления прилагается справка об итогах голосования членами Правительства, подписанная Руководителем Канцелярии.
      Подлинники зарегистрированных проектов хранятся в Отделе контроля и документационного обеспечения до их рассмотрения на совещании у Руководителя Канцелярии.
      Сноска. Пункт 144 с изменениями, внесенными постановлениями Правительства РК от 13.01.2012 № 34 (вводится в действие со дня подписания); от 27.04.2012 № 540; от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).

      145. Замечания структурных подразделений Канцелярии по проектам, внесенным на заседание Правительства, отражаются в справке, которая представляется на подпись Руководителю Канцелярии.

      146. Заочное голосование проектов постановлений Правительства и проектов заключений Правительства на поправки депутатов по законопроектам, инициированным Правительством, а также по законопроектам, инициированным депутатами Парламента, проводится по поручению Премьер-Министра или Руководителя Канцелярии.
      Сноска. Пункт 146 в редакции постановления Правительства РК от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).

      147. Срок для заочного голосования членов Правительства не должен превышать 3 рабочих дней со дня рассылки проекта (материалов по проекту) для голосования. При необходимости Премьер-Министром и Руководителем Канцелярии, по согласованию с Премьер-Министром, сроки для заочного голосования могут быть сокращены.

      148. До окончания срока заочного голосования члены Правительства направляют в Канцелярию Премьер-Министра письменные ответы, в которых выражают свое мнение. В случае отсутствия письменного ответа в указанный срок, считается, что член Правительства проголосовал за принятие проекта.

      149. Заочное голосование считается состоявшимся, если по проекту проголосовало большинство от общего числа членов Правительства за принятие проекта.
      149-1. По результатам заочного голосования исполнители структурных подразделений Канцелярии в течение одного рабочего дня составляют лист учета результатов заочного голосования членов Правительства по проекту постановления Правительства Республики Казахстан.
      Сноска. Инструкция дополнена пунктом 149-1 в соответствии с постановлением Правительства РК от 13.01.2012 № 34 (вводится в действие со дня подписания).       

      150. Организация и проведение заочного голосования по проекту осуществляются Отделом контроля и документационного обеспечения Канцелярии.
      Руководитель Канцелярии подписывает соответствующее поручение к проектам на бумажном носителе и в формате электронных документов, удостоверенных ЭЦП, после чего сотрудник сектора по выпуску правительственных решений уведомляет членов Правительства о соответствующем поручении через ЕСЭДО. Проекты с пометкой «Для служебного пользования» направляются на бумажном носителе по фельдъегерской или специальной связи.
      Сноска. Пункт 150 в редакции постановления Правительства РК от 13.01.2012 № 34 (вводится в действие со дня подписания).

      151. Принятый Правительством проект направляется Отделом контроля и документационного обеспечения в структурное подразделение Канцелярии, к компетенции которого относятся вопросы рассматриваемого проекта, для обеспечения визирования (согласования) и представления на подпись. При этом к проекту прикладывается лист согласования проектов постановлений (распоряжений Премьер-Министра) в Канцелярии ( приложение 7 ). Заполнение листа согласования на каждом этапе прохождения постановлений и распоряжений обязательно во всех структурных подразделениях Канцелярии. Лист согласования проектов постановлений и распоряжений должен находиться в деле вместе с другими материалами к проекту постановления или распоряжения и не подлежит изъятию.

      152. Проект подписывается исполнителем и визируется заведующими соответствующих структурных подразделений Канцелярии, Заместителем Премьер-Министра (курирующим соответствующие вопросы), Руководителем Канцелярии и его заместителем (курирующим соответствующие вопросы).

      Примечание РЦПИ!
      В пункт 153 предусмотрены изменения постановлением Правительства РК от 25.06.2010 № 641 (не подлежит опубликованию).
      153. В том случае, когда в тексте постановления имеется указание на необходимость его опубликования либо к постановлению прилагается поручение Премьер-Министра или Руководителя Канцелярии (в их отсутствие - лиц, исполняющих обязанности соответственно Премьер-Министра или Руководителя Канцелярии) об опубликовании данного постановления, исполнитель обязан включить в указатель рассылки Пресс-службу Премьер-Министра, которая обеспечивает своевременную публикацию постановлений в средствах массовой информации в соответствии с Регламентом Правительства.
      Ответственность за правильность оформления указателя рассылки, а также за включение или невключение в него необходимых должностных лиц, государственных органов и иных организаций несет руководитель структурного подразделения Канцелярии, отвечающего за прохождение проекта в Канцелярии.
      Исполнитель сдает полностью готовое к выпуску постановление (распоряжение) и его копию на электронном носителе информации (или отправляет в формате электронного документа) заведующему сектором по выпуску правительственных решений под роспись в листе согласования.

      154. Проекты постановлений Правительства должны быть доложены на подпись Премьер-Министру в течение трех дней после их рассмотрения на заседании Правительства или окончания срока заочного голосования.

      Примечание РЦПИ!
      В пункт 155 предусмотрены изменения постановлением Правительства РК от 25.06.2010 № 641 (не подлежит опубликованию).
      155. Сектор по выпуску правительственных решений, получив подписанное постановление Правительства, окончательно формирует дело, проверяет наличие в нем первичных материалов и приложений к ним, наличие необходимых согласований и указателя рассылки, повторно в течение 1 рабочего дня проверяет аутентичность текстов проектов на государственном и русском языках.

      156. При наличии в деле всех необходимых документов и надлежащем их исполнении сотрудник сектора по выпуску правительственных решений, ответственный за выпуск, докладывает об этом заведующему Отделом контроля и документационного обеспечения, после чего регистрирует проект, подписанный Премьер-Министром (лицом, исполняющим его обязанности), и обеспечивает его тиражирование, заверение гербовой печатью Правительства и передачу в сектор делопроизводства и архива для отправки (передачи) адресатам в соответствии с указателем рассылки, подписанным заведующим структурного подразделения Канцелярии, обеспечивающего подготовку данного проекта. В отдельных случаях в соответствии с указателем рассылки адресатам могут высылаться только выписки из постановлений в части, их касающейся.
      Сноска. Пункт 156 в редакции постановления Правительства РК от 27.04.2012 № 540.

      157. Постановления Правительства рассылаются по указателю (расчету рассылки) адресатам (в виде заверенных гербовой печатью Правительства экземпляров на бумажных носителях только в адрес Министерства юстиции, государственного органа-разработчика), другим государственным органам передаются только в форме электронных документов, удостоверенных ЭЦП, а их подлинники остаются в секторе по выпуску правительственных решений.
      Государственный орган, принявший постановление Правительства в форме электронного документа, удостоверенного ЭЦП, распечатывает его на бумажный носитель в формате А-4, заверяет штампом об определении положительного результата ЭЦП в порядке, предусмотренном Правилами электронного документооборота, утвержденными постановлением Правительства от 17 апреля 2004 года № 430, и регистрирует в установленном порядке.
      Канцелярией в сопроводительном электронном документе, удостоверенном электронной цифровой подписью, адресованном в Министерство юстиции при рассылке заверенных копий постановлений Правительства и распоряжений Премьер-Министра указывается их государственный орган-разработчик для размещения данных сведений в автоматизированной системе правовой информации.
      Сноска. Пункт 157 в редакции постановления Правительства РК от 27.04.2012 № 540.

      158. После рассылки постановлений работник сектора по выпуску правительственных решений, ответственный за выпуск, составляет перечень имеющихся в деле документов, подписывает его, нумерует листы дела, проверяет наличие на указателе рассылки отметок о количестве экземпляров (тираже), дате отправки, после чего помещает дело на хранение в текущий архив и вводит учетные данные в базу данных регистрационно-контрольных карточек системы электронного документооборота.

      159. Контроль за оформлением актов Правительства, распоряжений Премьер-Министра и других документов в Канцелярии осуществляет Отдел контроля и документационного обеспечения.

      160. Запрещается работникам Канцелярии, других государственных органов самостоятельно снимать копии постановлений и распоряжений.
      Копии постановлений и распоряжений с ксерокопией гербовой печати Правительства недействительны.
      Сноска. Пункт 160 с изменением, внесенным постановлением Правительства РК от 27.04.2012 № 540.

      161. Оригиналы постановлений (распоряжений) могут быть представлены для ознакомления только по указанию Премьер-Министра, его заместителей, Руководителя Канцелярии либо лица, исполняющего его обязанности, через заведующего Отделом контроля и документационного обеспечения.
      Сведения о запросе и возврате оригинала постановления (распоряжения) фиксируются соответствующим работником сектора по выпуску правительственных решений в журнале учета. Журнал должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью. Ответственность за правильное заполнение журнала и его сохранность несет работник сектора по выпуску правительственных решений в соответствии с распределением обязанностей, утвержденным заведующим Отделом контроля и документационного обеспечения.

8. Соблюдение правил хранения и использования
служебных документов, печатей, бланков и учетных форм

      162. Сотрудники Канцелярии при обращении с документами обязаны строго соблюдать установленные требования по работе с государственными секретами Республики Казахстан, не разглашать государственную и служебную тайну, служебную информацию ограниченного распространения с пометкой «Для служебного пользования», обеспечивать сохранность документов, поддерживать на рабочем месте порядок, исключающий возможность несанкционированного доступа в служебные кабинеты посторонних лиц и ознакомления их со служебными документами, пользования ими компьютерами, пишущими машинками, писчей и копировальной бумагой, телефонами и другими средствами оргтехники. Запрещается оставлять ключи от служебных кабинетов в наружных замках дверей.
      Категорически запрещается передача кому бы то ни было копий документов Канцелярии без разрешения заведующего Отделом контроля и документационного обеспечения.
      Сноска. Пункт 162 с изменением, внесенным постановлением Правительства РК от 27.04.2012 № 540.

      163. Отдел контроля и документационного обеспечения обеспечивает хранение копий сертификатов полномочий, выданных Премьер-Министром. Копии сертификатов группируются отдельно по датам их подписания и хранятся в секторе секретного делопроизводства.

      164. Порядок хранения и применения гербовых печатей устанавливается отдельным постановлением Правительства.

      165. Бланки Канцелярии изготавливаются типографским способом по заявкам сектора секретного делопроизводства и защиты информации, а бланки приказов Руководителя Канцелярии и командировочных удостоверений – по заказу Отдела финансово-хозяйственной и кадровой работы.
      Бланки постановлений, распоряжений и писем нумеруются типографским способом.
      Учет и выдача бланков подразделениям Канцелярии возлагаются на сектор секретного делопроизводства и защиты информации.
      Сноска. Пункт 165 с изменением, внесенным постановлением Правительства РК от 27.04.2012 № 540.

      166. За утрату документов, разглашение служебной информации, нарушение правил работы с документами и других положений настоящей Инструкции работники Канцелярии привлекаются к ответственности в соответствии с действующим законодательством.  

9. Прием, передача дел и документов при увольнении
или переводе на другую работу работника Канцелярии,
передача документов из одного подразделения в другое

      167. При увольнении или переводе на другую работу работник Канцелярии по указанию руководителя соответствующего структурного подразделения Канцелярии передает другому работнику этого же подразделения все находящиеся у него на исполнении дела и документы, накопленные справочные материалы.
      В этом случае работником, передающим документы, составляется в двух экземплярах акт о приеме-передаче служебных дел, в котором указываются передаваемые документы и характеризуется состояние исполнения нерешенных на день передачи вопросов. Оба экземпляра акта подписываются передающим и принимающим документы работниками и утверждаются руководителем структурного подразделения. Один экземпляр передается на хранение в архив Отдела контроля и документационного обеспечения (далее - Архив), а другой экземпляр остается у ответственного за учет и хранение документов структурного подразделения Канцелярии.
      На основании акта работник данного структурного подразделения делает отметки в регистрационно-контрольных карточках о передаче документов другому работнику.

      168. При увольнении или переводе на другую работу работник приемной структурного подразделения передает вновь назначенному работнику (или другому лицу по указанию заведующего отделом) все имеющиеся у него документы, в том числе дела, картотеку, иные служебные документы) по акту, составленному в двух экземплярах. Один экземпляр акта, утвержденный руководителем структурного подразделения Канцелярии, передается в Отдел контроля и документационного обеспечения для хранения в архиве.

      169. При уходе работника в отпуск или при выезде в длительную командировку имеющиеся у него на исполнении служебные документы передаются другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения Канцелярии. В регистрационно-контрольных карточках работник этого подразделения делает отметку о передаче документов. Если после возвращения работника документы остались неисполненными, то они вновь передаются ему с соответствующей отметкой в карточках.

      170. Передача документов из одного структурного подразделения Канцелярии в другое должна осуществляться следующим образом:
      в случае отсутствия резолюции Руководства Правительства или Канцелярии - по договоренности руководителей структурных подразделений (их заместителей);
      в том случае, когда к документу имеется резолюция Руководства Правительства или Канцелярии с поручением в адрес одного из структурных подразделений Канцелярии, передача таких документов на исполнение в другое подразделение возможна только на основании указания Руководителя Канцелярии или его заместителей через сектор служебной корреспонденции.

10. Составление номенклатуры дел
и формирование документов в дела

      Примечание РЦПИ!
      В пункт 171 предусмотрены изменения постановлением Правительства РК от 25.06.2010 № 641 (не подлежит опубликованию).
      171. Номенклатура дел служит для формирования и систематизации исполненных документов, определения сроков хранения, учета дел в структурных подразделениях Канцелярии и в архиве.
      Заголовки дел, включенных в номенклатуру, должны отражать содержание работы, по которому документы группируются в дела, с указанием их видов (постановления, распоряжения, протоколы, планы, отчеты, переписка и др.).
      Ежегодно (в декабре) уточняется номенклатура дел в структурных подразделениях Канцелярии и согласовывается с архивом. На основании этой номенклатуры составляется сводная номенклатура дел Канцелярии, которая согласовывается с Центральным государственным архивом Республики Казахстан, утверждается Руководителем Канцелярии и вводится в действие с 1 января нового года. В течение года по согласованию с архивом в утвержденную сводную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.

Формирование документов в дела в текущем
делопроизводстве

      172. Номер дела состоит из индекса структурного подразделения Канцелярии и номера дела по номенклатуре (например, N 5-8, где 5 - индекс структурного подразделения, 8 - номер дела по номенклатуре).

      173. Формирование дел осуществляется работниками структурных подразделений Канцелярии, ответственными за ведение текущих архивов этих подразделений, в соответствии с номенклатурой. Содержание документов должно соответствовать заголовку дела по номенклатуре. Не допускается включение в дело ненужных черновиков, размноженных копий и т.п.
      В дела подшиваются документы по решенным вопросам, при этом сверяется с карточкой наличие документов, а также правильность их оформления (подписи, даты, регистрационные номера, визы, приложения, резолюции, отметки об исполнении и направлении "В дело"). Неисполненные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
      В дела включаются, как правило, документы одного календарного года.
      В случае, когда решение вопросов, поставленных в текущем году, завершается делопроизводством в следующем году, документы с сохранением индекса подшиваются в дела года, в котором они решены.
      Документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела.
      Каждое дело должно содержать не более 180 листов. Если в деле документов больше, то оно делится на тома (части).
      Каждый том представляет собой отдельное дело с самостоятельной нумерацией листов. Заголовок на всех томах должен быть единым, дополнительно указываются только особенности данного тома.
      Заголовок дела должен в краткой, обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
      Сноска. Пункт 173 с изменением, внесенным постановлением Правительства РК от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).

      174. Документы по одному вопросу формируются в дела в следующем порядке:
      документ, на основании которого возник вопрос;
      документ, которым решен вопрос;
      заключения, справки и другие документы, обосновывающие решение данного вопроса (в хронологическом порядке или логической последовательности).
      При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного и временного сроков хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - первым.

  Формирование документов к протоколам заседаний Правительства

      175. Подлинники протоколов заседаний Правительства группируются в дела отдельно и располагаются в хронологическом порядке по номерам.

      176. Документы к протоколам заседаний Правительства оформляются сектором по выпуску правительственных решений, группируются по каждому протоколу в отдельные тома.
      Документы, относящиеся к одному протоколу, систематизируются и располагаются в последовательности рассмотрения вопросов. В начале дела - контрольный экземпляр протокола с относящимися к нему документами, далее документы по каждому вопросу, группируемые в следующем порядке:
      заглавный лист с указанием порядкового номера вопроса, его краткого содержания и фамилии исполнителя;
      выписка из протокола заседания по данному вопросу;
      указатель рассылки и справка структурного подразделения Канцелярии;
      другие документы, относящиеся к решению данного вопроса, скомплектованные в хронологическом порядке.
      Если к одному протоколу заседания материалы формируются в два и более томов, то оглавление полностью ко всем томам помещается в первом томе, а во втором и последующих - только та часть оглавления, которая относится к данному тому.

  Формирование документов к постановлениям
Правительства и распоряжениям Премьер-Министра

      177. Подлинники постановлений Правительства и распоряжений Премьер-Министра формируются в дела отдельно. К каждому тому составляется оглавление.

      178. Исполнитель обязан передать в сектор по выпуску правительственных решений все документы, обосновывающие выпуск данного постановления или распоряжения: проект решения, лист согласования, протокол разногласий, справки структурных подразделений Канцелярии и другие необходимые документы (заключения, представления, протокольные решения, резолюции Руководства, заключения министерств, сводки и т.д.).

      179. Документы к постановлениям и распоряжениям формируются в дела по месяцам.
      Внутри дела документы располагаются в порядке номеров постановлений и распоряжений.
      Документы к каждому постановлению (распоряжению) вкладываются в специальную обложку в следующем порядке: лист согласования проекта постановления или распоряжения, контрольный экземпляр постановления (распоряжения), приложения к ним, пояснительная записка разработчика, указатель рассылки, справки структурных подразделений Канцелярии, проект и его варианты со всеми приложениями и визами, заключения и иные справки структурных подразделений Канцелярии (располагаются в хронологическом порядке).
      К каждому делу составляется оглавление.

  Формирование документов по контролю
за выполнением актов Президента, постановлений
Правительства и распоряжений Премьер-Министра

      180. На контролируемые акты, постановления, распоряжения, в соответствии с номенклатурой заводятся контрольные накопительные папки (дела).
      Документы в них группируются в следующем порядке:
      копия контролируемого акта, постановления, распоряжения;
      справка о снятии с контроля (подшивается после контролируемого документа);
      информация и другие документы о ходе выполнения отдельных пунктов (располагаются в хронологическом порядке).

      181. Дела, содержащие документы по выполнению актов Президента, постановлений Правительства, распоряжений Премьер-Министра, могут быть переходящими и должны храниться в структурных подразделениях Канцелярии до полного их решения и снятия с контроля, после чего передаются в архив.

  11. Подготовка и передача документов из отделов в архив

      182. Архив принимает, учитывает и хранит все законченные делопроизводством документы и дела как постоянного, так и временного хранения, образующиеся в деятельности Канцелярии.

      183. Дела, законченные делопроизводством за истекший год, принимаются в архив с апреля по ноябрь следующего года по графику, утвержденному Руководителем Канцелярии. Сдачу дел осуществляют работники структурных подразделений Канцелярии, ответственные за ведение текущих архивов этих подразделений.
      При не обнаружении подлинников документов исполнителем составляется справка, подписанная руководителем структурного подразделения и исполнителем, для доклада Руководителю Канцелярии.
      Сноска. Пункт 183 в редакции постановления Правительства РК от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).

      184. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Канцелярии, работник этого подразделения в течение двух месяцев с момента его ликвидации или реорганизации формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает в архив, независимо от сроков хранения.

      185. Экземпляры регистрационно-контрольных карточек на документы находятся на оперативном хранении в Отделе контроля и документационного обеспечения и соответствующих структурных подразделениях-исполнителях (соисполнителях). По истечении срока хранения карточки уничтожаются в установленном порядке.
      Сноска. Пункт 185 в редакции постановления Правительства РК от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).

      186. Дела, находящиеся на архивном хранении, при необходимости могут выдаваться из архива в структурные подразделения на временное пользование с разрешения заведующего Отделом контроля и документационного обеспечения или лица, исполняющего его обязанности.
      Сноска. Пункт 186 в редакции постановления Правительства РК от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).

      187. Перед сдачей дел в архив работниками структурных подразделений Канцелярии выполняется следующая подготовительная работа:
      сверка карточек, учетных данных базы данных регистрационно-контрольных карточек системы электронного документооборота с фактическим наличием документов по каждому делу (в т.ч. электронных документов, удостоверенных ЭЦП (единица хранения – электронный документ);
      сверка по карточкам документов, направленных в подлинниках в другие организации, переходящих исполнением на следующий год, оставшихся в подразделении для руководства и т.д.;
      проверка правильности подшивки документов в данное дело (соответствие содержания документов заголовку по номенклатуре дел);
      изъятие лишних экземпляров, ненужных черновиков (скрепки не удаляются до подшивки документов).
      Сноска. Пункт 187 с изменением, внесенным постановлением Правительства РК от 27.04.2012 № 540.

      188. Дела постоянного хранения и документы по личному составу подшиваются в твердые обложки ( приложение 8 ), металлические скрепки удаляются, листы нумеруются черным графитным карандашом в правом верхнем углу листа, не задевая текста, составляется внутренняя опись ( приложение 9 ). Внутренняя опись составляется во всех делах независимо от сроков их хранения с указанием в графе "Примечание" отсутствующих документов со ссылкой на соответствующие обоснования (акты, служебные записки).
      В конце дела работником оформляется заверительная надпись ( приложение 10 ), в которой цифрой и прописью указывается количество листов в деле.

      189. Все записи на обложках дел постоянного хранения делаются четко черными чернилами или черной тушью.

      190. Дела с документами временного хранения не подшиваются, оставляются в скоросшивателях, листы в них не нумеруются.

      191. Работники архива проверяют формирование документов в дела по тематике и срокам хранения.
      Архив принимает дела по годовому разделу номенклатуры дел данного структурного подразделения Канцелярии, в котором делается отметка о количестве принятых дел постоянного и временного хранения.
      Дела, оформленные с нарушением настоящей Инструкции, возвращаются в соответствующее структурное подразделение Канцелярии для переоформления.

      192. Прием и сдача документов из структурного подразделения Канцелярии в архив оформляется актом, подписанным руководителем и работником этого подразделения и заведующим архивом (приложение 11). В утвержденной номенклатуре дел архивом делаются отметки по данному подразделению о количестве принятых дел.
      Работники архива проводят обработку документов, составляют описи, раскрывающие состав и содержание хранящихся дел.

      193. Ответственность за хранение архивных документов в архиве возлагается на заведующего архивом.
      Изымать документы постоянного срока хранения из архивных дел и вносить в них изменения запрещается. Документы, находящиеся в делопроизводстве или текущем архиве, исследователям не выдаются. Документы Канцелярии, хранящиеся в Центральном государственном архиве до 1990 года и Национальном архиве с 1994 года, исследователям представляются на основании письменного ходатайства руководства Центрального государственного архива, Национального архива Республики Казахстан и с разрешения Руководителя Канцелярии. При необходимости документы из текущего архива Канцелярии могут быть выданы на основании заявки (приложение 13) только с разрешения заведующего Отделом контроля и документационного обеспечения, на срок не более 10 дней, с отметкой в соответствующем журнале.
      Сноска. Пункт 193 с изменением, внесенным постановлением Правительства РК от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).

      194. На работника архива возлагается подготовка и сдача архивных документов на государственное хранение в Национальный архив Республики Казахстан в установленные сроки.

      195. Архив выдает справки по архивным документам Правительства как учреждениям, так и отдельным гражданам только на основании их письменного обращения с разрешения Руководителя Канцелярии.

      196. Отдел контроля и документационного обеспечения создает постоянно действующую Экспертную комиссию, которая производит окончательный отбор архивных документальных материалов на постоянное, временное хранение или на уничтожение.

  12. Машинописные, копировально-множительные
работы и диктофонная запись

      197. Печатание документов Руководства Канцелярии, расшифровку фонограмм заседаний Правительства и их распечатку обеспечивает компьютерно-диктофонное бюро РГКП "Дирекция административных зданий Администрации Президента и Правительства Республики Казахстан" (далее - компьютерно-диктофонное бюро), оперативное руководство которым осуществляет Отдел контроля и документационного обеспечения. Все остальные машинописные работы выполняются структурными подразделениями Канцелярии самостоятельно.
      Допускается в связи со служебной необходимостью печатание в компьютерно-диктофонном бюро иных документов, которое осуществляется по указанию заведующего Отделом контроля и документационного обеспечения или его заместителей. Секретные документы передаются в компьютерно-диктофонное бюро через сектор секретного делопроизводства и защиты информации.

      198. Передаваемые в компьютерно-диктофонное бюро для печатания рукописи должны быть написаны разборчиво, с соблюдением правил орфографии. Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики или документы, правленые карандашом.

      199. Использованные при печатании документов бланки, имеющие номера, учитываются в специальном журнале, в котором указываются номер бланка, фамилия исполнителя, дата печатания.

      200. Ксерокопирование документов осуществляется в копировально-множительном бюро РГКП "Дирекция административных зданий Администрации Президента и Правительства Республики Казахстан" (далее - копировально-множительное бюро) в соответствии с Порядком ксерокопирования документов в Канцелярии Премьер-Министра ( приложение 12 ).
      Секретные документы на ксерокопирование представляются только работниками сектора секретного делопроизводства и защиты информации с разрешения заведующего Отделом контроля и документационного обеспечения или его заместителей.

      201. Запись фонограмм заседаний Правительства, совещаний, проводимых у Руководства Правительства и Канцелярии, и их расшифровка осуществляются по указанию Руководителя Канцелярии.

      202. Фонограммы совещаний у заместителей Премьер-Министра записываются только по их указанию и, как правило, не расшифровываются, а используются работниками Канцелярии, ответственными за подготовку протоколов совещаний, для самостоятельного прослушивания в целях уточнения формулировок при составлении протоколов.

  13. Контроль за соблюдением настоящей Инструкции

      203. Контроль за соблюдением настоящей Инструкции осуществляет Отдел контроля и документационного обеспечения, который имеет право проводить в структурных подразделениях Канцелярии проверки с целью выявления фактов нарушения настоящей Инструкции и по их результатам вносить представления Руководителю Канцелярии о привлечении работников, виновных в нарушении настоящей Инструкции, к ответственности.

Приложение 1          
к Инструкции по делопроизводству
в Канцелярии Премьер-Министра  
Республики Казахстан      

           РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
             для регистрации документов

                             (лицевая сторона карточки)

Вид документа

Листов

Приложения

Контроль

Вх.N

Вх. дата

Корреспондент

Тел.

Исх.N

Исх. дата

Адресат

Отправитель

Характер

Вид доставки

Язык

Краткое содержание 

Резолюции

Отдел 

Исполнитель

Напоминания

Срок исполнения

Продлил

До 

Фактический
срок
исполнения 

Вопрос решен


Дело N

Том N

Листы

Акт N от

Индекс, роспись, время получения

Индекс, роспись, время получения

Индекс, роспись, время получения

Индекс, роспись, время получения





                             (оборотная сторона карточки)      

Ход исполнения

Дата, N, куда направлен запрос 

Дата, исх. N, кто подписал 

Дата получения

Индекс, роспись, время получения

Индекс, роспись, время получения

Индекс, роспись, время получения

Индекс,
роспись,
время
получения

Приложение 2           
к Инструкции по делопроизводству
в Канцелярии Премьер-Министра  
Республики Казахстан      

                              АКТ N___

      Мы, нижеподписавшиеся работники сектора делопроизводства и
архива Отдела контроля и документационного обеспечения
Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан,_________________ __________________________________________________________________

      Составили настоящий акт о том, что "___"____________200_ года
при вскрытии пакета N___, поступившего из_________________________
_________________________________________________________________,
в нем ____________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________.

      Настоящий акт составлен в трех экземплярах. Первый экземпляр
акта оставлен в секторе делопроизводства и архива, второй - вместе
с документами передан по назначению, а третий - направлен автору
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________.
 

                                             Подписи________________
                                                  ________________
                                                  ________________

Приложение 3           
к Инструкции по делопроизводству
в Канцелярии Премьер-Министра  
Республики Казахстан      

ПЕРЕЧЕНЬ
документов, не подлежащих регистрации
в Канцелярии Премьер-Министра

      Сноска. Приложение 3 в редакции постановления Правительства РК от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).

      Не регистрируются поступающие в Канцелярию следующие документы, не требующие принятия по ним решения (не содержащие постановочных вопросов):
      1) собрание актов Президента и Правительства Республики Казахстан;
      2) ведомости Парламента Республики Казахстан;
      3) протоколы заседаний коллегий при акимах областей и городов Астаны и Алматы, а также отдельные их решения;
      4) копии писем, поступающих в Канцелярию для сведения;
      5) учетные данные по назначаемым сотрудникам;
      6) статистические отчеты, сведения, справки о работе государственных органов, отраслей экономики и социально-культурной сферы и другая информация, присланная для сведения;
      7) оперативные сводки МВД, МЧС и других оперативных служб;
      8) метеосводки;
      9) запрашиваемые Канцелярией постановления коллегий, приказы и инструкции министерств и ведомств;
      10) материалы социологических исследований;
      11) печатные издания (книги, брошюры, газеты, журналы и др.);
      12) поздравительные телеграммы и открытки (кроме посланий глав государств и правительств);
      13) приглашения;
      14) рекламная информация;
      15) заявки на установку телефонов;
      16) заявки на выдачу пропусков;
      17) бухгалтерские документы;
      18) письма с просьбами об организации встречи.

Приложение 4         
к Инструкции по делопроизводству
в Канцелярии Премьер-Министра 
Республики Казахстан    

                                                  (лицевая сторона)

                                           ____________________
                                            (гриф секретности)
                           ЛИСТ
                 ознакомления с документами
        Администрации Президента Республики Казахстан

     _____________________________       _____________________
     (входящий N и дата регистрации)     (N и дата документа)  

     Наименование и заголовок документа:
     ___________________________________________________________
     ___________________________________________________________
     ___________________________________________________________
     ___________________________________________________________

     Резолюция:
     ___________________________________________________________
     ___________________________________________________________
     ___________________________________________________________ 

                                               (оборотная сторона)

Отметки об ознакомлении

Дата 

Фамилия, инициалы 

Расписка об 
ознакомлении 

Примечание 





Другие отметки:
                ___________________________________________
                ___________________________________________

Приложение 5          
к Инструкции по делопроизводству 
в Канцелярии Премьер-Министра  
Республики Казахстан      

                               ОБРАЗЕЦ
                       оформления резолюции       

               ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫНЫҢ
           ПРЕМЬЕР-МИНИСТРІ КЕҢСЕСІНІҢ БАСШЫСЫ
                     _______ . ______

                  РУКОВОДИТЕЛЬ КАНЦЕЛЯРИИ
           ПРЕМЬЕР-МИНИСТРА РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН
       _____________________________________________________

        Организация (куда адресована резолюция, наименование в именительном падеже)
        Фамилия и инициалы должностного лица (кому адресована резолюция, в дательном падеже)

        Текст резолюции (ясное и исчерпывающее содержание действия или порядок и характер исполнения рассматриваемого документа)
        Срок исполнения (при необходимости)

       ___________  Инициал имени и фамилия Руководителя
        (подпись)

        Дата резолюции (число, месяц, год)
        Номер (входящий или исходящий)

       _________________________________________________
         Наименование, дата и номер документа  (к которому
относится резолюция)

Приложение 6          
к Инструкции по делопроизводству
в Канцелярии Премьер-Министра  
Республики Казахстан     

      Примечание РЦПИ!
      В Приложение 6 предусмотрены изменения постановлением Правительства РК от 25.06.2010 № 641 (не подлежит опубликованию).

                           ОБРАЗЕЦ
                оформления исходящей телеграммы

                   Правительственная

            ТЕЛЕГРАММА N___________________
                          (N телеграфный, дата)

                              Пункт назначения
                                 (почтовый адрес)
                                  Наименование организации
                                 (куда направляется телеграмма)
                                  Фамилия получателя
                                 (кому направляется телеграмма)

   ________________________________________________________
   ________________________________________________________
   ________________________________________________________
                          (текст телеграммы)

    HP (исходящий номер, подписной)____________________
   Должность, фамилия_____________________________
   (лица, подписавшего телеграмму)
   __________________________________________________________
    г. Астана, Канцелярия Премьер-Министра Республики
                         Казахстан

    Дата отправки (число, месяц, год)________________________
    Должность лица,
   подписавшего телеграмму ____________ Расшифровка подписи
                            (подпись)

      Примечание. На телеграммах с поздравлениями или соболезнованиями исходящий номер проставляется под чертой.

Приложение 7          
к Инструкции по делопроизводству
в Канцелярии Премьер-Министра  
Республики Казахстан    

                             ЛИСТ
       согласования проекта постановления Правительства
     Республики Казахстан (распоряжения Премьер-Министра)
               в Канцелярии Премьер-Министра

1. Наименование проекта постановления (распоряжения) Правительства
Республики Казахстан "____________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________"

2. Структурное подразделение, отвечающее за прохождение проекта в
Канцелярии Премьер-Министра
ОТДЕЛ_______________________________________________________
__________________________________________________________________

3. Исполнитель (фамилия ответственного за прохождение проекта)____
_____________________________________________________ получил (-а) проект____________________________________________________________
__________________________________________________________________

4. Дата предоставления исполнителем справки к проекту

5. Прохождение проекта и согласование в структурных подразделениях
Канцелярии 

Наименование
структурных подразделений Канцелярии

Дата поступления
на согласование
(визирование) и
подпись
принявшего

Дата возврата
и подпись
исполнителя

1. Юридический отдел



2. Отдел контроля и
документационного
обеспечения:
1) Сектор по выпуску правитель-
ственных решений 



2) Проверка текста
на государственном
языке 



3) Предварительная
проверка аутентич-
ности текстов



      Сноска. Пункт 5 с изменениями, внесенными постановлениями Правительства РК от 27.04.2012 № 540; от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).

     6. Согласование проекта у Руководства      

Приемные руководства 

Дата поступления на согласование (визирование) и

Дата возврата и подпись исполнителя

Заместителя Премьер-Министра 



Заместителя Премьер-Министра 



Руководителя КПМ 



Заместители
Руководителя КПМ
(в соответствии с
распределением их
обязанностей):






       Сноска. Пункт 6 с изменением, внесенным постановлением Правительства РК от 27.04.2012 № 540.

      7. Причина, основание (резолюция руководства) и дата возврата
проекта на доработку (в том числе в рабочем
порядке)__________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

8. Дата поступления доработанного проекта к исполнителю
"___"____________2008 года________________________________________

9. Дата поступления проекта в Секретариат на подпись
Премьер-Министру "___"____________2008 года

10. Дата возврата подписанного постановления (распоряжения)
исполнителю "___"__________ 2008 года

11. Особые отметки о прохождении проекта__________________________
__________________________________________________________________

12. Прилагаемая версия принятого решения (законопроекта) на
электронном носителе (дискета N____) на государственном и русском
языках соответствует окончательной версии на бумажном носителе -
сверил исполнитель _______________________________________________

13. Дата поступления готового к выпуску постановления (распоряжения)
со сверенной версией на электронном носителе в сектор по выпуску
решений "___"_____________2008 года

       Принял ____________/___________________/
             (подпись)   (фамилия, инициалы)
       Сдал _____________/___________________/
            (подпись)  (фамилия, инициалы)

Приложение 8          
к Инструкции по делопроизводству
в Канцелярии Премьер-министра  
Республики Казахстан     

                                            Код госархива_________
                                            Код учреждения________

________________________________
(наименование фондообразователя)
                             ____________________________________
                            | Ф. N______________________________ |
                            | Оп. N_____________________________ |
                            | Д. N______________________________ |
                            |____________________________________|

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
        (наименование отдела, структурного подразделения)

               Дело N                          Том N

____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
                           (заголовок дела)

"____"_____________200_ года

___________________________________________
| Ф. N_____________________________________ |   На_________ листах
| Оп. N____________________________________ |   Хранить___________
| Д. N_____________________________________ |
|___________________________________________|

Приложение 9            
к Инструкции по делопроизводству 
в Канцелярии Премьер-Министра   
Республики Казахстан        

                        ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

      документов дела N______ 

N
п/п

Индекс
документа

Дата
документа

Заголовок документа

Номера
листов

Примеча-
ние

1

2

3

4

5

6

Итого_________________________________________________ документов.
                   (цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи________________________________
                                         (цифрами и прописью)
Должность лица, составившего
внутреннюю опись документов _______________ Расшифровка подписи
                               (подпись)

Дата _____________200__г. 

Приложение 10         
к Инструкции по делопроизводству
в Канцелярии Премьер-Министра  
Республики Казахстан      

                        ЗАВЕРИТЕЛЬНАЯ НАДПИСЬ

В деле пронумеровано______________________________________________
                                 (цифрами и прописью)
___________________________________________________________листов.

Специалист структурного подразделения_____________________________
__________________________________________________________________
             (наименование структурного подразделения)

______________________/________________________/
(подпись) (фамилия и инициалы)

"____"______________200__г.

Приложение 11          
к Инструкции по делопроизводству
в Канцелярии Премьер-Министра  
Республики Казахстан      

                              АКТ
          о приеме документов в архив за 200_год

от________________________________________________________________
                (наименование структурного подразделения)

      Канцелярия Премьер-Министра Республики Казахстан
Всего значится по номенклатуре ___________ дел,
Фактически принято всего ______________ дел,
из них:
постоянного хранения _____________ дел,
временного хранения _____________ дел.
Замечания по оформлению и формированию документов:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Одновременно принята учетно-регистрационная картотека,
соответствующая документам.
Замечания по заполнению карточек:
__________________________________________________________________

                        НЕДОСТАЧА ДОКУМЕНТОВ

N
карточки

Год

Откуда
поступил
документ

Дата и N доку-
мента

Содержание

Исполни-
тель

Примеча-
ние

                         НЕДОСТАЧА КАРТОЧЕК

N карточки

Год

Исполни-
тель

Где подшит документ

Примечание

год

N дела

лист 

                  СДАНО ДОКУМЕНТОВ ЗА ПРОШЛЫЕ ГОДЫ 

Исполнитель

Год

Количество документов

Количество карточек

Примечание

                                      Заведующий Архивом _________
                Руководитель структурного подразделения __________
Сдал документов в Архив специалист структурного подразделения_____
                                            "____"__________200 г.

Приложение 12          
к Инструкции по делопроизводству 
в Канцелярии Премьер-Министра   
Республики Казахстан      

ПОРЯДОК
ксерокопирования документов
Канцелярии Премьер-Министра

      1. Документы на ксерокопирование в копировально-множительном бюро РГКП "Дирекция административных зданий Администрации Президента и Правительства Республики Казахстан" принимаются только от работников Канцелярии Премьер-Министра при наличии заполненной и подписанной заявки установленного образца.

      2. Заявки на ксерокопирование документов (форма N 1) имеет право подписывать: Руководитель Канцелярии Премьер-Министра, его заместители, руководители структурных подразделений Канцелярии и их заместители.

      3. Заявки на ксерокопирование входящей корреспонденции (форма № 1), протоколов, исходящих документов, проектов постановлений Правительства и распоряжений Премьер-Министра, в том числе с пометкой «ДСП», имеет право подписывать заведующий Отделом контроля и документационного обеспечения, его заместители, главный инспектор сектора по выпуску правительственных решений, заведующий сектором контроля, заведующий сектором делопроизводства и архива, заведующий сектором секретного делопроизводства и защиты информации Отдела контроля и документационного обеспечения.
      Сноска. Пункт 3 в редакции постановления Правительства РК от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).

      4. Ксерокопирование подлинников постановлений Правительства, распоряжений Премьер-Министра, протоколов заседаний Правительства, приложений к ним, иных законодательных и нормативных правовых актов, а также архивных документов Канцелярии осуществляется по заявкам (форма N 1), подписанным: Руководителем Канцелярии или его заместителями, заведующим Отделом контроля и документационного обеспечения или его заместителями.

      5. Ксерокопирование секретных документов осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по обеспечению режима секретности в Республике Казахстан в строго определенном количестве только по заявкам, подписанным: Руководителем Канцелярии, его заместителями, заведующим Отделом контроля и документационного обеспечения и его заместителями, заведующим сектором секретного делопроизводства и защиты информации, и учитывается отдельно (форма N 2).

      6. Хранение размноженных документов в копировально-множительном бюро должно осуществляться таким образом, чтобы исключить возможность ознакомления с ними лиц, не имеющих отношения к данным документам.
      Копировально-множительное бюро на основании заявок ведет учет количества и тиража размноженных документов, расхода бумаги и других материалов. В установленном порядке уничтожает черновой материал, оставшийся после выполнения копировально-множительных работ.
      Контроль за соблюдением настоящего Порядка осуществляет Отдел контроля и документационного обеспечения. 

                                     Форма 1
                   ЗАЯВКА
         на изготовление ксерокопии
                 документа

                   Отдела
         ______________________________
          Фамилия, инициалы исполнителя
         ______________________________
               телефон____________

N
п/п

Дата, наименование документа

Количество страниц в подлиннике

Тираж

Всего
листов
















   Дата_______________
Общий расход в листах________________

Разрешаю: Руководитель структурного
подразделения Канцелярии или его заместитель
(советник, главный инспектор)
_____________________________

Роспись о получении ксерокопий
______________________________

                                   Форма 2

                    ЗАЯВКА *
          на ксерокопирование секретных
                  документов
          Фамилия, инициалы исполнителя
         ________________________________
                телефон____________ 

Наименова-ние документа

Дата
и N
доку-
мента 

Количест-во стра- ниц в подлин-
нике

Тираж

Всего листов
















   Дата______________
Общий расход в листах_____________

Разрешаю: Заведующий (заместитель)
Отделом контроля и документационного
обеспечения или заведующий сектором
секретного делопроизводства
и защиты информации
______________________________

Роспись о получении ксерокопий
______________________________

*) подлежит учету в ПЗГС по журналу учета нарядов (форма 31-ИРС)

Приложение 13        
к Инструкции по делопроизводству
в Канцелярии Премьер-Министра 
Республики Казахстан    

ЗАЯВКА
на выдачу документов из ведомственного архива
Канцелярии Премьер-Министра

      Сноска. Инструкция дополнена Приложением 13 в соответствии с постановлением Правительства РК от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).

Отдел __________________________________________
Кому (Ф.И.О.) ___________________________________
Телефон _______________________

Наименование документа

Регистрационно-учетные данные док-та

Подлинник (кол-во листов док-та)

Копия (кол-во листов док-та)

Роспись получателя

1

2

3

4

5









































      Разрешаю __________ заведующий Отделом контроля и документационного обеспечения
      Дата _________

Для служебного пользования

УТВЕРЖДЕНА        
постановлением Правительства
Республики Казахстан  
от 31 января 2001 года N 168
 

ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству с применением средств вычислительной
техники в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан

       Примечание РЦПИ: Документы с грифом "ДСП" в базу данных "Закон" не вводятся

      Сноска. Инструкция с изменениями - постановлением Правительства Республики Казахстан от 10 декабря 2002 года N 1300 (вступает в силу с 1 января 2003 года).
 
 

    УТВЕРЖДЕНА                 
постановлением Правительства        
Республики Казахстан            
от 31 января 2001 года N 168        

ИНСТРУКЦИЯ
по организации контроля исполнения документов
в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан,
центральных и местных исполнительных органах
 

1. В Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан

      1. Данная Инструкция регламентирует организацию контроля за исполнением актов Президента и Правительства, распоряжений Премьер-Министра, документов с поручениями Президента Республики Казахстан, Руководства Администрации Президента, Премьер-Министра, его заместителей, Руководителя Канцелярии, его заместителей, обращений Палат Парламента с просьбой дать заключение Правительства на законопроекты, инициированные депутатами, и запросов депутатов Парламента.
      Сноска. Пункт 1 с изменениями, внесенными постановлением Правительства РК от 10.12.2002 N 1300 (вступает в силу с 1 января 2003 года).

      Примечание РЦПИ!
      В пункт 2 предусмотрены изменения постановлением Правительства РК от 25.06.2010 № 641 (не подлежит опубликованию).
      2. Канцелярия Премьер-Министра осуществляет организационную и аналитическую работу по контролю за исполнением контрольных документов в соответствии с Регламентом Правительства Республики Казахстан, систематически информирует Премьер-Министра Республики Казахстан по вопросам исполнительской дисциплины.
       Сноска. Пункт 2 с изменениями, внесенными постановлением Правительства РК от 10.12.2002 N 1300 (вступает в силу с 1 января 2003 года).

      Примечание РЦПИ!
      Пункт 3 предусмотрен в редакции постановления Правительства РК от 25.06.2010 № 641 (не подлежит опубликованию).
      3. Координацию контрольной работы в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан (далее - Канцелярия) осуществляет Отдел контроля и документационного обеспечения, который берет на контроль следующие документы (далее - контрольные документы):

      1) акты Президента Республики Казахстан, в которых даются поручения Правительству или его руководству;

      2) постановления Правительства, протоколы заседаний Правительства, распоряжения Премьер-Министра, в которых имеются поручения государственным органам и организациям;

      3) поручения (в том числе содержащиеся в протоколах совещаний и планах мероприятий) Президента Правительству или его руководству, Премьер-Министра, его заместителей, руководства Администрации Президента и Руководителя Канцелярии либо лица, его замещающего, в которых указаны сроки исполнения или имеются указания о взятии на контроль, пометки "срочно", "доложить", "внести предложения", а также поручения, из содержания которых вытекает необходимость их постановки на контроль;

      4) запросы депутатов Парламента Республики Казахстан, обращения Палат Парламента с просьбой дать заключение Правительства на законопроекты, инициированные депутатами;

      5) акты прокурорского надзора.
       Сноска. Пункт 3 в редакции постановления Правительства РК от 10.12.2002 N 1300 (вступает в силу с 1 января 2003 года); с изменениями, внесенными постановлением Правительства РК от 04.06.2008 N 535.

      Примечание РЦПИ!
      В пункт 4 предусмотрены изменения постановлением Правительства РК от 25.06.2010 № 641 (не подлежит опубликованию).
      4. Контрольные документы для контроля их исполнения закрепляются за соответствующими структурными подразделениями Канцелярии в соответствии с утвержденными Руководителем Канцелярии положениями об этих подразделениях и их функциональными обязанностями или в соответствии с поручениями Премьер-Министра, его заместителей, Руководителя Канцелярии и его заместителей (далее - Руководство).
      Контроль за исполнением постановлений Правительства и распоряжений Премьер-Министра, которыми утверждаются какие-либо планы мероприятий, в целом возлагается на исполнителя этого постановления или распоряжения (структурное подразделение Канцелярии, отвечающее за прохождение проекта постановления или распоряжения в Канцелярии).
       Сноска. Пункт 4 с изменениями, внесенными постановлением Правительства РК от 14.04.2005 N 358.

      5. Руководители структурных подразделений Канцелярии по каждому закрепленному за данным подразделением контрольному документу определяют работника подразделения (далее -  исполнителя), на которого возлагается контроль исполнения документа в целом либо его отдельных пунктов.

      6. Контроль за сроками исполнения контрольных документов осуществляет структурное подразделение Канцелярии, за которым закреплены конкретные контрольные документы и сектор контроля Отдела контроля и документационного обеспечения (далее - сектор контроля).

      Примечание РЦПИ!
      Пункт 7 предусмотрен в редакции постановления Правительства РК от 25.06.2010 № 641 (не подлежит опубликованию).
      7. Если в контрольных документах (кроме актов и поручений Президента Республики Казахстан) не указаны конкретные сроки исполнения, то такие документы исполняются в месячный срок со дня дачи поручения, а при наличии пометки "срочно" или "ускорить" - в десятидневный срок.
      Перечень контрольных документов направляется в государственные органы через информационную систему «Интранет-портал государственных органов».
      Личные поручения Главы государства подлежат исполнению в двухнедельный срок со дня дачи поручения, если иное не установлено в поручении.
       Сноска. Пункт 7 с изменениями, внесенными постановлениями Правительства РК от 14.04.2005 N 358; от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).

      Примечание РЦПИ!
      Инструкцию предусмотрено дополнить пунктом 7-1 в соответствии с постановлением Правительства РК от 25.06.2010 № 641 (не подлежит опубликованию).

      Примечание РЦПИ!
      В пункт 8 предусмотрены изменения постановлением Правительства РК от 25.06.2010 № 641 (не подлежит опубликованию).
      8. Если Руководством поручение дано нескольким структурным подразделениям Канцелярии, то работу по контролю и координации исполнения осуществляет структурное подразделение, указанное в поручении первым, либо то подразделение, рядом с наименованием которого стоит пометка "(созыв)". Структурные подразделения - соисполнители поручений вносят свои предложения подразделению, осуществляющему свод, не позднее, чем за один день до истечения установленного срока исполнения поручения.
       Сноска. Пункт 8 с изменениями, внесенными постановлением Правительства РК от 10.12.2002 N 1300 (вступает в силу с 1 января 2003 года).

      Примечание РЦПИ!
      Пункт 9 предусмотрен в редакции постановления Правительства РК от 25.06.2010 № 641 (не подлежит опубликованию).
      9. Если в контрольных документах имеются поручения, относящиеся к компетенции нескольких структурных подразделений Канцелярии, то структурное подразделение, за которым закреплен контроль исполнения документа в целом, в трехдневный срок составляет и согласовывает с другими структурными подразделениями Канцелярии закрепление исполнения конкретных пунктов (с указанием по каждому пункту исполнителя в конкретном структурном подразделении Канцелярии и даты исполнения), которое утверждается Руководителем Канцелярии или лицом, исполняющим его обязанности. Копии утвержденного закрепления направляются задействованным структурным подразделениям, сектору служебной корреспонденции и сектору контроля.
       Сноска. Пункт 9 с изменениями, внесенными постановлением Правительства РК от 14.04.2005  N 358 .

      9-1. (Исключен - постановлением Правительства РК от 04.06.2008  N 535 ).

      Примечание РЦПИ!
      В пункт 10 предусмотрены изменения постановлением Правительства РК от 25.06.2010 № 641 (не подлежит опубликованию).
      10. На каждый взятый на контроль акт Президента и Правительства, распоряжение Премьер-Министра исполнителем заводится накопительная папка (дело) и заполняется регистрационно-контрольная карточка.
      Документы в накопительных папках группируются в следующем порядке:
      копия контролируемого акта (постановления, распоряжения);
      справка о снятии с контроля;
      информация и другие документы о ходе выполнения контрольного документа и его отдельных пунктов (располагаются в хронологическом порядке).
      Дела, содержащие документы по выполнению актов Президента, постановлений Правительства, распоряжений Премьер-Министра могут быть переходящими и хранятся в структурных подразделениях Канцелярии до полного их решения и снятия с контроля, после чего передаются в Архив.

      11. Отчеты об исполнении контрольных документов и их отдельных пунктов, поступающие от государственных органов и иных организаций, направляются в соответствующие структурные подразделения Канцелярии. При этом подлинники отчетов направляются в структурное подразделение Канцелярии, за которым закреплен контроль исполнения документа в целом, а их копии – в структурные подразделения, ответственные за исполнение отдельных пунктов контрольных документов в соответствии с закреплением, утвержденным Премьер-Министром, заместителями Премьер-Министра, Руководителем Канцелярии (лицом, исполняющим его обязанности), или его поручением.
      Если центральными или местными исполнительными органами отчеты об исполнении контрольного документа не представлены к установленному сроку, то соответствующее подразделение Канцелярии, осуществляющее контроль за исполнением конкретного документа, должно по истечении установленного для государственных органов срока проинформировать Руководство о причинах срыва срока исполнения и внести предложение по дальнейшему исполнению данного контрольного документа.
      Сноска. Пункт 11 в редакции постановления Правительства РК от 04.06.2008 N 535; с изменением, внесенным постановлением Правительства РК от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).

      12. После получения отчета от государственных органов и иных организаций исполнитель в Канцелярии Премьер-Министра, ответственный за контроль документа в целом или его отдельных пунктов, проводит анализ отчета на предмет своевременности, полноты и качества исполнения, по результатам которого готовит служебную записку (по каждому контрольному пункту документа, в том числе секретного характера) с конкретными выводами и предложениями либо проект соответствующей резолюции. Срок проведения анализа отчетов по контрольным и неконтрольным документам не должен превышать 7 (семь) рабочих дней со дня их регистрации в Канцелярии Премьер-Министра.
      На основании поступившей информации и в зависимости от результатов анализа исполнитель представляет Руководству не позднее, чем за пять рабочих дней до истечения срока исполнения:
      1) по актам и поручениям Президента – в установленном порядке подготовленный проект обоснованного письма в Администрацию Президента от имени Руководства Правительства или Руководителя Канцелярии (в его отсутствие – лица, исполняющего его обязанности) о снятии их с контроля (если поручение исполнено в полном объеме) либо о продлении срока исполнения, либо о переводе документов на среднесрочный или долгосрочный контроль с указанием конкретных сроков исполнения и ответственных исполнителей;
      2) по правительственным решениям, протоколам и поручениям Руководства (служебную записку о ходе исполнения протокольных поручений на имя Премьер-Министра, заместителей Премьер-Министра, Руководителя Канцелярии, а по завершению исполнения протокольных поручений (протоколов) на основании поступивших в порядке исполнения информаций (данных) государственных органов готовит итоговую справку об исполнении, с учетом результатов анализа с предложениями о снятии с контроля, продлении срока или переводе на среднесрочный или долгосрочный контроль с указанием конкретных сроков исполнения правительственного решения, протокола или поручения Руководства),  ибо оформляет проект резолюции о снятии с контроля (в случае подписания Закона, принятия акта Президента Республики Казахстан или Правительства, а также приказов центральных государственных и местных исполнительных органов).
      Снятие с контроля, продление срока с указанием конкретного срока исполнения, осуществляются резолюцией дававшего поручение руководителя, а по поручениям Премьер-Министра резолюцией Руководителя Канцелярии Премьер-Министра либо лица, исполняющего его обязанности, по записке отдела. При этом государственные органы незамедлительно информируются исполнителем о продлении срока исполнения или переводе на среднесрочный и долгосрочный контроль с указанием конкретного срока исполнения правительственных решений и поручений руководства;
      3) при установлении некачественного исполнения государственным органом поручения ответственный отдел Канцелярии Премьер-Министра готовит записку с обоснованием некачественного исполнения в адрес Руководства Правительства или Руководителя Канцелярии, давшего поручение;
      4) по депутатским запросам, заключениям на законопроекты, инициированные депутатами Парламента Республики Казахстан, и поправкам депутатов в инициированный Правительством законопроект – в установленном порядке подготовленный проект ответа депутатам Парламента или проект соответствующего заключения Правительства.
      Сноска. Пункт 12 в редакции постановления Правительства РК от 27.04.2012 № 540; с изменением, внесенным постановлением Правительства РК от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).

      13. Перед отправкой адресатам документы с резолюциями Руководства к ним, в которых указаны сроки исполнения, в том числе с пометкой "срочно" или "ускорить", либо имеется указание о постановке на контроль, или пометки "доложить", "внести предложение" и т.п., в обязательном порядке представляются в сектор контроля, который проставляет на документе штамп "БАҚЫЛАУҒА" или "БАҚЫЛАУҒА АЛЫНДЫ", после чего документы передаются в сектор служебной корреспонденции для отправки по назначению.

      14. Постановка на контроль пунктов протоколов совещаний у Премьер-Министра, его заместителей, Руководителя Канцелярии, а также поручений заместителей Премьер-Министра, Руководителя Канцелярии осуществляется Отделом контроля и документационного обеспечения Канцелярии по соответствующим предложениям структурных подразделений.
      Предложения о постановке на контроль передается в сектор контроля на бумажном носителе за подписью руководителей структурных подразделений (лиц, исполняющих их обязанности) или в формате электронных документов, удостоверенных ЭЦП через ЕСЭДО.
      Протокола с пометкой «ДСП» представляются в сектор контроля в бумажном виде и электронной форме (на электронных носителях).
      Сноска. Пункт 14 в редакции постановления Правительства РК от 13.01.2012 № 34 (вводится в действие со дня подписания); с изменением, внесенным постановлением Правительства РК от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).

      14-1. Контроль исполнения указов Президента Республики Казахстан, постановлений Правительства об утверждении планов мероприятий по реализации посланий Президента Республики Казахстан, программ Правительства, протоколов заседаний Правительства с участием Главы государства по итогам социально-экономического развития республики осуществляет в целом Социально-экономический отдел.
       Сноска. Пункт 14-1 в редакции постановления Правительства РК от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).

      15. Контроль исполнения поручений, данных Руководством акимам регионов, осуществляет Отдел организационно-инспекторской работы и территориального развития.
      Сноска. Пункт 15 в редакции постановления Правительства РК от 04.06.2008  N 535

      16. Контроль за сроками исполнения секретных документов осуществляется в секретном делопроизводстве Отдела контроля и документационного обеспечения.
       Сноска. Пункт 16 в редакции постановления Правительства РК от 04.06.2008  N 535

      17. (Исключен - постановлением Правительства РК от 04.06.2008  N 535 ).

      17-1. (Исключен - постановлением Правительства РК от 04.06.2008  N 535 ).

      18. Отдел контроля и документационного обеспечения по согласованию с Руководителем Канцелярии имеет право проводить проверки соблюдения настоящей Инструкции и о выявленных фактах нарушений докладывать Руководству для принятия решения.

      Примечание РЦПИ!
      Инструкцию предусмотрено дополнить пунктами 18-1 и 18-2 в соответствии с постановлением Правительства РК от 25.06.2010 № 641 (не подлежит опубликованию). 

  2. В центральных и местных исполнительных органах

      19. Ответственность за своевременное и качественное исполнение контрольных документов, разработку проектов законодательных и нормативных правовых актов, представление их на рассмотрение Президенту и Премьер-Министру Республики Казахстан возлагается на первых руководителей центральных исполнительных органов, акимов областей и городов Астаны и Алматы. При этом руководители указанных органов определяют подразделения и должностных лиц, ответственных за организацию контрольной работы.

      Примечание РЦПИ!
      Инструкцию предусмотрено дополнить пунктом 19-1 в соответствии с постановлением Правительства РК от 25.06.2010 № 641 (не подлежит опубликованию).

      Примечание РЦПИ!
      Пункт 20 предусмотрен в редакции постановления Правительства РК от 25.06.2010 № 641 (не подлежит опубликованию).
      20. При исполнении поручений несколькими государственными органами   ответственным является орган, рядом с наименованием которого стоит   пометка "(созыв)". Он имеет право вносить предложение о переносе срока исполнения после согласования с соисполнителями. При этом соисполнители вносят свои предложения ответственному органу, за которым закреплен созыв, не менее чем за 3 дня до установленного для него срока исполнения, если иное не установлено соответствующим поручением, а по поручениям со сроком исполнения менее 5 дней - в течение одного рабочего дня со дня поступления поручения.
      В том случае, когда в поручении ответственный исполнитель не определен, т.е. отсутствует пометка "(созыв)", все перечисленные в поручении органы направляют свои ответы тому, кто давал поручение.
      Сноска. Пункт 20 с изменениями, внесенными постановлением Правительства РК от 14.04.2005  N 358 .
      Примечание РЦПИ!
      Пункт 20-1 предусмотрен в редакции постановления Правительства РК от 25.06.2010 № 641 (не подлежит опубликованию).
      20-1. Документы, подготовленные во исполнение контрольных документов, до их внесения в Канцелярию должны быть согласованы (завизированы) с ведомственными контрольными службами на предмет наличия в них ссылок на поручения Руководства, правильности их оформления, а также отсутствия противоречий в текстах проектов постановлений Правительства и распоряжений Премьер-Министра и утверждаемых ими планах мероприятий.
      Сноска. Глава 2 дополнена пунктом 20-1 в соответствии с постановлением Правительства РК от 14.04.2005 N 358 .
      Примечание РЦПИ!
      Пункт 20-2 предусмотрен в редакции постановления Правительства РК от 25.06.2010 № 641 (не подлежит опубликованию).
      20-2. Отчеты об исполнении поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства и совещаний у Премьер-Министра, государственные органы и иные организации представляют в Канцелярию не позднее, чем за 3 дня до истечения сроков их исполнения, если иное не установлено поручением, а по поручениям со сроком исполнения менее 5 дней - в течение одного рабочего дня со дня поступления соответствующего протокола.
      Сноска. Глава 2 дополнена пунктом 20-2 в соответствии с постановлением Правительства РК от 14.04.2005 N 358 .
      20-3. При представлении отчетов об исполнении поручений, содержащихся в протоколах совещаний у Премьер-Министра, его заместителей и Руководителя Канцелярии Премьер-Министра, государственный орган-исполнитель, ответственный за созыв, представляет письмом сводную информацию по каждому пункту о проделанной работе и исполнении, а также копии писем государственных органов-исполнителей.
      Сноска. Глава 2 дополнена пунктом 20-3 в соответствии с постановлением Правительства РК от 27.04.2012 № 540.
      21. Снятие с контроля, продление сроков исполнения и представление ответов (отчетов) об исполнении контрольных документов осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства Республики Казахстан.
      Сноска. Пункт 21 в редакции постановления Правительства РК от 10.12.2002  N 1300 (вступает в силу с 1 января 2003 года).
      22 - 25. (Исключены - постановлением Правительства РК от 10.12.2002  N 1300 (вступает в силу с 1 января 2003 года).

      Примечание РЦПИ!
      Инструкцию предусмотрено дополнить пунктами 26 и 27 в соответствии с постановлением Правительства РК от 25.06.2010 № 641 (не подлежит опубликованию).

      28. Ответственными за проведение оценки качества исполнения актов и поручений Президента, Премьер-Министра, Государственного секретаря, Правительства, руководителей Администрации Президента и Канцелярии Премьер-министра центральными государственными и местными исполнительными органами, а также представление заключений в Министерство экономического развития и торговли согласно графику, ежегодно утверждаемому Администрацией Президента, являются следующие структурные подразделения Канцелярии Премьер-Министра:
      1) по центральным государственным органам – Отдел контроля и документационного обеспечения;
      2) по местным исполнительным органам – Отдел организационной работы и территориального развития.
      Сноска. Инструкция дополнена пунктом 28 в соответствии с постановлением Правительства РК от 13.01.2012 № 34 (вводится в действие со дня подписания).

УТВЕРЖДЕНА                  
постановлением Правительства         
Республики Казахстан             
от 31 января 2001 года N 168*         

ИНСТРУКЦИЯ
о порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц
и контроля за их исполнением

      Сноска. Инструкция в редакции постановления Правительства РК от 04.06.2008 N 535; по всему тексту слова "сектор служебной корреспонденции", "сектора служебной корреспонденции", "сектором служебной корреспонденции", "секторе служебной корреспонденции" заменены соответственно словами "сектор делопроизводства и архива", "сектора делопроизводства и архива", "сектором делопроизводства и архива", "секторе делопроизводства и архива" постановлением Правительства РК от 27.04.2012 № 540.

      1. Настоящая Инструкция регламентирует порядок рассмотрения обращений физических и юридических лиц, поступивших в Канцелярию Премьер-Министра Республики Казахстан (далее - Канцелярия), в соответствии с Законом Республики Казахстан от 12 января 2007 года "О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц".

      2. Контроль за соблюдением настоящей Инструкции осуществляет Отдел контроля и документационного обеспечения Канцелярии.
____________________________________
      * С изменениями и дополнениями, внесенными постановлениями Правительства Республики Казахстан от 10 декабря 2002 года  N 1300 , от 14 апреля 2005 года  N 358 .

      Примечание РЦПИ!
      В пункт 3 предусмотрены изменения постановлением Правительства РК от 25.06.2010 № 641 (не подлежит опубликованию).

      3. Поступающие обращения физических и юридических лиц регистрируются в секторе делопроизводства и архива Отдела контроля и документационного обеспечения (далее – сектор делопроизводства и архива) по карточкам учета установленной формы (приложение 1) в день их поступления в Канцелярию. На первой странице обращения ставится штамп, где указывается регистрационный индекс, состоящий: для индивидуальных обращений из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера обращения (например, А-1780), для коллективных обращений – индекс ҰЖЫМ, номер и дата. Обозначение даты производится в следующей последовательности: число, месяц, год (например, 01.01.2008). Регистрационный индекс является одновременно входящим и исходящим, и все ответы по обращениям регистрируются под этим же номером. После этого проставляется код характера обращения. Далее составляется аннотация на письмо, которая должна быть логичной, краткой, отражать содержание обращения (предложения, заявления либо жалобы). При этом необходимо, чтобы запись в учетной карточке обосновывала адресность направления обращения на рассмотрение.
      Делопроизводство по обращениям физических лиц и делопроизводство по обращениям юридических лиц ведутся отдельно от других видов делопроизводства в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан и настоящей Инструкции.
      Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с обращениями физических и юридических лиц, независимо от вида носителя, включая электронные документы, имеющие подтверждение об определении в установленном порядке положительного результата проверки электронной цифровой подписи.
      Отказ в приеме обращения запрещается.
      Сноска. Пункт 3 с изменением, внесенным постановлением Правительства РК от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).

      4. Заявителю, непосредственно обратившемуся письменно в Канцелярию Премьер-Министра, выдается талон (приложение 1а) с указанием даты и времени, фамилии и инициалов работника сектора делопроизводства и архива, принявшего обращение.
      Сноска. Пункт 4 в редакции постановления Правительства РК от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).

      5. Повторными считаются обращения физических или юридических лиц, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени регистрации первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения, или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. Обращения одного и того же автора, но по разным вопросам, считаются первичными.
      При поступлении нескольких обращений по одному и тому же вопросу в интересах одного и того же лица первое обращение регистрируется как основное обращение, а последующие приобщаются к основному обращению и рассматриваются как одно обращение с уведомлением заявителей о результатах их разрешения в пределах установленного срока, исчисляемого со дня поступления первого обращения.
      Не считаются повторными и не рассматриваются многократные обращения по одному и тому же вопросу, по которому автору даны исчерпывающие ответы.
      На повторных обращениях физических лиц, в которых автор в течение календарного года ставит один и тот же вопрос, проставляется регистрационный номер первоначального обращения с указанием "второе", "третье" и так далее, а карточка учета с пометкой "повторно" помещается с первоначальной в картотеке текущего года. К повторным обращениям приобщаются материалы рассмотрения предыдущих обращений.
      Ранее рассматривавшиеся повторные обращения физических или юридических лиц, по которым в секторе делопроизводства и архива или структурных подразделениях Канцелярии имеются исчерпывающие ответы, дополнительному рассмотрению не подлежат, о чем в трехдневный срок сообщается заявителю.

      6. В зависимости от содержания обращения докладываются Премьер-Министру, его заместителям, Руководителю Канцелярии или его заместителям (далее - Руководство) или передаются Отделом контроля и документационного обеспечения в структурные подразделения Канцелярии для предварительного рассмотрения и подготовки резолюции Руководства либо направляются в адрес центральных и местных исполнительных и иных органов в соответствии с их компетенцией в срок не позднее трех рабочих дней.
      Передача обращений из одного структурного подразделения Канцелярии в другое производится только по согласию их руководителей через сектор делопроизводства и архива Отдела контроля и документационного обеспечения с соответствующей отметкой в карточке учета.

      Примечание РЦПИ!
      Инструкцию предусмотрено дополнить пунктом 6-1 в соответствии с постановлением Правительства РК от 25.06.2010 № 641 (не подлежит опубликованию).

      Примечание РЦПИ!
      В пункт 7 предусмотрены изменения постановлением Правительства РК от 25.06.2010 № 641 (не подлежит опубликованию).
      7. В адрес центральных и местных исполнительных и иных органов обращения физических лиц пересылаются для рассмотрения в соответствии с их компетенцией незамедлительно с сопроводительным письмом за подписью заведующего Отделом контроля и документационного обеспечения.

      8. На контроль сектором делопроизводства и архива Отдела контроля и документационного обеспечения берутся поручения Руководства по обращениям физических лиц с указанием конкретных сроков, пометками "доложить", "проинформировать" и другие, требующие представления ответа в Канцелярию, при этом на обращениях и карточках проставляются штампы "БАҚЫЛАУҒА АЛЫНДЫ" ("Взято на контроль") и "Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесіне жауаппен бipгe қайтарылуға жатады" ("Подлежит возврату в Канцелярию Премьер-Министра Республики Казахстан вместе с ответом").

      9. Контроль за исполнением поручений Руководства по обращениям физических и юридических лиц, направленных в структурные подразделения Канцелярии, возлагается на их руководителей.
      Если рассмотрение обращения физического или юридического лица поручено нескольким структурным подразделениям Канцелярии, то ответственным за контроль исполнения является подразделение, указанное в резолюции первым, либо то, рядом с названием которого стоит пометка "(созыв)".

      10. В случае продления по указанию Руководства срока рассмотрения обращения физического или юридического лица, оно берется на дополнительный контроль, о чем на обратной стороне учетной карточки письма сектором делопроизводства и архива делается отметка, вносится соответствующая поправка и вводятся соответствующие учетные данные в базу данных регистрационно-контрольных карточек системы электронного документооборота.

      11. Срок исполнения поручений Руководства к обращениям физических лиц устанавливается не более 30 календарных дней, а не требующих дополнительного изучения и проверки - не более 15 календарных дней, и исчисляется со дня их регистрации в Канцелярии.
      Рассмотрение обращения нельзя считать законченным, если в ответе на него не содержатся данные о принятых мерах по фактическому разрешению вопросов, поставленных в обращениях.
      В тех случаях, когда необходимо проведение дополнительного изучения или проверки обращений, срок их рассмотрения может быть продлен не более чем на 30 календарных дней, о чем сообщается заявителю в течение 3 календарных дней с момента продления срока рассмотрения.
      По результатам обращений принимается одно из следующих решений:
      1) о полном или частичном удовлетворении обращения;
      2) об отказе в удовлетворении обращения с обоснованием принятия такого решения;
      3) о даче разъяснения по существу обращения;
      4) о прекращении рассмотрения обращения.

      12. Обращение физического или юридического лица снимается с контроля, как правило, тем же должностным лицом, по поручению которого оно рассматривалось. При этом основанием для снятия обращения с контроля является соответствующая его резолюция.
      При поступлении ответов на контрольные обращения структурные подразделения Канцелярии, ответственные за контроль их исполнения, изучают качество и полноту решения поставленных в обращениях вопросов и докладывают Руководству о результатах рассмотрения с предложением о снятии с контроля, продлении сроков исполнения или других действиях. По обращениям физических и юридических лиц, снятым с контроля, исполнители в структурных подразделениях Канцелярии заполняют в учетной карточке соответствующие графы, после чего обращения и материалы к ним вместе с учетными карточками сдаются в текущий архив структурного подразделения.

      13. Обращения по которым невозможно установить авторство, отсутствуют подпись, в том числе электронная цифровая подпись, почтовый адрес заявителя считаются анонимными обращениями и рассмотрению не подлежат, за исключением случаев, когда в таком обращении содержатся сведения о готовящихся или совершенных преступлениях либо об угрозе государственной или общественной безопасности и которые в таком случае сектором делопроизводства и архива после изучения и доклада заведующему Отделом контроля и документационного обеспечения немедленно перенаправляются в государственные органы в соответствии с их компетенцией.
      Также не подлежат рассмотрению обращения, в которых не изложена суть вопроса.
      Сноска. Пункт 13 в редакции постановления Правительства РК от 27.04.2012 № 540.

      14. По истечении календарного года рассмотренные обращения физических и юридических лиц и все материалы к ним формируются в дела и сдаются в архив.
      Анонимные обращения изучаются и хранятся в секторе делопроизводства и архива один год, после чего уничтожаются по акту.
      Сноска. Пункт 14 с изменением, внесенным постановлением Правительства РК от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).

      15. Обращения физических и юридических лиц и материалы к ним из архива выдаются работникам Канцелярии только с разрешения заведующего Отделом контроля и документационного обеспечения или его заместителя.
      Статистические данные о рассмотрении обращений физических и юридических лиц, обращений граждан за отчетные периоды представляются в установленном порядке.

      16. Личный прием физических лиц и представителей юридических лиц в приемной граждан Канцелярии проводится руководителями отделов и главными инспекторами Отдела регионального развития в соответствии с графиком, утвержденным Руководителем Канцелярии. График личного приема вывешивается на информационном стенде в холле приемной граждан Канцелярии.
      Учет приема граждан ведется по карточкам с указанием фамилии, имени, отчества заявителя, места его работы, должности, адреса, краткого содержания обращения, поручения и результатов рассмотрения (приложение 2).
      Если заявление или жалоба не могут быть разрешены во время приема, то поднимаемые гражданами вопросы излагаются в письменном виде и в дальнейшем с ними ведется работа как с письмами граждан.
      Сноска. Пункт 16 с изменением, внесенным постановлением Правительства РК от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).

      17. Контроль за сроками рассмотрения обращений физических и юридических лиц и исполнения поручений Руководства к ним осуществляет Отдел контроля и документационного обеспечения Канцелярии.

      18. Руководители центральных и местных исполнительных органов и их заместители проводят личный прием физических лиц и представителей юридических лиц непосредственно в возглавляемых ими государственных органах.

Приложение 1                 
к Инструкции о порядке рассмотрения    
обращений физических и юридических     
лиц и контроль за их исполнением      

                                          (лицевая сторона карточки)

                           КАРТОЧКА УЧЕТА
                     поступившего обращения

                             РЕГИСТРАЦИЯ
__________________________________________________________________
Ф.И.О                  Регистрационный           Дата
Адрес заявителя        номер                     регистрации
__________________________________________________________________
Код характера обращения
__________________________________________________________________
Социальное положение   Краткая аннотация обращения

Предложение, заявление, жалоба, отклик, запрос
На каком языке изложено заявление
Шифр исполнителя резолюции
__________________________________________________________________

                                      (оборотная сторона карточки)

Дата

Кто направил обращение, кому

Расписка

Хранение дело/том:
Исполнение продлено до:
Снято с контроля:
Итог проверки:
Поставлено на контроль структурным подразделением:

 Приложение 1а          
к Инструкции о порядке рассмотрения
обращений физических и юридических
лиц и контроль за их исполнением
(лицевая сторона талона)     

      Сноска. Инструкция дополнена Приложением 1а в соответствии с постановлением Правительства РК от 02.05.2013 № 450 (вводится в действие с 01.07.2013).

ТАЛОН*
(түбіртек)
ТАЛОН
(корешок)

(талонның саны/номер талона)
Өтініш/обращение

_________________________________
(өтініш берушінің аты-жөні немесе
атауы / фамилия, инициалы либо
     наименование заявителя)
_________________________________

«___»_________ 20__ж./г._________
_________________________________
Өтінішті қабылдаған қызметкердің
лауазымы, аты-жөні, қолы /
должность, Ф.И.О., подпись
сотрудника, принявшего обращение
_________________________________
_________________________________
         (қолы / подпись)

Талон қабылдаушының қолы /
подпись получившего талон

__________ «___» сағ/час «___» мин.
«____» ______________ 20___ж./г.





* Приложение
к приказу Генерального Прокурора
Республики Казахстан
от 14 июня 2012 года № 66

Приложение 3
к Правилам по учету обращений
физических и юридических лиц

Интернет желісінің мекенжайы:
http:\\service.pravstat.kz
Адрес Интернет-ресурса:
http:\\service.pravstat.kz

1012 нөміріне SMS хабарлама
SMS сообщение на номер 1012

Станционарлық телефон арқылы
8 800-080-7777 нөмірге
Со станционарного телефона на номер
8 800-080-7777

Ұялы телефон арқылы 1414 нөміріне
С мобильного телефона на номер 1414

Ескерту\примечание:
Көрсетілген қызметтер барлық
байланыс операторлары
бойынша құны 15 теңге тұратын
SMS-хабарламалардан
басқаларында ақысыз жүзеге
асырылады.
Указанные услуги, за исключением
SMS-сообщения стоимостью 15 тенге
на все операторы связи,
осуществляются бесплатно.

ТАЛОН*
(жыртылмалы талон)
ТАЛОН
(отрывной талон)

(талонның саны/номер талона)
Өтініш/обращение

________________________________
(өтініш берушінің аты-жөні
немесе атауы/фамилия, инициалы
либо наименование заявителя)
________________________________
(қабылданды/принято. Қабылдаған/
принял (лауазымы, аты-жөні /
должность, фамилия и инициалы)
________________________________
________________________________
(субъект атауы, мекенжайы және
қызметтік телефоны/наименование
субъекта, адрес и служебный телефон)
________________________________
Ескерту\примечание:
Өтініш бойынша шешім Қазақстан
Республикасының заңнамалық
актілерімен белгіленген мерзімде
қабылданатын болады.
Решение по обращению будет
принято в сроки, установленные
законодательными актами
Республики Казахстан.

«____» ______________ 20___ж./г.
__________________________
     (қолы/подпись)













(оборотная сторона талона)

Приложение 2          
к Инструкции о порядке рассмотрения
обращений физических и юридических 
лиц и контроля за их исполнением

                                        (лицевая сторона карточки)

             КАРТОЧКА УЧЕТА ПРИЕМА ПОСЕТИТЕЛЕЙ

N_________"___"_______________200_года
                 (дата приема)
Фамилия, имя, отчество заявителя__________________________
__________________________________________________________
Место работы и занимаемая должность_______________________
__________________________________________________________
Адрес проживания__________________________________________
__________________________________________________________
Краткое содержание заявления______________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
Фамилия ведущего прием____________________________________
__________________________________________________________

                                     (оборотная сторона карточки)

Кому и что поручено, дата_________________________________
__________________________________________________________
Результаты рассмотрения заявления_________________________
__________________________________________________________
Когда и кем дан ответ_____________________________________
__________________________________________________________