Сноска. Утратил силу приказом Министра культуры и информации РК от 25.07.2012 № 114.

      В целях реализации Закона Республики Казахстан от 4 июня 2009 года "О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты Республики Казахстан по вопросам документационного обеспечения" ПРИКАЗЫВАЮ:
      1. Утвердить прилагаемые:
      1) Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях;
      2) Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения.
      2. Комитету информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан обеспечить:
      1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;
      2) в установленном порядке официальное опубликование настоящего приказа.
      3. Признать утратившими силу:
      1) приказ председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 29 апреля 2003 года № 33 "О Типовых правилах документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан" (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 2331);
      2) приказ и.о. Министра культуры, информации и спорта Республики Казахстан от 11 октября 2005 года № 266 ДСП "О внесении дополнений в приказ Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 29 апреля 2003 года № 33 "Об утверждении Типовых правил документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан" (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 3903).
      4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

      Исполняющего обязанности
      Министра культуры и информации
      Республики Казахстан                       Ж. Курмангалиева

Утверждены          
приказом исполняющего    
обязанности Министра    
культуры и информации    
Республики Казахстан    
от 25 сентября 2009 года № 128

Типовые правила
документирования и управления документацией
в государственных и негосударственных организациях

Глава 1. Общие положения

       1. Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях (далее - Типовые правила) разработаны в соответствии с подпунктом 17) пункта 1 статьи 18 Закона Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах".
      2. Типовые правила устанавливают общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами несекретного характера на бумажных носителях, функционированию служб документационного обеспечения управления государственных и негосударственных организаций (далее - организации) и распространяются на организационно-распорядительную документацию.
      3. Состав документов, используемых в управленческой деятельности, определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов (в порядке единоличного распорядительства либо в коллегиальном порядке), объемом и характером связей с другими организациями.
      4. Организации применяют данные Типовые правила или на их основе разрабатывают и утверждают по согласованию:
      1) с Комитетом информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан (далее - уполномоченный орган) - ведомственные (отраслевые) правила документирования и управления документацией;
      2) с местными исполнительными органами в области архивного дела и документации областей, (городов республиканского значения, столицы), Национальным архивом Республики Казахстан, центральными государственными архивами Республики Казахстан, Архивом Президента Республики Казахстан - правила документирования и управления документацией в государственных организациях, а также в организациях, контрольный пакет акций которых принадлежит государству.
      5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в организации осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления действующего в соответствии с Примерным положением о документационной службе организации, утверждаемой руководителем организации (Приложение 1).
      В организации, в которой по штатному расписанию не предусмотрено структурное подразделение, осуществляющее функции по документационному обеспечению управления, эти обязанности возлагаются на ответственное должностное лицо.
      6. При смене руководителя структурного подразделения, осуществляющего функции по документационному обеспечению управления или ответственного должностного лица (далее - служба ДОУ) документы и дела, а также регистрационные учетные формы к ним передаются вновь назначенному руководителю или ответственному должностному лицу по акту приема-передачи.
      7. Уполномоченный орган, местные исполнительные органы в области архивного дела и документации областей, (города республиканского значения, столицы), Национальный архив Республики Казахстан, Архив Президента Республики Казахстан, центральные государственные, специальные государственные архивы Республики Казахстан, государственные архивы областей, городов, районов и их филиалы (далее - государственные архивные учреждения) оказывают организациям методическую помощь по внедрению Типовых правил и в случаях предусмотренных законодательством Республики Казахстан, осуществляют контроль за выполнением их требований.
      8. Настоящие Типовые правила не распространяются на порядок работы со служебной информацией, содержащей государственные секреты.

Глава 2. Документирование

§ 1. Правила подготовки и оформления документов

      9. Подготовка нормативных правовых и правовых актов государственных органов осуществляется в соответствии с Трудовым кодексом Республики Казахстан от 15 мая 2007 года № 251, Законом Республики Казахстан "О нормативных правовых актах" от 24 марта 1998 года № 213, Законом "Об административных процедурах" от 27 ноября 2000 года № 107.
      10. Документы составляются на государственном языке, наравне с которым официально употребляется русский язык, а в случаях, предусмотренных Законом Республики Казахстан "О языках в Республике Казахстан", применяются и другие языки.
      Документ на государственном языке и создаваемый одновременно аутентичный документ на другом языке печатаются каждый на отдельных бланках (отдельных листах) и оформляются едиными реквизитами.
      11. При создании и оформлении документа на бумажном носителе используются реквизиты, располагаемые в определенной последовательности в соответствии со схемой расположения реквизитов документа (Приложение 2).
      12. Субъекты малого и среднего предпринимательства могут составлять документы на чистых листах бумаги. При составлении документов на чистых листах бумаги необходимо указывать:
      1) официальное наименование организации, издавшей документ;
      2) наименование вида документа;
      3) дату документа;
      4) регистрационный номер документа;
      5) наименование должности лица, подписавшего документ, подпись и расшифровку подписи;
      6) оттиск печати.
      13. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
      20 мм - левое;
      10 мм - правое;
      10 мм - верхнее;
      10 мм - нижнее.
      14. В организации применяются следующие бланки документов:
      1) бланк письма организации (Приложение 3);
      2) бланк конкретного вида документа организации (Приложение 4);
      3) общий бланк организации (Приложение 5). Общий бланк применяется в случаях, когда типографское изготовление бланков конкретного вида документа нецелесообразно.
      15. Бланки документов изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводятся компьютером непосредственно при составлении документа.
      16. Бланки документов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензию на соответствующий вид деятельности, по заказам государственных организаций и подлежат учету.
      17. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения руководства организации не могут передаваться другим организациям или иным лицам.
      18. Субъекты малого и среднего предпринимательства вместо бланков могут использовать штамп с воспроизведением наименования организации, путем проставления оттиска штампа на чистых листах бумаги в левом верхнем углу.
      19. При оформлении документа, разработанного двумя и более организациями (совместный приказ, совместное решение, совместное письмо), бланк не используется. При оформлении совместного документа, разработанного двумя и более равными организациями, официальные наименования организаций располагаются на одном уровне в алфавитном порядке наименований организаций.
      При оформлении совместного документа, разработанного двумя и более организациями, официальные наименования располагаются в соответствии с убыванием иерархии организаций.
      Совместный документ подлежит заверению печатями организаций.

§ 2. Требования к оформлению реквизитов документа

      20. Изображение Государственного Герба Республики Казахстан размещается на бланке документа организации в соответствии с требованиями, установленными Конституционным законом Республики Казахстан "О государственных символах Республики Казахстан" и Государственным стандартом Республики Казахстан СТ РК 989-2008 "Государственный Герб Республики Казахстан. Форма, размеры и технические требования".
      21. Эмблема, логотип или товарный знак (знак обслуживания) воспроизводится на бланке в соответствии с учредительными документами организации.
      Эмблема, логотип или товарный знак (знак обслуживания) не размещается на бланке с изображением Государственного Герба Республики Казахстан.
      22. Официальное наименование организации включает в себя название в соответствии с учредительными документами с указанием на организационно-правовую форму.
      Сокращенное наименование организации приводится в том случае, когда оно закреплено в учредительных документах, и размещается в скобках ниже полного наименования.
      Наименования филиала, представительства, структурного подразделения указываются в том случае, если они являются авторами документа, и располагаются ниже наименования организации.
      23. В справочных данных об организации указываются: почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации.
      24. Наименование вида документа, издаваемого организацией, регламентируется учредительными документами организации.
      25. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма, справки и другие.) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт и другие). Для утверждаемого документа (положение, регламент, правила и другие) - дата утверждения.
      Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
      Документы, изданные совместно двумя и более организациями должны иметь одну (единую) дату.
      Служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
      Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
      Словесно-цифровой способ написания даты используется в распорядительных документах, документах, содержащих сведения финансового характера, определяющих законные права и интересы граждан, при ссылке на нормативные правовые акты, а также при оформлении последних, например, 5 апреля 1995 года.
      26. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера документа в регистрационной учетной форме. Остальные реквизиты (индекс дела по номенклатуре дел организации, собственный корреспондентский номер) проставляются по усмотрению организации.
      27. В ссылке на номер и дату входящего документа указывается регистрационный номер и дата документа, на который дается ответ.
      28. Место составления или издания документа указывается на всех видах документов, кроме письма. На внутренних документах место составления или издания документа можно не указывать.
      29. Гриф ограничения доступа проставляется в верхнем правом углу первого листа с указанием номера экземпляра.
      30. Адресат. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
      При адресовании документа организации, ее структурному подразделению, должностному лицу, их наименования пишутся строчными буквами, полужирным шрифтом в именительном падеже, должность лица, которому адресован документ - в дательном падеже.
      При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. При адресовании документа физическому лицу указываются почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя. При переписке внутри организации допускается указание в дательном падеже только фамилии и инициалов должностного лица.
      Если документ адресуется однородным организациям, их адресаты указываются обобщенно.
      Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (реестр) рассылки документа.
      В случае направления документа не постоянным адресатам, в состав реквизита "Адресат" включается почтовый адрес, который оформляется исполнителем. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, в соответствии "Правилами предоставления услуг почтовой связи", утвержденными приказом председателя Агентства Республики Казахстан по информатизации и связи от 1 июля 2005 года № 210-П (государственный регистрационный № 3783 от 11 августа 2005 года).
      31. Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу первого листа документа.
      При утверждении документа конкретным должностным лицом, гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова "Утверждаю" (оформляется строчными буквами, без применения кавычек), наименования должности, подписи, инициала имени, фамилии и даты утверждения.
      При утверждении документа двумя и более лицами равных должностей грифы утверждения располагаются в алфавитном порядке наименований организаций.
      При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова "Утвержден (а, о, ы)", вида распорядительного документа в творительном падеже, его даты и номера.
      32. Резолюция. В состав резолюции входят фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения (поручений), срок исполнения, подпись, и дата. В случаях, когда поручение дается двум и более лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если иное не установлено в самой резолюции.
      Резолюция располагается в верхней части первого листа документа на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельном бланке (фишке) с указанием входящего регистрационного номера и отметки о реквизитах документа, к которому относится резолюция (автор, исходящий номер и дата документа), а также других элементов реквизита, предусмотренных настоящим пунктом.
      33. Заголовок к тексту документа оформляется полужирным шрифтом от границы левого поля документа, без переноса слов и не должен содержать более 35 знаков в каждой строке. В документе, не требующем государственной регистрации в органах юстиции, при величине заголовка более 5 строк, допускается оформление заголовка по середине документа. Точка в конце заголовка не ставится.
      Заголовок к тексту должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Он должен быть согласован с наименованием вида документа и отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?"), "чего?" ("кого?").
      Заголовок к тексту документа менее 10 строк, а также к документу, выполненному на бланке формата А5, не составляется.
      34. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается словами или штампами "Бақылау", "Контроль", "Бақылауға алынды", "Взято на контроль", литером "Б", "К" и проставляется в верхней половине левого поля первого листа документа возле заголовка.
      35. Текст документа оформляется в виде, анкеты, диаграммы, таблицы связного текста или соединения этих форм.
      Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков.
      При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
      Форма диаграммы применяется при изложении цифровой или словесной информации. Диаграмма не должна делиться, переходить на другую страницу.
      Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.
      Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - граф и горизонтальный - строк. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
      Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. В некоторых случаях в первой части указываются просьбы, предложения, во второй - приводятся обоснования, аргументы. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указываются его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов, предложений, просьб, его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
      Текст документа печатается на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала или при помощи устройств компьютерной техники размером 14 шрифта Times New Roman через один межстрочный интервал. В отдельных случаях (оформление таблиц, приложений, отметки об исполнителе, примечаний и другие) размеры шрифта и межстрочного интервала могут быть иными.
      При оформлении документа на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера проставляются арабскими цифрами в середине верхнего поля листа без знаков препинания.
      36. Отметка о наличии приложения к документу. В отметке о наличии приложения, названного в тексте документа, проставляются количество листов, экземпляров, язык исполнения. При наличии приложений, не названных в тексте, указываются их номера, наименования, количество листов, количество экземпляров и язык исполнения, если приложения сброшюрованы указывается только количество экземпляров.
      Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то в отметке о наличии приложения оговаривается эта особенность, а также указывается общее количество листов в приложениях.
      Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то в отметке о его наличии указывается какому адресату он направлен.
      В приложении к распорядительному документу (приказ, распоряжение, правила, инструкция, положение, решение) на первом его листе в правом верхнем углу пишут слово "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.
      37. Подпись документа включает:
      1) наименование должности лица, подписавшего документ, официальное наименование структурного подразделения или организации (если документ оформлен не на бланке);
      2) личную подпись и расшифровку подписи (инициал имени и фамилия).
      При подписании документа двумя и более лицами равных должностей их подписи располагаются в алфавитном порядке официальных наименований организаций или структурных подразделений.
      При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в соответствии с убыванием служебной иерархии должностей.
      В документе, составленном комиссией, указываются не наименования должностей лиц, подписывавших документ, а их обязанности в составе комиссии.
      Документы коллегиальных органов организации (коллегий, советов и других) подписываются председателем и секретарем (председательствующим и лицом, проводившим запись).
      Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подлежит переоформлению на лицо, исполняющее его обязанности. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
      Наименования должностей лиц, подписывающих документ, и расшифровку подписей оформляют строчными буквами, полужирным шрифтом.
      38. Отметка о согласовании документа. Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).
      Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем), руководителем подразделения, где готовился проект документа, другими заинтересованными должностными лицами, при необходимости - руководителями финансовой и юридической служб организации.
      Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в организации, на лицевой стороне ниже подписи (проекты планов, отчеты, письма и другие). Проекты распорядительных документов визируются на первом экземпляре. Допускается визирование распорядительных документов на оборотной стороне последнего листа.
      Виза включает в себя подпись визирующего, дату, при необходимости - расшифровку подписи (инициал имени, фамилию), наименование должности визирующего. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе, о чем в проекте документа делается соответствующая отметка. Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
      Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который располагается в левом нижнем углу последнего листа документа, состоит из слова "Согласовано", оформляемых строчными буквами, без применения кавычек, а также наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи и ее расшифровки, даты согласования.
      При согласовании документа двумя и более лицами равных должностей грифы согласования располагаются в алфавитном порядке официальных наименований организаций. При согласовании документа несколькими должностными лицами грифы согласования располагаются в соответствии с убыванием служебной иерархии должностей.
      Если согласование осуществляется письмом, протоколом или другим документом, то в грифе согласования указываются вид документа в творительном падеже, наименование организации в родительном падеже, дата и номер документа.
      Внешнее согласование документа с несколькими организациями может быть оформлено листом согласования (Приложение 6). В этом случае на документе после подписи делается отметка "Лист согласования прилагается".
      39. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документе. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и подписи.
      40. Отметка о заверении копии документа. Для заверения соответствия документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись "Копия верна" (без кавычек), наименование должности лица, заверившего копию, личная подпись и ее расшифровка, оттиск печати организации, дата заверения.
      41. Отметка об исполнителе документа включает сокращенное слово "Исп.", фамилию, инициалы имени и отчества исполнителя документа, номер его телефона и располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
      42. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает ссылку на номер и дату документа, свидетельствующую об исполнении (при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении), слово "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ и подпись исполнителя.
      Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа или на его оборотной стороне.
      43. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), содержащая наименование файла, код оператора, дату и другие поисковые данные, проставляемые на нижнем поле каждого листа документа.
      44. Отметка о поступлении документа в организацию проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа и содержит порядковый номер входящего документа и дату поступления.

§ 3. Особенности подготовки и оформления приказа, распоряжения

      45. Приказами и распоряжениями оформляются решения правового характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы организации (Приложения 7-8).
      Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя организации, его заместителя, либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих документов (индивидуальные трудовые договоры, заявления, докладные (служебные) записки, представления и другие).
      Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем ДОУ и юридической службы, заместителями руководителя организации в соответствии с распределением обязанностей.
      Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он дорабатывается и проходит повторное согласование.
      Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно и регистрируются в соответствующих журналах.
      Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяются печатью и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.
      Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
      В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок. При ссылке на нормативный правовой акт, зарегистрированный в органах юстиции, дополнительно указывается номер, под которым он зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов.
      Преамбула в проектах приказов завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ" .
      Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты, подпункты и абзацы. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами. Перед абзацами дефис или иные знаки не ставятся.
      Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
      Реквизит "отметка о наличии приложения к документу" после текста приказа самостоятельно не оформляется.

§ 4. Особенности подготовки и оформления
положения, правил, инструкции, устава

      46. Положения (правила, инструкция, устав) утверждаются руководителем, вышестоящего органа или организации путем оформления грифа утверждения или издания распорядительного документа об их утверждении. В распорядительных документах устанавливается срок введения в действие положения (правила, инструкции, устава), перечисляются организационные мероприятия, необходимые для его введения.
      Положение (правила, инструкция, устав) печатается на общем бланке организации. Если положения (правила, инструкция, устав) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция, устав) печатается на листе бумаги формата А 4.
      Заголовок к тексту положения (правил, инструкции, устава) отвечает на вопрос "о чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "кого?" (Должностная инструкция главного специалиста).
      Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
      Констатирующей частью текста положения (правил, инструкции, устава) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основные цели, сфера распространения, ответственность за его нарушение.
      Основной текст положения (правил, инструкции, устава) может делиться на главы, разделы, подразделы, параграфы, пункты, подпункты и абзацы. Главы разделы, подразделы и параграфы должны иметь названия, выделяемые полужирным шрифтом.
      Нумерация глав, разделов, подразделов, параграфов пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Нумерация глав, разделов и пунктов является сквозной. Нумерация подпунктов является самостоятельной для каждого пункта. Самостоятельной является также нумерация параграфов в каждой главе и нумерация подразделов в каждом разделе.
      Внутри подпунктов могут быть части текста, выделяемые абзацами. Абзацем считается часть текста, представляющая собой смысловое единство, выделяемая отступом в первой строке и начинающаяся со строчной буквы, кроме первого абзаца части, который начинается с заглавной буквы. Не допускается обозначение абзацев дефисами или иными знаками.

§ 5. Особенности подготовки и оформления протокола

      47. Протокол печатается на бланке протокола или на общем бланке на основании записей, произведенных во время совещания (заседания) собрания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов в соответствии со структурой текста протокола (Приложение 9).
      В организациях протоколы могут издаваться в полной или краткой форме.
      Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
      В вводной части после заголовка протокола указываются: фамилии и инициалы председателя (председательствующего) и секретаря заседания (собрания), список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 10 человек.
      В протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа присутствовавшие члены коллегиального органа перечисляются персонально по фамилиям в алфавитном порядке. После них записываются фамилии приглашенных с указанием их должности и названия организации.
      Вводная часть заканчивается повесткой дня перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О", "Об", которое печатается от границы левого поля. В отдельных случаях повестка дня может прилагаться к протоколу, а в самом протоколе перед текстом делается запись: "Повестка дня прилагается"
      Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ), которые пишутся прописными буквами.
      Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Принятое решение печатается полностью, при необходимости, приводятся итоги голосования.
      Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части повестка дня не указывается.
      Основная часть краткого протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется и начинается с предлога "О", "Об", печатается центровано (начало и конец каждой строки равно удалены от границ зоны расположения) и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Затем указывается принятое по вопросу решение.
      В заголовок протокола входит указание вида коллегиальной деятельности и название коллегиального органа в родительном падеже (собрания сотрудников, заседания совета и другое).
      Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
      Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы собраний, заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и другие. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
      Копии протоколов или принятые решения в виде выписок из протоколов рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов и выписок из них заверяются печатью организации.

§ 6. Особенности подготовки и оформления акта

      48. Акт оформляется на основе общего бланка в соответствии с образцом акта. (Приложение 10).
      Текст акта состоит из трех частей: введение, констатирующая часть, выводы.
      Во введении указывается основание для составления акта, перечисляются составители и, в случае необходимости, присутствующие при этом лица.
      В констатирующей части акта излагаются: существо и характер проведенной работы, установленные факты, приводятся соответствующие данные.
      В выводах дается заключение, указание мероприятий, которые необходимо выполнить. В конце текста перед подписями помещаются сведения о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.
      Акт подписывается председателем и членами комиссии. При оформлении подписей должности подписывающих не указываются.

§ 7. Особенности подготовки и оформления справки

      49. Справкой оформляется описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки, направляемые за пределы организации, составляются на общем бланке в соответствии с образцом справки. (Приложение 11). Внутренняя справка может быть оформлена на чистых листах.
      Текст справки может состоять из нескольких разделов, содержать таблицы, пояснения, ссылки, иметь приложения.
      Тексты справок, выдаваемых гражданам о подтверждении места работы, должности, заработной платы и другие должны начинаться с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения в соответствии с образцом справки. (Приложение 13)
      В конце текста или в правом верхнем углу указывается организация, куда представляется справка.
      В тексте такой справки не должны использоваться обороты: "настоящая справка", "действительно проживает (учится, работает)".

§ 8. Особенности подготовки и оформления письма

      50. Содержанием писем могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии (рекламации), задания, сообщения, напоминания, ответы, просьбы, отзывы, предложения (оферта), замечания, извещения, приглашения, подтверждения и другие.
      Письма организации готовятся на бланке, в соответствии с образцом приведенном в Приложение 13:
      1) как ответы о выполнении поручений вышестоящих организаций;
      2) как ответы на запросы различных организаций, и частных лиц;
      3) как инициативные письма;
      4) как сопроводительные письма к различным документам.
      Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями организаций или структурных подразделений.
      Текст письма, как правило, имеет одну или две смысловые части.
      Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без основания и другие.
      Если текст письма состоит из двух частей: констатирующей и заключительной, в первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения.
      Обратные конструкции текста (заключение - констатация) возможны обычно в письмах-отказах.
      В письмах используют следующие формы изложения:
      от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем Вам");
      от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");
      от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает").

Глава 3. Организация документооборота

§ 1. Общие требования к организации документооборота
и пути сокращения его объема

      51. Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления образует документооборот.
      52. Общие требования к организации документооборота заключаются в разработке единой технологической схемы движения документов и операций с ними, регламентации функций работников по работе с документами, обеспечении контроля за их исполнением, регулярном анализе объемов документооборота.
      53. Объем документооборота определяется общим количеством входящих, исходящих, внутренних документов и их копий за месяц, квартал, год.
      54. Организация должна принимать меры к сокращению объема документооборота, которому способствует:
      1) четко отлаженный порядок прохождения документов и организация контроля их исполнения;
      2) своевременное и качественное исполнение документов, исключающее возникновение дополнительных запросов по содержанию документа;
      3) снижение количества внутренних документов, создание которых не продиктовано деловой необходимостью;
      4) определение оптимального количества копий документов.

§ 2. Порядок обработки входящих документов

      55. Документы, поступающие в организацию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
      56. Прием, первичная обработка документов и предварительное рассмотрение осуществляется централизованно службой ДОУ.
      57. Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документов в организацию и подготовке документов к передаче по назначению.
      Конверты с документами вскрываются службой ДОУ, проверяется правильность доставки по назначению, целостность упаковки документов.
      Если обнаруживается некомплектность или повреждение документа, то на нижнем поле его последнего листа, а также в регистрационной учетной форме проставляются соответствующие отметки и составляется акт произвольной формы в трех экземплярах. Один экземпляр направляется отправителю, второй - остается в службе ДОУ, третий - передается исполнителю документа. Конверты не уничтожаются в случаях, когда только по ним можно определить адрес отправителя, дату отправки и получения документа, а также при поступлении личных документов.
      Конверты с пометкой "Лично" без вскрытия передаются по назначению. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в почтовое отделение.
      На полученных документах (регистрируемых и нерегистрируемых) проставляется регистрационный штамп организации с указанием даты поступления.
      58. Главная цель предварительного рассмотрения поступивших документов - распределение их на требующие обязательного рассмотрения руководством организации и не требующие этого. Документы, не требующие обязательного рассмотрения руководством, направляются непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
      59. Обязательному рассмотрению руководством подлежат документы, поступившие из Администрации Президента Республики Казахстан, Парламента Республики Казахстан, Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, центральных и местных государственных органов, вышестоящей организации, обращения физических и юридических лиц.
      60. Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания, авторства, сложности и новизны поставленных вопросов на основании установленного в организации распределения обязанностей.
      61. При предварительном рассмотрении документов производится сортировка их на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов разрабатывается на основе Примерного перечня документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ (Приложение 14) и утверждается руководителем организации.
      Нерегистрируемые документы передаются в соответствующие структурные подразделения организации.
      62. Регистрируемые документы после их регистрации в регистрационной учетной форме передаются на рассмотрение руководителю организации, структурному подразделению (должностному лицу) в день их поступления.
      При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.
      63. Документы, рассмотренные руководством организации, возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную учетную форму вносятся содержания резолюций, а документы передаются исполнителям под роспись. Документ, исполнение которого возложено на несколько структурных подразделений, передается им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается исполнителю, указанному в резолюции первым.
      64. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и другие), о дате и результатах окончательного исполнения.
      Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

§ 3. Порядок обработки исходящих документов

      65. Документы для отправки передаются полностью оформленными и зарегистрированными. Служба ДОУ, принимающая документы для отправки, обязана проверить правильность их оформления, наличие приложений, указанных в основном документе. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.
      66. Подписанные документы регистрируются и отправляются адресату (адресатам) в день их подписания (утверждения) или не позднее следующего рабочего дня, телеграммы и телефаксы - незамедлительно.
      67. Если документ, направленный в другую организацию, должен быть возвращен, то в правом верхнем углу первого листа документа на свободном от текста поле проставляют штамп или делают пометку о возврате, такую же пометку делают в регистрационной учетной форме (форме электронных данных в автоматизированной информационной системе).

§ 4. Порядок прохождения внутренних документов

      68. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, на этапе исполнения - входящих документов.
      69. Передача внутренних документов между структурными подразделениями осуществляется должностными лицами, ответственными за документирование и управление документацией в структурных подразделениях. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной учетной форме.
      70. Оригиналы исполненных внутренних документов передаются в те структурные подразделения, которые производят формирование соответствующих дел согласно номенклатуре дел организации.
      71. Размноженные экземпляры подписанных руководителем и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

§ 5. Порядок регистрации документов

      72. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, и использования в информационно-справочных целях.
      73. Регистрация документов, как правило, осуществляется централизовано службой ДОУ.
      В организациях с большим объемом документооборота допускается децентрализованная регистрация документов. В этом случае документы, поступающие на рассмотрение руководства организации, распорядительные документы организации, обращения граждан, и переписка за подписью руководства регистрируются в службе ДОУ.
      Документы, поступающие в адрес структурных подразделений организаций, переписка за подписью руководства структурного подразделения регистрируется в соответствующих структурных подразделениях.
      Документы, передаваемые или принимаемые по каналам связи, регистрируются в службе ДОУ или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием (передачу).
      74. Документы регистрируются в организации один раз: входящие - в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания (утверждения). При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется.
      Отдельно регистририруются служебная переписка, обращения граждан.
      75. В организации применяются следующие регистрационно-контрольные формы (далее - РКФ):
      1) карточная (Приложение 15);
      2) журнальная (Приложение 16);
      3) в автоматизированной информационной системе - электронная регистрационная контрольная карточка (далее - ЭРКК).
      76. Устанавливается следующий состав сведений о документе, подлежащих обязательной регистрации:
      1) наименование организации (автора или корреспондента);
      2) наименование вида документа;
      3) дата и регистрационный номер поступившего документа;
      4) заголовок к тексту (краткое содержание документа);
      5) резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
      6) срок исполнения документа;
      7) подпись исполнителя о получении документа;
      8) отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
      Состав обязательных сведений в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими сведениями (наличие приложений, количество листов, перемещение документа внутри учреждения, перенос сроков исполнения и другие).
      77. Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
      78. Информация о документах, полученная при их регистрации поступает в информационно-поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.
      79. При карточной регистрации печатается необходимое количество регистрационно-контрольных карточек (далее - РКК), которые могут составлять следующие картотеки: по корреспондентам, видам документов, авторам документов, контрольные, кодификационные, по обращениям граждан и другие в зависимости от задач поиска информации.
      80. Эффективность работы информационно-поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников: (классификатор вопросов деятельности организации, классификатор видов документов, классификатор корреспондентов, номенклатуры дел и другие).
      81. Поля записи базы данных автоматизированной информационно-поисковой системы должны полностью отвечать параметрам последующего оперативного поиска документов и контроля за исполнением документов.

§ 6. Контроль исполнения документов

      82. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководства о состоянии исполнения документов (Приложения 17 и 18).
      83. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
      84. Контроль исполнения документов по существу вопроса возлагается на руководителей структурных подразделений или должностные лица.
      Контроль за сроками исполнения документов осуществляется службой ДОУ.
      85. При организации контроля исполнения используются РКК (ЭРКК), журналы регистрации. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.
      При незначительных объемах контролируемых документов, контроль осуществляется путем нанесения необходимых отметок в журналах регистрации.
      Заполнение соответствующих реквизитов ЭРКК в автоматизированной информационной системе автоматически ставит документ на контроль.
      86. Документ снимается с контроля руководителем, поставившим его на контроль, или по его поручению - службой ДОУ.

§ 7. Работа с обращениями физических и юридических лиц

      87. Делопроизводство по обращениям физических и юридических лиц в соответствии с Законом Республики Казахстан "О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц" от 12 января 2007 года № 221 ведется отдельно от общего делопроизводства.
      88. Обращения лиц (предложения, заявления, жалобы, отклики и запросы) учитываются централизованно и регистрируются в РКФ в день их поступления в организацию.
      Письменные и устные обращения, полученные должностными лицами во время личного приема лиц также, подлежат централизованной регистрации.
      89. Регистрационный номер обращения физического лица состоит из буквенного индекса "ФЛ", начальной буквы фамилии автора и порядкового номера в РКФ.
      Регистрационный номер обращения юридического лица состоит из буквенного индекса "ЮЛ", начальной буквы фамилии должностного лица, подписавшего обращение и порядкового номера в РКФ.
      Регистрационный номер анонимного обращения состоит из буквенного индекса "АНМ" и порядкового номера в РКФ.
      90. При поступлении повторного обращения ему присваивается очередной регистрационный номер, а в РКФ указывается номер первого документа. В верхнем правом углу первого листа повторного обращения и в РКФ проставляется пометка "Повторно". Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу не менее двух раз, в котором обжалуется решение, принятое по предыдущему обращению, сообщается о несвоевременном рассмотрении ранее направленного обращения, если со времени его поступления истек установленный срок рассмотрения, но ответ заявителем не получен, указывается на другие недостатки, допущенные при рассмотрении и разрешении предыдущего обращения.
      91. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в одну организацию, учитываются под регистрационным номером первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через косую черту (дробь).
      92. Обращение, по которому невозможно установить авторство, отсутствует подпись, в том числе электронная цифровая подпись, почтовый адрес заявителя, считается анонимным обращением и рассмотрению не подлежит. Исключение составляют случаи, когда в подобных обращениях содержатся сведения о готовящихся или совершенных преступлениях либо об угрозе государственной или общественной безопасности. Должностное лицо, в функциональные обязанности которого входит работа с обращениями физических и юридических лиц, должно немедленно перенаправить данное обращение в соответствующий компетентный государственный орган.
      Не подлежат рассмотрению обращения физических или юридических лиц, в которых не изложена суть вопроса.
      93. При больших объемах обращений физических и юридических лиц в организации заводится алфавитный указатель фамилий физических лиц - авторов обращений, фамилий должностных лиц, подписавших обращение.
      94. Ответы на обращения даются руководителем организации или структурного подразделения (должностным лицом) в устной или письменной форме.
      При устном ответе в регистрационной учетной форме проставляется соответствующая запись. Регистрационный номер письменного ответа состоит из индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре дел и регистрационного номера обращения.
      95. Исполненные обращения с соответствующими документами возвращаются должностному лицу, выполняющему работу с обращениями физических и юридических лиц, для централизованного формирования дел.
      96. Обращения физических и юридических лиц формируются в дела по вопросам, направлениям или видам деятельности организации. При незначительных объемах обращений допускается формирование дел по фамилиям авторов обращений в алфавитном порядке.

§ 8. Учет и хранение печатей, штампов и бланков

      97. Печати, штампы и бланки с указанием наименования организации подлежат учету и хранению в сейфах или опечатываемых несгораемых металлических шкафах. Работники, осуществляющие учет и хранение определяются приказом (распоряжением) руководителя организации.
      98. Учет, использование, хранение и уничтожение печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов ведется в соответствующих регистрационных учетных формах в соответствии с Приложением 19.
      Учет печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов для организаций ведется в регистрационных учетных формах.
      99. Уничтожение испорченных бланков осуществляется по акту с отметкой в соответствующей регистрационной учетной форме.

Глава 4. Составление номенклатуры дел, формирование и хранение дел.
Передача дел в архив организации

§ 1. Номенклатура дел

      100. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
      101. При составлении номенклатуры дел руководствуются учредительными документами, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями работников, типовыми, отраслевыми (ведомственными) перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми (примерными) номенклатурами дел, структурой (штатным расписанием), планами и отчетами о работе, изучаются виды, состав и содержание документов, образующихся в деятельности организации.
      102. Номенклатура дел (Приложение 28) составляется службой ДОУ на основе номенклатур структурных подразделений.
      103. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) сотрудником подразделения, ответственного за делопроизводство, согласовывается со службой ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ.
      Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в службу ДОУ.
      104. Номенклатура дел организации подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с экспертной комиссией организации (далее - ЭК), с экспертной проверочной комиссией государственного архива (местного исполнительного органа) (далее - ЭПК), в который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем организации. Согласовывается номенклатура дел с государственным архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет, если не было концептуальных изменений в функциях и структуре организации.
      Организации не являющиеся источниками пополнения Национального архивного фонда могут не представлять номенклатуры дел на согласование ЭПК.
      105. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Один экземпляр утвержденной номенклатуры хранится в государственном архиве, с которым она согласовывалась.
      106. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
      107. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой организации (штатное расписание). При этом служба ДОУ, которая, как правило, хранит распорядительные документы руководства, располагается в номенклатуре первой.
      108. Документы территориальных подразделений, филиалов и представительств вносятся в качестве самостоятельных разделов в номенклатуру дел организации.
      Самостоятельным разделом номенклатуры дел может быть наименование общественной организации. Данный раздел располагается после всех разделов номенклатуры дел организации.
      109. Для организации, не имеющей структуры, номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме. Наименования разделов должны соответствовать направлениям деятельности организации.
      110. Филиалы организации разрабатывают собственные номенклатуры дел.
      111. Для подведомственных организаций с однородным составом документов документационной службой вышестоящего органа (вышестоящей организации) разрабатываются типовые (примерные) номенклатуры дел. Такие номенклатуры подлежат согласованию с уполномоченным или местными исполнительным органами в области архивного дела.

§ 2. Оформление номенклатуры дел

      112. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации, в том числе личные дела, описи дел, регистрационные учетные формы, контрольно-справочные, тематические и другие картотеки.
      Печатные издания в номенклатуру дел не включаются.
      113. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Элементы индекса отделяются друг от друга дефисом.
      В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
      114. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
      Требования к заголовку:
      1) заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела;
      2) не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка", "исходящая корреспонденция", "входящие документы"), а также вводных слов и сложных оборотов;
      3) заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и другие) или разновидности документов (протоколы, приказы и другие); название организации или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела;
      4) в заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и другие);
      5) в заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В случае ведения переписки с однородными корреспондентами, в заголовках указывается их общее видовое название;
      6) в заголовках дел, содержащих переписку с более тремя разнородными корреспондентами, их наименования не перечисляются;
      7) при обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:
      если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название;
      если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела;
      8) в заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты);
      9) заголовки судебных, следственных, личных, персональных, арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному вопросу, начинаются со слова "дело";
      10) если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
      Заголовки дел внутри разделов номенклатуры располагаются в соответствии со степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
      Вначале располагаются заголовки дел, содержащих нормативную правовую документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.
      Проекты распорядительных документов и другие документы по их подготовке, изменения к планам, основания к приказам помещаются в номенклатуре дел вслед за соответствующими основными документами.
      Заголовки дел, заведенных по географическому и корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий и корреспондентов.
      Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру.
      115. Графа 3 заполняется после завершения календарного года.
      116. В графе 4 указываются сроки хранения дела со ссылкой на номера пунктов (статей) типового или ведомственного (отраслевого) перечня документов с указанием сроков их хранения, при их отсутствии - на типовую (примерную) номенклатуру дел.
      117. В графе 5 службой ДОУ указываются наименования перечня документов, типовой (примерной) номенклатуры дел, использованных при определении сроков хранения дел, и делаются отметки о переходящих делах, особо ценных документах и делах, передаче дел в другое структурное подразделение или организацию для их продолжения, в ведомственный архив организации, наличии электронных копий документов, виде и месте хранения их носителей.
      118. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
      Сведения о количестве заведенных дел сообщаются архиву организации.

§ 3. Формирование дел

      119. Исполненные документы сдаются исполнителем лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, для формирования их в дела в соответствии с номенклатурой дел. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. Формирование дел вне номенклатуры дел не допускается.
      Субъекты малого и среднего предпринимательства могут осуществлять централизованное формирование дел.
      120. Контроль за формированием дел осуществляет служба ДОУ.
      121. При формировании дел соблюдаются следующие общие требования:
      1) в дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
      2) помещаются вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;
      3) совместно группируются версии документа на государственном, русском и иных языках;
      4) группируются в дела документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих и личных дел;
      5) раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
      6) телеграммы, ксерокопии факсограмм, телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях в соответствии с номенклатурой дел;
      7) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, черновики и лишние экземпляры;
      8) по объему дело не должно превышать 250 листов;
      9) при наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением нумерации томов (частей), в последнем томе (части) добавляется слово "последний" ("последняя").
      122. Документы располагаются в соответствии с последовательностью решения вопроса (хронологическом порядке по решаемым вопросам) или в начале дела помещается инициативный документ, затем - документ с окончательным решением вопроса, далее - иные документы, освещающие ход решения вопроса.
      123. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов и поручений вышестоящих организаций, в которых организация являлась основным исполнителем, подшиваются в отдельные дела по их исполнению. В остальных случаях эти документы подшиваются в дело переписки за текущий год.
      124. Распорядительные документы и приложения к ним формируются в одно дело.
      125. Приказы (распоряжения) по основной деятельности, приказы (распоряжения) по личному составу формируются в отдельные дела.
      126. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам вместе с документами к ним.
      127. Переписка группируется, за делопроизводственный год и систематизируется в хронологической последовательности, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года.
      128. Документы личных дел работников располагаются в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением.
      129. Лицевые счета по заработной плате формируются в отдельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий работников.
      130. Трудовые договоры формируются в составе личных дел или отдельно в алфавитном порядке фамилий работников.
      131. Списки физических лиц и платежные поручения на перечисление обязательных пенсионных взносов в накопительные пенсионные фонды формируются в одно дело.
      Списки физических лиц и платежные поручения на перечисление социальных отчислений формируются в одно дело.
      132. Планы, отчеты, сметы, лимиты и штатные расписания формируются в соответствующие дела того года, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления, утверждения или поступления.

§ 4. Оформление дел

      133. Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем службы.
      134. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (Приложение 21); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение 29); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
      135. На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу указываются следующие реквизиты: наименование организации; наименование структурного подразделения; наименование населенного пункта, в котором дислоцирована организация; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
      136. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование организации в соответствии с учредительскими документами указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел организации; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел; дата дела - указывается год (ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.
      137. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, в том числе резолюции, составленные на отдельном листе (фишки), кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
      138. Порядок нумерации листов дела:
      1) лист более формата А4, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу;
      2) документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке;
      3) листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно;
      4) фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;
      5) подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;
      6) приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
      139. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.
      140. Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанными в перечнях документов, с указанием сроков хранения.
      141. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
      142. Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве только после включения этих дел в разделы сводных описей, утвержденных ЭПК (до этого он проставляется карандашом).
      143. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
      144. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и другие), составляется внутренняя опись документов дела (Приложение 30).
      Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
      145. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки и другие) из документов удаляются.
      146. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

§ 5. Оперативное хранение документов

      147. После завершения в делопроизводстве документы до передачи в архив организации в течение двух лет хранятся в делах по месту их формирования.
      148. Служба ДОУ, руководители структурных подразделений организации обеспечивают сохранность документов и дел. Дела хранятся в шкафах и сейфах в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях.
      149. Дела располагаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации, на корешках обложек указываются их индексы.
      150. Выдача дел во временное пользование иным организациям производится только с разрешения руководителя организации. Выдача дел другим подразделениям организации производится с разрешения руководителя структурного подразделения, а внутри структурного подразделения - под расписку.
      На выданное дело заводится карта-заместитель дела. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
      151. Изъятие документов из дел производится в соответствии с законодательством Республики Казахстан, при этом в дело вкладывают копии документов и акт об изъятии подлинников.

§ 6. Передача дел в архив организации

      152. Передача дел из структурных подразделений в архив организации осуществляется по описям дел, составляемым по результатам экспертизы ценности документов и дел, завершенных в делопроизводстве. Документы временного (до 10 лет включительно) хранения передаются в архив организации по номенклатуре дел.
      153. Описи составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу по форме (Приложение 31).
      154. Графы описи дел заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложки дел. При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, все остальные однородные дела обозначаются словом "то же", при этом другие сведения о них вносятся в опись полностью. На новом листе описи заголовок однородных дел воспроизводится полностью.
      155. Каждое дело (том, часть дела) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером.
      156. Графа описи "Примечание" используется для простановки отметок об особенностях физического состояния дела, о передаче дела другому структурному подразделению (другой организации).
      157. Опись дел составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив организации, а второй - остается в качестве контрольного в структурном подразделении.
      158. Правильность формирования и подготовки дел к передаче в архив организации проверяется службой ДОУ. Имеющиеся нарушения устраняются структурным подразделением организации.
      159. Прием каждого дела производится работником, ответственным за архив организации в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за архив и лица, передавшего дела.
      160. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
      161. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения, ответственное лицо за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив организации независимо от сроков хранения.
      Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Приложение 1        
к Типовым правилам     
документирования и управления
документацией в государственных
и негосударственных организациях

Примерное положение
о документационной службе организации

1. Общие положения

      1. В целях организации процессов документирования и управления документацией при реализации основных задач и функций в организации создается документационная служба, действующая на правах структурного подразделения.
      2. В состав документационной службы, как правило, включаются подразделения по учету и регистрации, контролю исполнения, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению обращений физических и юридических лиц, секретариат.
      В организации, не имеющей документационную службу, ответственность за документирование и управление документацией возлагается на должностное лицо.
      3. Документационная служба (должностное лицо) в своей работе руководствуется законодательством Республики Казахстан, актами Президента Республики Казахстан, актами Правительства Республики Казахстан, нормативными правовыми актами уполномоченного органа Республики Казахстан, распорядительными документами руководителя организации и Положением о документационной службе.

2. Основные задачи и функции документационной службы

      4. Основными задачами документационной службы являются:
      1) совершенствование форм и методов работы с документами в организации;
      2) обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, создания и ведения информационно-поисковых систем, контроля исполнения документов и подготовки документов для передачи в ведомственный (частный) архив организации;
      3) сокращение объема документооборота в организации;
      4) разработка, внедрение новых технологических процессов с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей.
      5. В соответствии с основными задачами документационная служба осуществляет следующие функции:
      1) разрабатывает и совершенствует классификаторы документов, образующихся в деятельности организации;
      2) осуществляет первоначальную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку документов;
      3) организует своевременное рассмотрение руководителем организации документов, осуществляет контроль за оформлением документов, представляемых на подпись руководителю;
      4) осуществляет контроль за исполнением документов в установленные сроки, регулярно информирует руководителя организации о результатах исполнения документов;
      5) формирует и ведет контрольно-справочную и другие картотеки;
      6) организует печатание, копирование и размножение документов;
      7) разрабатывает и согласовывает с соответствующим государственным архивным учреждением проекты бланков организационно-распорядительных документов организации;
      8) разрабатывает инструкцию по делопроизводству и другие нормативно-методические документы по документированию и управлению документацией;
      9) составляет номенклатуру дел организации, разрабатывает типовую (примерную) номенклатуру дел, обеспечивает оперативное хранение дел и их использование до передачи в установленном порядке в ведомственный (частный) архив;
      10) разрабатывает мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, повышению исполнительской дисциплины;
      11) осуществляет контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях, организует экспертизу ценности документов с целью передачи их в ведомственный (частный) архив организации;
      12) организует повышение квалификации работников документационной службы, проводит совещания-семинары и консультации по вопросам документирования и управления документацией.

3. Права и ответственность документационной службы

      6. Документационная служба имеет право:
      1) контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами;
      2) запрашивать от структурных подразделений организации сведения, необходимые для работы документационной службы;
      3) осуществлять контроль за сокращением объема документооборота в организации;
      4) проводить проверку организации документирования и управления документацией в структурных подразделениях и доводить итоги данных проверок до руководителя организации для принятия мер;
      5) возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушениями установленных правил.

4. Взаимоотношения документационной
службы с другими структурными подразделениями

      7. Документационная служба взаимодействует:
      1) со структурными подразделениями организации - по вопросам документирования и управления документацией;
      2) с юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;
      3) с подразделением по защите государственных секретов - по вопросам обеспечения режима секретности, недопущения утечки государственных секретов, утрат официальных документов, пропускного режима в здание;
      4) с подразделением по работе с кадрами и бухгалтерией - по вопросам подбора и расстановки кадров документационной службы и повышения их квалификации;
      5) с подразделениями по материально-техническому снабжению и хозяйственному обслуживанию - по вопросам обеспечения средствами вычислительной и организационной техники, бланками организационно-распорядительных документов и канцелярскими принадлежностями.

Приложение 2         
к Типовым правилам      
документирования и управления 
документацией в государственных
и негосударственных организациях

Схема расположения реквизитов документа
(см. бумажный вариант)

      Примечание.
      1 - Изображение Государственного Герба Республики Казахстан или
          эмблемы, логотипа, товарного знака (знак обслуживания);
      2 - официальное наименование организации;
      3 - справочные данные об организации;
      4 - наименование вида документа;
      5 - дата документа;
      6 - регистрационный номер (индекс) документа;
      7 - ссылка на регистрационный номер (индекс) и дату входящего
          документа;
      8 - место составления или издания документа;
      9 - гриф ограничения доступа к документу;
      10 - адресат;
      11 - гриф утверждения документа;
      12 - резолюция;
      13 - заголовок к тексту документа;
      14 - отметка о контроле;
      15 - текст документа;
      16 - отметка о наличии приложения к документу;
      17 - подпись;
      18 - отметка о согласовании документа;
      19 - оттиск печати;
      20 - отметка о заверении копии документа;
      21 - отметка об исполнителе документа;
      22 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
      23 - идентификатор электронной копии документа;
      24 - отметка о поступлении документа в организацию.

Приложение 3         
к Типовым правилам      
документирования и управления 
документацией в государственных
и негосударственных организациях

                                                 Формат А4 (210Х297)

Приложение 4         
к Типовым правилам      
документирования и управления 
документацией в государственных
и негосударственных организациях

                                                  Формат А4 (210Х297)

Приложение 5         
к Типовым правилам      
документирования и управления 
документацией в государственных
и негосударственных организациях

                                                  Формат А4 (210Х297)

Приложение 6         
к Типовым правилам      
документирования и управления 
документацией в государственных
и негосударственных организациях

                          ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

         Наименование вида проекта документа, заголовок к тексту

Согласован                              Согласован
Наименование должности                  Наименование должности
с указанием наименования                с указанием наименования
организации                             организации
________________ Расшифровка            ________________ Расшифровка
(личная подпись) подписи                (личная подпись) подписи
Дата                                    Дата

                                                  Формат А4 (210Х297)

Приложение 7         
к Типовым правилам      
документирования и управления 
документацией в государственных
и негосударственных организациях

      "ЖҮЙЕЛЕРДІ МОДЕЛЬДЕУДІҢ        Товарищество с ограниченной
      ҚАЗАҚСТАНДЫҢ ИНСТИТУТЫ"             ответственностью
       ИННОВАЦИЯЛЫҚ ОРТАЛЫҒЫ"          "ИННОВАЦИОННЫЙ ЦЕНТР
       жауапкершілігі шектеулі          "КАЗАХСТАНСКИЙ ИНСТИТУТ
            серіктестік                   МОДЕЛИРОВАНИЯ СИСТЕМ"

              БҰЙРЫҚ                             ПРИКАЗ

15 марта 2009 года    № 51
Астана қаласы                             город Астана

   _                      _
  |О внесении изменений в|
   должностные инструкции
   сотрудников

      В связи с _____________________________________________________
                                  (основание)
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
ПРИКАЗЫВАЮ:
      1. Внести в должностные инструкции сотрудников ТОО следующие
изменения:
      1) ____________________________________________________________
      2) ____________________________________________________________
      3) ____________________________________________________________
      2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на ____
________________.

Генеральный директор          (подпись)       (расшифровка подписи)

Визы:

Исп.: Козлова А.С.
Тел. 74-12-96

                                                  Формат А4 (210Х297)

Приложение 8         
к Типовым правилам      
документирования и управления 
документацией в государственных
и негосударственных организациях

      "ЖҮЙЕЛЕРДІ МОДЕЛЬДЕУДІҢ       Товарищество с ограниченной
       ҚАЗАҚСТАНДЫҚ ИНСТИТУТЫ"           ответственностью
       ИННОВАЦИЯЛЫҚ ОРТАЛЫҒЫ"         "ИННОВАЦИОННЫЙ ЦЕНТР
        жауапкершілігі шектеулі        "КАЗАХСТАНСКИЙ ИНСТИТУТ
             серіктестік                 МОДЕЛИРОВАНИЯ СИСТЕМ"

               БҰЙРЫҚ                           ПРИКАЗ

15 марта 2009 года     № 51 л/с
Астана қаласы                           город Астана

    _                  _
   |По личному составу|

      1. ПРИНЯТЬ Ескендирова Еркебулана Амантаевича на должность
главного менеджера маркетингового отдела с 15 марта 2009 года.
      Основание: Индивидуальный трудовой договор № 31 от 15 марта
2009 года и заявление Ескендирова Е.А.
      2. ПЕРЕВЕСТИ Зубареву Анастасию Викторовну старшего бухгалтера
на должность главного бухгалтера с 16 марта 2009 года.
      Основание: Дополнительное соглашение к индивидуальному трудовому
договору № 28 от 14 апреля 2007 года и заявление Зубаревой А.В.
      3. УВОЛИТЬ Керимова Марата Сериковича старшего оператора по
собственному желанию с 15 марта 2009 года в соответствии с п.п. 1)
статьи 51 Трудового кодекса Республики Казахстан.
      Основание: заявление Керимова М.С.
      4. ОБЪЯВИТЬ ВЫГОВОР Пазыловой Салтанат Абаевне менеджеру
проектного отдела.
      Основание: докладная записка начальника проектного отдела
Салова П.Г. и объяснительная записка Пазыловой С.А.

Генеральный директор          (подпись)       (расшифровка подписи)

Визы:

Исп.: Козлова А.
Тел. 74-12-96

                                                  Формат А4 (210Х297)

Приложение 9         
к Типовым правилам      
документирования и управления 
документацией в государственных
и негосударственных организациях

                    Структура текста протокола

     Официальное наименование       Официальное наименование
           организации                      организации
     (на государственном языке)       (на русском или ином языке)

             ХАТТАМА                       ПРОТОКОЛ
     (на государственном языке)       (на русском или ином языке)

      ________________________        № ____________
              (дата)
      Место издания                   Место издания
      (на государственном языке)     (на русском или ином языке)

    _                         _
   |Заседания комиссии по...|                          _
Председатель - Ф.И.О.                                     |
Секретарь - Ф.И.О.                                        |
Присутствовали: (количество) человек (список приалгается)  \  Вводная
                                                           /  часть
                                                          |
                           ПОВЕСТКА ДНЯ                  |
                                                          |
      1. О разработке и принципах ...                     |
      Доклад заведующего ...                              |
      2. О ...                                           _|
1. СЛУШАЛИ:                                              _
      Ф.И.О. - текст доклада прилагается.                 |
ВЫСТУПИЛИ:                                                |
      Ф.И.О. - краткая запись выступления.                |
      Ф.И.О. -                                             \  Основная
ПОСТАНОВИЛИ:                                               /  часть
      1. Одобрить ...                                     |
      2. ...                                              |
2. СЛУШАЛИ:                                               |
ВЫСТУПИЛИ:                                                |
ПОСТАНОВИЛИ:                                             _|

Председатель                подпись            Расшифровка подписи
Секретарь                   подпись            Расшифровка подписи

                                                  Формат А4 (210Х297)

Приложение 10         
к Типовым правилам      
документирования и управления 
документацией в государственных
и негосударственных организациях

                             Образец акта

      Официальное наименование      Официальное наименование
            организации                     организации
      (на государственном языке)      (на русском или ином языке)

                АКТ                              АКТ
      (на государственном языке)      (на русском или ином языке)
       ________________________        № ____________
              (дата)
      Место издания                    Место издания
      (на государственном языке)       (на русском или ином языке)

     _                     _
    |Об итогах проверки...|

      Основание: приказ руководителя организации от (дата) № ______
"О проведении проверки..." (или иной документ: план работы, поручение
вышестоящего органа и т.д.).
      Составлен комиссией в составе:
      Председатель комиссии _________________________________________
                                  должность, фамилия, инициалы
      Члены комиссии: 1. ____________________________________________
                                  должность, фамилия, инициалы
                      2. ____________________________________________
                                  должность, фамилия, инициалы
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
                             текст
_____________________________________________________________________
Составлен в 2-х экземплярах:
1-й экземпляр: в деле 5-7
2-й экземпляр: направлен проверяемой организации

Председатель комиссии            подпись        расшифровка подписи
Члены комиссии                    подпись        расшифровка подписи

                                                  Формат А4 (210Х297)

Приложение 11         
к Типовым правилам      
документирования и управления 
документацией в государственных
и негосударственных организациях

                          Образец справки

                                ____
    "ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫ  |ГЕРБ|  ГУ "НАЦИОНАЛЬНЫЙ ЦЕНТР
      МӘДЕНИЕТ ЖӘНЕ АҚПАРАТ               АРХЕОГРАФИИ И
 МИНИСТРЛІГІНІҢ АҚПАРАТ ЖӘНЕ      ИСТОЧНИКОВЕДЕНИЯ КОМИТЕТА
      МҰРАҒАТ КОМИТЕТІНІҢ             ИНФОРМАЦИИ И АРХИВОВ
   АРХЕОГРАФИЯ ЖӘНЕ ДЕРКТАНУ        МИНИСТЕРСТВА КУЛЬТУРЫ И
      ҰЛТТЫҚ ОРТАЛЫҒЫ" ММ       ИНФОРМАЦИИ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН"

            АНЫҚТАМА                           СПРАВКА

15.10.2009 г.        № 3-5/171
Астана қаласы                                   город Астана

   _                                 _         Комитет информации и
  |О состоянии работы по подготовке|        архивов МКИ РК
   информационного справочника
   "История Казахстана в
   зарубежных архивах (XVI-XX вв.)"

                               ТЕКСТ

Директор                      подпись               Б. Конысбаева

Исп.: Паримбекова К.
Тел.: 24-06-32

                                                  Формат А4 (210Х297)

Приложение 12         
к Типовым правилам      
документирования и управления 
документацией в государственных
и негосударственных организациях

                          Образец справки

                                ____
    "ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫ  |ГЕРБ|  ГУ "НАЦИОНАЛЬНЫЙ ЦЕНТР
      МӘДЕНИЕТ ЖӘНЕ АҚПАРАТ               АРХЕОГРАФИИ И
 МИНИСТРЛІГІНІҢ АҚПАРАТ ЖӘНЕ      ИСТОЧНИКОВЕДЕНИЯ КОМИТЕТА
      МҰРАҒАТ КОМИТЕТІНІҢ             ИНФОРМАЦИИ И АРХИВОВ
   АРХЕОГРАФИЯ ЖӘНЕ ДЕРКТАНУ        МИНИСТЕРСТВА КУЛЬТУРЫ И
      ҰЛТТЫҚ ОРТАЛЫҒЫ" ММ       ИНФОРМАЦИИ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН"

            АНЫҚТАМА                           СПРАВКА

25.10.2009 г.      № 2-1/10
Астана қаласы                                 город Астана

    _                     _
   |                       |                КСК "Егемен"

      Аяпбергенова Кульжан Хайбулловна работает главным бухгалтером
Национального центра археографии и источниковедения.

      Директор                  подпись              Б. Конысбаева

Исп.: Закирова А.
Тел.: 24-04-70

                                                  Формат А5 (148Х210)

Приложение 13         
к Типовым правилам      
документирования и управления 
документацией в государственных
и негосударственных организациях

                           Образец письма

     Жабық акционерлық қоғамы    Закрытое акционерное общество

                             "БАРЫС"

      010000 Астана қ., Абай д-лы      010000 г. Астана, пр. Абая 10
      Тел./факс 8 (7172) 35-39-22,     Тел./факс 8 (7172) 35-39-22,
                          35-46-47                        35-46-47
      Е-mail: Baris@inbox.ru           Е-mail: Baris@inbox.ru

      19.01.2009.      № 4-7/151.
      ______________________________________
      (ссылка на номер и дату вх. документа)

    _                       _                ТОО "Кулагер"
   |О претензии по договору|               Юридический отдел
    от 15.03.2008 № 44/56                  020000 г. Алматы
                                             пр. Рыскулова 12

                       Уважаемые господа!

      В партии лакокрасочных материалов, отгруженных Вами 28.12.2008
по железнодорожной накладной № 324 в соответствии с договором от
15.03.2008 № 44/56 обнаружено 3 деформированных вследствие удара или
иного механического воздействия ящика, о чем свидетельствует
коммерческий акт от 15.01.2009 № 23. Лакокрасочные изделия,
находящиеся в поврежденных ящиках реализации не подлежат. Оплата
партии товара произведена нами в полном объеме по счету № 33-675.
      Просим Вас возместить понесенные нами убытки в размере 175 тыс.
570 тенге. Сумму следует перечислить на наш расчетный счет.

      Приложение: на 2 л. в 1 экз.

С уважением,
Коммерческий директор          (подпись)      (расшифровка подписи)

Исп.: Петрова Н.Н.
тел. 35-45-44

                                                  Формат А4 (210Х297)

Приложение 14         
к Типовым правилам      
документирования и управления 
документацией в государственных
и негосударственных организациях

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации
в документационной службе организации

      Письма, направленные в копиях для сведения.
      Рекламные извещения, проспекты, плакаты, программы совещаний.
      Первичные документы бухгалтерского учета (регистрируются в бухгалтерии организации).
      Учебные планы, программы (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
      Месячные, квартальные и другие отчеты (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
      Формы статистической отчетности (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
      Сообщения о совещаниях, заседаниях.
      Поздравительные письма, поздравительные телеграммы, пригласительные билеты.
      Печатные издания (книги, журналы, газеты, бюллетени).
      Телеграммы и письма о разрешении командировок.
      Телефонограммы о проведении заседаний, совещаний, семинаров и другие.
      Документы с пометой на конверте "Лично".
      Научные отчеты по темам (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
      Прейскуранты.
      Нормы расхода материалов, заявки на канцелярские принадлежности и организационную технику (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
      Сводки.
      Учетные данные по кадрам.

Приложение 15         
к Типовым правилам      
документирования и управления 
документацией в государственных
и негосударственных организациях

Оборотная сторона                                 Формат А5 (148x210)

Приложение 16         
к Типовым правилам      
документирования и управления 
документацией в государственных
и негосударственных организациях

        Форма журнала регистрации входящих документов

                                                  Формат А3 (420Х197)

   Форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов

                                                  Формат А3 (210Х297)

Приложение 17        
к Типовым правилам      
документирования и управления 
документацией в государственных
и негосударственных организациях

                              СВЕДЕНИЯ
           об исполнении документов, подлежащих контролю
               по состоянию на ___________________
                                  (число, месяц, год)

Наименование должности руководителя                    Расшифровка
службы ДОУ                            ________________    подписи
                                       (личная подпись)

                                                  Формат А4 (210Х297)

      Примечание.
      Сведения могут быть дополнены графами по видам документов
(приказы, решения коллегии и другие), их регистрационными номерами,
фамилиями исполнителей.

Приложение 18         
к Типовым правилам      
документирования и управления 
документацией в государственных
и негосударственных организациях

                                СВЕДЕНИЯ
        об исполнении обращений физических и юридических лиц
                  по состоянию на _________________
                                   (число, месяц, год)

Наименование должности руководителя                    Расшифровка
службы ДОУ                            ________________    подписи
                                       (личная подпись)

                                                  Формат А4 (210Х297)

Приложение 19         
к Типовым правилам      
документирования и управления 
документацией в государственных
и негосударственных организациях

Учет, использование, хранение и уничтожение
печатно-бланочной продукции, печатей, штампов,
подлежащих защите, и средств защиты документов

      1. Учет, использование, хранение и уничтожение печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов, осуществляются должностными лицами, назначаемыми приказами (распоряжениями) руководителей организаций.
      2. Порядок использования печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов в организации определяется приказом (распоряжением) ее руководителя.
      3. Государственная организация имеет одну печать с изображением Государственного Герба Республики Казахстан.
      При необходимости структурные подразделения государственной организации имеют печати (штампы) с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и одинаковым текстовым содержанием, текстовая часть дополняется порядковым номером или символом (символами).
      4. Учет печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов ведется в регистрационных учетных формах, определенных настоящими Правилами.
      5. Учет печатно-бланочной продукции, подлежащей защите, в том числе с изображением Государственного Герба Республики Казахстан, и выдача ведется в журнале учета и выдачи печатно-бланочной продукции, подлежащей защите (Приложение 20).
      Данный журнал заводится на каждый вид печатно-бланочной продукции, подлежащей защите.
      6. Выдача заполненных бланков, подлежащих защите, производится под расписку в соответствующих регистрационных учетных формах, предусмотренных ведомственными инструкциями организаций.
      7. На копиях заполненных бланков с изображением Государственного Герба Республики Казахстан, предназначенных для рассылки, проставляется номер экземпляра и печать организации.
      8. Размножение и копирование средствами оперативной полиграфии незаполненных бланков, подлежащих защите, не допускается.
      9. Учет печатей, штампов, подлежащих защите, и специальной штемпельной краски с химическими добавками, имеющими индивидуальные свойства с целью защиты от подделки, а также их выдача ведется в журнале учета и выдачи печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски (Приложение 21).
      10. Учет перьевых авторучек, заправленных специальными чернилами с химическими добавками, имеющих индивидуальные свойства с целью защиты от подделки подписей должностных лиц, и их выдача ведется в журнале учета и выдачи перьевых авторучек, заправленных специальными чернилами (Приложение 22).
      11. Заголовки журналов включаются в номенклатуру дел организации.
      Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.
      12. Передача другому должностному лицу неиспользованной печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, а также средств защиты документов и регистрационных форм к ним оформляется актом их приема-передачи печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, средств защиты документов и регистрационных учетных форм к ним (Приложение 23).
      13. Печатно-бланочная продукция, печати, штампы, подлежащие защите, и средства защиты документов хранятся в опечатываемых сейфах или металлических шкафах.
      14. Уничтожение испорченных при заполнении печатно-бланочной продукции, подлежащей защите, производится с составлением акта о выделении к уничтожению испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите (Приложение 24) и проставлением соответствующих отметок в журналах учета и выдачи печатно-бланочной продукции, подлежащей защите.
      15. Уничтожение печатей и штампов, подлежащих защите, производится с составлением акта о выделении к уничтожению печатей и штампов, подлежащих защите (Приложение 25) и проставлением соответствующих отметок в журнале учета и выдачи печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски.
      16. Уничтожение средств защиты документов (в том числе емкостей из-под специальных чернил и штемпельной краски; испорченные штемпельные подушки, заправленные специальными штемпельными красками; перьевые авторучки, заправленные специальными чернилами) производится с составлением акта о выделении к уничтожению средств защиты документов (Приложение 26) и проставлением отметок в соответствующих журналах учета и выдачи.
      17. При реорганизации или ликвидации организации уничтожение неиспользованных печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, а также средств защиты документов производится с составлением актов (Приложения 25, 26, 27), утверждаемых руководителем организации или председателем ликвидационной комиссии, и проставлением отметок в соответствующих журналах учета и выдачи.
      Уничтожение или дальнейшее хранение журналов и других регистрационных учетных форм осуществляется в соответствии с законодательством Республики Казахстан по согласованию с центральным государственным органом управления архивами и документацией или местным исполнительным органом в области архивного дела и документации области (города республиканского значения, столицы).
      18. Проверка наличия экземпляров печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов производится не реже одного раза в год комиссией, создаваемой приказом (распоряжением) руководителя организации.
      19. Отметки о результатах проверок проставляются в журналах учета и выдачи (Приложения 20, 21, 22).
      В случае обнаружения нарушений комиссия проводит служебное расследование, результаты которой оформляются актом и доводятся до сведения руководителя организации для принятия мер в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
      20. При утере печати (штампа) с изображением Государственного Герба Республики Казахстан предпринимаются все необходимые меры по розыску, в случае отрицательного результата розыска составляется акт произвольной формы, утверждаемый руководителем организации.

Приложение 20         
к Типовым правилам      
документирования и управления 
документацией в государственных
и негосударственных организациях

продолжение таблицы

                                                  Формат А4 (210Х297)

Приложение 21         
к Типовым правилам      
документирования и управления 
документацией в государственных
и негосударственных организациях

                                                  Формат А4 (210Х297)

Приложение 22         
к Типовым правилам      
документирования и управления 
документацией в государственных
и негосударственных организациях

                                                  Формат А4 (210Х297)

Приложение 23         
к Типовым правилам      
документирования и управления 
документацией в государственных
и негосударственных организациях

  ___________________________________________________________________
    название государственного органа (государственной организации)

                                 АКТ

___________________                  № ___________
      (дата)
Место издания                        Место издания
(на государственном языке)           (на русском или ином языке)

Приема передачи печатно-          Утверждаю
бланочной продукции, печатей,     Наименование должности
штампов, подлежащих защите,       руководителя государственного
средств защиты документов и       органа (государственной
регистрационных учетных           организации)
документов и регистрационных      ____________ Расшифровка
учетных форм к ним                 (личная подпись) подписи
                                     Дата

      Основание: приказ руководителя организации от (дата) № ______
"О проведении проверки..." (или иной документ: план работы, поручение
вышестоящего органа и т.д.).
Составлен комиссией в составе:
Председатель комиссии _________________________________________
                           должность, фамилия, инициалы
Члены комиссии: 1._____________________________________________
                           должность, фамилия, инициалы
                2. ____________________________________________
                           должность, фамилия, инициалы
_____________________________________________________________________
1. Неиспользованную печатно-бланочную продукцию, подлежащую защите
(отдельно по видам) серии ____ с № ___ по № ___ в количестве
_________________ экземпляров.
(цифрами и прописью)
2. Акты о выделении к уничтожению испорченных экземпляров
печатно-бланочной продукции, подлежащей защите ______________________
                                (даты, номера, количество экземпляров
________________________.
актов по видам бланков)
3. Печати с изображением Государственного Герба Республики Казахстан
в количестве _________________ штук.
            (цифрами и прописью)
4. Штампы с изображением Государственного Герба Республики Казахстан
в количестве ___________________ штук.
            (цифрами и прописью)
5. Средства защиты документов: ______________________________________
                                    (наименования средств защиты)
в количестве ___________________ штук.
            (цифрами и прописью)
6. Регистрационные учетные формы: ___________________________________
                        (виды регистрационных учетных форм, их номера
__________________________________________________________________.
по номенклатуре дел, номера томов, даты первой и последней записи,
количество листов)
      Состояние учетной работы с печатно-бланочной продукцией,
печатями, штампами, подлежащими защите, и средствами защиты
документов __________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_________________________________________________________________.
       (общая характеристика состояния учетной работы)

Передал (а)           ________________         Расшифровка подписи
                      (личная подпись)
Принял (а)            ________________         Расшифровка подписи
                      (личная подпись)
Составлен в ____ экземпляре (ах):

1-й экземпляр: в деле №
2 экземпляр: (адресат)

Председатель комиссии             подпись       расшифровка подписи
Члены комиссии                     подпись       расшифровка подписи

                                                  Формат А4 (210Х297)

Приложение 24         
к Типовым правилам      
документирования и управления 
документацией в государственных
и негосударственных организациях

   ____________________________________________________________________
      название государственного органа (государственной организации)

                                АКТ

___________________                 № ___________
      (дата)
Место издания                       Место издания
(на государственном языке)         (на русском или ином языке)

О выделении к уничтожению        Утверждаю
испорченных экземпляров          Наименование должности
печатно-бланочной продукции,     руководителя государственного
подлежащей защите                 органа (государственной
                                    организации)
                                    ____________ Расшифровка
                                    (личная подпись) подписи
                                    Дата

      Основание: приказ руководителя организации от (дата) № ______
"О проведении проверки..." (или иной документ: план работы, поручение
вышестоящего органа и т.д.).

      Составлен комиссией в составе:

      Председатель комиссии _________________________________________
                                  должность, фамилия, инициалы

      Члены комиссии: 1._____________________________________________
                                  должность, фамилия, инициалы

      2. _____________________________________________
                 должность, фамилия, инициалы
_____________________________________________________________________

      Отобраны к уничтожению испорченные экземпляры следующих видов
печатно-бланочной продукции, подлежащей защите:

      Итого ___________________ испорченных экземпляров
            (цифрами и прописью)
печатно-бланочной продукции, подлежащей защите.

Составлен в ____ экземпляре (ах):
1-й экземпляр: в деле №
2 экземпляр: (адресат)

Председатель комиссии ________________   Расшифровка подписи
                        (личная подпись)
Члены комиссии         ________________   Расшифровки подписей
                        (личные подписи)

      Отметки в журналы учета и выдачи печатно-бланочной продукции,
подлежащей защите, внесены, испорченные экземпляры в количестве
____________________ уничтожены путем _________________.
(цифрами и прописью)                  (вид уничтожения)

Наименование должности     ________________ Расшифровка подписи
                             (личная подпись)
Дата

                                                  Формат А4 (210Х297)

Приложение 25         
к Типовым правилам      
документирования и управления 
документацией в государственных
и негосударственных организациях

_____________________________________________________________________
   название государственного органа (государственной организации)

                                 АКТ

___________________                 № ___________
      (дата)
Место издания                       Место издания
(на государственном языке)         (на русском или ином языке)

О выделении к уничтожению        Утверждаю
печатей и штампов,                Наименование должности
подлежащих защите                 руководителя государственного
                                    органа (государственной
                                    организации)
                                    ____________ Расшифровка
                                   (личная подпись) подписи
                                    Дата

      Основание: приказ руководителя организации от (дата) № ______
"О проведении проверки..." (или иной документ: план работы, поручение
вышестоящего органа и т.д.).

      Составлен комиссией в составе:

      Председатель комиссии _________________________________________
                                   должность, фамилия, инициалы

      Члены комиссии: 1._____________________________________________
                                   должность, фамилия, инициалы

      2. _____________________________________________
                должность, фамилия, инициалы
_____________________________________________________________________
      Отобраны к уничтожению следующие печати и штампы, подлежащие
защите:

Составлен в ____ экземпляре (ах):
1-й экземпляр: в деле №
2 экземпляр: (адресат)

Председатель комиссии ________________   Расшифровка подписи
                        (личная подпись)
Члены комиссии         ________________   Расшифровки подписей
                        (личные подписи)

      Отметки в журнал внесены, печати и штампы, подлежащие защите, в
количестве ___________________ штук уничтожены путем _______________.
          (цифрами и прописью)                      (вид уничтожения)

Наименование должности       ________________ Расшифровка подписи
                               (личная подпись)
Дата

                                                  Формат А4 (210Х297)

Приложение 26         
к Типовым правилам      
документирования и управления 
документацией в государственных
и негосударственных организациях

  _____________________________________________________________________
    название государственного органа (государственной организации)

                                 АКТ

___________________                 № ___________
      (дата)
Место издания                       Место издания
(на государственном языке)         (на русском или ином языке)

О выделении к уничтожению        Утверждаю
средств защиты документов        Наименование должности
                                    руководителя государственного
                                    органа (государственной
                                    организации)
                                    ____________ Расшифровка
                                    (личная подпись) подписи
                                    Дата

      Основание: приказ руководителя организации от (дата) № ______
"О проведении проверки..." (или иной документ: план работы, поручение
вышестоящего органа и т.д.).

      Составлен комиссией в составе:

      Председатель комиссии _________________________________________
                                  должность, фамилия, инициалы

      Члены комиссии: 1._____________________________________________
                                  должность, фамилия, инициалы

      2. _____________________________________________
               должность, фамилия, инициалы

      Отобраны к уничтожению следующие виды средств защиты
документов:

Составлен в ____ экземпляре (ах):
1-й экземпляр: в деле №
2 экземпляр: (адресат)

Председатель комиссии ________________   Расшифровка подписи
                        (личная подпись)
Члены комиссии         ________________   Расшифровки подписей
                        (личные подписи)

      Отметки в журналы учета № № ____ внесены, средства защиты
документов уничтожены путем _________________.
                            (виды уничтожения)

Наименование должности        _______________ Расшифровка подписи
                                (личная подпись)
Дата

                                                  Формат А4 (210Х297)

Приложение 27         
к Типовым правилам      
документирования и управления 
документацией в государственных
и негосударственных организациях

   _____________________________________________________________________
       название государственного органа (государственной организации)

                                 АКТ

___________________                 № ___________
      (дата)
Место издания                       Место издания
(на государственном языке)         (на русском или ином языке)

О выделении к уничтожению        Утверждаю
неиспользованной печатно-        Наименование должности
бланочной продукции,              руководителя государственного
подлежащей защите                 органа (государственной
                                    организации)
                                    ____________ Расшифровка
                                    (личная подпись) подписи
                                    Дата

      Основание: приказ руководителя организации от (дата) № ______
"О проведении проверки..." (или иной документ: план работы, поручение
вышестоящего органа и т.д.).

      Составлен комиссией в составе:

      Председатель комиссии _________________________________________
                                  должность, фамилия, инициалы

      Члены комиссии: 1._____________________________________________
                                  должность, фамилия, инициалы

      2. _____________________________________________
                должность, фамилия, инициалы

      Отобраны к уничтожению утратившие в связи
_____________________________ _________________________
(ликвидацией, реорганизацией) (официальное наименование
_____________________________________ практическое значение следующие
государственного органа (организации)
виды неиспользованной печатно-бланочной продукции:

      Итого ____________________ неиспользованных экземпляров
            (цифрами и прописью)
печатно-бланочной продукции, подлежащей защите.

Председатель комиссии ______________   Расшифровка подписи
                        (личная подпись)
Члены комиссии         ______________   Расшифровки подписей
                        (личные подписи)

      Отметки в журналы учета и выдачи печатно-бланочной продукции
внесены, неиспользованные экземпляры в количестве _________________
                                                 (цифрами и прописью)
весом ____ кг уничтожены путем ________________.
                               (вид уничтожения)

Наименование должности _____________   Расшифровка подписи
                        (личная подпись)

Дата

                                                  Формат А4 (210Х297)

Приложение 28         
к Типовым правилам      
документирования и управления 
документацией в государственных
и негосударственных организациях

      Официальное наименование        Официальное наименование
           организации                        организации
      (на государственном языке)         (на русском или ином языке)

      ІСТЕРДІҢ НОМЕНКЛАТУРАСЫ             НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

      ___________ № _____________
         (дата)       (индекс)

     _          _                       Утверждаю
    |На 2010 год|                      Наименование должности
                                        руководителя организации
                                        _____________
                                       (личная подпись) Расшифровка
                                        подписи
                                        Дата

Наименование должности руководителя      _____________ Расшифровка
службы ДОУ                              (личная подпись) подписи
                                         дата

Визы руководителей структурных подразделений

Согласована                             Согласована
протоколом ЦЭК (ЭК)                     протоколом ЭПК
организации                             государственного архивного
                                        учреждения
(дата и номер протокола)                (дата и номер протокола)

             Итоговая запись о категориях и количестве дел,
                  заведенных в _________ году

Наименование должности руководителя                 Расшифровка
службы ДОУ                          _______________ подписи
                                   (личная подпись)
                                    дата

Итоговые сведения переданы в архив организации.

Наименование должности работника,                     Расшифровка
передавшего сведения                  _______________ подписи
                                     (личная подпись)
                                      дата

                                                  Формат А4 (210Х297)

Приложение 29         
к Типовым правилам      
документирования и управления 
документацией в государственных
и негосударственных организациях

                          ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА

Фонд № _____ Опись № ________ Дело № _____
В дело подшито и пронумеровано ______________ лист (ов), в том числе:
литерные № № листов _________________________________________________
пропущенные № № листов ______________________________________________
пронумерованные чистые листы ________________________________________
+ листов внутренней описи ___________________________________________
Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих
нумерации ___________________________________________________________
                (разновидности документов и их количество)

Наименование должности лица,                       Расшифровка
заполнившего лист-заверитель дела ________________ подписи
                                  (личная подпись)
                                   дата

                                                  Формат А4 (210Х297)

      Примечание.

      1. Лист-заверитель составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации.
      2. Лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах) и подшивается в конце дела.
      3. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи документов дела.
      4. В листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации, оформления и физического состояния документов дела:
      1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпели, штампы, пломбы);
      2) печати и их оттиски;
      3) автографы видных государственных и общественных деятелей, деятелей науки, техники и культуры;
      4) фотодокументы;
      5) рисунки, гравюры и акварели;
      6) крупноформатные документы;
      7) склеенные листы, повреждения документов;
      8) листы с наклеенными фотографиями, документами;
      9) конверты с вложениями и количество вложенных в них листов (предметов);
      10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том числе и типографские материалы), и количество их листов (страниц).
      5. Если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления документа, то в графе 2 листа-заверителя проставляется номер этого листа против каждой позиции графы 1.
      6. Если в документе на одном листе имеется несколько марок и иных материалов, то в графе 2 в скобках после номера листа дела указывается их количество.
      7. Если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна из-за особенностей материала, из которого они исполнены (стекло, металл, ткань и другие), то в графе 2 указываются номера листов, между которыми находится данный предмет.
      8. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
      9. Лист-заверитель не нумеруется.

Приложение 30         
к Типовым правилам      
документирования и управления 
документацией в государственных
и негосударственных организациях

                            ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
                         документов дела № ___

      Итого _____________________________ листов документов
                (цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _________________________
                                      (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,
заполнившего внутреннюю опись                    Расшифровка
документов дела                  _______________ подписи
                                (личная подпись)
                                 дата

                                                  Формат А4 (210Х297)

Приложение 31         
к Типовым правилам      
документирования и управления 
документацией в государственных
и негосударственных организациях

                            Форма описи дел
             структурного подразделения организации

Официальное наименование          Утверждаю
структурного подразделения        Наименование должности руководителя
организации                       структурного подразделения
                                  _______________ Расшифровка
                                  (личная подпись) подписи
                                  Дата

               Опись № _______ за _________ год (ы)

      В данную опись внесено ______________ дел с № __ по № __, в том
                          (цифрами и прописью)

числе:
литерные номера:
пропущенные номера:

Наименование должности                       Расшифровка
составителя описи           ________________ подписи
                            (личная подпись)
                             дата

Руководитель службы                          Расшифровка
ДОУ                         ________________ подписи
                            (личная подпись)
                             дата

Работник                                     Расшифровка
архива организации          ________________ подписи
                            (личная подпись)
                             дата

                                                  Формат А4 (210Х297)

      Примечание.
      В описи дел постоянного хранения графу 5 не заполняют.

Утвержден          
приказом исполняющего обязанности
Министра культуры и информации
Республики Казахстан    
от 25 сентября 2009 года № 128

Перечень
типовых документов, образующихся в деятельности государственных
и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения