Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын басып шығару қағидаларын бекіту туралы

      «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Заңының 18-бабы 2-тармағының 2) тармақшасына сәйкес, БҰЙЫРАМЫН:
      1. Қоса беріліп отырған Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын басып шығару қағидалары бекітілсін.
      2. Қазақстан Республикасы Байланыс және ақпарат министрлігінің Ақпарат және мұрағат комитеті (Б.Т.Берсебаев):
      1) осы бұйрықтың Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде мемлекеттік тіркелуін;
      2) мемлекеттік тіркеуден өткеннен кейін осы бұйрықтың бұқаралық ақпарат құралдарында ресми жариялануын және Қазақстан Республикасы Байланыс және ақпарат министрлігінің ресми интернет-ресурсында орналастырылуын қамтамасыз етсін.
      3. Осы бұйрықтың орындалуын бақылау Қазақстан Республикасының Байланыс және ақпарат вице-министрі Л.М.Танысбайға жүктелсін.
      4. Осы бұйрық алғашқы ресми жарияланған күнінен бастап қолданысқа енгізіледі.

      Министр                                           А. Жұмағалиев

Қазақстан Республикасы     
Байланыс және ақпарат министрінің
2011 жылғы 16 қарашадағы    
№ 349 бұйрығымен      
бекітілген         

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын басып шығару қағидалары

1 тарау. Жалпы ережелер

      1. Осы Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын басып шығару қағидалары (бұдан әрі – Қағидалар) «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының Заңына сәйкес дайындалды және Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын басып шығару тәртібін анықтайды.
      2. Қағидалар «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының Заңына сәйкес Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын (бұдан әрі – құжаттар) қалыптастыруға (сатып алуға), сақтауға және пайдалануға құқық берілген мемлекеттік, арнайы мемлекеттік мұрағаттарда (бұдан әрі – мұрағаттар) қолданылады.

2 тарау. Құжаттық басылымдардың типологиясы

1 параграф. Құжаттарды басып шығару типтері

      3. Құжаттарды басып шығару жарияланатын деректердің мақсатты бағытымен, міндеттерімен, сипатымен, соған сәйкес археографиялық және полиграфиялық дайындық әдістерімен ерекшеленеді. Бұл ерекшеліктер басылымдарды типіне, түріне және нысанына қарай бөлуге, сонымен бірге құжаттарды басып шығарудың тәсілдерін таңдауға негіз болады.
      4. Құжаттық басылымдардың типтері олардың мақсатты бағытымен айқындалады: ғылыми, ғылыми-көпшілік және оқу.
      5. Ғылыми типті басылымдар ғылыми зерттеулер үшін арналған. Олардың мақсаты – зерттеушіге құжаттардың толық мәтінін беру, олардың тарихын айқындау, сыртқы ерекшеліктерін, басқа тарихи деректердің арасынан жарияланған құжаттардың орнын анықтау. Ғылыми басылым – жарияланған құжаттардың кешенді зерттеулерінің (деректанулық, палеографиялық, текстологиялық, археографиялық) нәтижесі, бұл зерттеулердің барлық қырларын бейнелейтін ғылыми-анықтамалық аппаратты қоса қамтиды.
      6. Ғылыми-көпшілік типті басылымдар тарихи білімдерді тарату және тарихи құжаттарды оқырман қауым арасында насихаттау үшін арналған. Мұндай басылымдардың ғылыми-анықтамалық аппараты кіріспеден, ескертулерден, көрсеткіштерден тұрады.
      7. Оқу типіндегі басылымдар оқушылардың оқу бағдарламаларын неғұрлым терең меңгеруі үшін арналған және тарихи пәндердің жалпы және арнайы курстарына құрал ретінде қызмет етеді. Оқу типіндегі басылым ерекше ғылыми-анықтамалық аппаратпен: бөлімдер мен тақырыптарға, құжаттар тобына немесе жекелеген деректерге кіріспе түсіндірме мәтіндермен және оқу-әдістемелік ұсынымдармен қамтамасыз етіледі.

2 параграф. Құжаттарды басып шығару түрлері

      8. Басылым түрлері жарияланған құжаттардың құрамымен анықталады. Басылымдар бір мұрағаттық қордан, не тақырыптық болуы мүмкін, біртекті құжаттар немесе бір тұлғаның құжаттары қамтылуы мүмкін. Бір мұрағаттық қордан әзірленген басылымдар ғылыми мақсатта дайындалады, құжаттық басылымдардың қалған түрлері әрқилы типтен болуы мүмкін.
      9. Бір мұрағаттық қор басылымдары бір ғана қордың (коллекцияның) немесе құрылымдық бөлімнің құжаттарын қамтиды. Басқа қорлардың және басқа қор құрушылардың құжаттары бір мұрағаттық қор басылымында нашар сақталған немесе құжаттар толық болмаған жағдайда ғана қамтылуы мүмкін.
      10. Тақырыптық басылымдар олардың қандай қор қатарына жататындығына қарамастан алуан түрлі құжаттарды қамтиды.
      11. Құжаттардың бір түрінің басылымы олардың қандай қор қатарына жататындығына қарамастан құжаттардың бір түрін қамтиды.
      12. Бір тұлғаның құжаттарын басып шығару жарияланған құжаттардың қандай қор қатарына жататындығына қарамастан, оның өмірі мен қызметін айғақтайтын еңбектерді, құжаттар мен мәліметтерді қамтиды.

3 параграф. Құжаттарды басып шығару нысандары мен тәсілдері

      13. Құжаттарды басып шығару нысан бойынша (нақты құрылымы): корпус (заңдар жинағы), сериялар, жинақтар, монобасылым (бір жазба ескерткіштің немесе деректің басылымы), альбомдар, буклеттер, плакаттар, мерзімді басылымдардағы және басылымдарда жалғасатын жарияланымдар, ғылыми-зерттеу немесе ғылыми-көпшілік еңбектердің қосымшалары және олардың мәтіндері болуы мүмкін.
      14. Құжаттар типографиялық, типографиялық емес және аралас тәсілдермен шығарылады. Типографиялық тәсілге жататындар: әріп теру арқылы (шрифті) және факсимилды (фотомеханикалық көшірме арқылы).
      Құжаттардың типографиялық емес басылымының екі түрі болады: киноматографиялық (фильмдер, киножурналдар, кино-телесюжеттер, бейнефильмдер, диафильмдер) және дыбыстық (грампластинкалар, магниттік фильмдер, фонохрестоматиялар). Типографиялық емес басылымдар тарихи құжаттың түпнұсқасындағы ақпарат қайда болса, сондай тасығышта құрылады.
      Аралас тәсіл бір құжаттық басылымда типографиялық және типографиялық емес басылым тәсілдерін (дыбыстық кітап, дыбыстық журнал) үйлестіруді болжайды.
      15. Түпнұсқаны дәлме-дәл жаңғырту дәрежесі бойынша аса жоғары дәрежедегі факсимилдік («шын мәнінде факсимилдік») басылым және жоғары және орта дәрежедегі факсимилдік (басылымның «факсимилдік типі») басылым ерекшеленеді.
      Аса жоғары дәрежедегі факсимилдік басылым оның дәл мөлшерін, қағаздың және мұқабаның сыртқы түрі мен өзгешілігін, мәтіннің көзге көрінетін барлық ерекшелігін, безендірілуін, уақыт ізін, пайдаланылуын және тағы сол сияқтыларды қоса ең жоғарғы деңгейдегі ұқсас түпнұсқа көшірмесін жаңғыртады. Ертедегі жазба мұраларды факсимилдік басып шығару, сол қолжазбаның шрифтік (әріп теру) қайта жаңғыртылған тұтас мәтінін сөздерге бөліп, сондай-ақ ғылыми-анықтамалық аппаратпен қосып беріледі.
      Жоғары және орта дәрежедегі факсимилдік басылым түпқұжаттың мәтінін үлкен дәлдікпен көшіреді, бірақ одан ресімдеудің сыртқы элементтерімен ерекшеленеді: қағаздың және сол сияқтылардың сыртқы түрін және көлемін көшірмейді. Егер жарияланатын мәтіннің көлемі кішірек болса, құрылымы бойынша осындай басылымдар мәтіннің түпнұсқасының факсимилесінен және ғылыми-анықтамалық аппараттан тұрады. Үлкен мәтін немесе деректердің жиынтығы жарияланған кезде, ғылыми-анықтамалық аппарат басылымның соңғы жеке томында орналастырылады.

3 Тарау. Жариялау үшін құжаттарды табу және іріктеу

1 параграф. Бастапқы жұмыстар

      16. Құжаттарды табудың алдында мынадай жұмыстар жасалады.
      Толықтыруға болатын библиографиялық тізімге сәйкес археограф шығарылатын басылым мәселелерін, тақырып тарихнамасын, оның деректік базасын бағдарлау мақсатында әдебиетті зерделейді.
      17. Құжаттарды табудың деректер аясы басылымның тақырыбымен, типімен, түрімен және мақсатымен анықталады.
      Жарияланған құжаттарды анықтау дереккөзі мемлекеттік органдардың (революцияға дейінгі, советтік кезең және тәуелсіздік кезең), қоғамдық ұйымдардың басылымдары, статистикалық басылымдар, мерзімді баспасөз (орталық, жергілікті, ведомстволық, көптиражды, шетелдік баспасөз), құжаттар жинағы, мемуарлар, зерттеулер, техникалық әдебиеттер болып табылады.
      Жарияланбаған құжаттар мемлекеттік, арнайы мемлекеттік, ведомстволық және жеке мұрағаттарда, мұражайлар мен кітапханалардың қолжазба қорларында, шетелдердегі мемлекеттік және жеке қоймалардан анықталады.
      18. Әдебиеттерді зерделеу және деректер аясын белгілеу негізінде басылымды дайындауға басшылық жасау үшін жоспар жоба жасалады. Деректі жарияланымның жоспар жобасы – құжаттар жинағында түсіндіруге жататын мәселелер мен оқиғалар кең түрде көрсетілетін құжат; құжаттарды анықтаудың, іріктеудің, мәтінді беру және археографиялық рәсімдеудің әдістемелік арнайы ерекшеліктері белгіленеді; ғылыми-анықтамалық аппаратты дайындауға жоспарланған деректердің жүйелеу тәсілдері анықталады; жарияланым тақырыбы бойынша жұмыстардың библиографиясы (құжаттар жинағы, негізгі монографиялар, еңбектер және басқа баспа басылымдар, оның ішінде мерзімдік) немесе жинақта көтерілетін мәселелер бойынша құжаттар мен материалдар келтіріледі, мүмкіндігінше – жарияланым тақырыбы бойынша қордың нөмірлері және атаулары көрсетіліп мұрағаттар аясы және басқа деректер қоймасы (мұражайлар, кітапханалар, жеке қоймалар) айқындалады.
      Жұмыс барысында жоспар жобасына түзетулер енгізіледі және толықтырылады.
      Іздестіруді жеңілдету және мұрағаттардан құжаттарды табудың сапасын арттыру мақсатында, жоспар жобасына мерзімді баспасөз материалдары, жарияланған жұмыстар (монографиялар, мақалалар), мұрағат анықтамалары бойынша дайындалған оқиғалар хроникасын қосып беру орынды.
      Құжаттық сериялар үшін арнайы әдістемелік ұсынымдар әзірленеді, онда сериялардың құрылымы және бағдарламасы, оны дайындаудың ғылыми-әдістемелік принциптері және табудың, іріктеудің, мәтінді берудің ерекшеліктері және басып шығарылатын құжаттарды археографиялық рәсімдеу, сериялар жинақтарында ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы және мазмұны баяндалады.
      Құжаттарды табу жөніндегі жұмыстар басталғанға дейін, жоспар жоба құрастырылып басылымның редколлегиясымен бекітіледі.

2 параграф. Құжаттарды табу

      19. Құжаттарды табу басылымның міндетіне сәйкес типіне және түріне осы жарияланым үшін айқындалған толық және жанжақты болуы керек.
      20. Басылымның тақырыбы бойынша бұған дейін шыққан барлық жарияланымдар, сондай-ақ ғылыми-зерттеу әдебиеттер қарастырылады.
      21. Қарап шығуға белгіленген мерзімді басылымдардан жарияланымның тақырыбына қатысты және оның хронологиялық шеңберіне сәйкес (декреттер, қаулылар, қарарлар, жолдаулар, хаттар, есеп берулер және тағы басқа) құжаттар табылады. Мүмкіндігінше мұрағаттардан бұл құжаттардың түпнұсқаларын немесе олардың ресми жарияланымдарының мәтінін іздеп табу керек.
      22. Мерзімді баспасөздің материалдарын толық және жан-жақты іздеп табуға орталық, жергілікті, салалық органдардың мерзімді баспасөзінің және тиісті хронологиялық кезеңдегі көп таралымдардың, олардың бағыттарын, міндетін, қатыстылығын (органға, партияға және тағы басқаға), яғни материалдарды жариялау үшін керек болуы мүмкін басылымдар кешенін анықтаумен жетуге болады.
      Басылымның тақырыбы мен мақсатына байланысты ақпараттық (жазбалар, сұхбаттар, репортаждар), аналитикалық (корреспонденциялар, шолулар, мақалалар, рецензиялар), көркем-публицистикалық (очерктер, суреттемелер, фельетондар, памфлеттер) материалдар анықталады.
      Қандай да бір оқиға, дерек туралы мәліметтер табылған жағдайда, оқиға болған жерде шығатын мерзімді басылымды пайдалану керек.
      Мұрағаттарда, мүмкіндігінше мерзімді басылымдардың жеке мәліметтерінің түпнұсқалары табылады.
      23. Мұрағаттық құжаттарды табу, мұрағаттардың ғылыми-анықтамалық аппаратының жүйесімен және әлі басқа жерде жарияланбаған жаңадан түскен мәліметтермен танысудан басталады. Қордың толықтырылу тарихы, қор құрушылардың іс жүргізу жүйесі, ол құжаттардың сақталуы анықталады, негізгі және шектес қорлардың тізімдемелерін қарап шығу көзделеді.
      Тізімдемелерді зерттеп және қарап шығу үшін істерді таңдағанда, тақырыптарда істердің мағынасының ашылу дәрежесі есепке алынады. Бұл келелі мәселелерге тікелей тиісті істер ғана таңдап алынбайды, сонымен бірге құжаттардың тақырыбына жақындығы ескеріледі.
      Табу кезінде бастамашылық, орындаушылық және қорытынды сипаттағы құжаттардың себеп-салдарлық байланысын ескеру керек.
      Табуды мекеменің мақсатына сәйкес құжаттары оның қызметін неғұрлым толық көрсететін негізгі құрылымдық бөлімдерінен бастау керек.
      Құжаттарды іздеу үшін мәліметтерді орындауға немесе басқа құрылымдық бөлімшелерге, мекемелерге таныстыруға берілгені туралы белгілері, кірген және шыққан құжаттарды тіркеу журналдары, тіркеу-бақылау картотекалары, оның ішінде мәліметтердің электрондық мәліметтер базасы пайдаланылады.
      Дербес мағынасы бар құжаттың барлық мәтіндері анықтауға жатады. Бірінші кезекте қолтаңбалар және түпнұсқалар, содан кейін төлнұсқалар, тізімдер, куәландырылған және куәландырылмаған көшірмелер іздестіріледі.
      24. Жеке тектік құжаттарды анықтау үшін, мүмкіндігінше, қызметі жарияланым тақырыбымен баяндалатын мәселелерге байланысты тұлғалардың тізімі, керек болған жағдайда генеологиялық кестесі құрастырылады. Бұл тұлғалардың мұрағаттағы жеке қорлары бар-жоғы жеке тектік қордың ғылыми-анықтамалық аппаратының көмегімен анықталады. Айналасындағы тұлғалар, мекемелер, қоғамдық ұйымдар, олардың қорларындағы жеке тектік құжаттардың жинақталу мүмкіндігі және олардың сақталу орындары анықталады.
      Хаттар табылған жағдайда, жарияланған хаттардың авторы және олардың қорларының орналасқан жері, адресаттар мен корреспонденттердің аясы анықталады. Бұл үшін жарияланатын хаттардың авторларының туыстары, достары, іскерлік байланыстары анықталады, олардың тұратын орындары, күнделіктері, жазу кітапшалары, естеліктері, корреспонденттерге жіберген жауап хаттары зерттеледі, күнделікті басылымдарда жіберілген және жіберілмеген хаттардың мәтіндері жазылып және сонымен бірге корреспонденттердің және адресаттардың фамилиялары аталып қалуы мүмкін. Ары қарайғы іздеу үшін жоғалған және табылмаған хаттардың тізімдерін құрастырған дұрыс болады.
      25. Зерттелетін құбылыстардың динамикасын көрсету үшін, статистикалық ақпараттарды іздеу, жарияланымды қамтитын хронологиялық барлық кезең бойында жүргізіледі. Бірінші кезекте ресми жарияланымдардағы статистикалық деректердің құжаттары және статистикалық хабарларды пайдаланатын басылымдардағы құжаттар анықталады.
      Мұрағаттардан, жариялау кезінде салыстырмалы мәліметтерді есепке алу мүмкіндігі бар статистикалық құжаттардың ақырғы мәтіндері анықталады. Бұл үшін статистикалық құжаттармен танысу кезінде назарды бірлікке: статистикалық мәліметтерді зерттеу және тексерудің әдістеріне; байқау кезеңіне; байқаудың бірліктеріне; статистикалық тексерудің аумақтарына; статистикалық тексеруді өткізетін уақытына көңіл аудару керек.
      26. Картографиялық құжаттарды анықтау кезінде екі жағдай өзгешеленеді: карта – зерттеудің негізгі нысаны; карта – қосымша құжат.
      Картографиялық құжаттарды (каталогтар, анықтамалар, графикалық және тақырыптық коллекциялардың сипаттамасы, қорлар) анықтау, ғылыми-анықтамалық аппаратты зерттеуден басталады. Картографиялық құжаттарды табу оларды ұйымдастырудың түріне тәуелді болады: коллекцияларда тізімдеменің негізінде істердің барлық жиынтығы анықталады; қорларда, ғылыми-анықтамалық аппараттың ерекшелігіне байланысты, алғаш қарап шығу үшін істердің жиынтығы анықталады, содан кейін картографиялық құжаттардың өзі анықталады.
      27. Әскери құжаттарды анықтауда әскери аппараттың барлық бөлімдерінің қатар бағыну реттілік жүйесін, жарғының талаптарын, құжаттарды құрастыру және алып жүру тәртібі туралы бұйрықтар мен нұсқауларды, олардың құрамын, үлгісін, маңызын және қолданылатын орнын қатаң ескеру қажет. Бір штабтың жетіспейтін құжаттары, бір-екі саты жоғары тұратын штабтар қорларынан немесе төмен тұратын қор құрушылардан, сонымен бірге әскери қимыл журналдарынан, вахталық және радиотелеграфтық журналдардан, құжаттардың кіріс және шығыс журналдарынан, күндері көрсетілген және шығыс нөмірлері баяндалған құжаттар келтірілген тарихи формулярдан табылуы мүмкін. Сонымен бірге өңірге, болған оқиғаның кезеңіне және әскери құжаттарды құрастырғанда пайдаланған картаның масштабына тиісті картографиялық деректер анықталады.
      Тікелей сым арқылы сөйлесулердің жазуын анықтау кезінде, әңгімені қайта жаңғыртқанда техникалық қателіктің болуына байланысты, екі жақты сөйлескендердің қорларынан іздеу жүргізіледі. Бұл тәсіл байланыс құралдары арқылы жіберілген құжаттарға да тиісті.
      28. Ғылыми-техникалық құжаттарды (бұдан әрі – ҒТҚ) анықтау, құжаттардың құрамын есепке ала отырып, әртүрлі хронологиялық кезеңдерде нысандарды (бұйымдарды) дайындау кезеңі және басқару құжаттары мен техникалық әдебиеттер бойынша жүргізіледі. Талдап қорытылған, қорытынды ақпараттары бар құжаттарға ерекше көңіл аудару керек.
      Жобалау құжаттарына жататындар: бас жоспар, жобаға түсініктеме хат, жобалауға техникалық жағдайлар, қасбеттің сызбалары, жобаның төлқұжаты;
      конструкторлық құжаттарға жататындар: техникалық жобаға есептеулер және түсініктеме хат, материалдарды дайындауға техникалық жағдай, жалпы көріністің сызбалары, материалдар үлгісін сынау жөніндегі құжаттар;
      ғылыми-зерттеу құжаттарына жататындар: аяқталған ғылыми-зерттеулердің есебі, тәжірибе-конструкторлық, тәжірибе-технологиялық жұмыстар, техника-экономикалық негіздер (баяндамалар);
      технологиялық құжаттарға жататындар: маршруттық карталар, негізгі технологиялық процесстің картасы.
      29. Дыбыс-бейнелік құжаттарды табу іріктеп (деректі жинақтардан, монографиялардан, күнделікті басылымдардағы жарияланымдардан) және толық (бейнелеу тілімен және тақырыптық дыбыс публицистикасымен, құралдарымен ашылатын басылымдардан) түрде жүргізіледі.
      Дыбыс-бейнелік құжаттарды табу, бірінші кезекте, арнайы мұрағаттарда, одан кейін жалпы бағдардағы мұрағаттарда, дыбыс-бейнелік құжаттармен толықтырылған және құрамында қорлар немесе коллекциялары бар мекемелерде, құжаттардың бұл түрлері жасалынатын бұқаралық ақпарат құралдарының мекемелерінде болады.
      Мәтіндік ілеспе құжаттарды және қосымша деректерді анықтап табу үшін әртүрлі уақыттарда бұқаралық ақпарат құралдарына, ақпараттық-анықтамалық басылымдарға (фильмографиялық, дискографиялық, фильмдер мен грампластинкалардың каталогтары, радио және телехабарлардың жарияланған және жарияланбаған (диспетчерлік) бағдарламалары) басшылық жасаған мекемелер мен ұйымдардың қорлары зерттеледі.
      30. Әрбір табылған құжатқа тақырыптық және атаулы карточка жасалады. Сипаттаудың деректемелер құрамы Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын, басқа мұрағаттық құжаттарды мемлекеттік және арнайы мемлекеттік мұрағаттарда толықтыруы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы ережелерінде берілген.
      Құжаттарды іздестіру кезінде, әсіресе жарияланған деректер және басылымның тақырыбы бойынша әдебиеттерді зерттеуге байланысты алдын-ала жүргізілген жұмыс кезінде, жарияланған құжаттар (1-қосымша) мен тақырып бойынша әдебиеттерде ескерілген деректердің картотекаларын (2-қосымша) жүргізген орынды.

3 параграф. Жариялау үшін құжаттарды іріктеу

      31. Жариялау үшін құжаттарды іріктеудің методологиялық негізі: таңдау тарихилық, кешендік, жанжақтылық және турашылдық принциптері болып табылады.
      32. Құжаттарды іріктеуде жарияланым үшін:
      1) құжатты оның нақты тарихи дәуірде пайда болу себептерін есепке алып және оның орындайтын қызметінің нәтижесі ретінде қарастыру керек;
      2) зерттелетін мәселелердің дамуын көрсету;
      3) әрбір тарихи үрдіске тән жалпы және ерекше арақатынасты табу;
      4) тарихи құбылыстарды рет-ретімен баяндайтын өзара байланысты құжаттардың кешенін көрсету керек.
      33. Турашылдық принцип тарихи құбылысты зерттеудің барлық күрделілігін, көпқырлылығын және қарама-қайшылылығын болжай отырып, шындықтың түрлі жақтары мен оған құжат авторларының бағасын көрсететін әртүрлі құжаттық деректерді іріктеу жолымен іске асырылады.
      34. Басылымды дайындау кезінде баяндалған әдіснамалық принциптер мен міндеттер негізінде анықталған құжаттарға, оларды жариялау үшін іріктеу мақсатында ғылыми және тәжірибелік құндылығына деректанулық талдау жүргізіледі. Яғни түпнұсқалығын анықтау, уақытын, орнын, шығу жағдайын және сыртқы ерекшеліктерін, оның ішінде техникалық, құжаттың, авторлығын, мәтіннің шығу жағдайын, дұрыстығын, толықтығын, көрнекілігін, ғылыми маңызын, ақпарат дерегіндегі жаңалықтарын, сақталу дәрежесі мен құжаттың мәтінін қайта жаңғырту әдістері қолданылады. Жүргізілген талдаудың негізінде нақты басылымның тақырыбы мен міндеттеріне байланысты құжаттарды іріктеу өлшеміне сәйкестілігі анықталады, жинақтағы әрбір құжатты пайдалану туралы мәселе (толық немесе үзінділерді жариялау, ғылыми-анықтамалық аппаратта пайдалану) шешіледі. Іріктеу кезінде жарияланымда деректердің түрлері мен әралуанын толық беру ескеріледі.
      35. Жариялау үшін құжаттарды іріктеу кезең-кезеңмен: іздестіру барысында алдын ала және барлық құжаттар кешені табылғаннан кейін және басылымның құрылымы анықталған соң соңында жүргізіледі.

4 параграф. Ғылыми түрдегі басылымдар үшін құжаттарды іріктеу

      36. Тарих ғылымының деректер қорын кеңейтуге қызмет ететін ғылыми басылым үшін айрықша таңдап алынған маңызды деректерді бейнелейтін басылымда тарихи құбылыстың немесе үрдістің мазмұнын құрайтын құжаттар жиынтығы іріктеліп алынады.
      37. Тақырыптық басылым үшін іріктеу, тақырып бойынша өзара іштей байланысқан, оны рет-ретімен және шын бейнелейтін құжаттар жиынтығының құрамын қамтамасыз ететін болу керек. Бұл міндеттің шешуі құжаттық деректерді кешенді зерттеуді және тақырыптың әрбір басты мәселелесі бойынша дәйекті деректердің әралуан түрлерін іріктеу, бастамашыл (нормативтік құқықтық құжаттар), атқарушылық (ақпараттар, қатынастар, баяндау хаттар және басқалары), қорытынды сипаттағы (шолулар, есеп берулер, есепті баяндамалар және басқалары) құжаттардың тергеу-себептік байланыстарын орнату.
      Бастамашыл (нормативтік құқықтық) құжаттарды жариялағанда, оларды жүзеге асыру үрдісін көрсететін құжаттарды басылымға қосу керек. Егер жинақтың көлемі, бұл құжаттардың жүзеге асырылуы туралы маңызды құжаттарды жариялауға мүмкіндігі болмаса, оларды пайдаланылған құжаттардың іздеу мәліметтерін көрсете отырып, түсіндірмелер құрастыру үшін пайдалану керек.
      Атқарушылық сипаттағы құжаттардан, олардың пәрменділігін және шын мәнінде қажеттілігін куәландыратын бастамашыл (нормативтік құқықтық) құжаттарды жүзеге асыратындарынан іріктеп алу керек. Егер атқарушылық сипаттағы құжаттардың ақпараты қорытынды сипаттағы құжаттарға енген болса, онда артықшылықты атқарушылық сипатпен қатар көптеген құжаттардың аналитикалық-синтетикалық қайта өңделуін, сонымен бірге ведомствоға қарасты мекемелер мен құрылымдық бөлімдердің есеп беру-қорытынды құжаттамаларын көрсететін қорытынды сипаттағы құжаттарға беру керек.
      38. Статистикалық деректерді жариялау үшін, статистикалық деректердің ақырғы мәтіндері іріктеліп алынады, бұнда зерттелетін үрдістің қозғалысын талдау үшін ондағы өзара байланысты мәліметтерді салыстыру мүмкіндігі ескеріледі. Жарияланған статистикалық мәліметтер олардың анықтығы тексерілгеннен кейін ғана таңдап алынады. Толық жариялау мүмкіндігі жоқ бұқаралық статистикалық деректер репрезентативтік іріктеуді таңдауды құрастыру үшін таңдап алынады.
      39. Әскери құжаттарды іріктеуде әскерлерді басқару жөніндегі өкім құжаттармен және әралуан сипаттағы есеп беру-ақпараттық құжаттардың ара қатынасын ескеру керек.
      Әскери құжаттардан жедел нұсқаулар, операциялардың мақсатын ашатын әскери бұйрықтар және оны орындаудағы бөлімдердегі жедел міндеттер және жоспардағы маңызды өзгерістер (бірен-саран өзгертілген құжаттар ескертпелерде пайдаланылады), есеп беру ақпараттық құжаттардан – жедел мәліметтер, баянаттар, жағдай туралы ақпарат беретін хабарламалар, аға бастықтарға хабарламалар (баяндаулар), ақпараттардан бөлек тікелей байланыспен жасалған сөйлесу жазбалары, жағдайдың бағалануы, операциялардың мақсаты және қабылданған шешімдер, өздерінің және қарсыласының әскерлерінің жағдайларының сипаттамасы; есеп берулер, ұрыс (әскери) қимылдарының журналдары және шолулар, тарихи, кезекшілік және радиотелеграф журналдарының фрагменттері таңдап алынады.
      Әдетте, жалпы жедел немесе стратегиялық жоспардың бір бөлігін орындайтын бөлімдер, құрамалар, бірлестіктердің әскери қимылдары туралы құжаттарды іріктегенде, жалпы міндетті орындау және ұрыс операциясын нәтижелі өткізуде, құраманың (бірлестіктің) орны мен рөлін көрсететін 1-2 саты жоғарғы штабтардың құжаттарының ескертпелерін немесе мәтіндер түрінде қосу керек.
      40. Егер олардың басылымдары мерзімді басылымда ресми болса немесе егер бұл құжаттардың түпнұсқалары жоқ болса, күнделікті басылымдарда жарияланған құжаттар жарияланым үшін таңдап алынады. Мерзімді басылымда жарияланған құжаттардың түпнұсқалары болған жағдайда мәтіндерді салыстыру қажет.
      41. Мерзімді басылымның жеке (түпнұсқалық) ақпарлары, белгілі тарихи кезеңде шешетін және оларды іске асыратын нақты жолда (түрі), қоғам өмірінің маңызды мәселелерін рет-ретімен көрсету үшін таңдап алынады. Бұл жағдайда ақпарлардың жанрдың қай түріне жататындығы ескеріледі, себебі әрбір жанр тек өзіне ғана тиісті нақты міндетін орындайды. Оқиғаның шын жағын қалпына келтіру үшін, ақпараттық жанрдың мәліметтері таңдап алынады. Қоғам өмірінің әлеуметтік-экономикалық, рухани жағын сипаттау үшін аналитикалық және әдеби-көсемсөз жанрларының мәліметтері таңдап алынады.
      Мерзімді басылымдардың ақпарларын іріктеуде, тек ғылыми құндылығы, толықтылығы, дұрыстығы ғана емес, сонымен бірге және олардың алғашқы жарияланымы да ескеріледі. Бұл бір хабарламаның әртүрлі газеттерде бірнеше нұсқаларының болуы кезінде өте маңызды.
      Мерзімді баспасөздің жеке мәліметтерінің түпнұсқасы болған кезде, мұрағаттардан табылған мәтіндерді салыстыру қажет. Басылымға мерзімді баспасөзде жарияланған мәтін қосылады.
      42. Басылымның мақсатына тәуелділікке байланысты нақты оқиғаны суреттейтін шығу тегі жеке, сонымен бірге және қор құрушыны, оның шығармашылық немесе өндірістік қызметін, ол араласқан тұлғаларды немесе жеке тұлғаны сипаттайтын құжаттар таңдап алынуы мүмкін. Бұл жағдайда құжаттар авторының бұл оқиғаға қатысу дәрежесі, оның ақпарат алу деректері, айғақтарды жинақтап қорыту мүмкіндігі ескеріледі. Бірінші кезекте өзінің ерекшелігіне қарай ресми деректерде айтылмаған мәліметтері бар құжаттар таңдап алынады.
      43. Картографиялық құжаттарды таңдауда, тақырыптық кешеннің толық құрамын рет-ретімен және оқиғаның тарихын егжей-тегжейлі айрықша қамту керек. Тақырыптық басылым үшін, зерттелетін құбылысты құратын кеңістіктік дамуын және пайда болуын, сонымен бірге картографияның дамуы шындықты бейнелейтін әдіс екенін көрсететін картографиялық құжаттар таңдап алынады.
      Картографиялық құжаттар көп болған кезде, баспа үшін іріктеліп алынатын құжаттар құрамы жаңадан табылған, бірақ тізбе нысанындағы жарияланбайтын карталар туралы мәліметтермен толықтырылады.
      44. Ғылыми-техникалық құжаттаманы іріктеуде техника мен технологияның жаңалық дәрежесі, инженерлік шешімдердің, жобалардың, нысандардың, бұйымдардың, пікірлердің, болжамдардың ұтымды ойлары ескеріледі, сызбаларда, бекітілген эскиздерде, схемаларда, формулаларда және басқа графикалық және мәтіндік құжаттарда анықталады. Таңдау барлық ҒТҚ (ғылыми-зерттеу, жобалау, конструкторлық, технологиялық) жүйелерімен, графикалық және мәтіндік құжаттарымен үйлестіре отырып, сонымен бірге басқару құжаттарымен және сурет құжаттарымен жүзеге асырылады, келелі мәселелерді зерттеу барысын, жобаны, нысанды, келбетін, ғылыми-болжамдарды ашуда және соған ұқсастарды кешенді үйлесуді жетілдіре қамтамасыз етеді.
      45. Басылымның типіне және түріне байланысты, бір жанрдың деректерін, бір тұлғаға тиісті белгілі тақырыпты немесе оқиғаны баяндайтын дыбыс-бейнелік құжаттарды іріктеу, жарияланатын коллекцияның немесе оның бөлігінің, құжаттардың толық құрамын қамтамасыз ету керек.
      Дыбыс-бейнелік құжаттаманы іріктеу кезінде сахналау элементтерінің, фотомонтаждың бар болуы, шын мәліметтердің арақатынасы, авторлық түсіндірулер және басқалары ескеріледі. Фоноқұжаттарды іріктеу кезінде сонымен бірге тікелей факторлар немесе болмыстың жанама бейнеленуі (трансляция, студиядағы жазу) ескеріледі. Олардың өз даусымен сөйлеген сөздерінің немесе алдын-ала дайындаған мәтіннің негізінде жасалынғанының маңызы бар.
      Өнер туындысы ретінде дыбыс-бейнелік құжаттаманың құндылығын анықтайтын белгілеріне: көркемдік сапасы, композициялық-сюжеттік бүтіндігі, мәнерлілігі, түп нұсқалылығы, түрінің өзгешелігі, орындау шеберлігі және тағы басқаларына назар аударылады.
      Дыбыстық жарияланым үшін фоноқұжаттарды таңдау кезінде, жақсы сапалы дыбыс шығарған құжаттарға артықшылық беріледі. Егер бұл қажет болса, алдын-ала қайта жөндеу жұмыстары жүргізіледі. Фоноқұжаттарды типографиялық әдіспен басып шығару үшін, археограф тыңдау тәсілімен оның мәтінін қағазға түсіреді, сол үшін оларды әрі қарай тыңдау дәстүрлі әдіспен жүргізіледі.
      Дыбыс-бейнелік құжаттаманы іріктеуді олардың түпнұсқасымен (негативімен, слаидпен, диапозитивпен, балауыз валикпен, шоринофондық жазулармен, граммофондық түпнұсқамен, магниттік лентадағы жазулармен және тағы басқалары) немесе сурет өңделгенін немесе монтаждалғанын анықтау мақсатында көшірмелері бойынша жүргізу керек.
      46. Ғылыми қорлар басылымы үшін іріктеу, жарияланатын қордың немесе оның бөлігінің құжаттарын неғұрлым толық құраммен қамтамасыз ету керек. Қор құрушының қызметін толық көрсету үшін, басқа қорлардан және мұрағаттардан табылған оған тиісті құжаттар таңдап алынады. Бұл жағдайда жарияланатын қор құжатына тиісті екендігін анықтауға ерекше көңіл бөлінеді. Бұрын жарияланған, қайталанатын ақпараты және болмашы маңызы бар мәлімет үшін жіберілген құжаттар мәтінге қосылмауы мүмкін, олар тек ғылыми-анықтамалық аппаратта (ескертпелерде, тізімдемелерде, таблицаларда және тағы сол сияқты) пайдаланылады.
      47. Басылым мақсатының тәуелділігіне байланысты бір түрлі құжаттарды басу кезінде, қор тиістілігіне байланысты іріктеу белгісіне сәйкес дайындалған барлық құжаттар немесе олардың бір бөлігі осы басылым үшін таңдап алынады.
      48. Жеке тұлғаның құжаттарын жариялау басылым мақсатына байланысты, бұл тұлғаның (оның ішінде өзінің қатысуымен дайындалған материалдар) қызметі мен өмірі туралы табылған қор қатыстылығына байланысты барлық құжаттар немесе бұл тұлғаның өмірі мен қызметінің қандай да бір қырын сипаттайтын құжаттардың бөлігі қосылады.
      Жеке тұлғаның барлық құжаттарын жариялау, табылған құжаттардың (баспа және қолжазба түрінде) ғылыми-сыни зерттелуіне, бірінші кезекте олардың белгісіне, яғни авторлығына, уақытына және жазылған орнына негізделеді. Іріктеу жинақтағы табылған құжаттарды пайдалану мүмкіндігін анықтауға алып келеді.
      Құжаттардың бір бөлігі ғана жарияланған жағдайда, басылымның алға қойған мақсатына байланысты, тұлғаның өмірі мен қызметінің қырын көрсету үшін, оларды іріктеу маңыздылығымен анықталады.
      49. Ғылыми басылымдарда ертеде жарияланған құжаттарды іріктеу төмендегідей жағдайларда рұқсат етіледі:
      1) бір қор басылымдарында, біртекті құжаттар және жеке тұлғаның басылымдарында;
      2) егер басылым шеңберінде барлық құжаттарды толық жариялауға міндет қойылса;
      3) жинақта жаңа құжаттармен, онда көрсетілген оқиғалардың себеп-салдарлы байланыстары толығырақ анықталған жағдайда;
      4) оқиғаның арқауынан жекелеген дәлелдерді алып тастауға мүмкіндік бермейтін, қажет болған жағдайда оқиғаны рет-ретімен құжатпен баяндайтын;
      5) егер мерзімді басылымдарда жарияланған құжаттың түпнұсқасы жоқ болған жағдайда;
      6) егер бұрынғы жарияланым қол жетерлік болмаған жағдайда;
      7) егер алдыңғы басылымдарда құжат бұрмаланып немесе толықтай жарияланбаса, сонымен бірге құжатты қате бағалаған жағдайда оған қосып берілген түсініктемелер және ескертулерімен қоса;
      8) егер құжат ертеректе басқа тілде жарияланса.

5 параграф. Ғылыми-көпшілік және оқу түрлеріндегі
құжаттарды басу үшін іріктеу

      50. Ғылыми-көпшілік және оқу типтеріндегі басылымдар үшін құжаттарды іріктеу тәсілі, ғылыми түрдегі басылымға құжат іріктеу тәсіліне ұқсас.
       51. Ғылыми-көпшілік типіндегі басылым үшін оқырман қауымға әсер ететін мәнді ақпараты бар және танымдық қызығушылық тудыратын қолжетімді жарияланатын тақырып негізгі, түйінді мәселелер бойынша қоғамдық маңызы зор құжаттар іріктеліп алынады. Ғылыми-көпшілік типіндегі басылым үшін құжаттарды таңдау кезінде мыналарға көңіл аудару керек:
      1) құжаттардың әр түрлеріне назар аударып, сонымен бірге мазмұны бойынша неғұрлым айқынырағына орын беру керек;
      2) қандай да бір шараның, бастаманың нақты нәтижесін көрсететін бастамашыл және қорытынды сипаттағы құжаттарға артықшылық беру керек және сол сияқты;
      3) көлемі жағынан үлкен емес құжаттарға бейімделу керек, осыған байланысты және құжаттардан үзінді (143-тармақты қарау керек) алу туралы мәселені шешу керек;
      мәтіндік құжаттардың жиынтығы, адамдарға үлкен сезімдік әсер ете отырып тақырыптың кейбір мәселелерін ғана емес, сонымен бірге мәтіндік материалды суреттеп сипаттай алатындай болып, сурет құжаттарына және басқа бейнелеу материалдарына бейімделуі керек.
      52. Оқу типіндегі басылымдар үшін оқу бағдарламасының тақырыбына сәйкес, оқушылардың түсінуіне қол жетімді, негізінен жарияланған құжаттар таңдап алынады.
      53. Басылымға таңдап алынған статистикалық материалдар, әртүрлі құбылыстардың сандық өзгерістерін көрнекі көрсете білу керек және өзара салыстырмалы болу керек.
      54. Мерзімді баспасөз материалдарын іріктеу. Мерзімді баспасөзде жарияланған (қаулылар, қарарлар, хаттар және тағы басқа) ресми құжаттармен бірге мерзімді материалдар (ақпараттар, корреспонденциялар, статьялар) іріктеледі.
      55. Толық жарияланымы мүмкін емес статистикалық деректер репрезентативтік топтама құрастыру үшін іріктеледі.

4 бөлім. Құжаттарды таңдау және беру

1 параграф. Мәтінді таңдау

      56. Басылатын құжаттың негізгі мәтінін таңдағанда, бұл құжаттың мәтінінің барлық дербес мағынасы, мұрағаттарда сақталған қолжазба немесе машинамен басылған түріндегі (алғашқы және таза жазылған түпнұсқалар, тізімдер, төлнұсқалар, куәландырылған және куәландырылмаған көшірмелер) немесе әртүрлі техникалық құралдармен (гектограф, микросуреткөшірме, сандық көшірме және тағы басқа) және баспа басылымдарында (газеттерде, журналдарда, монографияларда, жинақтарда деректі толық және анық жариялау жағдайында, түзету үшін басылған мәтін түрінде және тағы соған ұқсас) деректер ретінде тартылуы керек.
      Негізгі мәтін жарияланады, ал қалған мәтіндер онымен салыстырылады, мүмкін болған басқаша мәтіндер, мәтіндік ескертулерде келтіріледі.
      Құжат мәтінінің мұндай деректері кешіккен көшірме ретінде, негізгі мәтінді таңдау кезінде ескерілмейді, әртүрлі басылымдарда және соған ұқсастарда қайтадан басылмайды.
      Ертерек кезеңдегі құжаттардың негізгі мәтіні ретінде мәтіннің түпнұсқасы алынады. Түпнұсқасы болмаған жағдайда, мәтіннің деректері ретінде құжаттың барлық көшірмелері (тізімдері) тартылады. Мәтін ең ертедегі көшірмемен (тізіммен) жарияланады, бірақ құжаттың мағынасын және түрін мұқият талдау қажет, кейбір жағдайда алғашқысынан ең кейінгі тізімдер түпнұсқаға жақынырақ болуы мүмкін.
      57. Егер бір құжаттың қолжазба немесе баспа түріндегі мәтіндерінде мағынасы мен құрылымы бойынша, бастапқы мәтінді қайта қарағанның нәтижесінде туындап едәуір айырмашылық табылса, онда олардың әрқайсысы құжаттың ерекше редакциясын құрады.
      Бір редакцияның қолжазбаларының болмашы белгілері негізінде топтарға, түрлерге, тармақтарға топтастырылады.
      Ғылыми типтегі жарияланымға басылымның мақсатына байланысты, жеке дара ғылыми қызығушылығы бар құжаттың барлық редакциясы қосылады.
      Ерте кезеңдегі (ХVІІІ ғасырға дейін) құжаттар үшін, егер олардың әрқайсысының жеке дара ғылыми мәні болса, қандай да бір редакциясының жеке тізімдерін толық жариялауы мүмкін.
     Ғылыми-көпшілік типіндегі жарияланым үшін, құжат мәтінінің тек негізгі редакциясы таңдап алынады, қалған редакциялары мәтіндік ескертулерде хабарланады.
      58. Айрықша өзара айырмашылығы жоқ мәтіннің бірнеше нұсқалары болған жағдайда, басылым үшін рәсімдеудің (түпнұсқасы немесе қол қойылып куәландырылған, іс жүргізу нөмірі, бұрыштама қойылған күні және тағы басқалары) сыртқы элементтері бар негізгі мәтін таңдап алынады. Ескертпелерде келтірілген құжаттың жекелеген мәтіндері, мәтіннің басқаша оқылуын анықтау үшін салыстырылады.
      59. Басылым кезінде әртүрлі редакциялар мен нұсқаларды араластыруға және олардан мәтінді құрастыруға жол беруге болмайды.
      60. Жаңа және қазіргі заманғы заң актілері (декреттер, заңдар, жарлықтар, қаулылар және басқалары), заң актілерінің ресми басылымдарында, олар жоқ болған жағдайда түпнұсқасынан жарияланады.
      Мемлекеттік органдардың нормативтік өкім құжаттары ресми басылым бойынша, олар жоқ болған жағдайда түпнұсқасынан жарияланады.
      Мекеменің, ұйымдардың және өнеркәсіптердің ресми құжаттары түпнұсқасы бойынша, түпнұсқасы болмаған жағдайда төлнұсқалары және көшірмелері бойынша жарияланады.
      Ғылыми басылымдарда жарияланған ресми құжаттардың мәтіні түпнұсқасымен салыстырылады, бұл жағдайда мүмкін болған басқаша оқылулары мәтіндік ескертпелерде келтіріледі.
      61. Дипломатиялық құжаттар ресми басылымдар бойынша, олар жоқ болған жағдайда – түпнұсқасы бойынша және қол қойылған немесе бекітілген мәтінмен жарияланады. Басылымның міндетіне байланысты мұндай құжаттардың мәтіндері, құжатқа қол қойған барлық мемлекеттердің тілдерінде немесе қай тілде және қай мұрағатта құжаттың мәтіні бар екені аңыз-баянда көрсетіліп бір тілде жариялануы мүмкін.
      Ресми емес басылымдарда жарияланған дипломатиялық құжаттардың мәтіні түпнұсқасымен салыстырылады. Мүмкін болған басқаша оқылулары мәтіндік ескертулерде келтіріледі.
      62. Ресми емес (ғылыми, әдеби, публицистикалық, мемуарлық және басқа шығармалардың) негізгі мәтіні ретінде, автордың идеялық ойларын толықтай және ең көп анық көрсете алатын және оның құжаттармен жүргізген соңғы жұмысы таңдап алынады.
      Дұрысы, авторлық мәтіндер тірі кезіндегі соңғы басылымдар бойынша жарияланады. Ғылыми түрдегі басылымдарда міндетті түрде түпнұсқасымен салыстыру жүргізіледі.
      Негізгі мәтінді таңдау кезінде, мәтінде редакторлық, цензорлық және басқа түзетулер болуын ескеру керек. Автормен жарияланбаған мәтіндер, соңғы таза жазылған қолжазба (қолтаңба немесе авторландырылған көшірме) бойынша, ол болмаған жағдайда алғашқы жазылған қолжазба бойынша басылады. Авторландырылмаған көшірмелер, олар анықталғаннан (тиістілігі анықталғаннан) кейін ғана жарияланады, бұл мәтіндік ескертпелерде алдын-ала айтылады.
      63. Адресаттарға (таза жазылған қолтаңба немесе машинамен жазылған түпнұсқа) жіберілген хаттар мәтін бойынша, олар болмаған жағдайда алғашқы жазылған қолтаңбамен немесе куәландырылған (авторландырылған) көшірмемен жарияланады. Куәландырылмаған көшірмемен жарияланған хаттар тиісті негіздемені қажет етеді.
      Автормен ана тілінде жазылған және адресаттарға жіберу үшін аудармашымен аударылған хаттар, авторлық түпнұсқамен жарияланады және аудармамен салыстырылады. Егер түпнұсқа сақталмаған жағдайда, хат аудармамен беріледі, мәтіндік ескертпелерде түпнұсқаның жоқ екендігі және аударылған уақыты міндетті түрде ескертіледі.
      Ғылыми түрдегі басылымдарда негізгі мәтіннің басқаша оқылулары және алғашқы жазулар мәтіндік ескертулерде келтіріледі.
      64. Стенограмманың мәтіндері. Мәтіннің түзетілген және түзетілмеген стенограммасы болған жағдайда, шартты түрде ол бастапқы құжаттың мазмұнын өзгертпеген жағдайда, ерекше ықыласпен түзетілген және автормен куәландырылған мәтінге беріледі. Стенограмманың авторландырылған мәтіні болмаған жағдайда, мәтіндік ескертулерде тиісті негізделген түзетілмеген мәтіндер жарияланады.
      65. Коммуникациялық құралдар (телефон, телефакс, телетайп, телеграф және радио) бойынша берілген құжаттар үшін, негізгі мәтін болып шығыс жазу (автограф, түпнұсқа, куәландырылған көшірме) есептелінеді. Жарияланатын шығыс мәтіні, кіріс мәтіні болған жағдайда онымен салыстырылады, арасындағы мәтіннің басқаша оқылуы ескертулерде көрсетіледі. Түпнұсқалық және көшірмелік мәтіндер болмаған жағдайда да құжаттар жариялана береді, бірақ әскери қимылдардың және корабльдердің радиотелеграф журналдарындағы жазулар бойынша іске асырылады.
      Құжат жазуларының (қолжазба немесе телеграф бланкісіндегі машинамен жазылған жазу, телеграф лентасы) бірнеше үлгілері болған жағдайда, жарияланым үшін телеграф лентасы бойынша қабылданған мәтін таңдап алынады. Лентаның бөлігін жоғалтып алған жағдайда, мәтін басқа дерек бойынша қалпына келтіріледі және мәтіндік ескертулерде белгілеп қояды.
      66. Үнпарақтың негізгі мәтіні ретінде куәландырылған мәтін (үнпарақты шығарған нұсқауы бар мекемелер, қойылған қолдары немесе мекеменің мөрі) таңдап алынады. Үнпарақтың куәландырылмаған (машинамен жазылған немесе қолжазба түрінде) мәтіні оның дұрыс екендігі анықталғаннан кейін, мәтіндік ескертулерде түсіндірілгеннен кейін ғана жарияланады.

4 параграф. Құжаттардың мәтінін беру

      67. Құжаттардың мәтіні дипломатиялық немесе ғылыми-сыни тәсілдермен, басылымның нақты мақсатына байланысты (тарихи, деректану, палеографиялық, лингвистикалық зерттеулер үшін) берілуі мүмкін. Барлық басылымдарда құжаттардың мәтіні анық сақталған стилистикалық және тілдік ерекшеліктерімен беріледі.
      68. Дипломатиялық қабылдаулар кезінде мәтіннің басылымы түпнұсқасымен толық сәйкес және оның ерекшеліктерімен: кейбір графикалық жақтары сақталған ескірген орфографиямен (пайдаланудан шығып қалған әріптер, мәтінде бар қысқарған сөздер, оның ішінде және жалпылай қабылданбағандар, мәтін мен қойылған қолдардың орналасу тәртіптері, қазіргі уақыттың іс жүргізу құжаттары үшін – кей кезде мәтіннің бланкісі) және жарамсыздықтарымен типографиялық теру жолымен жасалынады.
      Мәтінді сынаудың нәтижесі мәтіндік ескертулерде бейнеленеді.
      Басылымның дипломатиялық қабылдауы арнайы ғылыми және оқу типтеріндегі (палеографиялық, лингвистикалық) басылымдарда қолданылады.
      69. Басылымның ғылыми-сыни қабылдау кезінде құжаттардың мәтіні стилистикалық және фонетикалық анық сақталған ерекшеліктерімен беріледі. Қазіргі орфография мен пунктуацияға сәйкес мәтін сөзге және сөйлемге бөлініп жүргізіледі, мағынасына қарай керекті тыныс белгілері, бас әріптері қойылады.
      Ресми емес құжаттарда (әдеби, публицистикалық шығармаларда), ережеге сәйкес түпнұсқаның пунктуациясы сақталады.
      Қажет болған жағдайда мәтін абзацтарға бөлінуі мүмкін, ережеге сәйкес абзацтардағы бөлімдер сақталынады.
      Ғылыми және ғылыми-көпшілік типтеріндегі басылымдарда мәтінді сынаудың нәтижесі мәтіндік ескертулерде беріледі, оқу типтеріндегі басылымдарда құжаттың мәтінінде ескеріледі.
      70. Басқаша оқылуларды қайта жаңғырту. Археографтың құзырындағы бар барлық тиісті құжат мәтінінің деректері, ғылыми типтегі басылымда құжаттың негізгі мәтінін жариялағанда, мәтіндік ескертулерде мағыналық және редакциялық басқаша оқылулар келтіріледі.
      71. Кірістірмені және үстінен сызуды қайта жаңғырту. Құжаттың мәтінінде тиісті орынға жекелеген сөздер мен сөйлемдерді кірістірулер қайта жаңғыртылады және мәтіндік ескертулерде ескертіледі. Ғылыми типтегі басылымдардың мәтіндік ескертулерінде бір құжатта әртүрлі сиямен немесе қарындашпен жазылған кірістірмелер ескертіледі. Мұнымен қоса, мүмкіндігінше кірістірменің авторы көрсетіледі. Мәтінде үстінен сызылған сөздер ескертілмейді, мәтіндік ескертуде: «Әрі қарай сызылған...» деп көрсетіледі.
      Мәтінде үстінен сызылған орынды графикалық белгілеу жолымен қайта жаңғыртылуы мүмкін, мысалы, бұрыштама жақшамен (< >), археографиялық алғы сөзде ескертіледі.
      72. Құжатта автормен немесе басқа тұлғалармен жасалған қосып жазылған мәліметтер, авторлық мәтінде олардың орналасуына қарамастан, құжаттың мәтінінің жалғасы ретінде беріледі. Құжатта олардың орналасуы және авторлығы мәтіндік ескертулерде ескертіледі.
      73. Мәтінде авторлық белгілеген жекелеген орындар басқа шрифтімен бөлінеді. Авторлық емес белгіленгендер, егер оларды кім жасағаны белгілі және құжаттың тарихы үшін мағынасы болса мәтіндік ескертулерде ескеріледі.
      74. Құжат авторының жолма-жолғы ескертуін, жинақты құрастырушылардың ескертулерінен бөлектеу үшін, жақшаға қосылады: (Автордың ескертуі), (Құжаттың ескертуі), құрастырушының ескертуі (жариялаушы) – Құрастырушының ескертуі).
      Басқа нұсқасы – бұл ескертулерді белгілеу үшін бейнелер немесе араб цифрларын пайдалануға болады, мысалы: жұлдызшамен (*) құжаттың ескертуі, сандармен – құрастырушының ескертуі белгіленеді және археографиялық алғы сөзде ескертіледі.
      75. Қолтаңбаны өзгерту немесе құжат мәтінін қайта жаңғырту тәсілі мәтіндік ескертулерде белгіленеді.
      76. Мәтінде кездесетін басқа тілдегі сөйлемдер және фразалар түпнұсқаның тілінде қайта жаңғыртылады, аудармасы мәтіндік ескертулерде ол қай тілден аударылғанын дөңгелек жақшалармен көрсетіледі.
      77. Құжаттарда ұзындық өлшемінің, уақыттың, ақшалай және басқа өлшем бірліктері қысқартылып берілуі мүмкін, егер оларда цифрлық белгілер алдында болса; цифрлық белгілерінсіз олар қайта толық жазылады.
      78. Құжаттың мағынасына толық жататын резолюциялар және белгілер (құжатты жібергені, алғаны, тіркегені жайында), құжаттың мәтінінен кейін қол қойылғаннан соң хронологиялық тәртіппен (егер күндері белгіленген болса) жаңа жолдан жазылады.
      Құжаттар мәтінінің жекелеген орындарына жататын белгілер, мәтіндік ескертулерде қайта жазылады.
      Іс жүргізу сипатындағы «Іске», «Орындалды» деген белгілер, егер олар тақырыпты түсіндіру үшін маңызы болған жағдайда, ғылыми басылымдарда құжаттың мәтінінен кейін келтіріледі. Ғылыми-көпшілік басылымдарда олар жазылмауы да мүмкін.
      79. ХVІ-ХVІІ ғғ. құжаттарындағы расталған мәтін мен белгі, құжаттардың негізгі мәтінін беру ережесі бойынша олардың жазылуы хронологиялық рет-ретімен беріледі: патшаның сыйлыққа берген грамотасында патшаның атының жазуы, хатшының біріктіргіші, оң жағында подьячи; кейініректегі расталған грамоталар; жаңсақ кеткен грамоталарда – ұқсас құжаттарды басқа мекен-жайларға жіберу туралы белгі; жеке актілерде – келісімге қатысушылардың қолдары, сыбыстар, актілер ұсыну немесе оны кітапқа жазғандары туралы белгілер; жазбаша өтініштерге актілер ұсыну немесе кітапқа жазғандары туралы белгілер; жазбаша өтініштерге – құжатты тыңдау немесе алу туралы, хатшының резолюция-белгілері, салықтар алғаны туралы белгілер.
      80. Құжаттың мәнін түсіну үшін маңызды болған кезде, авторын, мекен-жайын, жазылған орнын немесе күнін анықтау үшін, мәтіндік ескертулерде конверттен мекенжайлар, пошталық мөртабандар және басқа мәліметтер келтіріледі.

3 параграф. Ерте кезеңдегі құжаттардың мәтінін
берудің ерекшеліктері

      81. ХVІІІ ғасырдың соңына дейін құжаттардың мәтінін беру кезінде, норма болып табылатын және өз уақытында қабылданған орфография нормаларының ауытқулары ретінде оның орфографиялық ерекшеліктері сақталады.
      82. ХVІ ғасырдың басынан ХVІІІ ғасырдың соңына дейінгі құжаттардың және қолжазба кітаптардың мәтіндері, пайдаланудан шыққан азаматтық әліпбимен, қазіргі заманғы әріптермен ауыстырылып беріледі.       Қысқартылып жазылған сөздер («титлдың астында») ашылады, қалпына келтірілген сөздер бөлінбейді. Бөлінетін әріптер жолға бөлінбей жазылады, бұл жағдайда жұмсақ және қатты белгілер қазіргі заманғы дұрыс жазу бойынша пайдаланылады.
      83. Бас әріптер орфографияның және пунктуацияның қазіргі заманғы ережелерімен ХVІ-ХVІІІ ғғ. мәтіндерінің кейбір ерекшеліктерін есепке ала отырып пайдаланылады.
      Жеке атаулардың құрамына кіретін барлық жеке есімдер, әкесінің есімдері, тектері бас әріппен жазылады.
      Барлық географиялық атаулар бас әріппен жазылады, күрделі географиялық атауларда бір қатарға әріппен қызметтік сөздер және рулық түсінікті белгілейтін сөздер жазылады.
      84. Құжаттарда санды белгілейтін әріптік цифрлар араб цифрымен беріледі. Реттік сан есімдер, сандары ескірген сөздер («Полчетверта», «третьягонадесять», полтретьятцать» және бақалары) түрлерімен беру сақталады.
      Цифрлы әріппен жылды белгілегенде реттік сан есімдердің септік жалғаулары дефис арқылы беріледі.
      85. Құжаттардың мәтінінде тұрақты қайталанатын және қатты қалыптасқан түрі немесе сыпайылылықтың стереотиптік формуласы археографиялық алғысөзде көрсетілетін шартты қысқартулар енгізіледі.
      86. Ерте кезеңдегі құжаттарда тайпалардың және халықтардың аттарын бас әріппен жазу пайдаланылады, себебі олар мемлекеттің немесе мемлекеттік құрылымның белгілері болып қызмет етеді.

4 параграф. Жаңа және қазіргі заманғы құжаттар мәтінін
берудің ерекшеліктері

      87. ХІХ және ХХ ғғ. құжаттарының мәтіні түпнұсқасының стилистикалық және тілдік ерекшеліктерін сақтай отырып дұрыс жазу ережесімен жазылады, оған жататындар:
      жекелеген сөздер құрылымдары;
      түпнұсқа құрастырылған кезеңге тән немесе елдің жекелеген аймақтарында пайдаланылатын жекелеген сөздер;
      түпнұсқа құрастырылған кезеңге тән және тілдің сөздік құрамына енген, қысқартылып жазылған сөздер.
      88. Іс жүргізетін құжат бланкісінің мәтінін және адресатты белгілеу, ереже бойынша, қайтадан жаңартылмайды, редакцияның атын құрастырар кезде пайдаланылады.
      Кейбір құжаттардың (ұрыс кестесі, наградтық парақтар және формулярлар, қызметтік тізімдер, вахталық журналдар) қажет болған жағдайда бланкілік формалары сақталуы мүмкін.
      89. Заң шығарушы, дипломатиялық және ресми емес құжаттардың атаулары мен күндері және газет мақалалары, үнпарақтар ғылыми түрдегі басылымдарда, редакцияның атына қарамастан, түпнұсқасы сақталынған орындарда мәтіннің бөлігі ретінде қайта жазылады. Ғылыми-көпшілік типтегі басылымдарда көрсетілген құжаттардың аттары қайта жазылмайды, редакцияның атын құрастырар кезде пайдаланылады.
      Іс жүргізілетін құжаттардың атаулары және күндері түсіріліп қалады және редакцияның атын құрастырар кезде пайдаланылады.
      Хаттардың жазылған күндері оларды жазудың барлық ерекшеліктерімен, түпнұсқа түрінде болған орында қайта жазылады.
      90. «Құпия», «асығыс» гриф-белгілері және басқалары құжат мәтінінің алдында оң жақтағы бұрышқа жазылады.
      91. Анкетаның, наградтық парақтың, қызметтік тізімдердің формуляры, және сұраққа жауаптар әртүрлі шрифтермен немесе қандай да бір басқа тәсілдермен (астын сызумен, қос нүктемен айырумен және тағы басқа) жазылады.
      Егер бірінен кейін бірі орналасқан бірнеше біртүрлі құжаттар жарияланса, формуляр бір рет жазылады. Кейбір жағдайларда анкеталар, тізімдер, мінездемелер және басқа біркелкі құжаттар таблица түрінде жарияланады.
      92. Хаттамалардың мәтіндері бағансыз толық қатарға жазылады. Хаттамалардағы бар сұрақтар, орнынан тұрып айтылған сөздер негізгі мәтін сияқты ерекшеленген шрифпен абзацтан: «сұрақ», «орнынан тұрып айтылған сөздер», «қол шапалақтаулар» және сол сияқты сөздер болып беріледі. Абзацтан: «Тыңдалды», «Қаулы қабылданды», («Шешілді») формулалары сиректетіп ерекшеленеді. «Тыңдалды» формуласында пункттің нөмірін көрсету қажет, «Қаулы қабылданды», «Шешілді» формулаларында оларды қайталамай-ақ қоюға болады.
      93. Телеграмманың, телефонограмманың, радиограмманың мәтіндері, жетпейтін жалғаулықтар және сөз алдынан келетін көмекші сөздермен толықтырылып жазылады. Мәтінді оқудың екі жақты мүмкіндігі болған жағдайда олар төртбұрышты жақшаларға енгізіледі.
      Жоқ болған немесе сөздермен белгіленген тыныс белгілері мәтінде қойылады. Қызметтік белгілер (күнін белгілеу, жіберілген орны және нөмірді алу) құжаттың бас жағында және мәтіндік ескетулерде пайдаланылады.
      94. Тікелей сыммен сөйлескен әңгімелердің мәтінінің бастапқы және қорытынды бөліктерінің («Аппаратта осындай адам», «Тыңдап тұрмын», «Сау болыңыз» және тағы басқалары) жазулары сақталып жазылады және әрбір әңгімеге қатысушыға абзац бөлінеді. Абзацтың ішінде, қажет болған жағдайда, сөйлемге бөлулер анықталады, пунктуация қазіргі заманғы ережелерге сәйкес қойылады. Әрбір абзацтың алдында төртбұрышты жақшаларда айтушының тегі мен географиялық пункттің атауы, егер олар мәтінде жоқ болатын болса, қойылады. Егер әңгімеге әр жақтан бірнеше адам қатысса, олардың тектері басында көрсетіледі, ал абзацтың алдында тікелей әңгімені жүргізуші тұлғаның тегі жазылады. Екі жақты әңгімелесушілердің мәтінінің нұсқаларын салыстыру қажет, табылған әртүрлі оқылулар мәтіндік ескертулерде ескеріледі.
      95. Қарап шыққан, түзетілген және автормен куәландырылған стенограммалар мәтін бойынша жарияланады. Түзетілмеген стенограммалар түзетусіз жазылады, мән-мағынасы жоқ сөздер ғана алынып тасталынады және мәтінге төртбұрышты жақшалармен мәні жағынан жетіспейтін сөздер енгізіледі.
      Түсіп қалған сөздер, мағынасы түсініксіз орындар, бітпей қалған фразалар мәтіндік ескертулерде ескеріледі.
      96. Құжаттардың мәтінін беру кезінде кіріс және шығыс қағаздарының журналы бойынша, журналда нөмірі мен жазылған күні көрсетіледі. Құжаттың орындалғаны туралы журнал графасының аты түсіріліп қалуы мүмкін, құжаттың орындалғаны және оның қозғалысы туралы мәлімет мәтіндік ескертуде келтіріледі. Мұндай жағдайда мәтінді беру тәсілі археографиялық алғысөзде айтылады.
      97. Құжатқа қосымша, құжаттың ажырамайтын бөлігі ретінде негізгі мәтіннен кейін реттік нөмірсіз және басқа шрифтімен жазылады. Қосымшаның жеке атының алдынан «1 қосымша», «2 қосымша» және сол сияқты көрсетіледі.
      98. Ауызша белгіленген сандық сандарды (айдың саны, әскери бірлестіктердің) санмен беру қажет. Жинақтау сан есімдері және санды белгілеудің көне түрлері сөздермен сақталады.
      99. Рим және араб цифрлары, ереже бойынша, құжаттың түпнұсқасына сәйкес жазылады. Бірақ жүзжылдықты, конгресстерді және съездерді белгілеу кезінде рим цифрлары қолданылады.
      Фронттардың, армияның, корпустардың, дивизиялардың, әскери бөлімдердің нөмірлік белгілері араб цифрларымен септік жалғауларының қосылуымен беріледі.
      Рим цифрларына септік жалғаулары қосылмайды.
      Құрамалардың (бөлімдердің) нөмірлері командирдің қызметін қысқартылған белгімен байланыстырып жазғанда септік жалғауы пайдаланылмайды.
      100. Санды айсыз немесе соңынан кейін берілген жағдайлардан басқа уақытта, күнтізбелік уақытын белгілегенде, септік жалғаулар сақталмайды.
      101. Қысқартылып жазылған сөздер, егер олар жалпы қабылданып қысқартылған болмаса, толық жазылады. Ғылыми түрдегі басылымдарда сөздің қалпына келтірілген бөлігі төрт бұрышты жақшаның ішінде болады.
      Ғылыми-көпшілік басылымдарда, екі жақты түсінікті рұксат етпейтін қысқартылған сөзді ашу, төрт бұрышты жақшасыз жазылуы мүмкін және міндетті түрде археографиялық алғысөзде ескертіледі.
      102. Ұйымның, мекеменің, әскери құрамалардың, қызметтердің қысқартылған атаулары және жалпы қабылданған қысқарту мәтінінде сақталады. белгілі бір мекемелердің атауларын әртүрлі қысқартулар бір ізге түсірілмейді. Толық жазу қысқартылған сөздердің тізімінде немесе егер ол бір рет еске түсірілсе мәтіндік ескертуде беріледі. Мекеменің немесе ұйымның қысқартылып жазылған атауын ашу, келесі атауы өзгертуді есепке алмай, міндетті түрде құжатта оны еске түсірілген уақыты бойынша берілуі керек.
      Қысқартылған сөзден пайда болып, тілдің сөздік құрамына кірген және өз бетінше мағына алған сөздер сол күйінде жазылады.
      103. Құжаттың мәтінінде, қызметтердің, шендердің, лауазымдардың, географиялық, техникалық және басқа терминдердің үнемі қайталанатын атауларына, егер олар жеке атаулармен ілесіп аталса қысқарту енгізуге болады.
      104. Құжаттардың мәтінін жариялауда бас және кіші әріптер құжат жазылған уақыттағы ережеге сай емес, орфографияның қазіргі заманғы ережелеріне сәйкес пайдаланылады.
      Мемлекеттік үкімет және басқарудың жоғарғы органдары, жоғары партиялық органдар, жоғарғы мемлекеттік қызметтер, құрметті және жоғарғы атақтар, сонымен бірге қарулы күштердің жеке атауларында барлық сөздер бас әріппен жазылады.
      Мекеменің күрделі атауларының, мекеменің ірі құрылымдық бөлімшелерінің, бас басқармалардың және басқармалардың, сонымен бірге әскери операциялардың немесе әскери құрамалардың, географиялық терминдерден құралған бірінші сөздер бас әріппен жазылады.
      Бірнеше сөздерден құралған мекеменің қысқартылған атауы және тек әріптерден тұратын (аббревиатура) бас әріппен жазылады.
      «Совет» сөзі жергілікті мемлекеттік билік органының толық аты, билік органының мағынасы ретінде бас әріппен жазылады.
      Орден және медалдардың атауларында, орден мен медалдардың өз аттары бас әріппен жазылады.
      Барлық саяси партиялардың атауларында бірінші сөз бас әріппен жазылады.
      Мемлекеттік мекемелердің, академиялардың, оқу орындарының және мәдениет мекемелерінің жеке аттары және бірінші сөзі бас әріппен жазылады.
      Мекеменің нақты атауы, әскери ауданның аты және ұрыс қимылдарының бағыттары, әскерлердің топталуы, штабтардың аттары, әскер түрлері; құрметті гвардиялық құрамаларға қатыстылығын көрсететін, қызметтер, атақтар, дәрежелер туралы сөздер кіші әріппен жазылады.
      105. Құжат қай тілде жазылған болса, сол тілде жазылған мәтіннен кейін, жарияланған құжаттың қай жерінде тұрғанына қарамастан жаңа қатардан қолдар қойылады.
      Екі және одан көбірек мекемелер бірдей негізде құрастырған құжаттарда: біріккен қаулыларда, үндеулерде, жоғарғы және жергілікті партия, совет, кәсіподақ және комсомол органдарында; министрліктердің, ұйымдардың бірігіп шығарған бұйрықтарында; мекемелер арасындағы келісімдерде және әртүрлі мекемелердің өкілдерінен құралған жюри шешімдерінде; дипломатиялық құжаттарда қолдар бір деңгейде қойылады.
      Әскери құжаттарда қолдар түпнұсқасының орналасу формасы сақталады.
      Қойылатын қолдар саны көп болған жағдайда барлығы немесе алғашқы бірнешеуі қол қояды, мәтіндік ескертуде қойылмаған қолдардың саны міндетті түрде ескертіледі және мүмкіндігінше қол қойған тұлғаларға қысқаша әлеуметтік сипаттама беріледі.
      Құжатқа (көшірмеге) қол қойған тұлғаның қолы немесе тегі анық болмаса және анықтауға қиындық туғызған жағдайда, мәтіндік ескертуде тек оның қызметін көрсетіп және түсіндіру қажет: «қойылған қол түсініксіз», «қолы жоқ», «тегі көрсетілмеген». (Көшірмеде) қол қойған тұлғаның тегі мен қолын шамалап мәнін ашып деректі көрсетумен мәтіндік ескертуде белгіленеді.
      Әртүрлі құжаттарға бір тұлғаның қолы барлығына қойылған болса, онда жариялау кезінде қойылған қолдарды археографиялық алғысөзде белгілеп, оларды көрсетпеуге де болады. Қойылған қолдарда ішінара өзгертулер болған жағдайда, мәтіндік ескертуде құжаттың нөмірі және қол қойған тұлғаның тегі көрсетілуі қажет.
      106. Куәландырылған қол ғылыми түрдегі басылымдарда құжаттың ажырамас бөлігі ретінде, ал ғылыми-көпшілік басылымда – егер ол құжат тарихын зерттеу үшін маңызы болатын болса ғана қаралады.

5 параграф. Мәтіннің қатесін түзету

      107. Автордың қатесін жаңылыс жазғандарын және мәтінді көшіргенде кеткен қателерді түзету тәсілдері, қалып кеткен, толық жазылмай қалған сөздер, зақымданған мәтін және басқа жарамсыздықтар, басылымның түрінен және құжаттың шығу уақытына байланысты болады. Мәтінді басу кезінде кеткен жарамсыздықтарды түзетудің қатал біркелкі тәсілдері, қажетті талап болып табылады.
      108. Орфографиялық қателер, анық жаңылыс жазылған сөздер (жекелеген әріптерді, буындарды, сөздерді екі рет жазу, әріптердің орнын ауыстыру, әріптердің жазылмай қалуы) мәтінде жөнделеді. Ғылыми түрдегі басылымда мәтіндік ескертулерде қажет болған жағдайда қате жазылған жазулар келтіріледі.
      ХVІ-ХVІІІ ғасырлардағы құжаттардың басылымдарындағы қате жазылған жазулар мәтіндік ескертулерде көрсетіледі, қажетті түзетулер мәтінге қазіргі заманғы дұрыс жазулармен енгізіледі.
      109. Мағыналығы бар (бұрмаланған сөздер, жаңылыс басылған сөздер, мағынасы өзгерген сөздер) мәтіннің қателері, құжаттың мәтінінде сақталады. Дұрыс жазылғандары мәтіндік ескертулерде келтіріледі.
      110. Цифрлық мәліметтердің қателері мәтінде түзетілмейді. Түзетілген цифрлар мәтіндік ескертулерде деректері көрсетіліп келтіріледі.
      Егер мәліметтерді басқа деректер бойынша тексеру мүмкін болмаса, онда мәтіндік ескертулерде: «Құжатта осылай» деп түсінік беріледі.
      111. Құжатта түсіп қалған және мағынасы бойынша қалпына келтірілген сөздер төрт бұрышты жақшаларда жазылады. Мәтіннен қалып қойған, мағынасы бойынша қалпына келтірілуі мүмкін сөздер, тектер, күндер және басқа мәліметтер қосымша деректер бойынша анықталады және мәтіндік ескертулерде деректері көрсетіліп төрт бұрышты жақшаларда жазылады.
      Құжатта автормен мәтіннен қалдырылып кеткен сөздер ерекше белгіленіп және мәтіндік ескертулерде түсіндіріледі.
      112. Жөндеуге келмейтін, стилистикалық дұрыс құрылмаған сөздер, бұрмаланған сөздер мәтінде жазылады және мәтіндік ескертулерге: «Құжатта осылай», «Қолжазбада осылай» деген сөздермен ескертіледі.
      Кәсіби тән ерекшелік орамдар (дипломатиялық, әскери, техникалық құжаттар) жөнделмейді және жолма-жол ескертулерде ескертіледі. Бұл ерекшеліктер археографиялық алғы сөзде белгіленеді.
      113. Құжаттың жарамсыздығына байланысты оқылмайтын (үзіліп қалған, көнергендіктен өшіп қалған, үзіктер, дақтар, күңгірттенген), және де түсініксіз мәтін ерекше белгіленеді. Мәтіндік ескертулерде қалып кеткен сөздердің себептері және оның көлемі (әріп, сөз, қатар сандары) ескертіледі және мүмкіндігінше шамалап оқу келтіріледі.
      114. Басылымдардың ғылыми және ғылыми-көпшілік түрлерінде географиялық атаулардың әртүрлі транскрипциясы, аттары және тектері құжат мәтінінде, егер тиісті көрсеткіштер болмаса, мәтіндік ескертулерде түсіндірмемен сақталынады.
      115. Құжаттардың мәтінінде бар ашық және жасырын дәйексөздер, деректер бойынша тексеріледі. Егер дәйексөз бұрмаланған түрде келтірілсе, онда мәтінде сол күйінде жазылады, оның дұрыс оқылымы мәтіндік ескертулерде беріледі. Дәйексөздің тексеру деректері археографиялық алғысөзде ескертіледі.

6 параграф. Басқа тілді құжаттарды аударудың және мәтінді берудің ерекшеліктері

      116. Басқа тілді мәтіндерді жариялаудың бірнеше түрлері бар: әртүрлі басылымдарда қазақ, немесе орыс және шетел тілдерінде қатар жарияланымдар;
      бір басылымда құжаттарды түпнұсқа тілінде және аударылымда (қатар немесе ретімен) жариялау;
      басқа тілді деректерді тек аударылыммен жариялау.
      Басқа тілдегі деректерді жариялау түрлері баспаның мақсатына, деректердің ғылыми маңызына және басқа тілді мәтіндердің санына байланысты болады. Басқа тілді деректер ғылыми басылымдарда жоғарыда аталған түрлердің қайсысымен болса да жариялануы мүмкін. Ғылыми-көпшілік және оқу түрлеріндегі басылымдарда басқа тілді мәтіндер, ереже бойынша, аударылыммен ғана жарияланады.
      117. Басқа тілді құжаттардың мәтіндері қазіргі заманғы орфографиямен құжат жазылған тілдің нормаларына сәйкес беріледі. Бас және кіші әріптерді пайдалану құжат жазылған тілдің ережелерімен анықталады.
      Қысқартылып жазылған және толық жазылмай қалған сөздер мәтінде төрт бұрышты жақшаларда ашылады.
      118. Басқа тілді құжаттың (авторлық ерекшеліктердің стилі, диалектизмы және құжаттың жазылған уақыты мен орнына байланысты қазіргі заманғы грамматикадан басқа ауытқулар) стилистикалық ерекшеліктері жарияланатын мәтінде өзгеріссіз сақталуы және алғы сөзде немесе мәтіндік түсініктемеде ескертілуі тиіс.
      119. Басқа тілді құжаттарда белгілер мен қарарлар түпнұсқа тілінде келтіріледі және жалпы ережеге сәйкес орналастырылады.
      120. Басқа тілді мәтіндердің аудармасын жариялағанда, алдымен қазіргі заманғы түпнұсқасының аудармасының барын анықтап алу керек. Алдымен осындай аударылым бірінші кезекте жариялануға жатады. Қазіргі заманғы түпнұсқа аудармасының бірнешеуі болған жағдайда, артықшылық ерекше жағына беріледі.
      Қазіргі заманғы түпнұсқаның аудармасы тарихи дерек болып табылады және оны жариялау кезінде редакциялауға, сонымен бірге барлық жарияланатын тарихи деректерді де редакциялауға жол берілмейді. Егер қазіргі заманғы аударманың мәтінінде дәлсіздіктер болып және олар көлемі жағынан шамалы ғана болса, онда аударманың мәтіні түзетусіз жарияланады, барлық дәлсіздіктер мәтіндік ескертулерде келтіріледі. Қазіргі заманғы мәтіннің аудармасында көптеген қателер мен дәлсіздіктер болған жағдайда, жаңа аударма жасалынады, қазіргі заманның түпнұсқасының аудармасы қосымшада немесе ескертулерде басылуы мүмкін. Егер бір мезгілде басқа тілді мәтін және оның аудармасы жарияланса, онда аударма мәтінінің алдында (жай курсивпен) «Аударма» деген сөз басылады. Басқа жағдайларда түсіндірме сөздерде «Аударылды...» деген белгі қойылады.
      Басқа тілді мәтіннің аудармасы жарияланымда барлық мағынасына тән ерекшеліктерін және түпнұсқаның стилін беру керек. Бір тарихи кезеңнің барлық басқа тілді деректерінің шындығы бір тәсілмен берілуі керек – не аудармамен, немесе транскрипциямен.
      Екі түрлі мағынадағы терминдер үшін, мәтінге көбірек сәйкес келетін мағынасын таңдап алу керек.
      Аудармада басқа тілді мәтіннің ойларының барлық бояуларын беру мүмкін болмаған жағдайда, мәтіндік ескертулерде түпнұсқа тіліндегі сөздерді, фразаларды немесе сөздерді келтірген орынды.
      121. Қызметтердің, сословиелердің, салықтардың, заңдық терминдер және тағы басқа атаулардың ерекше түсініктері, жарияланған құжаттардың мәтініндегі мағынасына ең жақынырақ немесе белгіленген терминдердің жәрдемімен аударылады.
      Бұл ел үшін және осы уақытқа тән мекемелердің, қызметтердің, сословиялық топтардың, салықтардың, ақша бірліктерінің, жергілікті шаралардың және ары қарай орыс тілінде тиісті терминдер болмаған жағдайда фонетикалық орыс транскрипциясымен беріледі.
      122. Түпнұсқаға мағынасы бойынша ең жақынырақ идиоматикалық сөздер идиомның жәрдемімен аударылады.
      123. Аударылмайтын сөз ойындары аударма мәтінінде сілтеме белгілерімен белгіленеді және мәтіндік ескертулерде ашылады.
      124. Жекелеген сөздер, қалыптасқан сөздер немесе тілдегі фразалар, құжаттың өзінің тілінен ерекшелігі, аударма мәтінінде түпнұсқа тілінде жазылады, олардың аудармасы мәтіндік ескертулерде келтіріледі.
      125. Басқа тілдегі мәтінде қысқартылып жазылған мекемелердің, саяси партиялардың, ұйымдардың атаулары аудармада транскрипцияланады және шифры ажыратылмайды. Оларға түсініктер мәтіндік ескертулерде бірінші еске түсірілгенде немесе қысқартылған сөздердің тізімінде келтіріледі.
      Егер бұл шетелдік атаудың орыс аудармасында қысқартып алып пайдалану дәстүрі болса, онда олар пайдаланылуы керек.
      126. Газет, журналдардың және жалғастыратын басылымдардың, фирмалардың, сауда ұйымдарының, банкілердің, маркалық бұйымдардың атаулары орыс транскрипциясымен жазылады.
      127. Басқа тілдегі мәтіндердің аудармасында аттары және тектері транскрипциямен жазылады. Тілде қалыптасқан дәстүр болмаған жағдайда аттар мен тектер ең жақынырақ басқа тілде айтылумен транскрипцияланады.
      128. Географиялық атаулар аудармада құжат құрастырылған уақытта орыстың ресми географиялық карталық терминологиясына сәйкес келтіріледі.
      Басқа тілдегі құжаттардың аудармасындағы географиялық атаулар, қазіргі заманғы түпнұсқасынан басқасы, үйлескен түрде келтірілуі тиіс. Бірақ аударма мәтінінде ескі атауларды қазіргі заманға ауыстыруға болмайды.
      Егер бірнеше басқа тілді құжаттарда бір атаулар мен географиялық атаулардың әртүрлі жазылуы кездессе, онда жарияланатын басқа тілді мәтінде бұл әртүрлі оқылуларды бір ізге салмай-ақ сақтау керек.
      Егер бір құжаттың мәтінінде әртүрлі оқылуларға ұқсастар кездессе, бұл мәселені құжаттың шығу тәуелділігімен шешу керек: авторлық құжаттарда әртүрлі оқылуларды сақтау керек, кеңсе хатшысының көшірмелерінде, егер жаңылыс жазылған сөздер немесе көшіріп жазушының қатесі бар болса, атаулар мен географиялық атауларды бір ізге салып келтірілуі мүмкін. Мұндай жағдайларды мәтіндік ескертулерде немесе басылымның алғы сөзінде міндетті түрде белгілеу керек.

7 параграф. Дыбыс-бейнелік құжаттардың кескіндерін таңдау және қайта жаңғырту ерекшеліктері

      129. Кескіндердің және мәтіннің деректері түпнұсқа түрінде немесе кино, фото көшірмелер, фондық құжаттар және бейнефонограммалар түрінде болады. Оларды жариялауда бар түпнұсқалар және дыбыс-бейнелік құжаттардың көшірмелері, сонымен бірге сақталынған фондық құжаттардың (радио және теле хабарлардың микрофондық мәтіндері, авторлық сөз сөйлеулердің мәтіндері және шығармашылық құжаттар) мәтіндері тартылуы мүмкін.
      130. Кино және бейне құжаттар жекелеген немесе рет-ретімен орналасқан кадрлар (төрт және көбірек) түрінде немесе көріністің әртүрлі бөліктерінен алынған, жиынтығында дербес арқау құрады, кино және бейне құжаттардың өзіне тән ерекшеліктерін, қозғалыстағы оқиғалардың рет-реттілікпен дамуын көрсетуге мүмкіндік береді. Кадрлар санын оңтайлы таңдау олардың өзара негізгі байланысын және кино және бейне құжаттардағы жазылып қойылған негізгі факторларды беруді жорамалдайды.
      131. Форматты таңдау (жақтардың арақатынасы) көшірілімді ұлғайту немесе азайтуды түпнұсқамен салыстырғанда басылымдағы кино, бейне немесе фотокадрдың мағынасына, кино, бейне немесе фотоқұжаттар тәуелсіз мағыналы бірлік немесе композицияның элементі ретінде жарияланымға тәуелді болады.
      Автормен таңдамалыларды жариялаған кезде кино, бейне және фотокадрдың арақатынас жақтары сақталынуы тиіс. Көлденең форматты тік, төртбұрышты немесе дөңеске ауыстыру кино, бейне немесе фотоқұжаттарды пайдалана отырып, жарияланымның негізгі сурет қатарында емес, көркемдік құрылымның элементі ретінде – монтажды сурет плакаттар; форзацтағы коллаждар, кітаптардың қосалқы алғы беттерінде рұқсат етіледі және тағы басқа.
      132. Кадрлеу – түсіру және басу барысында қолданылатын сюжеттік және эстетикалық ақпараты бар таңдау тәсілі. Кадрлеуге кино, бейне және сурет құжаттарының бөлігі жатады.
      Дыбыс-бейнелік құжаттарды жариялағанда, авторлық кадрлеудің нәтижесінде сурет кескінінде ақпарат жоғалған жағдайда, негативке жүгіну қажет.
      Егер басылым белгілі бір автордың (немесе авторлар тобының) шығармашылығын сипаттайтын болса, онда жиектеменің жәрдемімен кадрлеу барысын тиісті түсіндірулермен көрсетуге болады.
      133. Фрагменттеу – басылымға дайындық кезінде кескіндеудің бөліктерін қажетті таңдауы. Олар басылымның дайындық кезінде қандай да бір тұлғаға арналған топталған кино, бейне, сурет түсірілімдерінде жиі қолданылады. Кейбір жағдайларда бір мезгілде кино, бейне, сурет құжаттары мен оның фрагменттерін толық жариялаған тиімді.
      Жарияланымда көп кадрлы композициядан фрагменттерді елестету үшін – бір немесе бірнеше кино, бейне немесе сурет кадрларды таңдау жағдайында – композицияның атын көрсетіп және оған қысқаша сипаттама беру керек.
      134. Кино, бейне, сурет құжаттарының сапалы бейнелеуін жақсарту үшін, полиграфияда әртүрлі механикалық және химиялық әдістермен суретті өңдеу қолданылады.
      Кино, бейне, сурет құжаттарын сақтау немесе кемістіктерін жою мәселесі, басылымның мақсаты мен міндетін және жарияланатын құжаттардың түрін еске ала отырып шешіледі. Ғылыми басылымдарда кино, бейне кадрлардың және сурет түсірілімдерінің жарияланымына керекті және құжаттарды саралайтын таратушылар (жарықтар, сызаттар, дақтар және басқалары), бар барлық сыртқы ерекшеліктері толық сақталынуы қажет.
      Үгіт-насихат басылымдарында (суретплакаттар, суретбуклеттер, суреттоптамалар, мерзімді басылымдар және басқалары) жарияланатын, кино, бейне, сурет құжаттарда, егер бұл процесс олардың маңызды жақтарына тимейтін болса, өңдеудің элементтері болуы мүмкін.
      135. Фондық құжаттың мәтінін таңдау және беру баспаның әдістерінен, оның түрінен, кескінінен және фондық құжаттың жанрына байланысты болады.
      Фондық құжаттардың құрылуы барысында арнайы хаттық деректер, автордың қолжазбалары, редакциялауға жататын мәтін, микрофондық мәтін, дыбыс жазбаларының «шифрын шешу», дыбыс құжаттарын жазбашаға аударудан құрылады. Бұл құжаттардың мағынасы фондық құжаттардың мағынасына дәл келуі мүмкін, кейбір жағдайларда елеулі өзгешіліктер болады.
      Фондық құжаттардың мәтіндерін оның жарияланымында барлық сақталынып жарияланған және жарияланбаған деректер және негізгі мәтінді анықтауды зерттеуді ұсынады.
      136. Фондық құжаттың негізгі мәтіні туралы мәселе, егер ол толық көлемде сақталмаса, егер дыбыс жазуы сақталған авторлық қолжазбадан, микрофондық мәтіннен немесе оның келесі жарияланымынан ерекшеленген жағдайда шешіледі.
      Егер дыбыста фондық құжаттың тек фрагменттері сақталса, онда басылымның типографиялық тәсілінде мәтіндік ескертулерде тиісті түсіндірулермен оны микрофондық мәтінмен қосуға болады.
      Фондық құжаттардың әртүрлі оқылулары болған жағдайда оның бастапқы авторлық мәтінімен немесе негізгі мәтінмен келесі жарияланымдарда дыбыс жазуының мәтіні деп есептеу керек. Егер автормен жөнделіп және куәландырылған, фонограмманың мәтіні бар болса, бұл нұсқа тиісті ескертулермен жарияланады.
      Дыбыстық жарияланым үшін негіз болып қысқартылмаған толық фонограмма болады.
      137. Жарияланым үшін фондық құжаттың мәтінін беру типографиялық басылымда негізгі мақсат – бұл оның барлық ерекшеліктерін (акустикалық фонын, түсіндірмелерін, интонацияларын) барынша көп сақтау.
      Өзінің құрылымы жағынан күрделі фондық құжаттардың (трансляциялар, радиорепортаждар, радиокомпозициялар) жарияланымдары көптеген ілікпе сөздер мен шуылдарды толық беруді қажет етеді, түсініксіздеу орындарды қайта-қайта тыңдаудың нәтижесінде анықталады. Сонымен бірге естілмей қалған сөздер, фразалар, есімдер және географиялық атаулар белгіленеді, бұларды басқа деректер бойынша анықтау керек және мәтіндік ескертулерде түсіндіріледі.
      Фондық құжаттардың мәтінін жазу аяқталғаннан кейін бақылау тыңдау жүргізіледі, сонымен бірге сөздің барлық интонациялық ерекшеліктері мен тыныс белгілерін орналастыру үшін логикалық үзілістер белгіленеді, мәтінді фразалар мен абзацтарға бөлу іске асырылады.
      Дыбыс жазуға қатысушылардың тектері, олардың сөздері мәтіннен қос нүктемен бөлінеді. Егер фондық құжаттың авторы бір тұлға болса, ондай жағдайда оның тегі тақырыпқа орналастырылады.
      Дыбыс жазуға қатысушыларды анықтау мүмкін болмаған жағдайда, фраза басталардың алдында, дауыстың – ер адамға немесе әйел адамға тиісті екені көрсетіледі және мәтіндік ескертулерде түсіндіріледі.
      Акустикалық фонның мағынасын, интонация туралы ерекше белгілерді айтатындар дөңгелек жақшаларға орналастырылады.
      Дыбыстық жарияланымды дайындауда, ереже бойынша, фондық құжаттардың фрагменттері таңдап алынады. Фрагменттерді еркін бір тұлғаның немесе тақырыптық біріктірілген әртүрлі фондық құжаттарынан ірірек бір фрагментке біріктіруге рұқсат етілмейді.

8 параграф. Мәтінді қысқартып беру

      138. Құжаттардың мәтінін толығымен жариялау мүмкін емес немесе мақсатқа сәйкес емес жағдайда олардың мәтінін қысқартып беру қолданылады.
      Құжат мәтінін қысқартып беруге жататындар: табылған құжаттың мәтінін беру, мәтіннің қайталанатын бөлігін шартты белгілеулермен ауыстыру.
      Құжаттардың мәтінін қысқартып берудің бір немесе басқа түрін мақсатты қолдану, олардың сипатымен, мақсатымен, міндетімен және басылымның тақырыбымен анықталады.
      139. Табылған құжаттардың мәтінін беру тақырыпқа және жинақтың мақсатты міндетіне және жарияланатын құжаттардың әртүрлілігіне байланысты. Құжат мәтінінің бөлігін жариялау үшін таңдау, оның деректанулық сараптамасына негізделеді. Табылған құжаттардың мәтінін беру, ереже бойынша, ғылыми-көпшілік және оқу жинақтарына және газет-журналдардағы тақырыптық топтамаларға рұқсат етіледі.
      Табылған құжаттардың жариялануы мүмкін, егер:
      құжаттың мағынасы ішінара басылымның тақырыбына жататын болса;
      құжат басқа құжаттың әлдеқандай бір бөлігін қайталаса;
      құжат мәтінінің бөлігі бұл тақырып бойынша ғылыми қызығушылық туғызбайтын болса;
      құжатта оқиғаның географиясы кең түрде берілген, бұл тақырыпты (әкімшілік-аумақтық бөлінулердің өзгеруіне байланысты) түсіндіру үшін қажет;
      құжаттың нашар сақталғанынан;
      Табылған құжатты жариялау кезінде қойылған қолдар, резолюциялар және белгілер жазылады.
      Табылған мәтіндерді жариялаудың жалпы себебі археологиялық алғысөздерде негізделеді.
      140. Мәтіннің қайталанатын бөліктерін шартты белгілермен ауыстыру, мәтіннің ( құжат бір рет толығымен жарияланады) қайталанатын бөліктерімен қоса, көпшілік құжаттарды жариялау үшін қолданылуы мүмкін.
      Әрбір қайталанатын бөлікке реттік нөмір немесе әріптік белгілеу беріледі. Құжатты жариялау кезінде мәтіннің сәйкес келмейтін бөліктері толығымен беріледі, түсіп қалған бөліктердің орнына төрт бұрышты жақшаларда мәтінге тиісті көпнүктелі белгілер [1]...; [т.]... беріледі. Алғы сөзде немесе мәтіндік ескертулерде мәтінді қысқартып беру принципі негізделеді, мәтіннің барлық қайталанатын бөліктері шартты белгілермен келтіріледі.
      141. Құжат бөлігінің мазмұны және формасы бойынша аяқталған жарияланым жарым-жарты деп аталады. Жарым-жартылай жарияланым күрделі көпаспектілі (жекелеген бөлімдері, тараулары, параграфтары, тармақтары бар) құжаттар (хаттамалар, баяндамалар, стенограммалар, есеп берулер) үшін қолданылады. Бұл жағдайда мәтіннің басында және аяғында көп нүкте қойылмайды.
      142. Бір мәселенің (мысалы, мәтіннің бір бөлігі тек қана жағымды немесе бір бөлігі тек қана жағымсыз ақпаратпен) мағынасына әр түрлі жағынан қатысты құжаттың жарым-жартылай жариялануына жол беруге болмайды.
      Ғылыми және ғылыми-көпшілік типтеріндегі басылымдарда күрделі құжаттарды (есеп берулер, баяндамалар, естеліктер және басқалары) бір басылымның бірнеше тақырыптық бөлімдерінде жеке бөліктермен жариялауға жол беруге болмайды.
      Басылымдағы тақырыптық құрылыммен күрделі құжаттарды, оның ішінде бірнеше мәселелерді қамтитын жинақтарды, арнайы бөлімдерде (деректердің түрі бойынша, «Жалпы сұрақтар» атты бөлімде) толығымен жариялау қажет.
      Тақырыптық принциптер бойынша құрылған оқу түріндегі басылымдар үшін ерекшелік ретінде жол беруге болады.
      Сонымен бірге қаулыларды, белгіленген немесе қаулы қабылданған бөліктері жоқ шешімдерді жариялауға ұсыным жасалынбайды.
      143. Басқа деректерден алынғаны бар құжаттарды жариялағанда, міндетті түрде бас тақырыбында ескертілуі керек. Құжат мәтінінде түсіп қалған бөліктерді төрт бұрышты жақшаларда көп нүктемен белгілейді. Мәтіндік ескертулерде түсіп қалған бөліктер және олардың алыну себептері түсіндіріледі.
      Егер бір құжаттан көптеген үзінділер алынған болса, онда әрбір түсіп қалған бөліктердің мағынасы бір мәтіндік ескертулердің жинағында ескертілуі мүмкін. Мұндай жағдайда сілтеме белгісі бірінші көп нүктеге қойылады.
      144. Алынған таблицаларды жариялау кезінде мәтіннің түсіп қалған бөліктері көп нүктемен белгіленбейді. Олардың мағынасы мәтіндік ескертулерде түсіндіріледі. Сілтеме белгісі тақырыптың басына қойылады. Егер алынулар көпшілік сипат алып және біртүрлі болса, түсіп қалған бөліктердің сипаты туралы археографиялық алғысөзде берілуі мүмкін.
      145. Картографиялық құжатты жарым-жартылай жариялау екі жағдайда жүргізіледі:
      1) үлкен форматты картографиялық құжаттар үшін, егер оларды жариялау кезінде шарасыздан кішірейткен картографиялық кескіндері бірқатар контурлардың жоғалуына алып келсе және солай болған соң картографиялық ақпараттың да жарым-жартылай жоғалуына алып келеді;
      2) картографиялық кескіндердің жекелеген бөліктерінің сақталуы нашар болғанда.
      Бұндай жағдайларда картографиялық құжаттың бас тақырыбына оның атын, күнін қосады және жарым-жартылай жарияланымын көрсетеді. Егер картографиялық деректің тек азғантай ғана бөлігі кескінделсе, онда бас тақырыпта оның атынан басқа, құжаттың қандай бөлігі жарияланғаны көрсетіледі.

9 параграф. Құжат мазмұнының қысқартылып берілуі

      146. Құжаттардың мағынасын қысқартылып берілуіндегі (регестер, аннотациялар, таблицалар) негізгі мақсат, азғантай көлемдегі басылыммен ғылыми айналымға кең көлемде деректер тобын енгізу. Құжат мағынасының қысқартылып берілуінің мақсатқа лайықтылылығы, ерекшелілігімен, мақсатымен, міндеттерімен және басылымның тақырыбымен анықталады. Мағынасын қысқартылып беру тәсілдерін қолдану туралы мәселе, құжаттарды табу және таңдап алу мәселелесімен, сонымен бірге оларды қайталап жариялаумен тығыз байланыста қаралады. Регестер, аннотациялар және таблицалар жарияланатын құжаттармен үйлесе отырып тақырыпты ерекше толық түсіндіруге мүмкіндік туғызады, құжаттарда бейнеленген тек қана типті оқиғалар және фактілерді салыстыру емес, сонымен бірге нақты құбылыстың кең таралуын, қайталануын және заңдылығын көруге мүмкіндік береді.
      Регестер, аннотациялар және таблицалар жинақта құжаттармен үйлесе отырып, қосымшада, ғылыми-анықтамалық аппаратта өзінің жеке нөмірлерімен орналасуы мүмкін.
      Жарияланатын құжаттардың тізбесінде реттік нөмірден кейін: «Регест», «Аннотация», «Таблица» деп көрсетіледі.
      147. Регест (латын сөзінен: regesta) – құжаттың мағынасын оның тілінің және мүмкіндігінше құрылымының сақталуымен формалды баяндау.
      Регестер екі функция орындайды:
      1) ғылыми-ақпараттық – құжаттардың мағынасын және бары туралы ақпарат береді;
      2) Бір типтегі көпшілік құжаттардың олардың мағынасын берер кездегі жарияланымын ауыстырады.
      Олар ғылыми және ғылыми-көпшілік басылымдарда, қосымшаларда монографияларда қолданылады, сонымен бірге өз бетінше басылым құруы мүмкін.
      148. Құжаттың жарияланымының, мағынасының және маңызының міндетіне байланысты регестер екі түрлі болуы мүмкін: шексіз және қысқа.
      Шексіз регест – құжаттың мағынасын мәтіннің жекелеген бөлігін дәйексөзбен толық баяндап және оның құрылымын сақтауы мүмкін.
      Құжаттың мағынасы шексіз регесте құжатта қандай болса, сол текте, жекеше немесе көпше және септікте сондай болып, барлық маңызды факторлар, аттар, географиялық атаулар және ары қарай сақталынып баяндалады.
      Жарияланым тақырыбына және құжаттың мағынасына байланысты оның мағынасы регесте әртүрлі дәрежедегі толықтықпен баяндалуы және баяндау үлгісінде немесе дәйексөзбен баяндап берілуі мүмкін.
      Қысқа регест – кеңейтілген бас тақырып түріндегі құжатты ұстау туралы ақпарат.
      149. Деректердің сипатына және құрамына байланысты регестерлер төмендегідей түрлерге бөлінеді: жеке, жарым-жартылай, топталған.
      Жеке регест бір құжатқа жасалынады.
      Жарым-жартылай регест жарияланатын құжаттың бөлігіне жасалынады. Жарым-жартылай регесттің қолданылуы екі жағдайда бөлінеді:
      1) басылымның тақырыбына жататын құжаттың бөлігіне жасалынып, өз бетінше жарияланады;
      2) құжаттың керекті бөлігі ғана тіркеледі, бұл бөлік басылым үшін мағынасы аса зор болмаса да, бірақ тақырыпты әділ түсіндіру үшін қажет. Бұл жағдайда құжаттың регест бөлігі мәтіннің құрамында беріледі және басылым кезінде шрифтімен бөлінеді. «Регест» деген сөз мәтінде жазылмайды.
      Топталған регест, ішінде бірыңғай фактіге негізделген мәліметтер бар, біртүрлі құжаттардың тобына немесе құжаттардың (құжаттың) бөлігіне құрылады. Ереже бойынша, бұл құжаттың көлемі үлкен болмайды.
      Топталған регест жарияланымда құжаттардың бір түрлі бөліктері, аса зор мағынасы жоқ, автордың принципімен топтастырылған немесе шешілетін мәселенің бір түрлі принципі бойынша, құжаттың бөліктерін құрауы мүмкін.
      150. Регестрлеуге жататын құжаттар тобы, деректердің бар болуынан, маңыздылығынан және сипатынан әрбір нақты басылым үшін анықталады. Регестер мағынасын беру үшін қолданылуы мүмкін:
      1) бұл басылым үшін маңызды ақпараты бар құжаттар, көлемінің үлкендігінен мәтінді толық жариялау қажет емес;
      2) жалпылама деректер, мәтіндерін толық жариялаудың қажеті жоқ, бірақ мағынасын оқырмандарға міндетті түрде жеткізу керек;
      3) бұл басылым үшін мағынасы бойынша негізгі емес мәліметтер;
      4) түрлері біртектес бір типтегі формулярмен. Бұл жағдайда бір құжат толық келтіріледі, қалғандары бас тақырып түрінде беріледі, онда құжаттың барлық мәліметтері көрсетіледі;
      5) мәтіні шетел тілінде жарияланған, деректің мағынасын қысқаша баяндау үшін;
      6) ертеректе жарияланған деректер;
      7) құжат сақталынбаған, бірақ оның мазмұны туралы басқа құжаттан белгілі.
      151. Регестрлеу үшін ақпаратты таңдау негізіне бұл ақпараттың маңыздылық принциптері, қайталануы және оны басқа деректермен игеруі жатады. Деректің регестрлеу тәсілдері басылымның типіне және түріне байланысты.
      Бір қор бойынша деректі жарияланымдарда және біртектес құжаттардың жарияланымында құжаттың негізгі мазмұнының барлық қырларын, ал тақырыптық жарияланымда – басылымның тақырыбын еске алып баяндалады.
      Регесте автордың ойлары ықшам және нақты түрде беріледі. «Автор хабарлайды, жазады...», «Құжатта көрсетіледі...», «Одан әрі айтылады...» деген және сол сияқты сөздер жіберілмейді. Құжаттың мәтінінен регестке бөлінген цитаталар жақшаға алынады. Баяндауда құрастырушының оқиғаға баға беруіне және оның құжатқа қатысы болмайды. Бірнеше түсіндірмелері бар немесе мағынасы түсініксіз фразалар регесте толығымен беріледі.
      Көлемді құжаттарды регестрлеу мәтіннен кіріспе сөздер мен сөйлемдерді алып тастау жолымен, мәтіннің хабарлама аз беретін және қайталанатын бөліктерін, құжатта бар біркелкі фактілерді біріктіру арқылы іске асыруға болады. Егер регестрлеу кезінде құжат мәтінінің белгілі тақырыптық біткен бөлігі түсіп қалған болса, онда мәтіндік ескертуде оның мағынасы көрсетіледі, регесте сілтеме белгісі қойылады.
      Регестрленетін құжатта басқа деректен цитаталар бар болса оның толық мәтінін келтіру туралы мәселе немесе өз сөзімен айтып шығу әрбір жеке жағдайларда шешіледі. Егер мүмкін болса, мәтіндік ескертуде цитата келтірген деректің іздеу мәліметтері көрсетіледі.
      Регестрленетін құжаттың мәтінінде, еске түсірілетін мәлімет туралы, басқа деректердің мәтіндік ескертуінде оған іздеу мәліметтерін көрсете отырып келтіріледі.
      Егер құжаттардың бөлігін таблица түрінде елестету мүмкін болса, регест құрамдастырылған болуы мүмкін, яғни мәтіндік және графикалық бөліктерден құралады.
      Құжатты тұрақты формулярмен регестрлеген кезде, мүмкіндігінше, құрылымын, яғни құрама бөліктерінің рет-реттілігін сақтау керек. Егер құжаттың қандай-да бір бөлігі түсіп қалған болса, онда мәтіндік ескертулерде құжаттың толық құрамы туралы анықтама беру керек.
      Топталған регесте құжаттардың бөліктері бірізділікпен цитата келтірілген болса, әрбір бөлігі көп нүктемен бөлектенеді.
      Құжаттардың мәтінінен кеңейтілген регестердің мәтіні айырмашылығы бар шрифтімен теріледі.
      152. Кеңейтілген регесте бұрыштамалар, белгілер және қойылған қолдар осы Қағидалардың 78, 105 тармақтары бойынша құжаттың мағынасы баяндалғаннан кейін беріледі, қысқа регест қысқабаянда жазылады.
      153. Регестерге бас тақырыптар және қысқабаяндар осы Қағидалардың 178, 199-205 тармақтары бойынша құрастырылады. Бас тақырыптың үстіңгі оң жағына Регест деп көрсетіледі.
      Қысқа регесте атауының мазмұнды бөлігі құжатта аталатын оқиғаларды, есімдерді, географиялық атауларды санамалап шығу есебінен кеңейтілуі мүмкін.
      Жарым-жартылай регестің бас тақырыбы, үзіндіде жарияланған құжаттың бас тақырыбы сияқты құрастырылады.
      Алғысөздің археографиялық бөлігіндегі тіркелетін құжаттардың қайталанатын біркелкі элементтерін сипаттау арқылы регестің қысқабаяны қысқартылады.
      154. Аннотация – құжаттың құрылымы мен тілін есепке алмай археографпен құжаттың мағынасын қысқаша баяндау.
      Регестен аннотацияның өзгешілігі құжаттың мағынасын баяндау «үшінші тұлғаның атынан» жүргізіледі. «Қарады...», «Баяндады...», «Айтылды...» түріндегі сөздер пайдаланылады. Аннотация негізінен жарияланбаған, ең негізгі емес, мағлұматы аз және көлемі жағынан аса үлкен емес құжаттарға құрылады. Аннотацияның мәтіні құжат мәтінінен ерекше шрифтімен теріледі.
      Аннотация жинақтың басқа құжаттарымен бірдей бас тақырыптармен және түсіндірме сөздермен жарақталады. Бас тақырыптың үстіңгі оң жағына «Аннотация» деп көрсетіледі. Аннотацияның түсіндірме сөздерінде қойылған қолдар, резолюциялар құжаттың белгілері болады.
      155. Таблица – бұл мәлімет, құжаттың сандық мәліметтері, белгілі бір жүйеге келтірілген және бағандар бойынша бөлініп жазылған.
      Таблицалық әдіс біркелкі, ұқсас белгілі тақырыптық айдар бойынша топтастырылуы және мәліметтер қосылған құжаттарға қолданылуы мүмкін.
      156. Таблицаға енгізілген ақпарлардың сипатына байланысты, таблицалар төмендегідей түрлерге бөлінеді:
      - цифрлық,
      - мәтіндік.
      Цифрлық таблицаларға тақырыпқа, түріне және басылымның сипатына байланысты таблицалар, құжаттың барлық цифрлық мәліметтері, әйтпесе біреуі бойынша мәліметтер немесе бірнеше белгілі көрсеткіштер бойынша енгізілуі мүмкін.
      Мәтіндік таблицаларға тақырыптық бөлімдер (біркелкі мәліметтер, тізімдер, мінездемелер және соған ұқсастар) бойынша топтасуға берілетін құжаттардың мәтіндік мағынасы берілуі мүмкін.
      Таблица шеңберінен шығып кететін құжат мәтіні таблицаның ерекше бағанында немесе мәтіндік ескертуде келтірілуі мүмкін.
      Таблицаға енгізілген құжаттың түріне байланысты таблицалардың келесі екі түрі ажыратылады:
      1) бір немесе бірнеше біркелкі құжаттардың негізінде құрастырылған таблицалар;
      2) әртүрлі түрдегі құжаттардан таңдап алынған мәліметтердің негізінде құрастырылған таблицалар. Бұл таблицалардың түрлері құжаттарды (формулярды талдау, топтастыру, мәліметтерді есептеу) алғашқы арнайы өңдеуді ұсынады. Жарияланымда мұндай таблицалар анықтама-ақпараттық функцияны орындайды.
      157. Таблицаны құрастыру үшін мынадай тәсілдер қолданылады:
      1) құжаттың мәтінінде бар айдарлар бойынша цифрлық ақпараттарды жай топтастыру. Бұл айдарлар мұндай таблицада бағандарды атау үшін қызмет етеді;
      2) құжаттарды статистикалық өңдеу, таблица формулярын жорамалды ғылыми зерттеу. Негізінен көпшілік деректердің мағынасын беруге қолданылады.
      Жалпылама деректердің мағынасын таблица түрінде бергенде таблицалардың формасы оның нақты түріне сәйкес келу керек. Археограф ешқандай топтама жұмысын жүргізбейді, ол тек таблицаға формулярмен алдын-ала дайындалған құжаттың тиісті мағынасын, әрбір жазудың мәліметін енгізеді және таблицаны баспаға дайындайды;
      3) деректерге сауал-сұрақ жүргізу. Жинақтың тақырыбына қатысты бір топ сұрақтар дайындау жатады, бұл сұрақтарға деректер олардың түріне және негізгі мағынасына қарамастан жауап бере алады. Бұл тәсіл, негізінен, мәтіндік таблицаларды дайындауда қолданылады. Сұрақтар мәтіндік таблицалардың айдары болып табылады. Мәтіндік таблицалар әрбір деректің мағынасын бермейді және жарияланымда анықтамалық-ақпараттық функцияны орындайды.
      Осындай таблицаларды құрастыру үшін негіз болған деректер, таблицадан кейін бірден орналасуы мүмкін немесе алғысөздің археографиялық бөлімінде түсіндіріледі.
      158. Таблица формасын бейнелеу керек және құжаттың формулярына тиісті топтамасы болу керек. Цифрларды өзара көрсеткіші бойынша салыстырмай және топталу (тонна мен пудты, әртүрлі аумақтарға жататын, әртүрлі хронологиялық кезеңдердегі көрсеткіштерді) белгісі бойынша да бір таблицаға қосуға жіберілмейді.
      Талдап қорытатын және есеп беру сипатындағы ақпараттар сақталмаса немесе жалпы құрастырылмаған жағдайда, таблицада алғашқы ақпаратты талдап қорыту орынды. Бірақ құрама таблицалар, ондағы мәліметтердің анықтығын тиянақты тексеруді қажет етеді. Құрама таблицаларға ықшамдығын және көрнекілігін беру үшін көпшілік жағдайларда қажет:
      цифрлық мәліметтерді талдап қорыту,
      аралықтағы мәліметтерді қысқарту,
      мәліметтердің орналасуын бір ізге салу.
      159. Бас тақырыптар және түсіндірме сөздер таблицаларға қоса беріледі. Бас тақырыпта таблицада біріктірілген мәліметтер және кезеңнің негізгі мағынасы көрсетіледі, сол үшін мәліметтер қосылған.
      Таблицада тараудың аттары бас әріппен, тақырыпшалардың аттары-кіші әріппен жазылады. Таблицаның мәтіндік мағынасы әрқашан бас әріппен басталады. Таблицаларға түсіндірме сөздер, құжаттардың таблицасына қосылған санына және түріне қарамастан, төмендегідей мәліметтерді қосады:
      1) түрі, авторлығы, құжаттардың күнтізбелік уақыты, таблицаға қосылған мәліметтер;
      2) таблицаға қосылған құжаттардың саны және оларды таңдау принциптері;
      3) көрсетілген құжаттардың сақтау орындары;
      4) таблицаға кірмей қалған, бірақ құжаттарда бар, мәліметтердің сипаттамалары.
      Егер құжатқа сілтеулер көп болса, тиісінше әрбір пайдаланылған деректер және түсіндірме сөздер таблицаның ерекше бағанында көрсетілуі мүмкін.
      Егер таблицада формасы және мағынасы жағынан бірдей құжаттар кездессе, онда таблицаның алдында олардың біреуінің толық мәтінін берген орынды. Бұл жағдайда түсіндірме сөздің таблицаға енбей қалған мәліметінің сипатын көрсетудің қажеттігі болмай қалады.
      160. Құжаттардың таблицасы үшін пайдаланылған деректемелік талдау, оларды өңдеу тәсілдерінің сипаттамасы құжаттар жинағының археографиялық алғысөзінде баяндалады. Бұдан басқа жинақта таблицалардың құжаттары болған уақытта, құжаттардың статистикалық өңделген мәліметтерін қоса немесе сауалнамалық сұрау әдісімен алынған таблицалардың формулярларының әдістемелік негізін әзірлеу алғы сөзде анық ашылады.
      Егер таблицада құжаттардың мәтінінің тек бөлігі ғана пайдаланылса, онда оған мәтіндік ескертулерде мәтіннің пайдаланылмаған бөлігінде бар сұрақтардың тізбесі, сонымен бірге таблица шегінен шығып кеткен мәтін, белгілер және құжаттардың резолюциялары келтіріледі.
      Құрастырушылармен тексерілген және құжаттар мен цифрлардың арасындағы айырмашылық таблицадағы мәтіндік ескертулерде немесе таблицада құжаттың цифрының астына дөңгелек жақшада көрсетілуі мүмкін.

5 бөлім. Құжаттарды археографиялық рәсімдеу

1 параграф. Тақырып

      161. Әрбір құжаттың мәтіні басылар кезде, құжаттың жалпы сипатын беретін, редакциялық тақырып қойылады.
      Тақырыпта құжаттың реттік нөмірі, әртүрлілігі, авторы, мекен-жайы, қысқаша мағынасы, құжаттың күні, іс жүргізу нөмірі, егер құжатта көрсетілген болса, жазылған орны көрсетіледі.
      Ғылыми типтегі басылым атауларына жоғарыда көрсетілген элементтердің барлығы қосылуы керек. Құжаттағы атауы жоқ элементтері, құжаттардағы археографиялық жолмен деректанушылық сараптау арқылы анықталады және қосымша деректер тартылып, төрт бұрышты жақшаға жазылады. Археографпен анықталған тақырып элементтерінің негіздемелері мәтіндік ескертулерде ақпараттық деректерді көрсете отырып келтіріледі. Тақырыптың анықталмаған элементтері де мәтіндік ескертулерде түсіндіріледі.
      Өтініш беретін гербті қағаздар және құжаттармен іс жүргізетін бланкілер, ереже бойынша, түсіндірме сөздерде белгіленбейді.
      Ертедегі кезең құжаттары, авторлық қолжазбалар және үнпарақтар үшін (құжат есебі бойынша) парақтардың форматы, көлемі және саны көрсетілмейді. Құжат құртылған немесе тозығы жеткен жағдайда сақталу дәрежесі көрсетіледі. Жарамсыздықтың толық сипатталуы құжаттың түрі мен мағынасына байланысты болады.
Ғылыми-көпшілік және оқу басылымдарында, сондай-ақ, құжаттардың мерзімді басылымдарында қысқаша және нақты формада құжат мазмұндарын бейнелейтін газеттік атауларды құрастыруға болады. Мұндай жағдайда атау элементтері тақырыпшада немесе ескертулерде келтіріледі.
Ресми құжаттарға (декларацияларға, заңды актілерге, қаулыларға, бұйрықтарға, қарауларға және т.б.) газеттік атаулар құрастыру орынсыз.
      162. Әскери құжаттарға атау құрамы жоғарыда аталғандардан басқа спецификалық элементтерді қосады: уақыты (сағаты және минуты), картаның масштабы және шыққан жылы, құпиялылық және жылдамдық дәрежесі. Құжаттың іс жүргізу нөмірі қайта жаңғыртылады, нәтижесі жарияланған құжат болып табылады (оның тақырыбы және мазмұны мәтін немесе мазмұн бойынша ескертпелерімен сәйкестендіріп жүргізіледі).
163. Графикалық материалдар атауында олардың түрлілігі (сызба, схема, жоспар, диаграмма) зат атауы (объект), авторы және құжаттың жасалған күні көрсетіледі. Графикалық құжаттың авторы жөніндегі мәліметтер сызбаның бұрыштама мөртабанынан алынады.
      164. Мәтіндік ғылыми-техникалық құжаттар атауы жалпы қағидаларға сәйкес құрылады. Ғалымдардың ғылыми мұраларын жариялау барысында егер материал бұрын жарияланған болса қолжазбалардағы немесе типографиялық даналардағы авторлық атауы сақталады.
      165. Картографиялық құжат басылым барысында редакциялық атаумен жабдықталады. Қолжазбалық картаның атаулары ұзақ, көнерген, кейде жоқ болатындықтан, оны құрастыратын археограф.
      Атау мына мәселелерді қамтиды: картографиялық құжаттың түрлілігі (сызба, жоспар, карта, атлас), географиялық байлам (аумақ), тематика, автор туралы мәлімет, күні. Баспа құжаттары үшін картаның өзіндік атауы толық беріледі.
      Басқа тілдегі карта үшін түпнұсқа тілімен, кейін орыс (қазақ) тіліне аудармамен жақшаның ішіне алынған түрде толық көрсетіледі.
      Автор туралы мәлімет: қолжазбалық карта үшін оны құрастырушы оның авторы болып табылады; баспа картасы үшін баспа туралы қосымша мәліметтер жүргізіледі.
      Құжат күні: қолжазбалық құжат үшін оның құрастырылған күні; шығарылғандар үшін – құрыстырылған және басып шығарылған күні.
      166. Басылым түріне және жарияланған құжаттардың сипатына байланысты атау құрамы атаудың жалпы элементтерін алғысөздің археографиялық бөліміне, басылым атауына, оның бөлімдері немесе топтық атауларына енгізу арқылы қысқартылуы мүмкін.
      Біртектес құжаттарды басып шығарғанда атауында құжаттардың түрлілігі көрсетілмейді. Бір тұлғаның хаттары мен сызбаларын басып шығарғанда атауларында авторы мен түрлері түсіріледі, ал әртүрлі тұлғалардың бір тұлғаға хаттарын басып шығарғанда атауларында түрлері мен адресаты түсіріледі.
      167. Егер ғылыми-көпшілік және оқу басылымдарында материалдарды жүйелеуде қандай да бір белгісі бойынша өзара байланысты құжаттардың жекелеген топтарына жалпы атау құрастырылады.
      Оған осы топтың құжаттарының атауының жалпы элементтері, олардың бастапқы және соңғы күндері көрсетіледі, ал атауының алдына – құжаттың соңғы нөмірі енгізіледі. Топтық атауға енбеген элементтер әрбір құжат атауының құрамына кіреді және әр құжаттың күні көрсетіледі.
      Бірнеше хаттарға топтық атау болғанда әрбір хат атауында құжаттың тек нөмірі мен күні көрсетіледі. Құжаттаржы археографиялық рәсімдеудің бұл ерекшеліктері алғысөздің археографиялық бөлімінде айтылады.
      Егер бірнеше графикалық құжаттар бір объектіге қарасты болса, онда оларға жалпы атау құрылады. Топтық атауда алдымен, объекті атауы, сосын әзірлеме күні, авторы, графикалық құжаттардың түрлері көрсетіледі.
      168. Құжаттың өзіндік атауы толығымен немесе жартылай редакциялық атауда қолданылады. Декреттердің, қаулылардың, жарғылардың, ережелердің, регламенттердің, нұсқаулықтардың, тезистердің, директер, циркуляр, нормативтік-құқықтық құжаттардың, сондай-ақ, үндеулердің, өтініштердің және авторлық шығармалардың өзінің атаулары оның құжат мәтініндегі қайта жаңғыртылуына қарамастан редакциялық атауда келтіріледі.
      169. Құжаттың өз атауы, егер ол құжат мазмұнымен дұрыс бейнелесе және атау элементтері үшін барлық қажеттіні қосса, «Құжат атауы» деген мәтіндік ескертуде редакциялық көрсеткішпен бірге беріледі.
      Шығармашылық құжаттарды жариялауда мәтіндік ескертулерде түсіндірмесіз автордың атауы сақталады.
      170. Басқа тілді құжаттарда атау жинақтың археографиялық ресімделу тілінде жасалады және егер құжат аударма күйінде жарияланса басқа тілді мәтін немесе аударма алдында орналастырылады.
      171. Егер толығымен басқа құжат құрамына енген құжат жарияланса, атау жарияланған құжатқа құрылады, ал сол құрамдағы құжаттың атауы жолма-жол ескертулерде беріледі.

2 параграф. Құжаттың өзге түрі

      172. Құжаттың түрлері оның формасынан және мазмұнынан туындайтын құжаттарды ғылыми-тарихи топтастыруға сәйкес белгіленеді. Егер де құжат автор тарапынан анық емес немесе дұрыс емес аталса, онда археографтың жұмысы ғылыми типтегі басылымдардың комментарийлерінде көрінетін құжаттың түрінің құрылуы бойынша түсініктемеде сипатталады.
      Құжаттың өзге түрінің авторлық сипаттамасы шығармашылық материалдар басылымында міндетті түрде көрсетіледі.
      Құжаттың өзге түрі құрылу барысында мынаны ескеру керек, Советтік биліктің алғашқы жылдарында ұқсас құжаттар жиі әр түрлі аталып жүрді: бұйрық – қаулы, есеп – баяндама – очерк, хабар жеткізу – хабарлама, мәлімет – шолу және сол сияқты.
      173. XVI – XVIII ғасырлардағы құжаттың түрлерін белгілеу үшін атауында оның өз атауы жалпы қолданбалы сипатта болса, онда құжат мазмұнын дұрыс бейнелейді және құжаттың қазіргі ғылыми-тарихи классификациясымен сәйкес келеді. Егер жалпы қабылданғандардан құжат атауы ерекшеленсе, онда құжат түрі көрсетілгеннен кейін тақырыпта жақшаның ішінде және тырнақшада қойылады. Егер құжатта бірнеше атаулар болса, онда ол атаулар, жалпы қабылданғандармен тырнақшасыз сәйкестендіріледі.
      Құжаттың атауында және өз атауында жетілдіру жүргізілмейді.
      174. Әскери құжаттардың өзге түрі әскери күштердің жарғы құжаттарына сәйкес анықталады, әскери ведомстволар бойынша бұйрықтармен және әскери іс жүргізу тәжірибесінің тиісті тарихи кезеңімен анықталады.
      175. Телефон, телеграф, телетайп, телефакс немесе радио арқылы жіберілген құжат мәтінінің жазбасын жариялау барысында, атауында құжат мәтінін беру тәсіліне қарамастан құжаттардың түрлері көрсетіледі, мысалы: бұйрық, өкім, хабарлама, жедел мәлімет, сәлемдесу, тәуелсіз. Құжат мәтінін беру тәсілі қысқабаянда айтылады. «Телеграмма» атауы, егер өзге құжат түрлеріне жатқызылмайтын болса, онда құжат түрі ретінде сақталады.
      176. Парақша түрінде таратылған құжаттарды жариялау барысында атауында құжат түрлері көрсетіледі.
      177. Тікелей байланыс немесе әңгімелесу мәтіні болып табылатын құжаттар үшін өзге түрлері көрсетіледі: «Тікелей байланыс бойынша әңгіме жазбасы», «Әңгімелесу жазбасы». Тікелей байланыс бойынша әңгімеге қатысушыларының атаулары, әңгімені бастаушыдан бөлек, бағыныштылық тәртібімен көрсетіледі – үлкен басшы мен кіші.
      Егер тікелей байланыс арқылы әңгіме барысында құжат берілген болса, онда құжат түрі оның мазмұны бойынша анықталып, «тікелей байланыс арқылы» деген сөзбен толықтырылады, оларда ресми құжаттардың негізгі белгілері – іс жүргізу нөмірі, қолтаңбасы болмайды.
      Магнитафон таспасындағы әңгіменің жазбасын жариялағанда жаңғырту тәсілі қысқабаянда көрсетіледі.
      178. Мерзімді басылымдарда жарияланған құжаттың өзге түрінің атауы жалпы талаптарға сәйкес көрсетіледі.
      Мерзімді басылымдардың жеке материалдарының түрлері (бас мақаласы, редакциялық және авторлық мақалалар, очерктер, корреспонденциялар, репортаждар) газеттік жанрларының топтастырылуына сәйкес көрсетіледі (Қараңыз: Газетные жанры. 2-е изд. М., 1976).
      179. Шет тіліндегі құжаттарды жариялау құжат жасалған елдің іс жүргізу терминологиясына сәйкес құжат түрі көрсетіледі.

3 параграф. Құжаттың авторы және адресаты

      180. Құжаттың авторы және адресаты жеке тұлға немесе тұлғалар тобы болуы мүмкін, және де бір немесе бірнеше мекемелер, кәсіпорындар және ұйымдар немесе мекеменің, ұйымның, кәсіпорынның құрылымдық бөлімшесі болуы мүмкін.
      Авторы немесе адресаты туралы мәліметті анықтай алмауы мәтіндік ескертулерде айтылады.
      Авторы және адресаты туралы археограф анықтаған мәліметтер атауында төртбұрыш жақша ішінде беріледі, негіздеуі мәтіндік ескертулерде беріледі.
      181. Әскери құжаттаманы жариялау барысында жоғарғы басшының бір немесе бірнеше қызметкерлерге жіберілген соғыс құжаттарында құжаттың белгіленген авторы сақталады, мұнда құжат атауында азаматтық және Ұлы Отан соғысының басында, бірлестік және құрама алқалық басқарма принциптері сақталған уақыттағы, майдан (армия, флот) қолбасшысының алқалық авторын белгілеуі қолданылады.
      Қолбасшының соғыс құжаттары өзінің бірлестік немесе құрама бойынша берілген құжат авторының белгісі алынып тасталады және қабылданған әскери іс жүргізу нысаны сақталады.
      Бір бірлестікке арналған жинақта немесе тарауда оның нөмірі мен атауы атауында түсіріліп қалады.
      Әскери құжаттардың авторы немесе адресаты атауында көрсетілгенде мекеме, ұйым, құрама, бөлімдерінің толық немесе қабылданған қысқартылған атаулары, сондай-ақ, құжатта кімнен шыққаны немесе жіберілгені көрсетілген тұлғаның лауазымы, атағы, аты-жөні және тегі көрсетіледі.
      182. Атауында мекеменің, ұйымның, өндірістің ресми атаулары (толық және қысқартылған) оның бағыныстылығын көрсетіле отырып беріледі.
      Толық ресми атауының қайталанған жағдайында тек бірінші ескертілген кезінде кейін пайдаланылатын қысқартылған атауын көрсете отырып, мәтіндік ескертулерде көрсетіледі. Ресми немесе қабылданған мекеме атауларының қысқартылуы қолданылатын атаулар қысқарту тізімінде ашып көрсетіледі.
      Мемлекеттік мекемелердің және XVI – XIX ғасырлардағы феодалдық ұйымдардың атаулары құжат атауларында қазіргі формада беріледі.
      Егер де құжатты жіберуші немесе адресаты мекеменің құрылымдық бөлімі болса, онда мекеме немесе оның құрылымдық бөлімінің атауының атын көрсету туралы мәселелер осы құрылымдық бөлімнің мәніне, құжат сипатына және басылымның нақты міндеттеріне байланысты шешіледі.
      Ғылыми басылымда, және шығыс құжаттар үшін, және ішкі құжаттар үшін құрылым бөлігінің атауының бағыныстылығы көрсетіле отырып беріледі.
      Ғылыми-көпшілік және оқу басылымдардағы ішкі құжаттар үшін атауында құрылымдық бөлімі көрсетіледі, шығыс құжаттар үшін мекеменің жалпы атауы көрсетіледі.
      183. Ерте кезеңдегі құжаттар атауында тұлғалар берілгенде олардың атағы, лауазымы, әлеуметтік жағдайы, айналысатын ісі және тағы басқалары көрсетіледі. Қазіргі уақытта басылым формасында егер де, аударма қиындық туғызбаса, атаулары аударылады. Есімнің кішірейтілген формасы толық формамен ауыстырылады, бірақ, егер де аударма күмән туғызса, онда атаудың кішірейтілген формасы жақша ішіне енгізіледі.
      Шет тілдегі есімдер қазіргі ғылыми әдебиетте қабылданған транкрипцияда беріледі.
      Әкесінің аты-жөні құжатта қалай берілсе сондай формада болады, «вич» деген формада немесе қосымша «ұлы» деген сөз жазылады.
      Атауында тегі және аты-жөні толық жазылады, діни қауым аттары толық беріледі.
      Әртүрлі құжатта әр түрлі жазылған белгілі бір тұлғаның аты, әкесінің аты, тегі атауында құрастырушы тарапынан белгіленген бірдей формада беріледі.
      Атауын тұлғаның лауазымдық немесе әлеуметтік жағдайын көрсету арқылы қысқарту, тек ең бірінші еске алынғанда немесе оның басылым түріне байланысты өзгерістер жүргізуге болады – тақырыптық басылымда қысқартпаған дұрыс, ал бір тұлғаның құжаттарын қысқартуға болады.
      Атауында құжатты құрастырған уақытымен сәйкес келетін айтылып отырған тұлғалардың лауазымдары, шендері және атағы көрсетілуі керек.
      184. Жаңа және қазіргі заманғы құжаттар атауында автордың аты-жөні мен мекенжайы көрсетіледі. Автордың аты-жөні мен мекенжайы олардың лауазымы немесе қоғамдағы орны көрсетіле отырып атауында беріледі. Атауларда бір тұлғаның жиі қайталанғанда лауазымы немесе қоғамдағы орны тек бірінші рет айтылғанда немесе өзгергенде көрсетіледі.
      Тұлғалардың лауазымдары мен қоғамдық орны атауларда бұл мәліметтер алғысөздің археографиялық бөлімінде айтыла отырып есімдер көрсеткішіне енгізілгенде көрсетілмейді.
      185. Ұжымдық авторлық құжаттардың (шешімдер, қаулылар, қарарлар, өтініштер, кешірімдер, петициялар және сол сияқты) атауларында автор ретінде құжат шыққан мекемелер, өндірістер немесе ұжым көрсетіледі.
      XVI – XVIII ғасырлардағы ұжымдық авторлық (бүкіл болыс, бүкіл ауыл, приход болып жасалған аяққа жығылу арызы, акт, жалған келісім) құжаттар атауында автор ретінде әлеуметтік жағдайы мен тұрғылықты жері көрсетіле отырып, адамдар тобының жалпы атауы беріледі, топ атынан әрекет етуші тұлғалар есептелмейді.
      Төменгі топтардан жіберілген (жедел мәлімет, барлау мәліметі, саяси ақпар, ақпараттық бюллетень, мәліметтердің жиынтыңы тағы сол сияқты) алғашқы ақпарат негізінде құрастырылған және көптеген мекемелерге және бөлімдерге таратылатын есептік-ақпараттық сипаттағы әскери құжаттар атауында жалпы қорытынды құжат шыққан мекеме, әскери бірлестік штабы көрсетіледі. Құжатқа қол қойған тұлғаның лауазымы және аты-жөні, сондай-ақ мекенжайы енгізілмейді. Қажет болған жағдайда мұндай мәліметтер мәтіндік ескертулерде көрсетіледі. Бұндай ерекшеліктер археографиялық алғысөзде белгіленеді.
      186. Егер де құжат авторы немесе мекенжайы бірдей негіздегі бірнеше мекемелер болып табылса, онда олардың барлығы атауында көрсетіледі.
      Егер құжат біртектес мекемелерге жіберілген болса, атауындағы адресаттар көптік түрде жалпы нысанда көрсетіледі.
      Егер құжат тек бір мекемеге арналса, бірнеше мекемеге мәлімет үшін жіберілсе, атауында тек негізгі мекенжай көрсетіледі, қалған мекенжайлар ескертулерге енгізіледі.
      187. Мерзімді басылымның қол қойылған авторлық материалдар атауында автордың тегі, аты-жөні (мерзімді басылым атауы мұндай жағдайда тек қысқабаянда келтіріледі), қол қойылмағандарға – мерзімді басылым атауы көрсетіледі.
      Ғылыми жарияланымдарда мерзімді басылымдардың шет тілдегі атауы түпнұсқа тілде жазылады, ғылыми-көпшілік және оқу басылымдарында – басылым тіліндегі транскрипциямен беріледі.

4 параграф. Құжат мазмұнын белгілеу

      188. Егер құжаттың жазылған күні мен орны сәйкес келмесе, оқиғаның болған уақыты және орны көрсетіліп, құжат мазмұны атауында нақты және қысқа бейнеленеді.
      Тақырыптық және қор бойынша жарияланымдар атауында көпқырлы құжаттардың негізгі мәселелері көрсетіледі.
      Біртектес құжаттарды жариялағанда атауында мазмұнын ашу туралы мәселе құжаттардың сипатына байланысты шешіледі, мәселен, хаттамалар және хаттар мазмұны ашылмайды. Тақырыптық басылымдарда хаттар мазмұны ашылады.
      Құжат түрінің атауы оның мазмұнын сипаттайтын жағдайда, атауында тек құжаттың түрі ғана көрсетіледі.
      189. Нөмірі немесе атауы бар құжат тарауын немесе тармағын жариялағанда атауында -тан,-тен қосымшалары арқылы үзінді беріледі.
      Хаттамаларды ішінара жариялағанда атауында жарияланған бөлігінің мазмұны көрсетіледі, ал басқа құжаттар түрі үшін – барлық құжаттың мазмұны, сызықша арқылы жарияланатын бөлігінің мазмұны көрсетіледі.
      Көпқырлы (жедел, саяси ақпарлар, тікелей байланыс арқылы әңгімелер жазбалары) әскери-жедел, әсіресе, ақпараттық-есептік құжаттардың үзінділерін жариялағанда атауында барлық құжаттардың мазмұны көрсетілмейді.

5 параграф. Құжаттардың күнін қою

      190. Іс жүргізу құжаттары олардың қолы қойылған күні бойынша, телеграммалар жіберілген күні бойынша (жіберілген күні болмаса қабылданған күні көрсетіледі, жолма-жол ескертуде айтылады), ұжымдық құжаттар – олардың қабылданған күні бойынша, бекітілгенінен кейін күшіне енетін құжаттар – олардың бекітілген күні бойынша жүргізіледі. Авторлық құжаттар – олардың жазылған күні бойынша.
      Егер құжат ұзақ уақыт бойы жасалған болса, мәселен, күнделік, вахталық журнал, әдеби шығарма, кейде хат немесе хабарламалар, атауында сызықша арқылы оның басталған және аяқталған күні көрсетіледі.
      Күнделіктерді, майдан журналдарын, вахталық журналдарды және сол сияқты құжаттарды ішінара жариялағанда атауында мәтіннің тек жарияланатын бөліктерінің күні көрсетіледі.
      Жедел ақпарлар және жедел хабарламаларға жатқызылатын құжаттар мәлімет келтірілген күні мен сағаты бойынша уақыты қойылады.
      Ұзақ уақыттың мәліметтерін қамтитын немесе белгілі бір күннің құжаттарының атауында құжаттың жасалған күніне қарамастан сол күнді көрсету керек.
      191. Мерзімді басылымның күні көрсетілмеген жекелеген материалдары жарық көрген күнімен белгіленеді. Мерзімді басылымдарда жарияланған құжаттардың жазылған күні белгісіз болса мәтіндік ескертуде «Жарияланған күні» көрсетіліп, жариялау уақытымен белгіленеді.
      192. Ерте кезеңдегі құжаттарды жариялағанда, күні атауының алдына орналасады, ал күнінің элементтері кері ретпен келеді (жылы, айы, күні) және атауының басқа бөлімдерінен нүкте және сызықша арқылы ерекшеленеді.
      Жаңа және қазіргі заманғы құжаттарды жариялағанда күні, әдетте, атауының мәтіндік бөлігінің астында жаңа жолда, оң жағында орналасады. Күнінің элементтері тура ретпен (күні, айы, жылы) көрсетіледі.
      193. Ресми, дипломатиялық, әскери, сондай-ақ, бейресми құжаттарда жазылу немесе қабылдану уақыты тарихи немесе биографиялық мағынаға ие болғанда, ол құжат күнінен кейін көрсетіледі (сандық көрсеткіш үшін) немесе мәтіндік ескертулерде түсіндіріледі.
      194. Барлық құжаттардың күні қазіргі жыл есебі бойынша толтырылады. Әлем жаратылысынан дәуір жылдары, һижра қазіргі заманғы жыл есептеріне аударылады. Егер күнді аудару даусыз болса, онда басқа дәуірдің күні жақша ішінде қазіргі күннен кейін қойылады.
      Егер қыркүйек, наурыз немесе басқа жыл басын аударғанда айының болмауы қазіргі жыл есебі бойынша жылды нақты белгілеуге мүмкіндік бермейді, сондықтан қос байланысты жылдар қисық сызық арқылы белгіленеді.
      195. 1918 жылдың 1-ші ақпанына дейін құрылған құжаттар күні ескі жыл санауы (юлиан) бойынша толтырылады, ал 1918 жылдың 1-ші ақпанынан бастап құралған құжаттар жаңа жыл санауы (григориан) бойынша толтырылады.
      Басылымның тақырыбына байланысты (халықаралық қатынастар тарихы бойынша, Ресей империясында және одан тыс жерде тұратын корреспонденттер арасындағы хат жазысу) құжаттарға қос күн берілуі мүмкін – ескіше және жақша ішінде (дөңгелек немесе төртбұрыш) жаңа стиль бойынша немесе керісінше – жаңаша және жақша ішінде ескі стильмен. Аударылған күн жақша ішінде автор қойған күнге дейін немесе кейін, осы басылым негізінде қандай стиль негізге алынғанына байланысты қойылады.
      Қос күн 1918 жылдың 1-ші ақпанынан кейін жасалған, бірақ ескі стильмен күні қойылған құжаттарға беріледі. Юлиан күнтізбесі бойынша күні жақша ішіне алынып жаңа стиль күнінен кейін көрсетіледі.
      196. Құжатта күні көрсетілмеген жағдайда оны археограф деректанулық талдау негізінде белгілейді: мазмұны бойынша, деректерді іздестіру, жауап хаттар бойыша, қабылдану және жіберілу уақыты бойынша, пошта штемпелі және сол сияқты. Құжат күнін нақты анықтай алмаған жағдайда күні шамалап көрсетіледі: «ерте, «бұрын», «ерте емес», «кеш», «кеш емес», «жуық», «шамамен», «ерте емес – кеш емес». Күнін қою негізі мәтіндік ескертуде келтіріледі, кейде анықтау үшін пайдаланылған құжаттардың іздестіру мәліметтерін көрсете отырып, мазмұны бойынша ескертулерде көрсетіледі.
      Күні қойылмаған парақшалар оның таратылу уақыты бойынша немесе тиісті органдардың тапқан күнімен белгіленеді.
      197. Құжаттың жазылу орны атаудың астында көрсетіледі. Бейресми құжаттарда ол құжат мәтінінде оның бар-жоғына қарамастан атауында келтіріледі.
      Егер автордың белгілеуі оның тұрақты тұратын орнын көрсетіп тұрса, онда атауында жазу орны көрсетілмейді, ол тек автордың тұрақты тұратын орнында болмаған жағдайда міндетті түрде көрсетіледі.
      Егер құжаттың жазылу орны көрсетілмесе, оны археограф нақтылап, төртбұрыш жақша ішінде береді, ал негіздеуі жолма-жол ескертуде беріледі.
      Географиялық атаулар атауында олардың тарихи формасында беріледі.
      198. Ғылыми типтегі басылымдар, бір қор бойынша жарияланымдар мен біртектес басылымдар атауында егер құжатта бар болса құжаттың іс жүргізу нөмірі көрсетіледі.
      Хаттамалардың, бұйрықтардың (егер ол құжаттың өз атауының құрамына енсе) іс жүргізу нөмірі құжат түрінен кейін тікелей көрсетіледі.
      Басқа құжаттарда іс жүргізу (шығыс) нөмірі атау мәтінінің астында, сол жағына беріледі.
      Ғылыми-көпшілік типтегі басылымдарда іс жүргізу нөмірі құжат күнін белгілеу немесе мазмұнын түсіну үшін маңызды мәні болған жағдайда ғана беріледі.
      Әскери құжаттардың атауында іс жүргізу нөмірін көрсету қажет, олардың мәтіндерінде қандай да бір құжатқа сілтеме жасалғанда, оның осы нөмірі көрсетіледі. Оның түпнұсқасы болмаған жағдайда басқа деректер (көшірмелер, майдан қимылдарының журналы телеграф таспасы) бойынша нөмірін анықтау қажет.

6 параграф. Аңыз-баян
(бақылау-анықтамалық мәліметтер)

      199. Әрбір құжат жарияланғанда құжат туралы бақылау-анықтамалық мәліметтері бар аңыз-баянмен жабдықталады: іздестіру деректері (шифр); түпнұсқалылығы; тілдік көрсеткіш (шет тілдік құжаттар үшін); жаңғырту тәсілі; шығарылым сипаттамасы, құжаттың сыртқы түрінің ерекшеліктері туралы мәліметтер, оның ішінде мөрлер сипаты; құжаттардың бұған дейінгі жарияланымдарына сілтемелер.
      200. Іздестіру мәліметтерінде жарияланып отырған құжат мәтінінің дереккөзінің орны көрсетіледі:
      1) мұрағаттық құжаттар үшін мұрағат атауы (мұражай, кітапхана, мекемелер) және оған қабылданған шифр жүйесі (нөмірі немесе қор атауы, тізімдеме, істер нөмірі, беттері);
      Аңыз-баянда тек қор нөмірлері көрсетілгенде олардың ғылыми типтік басылымдағы толық атауы пайдаланылған қорлар тізімінде, ал ол болмағанда археографиялық алғысөзде беріледі.
      Шет ел мұрағаттарында сақтаудағы құжаттарды жариялау барысында аңыз-баянда осы мұрағатта қабылданған шифр көрсетіледі.
      2) мерзімді басылымдар бойынша жарияланатын құжаттар мен материалдар үшін баспа органының атауы және шығару мәліметтері – басылым орны, жылы (газет үшін – күні), нөмірі және беттері, сондай-ақ басқа ерекшеліктері көрсетіледі, мәселен бірінші, екінші, жедел, кешкі шығарылымы, тағы сол сияқты.
      Егер басылымның жарық көрген орны басылымның атауында болса (мәселен, «Алматы ақшамы») немесе мазмұны бойынша ескертулерде, не болмаса пайдаланылған мерзімдік басылымдар тізімінде көрсетілсе, онда аңыз-баянда сілтеме бермей-ақ қоюға болады. Мерзімдік басылым құрылтайшы әлде меншік иесінің құзырында екені пайдаланылған мерзімдік басылымдар тізімінде немесе мазмұны бойынша ескертулерде көрсетіледі.
      Мұрағат ісінде сақтаулы газет данасы бойынша құжат мәтінін жариялаған кезде, бұл басылым сирек кездесетін жағдайда, газет мәліметтерімен қатар іс шифры да көрсетіледі.
      в) мәтіні өзіне дейінгі жарияланым бойынша басылып отырған құжаттар үшін аңыз-баянда оның атауы, шығу деректері, жарияланып отырған мәтіннің қай бетте екені көрсетіледі.
      г) микрокөшірме, микрофильм немесе фотокөшірме бойынша жарияланып отырған құжаттар үшн бұл көшірменің іздестіру деректері, түпнұсқаның (шетелдік мұрағаттарды да қоса) іздестіру деректері көрсетіледі.
      д) жеке мұрағаттар мен коллекциялардан жарияланып отырған құжаттар үшін аңыз-баянда мұрағат иесінің аты-жөні не мұрағат атауы көрсетіледі.
      201. Аңыз-баянда құжаттың соңғы не алғашқы қолжазба, түпнұсқа, төлнұсқа, расталған көшірме, көшірме екендігі көрсетіледі. Көшірмені жариялау барысында, белгілі болғандығына қарай, түпнұсқаға жақындығы көрсетілуі тиіс: бұл көшірменің көшірмесі, расталған көшірменің көшірмесі.
      Құжаттың типографиялық, стеклографиялық, гектографиялық, тағы сол сияқты даналарын жариялау барысында түпнұсқалығы әдетте жарияланбайды.
      Ғылыми типтегі басылымдарда аңыз-баянында міндетті түрде құжаттың барлық табылған мәтіндері көрсетіледі.
      202. Бірнеше тілдегі құжат мәтіндерін жариялау барысында аңыз-баянда басқа тілдегі құжаттарға іздестіру деректерінен кейін түпнұсқа тілі көрсетіледі. Түпнұсқамен бір уақытта жасалған аударма жарияланса, бұл да аңыз-баянда айтылады.
      Түпнұсқасыз жарияланып отырған басқа тілдегі құжаттарды аудару барысында түпнұсқа тілі аңыз-баянда көрсетіледі./
      Ғылыми басылымдарда аңыз-баянда қорда бар аудармалардың бәрі, оның ішінде жарияланбағандары да көрсетіледі.
      203. Жариялау барысында жаңғырту тәсіліне ерекше көңіл бөлінеді:
      1) қолжазба хаттың сипаты (жарғы, жартылай жарғы, жылдам жазу) көрсетілетін ерте кезеңнің құжаттары;
      2) қолжазбаның автографиялылығы, автор қолжазбасында не машинажазбасында автордың белгілері және түзетулері міндетті түрде көрсетілетін бейресми құжаттар;
      3) үндеу парақшалары мен рұқсат етілмеген басылымдар. авторлықты немесе құжаттың күнін анықтау құралының бірі болған жағдайда жаңғырту тәсілі көрсетіледі.
      204. Материал, формат, бет саны, мөртаңба мен су белгілерінің болуы, сақталу деңгейі ерте заманғы (ХVІІІ ғасырға дейінгі) құжаттарды және бейресми құжаттарды жариялау кезінде ғылыми типті басылымдарда көрсетіледі. Басқа құжаттарды жариялау барысында тек сыртқы ерекше белгілері, мәселен, ерекше материалы (пергамент, қабық, мата, тұсқағаз және сол сияқты) немесе авторлығы пен құжаттың күнін анықтау қажет болғанда пайдаланылған белгілер көрсетіледі.
      Мөртаңбаны сипаттауда оның матералы, пішіні, суреті, жазбасы және басылған орны көрсетіледі. Жаңа және қазіргі заман құжаттарында мөртаңбаның бар екендігі көрсетіліп, тек тарихи маңызы бар болған жағдайда ғана сипаттамасы беріледі.
      Өтініштің гербтік қағазы немесе іс жүргізу құжаттарының бланкілері аңыз-баянда көрсетілмейді.
      Беттердің форматы, өлшемі, саны (құжаттық есептеуде) ерте заман құжаттары, авторлық қолжазбалар, үгіт қағаздары үшін көрсетіледі. Сақталу деңгейі тозған немесе бүлінген құжат үшін көрсетіледі. Бүлінуді сипаттау толықтығы құжаттың сипаты мен маңызына байланысты.
      205. Ғылыми түрдегі басылымдарда, құжаттың барлық алдыңғы жарияланымдарын көрсету мүмкіндігі жоқ жағдайда, ерекше анық және толық жарияланымы барлар одан кейін әртүрлі оқылулары бар жарияланған мәтіндер көрсетіледі.
      Ғылыми-көпшілік басылымдарда әдетте тек бірінші жарияланым немесе ерекше белгілі және ғылыми айналымға берік енгендер ғана көрсетіледі. Ертеде жарияланған құжаттардың саны көп болған жағдайда бұл дерек алғысөзде ескертіледі.
      Оқу басылымдарында құжаттар алғаш жарияланған жағдайда ғана аңыз-баянда «Алғаш жарияланып отыр» деп ескертіледі.
      Басылымның шет тілдегі аталуы аңыз-баянда түпнұсқа тілінде келтіріледі, бұл жағдайда ғылыми басылымдарда қажет болған кезде алдыңғы жарияланымның толықтығы және сапасы көрсетіледі.
      206. Әрбір картографиялық құжат жарияланымда төменгідей мәліметтері бар түсіндірме сөздермен тіркеліп жүреді:
      көлемі;
      (шет тілдегі құжаттар үшін) құжаттың тілін көрсету;
      парақтар саны, картографиялық кескіндеменің көлемі және қалпына келтіру кезінде кішірею (ұлғаю) дәрежесін белгілеу;
      түпнұсқаны қайта жаңғырту әдісі (қолжазбалық, басылымдық);
      деректің түпнұсқалылығы және көшірмелілігі (қолжазба құжаттар үшін);
      басылым әдісі: гравюра, литография (шығарылғандар үшін);
      әлем елдері бойынша бағдары болу (егер қазіргі заманнан ерекшелігі болса);
      бояуы;
      материал (қағаздан ерекше);
      құжатты іздеу мәліметтері (шифр);
      құжаттың алдыңғы жарияланымдары;
      құжаттың сыртқы ерекшеліктері.
      207. Графикалық құжаттарға аңыз-баян, мәтіндік құжаттардың аңыз-баяны сияқты элементтерден тұрады. Басылымның түріне байланысты сызбалар (мазмұнды түсіндіретін сурет) тізімінде келтірілуі немесе құжаттың атауынан кейін орналасуы мүмкін.
      208. Археографиялық алғысөзде қайталанатын бірыңғай элементтер (бір мұрағаттың немесе қордың құжаттарын жариялау кезінде – мұрағаттың, қордың аталуы, түпнұсқалығы, қайта жаңғырту тәсілдері және басқалары) есебінен аңыз-баян қысқартылуы мүмкін.
      209. Аңыз-баян құжаттың мәтінінен кейін орналасады. Ғылыми түрдегі басылымдарда құжаттың бас тақырыбынан кейін орналасуы мүмкін. Шығармашылық және өмірбаяндық материалдар, сонымен бірге мерзімді баспасөзде және бақылау-анықтамалық мәліметтердің жалғасатын басылымдарында және алғысөздің бірінші басылымында, тараулардың кіріспесінде және томдардың немесе тарулардың соңындағы ескертулерде орналасуы мүмкін.
      Түпнұсқа тіліндегі құжаттарды аудармамен жариялағанда аңыз-баян шет тіліндегі мәтіннен кейін орналасады.
      Аңыз-баянда жалпы қабылданған және осы басылым үшін белгіленген қысқартулар қолданылады.

7 параграф. Дыбыс-бейнелік құжаттарды археографиялық рәсімдеу

      210. Дыбыс-бейнелік құжаттарды жариялау, зерттелетін оқиғалар немесе деректер, түсірілімнің нысаны туралы қажетті толық көлемде көрнекі мағлұматты қамтамасыз ететін ғылыми сипаттаумен қоса беріледі.
      Фотоқұжаттарды жариялау келесі мәліметтермен жабдықталады:
      құжаттың аты (қысқаша аңдатпа), күні, орны, авторы, түпнұсқалылығы, ақпарат тасушы, түсі, түпнұсқа көлемі, кескіндеме көлемі, толық көшіру дәрежесі, іздестіру мәліметтері, бірінші жарияланымы туралы мәліметтер.
      Археографпен анықталған жетіспейтін элементтер төртбұрышты жақшаларға орналастырылады және жазуында (аталуы немесе қысқаша аңдатпа) немесе мәтіндік ескертулерінде ақпарат деректері көрсетулерімен ескертіледі. Анықталмаған элементтер де ескертіледі.
      Жарияланатын кино-, бейнекадрлар немесе бір пландағы кино-, бейне кадрлар қатары келесі ақпараттық-анықтамалық мәліметтермен қоса беріледі:
      кино-, бейнеқұжаттың аты, кино-, бейнешығарманың (көлемі, бөлімдер саны, түстілігі) аты, құрушы-мекеме, шығарылған уақыты, түсірілген жері, авторы, іздестіру мәліметтері, жарияланым туралы мәліметтер.
      Әртүрлі түрлі-түсті фотопортреттерді жариялау (жеке, топтық, репортаждық, қойылымдық) жалпы маңызын сипаттаудан бөлек, міндетті түрде суретке түскен адамдар туралы мәліметті қажет етеді: аты, тегі, фамилиясы, өмір жылдары, мамандығы, атағы, қызметі, суретке түскен орны. Жалпылама сипаты бар («Съезд, конференция, слет… делегаттары», «Курс … тыңдаушылары», тағы сол сияқты) суретке түсушілер саны көп топтық фотопортреттерді жариялауда түсірілімге қатысушы белгілі тұлғалар туралы немесе басылым тақырыбына байланысты тікелей қатысы бар тұлғалар туралы нақты мәліметтер беріледі.
      Репортаждық кино, бейне, фотоқұжатқа сай оқиғаны сипаттау басылым тақырыбына байланысты. Суреттегі оқиғадан біршама кең мәселеге арналған жарияланымда мәселені немесе тарихи кезеңді белгілеп, одан кейін ғана кино, бейне, фотоқұжаттағы оқиғаны нақтылау қажет.
      Кино, бейне, фотоқұжатты ғылыми сипаттаудың толықтығы мен ақпараттық-анықтамалық деректерді орналастыру тәртібі (суреттің қасында, ескертулерде, кіріспе мақалада, қосымшада немесе басылымның шығару деректерінде) басылым әдісін оның типіне, түріне, нысанына, сондай-ақ кино, фотоқұжаттың басқа да ерекшеліктеріне байланысты болады.
      211. Кино, бейне, фотоқұжаттардың ғылыми басылымдары жарияланған дереккөздер туралы барынша толыққанды мәліметті талап етеді. Бұл жағдайда басылым тақырыбы бойынша барлық анықталған дереккөздер туралы деректер, олардың жасалу тарихы, мазмұны мен сыртқы ерекшеліктері бейнелеу қатарын құрап немесе ғылыми-анықтама аппаратында берілуі мүмкін.
      Түсірілімнің негізгі сипаттамалары да: түсірілім уақыты мен орны, бейне масштабтары да көрсетіледі.
      212. Ғылыми-көпшілік және оқу басылымдарында кино, бейне, фотоқұжаттарды түсіндіретін мәтін тек нақты ақпаратты қамтып қана қоймай, құжаттарға кіріспе түрінде де қабылданады. Бұл жағдайда мәтін кіріспе бөлімге, кино, бейне, фотоқұжаттың біреуіне не бір тобына бөлінеді. Басылымның композияциясы күрделі болуы да мүмкін, олар тарихи және публицистикалық очерктерден, естеліктерден, дикторлық мәтіннен құрылуы мүмкін.
      Ғылыми-көпшілік және оқу басылымдарында кино, бейне, фотоскриптерді (лозунг мәтіндері, транспаранттар, маңдайшалар, афишалар, көше сағатының көрсеткішін, матросс бас киіміндегі кеме атауын) бере білу аса маңызды, себебі бұл кино, бейне, фотоқұжаттың толық әрі нақты берілуіне, оның эмоционалды қабылдануына көмектеседі.
      213. Басылымның барлық типінде фотоқұжаттың автор берген атауын өзгертпей қолданып, оны ғылыми сипаттамаға кіргізі керек немесе ғылыми-анықтамалық аппаратта ескерту қажет.
      214. Кино, фотоқұжаттың уақытын көрсету барлық типтегі басылымның археографиялық ресімделуі үшін қажет атрибут. Көптеген жағдайда кино, бейне, фототүсірімнің уақытын толық көрсету қажет. 215. Фоноқұжат құрамына белгілі бір ретпен орналасатын келесі элементтер кіреді: фоноқұжат жанры, автор, адресат (хатта немесе арнауда), мазмұнының қысқаша аннотациясы, жазылым уақыты, фоноқұжаттың жасалу орны.
      Тақырыпты құруға қажетті мәліметтер мәтіндік құжатнаманың есептік құжаттарымен, түпнұсқалардың сыртқы атрибуттарымен және фоноқұжат мазмұнымен анықталады. Табылмаған деректер туралы мұрағат құжаттарынан, анықтамалықтардан, әдебиеттерден, мемуарлардан және тікелей авторлар мен фоноқұжатта бейнеленген адамдардан анықтау қажет.
      Тақырыптың қандай да бір элементі және олардың орналасу тәртібі фоноқұжаттың тәсілдеріне, типіне, басылым нысанына, және жанрына байланысты.
      Фоноқұжат жанры қазіргі заманға сай жанрлық топтастыруға байланысты анықталады (сұхбат, репортаж, композиция, деректі радиодрама).
      216. Фоноқұжаттар коллективтік шығармашылық нәтижесі болып табылады, онда жанр мен нысанына байланысты журналистер, редакторлар, дыбыс режиссерлері, дыбыс операторлары, оқиғаға қатысушылар, орындаушылар қатысады.
      Егер дыбыс жазылымын жүргізуші адам тек техникалық қызмет көрсетсе, фоноқұжат авторы болып қатысушы немесе сөз сөйлеуші танылады.
      Фоноқұжатты жасауға қатысқан үлкен авторлық ұжымдар ескертулерде көрсетіледі.
      Фоноқұжатты атрибуттау дауысты анықтау әдісін қолданып, дереккөзтану анализін жүргізу арқылы жүзеге асады. Егер авторлар мен қатысушыларды анықтау мүмкін болмаса, оны мәтіндік ескертулерде көрсету қажет.
      Фоноқұжат адресаты дыбыстық хаттарды немесе арнаулардың аннотациясында көрсетіледі, мазмұнында нақты адамдар немесе топ көрсетіледі.
      217. Оқиға орнынан жазып алынған репортаждар мен трансляцияларда жазылым уақыты оқиға уақытымен сәйкес келуі керек. Мазмұнында жазылым уақыты немесе оқиға уақыты көрсетілмеген фоноқұжаттар радиобағдарлама немесе басқа да дереккөздер (микрофондық істер, мемуарлар, мерзімді баспасөз) бойынша алғашқы эфирге шыққан күнімен белгіленеді.
      Егер уақытты анықтау мүмкін болмаса, ол басқа да дереккөзтану әдістері немесе тасушының сыртқы ерекшеліктері (диск үлкендігі, фирма атауы, этикетка, каталогтегі нөмірі, матрицалық нөмірі) бойынша анықталады.
      Археограф анықтаған барлық тақырып элементтері төртбұрыш жақшаға алынып немесе мәтіндік ескертулерде ақпарат көздерімен бірге көрсетіледі. Анықталмаған элементтер де ескертулерде көрсетіледі.
      218. Фоноқұжаттар тақырыптары типографиялық әдіспен жариялау үшін жалпы ережелерге сай жасалады (161 т. қараңыз).
      219. Жарияланып отырған фоноқұжат ақпараттық мәліметтермен жабдықталады, олар: іздестіру деректері (шифр), фоноқұжат тілі, ақпарат тасушы, фото жазылым негативі, граммофондық түпнұсқа, дыбысталу мерзімі (минут, секунд), бұрынғы жарияланымдарына сілтемелер.
      Қысқабаян фоноқұжат мәтінінен кейін бірден орналасады.

6 тарау. Құжаттарды жүйелеу және басылым құрылымы

1 параграф. Басылым құрылымы

      220. Деректі басылым құрылымы деректі жарияланым типіне, түріне, нысанына, жарияланып отырған құжаттардың тақырыбы мен сипатына байланысты болады.
      Бір томдық ғылыми типтегі басылымдарда алғысөз (тарихи және археграфиялық бөлімдер), құжат мәтіндері, мәтінге не мазмұнына байланысты ескертулер, сілтемелер, қысқартулар тізімі, жарияланып отырған дереккөздер тізімімен бірге мазмұны қамтылады. Оқиғалар хроникасы, библиография және қосымшалардың қосылуы әр жинақ үшін жеке шешіледі.
      Көп томды немесе сериялық басылымдар үшін бірінші том барлық басылым үшін ортақ кіріспені қамтиды.
      Басылымда арнайы том болған жағдайда серияға енген жекелеген томдардың бөлімдері жинақталады. Бұл жағдайда том алғы сөзден, құжат мәтіндерінен, мәтін мен мазмұнына байланысты ескертулерден, қосымшалардан, қысқартулар тізімінен, сілтемелерден, қысқартылған сөздердің тізімінен, жарияланып отырған құжаттар тізімінен, мазмұнынан құралады.
      Ғылыми-көпшілік типтегі деректі жинақтар алғы сөзден, құжат мәтіндерінен, мәтін мен мазмұнына байланысты ескертулерден, сілтемелерден, қысқартылған сөздердің тізімінен, мазмұнынан құралады.
      Оқу типтегі деректі жинақтар қысқаша алғы сөзден, бөлімдерге, сабақ тақырыптарына, құжат топтарына немесе жекелеген тарихи дереккөздерге түсініктеме мәтіндерден, құжат мәтіндерінен, мәтін мен мазмұнына байланысты ескертулерден, терминологиялық сөздік пен ұсынылатын библиографиядан, мазмұны және жарияланып отырған дерекөздер тізімінен құралады.
      Ғылыми-көпшілік және оқу типтегі жинақтарға ғылыми-ақпараттық аппаратты (көрсеткіштер, хроника) және олардың орналасуы құжаттардың тақырыбы мен сипатына байланысты болады.
      Өлкетану мазмұнындағы басылымдар есімдер, географиялық атаулар көрсеткішін, библиографияны қамтуы тиіс.
      221. Құжаттар басылымының жекелеген бөлімдері келесі тәртіпте орналасады: алғы сөз, құжат мәтіндері, қосымшалар, қысқартулар тізімі, мазмұны бойынша ескертулер, хроника, көрсеткіштер, пайдаланылған дереккөздер тізімі, библиография, безендірулер тізімі, жарияланған құжаттар тізімі, мазмұны.

2 параграф. Құжаттарды жүйелеу

      222. Жарияланымда құжаттарды жүйелеу басылым тақырыбы, құжаттар құрамы мен сипатына байланысты жүзеге асады. Құжаттарды жүйелеудің келесі түрлері бар: хоронологиялық, тақырыптық, географиялық, номиналдық (құжат түрлері бойынша), авторлық және тілшілік.
      Жинақтағы құжаттарды жүйелеу бірнеше белгілері бойынша жүзеге асуы мүмкін (тақырыптық-хронологиялық, номиналды-хронологиялық тағы сол сияқты)
      Құжаттарды жүйелеу принциптері басылымның жоспар-проспектісінде анықталады.
      Басылымда құжаттарды орналастыру реттік нөмірмен бекітіледі.
      223. Басылымды хронологиялық құру кезінде қатаң хронологиядан ауытқу келесі жағдайларда болуы мүмкін:
      құжат кезеңді жалпылау сипатаммасына ие болса, ол кезеңге байланысты құжаттар тобының басында орналасуы мүмкін;
      әр түрлі, бірақ хронолиялық жағынан жақын бірнеше құжат бір оқиғаға қатысты болса, олар бір топтық атаумен берілуі мүмкін;
      құжаттың құрылуы мен қарастырылу уақыты сәйкес келмесе.
      Хронологиядан ауытқудың барлық жағдайлары ескертуде немесе алғы сөзде өрсетілуі керек.
      Жинақты тақырыптық құру барысында бірқатар мәселелерге байланысты жалпылама құжаттар кездескен жағдайда, бөлімдерге жіктелуі мүмкін.
      224. Қол қойылу, қабылдау немесе бекіту мерзіміне байланысты уақыты көрсетілген іс жүргізу құжаттары осы уақытына байланысты орналасады.
      225. Қаулыларға материалдар – сөйлеген сөздер мен баяндамалардың стенограммалары, баяндама тезистері, отырыстарда, кеңестерде қарастырылған басқа да құжаттар оларды қарастырған мерзім бойынша беріледі.
      226. Уақыты көрсетілмеген статистикалық кестелерге мазмұнына қарай уақыт белгіленіп, сол уақыт бойынша орналасады.
      Мекемеге келіп түскен немесе бекіту уақыты ғана бар статистикалық кестелер сол уақыт бойынша орналасады.
      Уақыты белгіленген мұрағаттық құжаттар бойынша дайындалған статистикалық кестелер осы құжаттардың соңғы мерзіміне қарай мерзімделіп, алғашқы күні бойынша орналасады.
      Қорытынды статистикалық деректер әр бөлімнің соңында уақытына байланысты орналаса береді.
      227. Қандай бір уақыт аралығында құрастырылған құжаттар басылымда біртұтас құжат болып жинақталған соңғы мерзім бойынша орналасады, егер әр жазба жекелеген мәнге ие болса, онда алғашқы күні бойынша орналасуы мүмкін (мысалы, күнделік, әскери қимылдар журналы, тарихи формулярлар).
      228. Айы немесе жылы ғана көрсетілген құжаттар, уақыттың сәйкес аралығының соңында, нақты мерзімделген құжаттардан кейін орналасады. Егер құжаттың шамамен бірнеше күн, ай немесе жылға сай мерзімі анықталса, мұндай құжаттар бастапқы мерзімі бойынша нақты мерзімделген құжаттардан кейін орналасады.
      Шамамен бір күнде мерзімделген құжаттар келесі тәртіпте орналасады: 25 тамыздан бұрын, 25 тамыздан кейін емес, 25 тамыз, 25 тамыздан бұрын емес, 25 тамыздан кейін.
      229. Егер де құжаттар күні жағдаяттың күнімен сәйкес келмесе, онда тақырыптық құжаттар тобы барысында ғылыми-көпшілік және оқу басылымдарда, мүмкін жағдайлар күні бойынша құжаттар, археографиялық алғысөздермен ескертілген болуы керек.

7 тарау. Ғылыми - анықтамалық аппарат

1 параграф. Жалпы ережелер

      230. Құжаттардың әрбір басылымына ғылыми-анықтамалық аппарат жасалады.
      Ғылыми типтегі басылымның ғылыми-анықтамалық аппаратының негізгі міндеті – табылған және жарияланған деректер туралы зертттеушіге барлық мәліметтерді жеткізу.
      Оқу түрлері және ғылыми-көпшілік басылымдағы ғылыми-анықтамалық аппараттардың міндеті – жарияланған құжаттардың мазмұнынжеткізу, сондай-ақ, оқырмандардың білімін кеңейту үшін қосымша мәліметтер беру.
      231. Ғылыми-анықтамалық аппараттар құрамы басылымның түріне, нысаны және формасына байланысты болады. Оның құрамына: алғысөздер, мәтін және мазмұнының ескертулері, көрсеткіштер, хабарлар, қысқарған сөздер тізімі, терминологиялық сөздік, библиография, жарияланған құжаттардың тізімдері, мазмұндары кіреді.
      Ғылыми-анықтамалық аппарат жарияланған құжаттардың мерзімді және жалғастырушы басылымдарында алғысөзден және ескертулерден тұрады.
      232. Ғылыми-анықтамалық аппарат құру үшін деректер ретінде жарияланбаған және жарияланған құжаттар, мерзімді басылымдар, монографиялар, мақалалар, анықтамалар қызмет етеді. Ғылыми-анықтамалық аппарат құру үшін шығармашылық құжаттардың деректері жариялану барысында сондай-ақ, көркем шығармалары болуы мүмкін.
      Ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамдық бөлімінде дәлелді объектілері бойынша біркелкі мәліметтер қайталанбауы керек. Ғылыми-анықтамалық аппараттың редакциясында басылымның барлық және сериялық көлемі бойынша біркелкілік болу керек.
      233. Басылымдарда, оған кірген әр тілдегі құжаттар, ғылыми-анықтамалық аппарат немесе оның жеке бөлімдері мақсаты және типіне байланысты басылымдар бір немесе бірнеше тілдерден құралуы мүмкін.

2 параграф. Алғысөз

      234. Құжаттар басылымына алғысөз жасалады. Ғылыми және ғылыми-көпшілік басылымдарда алғысөз тарихи және археографиялық бөлімдерден тұрады және де басылымның міндеті, жарияланған құжаттардың құндылығы, оны дайындау тәсілдерінің сипатына жөн сілтейді.
      Мерзімді басылымдар мен жалғастырушы басылымдарда жарияланған құжаттар мәселенің мәнін түсіндіру үшін қандай құжаттар арналғаны туралы қысқаша баяндалған жалпы алғысөзден құралады, құжаттардың сипаты беріледі және және оның сақталу орны көрсетіледі. Кейде алғысөздер құжаттар тобындағы аннотацияларды немесе жекелеген құжаттарды ауыстыруы мүмкін.
      Оқу типіндегі басылымдар да қысқаша жалпы алғысөзден құралады. Арнайы жоғары оқу орындарының хрестоматияларында мұндай алғысөздер кіріспе мақалалармен толықтырылады немесе тарихи және археографиялық бөлімдерден тұратын алғысөзден құрылады.
      235. Ғылыми типтегі басылымдарда алғысөздің тарихи бөлімінің құрамына жататындар:
      басылымның міндеттері мен мақсаттарын анықтау;
      басылым тақырыбының негіздемесі;
      алдыңғы жарияланымдарды талдау;
      тақырып бойынша әдебиеттердің тарихнамалық талдауы;
      тақырыптың деректер базаларының жай-күйінің сипаттамасы;
      деректану және тарихнама бағалауларының жаңадан шығарылған құжаттары;
      автор туралы және жарияланған деректердің шығармашылық тарихы туралы (мемуарлар және эпистолярлық деректер үшін) мәліметтер (биографиялық).
      Қор бойынша басылымдардың алғысөзінің тарихи бөлімінде басылып шығарылатын қордың мемлекеттік мекемелер жүйесіндегі мекеменің орны қарастырылады, оның пайда болуының және оның қызметін тоқтатуының себептері көрсетіледі, оның қызметтері сипатталады.
      Біртектес құжаттар басылымының алғысөзінің тарихи бөлімінде берілген дереккөздің ғылыми маңыздылығы аталады және жинаққа құжаттардың басқа түрлерін енгізу себептері түсіндіріледі.
      Бір тұлғаның құжаттар басылымының алғысөзінің тарихи бөлімінде автордың биографиясы және жарияланған құжаттардың шығармашылық тарихы беріледі.
      236. Ғылыми типтегі басылымдардағы алғысөздің археографиялық бөлімі құжаттардың құрамы, басылым құрылымы және жариялау тәсілдерін қамтиды. Онда берілетіндер:
      пайдаланылған қордың, топтаманың, басылған деректердің сипаты;
      басылым үшін құжаттарды іріктеу принциптерін баяндау және негіздеу;
      құжаттарды табу және іріктеу бойынша жұмыс көлемінің сипаты;
      табылған, бірақ басылымға енбеген (егер олардың тізімі берілмесе) құжаттардың сипаты немесе шолу;
      басылым жоспары;
      берілген басылымды дайындау ерекшеліктерінің сипаты;
      ғылыми-анықтамалық аппараттың, қабылдаулардың және оның құрамындағы деректердің сипаты;
      басылымды дайындауға қатысқан барлық тұлғалар мен мекемелерді тізбелеу.
      Қор бойынша басылымның алғысөзінің археографиялық бөлімінде пайдаланылған қорлардың сипаты қор құрушының қызметін көрсететін құжаттар басқа қорлардан алынғанда ғана беріледі.
      237. Ғылыми типтегі басылым сериясындағы алғысөздер барлық серияға және әр томға байланысты құрылады. Серияға жалпы алғысөз мыналарды қамтиды:
      басылымның міндеттері мен мақсаттарын анықтау;
      басылым тақырыбының негіздемесі;
      құжаттар іздестірілген мұрағаттарды тізімдеу;
      серия құрылымын жоспарлау;
      осы басылымды дайындау ерекшеліктерін баяндау;
      басылым үшін құжаттарды іріктеудің жалпы принциптерін негіздеу;
ғылыми-анықтамалық аппараттың, қабылдаулардың және оның құрамындағы деректердің сипаты;
басылымды дайындауға қатысқан мекемелерді тізбелеу.
Сериялардың томдарына алғысөзді құрастыру ғылыми типтегі жинақтарға құрылған алғысөзге ұқсас.
Том құрамында басқа томның серияларымен салыстырғанда жаңа өзгерістер қолданылып немесе ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы өзгертілгенде әр томның дайындығындағы және ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамындағы ерекшеліктер сипаты томның алғысөзінде беріледі.
      238. Жарияланған құжаттар мен әдебиеттерге қысқаша баға бере отырып, басылым тақырыбының ғылыми маңызы алғысөздің тарихи бөлімінде анықталады, жарияланымның негізгі мәселелеріне сипаттама беріледі, сондай-ақ, оларға берілген белгілі тақырыпты түсіндіру үшін жарияланған құжаттарға талдау жүргізіледі.
      Алғысөздің археографиялық бөлімінде құжаттарды табудың дереккөздері көрсетіледі және оларды қысқаша бағалау жүргізіледі, құжаттар мәтінін іріктеу және беру түсіндіріледі, олардың археографиялық рәсімделуінің ерекшеліктері мазмұндалады, басылым жоспары, ғылыми-анықтамалық аппараты және басылым құрастырушылары туралы мәліметтер хабарланады, сондай-ақ, жарияланымның кімге арналғаны көрсетіледі. Археографиялық мәліметтерді баяндауы әр түрлі қалыпта болуы мүмкін және жарияланымның сипатына байланысты болады. Бұл мәліметтер соңғысөзге енгізілуі мүмкін немесе жекелеген құжатқа немесе оның топтарына түсіндірме мәтінде беріледі.
      239. Сериялық басылымның томдар бөліміндегі алғысөзде тарихи әдебиеттерде жеткіліксіз түсіндірілген көпқырлы мәселелерге арналғанда том құрастырылады. Бөлімдерге алғысөз былай беріледі:
      - бөлімде қарастырылған тарихнама мәселелері;
      - осы бөлімге енген құжаттарға деректанулық талдау;
      - бөлімде қарастырылған нақты іріктеп алу тәсілдерін баяндау.
      Серия мен том алғысөздерінде бұл міселелер қарастырылмайды.
      240. Қысқа алғысөзде басылым міндеттері мен оқырман қауым шеңбері анықталады. Осында басылым құрылымы, ғылыми-анықтамалық аппарат құрамы туралы мәліметтер және жарияланған құжаттардың негізгі тобының немесе жекелеген неғұрлым маңызды дереккөздердің қысқаша сипаты беріледі.
      Арнайы жоғары оқу орындарының хрестоматияларының кең түрдегі алғысөзінде жарияланған деректердің негізгі тобының деректанулық сипаттамасы беріледі, сондай-ақ, осы деректердің маңызды жарияланымдарына шолу жасалады.
      Бір ескерткіштің оқу басылымында алғысөзде немесе мақалада мәтіндік, деректанулық және археографиялық зерттеулер нәтижесі баяндалады.
      Сонымен қатар, оқу басылымы бірнеше томдардан құралса, әр жеке томдағы алғысөзден басқа, мақсатын, міндетін негіздей отырып, басылымның құрылымы мен ғылыми-анықтамалық аппаратын анықтайтын жалпы алғысөз құрастырылады.
      241. Ғылыми-анықтамалық және оқулық басылымдарда алғысөзден басқа кіріспе түсіндірмелі мәтіндерден құрылады – кіріспе немесе бөлімдерге немесе тарауларға тарихи анықтамалар. Оқулық басылымдарында, дәріс тақырыбына кіріспе түсіндірме мәтіндерден, құжаттар тобынан немесе жеке деректерден құрылады.
      Хрестоматия бөліміне және тарауына кіріспе сипаттамасы оның тақырыбы мен құрылымына, сондай-ақ, басылым бағытына байланысты болады. Мұндай жағдайда, оқу хрестоматияларының материалдары хронологиялық бөлімдерге топтасып, қысқаша кіріспе мақалаларынан немесе елдің тарихы бойынша анықтамалардан немесе белгілі бір кезеңнен құралады, нақты жергілікті материал еліміздің жағдайларымен байланысты болуы мүмкін. Кіріспе бойынша бөлімдерге және тарауларға жарияланатын материалдарға және әдебиеттерге нұсқаулар берілуі тиіс. Сонымен қатар, алғысөз қысқаша қалыпта болса, кіріспе бойынша бөлімдерге жарияланған деректермен қысқаша сипаттама беріледі.
      Кіріспе түсіндірмелі мәтіндер дәріс тақырыбына, құжаттар тобына немесе жеке деректерге, тақырыпқа немесе толық осы құжаттарға ескертулер айырмашылығынан негізгі мәліметтерді құрайды. Арнайы хрестоматиялардағы түсіндірмелі кіріспе мәтіндерінде деректер тобына деректер жөнінде негізгі археографиялық және деректанулық мәліметтер беріледі.

3 параграф. Ескертулер

      242. Ескертулерде құжаттар мәтінінің құрамына, мазмұны мен ерекшеліктеріне байланысты мәселелер түсіндіріледі. Ескертулерде жарияланған деректерді терең зерттеу үшін қосымша мәліметтер айтылады.
      Ескерту мәтінге және құжат мазмұнына жасалады. Мәтін бойынша сондай-ақ, құжат мазмұны бойынша түсінік беруге жататын мәселелер шеңбері басылым типіне сәйкес нақты дереккөздерге байланысты белгіленеді.
      243. Құжат мәтініне сын нәтижелері мәтіндік ескертулерде көрініс табады. Мәтіндік ескертулерде:
      мәтін тарихы баяндалады;
      бірнеше деректер бар болғанда мәтін таңдау негізделеді (егер бұл алғысөзде жасалмаған болса);
      үрлі оқылымдар анықталады;
      авторы, мекенжайы, орны мен күні, дереккөзін белгілеу негізделеді;
      мәтіннің ақаулары (мағыналық бұрмалау, мәтінде түсіп қалған жерлері, оқылмаған жерлері, мәтіннің бүлінуі) және мәтіннің ерекшеліктері (астын сызу, жаңылыс жазу) түсіндіріледі;
      құжаттардағы қойылған қолдардың жоқтығы, анықталмаған қолтаңбалардың болуы, қойылған қолдар саны белгіленеді;
      құжаттың цифрлық мәліметтерінің дәл келмеуі; өзге тілді сөздер және сөз орамы аударылады; мәтіндік құжаттағы жеке қысқартулардың мағынасы ашылады;
      арнайы терминдер және аз қолданылатын сөздер түсіндіріледі (терминологиялық сөздік болмаған жағдайда);
      деректерден үзінділер көрсетіледі;
      археографтың ықшамдаулары түсіндіріледі;
      құжат атауының сақталуы жөнінде айтылады;
      жарияланған құжаттардың мәтінінде ескерілген құжаттың орналасқан орны көрсетіледі;
      құжаттың жеке ескертулері келтіріледі;
      басылымның басқа құжаттарына сілтемелер беріледі.
      244. Ғылыми типтегі басылымның мәтіндік ескертулері мәтіннің шығу тарихын, оның ерекшеліктері мен қателіктері туралы зерттеу үшін тәптіштелген мәліметтер, сондай-ақ, ескерілген құжаттар мәтініндегі жарияланған деректер туралы толық ақпараттан тұрады.
      Өзге тілді деректерді және белгілі бір басылымдағы аудармаларды жариялағанда, мәтінге ерекше мағына беріледі, мәтіндік ескертпелер екі тілде құрылуы мүмкін – түпнұсқа тіліндегі өзге тілді мәтінге (түрлі оқуларды айту және тағы сол сияқты), аудармаға – басылымның археографиялық ресімделу тілінде.
      245. Басылымда ғылыми-көпшілік типтегі мәтіндік ескертпелер кіші дәрежеде, құжат мәтінін түсіну қажет болғанда оны дұрыс оқу және түсіну үшін беріледі.
      Мәтіннің дұрыс еместігі және ерекшеліктері анықталады, айы-күнін қою анықталады, терминдер және аз қолданылатын сөздер түсіндіріледі, археографтың ықшамдаулары беріледі, өзге тілді сөздер аударылады, өзге құжаттарға сілтемелер беріледі.
      246. Оқу типтегі басылымдардың мәтіндік ескертулері мәтінді дұрыс оқу және түсінуді жеңілдететін түсіндірмелерден тұрады. Мұнда шетел аудармалары және көнерген сөздер және фразеологиялық айналымдар, терминдер түсінігі, кіру құжатына нұсқау немесе мәтін деректеріндегі оқылуға келмейтін сөздер, оның жазылған күні туралы мәліметтер жүргізіледі. Басылым оқулығында ескертпелер мазмұн емес, мәтінмен жұмыстың нәтижесі ретінде баяндалады.
      Оқу типіндегі басылым жарияланған құжаттардың үзіндісін беретіндіктен, мәтіндік ескертулерде үзіндіге түсінік берілмейді және мәтіннің алынбаған бөлігінің мазмұны баяндалмайды.
      247. Мәтіндік ескертулердің белгіленуі және орналастырылуы. Мәтіндік ескертулер сілтеме (санмен, жұлдызшамен, әріппен) белгісімен белгіленеді және осы бетте жолма-жол беріледі. Нақты мәтіндік түсініктемені қажет ететін ғылыми басылымдарда (қолжазба тарихы, түрлі варианттар мен редакциялардың сипаттамасы, мәтін таңдауының түсінігі, күнін толтыру) олар құжаттан соң беріледі немесе кітап соңында, жеке сұрақтар бойынша ескертулер жолма-жол беріледі.
      248. Кез-келген типтегі басылымның мазмұны бойынша ескертулер оқырмандарға дұрыс түсіну және шығарылатын құжаттар мазмұнын бағалау үшін жасалады.
      Ғылыми және ғылыми-көпшілік басылымдарда мазмұны бойынша ескертулер олардың құрылуының негізі болып табылатын мұрағаттық және баспасөз деректерінің сілтемелерімен шығарылуы керек.
      249. Ғылыми типтегі басылым мазмұны бойынша ескертулерге мынадай міндеттер жүктеледі:
      дәлелді немесе өзге ықпалдар туралы ғылыми типтегі деректердің дұрыс емес көрсеткішін өңдеу;
      мәліметтердің, жарияланатын деректердің дұрыстығына баға беру;
      оқиғалар, тұлғалар, заттар туралы тұйық немесе астарлы сөздердің сырын ашу;
      құжаттарда айтылатын фактілер, тұлғалар, мекемелер, оқиғалар, туралы қосымша мәліметтерді беру;
      құжаттарда айтылған тұлғалар туралы негізгі өмірбаяндық деректерді, олардың қызметі жөнінде таныстыратын және баяндалған оқиғалардың дамуындағы олардың ролін көрсететін деректерді жеткізу;
      жарияланған дерек мәтінінде көрсетілген (мазмұнын баяндау жолымен, дәйексөз келтірумен, мәтінді толық берумен) құжат мазмұнын ашу;
      құжаттарда бейнеленген оқиғалар туралы немесе олардың әрі қарай қалай дамығандығы жөнінде қосымша мәліметтер беру.
      Мазмұн бойынша ескертулер мұрағаттық және баспа деректердің сондай-ақ, ғылыми әдебиеттің зерттеулеріне негізделеді және жарияланған құжаттар табылған, бірақ басылым деректеріне енбеген жаңа маңызды мәліметтермен толықтырылады. Бұл жарияланған деректердің мазмұнына қатысты жеке мәселелер бойынша ғылыми зерттеулерге жуық.
      250. Ғылыми-көпшілік типтегі басылымның мазмұны бойынша ескертулер түсіндіруді қажет ететін жалпы оқырман қауымға арналады. Ескертулерде жинақтағы құжаттарда айтылатын тарихи фактілерге, оқиғаларға ғылыми баға беріледі, олардың арасындағы байланыстар ашылады. Көрсетілген тұлғалар жөнінде қысқаша биографиялық анықтамалар беріледі, сондай-ақ, фактілер, оқиғалар, жеке тұлғалардың әрекеті туралы қосымша мәліметтер беріледі. Мекемелердің, ұйымдардың ескі атаулары түсіндіріледі.
      251. Оқу типіндегі басылымның мазмұны бойынша ескертулерде түсіндіріледі: тектері, мекемелер және ұйымдар атауы, мекемелер, көшелер, қалалардың ескі атаулары, деректердің түрлерінің атауы, сондай-ақ, оқушылардың білімін тереңдететін және ой-өрісін кеңейтетін қосымша дәлелді мәліметтер.
      252. Мазмұны бойынша ескертулерде мазмұны түсіндіріледі: құжат бөлімі; құжат; құжаттар тобы.
      Басылымда ескертуді орналастыру оның бағыты бойынша және ескерту санымен анықталады.
      Ғылыми және ғылыми-көпшілік басылымда ескерту көлемі үлкен болғанда, олар араб санымен нөмірленеді және кітап соңында ретімен немесе құжат ретімен, олардың әрқайсысының нөмірін сақтай отырып орналастырылады.
      Оқу, сондай-ақ, кейбір ғылыми және ғылыми-көпшілік басылымдарда үлкен емес ескертулер мазмұны бойынша мәтіндік жолма-жол немесе жарияланған деректердің мәтінінен соң берілуі мүмкін.

4 параграф. Хроника

      253. Хрониканың мынадай түрлері бар:
      тарихи (басылымда көрсетілген кезеңге немесе тақырыпқа қатысты оқиғалар, фактілер хроникасы,);
      биографиялық, белгілі бір тұлғаның өмірі мен қызметі қатысты.
      Тарихи хроника ғылыми-анықтамалық аппараттың құжаттама басылымының барлық түрінің құрамына енуі мүмкін. Ол белгілі тақырып бойынша фактілер жиынтығын көрсетеді, оқиғалардың реті мен өзара байланысын белгілейді.
      Биографиялық хроникамен негізінен қоғам қайраткерлерінің, ғылым, өнер, мәдениет өкілдерінің әдеби және шығармашылық мұрасының ғылыми басылымдары жабдықталады.
      254. Хрониканың әрбір мақаласы күнінен, факті, оқиғаның белгілеуінен және деректерді көрсетуінен тұрады.
      Ғылыми типтегі басылымда белгілі бір есептер жүргізуге болатын, салыстырмалы түрде қорытынды жасауға болатын егжей-тегжейлі хроника құрастырылады.
      Ғылыми-көпшілік және оқу басылымындағы хроникаларға осы жинақтың тақырыбына немесе хронологиялық кезеңіне қатысты негізгі фактілер, оқиғалар енгізіледі.
      Оқу басылымындағы хрониканың әрбір мақаласы фактінің күнінен және белгісінен тұрады. Онда құрастыру деректері көрсетілмейді.
      255. Хроникадағы күні осы Қағидалардың 190 тармағында белгіленген құжаттардың күнін қою қағидаларына сәйкес атауында көрсетіледі. Бір жылдың ішінде фактілер саны көп болып, оларды санамалап шыққанда күні және айы көрсетіледі, ал жылы жалпы атауына шығарылады. Факт, оқиға нақты және қысқа беріледі, бірінші орында оның ішкі мазмұны тұрады. Бір хроникада мақалалардың редакциялық стилі біркелкі болуы шарт.
      256. Хроника деректері – жарияланымның құрамына енген және енбеген мұрағаттық құжаттар, осы тақырып бойынша бұрын басылып шығарылған құжаттар, мерзімді басылым және әдебиеттер болып табылады. Дереккөзге нұсқау хрониканың әрбір мақаласына қосақталып жүреді. Оған кіретіндер: мұрағаттық құжаттар үшін – шифр, жарияланған құжаттар үшін – жинақ атауы, құжат беті және нөмірі, әдебиеттер үшін – атауы, шығарылған деректер, беттері.
      257. Хроника мақалаларын жүйеге келтіру. Хроникада тізбелену барысында бір күнде болған фактілер, оқиғалар, олар сағат бойынша рет-ретімен орналасады (егер сағаты белгілі болса) немесе маңыздылығы бойынша (алдымен фактілердің жалпы маңызы, сосын жеке, біріншіден орталықтағы оқиға, сосын басқа орындарда).
      Хроникада шамамен күні қойылған фактілерді жүйелеу тәртібі осы Қағидалардың 196 тармағына сәйкес жүргізіледі.
      Егер оқиғаның, фактінің күні көрсетілмей тек ай атауы берілсе, хрониканың осы мақаласы осы айдың нақты күндері көрсетілген мақалалардан кейін орналасады.
      Егер оқиға ұзақ уақыт болып жатса, онда ол хроникаға алғашқы күні бойынша енгізіледі.
      Хроникадағы мақалалар саны көп болғанда нөмірлеу ұсынылады.

5 параграф. Көрсеткіштер

      258. Көрсеткіш – басылым беттеріне қажетті түсiндiрулер мен сiлтемелерi бар, сонда көрсетілген мәтiн объектілерiнiң реттелген атаулар немесе белгілер тiзiмi. Оның міндеті – басылымдағы қажетті мәліметті іздестіруді жеңiлдету.
      Көрсеткіштердің үш түрлері болады: есімдер, географиялық және пәндiк және олардың кейбір түрлерi болады.
      Көрсеткіш формасы бойынша жабық және толық түрлерi болады.
      Жабық көрсеткіш объект белгісі мен іздестіру мәліметтерін көрсетеді. Толық көрсеткіште бұдан басқа түрлі түсіндірмелер болады.
      Басылым үшін көрсеткіштерді таңдау типіне, сондай-ақ осы басылымның мақсаты мен мазмұнына байланысты. Ғылыми және ғылыми-көпшілік типіндегі басылым егжей-тегжей түсіндірмелері бар түрлі көрсеткіштермен қамтамасыз етіледі. Өлкетанулық оқу хрестоматияларға есімдер және географиялық көрсеткіштер құрастырған абзал.
      259. Ұғымның белгiленуі және түсiндiрілуi. Ұғымдардың белгiсiндегі барлық көрсеткіштер атау септігінде беріледі. Ұғымды түсiндiру басылымда қандай сапада екені ескеріледі, және одан үтiрмен ерекшеленеді.
      260. Көрсеткіште ұғым атауы және түсіндіруден соң тыныс белгiлерсiз басылым беттері қойылады, онда бұл ұғымдар ескеріледі. Аталған беттер үтiрлермен бөлiнедi.
      261. Ғылыми типтегі сериялы және көп томды басылымдардың барлық басылымдарына біріктірілген көрсеткіштері бар арнайы анықтамалық том жасалынады. Сол басылымның жеке томының, серияның ғылыми-анықтамалық аппаратына көрсеткіштер, мәліметтер кiредi, және бiрiктірілген көрсеткіштердің мәліметтері бiр-бiрiн қайталамауы керек.

6 параграф. Есімдер көрсеткіші

      262. Есімдер көрсеткіші басылымда кездесетін барлық тұлғалардың тектерінің, есімдерінің, бүркеншiк есімдерінің әліпбилік тiзiмiнен және сілтеме деректерден тұрады.
      263. Көрсеткіштегі тұлғаның тегі, аты және әкесiнiң аты немесе тегі және аты-жөндерi көрсетіледі. Мәтінде аты-жөндерi бар және аты-жөні жоқ, тегі бірдей болғанда көрсеткіште алдымен аты-жөні бар тектер, сосын оларсыз жазылады. Егер тұлға құжат мәтінінде толық белгіленбесе (тек аты немесе бүркеншiк аты бойынша) және анықталмаса, онда құжатта қалай көрсетілсе көрсеткіште де солай болады. Құжаттар мәтінінде бірнеше тұлғаның тегі және аты-жөндері бірдей болғанда, олардың аты мен әкесінің аты толық жазылады. Бұл жағдайда, есімдері де бірдей болған жағдайда бұл тұлғаларға қатысты қысқаша түсiндiрулер берiледi.
      264. Құжат мәтінінде егер бiр тұлғаның есімі бірнеше рет қайталанса, онда ол туралы барлық мәліметтер мен сілтеме деректер жалпыға мәлім, мәтінде көрсетілген негізгі бір атаудың астына жинақталады. Бұл тұлғаның барлық аттары дөңгелек жақша ішінде негізгі атаудан соң, сонымен бiрге әлiпби бойынша негiзгi атауға сiлтемесi бар көрсеткіштің тиiстi орнында көрсетiледi.
      265. Құжат мәтінінде егер есімдерді жазғанда бiреудің тегі немесе аты әр түрлі оқылса, онда осы тұлғаның дұрыс атауынан соң дөңгелек жақша ішінде әр түрлі оқылулар келтіріледі, содан соң түсіндірме және сілтемелік деректер беріледі. Әр түрлі оқылулар көрсеткіштің тиісті орындарында әліпби бойынша дқрыс атауға сілтемемен беріледі.
      Тегі, аты, әкесінің аты көрсеткіште қазіргі заманның фонетикалық белгісі бойынша беріледі; егер құжат мәтінінде ескірген нысандар кездесетін болса, олар негізгі белгіден соң дөңгелек жақша ішінде беріледі.
      266. Шетелдiк есімдер көрсеткіште құжаттар жинағы шығатын тілде транскрипциямен беріледі. Шетелдің фамилияларында кездесетін демеулік шылаулар (фон дер, ван, ле, де, ди) фамилиясы және аты-жөндерiнен соң келтіріледі. Шетелдiк жазу жақша ішінде қасында жазылады.
      267. Қазақ есімдері және Күншығыс халықтарының есімдері орыс транскрипциясымен немесе түпнұсқа құжат тiлiнде беріледі.
      Екі тілдегі жарияланымдарда, құжаттар басылымын параллель қазақ және орыс тілдерінде бергенде, фамилия есімдер көрсеткішінде алғаш айтылған тілде жалпы қабылданған нысанда шығарылады. Жақша ішінде құжатта кездесетін басқа нұсқалардың барлығы келтіріледі.
      268. Есімдер көрсеткіші жабық және толық болады. Көрсеткіш нысаны басылымның тақырыбы мен типіне байланысты анықталады.
      Ғылыми типтегі құжаттық басылымдарда толық есімдер көрсеткіші құрастырылады.
      Ғылыми-көпшілік типтегі құжаттық басылымдарда жабық, сонымен қатар толық есімдер көрсеткіші құрастырылады. Толық көрсеткіштегі түсіндірмелер қысқаша өмірбаяндық мәліметтерден, сондай-ақ айтылып отырған оқиғада олардың ролін анықтау үшін қажетті тұлғалардың сипаттамасынан тұрады.
      269. Аннотацияланған есімдер көрсеткіші. Ғылыми типтегі жинақтарда аннотацияланған есімдер көрсеткіші қолданылады, онда кейде айтылып отырған тақырып шегінен шығып кететін толық өмiрбаяндық мәлiметтері болады. Өмірбаяндық деректерді қамтитын аннотацияланған есімдер көрсеткіші мен құжаттар мазмұны бойынша ескертулердегі мәліметтер бір- бірін қайталамауы қажет.

7 параграф. Географиялық көрсеткіш

      270. Географиялық көрсеткіш басылымда кездесетін, түсіндірмелер мен сілтемелік деректерді қамтитын географиялық және топографиялық атаулардың әліпбилік тізімінен тұрады. Түсiндiрмелердің нақтылық дәрежесi жарияланымның типі мен мазмұнына байланысты болады.
      271. Атаулар құжат мәтінінде қалай кездессе, олар географиялық көрсеткіште де солай енгізіледі. Атаудың негігісі болып құжат мәтінінде тарихи жағынан соңғы атауы қабылданады. Содан соң дөңгелек жақша ішінде бұл атаудың барлық оқылулары (оның ішінде шет тіліндегісі де) және қазіргі атауы көрсетіледі. Бұдан басқа, әр түрлі оқылулары көрсеткіште тиісті орнында әліпбилік ретпен негізгі атау, а сілтеме жасала отырып, орналастырылады.
      Күрделі географиялық атаулар көрсеткішке бірінші сөзі бойынша енгізіледі. Құжаттарда кездесетін қандай да бір географиялық тұтас атаудың (қаладағы немесе облыстағы аудан, губерниядағы уезд) бір бөлігі көрсеткішке өз атауымен енгізіледі, ал түсіндірмесінде осы бөліктің қандай географиялық тұтас атауға жататыны көрсетіледі. Құжат мәтінінде географиялық тұтас атау да, және оның құрамдас бөліктері де аталғанда, соңғысы ілңпбилік ретпен географиялық тұтас атаудың ішіне жүйеленеді.
      272. Географиялық көрсеткіш толық болады. Ғылыми типтегі құжаттық басылымдардың көрсеткішіндегі түсіндірмелердің толықтық дәрежесі жарияланымның мазмұны мен географиялық атаулардың сипатына байланысты болады. Кеңейтілген түсіндірмелерді басылымда өзінің бұрынғы мәнін жоғалтқан немесе енді жоқ орындар туралы айтылғанда құрастыру қажет. Ғылыми-көпшілік типіндегі басылымдар үшін географиялық көрсеткіштердің түсіндірмелері атауды анықтау, сондай-ақ оның қайта аталуларына қатысты мәліметтерден тұрады.

8 параграф. Пәндiк көрсеткiш

      273. Пәндiк көрсеткiш құжат мәтінінде басылым беттеріне сілтеме жасай отырып көрсетілетін ұғымдардың, пәндердің әліпбилік тізімі болып табылады. Құжат мазмұнына байланысты пәндік көрсеткіш мынадай болады: жалпы – жарияланым мазмұнын ашу үшін елеулі мәні бар барлық пәндік белгілерді қамтиды, немесе арнайы – бірыңғай пәндік белгілердің бір немесе бірнеше түрін қамтиды.
      Көпқырлы құжаттарды (хаттамалар, хат алмасулар), сондай-ақ, құжаттары хронологиялық орналасқан басылымдарды қамтитын ғылыми типтегі құжаттық басылымдарға пәндік-тақырыптық көрсеткіш жасалады. Пәндік-тақырыптық көрсеткіште айдар пән, ұғым болып табылады, ал кіші айдар – тақырып немесе тақырып бөлімі.
      Ғылыми-көпшілік типіндегі құжаттық басылымдар пәндік-тақырыптық, сондай-ақ, құжаттар мазмұнын толығырақ ашу үшін арнайы пәндік көрсеткіштермен жабдықталады.
      274. Жалпы пәндік көрсеткіш пәндік белгілерден тұрады – айдар, негізгі ұғымды көрсетеді; кіші айдар, осы ұғымның қасиетін, ерекшеліктерін нақтылайды; сілтемелер деректері.
      275. Пәндік көрсеткіштің айдарлары: қарапайым, жеке ұғымдарды көрсетеді және күрделі, жеке ұғымдарға бөлінетін тұтас ұғымнан тұрады, кіші айдарларға бөлінеді.
      276. Айдарлар және кiші айдарлар күрделі айдар аясында пәндiк көрсеткіштерде әліпбилік тәртіппен орналасады.
      277. Пәндiк көрсеткiштiң айдары: бiр сөздi және көп сөздi бола алады. Көп сөздi айдарларда зат есiм және сын есiм тіркескенде инверсия рұқсат етiледi, яғни, бiркелкi ұғымдарды жақындату және бiрдей сөздердi қайталамау үшін сөйлемдегі сөздердің дағдылы тәртібі өзгертіледі.
      Инверсияны термин болып қалыптасқан сөз тіркестеріне қолдануға болмайды, мысалы, халық комиссары, бірақ комиссары халық емес.
      278. Жалпы пәндiк көрсеткiш тек қана жабық болады, негізгі ұғымның (айдар) құрамдас бөлігі болып табылатын кіші айдарлар оның мазмұнын нақтылайды. Арнайы пәндік көрсеткіштер жабық та, толық та болуы мүмкін. Толық арнайы көрсеткіште пәнге егжей-тегжейлі аннотация болып табылатын түсіндірме беріледі.
      279. Арнайы пәндiк көрсеткiш біркелкі пәндер атауынан (мекемелер, ұйымдар, баспа органдары және сол сияқты) және сiлтеме деректерінен тұрады. Ол пәндер атауларының әліпбилік тізімі немесе жалпылама айдарлар бола алады. Соңғы жағдайда рулық ұғымды көрсететін жалпылама айдар түрлер ұғымын білдіретін кіші айдарларға жiктеледi.

9 параграф. Терминологиялық сөздiк

      280. Терминологиялық сөздiк көнерген терминдерді, сонымен бiрге, аз қолданылатын немесе қолданыстан шыққан сөздерді түсiндiредi. Мұндай терминдер болған жағдайда саны аз болса оларды мазмұны бойынша ескертулерде түсіндірген абзал. Терминдер терминологиялық сөздiктерде әліпбилік тәртіппен орналасады және олардың мәнi көрсетiледi.

10 параграф. Қысқарған сөздер тiзiмі

      281. Қысқарған сөздер тiзiмі басылымда кездесетін қысқартылып жазылған сөздердің әліпбилік тiзiмі болып табылады. Оған құжат мәтінінде кездесетін және онда сақталған қысқартулармен қата,р археограф енгізген қысқартулар да жатады. Тізім қысқарған сөздердің толық атауымен беріледі. Бір реттен артық кездеспейтін қысқартулар жолма-жол ескертулерде беріледі.
      Қысқартуларды археограф ғылыми-анықтамалық аппарат құрамында жиі қайталанатын сөздер үшін орынды үнемдеу мақсатында және құжат мәтінін бергенде біркелкілікке жету үшін енгізеді.
      Сөздердiң қысқартулары екi жақты түсiнік бермеу керек.
      Арнайы түсiнiктеме талап етпейтiн жалпы қабылданған қысқартулар (т. б., т.т., т.с.с., обл. және басқалар, салмақтың, уақыттың, кеңістіктің атауларын белгілейтін, санға гемесе қандай да бір атауға жатқызылатын, екі жақты түсінік тулырмайтын – кг, мин., см., м., км), сондай-ақ, жазба және ауызша тіл нормаларына енген, мынау сияқты, ревком, райком, исполком, колхоз қысқартылған сөздер тізіміне енгізілмейді.
      Жарияланымда шет тіліндегі мәтіндер көп болғанда шет тіліндегі мәтіндерде қабылданған арнайы қысқартулар тізімі құрастырылады.

11 параграф. Жарияланылатын құжаттардың тiзiмi

      282. Ғылыми және ғылыми-көпшілік типіндегі басылымдарда жарияланатын құжаттардың тiзiмi болады. Жарияланатын құжаттардың тiзiмi мазмұнына енгізіледі, немесесе бөлек бөлім болады.
      Тiзiмнiң элементтерi мынадай тәртіппен орналасады: реттiк нөмiрі, күні, құжат атауы, құжат жарияланған басылым беттері. Тiзiмдегi құжаттар басылым құрылымына сәйкес (тараулар, бөлiмдер бойынша және сол сияқты) немесе хронологиялық тәртіппен орналастырылады. Тiзiмнiң хронологиялық құрылымы ғылыми басылымдарда пайдаланылады, онда құжаттар хронологиялық емес, қандай да бір басқа тәртіппен (тақырып бойынша, корреспонденттер бойынша, дереккөздер түрлерi бойынша, тағы сол сияқты) орналасады, бірінші орынға күні қойылады, ал құжат нөмірі атауының соңында көрсетіледі.
      Егер құжат мазмұны атауында көрсетілмесе (мысалы, эпистолярлық басылымдарда, хаттамалар жинағында, дипломатиялық хат алмасуларда) жарияланатын құжаттардың аннотацияланған тізімін құрастыру қажет.
      283. Табылған, бiрақ жарияланбаған құжаттар тізімі ғылыми типтегі басылымдар үшін, зерттеушіге басылым тақырыбы бойынша барлық табылған, бірақ жарияланбаған материалдар туралы мәлімет беру мақсатында жасалады. Тізімдерді құрастыру әдісі табылған құжаттардың сипаты мен көлеміне байланысты әр түрлі болады. Тізімде бір құжат бойынша да, құжаттарды топтап та сипаттама жасауға болады.
      Құжаттардың саны аз болғанда тізімде мынадай мәліметтер беріледі: күні, әрбір құжаттың немесе біркелкі құжаттар тобының атауы мен іздестіру мәліметтері, кейде – мазмұнының аннотациясы.
      Құжаттардың саны көп болғанда тізімде олардың топтық сипаттамасы беріледі. Бұл жағдайда біркелкі құжаттардың бастапқы және соңғы күні, мазмұны ашылмаған топтық атауы, әрбір құжаттың бақылау-анықтамалық мәліметтері беріледі. Мазмұны бұл жағдайда тақырыптық айдармен ашылады.
      Құжаттардың бір түрін (хаттамалар, бұрыштамалар және тағы сол сияқты) қамтитын жинақтарда олардың атауларының мазмұны ашылмаса, құжаттар жинағына кірмеген құжаттарға аннотацияланған тізім құрастырылады.
      Тізімдерде құжаттарды жүйелеу жинақтың құрылымына (бөлім мен тарау бойынша) сәйкес келуі мүмкін, болмаса басқа белгілері бойынша жүргізіледі, мысалы, хронологиясы, тақырыптық айдарлары немесе сақталу орны бойынша.
      284. Бұрын жарияланған құжаттардың тізбесі ғылыми басылымдар үшін зерттеушілерді айналымға енген құжаттар туралы ақпараттандыру мақсатында жасалады. Бұндай тізбелерде құжаттың күні, атауы (қажет жағдайда – аннотациясы) және құжаттың бұрын жарияланған басылымының атауы шығарылым деректері мен беттері көрсетіле отырып беріледі. Тізбедегі құжаттар жинақтың құрылымына сәйкес немесе хронологиясы бойынша жүйеленеді.
      Тізбеге бірнеше жинақта жарық көрген құжаттар енгізілгенде, бұл жинақтар атауы кіші атау ретінде беріледі, сосын хронологиялық ретпен бұрын жарияланған құжаттардың атауына енгізіледі.

12 параграф. Пайдаланылған деректер тізбесі

      285. Баспаның да, мұрағаттың да пайдаланылған деректер тiзбесі басылым үшін үлкен көлемдегі деректер пайдаланылғанда ғылыми және ғылыми-көпшілік басылымдарда құрастырылады. Ғылыми типтегі басылым үшін міндетті. Оқу басылымдарында деректер тізбесі жасалмайды.
      Басылымда деректер тізбесі болмағанда, құжаттардың табылуы туралы мәлімет алғысөзде немесе құжаттарға (оқу басылымдарында) түсіндірме жазбада келтіріледі.
      286. Басылымда құжаттары жарияланған мұрағат қорлары мұрағаттар бойынша тiзбелерде топтастырылады. Әрбiр мұрағаттың атауынан соң қорлар олардың нөмiрлерiнің өсу ретімен, олардың толық атауымен және жақша ішінде қысқартылған белгісін көрсете отырып санамаланады.
      Шетелдің мұрағат қоймалары отандық мұрағаттардан соң әліпбилік тәртіппен санамаланады. Сонымен бiрге, жарияланатын құжаттарға қысқабаянда пайдаланылған қысқартылған атаулар ашылады.
      287. Жарияланған құжаттар алынған баспа басылымдарының тізбесі (кiтаптар, мерзімді басылым) мұрағат қорларының тізбесінен кейін арнайы атаумен орналастырылады. Мерзімді басылымдар тізбеде жекедара топтастырылады және олардың әрқайсысының басылған орны мен уақыты көрсетіледі.
      Шетелдік мерзімді басылымдар атауы түпнұсқа тілде жекедара тізімге (тізбеге) шығарылады немесе әліпбилік тәртіппен мерзімді басылымдардың жалпы тізіміне (тізбесіне) енгізіледі.
      288. Тарихи деректердің ғылыми басылымдарында әдебиеттің библиографиялық тізімі тақырып бойынша құрастырылмайды, пайдаланылған деректер мен әдебиеттер тізбесі беріледі.
      Ғылыми-көпшілік және оқу басылымдарында оқырмандардың ой өрiсiн кеңейту үшiн жарияланым тақырыбы бойынша әдебиеттiң ұсыным тiзiмi жасалады.
      Ғылыми-көпшілік басылымдарға әдебиеттiң библиографиялық тiзiмi жарияланым тақырыбы бойынша мақалалар мен монографиядан тұратын бөлiмдерді қоса алады. Кей жағдайларда оған көркем әдебиет шығармалары да қосылады.
      Оқу басылымдарының тарихи дереккөздерінде әдебиеттер тізімі жарияланған дерекөзде көрсетілген негізгі мәселелері бойынша жарияланады. Ондағы әдебиеттер жинақтың мазмұнына байланысты жүйелендіріледі, ортақ сипаттағы жұмыстар арнайы бөлімге кіргізіледі.
      Жоғары оқу орындарының хрестоматияларында әдебиеттерді басқалай жүйелендіру мүмкін, мысалы, екі топқа бөлу: «Міндетті әдебиет» және «Қосымша әдебиет».

13 параграф. Мазмұны

      289. Мазмұны басылымның бүкіл құрамын нақты бейнелеу керек, соның ішінде, ғылыми-анықтамалық аппарат және қосымшалар, егер онда жарияланған құжаттардың тiзбесi жоқ болса, барлық бөлімдердің атауы және оған кірген жеке құжаттар болу керек.

8 тарау. Қосымшалар мен иллюстрациялар

1 параграф. Қосымшалар

      290. Қосымшалардың мақсаты және құрамы. Барлық типтегі құжаттар басылымы қосымшалармен болады, олардың мақсаты – жарияланып отырған құжаттардың мазмұнын толықтыратын мәліметтерді хабарлау. Қосымшаларда құжаттар, сонымен қатар жариланбайтын құжаттар мен деректер негізінде археограф құрастырған материалдар: бұрын жарияланған құжаттардың тізімі; ғылыми жұмыстар тізімі, қайта аталған көшелер мен аудандардың, архитектуралық және археологиялық ескерткіштердің, сақталмаған және табылмаған хаттардың; кәсіпорынның, мекемелер мен ұйымдардың тарихы туралы анықтамалар, анықтама-досье; кестелер енгізіледі. Кесте түрінде цифрлық құжаттар ғана емес, сонымен қатар көп мөлшерде жарияланбаған құжаттардан алынған мәліметтер беріледі.
      Ғылыми типтегі басылымдардың қосымшаларының мақсаты – ғылыми айналымға максимальды мүмкіндігінше мол мәліметтер мен дереккөздерді енгізу. Соған байланысты ғылыми басылымдағы қосымшаларлың құрамы әр түрлі. Ғылыми басылым типінлегі қосымшаларды құрастыру үшін пайдаланылған деректер қосымшадан кейін немесе жолма-жол ескертулерде көрсетіледі.
      Ғылыми-көпшілік және оқу басылымдарында ескертулерде қосымшаларда басылымның тақырыбына байланысты қосымша материалдар орналастырылады.
      291. Жарияланған құжаттардың қосымшаларында карталар мен сызбалар кіргізілуі мүмкін, мысалы, түрлі саяхатта маршруттардың сызбасы, әскери операциялардың карталары мен сызбалары.
      Қосымшаларға қорларда айқындалған карталар, сызбаларымен қатар, арнайы басылым үшін құрастырылған карталар кірістіріледі. Картографиялық материалдар 165 т. байланысты рәсімделеді. Арнайы басылым үшін құрастырылған карталарды жариялаған кезде оның құрастырылған көздері көрсетіледі.
      Басылымда көптеген карталар болса, онда карталардағы қолтаңбаларды қамтитын, сондай-ақ, басылым беттеріне сілтеме жасай отырып, карталар туралы барлық мәліметтері бар карталар тізімі жасалады.
      292. Қосымшаларда орналасқан барлық құжаттар, мұрағаттарда айқындалғандармен қатар, алдыңғы басылымдағыларда жарияланады, оларға атаулар мен қысқабаяндар жасалады.

2 параграф. Иллюстрациялар

      293. Құжаттар басылымы мәтінді түсіндіретін және толықтыратын иллюстрациялармен жабдықталуы мүмкін. Иллюстрация ретінде мәтіндік, графикалық (сызбалар, схемалар, графиктер), картографиялық, көркемөнер және кинофотоқұжаттар қолданылады.
      294. Көркемөнер құжаттарды қайта жаңғыртқанда жарияланған суретті өңдеуге, бұрмалауға болмайды.
      Графикалық құжаттарды қайта жаңғыртқанда оқылуы қиындық тудыратын: рамкалар, бұрыштық мөртабандар, техникалық мінездеме және түсіндірмелер сияқты артық ақпаратты шығарып тастау керек. Графикалық құжаттарда масштабтар өзгертіледі, өлшемдердің саны азайтылады, үзіктер және айырулар қолданылады. Түрлер, тілу және қималардың саны тағайындалған иллюстрацияға сай болуы керек, оқырманға зат және оның құрылымы туралы неғұрлым толық көрініс беруі керек.
      295. Киноқұжаттар жеке немесе кезекпен орналастырылған кинокадрлар (төрт және одан көп) немесе планның түрлі бөлігінен алынған, жиынтығында киноқұжаттың ерекшелiгiн көрсетуге мүмкiндiк беретін, яғни қозғалыстағы оқиғаның дамуын ретімен көрсететін жекедара сюжет жариялануы мүмкін. Кадрлардың ұтымды санын таңдау дегеніміз, киноқұжаттарда жазылып қалған негізгі фактілерді және олардың арасындағы органикалық байланысты беру.
      296. Форматты таңдау (тараптардың басымдығы), түпнұсқамен салыстырғанда көшiрменi үлкейту немесе кiшiрейту басылымдағы кино- немесе фотокадр мәніне, басылым типіне, кинофотоқұжат дербес мағыналы бірлік ретінде немесе композиция элементі ретінде жариялану-жарияланбауына байланысты болады.
      Жариялау кезінде кино – немесе фотокадр автордың таңдаған тараптардың басымдығы сақталуы керек. Көлденең қалыптың тiк, квадрат немесе сопақпен алмастыруы тек қана кинофотоқұжатты қолдануда бола алады, жариялаудың негізгі фотоқатарында емес, көркем құрастырудың элементі ретінде- монтаждық фотоплакаттар; форзац, кiтап шмуцтитулдары бойынша коллаждар.
      297. Кадрлеу – түсіру және шығару үрдісінде қолданылатын сюжеттік және эстетикалық маңызы бар ақпараттарды таңдау әдісі. Кадрлеуге кинофотоқұжаттардың бөлігі кіреді.
      Кинофотоқұжаттарды позитивте авторлық кадрлеу нәтижесінде ақпараттың жоғалуы болған жағдайда, таңдауды негативке жасау керек.
      Егер басылым белгілі бір автордың (немесе авторлардың тобы) шығармашылығын сипаттайтын болса, онда рамка көмегімен кадрлеу үрдісін тиісті түсiндiрулермен көрсетуге болады.
      298. Фрагменттеу – кинофотоқұжаттардың қажеттi бөлiгiн, оларды басылымға дайындау кезінде таңдау. Қандай да бір тұлғаға арналған басылымды дайындау кезінде топтық кинофототүсірілімде өте жиі қолданылады. Сонымен бiрге, мiндеттi түрде кинофотоқұжат фрагменті жарияланып жатқаны көрсетілуi керек.
      Жарияланымда қайта жаңғырту үшін көп кадрлы фотокомпозициядан оның фрагментін – бiр немесе бiрнеше кино немесе фотокадрларлы таңдағанда, композиция атауын көрсетiп және оның қысқаша сипаттамасы беру керек.
      299. Кинофотоқұжаттардың суреттерінің кемшiлiктерiн жою. Кинофотоқұжаттардың ақауларын сақтау немесе жоюға байланысты мәселе жарияланған құжаттардың сипатына, басылымның мақсаттары мен міндеттерін есепке ала отырып шешіледі. Ғылыми басылымдарда кинокадрлар мен фототүсірілімдерді жариялау құжаттарды қабылдау және талдауға қажетті тасымалдағыштардың барлық сыртқы ерекшеліктерін толық сақтауы керек.
      Кинофотоқұжаттарды үгіт-насихат басылымдарында жариялауда өңдеу элементтері (ретуш) қамтылуы мүмкін, егер бұл процесс оның мазмұндық жағын қозғамаса болды.
      300. Иллюстрацияның археографиялық рәсімделуі. Кинофотоқұжаттардың жариялануы түсіру объектісінің, зерттелетін оқиға немесе фактінің толық көлемдегі көрінісін қамтамасыз ететін ғылыми сипттамамен қатар жүреді.
      Фотоқұжаттың жариялануы келесі мәліметтерден тұрады: құжаттың атауы (қысқаша аннотация), уақыты, орналасқан жері, авторы, түпнұсқалылығы, ақпаратты тасымалдаушы, түстілігі, түпнұсқаның көлемі, бейненің масштабы, шығарманың толықтылық деңгейі, іздестіру деректері, бірінші жарияланым туралы мәліметтер. Археограф анықтаған жетіспейтін элементтері төртбұрыш жақшаға алынады, ақпарат көзін көрсете отырып құлтаңбада немесе мәтіндік ескертулерде айтылады.
      Бір пландағы жарияланған кинокадр немесе кинокадрлар қатары төмендегідей ақпараттық-анықтамалық мәліметтермен қатар жүреді: киноқұжаттың атауы, киношығарманың атауы (көлемі, бөлімдер саны, түстілігі), мекеме-құрастырушы, шығару уақыты, түсірілген жері, іздестіру деректерінің авторы, жарияланымдар туралы мәліметтер.
      Жеке, топтық, репортаждық, қойылымдық фотопортреттерді жариялау жалпы мазмұнының сипатынан басқа бейнеленген тұлғалар туралы міндетті мәліметтерді қажет етеді: аты, әкесінің аты, тегі, өмір сүрген жылдары, мамандығы, атағы, лауазымы, түсірілген жері. Көптеген түсірілім қатысушыларымен топтық фотопортреттерді жариялағанда жалпы сипатымен бірге көрнекті тұлғалар – түсірілімге қатысушы немесе басылым тақырыбына тікелей қатысы бар тұлғалар туралы нақты мәліметтер беріледі.
      Репортаждық кинофотоқұжаттың қолтаңбасындағы оқиғаның сипаты басылымның тақырыбына байланысты болады. Түсірілімде бейнеленген оқиғадан неғұрлым кеңірек проблемаға арналған жарияланымда проблеманы немесе тарихи кезеңді белгілеу керек, содан соң кинофотоқұжатта түсірілген оқиғаны нақтылау қажет.
      Кинофотоқұжаттарды ғылыми сипаттаудың толықтық деңгейі және ақпараттық-анықтамалық мәліметтерді орналастыру тәртібі (бейнемен қатар, ескертулерде, қосымшаларда немесе басылымның шығарылым деректерінде) басылымның тәсіліне, оның типін, түрі мен формаларын есепке ала отырып, сонымен қатар кинофотоқұжаттың жанрына байланысты шешіледі.

Қазақстан Республикасының  
Байланыс және ақпарат    
министрінің          
2011 жылғы 16 қарашадағы  
№ 349 бұйрығына       
1-қосымша          

Мемлекеттік мұрағаттың атауы

Оқиға болатын уақыты
Болатын жері

Жарияланатын құжаттардың
каталогтік карточкасы

Индекс ______________________________________________________________
Айдар _______________________________________________________________
Кіші айдар __________________________________________________________
Құжат атауы _________________________________________________________
____________________________________________________________________

Қор атауы

Қ.             Т.             Іс.       П.

Құжат тілі                   Көшіру тәсілі

Шығарма атауы, шығару мәліметтері, __________________________________
_____________________________________________________________________

Лауазымы             қолы             қолтаңбаның толық мәні

Күні

Қазақстан Республикасының  
Байланыс және ақпарат    
министрінің          
2011 жылғы 16 қарашадағы   
№ 349 бұйрығына       
2-қосымша           

Мемлекеттік мұрағаттың атауы

Оқиға болатын уақыты
Болған жері

Тақырып бойынша әдебиеттерде
ескерілген деректердің каталогтік
карточкасы

Индекс ______________________________________________________________
Кіші айдар __________________________________________________________
Оқиғаның, деректің мазмұны __________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

Қор атауы

Қ.             Т.             Іс.             П.

Құжат тілі                       Көшіру тәсілі

Монография, мақала атауы, мәлімет, _________________________________
_____________________________________________________________________

Лауазымы             қолы             қолтаңбаның толық мәні

Күні