Апостиль қоюдың бірыңғай қағидаларын бекіту туралы

      "Шетелдік ресми құжаттарды заңдастыру талап етудің күшін жоятын конвенция (Гаага, 1961 жылғы 5 қазан) ережелерін іске асыру жөніндегі шаралар туралы" Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2001 жылғы 24 сәуірдегі № 545 қаулысының 3-тармағын орындау үшін БҰЙЫРАМЫЗ:

      1. Апостиль қоюдың бірыңғай қағидалары осы бірлескен бұйрыққа қосымшаға сәйкес бекітілсін.

      2. "Қазақстан Республикасының мемлекеттік органдарынан, сондай-ақ нотариустарынан шығатын ресми құжаттарға апостиль қоюдың тәртібі мен шарттары туралы бірыңғай қағидаларды бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Әділет министрінің 2001 жылғы 4 маусымдағы № 67 бұйрығының (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 1536 болып тіркелген) күші жойылды деп танылсын.

      3. Қазақстан Республикасы Әділет министрлігінің Тіркеу қызметі және заң қызметтерін ұйымдастыру департаменті Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген тәртіппен:

      1) осы бірлескен бұйрықты мемлекеттік тіркеуді;

      2) осы бірлескен бұйрықты Қазақстан Республикасы Әділет министрлігінің, Қазақстан Республикасы Бас Прокуратурасының, Қазақстан Республикасы Білім және ғылым министрлігінің, Қазақстан Республикасы Жоғарғы Сотының жанындағы Соттардың қызметін қамтамасыз ету департаментінің (Қазақстан Республикасы Жоғарғы Сотының аппараты), Қазақстан Республикасы Қаржы министрлігінің, Қазақстан Республикасы Қорғаныс министрлігінің, Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің, Қазақстан Республикасы Ішкі істер министрлігінің ресми интернет-ресурсында орналастыруды қамтамасыз етсін.

      4. Осы бірлескен бұйрықтың орындалуын бақылау жетекшілік ететін Қазақстан Республикасының әділет, білім және ғылым, қаржы, қорғаныс, мәдениет және спорт, ішкі істер вице-министрлеріне, Қазақстан Республикасы Бас Прокурорының орынбасарына және Қазақстан Республикасы Жоғарғы Сотының жанындағы Соттардың қызметін қамтамасыз ету департаменті (Қазақстан Республикасы Жоғарғы Сотының аппараты) басшысының орынбасарына жүктелсін.

      5. Осы бірлескен бұйрық оның алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

Апостиль қоюдың бірыңғай қағидалары

1-тарау. Жалпы ережелер

      1. Осы Апостиль қоюдың бірыңғай қағидалары (бұдан әрі – Қағидалар) апостиль қою тәртібі мен шарттарын белгілейді.

      2. Осы Қағидаларда мынадай ұғымдар пайдаланылады:

      1) апостиль - құжатқа қол қойған адамның қолын және оның өкілеттіктерін, сондай-ақ осы қағаз немесе электрондық нысандағы құжат бекітілген мөрдің немесе мөртаңбаның түпнұсқалығын растайтын арнайы мөртаңба;

      2) апостиль қоятын адамдар – уәкілетті мемлекеттік органдардың апостиль қою жөніндегі функцияларды орындайтын лауазымды адамдары;

      3) "Е-Апостиль" ақпараттық жүйесі (бұдан әрі - Е-Апостиль АЖ) – құжаттарды тіркеуге және апостиль "мөртаңбасын" электрондық түрде беруге арналған, апостиль қойылған құжаттардың орталықтандырылған есебі мен бірыңғай архивін қамтамасыз ететін ақпараттық жүйе;

      4) "жұлдызша" - құжат парақтары бекітілген жерге жабыстырылатын және оған апостиль қойған мемлекеттік органның елтаңбалы мөрі қойылатын тығыз қағаз;

      5) құжат - материалдық жеткізгіште дәлме-дәл жазып алынған, сәйкестендіруге мүмкіндік беретін ақпарат;

      6) құжаттарды тіркеу кітабы - қағаз тасығышта ұсынылған апостиль қойылған құжаттарды тіркеу;

      7) "Құжаттардың бірыңғай электрондық архиві" ақпараттық жүйесі – (бұдан әрі – ҚБЭА АЖ) бұл құжаттарды ақпараттық іздеу функционалы бар Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының құжаттарын автоматтандырылған есепке алудың бірыңғай жүйесі;

      8) уәкілетті мемлекеттік органдар – "Шетелдік ресми құжаттарды заңдастыруды талап етудің күшін жоятын конвенция (Гаага, 1961 жылғы 5 қазан) ережелерін іске асыру жөніндегі шаралар туралы" Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2001 жылғы 24 сәуірдегі № 545 қаулысын орындау үшін апостиль қоятын мемлекеттік органдар;

      9) электрондық құжат - ақпарат электрондық-цифрлық нысанда ұсынылған және электрондық цифрлық қолтаңба арқылы куәландырылған құжат;

      10) электрондық тіркелім - апостиль қойылған құжаттардың электрондық тізбесі;

      11) "электрондық үкіметтің" веб-порталы (бұдан әрі - портал) – нормативтік құқықтық базаны қоса алғанда, барлық шоғырландырылған үкіметтік ақпаратқа және электрондық нысанда көрсетілетін мемлекеттік және өзге де қызметтерге қол жеткізудің "ортақ терезесін" білдіретін ақпараттық жүйе;

      12) "Электрондық үкімет" шлюзі (бұдан әрі – ЭҮШ) – "электрондық үкіметтің" ақпараттандыру объектілерін өзге де ақпараттандыру объектілерімен интеграциялауға арналған ақпараттық жүйе.

      13) электрондық цифрлық қолтаңба (бұдан әрі - ЭЦҚ) – электрондық цифрлық қолтаңба құралдарымен жасалған және электрондық құжаттың анықтығын, оның тиесілілігін және мазмұнының өзгермейтіндігін растайтын электрондық цифрлық нышандар жиынтығы;

      3. Апостиль қоюға жататын ресми құжаттар ретінде "Қазақстан Республикасының Шетелдік ресми құжаттарды заңдастыру талаптарын жоятын конвенцияға қосылуы туралы" Қазақстан Республикасының Заңымен ратификацияланған Шетелдік ресми құжаттарды заңдастыру талаптарын жоятын Конвенцияның (бұдан әрі - Конвенция) 1-бабына сәйкес құжаттар қабылданады.

      4. Апостиль:

      1) шет елде Қазақстан Республикасының елшіліктері немесе консулдық мекемелері жасаған құжаттарға;

      2) коммерциялық немесе кедендік операцияларға тікелей қатысы бар әкімшілік құжаттарға қойылмайды.

      5. Апостиль "Шетелдік ресми құжаттарды заңдастыруды талап етудің күшін жоятын конвенция (Гаага, 1961 жылғы 5 қазан) ережелерін іске асыру жөніндегі шаралар туралы" Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2001 жылғы 24 сәуірдегі № 545 қаулыға (бұдан әрі - Қаулы) сәйкес жасалған шаршы клише - мөртаңба нысанында болады.

      6. Апостиль мөртаңбасы нысанынан тыс, төменде "Осы апостиль тек қол қойған адамның қолының, лауазымының/атағының түпнұсқалылығын және құжатқа қойылған мөр мен мөртаңбаның түпнұсқалылығын куәландырады және ол қойылған құжаттың мазмұнын растамайды" деген мәтін көрсетіледі.

      7. Конвенцияға қатысушы мемлекеттер аумағында жасалған, Конвенция талаптарына сәйкес апостиль қойылған ресми құжаттар Қазақстан Республикасы аумағында қосымша заңдастырусыз танылады.

      8. Қаулыға сәйкес уәкілетті мемлекеттік органдар өздерінің аумақтық органдарына ресми құжаттарға апостиль қою өкілетін беруге құқығы бар.

      Мөртаңбадағы бағандар мемлекеттік тілде ғана толтырылады.

      9. Уәкілетті мемлекеттік органдарда өздерінің ведомстволық бағынысты органдарының лауазымды адамдарының және апостиль қоюға ресми құжаттар келіп түсетін басқа да адамдардың қолдарының үлгілері сақталады.

      10. Апостильді қою үшін ұсынылатын құжаттар анық және нақты жазылуға, лауазымды адамдардың қолдары және мөрлердің бедері анық болуға тиіс.

      11. Ресми құжаттарға апостиль қою саласында мемлекеттік қызметтер көрсету "Мемлекеттік көрсетілетін қызметтер туралы" Қазақстан Республикасы Заңының 10-бабының 1) тармақшасына сәйкес бекітілген Мемлекеттік қызметтер көрсету тәртібін айқындайтын заңға тәуелді нормативтік құқықтық актілерге сәйкес жүзеге асырылады.

2- тарау. Қағаз түрінде апостиль қою тәртібі мен шарттары

      12. Қағаз нысанда апостиль қою Конвенцияның қатысушысы ретінде Қазақстан Республикасының мемлекеттік органдарынан (мекемелерінен), лауазымды адамдарынан немесе нотариустарынан ғана шығатын ресми құжаттардың түпнұсқаларында жүзеге асырылады.

      Қазақстан Республикасының аумағында түпнұсқаларға апостильді қою үшін өзге егеменді мемлекеттердің (КСРО құрамындағы бұрынғы одақтас республикалардың) мемлекеттік органдары (мекемелері), лауазымды адамдары немесе нотариустары берген құжаттар қабылданбайды.

      13. Апостиль құжаттың мәтіннен бос орнында не оның арғы бетінде қойылады және уәкілетті мемлекеттік органның елтаңбалық мөрімен бекітіледі. Көлемі бір парақтан асатын құжатта парақтар тігілуі, баумен байлануы және мөрмен бекітілуі тиіс.

      14. Апостиль, оны ұсынылған құжатқа қою мүмкін емес болған жағдайда қағаздың бөлек парағында қойылады.

      Бұл жағдайда құжаттың парақтары мен апостилі бар парақ кез келген түсті жіппен (не арнайы жіңішке баумен, лентамен) бірге тігу жолымен бекітіледі және нөмірленеді, бұл туралы "жұлдызшада" тиісті жазу жүргізіледі.

      Құжаттардың соңғы парағы бекітілген жерде елтаңбалық мөр қойылатын "жұлдызшамен" желімденеді. Бұл ретте қойылған мөрдің бедері "жұлдызшада" және парақта біркелкі орналасуға тиіс.

      Бекітілген парақтардың саны апостильді қоятын адамның қолымен расталады.

      Апостиль қойылған парақ көрсетілген әдіспен және құжаттың мұқабасы қатты болған жағдайда да құжатқа тігілуге тиіс.

      15. Апостильдегі мәтін теріледі немесе қолмен анық жазылады, өшірулерге жол берілмейді. Апостильдің мәтініне өзгерістер енгізуге және оның мөртаңбасындағы жолдардың орналасу ретін өзгертуге жол берілмейді.

      Апостильдің мөртаңбасын ксерокөшірме әдісімен немесе куәландырылатын құжаттарға тігу үшін өзге де жолмен апостильді парақтан дайындауға жол берілмейді.

      Апостиль нақ мөртаңбаның бедері ретінде қойылады. Апостильдің мөртаңбасы компьютерлік тәсілмен орындалуы мүмкін.

      16. Егер құжатқа бірнеше адам қол қойса, апостильде жоғары тұратын лауазымды адамның қолы куәландырылады.

      17. Құжатта лауазымды адамның қолы мен оның тегі көзделмеген, ал құжат мемлекеттік органнан (мекемеден) шыққан жағдайларда апостиль мөртаңбасының 2-ші жолында "қолы көзделмеген" деп көрсетіледі, ал 3 және 4-ші жолдарда құжат шығатын органның атауы жазылады.

      18. Апостиль қою үшін ұсынылған құжаттарды тіркеу осы Қағидаларға 1 - қосымшаға сәйкес нысан бойынша құжаттарды тіркеу кітабында (бұдан әрі-Кітап) жүргізіледі.

      19. Кітап тігіледі, оның парақтары нөмірленеді және апостиль қоятын адамның қолымен және осы Кітап жүргізілетін уәкілетті мемлекеттік органның елтаңбалы мөрімен бекітіледі.

      20. Кітапқа жазу мемлекеттік баж төленгені туралы түбіртек ұсынылғаннан және құжатқа апостиль қойылғаннан кейін жүргізіледі.

      21. Кітапта өшіруге жол берілмейді, ал түзетулер апостиль қоятын, Кітапты жүргізуге жауапты адамның қолы қойылып ескертілуі тиіс.

3- тарау. Электрондық нысанда апостиль қою тәртібі мен шарттары

      22. Электрондық форматтағы апостиль берілген Portable Document Format (PDF) файылы түрінде уәкілетті мемлекеттік органның лауазымды адамының немесе оны ауыстыратын адамның ЭЦҚ қойылған ресми құжаттың электрондық немесе сканерленген көшірмесімен бірге қойылады.

      23. Апостиль қою үшін ұсынылған құжат электрондық түрде немесе құжаттың түпнұсқасын сканерлеу арқылы ұсынылады (ксерокөшірмелерден сканерлеуге жол берілмейді).

      24. Апостиль қою үшін ұсынылған құжат қағаз жеткізгіштегі құжатты сканерлеу арқылы түпнұсқаға дәл сәйкес келуге тиіс (мәтінді түзетуге немесе өшіруге жол берілмейді).

      25. Лауазымды тұлға апостиль қоюға жататын электрондық құжатта Е-Апостиль АЖ немесе ҚБЭА АЖ арқылы электрондық апостиль қалыптастырады және ЭҮШ арқылы уәкілетті тұлғаның ЭЦҚ қойылған мемлекеттік қызмет көрсету нәтижесін порталдағы өтініш берушінің "Жеке кабинетіне" жібереді.

      26. Электрондық апостиль портал арқылы уәкілетті мемлекеттік орган өтініш беру кезінде берген қорғаныс кодын қолдана отырып, жүктеп алу жолымен береді.

      27. Электрондық апостиль мөртабанының астында мемлекеттік органның электрондық парағының мекен-жайы (веб параққа сілтеме) көрсетіледі.

      28. Электрондық тіркелім қағаз, сондай-ақ электрондық форматта берілген барлық апостильдердің архивін қарастырады.

      29. Апостиль электрондық форматта қойылатын құжаттар бойынша тіркеу құжаттардың электрондық тіркелімінде осы Қағидаларға 2-қосымшаға сәйкес нысан бойынша жүргізіледі.

Құжаттарды тіркеу кітабы

Құжаттардың электрондық тіркелімі