Рус | Қаз | Eng

Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасының сақталуының тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттарын және тексеру парақтарын бекіту туралы

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2017 жылғы 9 маусымдағы № 172 және Қазақстан Республикасы Ұлттық экономика министрінің 2017 жылғы 14 тамыздағы № 301 бірлескен бұйрығы. Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде 2017 жылғы 11 қыркүйекте № 15644 болып тіркелді

Қолданыстағы

      Қазақстан Республикасының "Ұлттық архив қоры және архивтер туралы" 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Заңының 18-бабы 2-тармағының 16) және 17) тармақшаларына, Қазақстан Республикасының "Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы" 2003 жылғы 7 қаңтардағы Заңының 5-бабы 2-тармағының 5) тармақшасына және Қазақстан Республикасының 2015 жылғы 29 қазандағы Кәсіпкерлік Кодексінің 141-бабының 3-тармағына, 143-бабының 1-тармағына, сәйкес БҰЙЫРАМЫЗ:

      1. Мыналар:

      1) осы бірлескен бұйрықтың 1-қосымшасына сәйкес Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасының сақталуының тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттары;

      2) осы бірлескен бұйрықтың 2-қосымшасына сәйкес электрондық құжат айналымы және электрондық архивтер саласындағы Қазақстан Республикасы заңнамасының сақталуы тұрғысынан электрондық құжаттар мен электрондық архивтерді пайдалана отырып іс-қағаздарын жүргізу мәселелері бойынша тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттары;

      3) осы бірлескен бұйрықтың 3-қосымшасына сәйкес архив ісі және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы заңнаманың сақталуын тексеру парағы;

      4) осы бірлескен бұйрықтың 4-қосымшасына сәйкес электрондық құжат айналымы және электрондық архивтер саласындағы Қазақстан Республикасы заңнамасының сақталуы тұрғысынан электрондық құжаттар мен электрондық архивтерді пайдалана отырып іс-қағаздарын жүргізу мәселелері бойынша тексеру парағы бекітілсін.

      2. Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің Мұрағат ісі және құжаттама департаменті заңнамамен белгіленген тәртіппен:

      1) осы бірлескен бұйрықтың Қазақстан Республикасы Әдiлет министрлiгiнде мемлекеттiк тiркелуін;

      2) осы бірлескен бұйрық мемлекеттік тіркелгеннен кейін күнтізбелік он күн ішінде оның қазақ және орыс тілдеріндегі қағаз және электрондық түрдегі көшірмелерін ресми жариялау және Қазақстан Республикасы нормативтік құқықтық актілерінің эталондық бақылау банкіне енгізу үшін "Республикалық құқықтық ақпарат орталығы" шаруашылық жүргізу құқығындағы республикалық мемлекеттік кәсіпорнына жолдауды;

      3) ресми жарияланғаннан кейін екі жұмыс күні ішінде осы бірлескен бұйрықты Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің интернет-ресурсында орналастыруды;

      4) Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің Заң қызметі департаментіне осы тармақпен көзделген іс-шаралардың орындалуы туралы мәліметтерді екі жұмыс күні ішінде ұсынуды қамтамасыз етсін.

      3. Осы бірлескен бұйрықтың орындалуын бақылау жетекшілік ететін Қазақстан Республикасының Мәдениет және спорт вице-министріне жүктелсін.

      4. Осы бірлескен бұйрық оның алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт министрі ___________ А. Мұхамедиұлы

Қазақстан Республикасы
Ұлттық экономика министрі
____________ Т. Сүлейменов

      "КЕЛІСІЛДІ"

      Қазақстан Республикасы

      Бас прокуратурасының

      Құқықтық статистика және

      арнайы есепке алу жөніндегі

      комитетінің төрағасы

      ______________ Б. Мусин

      2017 жылғы "___" ________

  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2017 жылғы 9 маусымдағы
№ 172 және
Қазақстан Республикасы
Ұлттық экономика министрінің
2017 жылғы 14 тамыздағы
№ 301 бірлескен бұйрығына
1-қосымша

Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы
заңнамасының сақталуының тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттары

1-тарау. Жалпы ережелер

      1. Осы Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасының сақталуының тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттары (бұдан әрі – Өлшемшарттар) Қазақстан Республикасының 2015 жылғы 29 қазандағы Кәсіпкерлік кодексіне, Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы "Ұлттық архив қоры және архивтер туралы" Заңына, Қазақстан Республикасы Ұлттық экономика министрінің міндетін атқарушының 2015 жылғы 25 қарашадағы № 722 бұйрығымен бекітілген Мемлекеттік органдардың (Қазақстан Республикасының Ұлттық Банкін қоспағанда) тәуекелді бағалау жүйесін қалыптастыру әдістемесіне, нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 12389 болып тіркелген сәйкес жасалған және тексерілетін субъектілерді тәуекел дәрежелеріне жатқызуға және ішінара тексеріс жүргізу кезінде тексерілетін субъектілерді іріктеу үшін әзірленді.

      2. Осы Өлшемшарттарда мынадай ұғымдар пайдаланылады:

      1) тәуекел – тексерілетін субъектінің қызметі нәтижесінде жеке және заңды тұлғалардың мемлекеттің заңды мүдделеріне, оның салдарының ауырлық деңгейін ескере отырып, зиян келтіру ықтималдылығы;

      2) тексерілетін субъектілер – қызметі барысында Ұлттық архив қорының құжаттары және басқа да архивтік құжаттар қалыптасатын заңды тұлғалар;

      3) тәуекелдерді бағалау жүйесі – тексерістерді белгілеу мақсатында бақылау органымен жүргізілілетін жүргізетін іс-шаралар кешені;

      4) тәуекел дәрежесін бағалаудың объективті өлшемшарттары (бұдан әрі – объективті өлшемшарттар) – Ұлттық архив қоры және архивтер туралы Қазақстан Республикасы заңнамасының сақталуына тәуекел дәрежесіне байланысты және жеке алынған тексерілетін субъектіге тікелей байланыссыз тексерілетін субъектілерді іріктеу үшін пайдаланылатын тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттары;

      5) тәуекел дәрежесін бағалаудың субъективті өлшемшарттары (бұдан әрі – субъективті өлшемшарттар) – нақты берілген тексерілетін субъектінің қызмет нәтижелеріне байланысты тексерілетін субъектілерді іріктеу үшін пайдаланылатын тәуекелдер дәрежесін бағалау өлшемшарттары.

      3. Ішінара тексерулер үшін тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттары объективті және субъективті өлшемшарттар арқылы қалыптастырылады.

2-тарау. Объективті өлшемшарттар

      4. Тексерілетін субъектілерді тәуекел дәрежесіне (елеулі, болмашы) жатқызу тексерілетін субъектілердің Ұлттық архив қорының құжаттарын жоюға (жоғалтуға), зақымдауға, қолдан жасауға әкелуі мүмкін Ұлттық архив қорының құжаттарын сақтауды қамтамасыз етумен байланысты қызметі нәтижесінде жеке және заңды тұлғалардың заңды мүдделеріне, мемлекеттің мүліктік мүдделеріне зиян келтіру мүмкіндігіне байланысты жүзеге асырылады.

      5. Объективті өлшемшарттар бойынша тәуекелдің жоғары дәрежесіне:

      1) Ұлттық архив қорының құжаттарын сақтауды жүзеге асыратын архив мекемелері;

      2) Ұлттық архив қорының құжаттарын сақтауды жүзеге асыратын арнаулы мемлекеттік архивтер;

      3) қызметінде Ұлттық архив қорының құжаттары қалыптасатын мемлекеттік органдар, жергілікті мемлекеттік басқару органдары мен мемлекеттік заңды тұлғалар жатады.

      6. Объективті өлшемшарттар бойынша жоғары тәуекел дәрежесіне жатқызылмаған бақылау субъектілеріне қызметінде Ұлттық архив қорының құжаттары қалыптасатын мемлекеттік емес заңды тұлғалар жатады.

      7. Тәуекелдің жоғары дәрежесіне жатқызылған бақылау субъектілеріне қатысты ішінара тексерістер жүргізіледі.

      Тәуекелдің жоғары дәрежесіне жатқызылмаған бақылау тексерілетін субъектілеріне қатысты жоспардан тыс тексерістер мен бақылаудың өзге де нысандары жүргізіледі.

3-тарау. Субъективті өлшемшарттар

      8. Субъективті өлшемшарттар өрескел, елеулі, болмашы болып үш дәрежеге бөлініп, тексеру парақтарында келтірілген Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасының сақталуы саласындағы Қазақстан Республикасы заңнамасының талаптары (бұдан әрі – талаптар) негізінде жасалған және осы Өлшемшарттардың қосымшасында келтірілген.

      9. Өрескел бұзушылық – архив ісі және құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы нормативтік құқықтық актілермен белгіленген талаптарды бұзудың мыналарға әкелуі:

      Ұлттық архив қорының құжаттарын, жеке құрам бойынша құжаттарды заңсыз жою (жоғалту), зақымдау, қолдан жасауға;

      жеке және заңды тұлғалардың құқықтарына, бостандықтары мен заңды мүдделеріне қатысты белгіленген тәртіппен жинақталған архивтік құжаттарды беруден бас тарту, не жеке және заңды тұлғаларға толық емес немесе көрінеу жалған ақпарат беруге әкелген немесе әкелуі мүмкін.

      Елеулі бұзушылық – архив ісі және құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы нормативтік құқықтық актілермен белгіленген талаптарды бұзу, атап айтқанда:

      құжат айналымын ұйымдастыру бөлігінде архивтік құжаттарды құжаттау және басқару; мөрлерді, мөртабандарды, бланкілерді есепке алу, сақтау; Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды қабылдау, сақтау, есепке алу және пайдалану тәртібін.

      Болмашы бұзушылық – архив ісі және құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы нормативтік құқықтық актілермен белгіленген құжаттарды ресімдеу және олардың орындалуын бақылау бөлігінде; құжаттарды сақтауға тапсыру мерзімдерін сақтау; сақтауға тапсыру үшін істерді ресімдеу; құжаттарды пайдалану тәртібінің талаптарын бұзу.

      10. Субъективті өлшемшарттарды айқындау мынадай:

      1) архив ісі және құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы заңнама талаптарының бұзылуы туралы ақпарат жинау;

      2) ақпаратты талдау және тәуекелдерді бағалау кезеңдерін қолдана отырып жүзеге асырылады.

      11. Субъективті өлшемшарттар бойынша тәуекел дәрежесін бағалау үшін мынадай ақпарат көздері пайдаланылады:

      1) тексерілетін субъектілердегі алдыңғы тексерістердің нәтижелері. Бұл ретте, бұзушылықтардың ауырлық дәрежесі (өрескел, елеулі, болмашы) тексеру парақтарында көрсетілген, архив ісі және құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы заңнама талаптарын орындамаған жағдайда белгіленеді;

      2) архив ісі және құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы заңнаманың талаптарының бұзылуы туралы жеке және заңды тұлғалардан түскен расталған шағымдар мен өтініштердің болуы;

      3) мемлекеттік органдардың, мемлекеттік мекемелердің интернет-ресурстарын және бұқаралық ақпарат құралдарын талдау нәтижелері.

      12. Субъективті өлшемшарттар маңыздылығы мен қоғамға қауіптілігіне байланысты, осы Өлшемшарттардың қосымшасына сәйкес, Ұлттық архив қоры және архивтер туралы Қазақстан Республикасының заңнамасының сақталуының тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттарында қарастырылған бұзушылықтың 3 дәрежесіне: өрескел, елеулі және болмашы болып бөлінеді.

      13. Тексерілетін субъектіні тәуекел дәрежесіне жатқызу үшін тәуекел дәрежесінің көрсеткішін есептеудің мынадай тәртібі қолданылады.

      Бір өрескел бұзушылық анықталған кезде тексерілетін субъектіге 100 тәуекел дәрежесінің көрсеткіші теңестіріледі және оған қатысты ішінара тексеру жүргізіледі.

      Егер өрескел бұзушылықтар анықталмаса, онда тәуекел дәрежесінің көрсеткішін айқындау үшін елеулі және болмашы бұзушылықтар бойынша жиынтық көрсеткіш есептеледі.

      Елеулі бұзушылықтар көрсеткішін айқындау кезінде 0,7 коэффициенті қолданылады және бұл көрсеткіш мына формула бойынша есептеледі:



      ондағы:


- елеулі бұзушылықтардың көрсеткіші;

- тексеруге қойылатын елеулі бұзушылықтардың жалпы саны;

- анықталған елеулі бұзушылықтардың саны.

      Болмашы бұзушылықтар көрсеткішін айқындау кезінде 0,3 коэффициенті қолданылады және осы көрсеткіш мынадай формула бойынша есептеледі:



      ондағы:


- болмашы бұзушылықтардың көрсеткіші;

- болмашы бұзушылықтардың жалпы саны;

- анықталған болмашы бұзушылықтардың саны.

      Тәуекел дәрежесінің жалпы көрсеткіші 0-ден бастап 100-ге дейінгі шкала бойынша есептеледі және елеулі мен болмашы бұзушылықтардың көрсеткіштерін қосу жолымен мынадай формула бойынша айқындалады:



      мұндағы:


- тәуекел дәрежесінің жалпы көрсеткіші;

- елеулі бұзушылықтардың көрсеткіші;

- болмашы бұзушылықтардың көрсеткіші.

      14. Барлық ықтимал тәуекелдерге талдау жүргізілгеннен кейін, тексерілетін субъектілер тәуекелдің екі дәрежесі бойынша (тәуекелдің жоғары және жоғары дәрежесіне жатпайтын) бөлінеді.

      15. Тәуекел дәрежесінің көрсеткіштері бойынша тексерілетін субъект мынаған жатады:

      1) жоғары тәуекел дәрежесіне - 60-тан бастап 100-ді қоса алғанға дейінгі тәуекел дәрежесінің көрсеткіші кезінде және оған қатысты ішінара тексеріс жүргізіледі;

      2) жоғары тәуекел дәрежесіне жатқызылмағанда - 0-ден бастап 60-қа дейінгі тәуекел дәрежесінің көрсеткіші кезінде және оған қатысты жоспардан тыс тексеріс жүргізіледі.

4-тарау. Қорытынды ережелер

      16. Ішінара тексеріс жүргізу жиілігі жылына бір рет.

      17. Ішінара тексерістер өткізілген талдау мен бағалау нәтижелері бойынша жартыжылдыққа арналып жасалатын, реттеуші мемлекеттік органның бірінші басшысымен бекітілген, ішінара тексерістер тізімінің негізінде жүргізіледі және тиісті есептік кезеңі басталғанға дейін күнтізбелік он бес күндік мерзімнен кешіктірмей, құқықтық статистика мен арнайы есепке алу жөніндегі уәкілетті органға жіберіледі.

      18. Іріктеп тексерулердің тізімдері:

      1) субъективті өлшемшарттар бойынша ең жоғары тәуекел дәрежесінің көрсеткіші бар бақылау тексерілетін субъектілердің басымдылығын;

      2) тексерілмейтін оң ұзақ кезеңді;

      3) тексеріс жүргізетін мемлекеттік органның лауазымдық тұлғаларына түсетін жүктемені ескере отырып жасалады.

      Ұлттық архив қоры және архивтер туралы Қазақстан Республикасы заңнамасының сақталуының тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттарына қосымша

Ұлттық архив қоры және архивтер туралы Қазақстан Республикасының заңнамасының сақталуының тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттары

№
р/б

Өлшемшарттар

Бұзушылық деңгейі

Алдыңғы тексерістер нәтижелері (ауырлық деңгейі төменде аталған талаптар сақталмаған жағдайда белгіленеді)

1

Ұйымдардың бланкілерінде типографиялық тәсілмен немесе нумератормен нөмірдің, сериясының болуы

елеулі

2

Тиісті журналдарда (деректер базасында) негізгі қызмет бойынша, жеке құрам бойынша бұйрықтардың жеке тіркелуінің болуы

елеулі

3

Жеке құрам бойынша бұйрықтардың реттік нөміріне сызықша арқылы қосылған "ж/қ" немесе "і" литерінің болуы

елеулі

4

Ұйымда басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметінің, ал штаттық кестеде басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету бойынша функцияларды атқаратын құрылымдық бөлімше болмаған жағдайда – жауапты лауазымдық тұлғаның болуы

елеулі

5

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 144 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 10129 болып тіркелген) Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларының 14-қосымшасына сәйкес нысан бойынша әр түріне басталған қорғауға жататын, баспа-бланкі өнімдерін есепке алу және оларды беру журналының болуы және жүргізілуі

елеулі

6

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 144 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 10129 болып тіркелген) Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларының 15-қосымшасына сәйкес нысан бойынша Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөрлерді, мөртабандарды және арнайы штемпельдік бояуларды есепке алу мен беру журналының болуы және жүргізілуі

елеулі

7

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 144 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 10129 болып тіркелген) Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларының 18-қосымшасына сәйкес нысан бойынша қорғауға жататын, баспа-бланкі өнімдерінің бүлінген даналарын жоюға бөлу туралы актінің болуы

елеулі

8

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 144 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 10129 болып тіркелген) Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларының 19-қосымшасына сәйкес нысан бойынша қорғауға жататын, мөрлер мен мөртабандарды жоюға бөлу туралы актінің болуы

елеулі

9

Ұйым басшысы бекіткен және ұйымның сараптау комиссиясымен, мемлекеттік архивтің (жергілікті атқарушы органның) сараптау тексеру комиссиясымен келісілген істер номенклатурасының болуы

елеулі

10

Жазбаша өтініштің негізінде және ұйым басшысының жазбаша рұқсатымен істерді басқа ұйымдарға уақытша пайдалануға беру талабының орындалуы

елеулі

11

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 145 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 10127 болып тіркелген) Ұлттық архив қорының құжаттарын, басқа да архив құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларының 13-қосымшасына сәйкес нысан бойынша архивтік құжаттарды сақтауға қабылдау-тапсыру актілерінің болуы

елеулі

12

Ұлттық архив қорының құрамына жатқызылған дәстүрлі және электрондық тасымалдағыштардағы құжаттардың уақытша сақтау мерзімдерінің шегінің сақталуы, оның ішінде:
1) Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігінің, Қазақстан Республикасы Парламенті Сенаты аппаратының, Қазақстан Республикасы Парламенті Мәжілісі аппаратының, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрі Кеңсесінің, Қазақстан Республикасы Конституциялық Кеңесінің, Қазақстан Республикасы Орталық сайлау комиссиясының, Қазақстан Республикасы Жоғарғы Сотының, Қазақстан Республикасы Бас прокуратурасының, Қазақстан Республикасы Ұлттық Банкінің, Қазақстан Республикасы министрліктерінің, Қазақстан Республикасы агенттіктерінің, Қазақстан Республикасы министрліктері комитеттерінің құжаттары – 15 жыл;
2) Қазақстан Республикасы министрліктерінің, Қазақстан Республикасы агенттіктерінің, Қазақстан Республикасы министрліктері комитеттерінің аумақтық органдарының құжаттары – 10 жыл;
3) акциялардың бақылау пакеті мемлекет меншігіне жататын ұйымдардың, республикалық деңгейдегі басқа да мемлекеттік заңды тұлғалардың құжаттары – 10 жыл;
4) облыстың (республикалық мәні бар қалалардың, астананың) жергілікті мемлекеттік басқару органдарының құжаттары – 10 жыл;
5) облыстық (республикалық мәні бар қалалық, астаналық) деңгейдегі мемлекеттік ұйымдардың құжаттары – 10 жыл;
6) қаланың (ауданның) жергілікті мемлекеттік басқару органдарының құжаттары – 5 жыл;
7) қалалық және аудандық деңгейдегі мемлекеттік заңды тұлғалардың құжаттары – 5 жыл;
8) азаматтық ахуал актілерінің жазбалары, шаруашылық кітаптар, азаматтарды тіркеу кітаптары, нотариалдық істердің жазбалары, сот істері және құжаттары – 75 жыл;
9) ғылыми-зерттеу, технологиялық және патенттік-лицензиялық құжаттама – 10 жыл;
10) тәжірибе-конструкторлық құжаттама – 15 жыл;
11) күрделі құрылыс жөніндегі жобалық құжаттама – 20 жыл;
12) картографиялық құжаттама – 25 жыл;
13) геодезиялық құжаттама – 25 жыл;
14) телеметриялық құжаттама – 5 жыл;
15) аудиовизуалды құжаттама – 3 жыл

елеулі

13

Ұйымда құжаттарды сақтауға арналған архив қоймасынан, зерттеушілердің жұмыс істеуіне арналған бөлмеден (оқу залынан), архив қызметкерлерінің жұмыс бөлмелерінен, серверлік және коммуникациялық жабдықтарға арналған бөлмелерден тұратын архивке арналған үй-жайдың болуы

елеулі

14

Архив қоймасында металлмен қапталған есіктердің және берік ысырмалары бар, металл немесе өрттен қорғайтын құралдармен өңделген ағаш стеллаждардың болуы

елеулі

15

Магниттік таспадағы құжаттарды тиісті көлемдегі байламаларға, катушкаларға немесе кассетаға орап, полиэтилен үлдірлі пакетке және заводтан шыққан қораптарға салып немесе заттаңбаларға арналған ойықтары бар полиэтилен футлярға (контейнерге) орналастырып сақтау бойынша талаптарды сақтау

елеулі

16

Компакт-дискілерді заводтан шыққан қаптамамен қаптап, қорапқа орналастырып сақтау бойынша талаптарды сақтау

елеулі

17

Микрофильмдерді, кинофильмдерді стандартқа сай қорғаныш ракордтарымен жабдықталған, байламаларға фотографиялық бөлігін сыртқа қаратып тығыз орап, орамдарын бума сыртына шығармай металл қораптарға орналастырып сақтау бойынша талаптарды сақтау

елеулі

18

Бейнеқұжаттарды заводтан шыққан қаптамада тігінен орналастырып сақтау бойынша талаптарды сақтау

елеулі

19

Сақтау құралдарын (стационарлы немесе жылжымалы металл стеллаждар, металл шкафтар мен сейфтер) орналастыру талаптарының сәйкес келуі:
1) стеллаждар қатарының ара қашықтығы (басты өтетін жер) – 120 сантиметрден кем емес;
2) стеллаждардың ара қашықтығы (өту) – 75 сантиметрден кем емес;
3) ғимараттың сыртқы қабырғасы мен сыртқы қабырғаға параллель стеллаждың ара қашықтығы – 75 сантиметрден кем емес;
4) стеллаждың немесе шкафтың (сейфтің) шет жағы мен қабырғалардың ара қашықтығы – 45 сантиметрден кем емес;
5) еден мен стеллаждың немесе шкафтың (сейфтің) төменгі сөресінің ара қашықтығы – 15 сантиметрден кем емес, ал цокольды қабаттарда – 30 сантиметрден кем емес

елеулі

20

Архив қоймаларында температура параметрлері мен ауаның салыстырмалы ылғалдылығын өлшеуге арналған бақылау-өлшеу аспаптарының (термометрлер, психрометрлер, гигрометрлер) болуы және олардың көрсеткіштерінің температура параметрлері мен ауаның салыстырмалы ылғалдылығын өлшеу журналында тіркелуі

елеулі

21

Ауаны салқындату жүйелерімен жабдықталған архив қоймаларында құжаттарды сақтау үшін мынадай температуралық-ылғалдылық режимін ұстауы:
1) ақпараттың қағаз тасымалдағыштардағы құжаттары үшін – температура +17°С – +19°С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 50-55%;
2) ақпараттың ақ-қара үлдір тасымалдағыштарындағы құжаттар үшін – температура + 15°С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40-55%;
3) ақпараттың ақ-қара үлдір тасымалдағыштарындағы құжаттар үшін – температура +2°С – +5°С, ауаның салыстармалы ылғалдылығы 40-55%;
4) магниттік таспадағы және дискілік тасымалдағыштарда құжаттар үшін – температура +8°С-ден +18°С дейін, ауаның салыстармалы ылғалдылығы – 45-65%;
5) ақпараттың электрондық тасымалдағыштарындағы құжаттар үшін – температура +15°С – +20°С, ауаның салыстармалы ылғалдылығы – 50-65%

елеулі

22

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 146 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 10128 болып тіркелген) Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архив құжаттарын ведомстволық және жеке меншік архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидаларының 17-қосымшасына сәйкес нысан бойынша Құжаттарды архив қоймасынан беру кітабының болуы және оның жүргізілуі

елеулі

23

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 145 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 10127 болып тіркелген) Ұлттық архив қорының құжаттарын, басқа да архив құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларының 35-қосымшасына сәйкес нысан бойынша облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнайы мемлекеттік архив қоймасынан оқу залына архивтік құжаттарды, пайдалану қорының көшірмелерін беру кітабының болуы және оның жүргізілуі

елеулі

24

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 145 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 10127 болып тіркелген) Ұлттық архив қорының құжаттарын, басқа да архив құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларының 37-қосымшасына сәйкес нысан бойынша архивтік құжаттарды өзге ұйымдарға уақытша пайдалануға беру туралы актілердің болуы

елеулі

25

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 146 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 10128 болып тіркелген) Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архив құжаттарын ведомстволық және жеке меншік архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидаларының 25-28-қосымшаларына сәйкес нысан бойынша ұйым архиві паспорттарының болуы

елеулі

26

Ұйым архивінде іс жүргізуде аяқталған құжаттар мен істердің құндылығын сараптау нәтижелері бойынша жасалған істер тізімдемелері бойынша құрылымдық бөлімшелерден ұйым архивіне тапсырылған істердің болуы

елеулі

27

Ұйымның Орталық сараптау комиссиясымен (Сараптау комиссиясының) келісілгеннен кейін ұйым басшысымен және жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік архивтің) Сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілген тұрақты сақталатын істер, құжаттар тізімдемесінің болуы

елеулі

28

Ұйымның Орталық сараптау комиссиясының (Сараптау комиссиясының) және жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік архивтің) Сараптау-тексеру комиссиясының келісуімен ұйым басшысымен бекітілген жеке құрам бойынша істер тізімдемесінің болуы

елеулі

29

Ұйымның Орталық сараптау комиссиясының (Сараптау комиссиясының) келісуімен ұйым басшысымен бекітілген уақытша (10 жылдан астам) сақталатын құжаттардың істер тізімдемесінің болуы

елеулі

30

Басқарушылық құжаттаманы ұйым архивіне сақтауға қабылдау кезінде осы тізімдеме бойынша тапсырылатын істердің, іс жүзінде бар істердің тізімдемедегі қорытынды жазбасына сәйкестігі

елеулі

31

Ұйымның Орталық сараптау комиссиясымен (Сараптау комиссиясымен) және жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік архивтің) Сараптау-тексеру комиссиясымен келісіліп, ұйым басшысымен бекітілген сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға шығару туралы актінің болуы

елеулі

32

Ұйым архивінің архивтік құжаттарды сақтауға арнайы салынған немесе ыңғайластырылған әкімшілік ғимаратта орналастырылуы

елеулі

33

Архив қоймасында газ, су құбыры, кәріз және басқа да магистральдық құбыржолдардың болмауы

өрескел

34

Құқықтық актілерде, хаттамаларда, банктік және қаржылық құжаттарда, азаматтардың құқықтары мен заңды мүдделеріне қатысты құжаттарда датаны сөз-сан тәсілімен жазуды пайдалану

елеулі

35

Хат алмасудың бір іс жүргізу жылына топтастырылуы және оның хронологиялық дәйектілікпен жүйеленуі, жауап құжаттың сұрау салу құжатынан кейін салынуы

болмашы

36

Жалақы бойынша дербес шоттардың жеке істерге қалыптастырылуы және оларда жұмыскерлер тектерінің әліпбилік ретпен орналастырылуы

елеулі

37

Істің парақтарын нөмірлеу тәртібінің сақталуы:
1) бір шетінен тігілген А4 форматынан үлкен парақ, жоғарғы оң жағында бір парақ ретінде нөмірленуі;
2) парақтарының өзіндік нөмірі бар құжаттарды, оның ішінде баспа басылымдарын жалпы тәртіп бойынша нөмірлену немесе егер істегі парақтардың орналасу тәртібіне сәйкес келсе, олардың өзіндік нөмірленуінің сақталуы;
3) бірнеше томнан немесе бөліктен тұратын істердің парақтарын әр том немесе бөлік бойынша жеке нөмірлену;
4) істе жеке парақты құрайтын фотосуреттер, сызбалар, диаграммалар және иллюстративті және ерекше құжаттардың сыртқы жағынан сол жақ жоғары бұрышында нөмірлену;
5) іске тігілген салымдары бар конверттердің бірінші, содан кейін конверттің ішіндегі салымдардың кезекті нөмірмен нөмірлену;
6) түптелген істің қосымшасын жеке том ретінде рәсімдеуі және оны бөлек нөмірлеуі;
7) нөмірлеуде қателер көп табылған жағдайда істің парақтарының қайта нөмірлену. Парақтарды қайта нөмірлеу кезінде ескі нөмірлерді сызуы және олардың жанына парақтардың жаңа нөмірлерін қоюы, істің соңында жаңа куәландыру парағын жасауы, ескі куәландыру парағын сызуы және істе сақтауы;
8) парақтардың нөмірленуінде жекелеген қателіктер болған кезде парақтардың литерлік нөмірлерін қолдануы

болмашы

38

Тізімдеменің әрбір данасының соңында санмен және жазбаша іс жүзінде қабылданған істердің санының, істерді қабылдау-тапсыру күнінің, сондай-ақ архивке жауапты қызметкер мен істерді өткізген тұлғаның қолдарының болуы

елеулі

39

Архив қоймаларында алғашқы қорғау құралдарының (архивтік қораптардың, папкалардың, арнайы қаптардың, пакеттердің және тағы сол сияқты) болуы

елеулі

40

Облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерінде толықтыру көздерінен Ұлттық архив қорының құжаттарын қабылдаудың жоспар-кестесінің болуы

елеулі

41

Облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнайы мемлекеттік архивтерде архив қоймасына кіруге рұқсаты бар тұлғалардың тізімінде осы архив қоймасының меңгерушісі, жұмыскері, архив басшысы, оның орынбасары және бас қор сақтаушысынан басқа тұлғалардың болмауы

елеулі

42

Архив үй-жайларының құлыптарына кілттерді тіркеу журналын жүргізу үшін жауапкершілікті жүктеу туралы бұйрықтың болуы

елеулі

43

Архив үй-жайларының құлыптарына кілттерді тіркеу журналының болуы және оның жүргізілуі мен онда жұмыскердің архив үй-жайларының кілттерін алғаны үшін қол таңбасының болуы

елеулі

44

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 145 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 10127 болып тіркелген) Ұлттық архив қорының құжаттарын, басқа да архив құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларының 38-қосымшасына сәйкес нысан бойынша архивтік құжаттардың келіп түсуін есепке алу кітабының болуы және оның жүргізілуі

елеулі

45

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 145 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 10127 болып тіркелген) Ұлттық архив қорының құжаттарын, басқа да архив құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларының 39-қосымшасына сәйкес нысан бойынша облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнайы мемлекеттік архивтерде қорлар тізімінің болуы

елеулі

46

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 145 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 10127 болып тіркелген) Ұлттық архив қорының құжаттарын, басқа да архив құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларының 43-қосымшасына сәйкес нысан бойынша облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнайы мемлекеттік архивтерде істер тізімдемесі тізілімінің, құжаттардың болуы

елеулі

47

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 145 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 10127 болып тіркелген) Ұлттық архив қорының құжаттарын, басқа да архив құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларының 49-қосымшасына сәйкес нысан бойынша облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнайы мемлекеттік архивтерде аса құнды істер, құжаттар тізімдемелері тізілімінің болуы

елеулі

48

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 145 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 10127 болып тіркелген) Ұлттық архив қорының құжаттарын, басқа да архив құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларының 45-қосымшасына сәйкес нысан бойынша облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнайы мемлекеттік архивтерде Қазақстан Республикасының ұлттық құндылығы объектілеріне жататын құжаттың есепке алу парағының және сипаттамасының болуы

болмашы

49

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 145 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 10127 болып тіркелген) Ұлттық архив қорының құжаттарын, басқа да архив құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларының 46-қосымшасына сәйкес нысан бойынша облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнайы мемлекеттік архивтерде аса құнды құжаттары бар қорлар тізімінің болуы

елеулі

50

Облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнайы мемлекеттік архивтерде қорлар істерінің болуы

елеулі

51

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 145 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 10127 болып тіркелген) Ұлттық архив қорының құжаттарын, басқа да архив құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларының 58-қосымшасына сәйкес нысан бойынша құжаттарды құпиясыздандыру туралы актінің болуы

елеулі

52

Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің 2013 жылғы 6 ақпандағы № 27 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 8366 болып тіркелген) Ұлттық архив қоры құжаттарының құрамы туралы деректердің орталықтандырылған мемлекеттік есебін жүргізу қағидаларының 5-қосымшасына сәйкес нысан бойынша облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнайы мемлекеттік архивтерде архивтің толықтыру көздері болып табылатын ұйымдардың паспортының болуы

елеулі

53

Келесі архивтік құжаттарды жеке сақтау бойынша талаптардың сақталуы:
1) құпия құжаттар;
2) Қазақстан Республикасының ұлттық мәдени құндылығына жататын объектілер, сондай-ақ ресімделуінде немесе қосымшасында құнды металлдары және тастары бар архивтік құжаттар;
3) нитронегіздегі архивтік құжаттар;
4) биологиялық зиянкестермен зақымдалған архивтік құжаттар;
5) архивтің толықтыру көзі болып табылатын ұйымның таратылуына байланысты архивке сақтауға тапсырылған құжаттардың уақытша сақтау мерзімдері

елеулі

54

Облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнайы мемлекеттік архивтерде толықтыру көздерінің бекітілген жиынтық тізімдерінің болуы

елеулі

55

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 145 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 10127 болып тіркелген) Ұлттық архив қорының құжаттарын, басқа да архив құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларының 20-қосымшасына сәйкес нысан бойынша облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнайы мемлекеттік архивтерде архив қорындағы істердің, құжаттардың толықтығы мен жай-күйін тексеру парағының болуы

елеулі

56

Архивтік қор ішінде сақтау бірліктерінің атауларының бөлім (бөлімше) бойынша келесі белгілерді ескере отырып жүйелеуді жүзеге асыру:
1) құрылымдық (сақтау бірліктерінің құрылымдық бөлімшелерге жатуына байланысты);
2) хронологиялық (сақтау бірліктерінің кезеңі мен мерзімі бойынша);
3) функционалдық, салалық, тақырыптық, тақырыптық-сұрақтық (сақтау бірліктерінің мазмұнына қатысты ұйымның қызметін, тақырыптар немесе мәселелерді есепке ала отырып);
4) атаулы (іс жүргізудің нысаны бойынша – құжаттың түрлері және әр алуандығы);
5) корреспонденттік (ұйымдар және жеке тұлғалармен хат алмасу барысында сақтау бірліктері түзілген жағдайда);
6) географиялық (құжаттың мазмұнымен, олардың авторымен, корреспонденттерімен байланысты белгілі аумаққа, тұрғылықты жеріне және басқа да географиялық нысандарына сәйкес);
7) авторлық (құжаттардың авторы болып табылатын ұйымдардың атауымен немесе тұлғалардың аты-жөні бойынша)

елеулі

57

Облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнайы мемлекеттік архивтерде архивтік қор деңгейіндегі архивтік анықтамалықтың сипаттау мақаласының мазмұнының келесі талаптарға сәйкес келуі:
1) архивтік қордың атауы;
2) архивтік қор туралы анықтамалық деректер;
3) қордың тарихи анықтамасы;
4) архивтік құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы аңдатпа;
5) қол жеткізу мен пайдалану шарттары туралы ақпарат;
6) библиография

елеулі

58

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 144 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 10129 болып тіркелген) Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларының 7-қосымшасына сәйкес нысан бойынша облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерде консультативтік-кеңесші органдары хаттамаларының болуы

елеулі

59

Облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерде жоспарлау-есеп беру құжаттамасының болуы

елеулі

60

Облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерінің жоспарлық көрсеткіштерді орындауы

елеулі

61

Облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерінде архивті толықтыру көзі болып табылатын ұйымдарға бақылау істерінің болуы

елеулі

62

Облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерінде архивтік анықтамалықтардың (жөнсілтерлер, каталогтар, көрсеткіштер, шолулар) болуы

елеулі

Жеке және заңды тұлғалар тарапынан расталған шағымдар
мен өтініштердің болуы

63

Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасын сақтау саласындағы бұзушылықтар туралы расталған шағымның немесе өтініштің болуы

елеулі

64

Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасын сақтау саласындағы бұзушылықтар туралы екі немесе одан көп расталған шағымдардың немесе өтініштердің болуы

өрескел

Мемлекеттік органдардың, мемлекеттік мекемелердің интернет-ресурстарын және бұқаралық ақпарат құралдарын талдау нәтижелері

65

Ұлттық архив қорының құжаттарын, жеке құрам бойынша құжаттарды уәкілетті органның немесе облыстың, республикалық маңызы бар қаланың, астананың жергілікті атқарушы органымен келісусіз жою фактісінің болуы

өрескел

66

Жеке және заңды тұлғалардың Қазақстан Республикасының "Ұлттық архив қоры және архивтер туралы" 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Заңының 16-бабында белгіленген жеке және заңды тұлғалардың жекелеген санаттарынан басқа Ұлттық архив қорының пайдалану үшін ашық құжаттарын пайдалану құқығын шектеу фактісінің болуы

елеулі

67

Уәкілетті органның рұқсатынсыз Ұлттық архив қорының мемлекеттік меншіктегі құжаттарын Қазақстан Республикасынан тысқары жерлерге әкетуге фактісінің болуы

елеулі

68

Ұлттық архив қоры құжаттарының сақталуын қамтамасыз ету бойынша талаптардың бұзылу фактісінің болуы

елеулі

  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2017 жылғы 9 маусымдағы
№ 172 және
Қазақстан Республикасы
Ұлттық экономика министрінің
2017 жылғы 14 тамыздағы
№ 301 бірлескен бұйрығына
2-қосымша

Электрондық құжат айналымы және электрондық архивтер саласындағы Қазақстан Республикасы заңнамасының сақталуы тұрғысынан электрондық құжаттар мен электрондық архивтерді пайдалана отырып іс-қағаздарын жүргізу мәселелері бойынша тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттары

1-тарау. Жалпы ережелер

      1. Осы Электрондық құжат айналымы және электрондық архивтер саласындағы Қазақстан Республикасы заңнамасының сақталуы тұрғысынан электрондық құжаттар мен электрондық архивтерді пайдалана отырып іс-қағаздарын жүргізу мәселелері бойынша тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттары (бұдан әрі – Өлшемшарттар) Қазақстан Республикасының 2015 жылғы 29 қазандағы Кәсіпкерлік кодексіне, Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы "Ұлттық архив қоры және архивтер туралы" Заңына, Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2004 жылғы 17 сәуірдегі № 430 қаулысымен бекітілген Электрондық құжат айналымы ережесiне, Қазақстан Республикасы Ұлттық экономика министрінің міндетін атқарушының 2015 жылғы 25 қарашадағы № 722 бұйрығымен бекітілген Мемлекеттік органдардың (Қазақстан Республикасының Ұлттық Банкін қоспағанда) тәуекелді бағалау жүйесін қалыптастыру әдістемесіне, нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 12389 болып тіркелген, сәйкес жасалған және тексерілетін субъектілерді тәуекел дәрежелеріне жатқызуға және ішінара тексеру жүргізу кезінде тексерілетін субъектілерді іріктеу үшін әзірленді.

      2. Осы Өлшемшарттарда мынадай ұғымдар пайдаланылады:

      1) тәуекел – тексерілетін субъектінің қызметі нәтижесінде жеке, заңды тұлғалардың және мемлекеттің заңды мүдделеріне, оның салдарының ауырлық деңгейін ескере отырып, зиян келтіру ықтималдылығы;

      2) тексерілетін субъектілер – қызметі барысында Ұлттық архив қорының құжаттары және басқа да архивтік құжаттар қалыптасатын заңды тұлғалар;

      3) тәуекелдерді бағалау жүйесі – тексерістерді белгілеу мақсатында бақылау және қадағалау органымен жүргізілетін іс-шаралар кешені;

      4) тәуекел дәрежесін бағалаудың субъективті өлшемшарттары (бұдан әрі – субъективті өлшемшарттар) – нақты берілген тексерілетін субъектінің қызмет нәтижелеріне байланысты тексерілетін субъектілерді іріктеу үшін пайдаланылатын тәуекелдер дәрежесін бағалау өлшемшарттары.

      5) өрескел бұзушылық – электрондық құжаттардың заңсыз жойылуына (жоғалуына), зақымдалуына, қолдан жасалуына әкелген немесе әкелуі мүмкінэлектрондық құжат және электрондық архивтер саласындағы нормативтік құқықтық актілермен белгіленген талаптарды бұзу;

      6) елеулі бұзушылық – электрондық құжат және электрондық архивтер саласында архив ісі және құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы нормативтік құқықтық актілермен белгіленген электрондық құжат айналымы жүйесінің функционалына, электрондық құжаттардың деректемелік бөлігіне электрондық құжаттардың сақтау мерзімдеріне және олардың электрондық тіркеу бақылау карточкаларына, электрондық құжат айналымы тәртібіне қойылатын талаптарды бұзу;

      7) болмашы бұзушылық – электрондық құжат және электрондық архивтер саласындағы нормативтік құқықтық актілермен белгіленгенбірыңғай нормативтік-анықтамалық ақпаратты пайдалану тәртібіне, ұйымдардың электрондық құжат айналымы жүйесіндегі электрондық және қағаз құжаттардың ара қатынасына қатысты талаптарды бұзу.

      3. Ішінара тексерулер үшін тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттары объективті және субъективті өлшемшарттар арқылы қалыптастырылады.

2-тарау. Объективті өлшемшарттар

      4. Тексерілетін субъектілерді тәуекел дәрежесіне (елеулі, болмашы) жатқызу тексерілетін субъектілердің Ұлттық архив қорының электрондық құжаттарын жоюға (жоғалтуға), зақымдауға, қолдан жасауға әкелуі мүмкін Ұлттық архив қорының құжаттарын сақтауды қамтамасыз етумен байланысты қызметі нәтижесінде жеке және заңды тұлғалардың заңды мүдделеріне, мемлекеттің мүліктік мүдделеріне зиян келтіру мүмкіндігіне байланысты жүзеге асырылады.

      5. Объективті өлшемшарттар бойынша тәуекелдің жоғары дәрежесіне:

      1) электрондық құжат айналымын ұйымдастыру үшін мемлекеттік органдардың бірыңғай электрондық құжат айналымы жүйесін (бұдан әрі – МО БЭҚАЖ) немесе электрондық құжат айналымы жүйесін (бұдан әрі – ЭҚЖ) пайдаланатын мемлекеттік заңды тұлғалар;

      2) электрондық құжат айналымын ұйымдастыру үшінМО БЭҚАЖ немесе ЭҚЖ пайдаланатын жергілікті мемлекеттік басқару органдарыжатады.

      6. Объективті өлшемшарттар бойынша жоғары тәуекел дәрежесіне жатқызылмаған бақылау субъектілеріне электрондық құжат айналымын ұйымдастыру үшін ЭҚЖ пайдаланатын мемлекеттік емес заңды тұлғалар жатады.

      7. Тәуекелдің жоғары дәрежесіне жатқызылған бақылау субъектілеріне қатысты ішінара тексерістер қолданылады.

      Тәуекелдің жоғары дәрежесіне жатқызылмайтын бақылау субъектілерге қатысты жоспардан тыс тексерулер мен бақылаудың өзге де нысандары жүргізіледі.

3-тарау. Тәуекел дәрежесінің субъективті өлшемшарттары

      8. Субъективті өлшемшарттар келесі кезеңдерді қолдана отырып айқындалады:

      1) архив ісі және құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы заңнама талаптарының бұзылуы туралы ақпарат жинау;

      2) ақпаратты талдау және тәуекелдерді бағалау.

      9. Субъективті өлшемшарттар бойынша тәуекел дәрежесін бағалау үшін мынадай ақпарат көздері пайдаланылады:

      1) тексерілетін субъектілердегі алдыңғы тексерістердің нәтижелері. Бұл ретте, бұзушылықтардың ауырлық дәрежесі (өрескел, елеулі, болмашы) тексеру парақтарында көрсетілген электрондық құжат айналымы және электрондық архивтер саласындағы Қазақстан Республикасының заңнамасының сақталуы тұрғысынан электрондық құжаттар мен электрондық архивтерді пайдалана отырып іс-қағаздарын жүргізу талаптарын орындамаған жағдайда белгіленеді;

      2) электрондық құжат айналымы және электрондық архивтер саласындағы Қазақстан Республикасы заңнамасының сақталуы тұрғысынан электрондық құжаттар мен электрондық архивтерді пайдалана отырып іс-қағаздарын жүргізу талаптардың бұзылуы туралы тексерілетін субъектілерге қатысты жеке және заңды тұлғалардан түскен расталған шағымдардың немесе өтініштердің болуы.

      10. Субъективті өлшемшарттар маңыздылығы мен қоғамдық қауіптілігіне байланысты, осы Өлшемшарттардың қосымшасына сәйкес, Электрондық құжат айналымы және электрондық архивтер саласындағы Қазақстан Республикасы заңнамасының сақталуы тұрғысынан электрондық құжаттар мен электрондық архивтерді пайдалана отырып іс-қағаздарын жүргізу мәселелері бойынша тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттарында қарастырылған бұзушылықтың 3 дәрежесіне: өрескел, елеулі және болмашы болып бөлінеді.

      11. Тексерілетін субъектіні тәуекел дәрежесіне жатқызу үшін тәуекел дәрежесінің көрсеткішін есептеудің мынадай тәртібі қолданылады.

      Бір өрескел бұзушылық анықталған кезде тексерілетін субъектіге 100 тәуекел дәрежесінің көрсеткіші теңестіріледі және оған қатысты ішінара тексеру жүргізіледі.

      Егер өрескел бұзушылықтар анықталмаса, онда тәуекел дәрежесінің көрсеткішін айқындау үшін елеулі және болмашы бұзушылықтар бойынша жиынтық көрсеткіш есептеледі.

      Елеулі бұзушылықтар көрсеткішін айқындау кезінде 0,7 коэффициенті қолданылады және бұл көрсеткіш мына формула бойынша есептеледі:



      ондағы:


- елеулі бұзушылықтардың көрсеткіші;

- тексеруге қойылатын елеулі бұзушылықтардың жалпы саны;

- анықталған елеулі бұзушылықтардың саны.

      Болмашы бұзушылықтар көрсеткішін айқындау кезінде 0,3 коэффициенті қолданылады және осы көрсеткіш мынадай формула бойынша есептеледі:



      ондағы:


- болмашы бұзушылықтардың көрсеткіші;

- болмашы бұзушылықтардың жалпы саны;

- анықталған болмашы бұзушылықтардың саны.

      Тәуекел дәрежесінің жалпы көрсеткіші 0-ден бастап 100-ге дейінгі шкала бойынша есептеледі және елеулі мен болмашы бұзушылықтардың көрсеткіштерін қосу жолымен мынадай формула бойынша айқындалады:



      мұндағы:


- тәуекел дәрежесінің жалпы көрсеткіші;

- елеулі бұзушылықтардың көрсеткіші;

- болмашы бұзушылықтардың көрсеткіші.

      12. Барлық ықтимал тәуекелдерге талдау жүргізілгеннен кейін, тексерілетін субъектілер тәуекелдің екі дәрежесі бойынша (тәуекелдің жоғары және жоғары дәрежесіне жатпайтын) бөлінеді.

      13. Тәуекел дәрежесінің көрсеткіштері бойынша тексерілетін субъект мынаған жатады:

      1) жоғары тәуекел дәрежесіне – 60-тан бастап 100-ді қоса алғанға дейінгі тәуекел дәрежесінің көрсеткіші кезінде және оған қатысты ішінара тексеріс жүргізіледі;

      2) жоғары тәуекел дәрежесіне жатпайтынға – 0-ден бастап 60-қа дейінгі тәуекел дәрежесінің көрсеткіші кезінде және оған қатысты жоспардан тыс тексеріс жүргізіледі.

4-тарау. Қорытынды ережелер

      14. Ішінара тексеріс жүргізу жиілігі жылына бір рет.

      15. Ішінара тексерістер өткізілген талдау мен бағалау нәтижелері бойынша жартыжылдыққа арналып жасалатын, реттеуші мемлекеттік органның бірінші басшысымен бекітілген, ішінара тексерістер тізімінің негізінде жүргізіледі және тиісті есептік кезең басталғанға дейін күнтізбелік он бес күндік мерзімнен кешіктірмей, құқықтық статистика мен арнайы есепке алу жөніндегі уәкілетті органға жіберіледі.

      16. Іріктеп тексерулердің тізімдері:

      1) субъективті өлшемшарттар бойынша ең жоғары тәуекел дәрежесінің көрсеткіші бар бақылау субъектілердің басымдығын;

      2) тексерілмейтін ұзақ кезеңді;

      3) тексеріп жүргізетін мемлекеттік органның лауазымдық тұлғаларына түсетін жүктемені ескере отырып жасалады.

  Электрондық құжат айналымы
және электрондық архивтер
саласындағы Қазақстан
Республикасының
заңнамасының сақталуы
тұрғысынан электрондық
құжаттар мен электрондық
архивтерді пайдалана отырып іс-
қағаздарын жүргізу мәселелері
бойынша тәуекел дәрежесін
бағалау өлшемшарттарына
қосымша

Электрондық құжат айналымы және электрондық архивтер саласындағы Қазақстан Республикасы заңнамасының сақталуы тұрғысынан электрондық құжаттар мен электрондық архивтерді пайдалана отырып іс-қағаздарын жүргізу мәселелері бойынша тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттары

№
р/б

Өлшемшарттар

Бұзушылық деңгейі

Алдыңғы тексерістер нәтижелері (ауырлық деңгейі төменде аталған талаптар сақталмаған жағдайда белгіленеді)

1

Ұлттық архив қоры құжаттарының сақталуын қамтамасыз ету және құжаттардың сақтандыру көшірмелерінің болуы

елеулі

2

Мемлекеттік органдарда электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесінің (бұдан әрі – ЭҚАБЖ) болуы

елеулі

3

Электрондық құжаттың мазмұнды бөлігінде бір немесе бірнеше файлдардың мынадай форматтарды сақтауы:
1) PDF, TIFF, JPEG – графикалық формат;
2) RTF, DOC, DOCX – мәтіндік формат;
3) XLS, XLSX – кестелік формат;
4) PPT – таныстырулар;
5) RAR, ZIP – архивтелген формат

елеулі

4

Электрондық тіркеу бақылау карточкаларының сақтау мерзімі мен тәртібінің электрондық құжаттардың сақтау мерзіміне сәйкес келуі

елеулі

5

Электрондық құжат айналымы жүйесін пайдаланатын мемлекеттік органдардың сақтау мерзімі 10 жылға дейінгі басқарушылық құжаттармен хат алмасуды тек электрондық цифрлық қолтаңбамен куәландырылған электрондық құжат түрінде жүргізуі

елеулі

6

Сақтау мерзімі 75 жыл, тұрақты, сондай-ақ "сараптау-тексеру комиссиясы" белгісі бар электрондық құжаттардың қағаз құжаттағы түпнұсқаларының болуы

елеулі

7

Электрондық құжаттарды сақтау кезінде электрондық құжаттардың және электрондық цифрлық қолтаңбаның тиісті ашық кілттерін байланыстырудың (үйлестірудің) қамтамасыз етілуі

елеулі

8

Істер номенклатурасында ұсынылған құжат нысанының: ақпарат жеткізгіші көрсетілген электрондық немесе қағаздағы болуы

болмашы

9

Электрондық құжаттардың электрондық құжаттардағы қалыптастырылған электрондық цифрлық қолтаңбалардың бір мезгілде сақталуын қамтамасыз ете отырып, қалыптастырылған, жөнелтілген немесе алынған форматта (салынған файлдарға қатысты) сақталуы

елеулі

10

Электрондық құжаттар және деректер базасының ұйымның істер номенклатурасына сәйкес қағаз жеткізгіштегі құжаттардан бөлек істерге (папкаларға) ақпараттық тасығышта бөлек қалыптастырылуы

елеулі

11

Электрондық істердің атауының деректер базасының атауына сәйкес келуі

елеулі

12

Уәкілетті органмен немесе облыстың, республикалық маңызы бар қаланың, астананың жергілікті атқарушы органымен келісілмеген электрондық құжаттарды жоюға бөлу туралы актінің болмауы

өрескел

Жеке және заңды тұлғалар тарапынан расталған шағымдар
мен өтініштердің болуы

13

Электрондық құжат айналымы және электрондық архивтер саласындағы расталған шағымның немесе өтініштің болуы

елеулі

14

Электрондық құжат айналымы және электрондық архивтер саласындағы екі немесе одан көп расталған шағымдардың немесе өтініштердің болуы

өрескел

  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2017 жылғы 9 маусымдағы
№ 172 және
Қазақстан Республикасы
Ұлттық экономика министрінің
2017 жылғы 14 тамыздағы
№ 301 бірлескен бұйрығына
3-қосымша

Архив ісі және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы заңнаманың сақталуын тексеру парағы

      ________________________________________________________________________ салалары

      (Қазақстан Республикасының 2015 жылғы 29 қазандағы

      Кәсіпкерлік Кодексінің 138-бабына сәйкес)

      ________________________________________________________________________ қатысты

      (тексерілетін субъектілердің (объектілер) ұқсас топтарының атауы)

      Тексеруді тағайындаған мемлекеттік орган ___________________________________________

      ________________________________________________________________________________

      Тексеруді тағайындау туралы акт ___________________________________________________

      (№, күні)

      Тексерілетін субъектінің (объектінің) атауы __________________________________________

      ________________________________________________________________________________

      Тексерілетін субъектінің (объектінің) (жеке сәйкестендіру нөмірі) бизнес-сәйкестендіру

      нөмірі__________________________________________________________________________

      Орналасқан жерінің мекенжайы ____________________________________________________

      ________________________________________________________________________________

№
р/б

Талаптар тізбесі

Талап етіледі

Талап етілмейді

Талаптарға сәйкес келеді

Талаптарға сәйкес келмейді

1

2

3

4

5

6

1

Әрқайсысы жеке бланкiлерде (жеке парақтарда) басылып шығарылған қазақ тіліндегі құжаттың және орыс тілінде немесе өзге тілде жасалатын теңтүпнұсқалы құжаттың бірыңғай деректемелермен рәсімделуі





2

Шағын және орта кәсіпкерлік субъектілерінің құжатты қағаздың ақ парақтарында дайындаған кезде:
1) құжатты шығарған ұйымның ресми атауын;
2) хатты есепке алмағанда құжат түрінің атауын;
3) құжаттың күнін;
4) құжаттың тіркеу нөмірін;
5) құжатқа қол қойған тұлға лауазымының атауын, қолын және қолының толық жазылуын;
6) мөр бедерін көрсетуі





3

Ұйымның, филиалдың (өкілдіктің) ресми атауының ұйымдастырушылық-құқықтық нысаны көрсетіліп құрылтай құжаттарына атауына сәйкес келуі





4

Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген бланкіде эмблеманың, логотиптің немесе тауар белгісінің (қызмет көрсету белгісінің) болмауы





5

Хат бланкісіндегі ұйым туралы анықтамалық деректерде почталық мекенжайдың, телефондар, телефакстер нөмірлерінің, электрондық почта мекенжайының көрсетілуі





6

Ұйымның, филиалдың (өкілдіктің) қысқартылған атауының құрылтай құжаттарында бекітілген атауға сәйкес келуі және толық атауынан төмен жақша ішінде орналасуы





7

Хаттан басқа құжаттардың барлық түрінде бас әріптермен жартылай қалың қаріппен басылған құжат түрінің атауы көрсетілуі





8

Хаттан басқа құжаттардың барлық түрлерінде құжаттың жасалған немесе басып шығарылған жерінің көрсетілуі





9

Ұйымда басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметінің, ал штаттық кестеде басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету бойынша функцияларды атқаратын құрылымдық бөлімше болмаған жағдайда – жауапты лауазымдық тұлғаның болуы





10

Ұйымдардың бланкілерінде типографиялық тәсілмен немесе нумератормен қойылған нөмірдің, сериясының болуы





11

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 144 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 10129 болып тіркелген) Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларының 15-қосымшасына сәйкес нысан бойынша Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөрлерді, мөртабандарды және арнайы штемпельдік бояуларды есепке алу мен беру журналының болуы және жүргізілуі





12

Қорғауға жататын баспа-бланкі өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды және құжаттарды қорғау құралдарын мөр басылатын сейфтерде немесе темір шкафтарда сақтау





13

Есепке алу және беру журналдарында ұйым басшысының бұйрығымен (өкімімен) құрылған қорғауға жататын баспа-бланкі өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды және құжаттарды қорғау құралдары даналарының бар болуын тексеру комиссиясы тексеруінің нәтижелері туралы белгінің болуы





14

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 144 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 10129 болып тіркелген) Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларының 14-қосымшасына сәйкес нысан бойынша әр түріне басталған қорғауға жататын, баспа-бланкі өнімдерін есепке алу және оларды беру журналының болуы және жүргізілуі





15

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 144 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 10129 болып тіркелген) Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларының 18-қосымшасына сәйкес нысан бойынша қорғауға жататын, баспа-бланкі өнімдерінің бүлінген даналарын жоюға шығару туралы актінің болуы





16

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 144 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 10129 болып тіркелген) Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларының 19-қосымшасына сәйкес нысан бойынша қорғауға жататын мөрлер мен мөртабандарды жоюға бөлу туралы актінің болуы





17

Құқықтық актілерде, хаттамаларда, банктік және қаржылық құжаттарда, азаматтардың құқықтары мен заңды мүдделеріне қатысты құжаттарда датаны сөз-сан тәсілімен жазуды пайдалану





18

Бекіту және келісу бұрыштамаларының орналасуы мен олардың мазмұнына қойылатын талаптардың сақталуы





19

Нормативтік емес құқықтык актілер деректемелерінің сақталуы, оның ішінде:
1) Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы немесе эмблема, логотип, тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі) бейнесі;
2) ұйымның ресми атауы;
3) құжат түрінің атауы;
4) бұйрықтың датасы;
5) бұйрықтың тіркеу нөмірі;
6) бұйрықтың шығарылған жері;
7) мәтіннің тақырыбы;
8) мәтін;
9) қолы;
10) бұйрықты келіскендігі туралы белгі;
11) ұйым мөрінің бедері





20

Лауазымның атауы мен қойылған қолдың бір бөлігін қамтитындай етіп қойылған ұйым мөрі бедерінің болуы





21

Тиісті журналдарда (деректер базасында) негізгі қызмет бойынша, жеке құрам бойынша бұйрықтардың жеке тіркелуінің болуы





22

Жеке құрам бойынша бұйрықтардың реттік нөміріне сызықша арқылы қосылған "ж/қ" немесе "і" литерінің болуы





23

Негізгі қызмет бойынша бұйрықтардың (өкімдердің), жеке құрам, әкімшілік-шаруашылық қызмет бойынша бұйрықтардың (өкімдердің) істер номенклатурасына сәйкес жеке-жеке істерде қалыптастырылуы





24

Хаттама деректемелерінің сақталуы, соның ішінде:
1) ұйымның және (немесе) құрылымдық бөлімшенің ресми атауы;
2) құжат түрінің атауы;
3) күні, датасы;
4) хаттаманың тіркеу нөмірі;
5) хаттаманың шығарылған жері;
6) бекіту грифі (кейбір жағдайларда);
7) мәтіннің тақырыбы;
8) мәтіні;
9) қолы





25

Іс жүргізу жылының шегінде хаттамалардың әр тобы - жиналыстар, алқалық отырыстар хаттамалары, техникалық, ғылыми және сараптамалық кеңестердің және басқаларының хаттамалары бойынша берген жеке-жеке реттік нөмірлердің болуы





26

Хаттамалардың істе оларға қатысты барлық құжаттармен бірге нөмірі бойынша хронологиялық тәртіппен орналастырылуы





27

Хат алмасудың бір іс жүргізу жылына топтастырылуы және оның хронологиялық дәйектілікпен жүйеленуі, жауап құжаттың сұрау салу құжатынан кейін салынуы





28

Жеке істердегі құжаттардың олардың келіп түсуіне сәйкес хронологиялық тәртіппен орналастырылуы





29

Жалақы бойынша дербес шоттардың жеке істерге қалыптастырылуы және оларда жұмыскерлер тектерінің әліпбилік ретпен орналастырылуы





30

Еңбек шарттарының жеке істердің құрамында немесе жұмыскерлер тектерінің әліпбилік ретімен жеке қалыптастырылуы





31

Жеке тұлғалардың тізімдері мен бірыңғай жинақтаушы зейнетақы қорына міндетті зейнетақы жарналарының, міндетті кәсіптік зейнетақы жарналарының аударылғанын растайтын құжаттардың бір істе қалыптастырылуы





32

Жеке тұлғалардың тізімдері мен әлеуметтік аударымдардың аударылғанын растайтын құжаттардың бір істе қалыптастырылуы





33

Кіріс және шығыс құжаттардың кіріс және шығыс құжаттарды тіркеу журналында немесе есепке алу жүйесінде тіркелуі





34

Істерді қалыптастыру кезінде келесі жалпы талаптардың сақталуы:
1) іске орындалған, істер номенклатурасы бойынша істердің тақырыптарына сәйкес дұрыс ресiмделген құжаттар ғана орналастырылуы;
2) бір мәселенің шешіміне қатысты барлық құжаттардың бірге орналасуы. Құжаттардың қосымшалары оларды бекіту немесе жасау күніне қарамастан, тиесілі құжатқа қосылуы. Көлемі 180 парақтан асатын қосымшаларды жеке томға құрастырылуы, ол туралы құжатқа белгі қойылады;
3) құжаттың қазақ, орыс және басқа тілдердегі нұсқаларының бірге топтастырылуы;
4) іске бір күнтізбелік жылдың құжаттары топтастырылады, оған өтпелі істер, сот істері, осы тұлғаның ұйымдағы жұмысының бүкіл кезеңі ішінде қалыптастырылатын жеке істер, сайланбалы органдардың және олардың тұрақты комиссияларының, шақырылым кезеңінде топтастырылған депутаттық топтардың құжаттары, оқу жылы ішінде қалыптастырылатын оқу орындарының құжаттары, театр маусымында сахналық қызметті сипаттайтын театрлардың құжаттары, ауру тарихы және басқалар кірмейді;
5) сақтау мерзімдері тұрақты және уақытша құжаттар іске бөлек-бөлек топтастырылуы;
6) жедел хаттар, факсограммалардың көшірмелері, телефонограммалар іске істер номенклатурасына сәйкес жалпы негізде орналастырылуына жол берілмеуі;
7) іске қайтарылуы тиіс құжаттар, шимай жазбалар мен артық даналар орналастырылмайды;
8) сақтау мерзімі тұрақты істің көлемі бойынша 180 парақтан асуына жол берілмеуі;
9) томдардың (бөліктердің) нөмірлеріне қосып, әрбір томға істің нөмірі түскен және тақырыбы қойылуы, істе бірнеше том (бөлік) болған жағдайды соңғы томға (бөлікке) "соңғы" деген сөз қосылуы





35

Ұйым басшысы бекіткен және ұйымның сараптау комиссиясымен, мемлекеттік архивтің (жергілікті атқарушы органның) сараптау тексеру комиссиясымен келісілген істер номенклатурасының болуы





36

Сақталуы тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары) және жеке құрам бойынша істің мұқабасында келесі деректемелердің көрсетілуі:
1) ұйымның атауы, құрылымдық бөлімшенің атауы;
2) ұйым орналасқан елді мекеннің атауы, істің нөмірі (индексі);
3) істің тақырыбы, істің (томның, бөліктің) датасы, істегі парақтар саны, істің сақталу мерзімі;
4) істің архивтік шифрі





37

Істің парақтарын нөмірлеу тәртібінің сақталуы:
1) бір шетінен тігілген А4 форматынан үлкен парақ, жоғарғы оң жағында бір парақ ретінде нөмірленуі;
2) парақтарының өзіндік нөмірі бар құжаттарды, оның ішінде баспа басылымдарын жалпы тәртіп бойынша нөмірлену немесе егер істегі парақтардың орналасу тәртібіне сәйкес келсе, олардың өзіндік нөмірленуінің сақталуы;
3) бірнеше томнан немесе бөліктен тұратын істердің парақтарын әр том немесе бөлік бойынша жеке нөмірлену;
4) істе жеке парақты құрайтын фотосуреттер, сызбалар, диаграммалар және иллюстративті және ерекше құжаттардың сыртқы жағынан сол жақ жоғары бұрышында нөмірлену;
5) іске тігілген салымдары бар конверттердің бірінші, содан кейін конверттің ішіндегі салымдардың кезекті нөмірмен нөмірлену;
6) түптелген істің қосымшасын жеке том ретінде рәсімдеуі және оны бөлек нөмірлеуі;
7) нөмірлеуде қателер көп табылған жағдайда істің парақтарының қайта нөмірлену. Парақтарды қайта нөмірлеу кезінде ескі нөмірлерді сызуы және олардың жанына парақтардың жаңа нөмірлерін қоюы, істің соңында жаңа куәландыру парағын жасауы, ескі куәландыру парағын сызуы және істе сақтауы;
8) парақтардың нөмірленуінде жекелеген қателіктер болған кезде парақтардың литерлік нөмірлерін қолдануы





38

Барлық құжаттардың мәтіні еркін оқылатындай мүмкіндікті ескере отырып, картоннан жасалған қатты мұқабаға кемінде төрт жерден тесіліп тігілген істердің болуы





39

Тігілген (түптелген) істерде темір бекітпелердің (түйреуіштердің, қыстырғыштардың және басқалардың) болмауы





40

Іс жүргізу аяқталғаннан кейін құжаттардың ұйымның архивіне тапсырғанға дейін қалыптастырылған орны бойынша істерде бір жыл бойы сақталуы





41

Жазбаша өтініштің негізінде және ұйым басшысының жазбаша рұқсатымен істерді басқа ұйымдарға уақытша пайдалануға беру талабының орындалуы





42

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 146 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 10128 болып тіркелген) Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архив құжаттарын ведомстволық және жеке меншік архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидаларының 19-қосымшасына сәйкес нысан бойынша құжаттар архив қоймасынан берілген кезде сақтау бірліктерінің, істер, құжаттар тізімдемелерінің орнын ауыстыратын картаның болуы





43

Тізімдеменің екі данасында да оған енгізілген әр істің бар екендігі туралы белгінің болуы





44

Тізімдеменің әрбір данасының соңында санмен және жазбаша іс жүзінде қабылданған істердің санының, істерді қабылдау-тапсыру күнінің, сондай-ақ архивке жауапты қызметкер мен істерді өткізген тұлғаның қолдарының болуы





45

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 145 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 10127 болып тіркелген) Ұлттық архив қорының құжаттарын, басқа да архив құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларының 13-қосымшасына сәйкес нысан бойынша құжаттарды сақтауға қабылдау-тапсыру актілерінің болуы





46

Ұлттық архив қорының құрамына жатқызылған дәстүрлі және электрондық тасымалдағыштардағы құжаттардың шектелген уақытша сақтау мерзімдерінің сақталуы, оның ішінде:
1) Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігінің, Қазақстан Республикасы Парламенті Сенаты аппаратының, Қазақстан Республикасы Парламенті Мәжілісі аппаратының, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрі Кеңсесінің, Қазақстан Республикасы Конституциялық Кеңесінің, Қазақстан Республикасы Орталық сайлау комиссиясының, Қазақстан Республикасы Жоғарғы Сотының, Қазақстан Республикасы Бас прокуратурасының, Қазақстан Республикасы Ұлттық Банкінің, Қазақстан Республикасы министрліктерінің, Қазақстан Республикасы агенттіктерінің, Қазақстан Республикасы министрліктері комитеттерінің құжаттары – 15 жыл;
2) Қазақстан Республикасы министрліктерінің, Қазақстан Республикасы агенттіктерінің, Қазақстан Республикасы министрліктері комитеттерінің аумақтық органдарының құжаттары – 10 жыл;
3) акциялардың бақылау пакеті мемлекет меншігіне жататын ұйымдардың, республикалық деңгейдегі басқа да мемлекеттік заңды тұлғалардың құжаттары – 10 жыл;
4) облыстың (республикалық мәні бар қалалардың, астананың) жергілікті мемлекеттік басқару органдарының құжаттары – 10 жыл;
5) облыстық (республикалық мәні бар қалалық, астаналық) деңгейдегі мемлекеттік ұйымдардың құжаттары – 10 жыл;
6) қаланың (ауданның) жергілікті мемлекеттік басқару органдарының құжаттары – 5 жыл;
7) қалалық және аудандық деңгейдегі мемлекеттік заңды тұлғалардың құжаттары – 5 жыл;
8) азаматтық хал актілерінің жазбалары, шаруашылық кітаптар, азаматтарды тіркеу кітаптары, нотариалдық іс- әрекеттердің жазбалары, сот істерімен және құжаттары –75 жыл;
9) ғылыми-зерттеу, технологиялық және патенттік-лицензиялық құжаттама – 10 жыл;
10) тәжірибе-конструкторлық құжаттама – 15 жыл;
11) күрделі құрылыс жөніндегі жобалық құжаттама – 20 жыл;
12) картографиялық құжаттама – 25 жыл;
13) геодезиялық құжаттама – 25 жыл;
14) телеметриялық құжаттама – 5 жыл;
15) аудиовизуалды құжаттама – 3 жыл





47

Ұйымда құжаттарды сақтауға арналған архив қоймасынан, зерттеушілердің жұмыс істеуіне арналған бөлмеден (оқу залынан), архив қызметкерлерінің жұмыс бөлмелерінен, серверлік және коммуникациялық жабдықтарға арналған бөлмелерден тұратын архивке арналған үй-жайдың болуы





48

Архив қоймасында металлмен қапталған есіктердің және берік ысырмалардың және өртке қарсы құралдармен өңделген ағаш стеллаждардың болуы





49

Магниттік таспадағы құжаттарды тиісті көлемдегі байламаларға, катушкаларға немесе кассетаға орап, полиэтилен үлдірлі пакетке және заводтан шыққан қораптарға салып немесе заттаңбаларға арналған ойықтары бар полиэтилен футлярға (контейнерге) орналастырып сақтау бойынша талаптарды сақтау





50

Компакт-дискілерді заводтан шыққан қаптамамен қаптап, қорапқа орналастырып сақтау бойынша талаптарды сақтау





51

Микрофильмдерді, кинофильмдерді стандартқа сай қорғаныш ракордтарымен жабдықталған, байламаларға фотографиялық бөлігін сыртқа қаратып тығыз орап, орамдарын бума сыртына шығармай металл қораптарға орналастырып сақтау бойынша талаптарды сақтау





52

Бейнеқұжаттарды заводтан шыққан қаптамада тігінен орналастырып сақтау бойынша талаптарды сақтау





53

Сақтау құралдарын (стационарлы немесе жылжымалы металл стеллаждар, металл шкафтар мен сейфтер) орналастыру талаптарының сәйкес келуі:
1) стеллаждар қатарының ара қашықтығы (басты өтетін жер) – 120 сантиметрден кем емес;
2) стеллаждардың ара қашықтығы (өту) – 75 сантиметрден кем емес;
3) ғимараттың сыртқы қабырғасы мен сыртқы қабырғаға параллель стеллаждың ара қашықтығы – 75 сантиметрден кем емес;
4) стеллаждың немесе шкафтың (сейфтің) шет жағы мен қабырғалардың ара қашықтығы – 45 сантиметрден кем емес;
5) еден мен стеллаждың немесе шкафтың (сейфтің) төменгі сөресінің ара қашықтығы – 15 сантиметрден кем емес, ал цокольды қабаттарда – 30 сантиметрден кем емес





54

Архив қоймаларында температура параметрлері мен ауаның салыстырмалы ылғалдылығын өлшеуге арналған бақылау-өлшеу аспаптарының (термометрлер, психрометрлер, гигрометрлер) болуы және олардың көрсеткіштерінің температура параметрлері мен ауаның салыстырмалы ылғалдылығын өлшеу журналында тіркелуі





55

Ауаны салқындату жүйелерімен жабдықталған архив қоймаларында құжаттарды сақтау үшін мынадай температуралық-ылғалдылық режимін сақтауы:
1) ақпараттың қағаз тасымалдағыштардағы құжаттары үшін – температура +17°С – +19°С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 50-55%;
2) ақпараттың ақ-қара үлдір тасымалдағыштарындағы құжаттар үшін – температура + 15°С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40-55%;
3) ақпараттың түрлі түсті үлдір тасымалдағыштарындағы құжаттар үшін – температура +2°С – +5°С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40-55%;
4) магниттік таспадағы және дискілік тасымалдағыштардағы құжаттар үшін – температура +8°С -ден +18°С дейін, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы – 45-65%;
5) ақпараттың электрондық тасымалдағыштарындағы құжаттар үшін – температура +15°С – +20°С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы – 50-65%





56

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 146 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 10128 болып тіркелген) Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архив құжаттарын ведомстволық және жеке меншік архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидаларының 17-қосымшасына сәйкес нысан бойынша құжаттарды архив қоймасынан беру кітабының болуы және оның жүргізілуі





57

Облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнайы мемлекеттік архивтерде әрбір істердің, құжаттардың тізімдемесіне жасалған толықтығы мен жай-күйін тексеру парақтарының болуы





58

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 145 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 10127 болып тіркелген) Ұлттық архив қорының құжаттарын, басқа да архив құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларының 37-қосымшасына сәйкес нысан бойынша архивтік құжаттарды өзге ұйымдарға уақытша пайдалануға беру туралы актілердің болуы





59

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 146 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 10128 болып тіркелген) Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архив құжаттарын ведомстволық және жеке меншік архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидаларының 25-28-қосымшаларына сәйкес нысан бойынша ұйым архиві паспорттарының болуы





60

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 145 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 10127 болып тіркелген) Ұлттық архив қорының құжаттарын, басқа да архив құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларының 35-қосымшасына сәйкес нысан бойынша архив қоймасынан құжаттарды беруге тапсырыстардағы жазбалардың қоймалардан архивтік құжаттарды, пайдалану қорының көшірмесін беру кітабындағы жазбаға сәйкес келуі





61

Ұйым архивінде іс жүргізуде аяқталған құжаттар мен істердің құндылығын сараптау нәтижелері бойынша жасалған істер тізімдемелері бойынша құрылымдық бөлімшелерден ұйым архивіне тапсырылған істердің болуы





62

Ұйымның Орталық сараптау комиссиясымен (Сараптау комиссиясымен) келісілгеннен кейін ұйым басшысымен және жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік архивтің) Сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілген тұрақты сақталатын істер, құжаттар тізімдемесінің болуы





63

Ұйымның Орталық сараптау комиссиясының (Сараптау комиссиясының) және жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік архивтің) Сараптау-тексеру комиссиясының келісуімен ұйым басшысымен бекітілген жеке құрам бойынша істер тізімдемесінің болуы





64

Ұйымның Орталық сараптау комиссиясының (Сараптау комиссиясымен) келісуімен ұйым басшысымен бекітілген уақытша (10 жылдан астам) сақталатын құжаттардың істер тізімдемесінің болуы





65

Басқарушылық құжаттаманы ұйым архивіне сақтауға қабылдау кезінде осы тізімдеме бойынша тапсырылатын істердің, іс жүзінде бар істердің тізімдемедегі қорытынды жазбасына сәйкестігі





66

Ұйымның Орталық сараптау комиссиясымен (Сараптау комиссиясымен) және жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік архивтің) Сараптау-тексеру комиссиясымен келісіліп, ұйым басшысымен бекітілген сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актінің болуы





67

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 146 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 10128 болып тіркелген) Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архив құжаттарын ведомстволық және жеке меншік архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидаларының 22-қосымшасына сәйкес құжаттардың бар болуын және жай-күйін тексеру барысында барлық табылмаған архивтік құжаттарды есепке алу карточкаларының болуы





68

Ғылыми-техникалық құжаттаманың (ғылыми-техникалық құжаттама болған жағдайда) тіркеу карточкасында тіркелуі және есепке алынуы





69

Ғылыми-техникалық құжаттаманың (ғылыми-техникалық құжаттама болған жағдайда) әрбір түрі бойынша (жобалық, конструкторлық, технологиялық, ғылыми-зерттеу, патенттік-лицензиялық) түгендеу кітабында тіркелуі және есепке алынуы





70

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 145 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 10127 болып тіркелген) Ұлттық архив қорының құжаттарын, басқа да архив құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларының 20-қосымшасына сәйкес нысан бойынша облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнайы мемлекеттік архивтерде архив қорындағы істердің, құжаттардың толықтығы мен жай-күйін тексеру парағының болуы





71

Архивтік қор ішінде сақтау бірліктерінің атауларының бөлім (бөлімше) бойынша келесі белгілерді ескере отырып жүйелеуді жүзеге асыру:
1) құрылымдық (сақтау бірліктерінің құрылымдық бөлімшелерге жатуына байланысты);
2) хронологиялық (сақтау бірліктерінің кезеңі мен мерзімі бойынша);
3) функционалдық, салалық, тақырыптық, тақырыптық-сұрақтық (сақтау бірліктерінің мазмұнына қатысты ұйымның қызметін, тақырыптар немесе мәселелерді есепке ала отырып);
4) атаулы (іс жүргізудің нысаны бойынша – құжаттың түрлері және әр алуандығы);
5) корреспонденттік (ұйымдар және жеке тұлғалармен хат алмасу барысында сақтау бірліктері түзілген жағдайда);
6) географиялық (құжаттың мазмұнымен, олардың авторымен, корреспонденттерімен байланысты белгілі аумаққа, тұрғылықты жеріне және басқа да географиялық нысандарына сәйкес);
7) авторлық (құжаттардың авторы болып табылатын ұйымдардың атауымен немесе тұлғалардың аты-жөні бойынша)





72

Ұйым архивінің архивтік құжаттарды сақтауға арнайы салынған немесе ыңғайластырылған әкімшілік ғимаратта орналастырылуы





73

Архив қоймасында газ, су құбыры, кәріз және басқа да магистральдық құбыржолдардың болмауы





74

Стеллаждарда, шкафтарда, құжаттарды алғашқы сақтау құралдарында, еденде, плинтустарда, терезе алды тақтайларында шаңның болмауы





75

Архив қоймаларында жәндіктердің және архивтік құжаттарда өңезді саңырауқұлақтардың болмауы





76

Архив қоймаларында алғашқы қорғау құралдарының (архивтік қораптардың, папкалардың, арнайы қаптардың, пакеттердің және тағы сол сияқты) болуы





77

Облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерінде толықтыру көздерінен Ұлттық архив қорының құжаттарын қабылдау жоспар-кестесінің болуы





78

Облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнайы мемлекеттік архивтерде архив қоймасына кіруге рұқсаты бар тұлғалардың тізімінде осы архив қоймасының меңгерушісі, жұмыскері, архив басшысы, оның орынбасары және бас қор сақтаушысынан басқа тұлғалардың болмауы





79

Архив үй-жайларының құлыптарына кілттерді тіркеу журналын жүргізу үшін жауапкершілікті жүктеу туралы бұйрықтың болуы





80

Архив үй-жайларының құлыптарына кілттерді тіркеу журналының болуы және оның жүргізілуі мен онда жұмыскердің архив үй-жайларының кілттерін алғаны үшін қол хатының болуы





81

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 145 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 10127 болып тіркелген) Ұлттық архив қорының құжаттарын, басқа да архив құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларының 17-18-қосымшаларына сәйкес нысан бойынша облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және жүргізілуі арнайы мемлекеттік архивтерде қорлардың топографиялық көрсеткіштерінің болуы





82

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 145 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 10127 болып тіркелген) Ұлттық архив қорының құжаттарын, басқа да архив құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларының 17-18-қосымшаларына сәйкес нысан бойынша сөрелердің топографиялық көрсеткіштерінің болуы





83

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 145 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 10127 болып тіркелген) Ұлттық архив қорының құжаттарын, басқа да архив құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларының 38-қосымшасына сәйкес нысан бойынша архивтік құжаттардың келіп түсуін есепке алу кітабының болуы және оның жүргізілуі





84

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 145 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 10127 болып тіркелген) Ұлттық архив қорының құжаттарын, басқа да архив құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларының 39-қосымшасына сәйкес нысан бойынша облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнайы мемлекеттік архивтерде қорлар тізімінің болуы





85

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 145 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 10127 болып тіркелген) Ұлттық архив қорының құжаттарын, басқа да архив құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларының 43-қосымшасына сәйкес нысан бойынша облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнайы мемлекеттік архивтерде істер тізімдемесінің, тізілімінің, құжаттардың болуы





86

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 145 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 10127 болып тіркелген) Ұлттық архив қорының құжаттарын, басқа да архив құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларының 49-қосымшасына сәйкес нысан бойынша облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнайы мемлекеттік архивтерде аса құнды істер, құжаттар тізімдемесі тізілімінің болуы





87

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 145 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 10127 болып тіркелген) Ұлттық архив қорының құжаттарын, басқа да архив құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларының 45-қосымшасына сәйкес нысан бойынша облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнайы мемлекеттік архивтерде Қазақстан Республикасының ұлттық құндылығы объектілеріне жататын құжаттың есепке алу парағының және сипаттамасы болуы





88

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 145 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 10127 болып тіркелген) Ұлттық архив қорының құжаттарын, басқа да архив құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларының 46-қосымшасына сәйкес нысан бойынша облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнайы мемлекеттік архивтерде аса құнды құжаттары бар қорлар тізімінің болуы





89

Облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнайы мемлекеттік архивтерде қорлар істерінің болуы





90

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 145 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 10127 болып тіркелген) Ұлттық архив қорының құжаттарын, басқа да архив құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларының 35-қосымшасына сәйкес нысан бойынша облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнайы мемлекеттік архивтерде архивтік құжаттарды, пайдалану қорының көшірмелерін беру кітабының болуы және жүргізілуі





91

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 145 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 10127 болып тіркелген) Ұлттық архив қорының құжаттарын, басқа да архив құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларының 57-қосымшасына сәйкес нысан бойынша архивтік құжаттарды сипаттау, тізімдемені қайта жасау туралы актілердің болуы





92

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 145 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 10127 болып тіркелген) Ұлттық архив қорының құжаттарын, басқа да архив құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларының 58-қосымшасына сәйкес нысан бойынша құжаттарды құпиясыздандыру туралы актінің болуы





93

Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің 2013 жылғы 6 ақпандағы № 27 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 8366 болып тіркелген) Ұлттық архив қоры құжаттарының құрамы туралы деректердің орталықтандырылған мемлекеттік есебін жүргізу қағидаларының 5-қосымшасына сәйкес нысан бойынша облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнайы мемлекеттік архивтерде архивтің толықтыру көздері болып табылатын ұйымдардың паспортының болуы





94

Келесі архивтік құжаттарды жеке сақтау бойынша талаптардың сақталуы:
1) құпия құжаттар;
2) Қазақстан Республикасының ұлттық мәдени құндылығына жататын объектілер, сондай-ақ ресімделуінде немесе қосымшасында құнды металлдары және тастары бар архивтік құжаттар;
3) нитронегіздегі архивтік құжаттар;
4) биологиялық зиянкестермен зақымдалған архивтік құжаттар;
5) архивтің толықтыру көзі болып табылатын ұйымның таратылуына байланысты архивке сақтауға тапсырылған құжаттарды уақытша сақтау мерзімдері





95

Облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнайы мемлекеттік архивтерде толықтыру көздерінің бекітілген жиынтық тізімдерінің болуы





96

Архивтік анықтама мәтінінде өзгертулерге, жөндеулерге, түсініктемелерге негізінде архивтік анықтамалар жасалған архивтік құжаттардың мазмұны бойынша орындаушының өз пікірлерінің болмауы





97

Облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнайы мемлекеттік архивтерде архивтік қор деңгейіндегі архивтік анықтамалықтың сипаттау мақаласының мазмұнының келесі талаптарға сәйкес келуі:
1) архивтік қордың атауы;
2) архивтік қор туралы анықтамалық деректер;
3) қордың тарихи анықтамасы;
4) архивтік құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы аңдатпа;
5) қол жеткізу мен пайдалану шарттары туралы ақпарат;
6) библиография





98

Облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнайы мемлекеттік архивтерде архивтік қордың келесі хронологиялық шектердің сақталуы:
1) ұйымның архивтік қоры – олардың құрылуы (тіркелуі) мен таратылуының ресми мерзімі нормативтік құқықтық актілер негізінде белгіленген. Бірнеше нормативтік құқықтық актілер болған жағдайда, ұйымның құрылған мерзімі деп олардың неғұрлым ертеректегі мерзімі қабылданады;
2) біріккен архивтік қор – біріккен архивтік қордың құрамына кірген ұйым қызметіндегі құжаттар күні бойынша, құрылу (тіркелу) күні неғұрлым ертерегі және таратылу күні неғұрлым соңғысы;
3) жеке тектік архивтік қор – азаматтың, отбасы мүшелерінің немесе тегінің туылған және қайтыс болған күні (біріккен архивтік қормен ұқсас);
4) архивтік коллекциялар – ең ерте және ең соңғы құжаттың мерзімі





99

Облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнайы мемлекеттік архивтерде архив Жарғысының болуы





100

Облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерінде архивтің бекітілген құрылымының болуы және оның оңтайлылығы





101

Облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерінде құрылымдық бөлімшелер туралы ережелердің болуы





102

Облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтер жұмыскерлерінің біліктілік талаптарына сәйкес келуі





103

Облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерде консультативтік-кеңесші органдары (сараптау-тексеру, әдістемелік комиссиялар, архив дирекциясының) туралы ережелердің болуы





104

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 144 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 10129 болып тіркелген) Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларының 7-қосымшасына сәйкес нысан бойынша облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерде консультативтік-кеңесші органдары хаттамаларының болуы





105

Облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерде жоспарлау-есеп беру құжаттамасының болуы





106

Облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерінің жоспарлық көрсеткіштерді орындауы





107

Облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерінде архивті толықтыру көзі болып табылатын ұйымдарға бақылау істерінің болуы





108

Облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерінде архивтік құжаттарды есепке алу сызбасының болуы





109

Облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерінде таратылған ұйымдар құжаттарының бөлек архивтік қорының болуы





110

Облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерінде автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппараттың болуы





111

Облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерінде көрмелердің тақырыптық және тақырыптық-экспозициялық жоспарының болуы





112

Облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерінде архивтік құжаттар жарияланымдарының болуы





113

Облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік архивтерінде архивтік анықтамалықтардың (жөнсілтерлер, каталогтар, көрсеткіштер, шолулар) болуы





114

Уәкілетті органмен немесе облыстың, республикалық маңызы бар қаланың, астананың жергілікті атқарушы органымен келісілмеген құжаттарды жоюға бөлу туралы актінің болмауы





115

Қазақстан Республикасының "Ұлттық архив қоры және архивтер туралы" 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Заңының 16-бабында белгіленген жеке және заңды тұлғалардың жекелеген санаттармен пайдалануына шектулерді есепке алмағанда басқа Ұлттық архив қорының пайдалану үшін ашық құжаттарын жеке және заңды тұлғаларға пайдалануға беруден бас тартудың болмауы





116

Уәкілетті органның рұқсатынсыз Ұлттық архив қорының мемлекеттік меншіктегі құжаттарын Қазақстан Республикасынан тысқары жерлерге әкетудің болмауы





      Лауазымды тұлға (тұлғалар):

      ______________________________________                        __________________

      (лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты (бар болған жағдайда)                  (қолы)

      Тексерілетін субъектінің басшысы:

      ______________________________________                        __________________

      (лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты (бар болған жағдайда)                  (қолы)

  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2017 жылғы 9 маусымдағы
№ 172 және
Қазақстан Республикасы
Ұлттық экономика министрінің
2017 жылғы 14 тамыздағы
№ 301 бірлескен бұйрығына
4-қосымша

Электрондық құжат айналымы және электрондық архивтер саласындағы Қазақстан Республикасы заңнамасының сақталуы тұрғысынан электрондық құжаттар мен электрондық архивтерді пайдалана отырып іс-қағаздарын жүргізу мәселелері бойынша тексеріc парағы

      ________________________________________________________________________ салалары

      (Қазақстан Республикасының 2015 жылғы 29 қазандағы

      Кәсіпкерлік Кодексінің 138-бабына сәйкес)

      ________________________________________________________________________ қатысты

      (тексерілетін субъектілердің (объектілер) ұқсас топтарының атауы)

      Тексеруді тағайындаған мемлекеттік орган ___________________________________________

      ________________________________________________________________________________

      Тексеруді тағайындау туралы акт ___________________________________________________

      (№, күні)

      Тексерілетін субъектінің (объектінің) атауы __________________________________________

      ________________________________________________________________________________

      Тексерілетін субъектінің (объектінің) (жеке сәйкестендіру нөмірі) бизнес-сәйкестендіру

      нөмірі__________________________________________________________________________

      Орналасқан жерінің мекенжайы ____________________________________________________

      ________________________________________________________________________________

№
р/б

Талаптар тізбесі

Талап етіледі

Талап етілмейді

Талаптарға сәйкес келеді

Талаптарға сәйкес келмейді

1

2

3

4

5

6

1

Ұлттық архив қоры құжаттарының сақталуын қамтамасыз ету және құжаттардың сақтандыру көшірмелерінің болуы





2

Мемлекеттік органдарда электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесінің (бұдан әрі – ЭҚАБЖ) болуы





3

Электрондық құжаттың мазмұнды бөлігінде бір немесе бірнеше файлдардың мынадай форматтарының сақталуы:
1) PDF, TIFF, JPEG – графикалық формат;
2) RTF, DOC, DOCX – мәтіндік формат;
3) XLS, XLSX – кестелік формат;
4) PPT – таныстырулар;
5) RAR, ZIP – архивтелген формат





4

Электрондық тіркеу бақылау карточкасының сақтау мерзімі мен тәртібінің электрондық құжаттардың сақтау мерзімдеріне сәйкес келуі





5

Электрондық құжат айналымы жүйесін пайдаланатын мемлекеттік органдардың сақтау мерзімі 10 жылға дейінгі басқарушылық құжаттармен хат алмасуды тек электрондық цифрлық қолтаңбамен куәландырылған электрондық құжат нысанында жүзеге асырылуы





6

Сақтау мерзімі 75 жыл, тұрақты, сондай-ақ "сараптау-тексеру комиссиясы" белгісі бар электрондық құжаттардың қағаз құжаттағы түпнұсқаларының болуы





7

Электрондық құжаттарды сақтау кезінде электрондық құжаттардың және электрондық цифрлық қолтаңбаның тиісті ашық кілттерін байланыстырудың (үйлесімділіктің) қамтамасыз етілуі





8

Істер номенклатурасында ұсынылған құжаттың ақпарат жеткізгіші көрсетілген электрондық немесе қағаздағы нысанының болуы





9

Қалыптастырылған электрондық цифрлық қолтаңбалардың тиісті электрондық құжаттардың астында бір мезгілде сақталуын қамтамасыз ете отырып, қалыптастырылған, жөнелтілген немесе алынған форматта (салынған файлдарға қатысты) сақталуы





10

Электрондық құжаттар және деректер базасының ұйымның істер номенклатурасына сәйкес қағаз жеткізгіштегі құжаттардан бөлек, бөлінген ақпараттық тасығышта істерге (папкаларға) қалыптастырылуы





11

Электрондық іс атауының деректер базасының атауына сәйкес келуі





12

Уәкілетті органмен немесе облыстың, республикалық маңызы бар қаланың, астананың жергілікті атқарушы органымен келісілмеген электрондық құжаттарды жоюға бөлу туралы актінің болмауы





      Лауазымды тұлға (тұлғалар):

      ______________________________________                        __________________

      (лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты (бар болған жағдайда)                  (қолы)

      Тексерілетін субъектінің басшысы:

      ______________________________________                        __________________

      (лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты (бар болған жағдайда)                  (қолы)